Email masivos VS SMS masivos

El mailing está saturado. Y los usuarios envían casi todo lo que reciben al spam sin darle ni siquiera un primer vistazo.

Los sms tienen un ratio de apertura mayor que el email. Mientras que la gente a día de hoy ya no lee los correos electrónicos publicitarios que vienen de empresas, cada persona en el mundo tiene un teléfono móvil y se calcula que se tarda menos de 5 minutos en abrir un sms en el móvil cuando se recibe uno.

Beneficios de una estrategia de sms masivos

No hay que olvidar nunca nuestros objetivos ni a qué nicho va dirigida nuestra campaña de envío masivo de sms.

A fin de lograr nuestros objetivos con una campaña de sms masivos aplicaremos las siguientes estrategias:

Momento oportuno: Es importante ser oportunos, pero tampoco saturar al destinatario con mensajes. Trabajar un balance correcto de esto nos hará ser efectivos y aprovechar las oportunidades sin agobiar al cliente.
Utilidad: Los usuarios buscan conseguir soluciones a los problemas de su vida diaria y no recibir contenido de relleno. Aprovechar los caracteres del formato de sms es vital para informar sobre promociones, concursos y ofertas a nuestros clientes.
Lenguaje adecuado: En dependencia del perfil de nuestros clientes usamos un tomo más o menos formal.
Ser preciso: Nuestros mensajes deben ser cortos y precisos. Ir al target.

Palabras como barato u oferta siempre suenan atractivas para los clientes. Aprovechar nuestras ofertas y descuentos y promociones para gracias a los sms hacer llegar la información a nuestros clientes y por tanto crear fidelización es algo importante para nosotros.

El sms masivo nos permite tener un trato más cercano con nuestro cliente y que este no piense es solo una persona más.

Por qué hay que optar por una estrategia de sms masivos

No se trata de demonizar el email marketing. Al contrario, entendemos que ambas estrategias se complementan y una es capaz de llegar a donde no llega la otra.

La fidelización con el cliente es algo que se va construyendo de forma progresiva. No pasa de la noche a la mañana. Combinando a nuestra ya existente campaña de email marketing ahora una campaña de sms masivos conseguimos alcanzar metas imposibles de otra forma.

Además una ventaja de las campañas por sms es que si nuestro contenido informativo es realmente bueno para el que lo recibe existen muchas posibilidades de que sean ellos mismos los que decidan compartir nuestra información con sus círculos en las redes sociales con lo que estamos obteniendo publicidad de forma indirecta y gratis.

Es muy cómodo llevar un móvil con nosotros encima en la calle. Por ello es por lo que debemos aprovechar este medio con las campañas de sms masivos.

Los últimos estudios de marketing nos informan que los usuarios de dispositivos móviles son capaces de consultar sus teléfonos un promedio de 2.600 veces al día: para comprar un producto, ver sus redes sociales o revisar sus mensajes. ¿De verdad no vas a usar este maravilloso canal de comunicación para distribuir tus productos?

What is IVR?

The ivr systems were already designed in the 1980s, although it was not until the year 2000 that they made the definitive leap in the companies. Nowadays it is very rare to find a company that does not use this system in its business. However, when it comes to an ivr there are a number of issues that are important to know and deal with and these are the ones that we are going to make known in this article.

Interactive Voice Response or IVR is a system of options menus from which a virtual secretary, which in reality is a locution, directs the caller through a panel of options consisting of pressing numeric keys on the phone, in order to finally connect the caller to the corresponding department or agent.

How to ensure that people do not hate your ivr experience

When creating an ivr menu it is imperative (if not advisable) to follow the guidelines below.

When someone calls, what they are definitely looking for is a solution. They don’t want to get lost in a maze of options.

The new ivr systems allow the inclusion of nested menus. However we must be careful when configuring multiple levels. If we fall into the error of creating too many options within too many levels and sub-levels we risk making the person calling us dizzy and abandoning the communication by hanging up the phone.

Waiting music

Think of the music that best represents your company. When a person is relaxed their heart beats at approximately 80 beats per minute so a well-chosen music will take that same calming effect on the person on the other side of the line.
Start with a welcome message that guides the caller, for example: «Your call is on hold and will be answered…» with background music.
It has been proven that waiting music can make the person waiting more patient. Choosing the right waiting music helps the person on the other side of the line make their experience more enjoyable.

Flow of ivr

For the caller, you may need to contact an agent as soon as possible. It is important that within our ivr we give customers the option of being able to leave it to be transferred to a real person as soon as possible:

Maintain existing commands. If you return to the previous menu, it should be the same for all levels.
If the caller is entering an invalid entry, make a couple of attempts before putting him or her with a live person.
For the first level use 4 or fewer options. For the second and third levels use 3 or less. Less time at each level followed by an intuitive menu indicates to the caller that the company cares about them and their problem.

A greeting message

Avoid the use of jargon.
Try to avoid too long greetings. They do not help the person waiting. Don’t forget that at the end of the day they call with the intention of talking to a real person and not a machine.
Short, clear messages.

The menus of ivr systems generally reproduce a sweeper along with a menu of options. The idea is basically, through the options dialed by the caller, to route you to the appropriate department or person to solve your problem or address your situation.

¿Qué es el IVR?

Los sistemas ivr fueron diseñados ya en los años 80 aunque no es hasta el año 2000 cuando dan el salto definitivo en las empresas. A día de hoy es muy raro encontrar una empresa que no haga uso de este sistema en su negocio. Sin embargo cuando a un ivr se trata existen una serie de cuestiones que son importantes conocer y tratar y estas son las que en este artículo vamos a dar a conocer.

Interactive Voice Response o IVR es un sistema de menús de opciones desde el cual una secretaria virtual que en realidad se trata de una locución, dirige a la persona que llama mediante un panel de opciones consistente en pulsar teclas numéricas en el teléfono, para con esto conseguir finalmente conectar a la persona que llama con el departamento o agente correspondiente.

Cómo asegurar que las personas no odien tu experiencia de ivr

Al crear un menú de ivr es imperativo (sino aconsejable) seguir las pautas que se indican a continuación.

Cuando alguien llama, definitivamente lo que está buscando es una solución. No quieren perderse en un laberinto de opciones.

Los nuevos sistemas de ivr permiten la inclusión de menús anidados. Sin embargo debemos tener cuidado a la hora de configurar múltiples niveles. Si caemos en el error de crear demasiadas opciones dentro de demasiados niveles y subniveles entramos en riesgo de marear a la persona que nos esta llamando y que este abandone la comunicación colgando el teléfono.

Música de espera

Piense en la música que mejor representa a su empresa. Cuando una persona está relajada su corazón late aproximadamente a 80 latidos por minuto por lo que una música bien escogida tomará ese mismo efecto calmante en la persona que esta al otro lado de la línea.
Comience con un mensaje de bienvenida que guíe a la persona que llama, por ejemplo: «Su llamada está en espera y se responderá…» con la música de fondo.
Se ha comprobado que la música de espera puede hacer más paciente a la persona que espera. Eligiendo una correcta música de espera ayuda a la persona al otro lado de la línea a que su experiencia sea más agradable.

Flujo de ivr

Para la persona que llama, quizás necesite contactar con un agente lo antes posible. Es importante que dentro de nuestro ivr demos a los clientes la opción de poder abandonar el mismo para ser transferido a una persona real lo antes posible:

Mantenga los comandos existentes. Si 9 le regresa al menú anterior, debería ser igual para todos los niveles.
Si la persona que llama está ingresando una entrada no válida, haga un par de intentos antes de ponerlo con una persona en vivo.
Para el primer nivel usa 4 o menos opciones. Para el segundo y tercer nivel usa 3 o menos. Menos tiempo en cada nivel seguido de un menú intuitivo indica a la persona que llama que la empresa se preocupa por esta y por su problema.

Un mensaje de saludo

Evite el uso de jergas.
Intenta evitar saludos demasiado largos. No ayudan a la persona que espera. No hay que olvidar que al final del día estos llaman con la intención de hablar con una persona real y no con una máquina.
Mensajes cortos y claros.

Los menús de los sistemas ivr generalmente reproducen una locución junto con un menú de opciones. La idea básicamente es, a través de las opciones que marque el llamante, enrutarlo hacia el departamento o persona adecuada para solucionar su problema o atender su situación.

(Infography) How an automatic software improves my Call Center

In the previous infographics we showed you some data to know how an automatic software improves our call center.

Currently there are different forms of automatic dialing that improve the performance and productivity of agents, their talk time, and therefore help to increase sales.

Unfortunately for many call centers, they still use manual dialing, which consists of agents investing their time in making calls manually, dialing the different numbers themselves, and where in many cases they only manage to connect to voicemail in the best of cases. Or if not, they are calls that simply communicate. For call center companies that still use this obsolete system, Neotel’s call center tools are focused directly on them.

(Infografía) Cómo un software automático mejora mi Call Center

En la anterior infografía te mostramos algunos datos para conocer cómo un software automático mejora nuestro call center.

Actualmente existen distintas formas de marcación automática que mejoran el rendimiento y la productividad de los agentes, su tiempo de conversación, y por tanto ayudan a aumentar las ventas.

Por desgracia para muchos call centers, aún siguen usando la marcación manual, que consiste en que los agentes inviertan su tiempo en realizar las llamadas de forma manual, marcado ellos mismos los distintos números, y donde en muchas ocasiones tan solo consiguen conectar en el mejor de los casos con buzones de voz. O si no, son llamadas que simplemente comunican. Para las empresas de call center que aún a día de hoy siguen usando este sistema tan obsoleto, las herramientas call center de Neotel van enfocadas directamente a ellos.

Review the Neotel FAQ (Frequently Asked Questions)

Do you want to become an expert in everything related to the software call center and virtual pbx sector? Then you need to visit the FAQ section (or frequently asked questions) that we have available on the Neotel website for all users.

This guide is divided into «Software Call Center» and «Virtual PBX«. It answers questions such as: What is a telephone switchboard?…. How much does it cost to set up a call center?…. Which is the best virtual switchboard?…. What is IP telephony? What is the software call center and the virtual switchboard of Neotel?…. Etc.

Neotel has built this extensive guide with the purpose of, both to its clients and to those who do not yet belong to our company, everyone understands what we do in Neotel and what our professional software for call centers consists of.

Revise las FAQ (preguntas frecuentes) de Neotel

¿Quiere convertirse en un experto en todo lo relacionado al sector del software call center y centralita virtual? Entonces necesita visitar la sección de FAQ (o preguntas frecuentes) que en la Web de Neotel tenemos a disposición de todos los usuarios.

Esta guía está dividida en «Software Call Center» y «Centralita Virtual«. Desde la cual se responden a preguntas del tipo: ¿Qué es una centralita telefónica?… ¿Cuánto cuesta montar un call center?… ¿Cuál es la mejor centralita virtual?… ¿Qué es la telefonía IP?… ¿Qué es el software call center y la centralita virtual de Neotel?… Etc.

Neotel ha construido esta guía extensa con la finalidad de, tanto a sus clientes como a los que aún no pertenecen a nuestra empresa, todos entiendan qué es lo que hacemos en Neotel y en qué consiste nuestro software profesional dirigido a call centers.

2 Neotel Software Call Center features you won’t miss

Here are the two qualities that any call center software should have and that Neotel customers demand more when using their tool:

IVR (Interactive Voice Response)

The ivr is very comfortable to show pre-recorded locutions to customers when calling them. Thanks to the ivr, customers are automatically transferred when they call with the appropriate agent to deal with their issue.

Call recording function

This function is very necessary to increase the level of quality as far as customer service is concerned. Call recording is also very useful when you need to communicate some kind of information to a customer so that he accepts or not, and that everything is recorded and recorded, including both the communication and the acceptance or denial by the customer.

2 características del Software Call Center de Neotel que no dejarás pasar por alto

Aquí están las dos cualidades que todo software call center que se precie debe tener y que los clientes de Neotel demandan más a la hora de usar su herramienta:

IVR (Respuesta de Voz Interactiva)

El ivr es muy cómodo para mostrar locuciones pregrabadas a los clientes cuando se les llama a estos. Gracias al ivr, los clientes cuando llaman son transferidos automáticamente con el agente adecuado para tratar con su asunto.

Función de grabación de llamadas

Esta función es muy necesaria para aumentar el nivel de calidad en cuanto al servicio de atención al cliente se refiere. La grabación de llamadas también es muy útil para cuando se necesita comunicar algún tipo de información a un cliente para que este acepte o no, y que quede todo registrado y grabado, incluyendo tanto la comunicación como la aceptación o negación por parte del cliente.

SMS for specific audiences

One of the main characteristics of SMS marketing is that it enters through the screen of the most consulted device at present: our smartphone.

We are entering a circle where mass SMS campaigns must be targeted at their specific audience or target, knowing how to differentiate between the different existing generations.

Importance of establishing appropriate campaigns for everyone

Do not forget that when it comes to a massive sms campaign is essential to know how to reach the heart of the recipient. The one who is going to receive our short text message. Don’t forget that ours isn’t the only sms you’re going to receive that same day.

When segmenting the database of customers who will receive our sms, it is not a bad idea to have this previously built according to criteria such as the frequency of use of our services, their methods of payment, their musical tastes, segmented groups with their styles, … And not only by age. In order to collect this information, one way is to make use of telemarketing surveys.

Among the advantages of implementing a mass marketing campaign via SMS are the following:

We position our website in the main search engines indirectly.
We become a constant companion in the lives of our users.
We attract new consumers.
We turn our leads into high fidelity customers.

Who are Generation Z and how should the strategy be?

To be effective with our SMS campaigns, let’s use these tips:

Our campaign should include the use of hashtags, invitations to digital meetings, surveys, etc.
It’s never a bad idea to include a direct link to our social networks in our sms campaign. Generation Z is more than used to it and feels very comfortable when it moves through the world of Social Media. You have to give them what they ask of us.

Generation Z are digital natives, who can’t be even 5 minutes without consulting their smartphone.

According to several studies, Generation Z is postmodern, enterprising and interactive.

Who the millennials are and what the strategy should look like

When we plan our SMS marketing campaign for leads entering this group, let’s write:

To build trust.
In a casual way.
The young people’s reading mode is scan mode and their periods of concentration are getting shorter and shorter. An excess of information that comes mainly from the Internet is to blame for this. We must be entertaining, concise and brief with sms.

Remember that the greatest ally of younger consumers is the mobile phone. We must be smart enough to know how to make a niche for ourselves in their lives. Millennials use the smartphone to buy, share and communicate absolutely everything around them.

Attempting to reach this group of users using conventional marketing techniques and strategies is, to say the least, a waste of time.