Spy and whisper para empresas: ¿Qué es y para qué funciona?

Las empresas más exitosas no son las que tienen mayor capital, sino aquellas que utilizan mejor los recursos. En este sentido, las herramientas tecnológicas, entre ellas las relacionadas a la comunicación, son claves para hacer que un emprendimiento despegue. En un mundo en el cual comunicarse es clave para negociar, módulos de la centralita virtual como el spy and whisper hacen la diferencia.

Desarrollar la comunicación empresarial va más allá de publicar un número telefónico y atender a los potenciales clientes. La atención es todo un arte que requiere de práctica, educación y sobre todo, seguimiento. Esto es precisamente lo que diferencia a los call centers de las grandes empresas, de centros de atención que no tienen buena fama.

Software contact center: controlando la comunicación

monitorización

Antes de entender que es el spy and whisper, es importante tener claro de que se trata la centralita virtual o el software contact center. Este es básicamente un programa que permite unificar, gestionar y controlar toda la comunicación que ocurre dentro de un entorno empresarial. El concepto viene dado de los call centers tradicionales, pero hoy en día es utilizado en las empresas incluso, para las comunicaciones internas.

A partir del llamado software contact center cualquier empresa puede conocer como ocurre la comunicación entrante y saliente. Esto es así, porque este programa provee de estadísticas que dan cuenta de todo lo que ocurre a nivel de telefonía. No importa cuantos teléfonos estén conectados a la centralita, pueden ser tres o 50. Toda la información de las llamadas puede ser conocida y estudiada: entrantes, salientes, perdidas, en espera, atendidas, etc.

Pero además de las estadísticas que está constituida por datos cuantitativos, la centralita virtual también tiene elementos que permiten verificar lo que ocurre en las llamadas. Por ejemplo, uno de ellos es la grabadora de llamadas, la cual recopila todas las conversaciones de índole comercial que ocurren en la compañía. De igual forma, existe un módulo que permite intervenir en estas al mismo momento en el que ocurren. De esto se trata precisamente el sistema spy and whisper.

El módulo spy and whisper mejora la calidad de la atención

El módulo spy and whisper permite al coordinador de un call center escuchar en tiempo real como sus operadores telefónicos atienden la llamada de un cliente. A la par, este aplicativo permite que dar algún tip o consejo al agente para resolver situaciones difíciles.

Por ejemplo, imaginemos que un teleoperador novato comienza a trabajar en un centro de atención al cliente. Como es nuevo en su labor, quizás no sabrá como solucionar alguna petición del cliente. En estos casos, el coordinador puede entrar a la llamada, escuchar lo que ocurre y guiar al trabajador para que cumpla con éxito su gestión. Para poder hacer esto, debe contar precisamente con el spy and whisper.

Por sus características, el módulo spy and whisper permite realizar diversas labores relacionadas con la atención al cliente. Cabe destacar, que esta herramienta no solo es útil para empresas con call centers plenamente constituidos.

¿Qué se puede hacer con el Spy and whisper?

El spy and whisper permite verificar y mejorar cualquier labor de atención al cliente vía telefónica. Algunas de las actividades que permite hacer este módulo son las siguientes:

  • Escuchar como los agentes telefónicos atienden a los clientes.
  • Realizar evaluaciones de desempeño a partir de la escucha en tiempo real.
  • Hacer contraloría sobre como ejecutan los trabajadores su función.
  • Ayudar a los operadores telefónicos a resolver problemas de los clientes.
  • Realizar labores de adiestramiento en tiempo real para mejorar el desempeño individual.

Todas estas labores se acostumbran a realizar con regularidad en los call centers. Sin embargo, como se puede observar serían muy útiles en cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, el dueño de una tienda física o virtual que tenga dos encargados de atender a los clientes, siempre podrá verificar el trato que estos ofrecen a compradores habituales y potenciales clientes.

La importancia de usar Spy and Whisper en los comercios virtuales

Según diversos estudios de opinión, entre ellos el Accenture Global Report, la primera razón de pérdida de clientes es una mala atención. Si los clientes sienten que no son atendidos adecuadamente, con empatía, que sus preguntas son respondidas, simplemente buscan otras opciones en el mercado. Esto es válido para cualquier tipo de negocio, sea de productos o de servicios.

En los negocios virtuales o que también cuentan con servicios de venta por Internet, esto es mucho más importante. Cada día hay más alternativas, con precios y productos competitivos. En este sentido, la atención al cliente podría ser incluso aquello que haga la diferencia a la hora de retener clientes.

La probabilidad de vender a clientes habituales suele rondar entre el 60 y el 70%. Por ello, evitar la pérdida de clientela es un factor vital para cualquier empresa y eso solo se logra con buena disposición para atender. Cuando se delega esta labor en encargados, es preciso vigilar que el trabajo se haga de la forma correcta. Precisamente, realizar esta labor de contraloría sólo puede realizarse con el Spy and Whisper.

Es importante destacar que el Spy and Whisper es una de tres funciones de monitorización que tiene el software contact center de Neotel.

Monitorización: un compendio de funciones para mantener la calidad

Ya sabemos que el Spy Ans Whisper es una función que permite escuchar llamadas en tiempo real y comunicar al operador durante la misma, cualquier tip o clave para mejorar su atención. Pero además de este importante recurso, hay dos más que conforman el paquete de monitorización de la centralita virtual de Neotel:

  • Verificación de terceros: Este es un servicio especializado para cerrar contrataciones con clientes vía telefónica. Este facilita y demuestra el consentimiento verbal para evitar cualquier problema de índole legal cuando un cliente solicita algún producto o servicio. Las empresas que ofertan servicios suelen utilizarlo mucho.
  • Grabadora de voz: Este es un sistema incorporado a la centralita virtual. Su principal función es grabar todas las llamadas que ocurren en los teléfonos asociados al software. Además de mantener un registro que siempre es necesario hasta por temas legales, también permite revisar las llamadas, pero a diferencia del Spy and Whisper, estas se verifican una vez grabadas y no en tiempo real.

Junto con el Spy and Whisper estas funciones permiten verificar la calidad de la atención telefónica empresarial, de distintas formas. También permiten celebrar compras y contrataciones vía telefónica, con el respaldo legal pertinente.

Desventajas de la centralita virtual ¿Existen?

A menudo muchos emprendedores y directivos se preguntan sobre las desventajas de la centralita virtual. En realidad, es muy difícil encontrar un punto negativo en la contratación de este tipo de servicio. Este tipo de software permite entre otras cosas lo siguiente:

  • Migrar toda la comunicación de una empresa a telefonía IP que es más barata.
  • Unificar toda la comunicación telefónica y gestionarla.
  • Realizar trabajo remoto controlado por los supervisores de la compañía.
  • Conocer datos sobre el flujo de llamadas que entran al emprendimiento.
  • Diseñar campañas de telemarketing amigables y que no generan molestia al cliente.
  • Garantizar al empresario herramientas que permitan conectar con el cliente de distintas formas, como por ejemplo el fax virtual.
  • Integrar herramientas afines como el CRM, sistemas de datos y demás.
  • Aumentar la productividad en labores de telemarketing de llamadas salientes mediante marcadores automatizados.
  • Realizar un backup de llamadas entrantes para garantizar el cumplimiento de normativas relativas a la protección de datos.
  • Facilitar las labores de adiestramiento laboral para teleoperadores y encargados de negocios.

Y este es apenas el comienzo del mundo de ventajas que tiene la centralita virtual para cualquier tipo de negocio, sin importar su actividad. En realidad, este es un aplicativo que tiene muchos módulos y cada vez salen más actualizaciones y funciones. Las únicas desventajas de la centralita virtual ocurren cuando el cliente adquiere un servicio desactualizado, poco estable o anticuado.

Software contact center de Neotel: Al alcance de todos

Lo mejor de la centralita virtual de Neotel es que tenemos un plan diseñado para cada tipo de emprendedor. No importa si la empresa es pequeña, grande, o si se cuenta con poco presupuesto. Nuestra oferta está diseñada para que cualquier persona que emprenda, pueda contar con el programa.

Los planes cuentan con Spy and Whisper, grabadora de voz y verificación de terceros. Para aquellas empresas que deseen hacer un respaldo de llamadas mucho más amplio, disponemos de la grabadora de llamadas premium, con 1 terabyte de espacio y la disponibilidad de registro durante dos años. Sin duda alguna, la centralita virtual mejora las perspectivas de crecimiento de tu negocio.

Encuestas telemarketing: una opción para tomar decisiones empresariales

Todas las empresas, independientemente de su servicio, requieren de algo muy importante para funcionar: información. De hecho, el momento de creación de un emprendimiento ocurre cuando encontramos problemas que podemos solventar a una clientela y eso solo se puede saber al obtener datos. Lamentablemente, muchas compañías no tienen fuentes de información confiables y ese es uno de los factores que motivan su decadencia. Afortunadamente, las encuestas telemarketing de la centralita virtual permite obtenerla.

La información es poder, pero obtenerla cuando se dirige un emprendimiento no es tan sencillo. Esto ocurre por múltiples problemas como falta de comunicación con el exterior, dificultades publicitarias y lo más importante, la carencia de fuentes de datos confiables. A decir verdad, las encuestas son probablemente la mejor forma de obtener estos insumos necesarios para el crecimiento empresarial.

Teoría: ¿Por qué es tan importante la información?

Encuestas Telemarketing

El problema de muchos comerciantes es que cree que, por tener un producto, venderán y tendrán buenas ganancias. Lamentablemente, ofertar algo no es suficiente para tener un negocio propio próspero. Un niño puede ir a la playa, llenar su tobo de muchos granos de arena y venderlo sin éxito. Eso es así, incluso entendiendo que la arena es el segundo recurso natural más demandado.

Un emprendimiento tiene la misión de resolver un problema a un conjunto de clientes. Por lo mismo, primero se deben conocer cuales son los problemas que tiene el nicho al que el emprendedor dirige su producto o servicio. Pero esto no es lo único que debe conocer un empresario: de hecho, aquí solo comienza una larga cadena de investigación sobre cómo resolver esos problemas que tiene el consumidor, en qué forma, con qué estética, a qué precio, cada cuánto tiempo, etc.

Todo esto amerita información y como las necesidades cambian, esa información debe fluir de forma constante. Por eso es que conocer preferencias es uno de los quebraderos de cabeza más grande de todas las compañías. Es en esos datos en donde se encuentran las estrategias comerciales, que son al final del día, las más importantes dentro de una empresa.

Encuestas telemarketing ¿Por qué son tan importantes?

En principio, las encuestas han sido desde hace mucho tiempo la mejor forma bajo la cual las empresas obtienen información. Antes, se estilaba mucho ir a los centros comerciales y tiendas a consultar directamente a los consumidores. De hecho, las muestras de alimento gratis suelen ser no solo una presentación del producto, sino una forma de obtener feedback por parte de los clientes.

De hecho, la encuesta es una de las formas más metódicas, efectivas y legítimas de obtener información. A decir verdad, muchas investigaciones académicas en ciencias sociales se fundamentan en la elaboración de formularios de encuestas. Es decir, que las encuestas son el método correcto para recabar datos de importancia.

Por supuesto, las encuestas telemarketing pueden cumplir con esta función con efectividad y validez. Básicamente, estas se construyen de la misma forma que una encuesta académica o de cualquier tipo. Lamentablemente, incluso muchas empresas que cuentan con software para call center, no aprovechan este módulo tan útil. En algunos casos, porque sus programas están desactualizados y no lo tienen. En otros, porque aun teniéndolo sus directivos desconocen la magnitud de realizar consultas de esta forma.

Encuestas telemarketing: ¿Cómo funcionan?

Las encuestas de telemarketing son una funcionalidad de la centralita virtual. Es decir, que, para poder ser ejecutadas tal y como son, automatizadas y sistemáticas, la empresa o el emprendedor debe contar con este tipo de programa. En casi todos estos softwares para call center, las preguntas suelen programarse como parte del IVR, o Respuesta de Voz Interactiva.

El IVR es ese sistema que nos da la bienvenida cuando nos comunicamos a un call center. Este es precisamente también el que solicita nuestros datos personales y nos conduce por el menú de opciones cuando llamamos. Más allá de estas funciones básicas, este sistema también permite incorporar grabaciones y por supuesto, grabaciones interactivas que vendrían a ser las encuestas telemarketing.

Recordemos que el IVR está hecho para interactuar sobre la base de un menú de opciones que son marcadas en el teclado numérico. De igual forma, este sistema permite colocar preguntas grabadas para que los clientes las contesten a partir de las teclas del teléfono local o móvil. Es así como una empresa puede realizar consultas rápidas a su clientela

Consulta cualquier cosa con las encuestas telemarketing

A través de las encuestas de telemarketing se puede consultar a los clientes prácticamente lo que sea. Esto es así, porque existen muchos tipos encuestas y porque el teclado numérico es lo suficientemente amplio como para colocar diversas posibles opciones para responder. Lo mejor, es que las respuestas siempre se reducen a opciones simples y aun así pueden proveer el tipo de información que los emprendimientos y empresas consolidadas requieren.

Es muy poco probable un escenario en el cual las empresas requieran de respuestas muy elaboradas o largas por parte de los clientes. En realidad, la información que valora una compañía es aquella que da cuenta de preferencias e inclinaciones. Los emprendimientos necesitan información de calidad, pertinente y no cualquier tipo de información, o una que sea muy difícil de sistematizar.

Más allá de esto, las encuestas telemarketing pueden indicarnos cuales son los productos más preferidos o comprados por los usuarios, o que tipo de propuesta nueva preferirían. También se puede consultar cómo ha sido la experiencia del cliente con la compañía, valorar la atención o simplemente, consultar sobre lo que le faltaría a la empresa para ser mejor. Lo bueno de este módulo, es que se puede lograr un universo muy amplio de encuestados en cada empresa y eso siempre es deseable.

Las encuestas telemarketing aseguran buena calidad de información

La información necesaria para que una empresa tome decisiones comerciales acertadas tiene características particulares. La buena noticia, es que el módulo de encuestas telemarketing asegura exactamente el tipo de datos que se requieren en los emprendimientos:

  • Información pertinente: No cualquier tipo de información es importante para las empresas. De hecho, uno de los problemas empresariales es que se pueden percibir muchos datos, pero no todos serán útiles. Las encuestas de telemarketing permiten a los emprendedores realizar preguntas precisas a los clientes para conocer justo aquello que se desea.
  • Rapidez en el suministro: Las actividades empresariales requieren de mucha información actualizada y que llegue con rapidez. Solo así podrán competir y adelantarse a sus competidores. Al tener activadas encuestas de telemarketing, las compañías garantizan un flujo constante y rápido de información. Las encuestas siempre pueden ser configuradas al instante.
  • Recopilación económica: Para las empresas, la recopilación de información debe ser económica para que pueda ser rentable. Precisamente, las encuestas telemarketing son económicas y forman parte del software para call center. En el caso de Neotel, estas no tienen un coste adicional y entran dentro del paquete de la centralita virtual.

Cabe destacar que las encuestas hechas por llamada telefónica tienen un grado de confiabilidad positivo. Esto es así, porque las mismas son hechas por la propia compañía, en un entorno en donde participan los interesados. Sobre todo, en el caso de los servicios, este es un punto a favor.

¿Cuál es la mejor centralita virtual?

Siendo las encuestas telemarketing parte de la centralita virtual, es importante entender de que trata este programa. La centralita virtual es un servicio que permite gestionar y unificar las comunicaciones telefónicas empresariales, así como la migración a la económica telefonía IP. Añadido a esto, hoy en día este aplicativo más que un software para call center, es un asistente para el marketing y la atención al cliente.

Por supuesto, es importante contratar un servicio que proporcione calidad y funcionalidad al emprendimiento. No todas las centralitas virtuales son iguales, pues algunas son más novedosas, avanzadas o funcionales que otras. En Neotel contamos con un software optimizado, de garantías y actualizado. Nuestro producto se inspira en las funcionalidades exitosas de siempre, pero incorpora también algunas funciones nuevas que son del agrado de nuestros contratantes.

A la hora de saber cuál es la mejor centralita virtual es importante ponderar muchos elementos. Los más importantes son el funcionamiento estable del programa, la experiencia de la compañía, su capacidad de innovación y también, el hecho de contar con una interfaz sencilla, fácil de manejar y con procesos intuitivos.

La centralita virtual trae ventajas para cualquier tipo de emprendimiento

Las encuestas telemarketing son apenas un módulo muy útil de la centralita virtual. A decir verdad, este programa cuenta con muchas otras aplicaciones y funciones que pueden ayudar a los negocios a crecer. Tanto los nuevos emprendimientos como las grandes empresas se benefician de todas las soluciones que provee esta herramienta comunicacional.

Lo mejor es que en Neotel ofrecemos distintos planes y costes para que todos los emprendedores, empresarios y comerciantes puedan acceder al aplicativo. Sin duda alguna, se trata de una inversión que mejorará las relaciones con el cliente, la efectividad del marketing y la obtención de información de calidad, a través de las encuestas telemarketing.

Click to call me back: la centralita virtual fortalece tu web

De la centralita virtual se dicen cosas como que solo funciona para aquellas empresas que tienen un call center. A decir verdad, este programa ha evolucionado y puede mejorar las ventas y la atención en casi cualquier tipo de emprendimiento. Además, sus funciones van más allá de la atención telefónica. La prueba de esto es el botón click to call me back.

Ciertamente, se podría catalogar desde una primera mirada a la centralita IP al menos como un software para telemarketing. Ahora bien, esto no significa que los sistemas de comunicación empresariales solo sirvan para llamar a los clientes repetitivamente y tratar de vender algo. En realidad, este tipo de programa potencia los negocios con módulos bastante efectivos, sutiles e innovadores.

Las páginas web son importantes para el emprendedor de hoy

click to call me back

Vender en la actualidad implica echar manos del Internet, las redes sociales y las páginas web. Este es un hecho innegable y los emprendedores de hoy deben ocupar esos espacios. No obstante, existe la falsa creencia de que tener una tienda digital y publicar en la red es suficiente para ser empresarios o comerciantes exitosos.

Esto se debe a muchas razones. En primer lugar, ganar popularidad en Internet con un negocio es cuesta arriba cuando se comienza desde cero. En segundo lugar, poder hacerlo implica tener muchos conocimientos sobre blogging, Seo, community mannager y demás. Además, no todas las personas confían en esta modalidad de compras, sobre todo cuando se trata de un negocio propio y nuevo.

Añadido a esto, nunca se pueden dejar de lado otros medios de comunicación como el teléfono. En realidad, mientras más espacios y vías de atención tenga un emprendedor, mayores son las ventajas para conseguir nuevas oportunidades de cerrar ventas y por supuesto, clientes. Además, las páginas web requieren atención y muchas veces existe una total desconexión entre el negocio y su site.

Conectando la página web con la atención telefónica

El software para telemarketing esta más vigente que nunca y esto se debe a que cumple funciones que las herramientas de internet no pueden cumplir. Las personas que tienen venden por internet entienden la importancia que tienen el la atención telefónica para concretar ventas. De hecho, la mayoría de las personas prefieren interactuar a partir de un número telefónico antes de comprar, que a través de otros medios.

Uno de los módulos que tiene la centralita virtual de Neotel es el botón click to call me back. Este no tiene que ver directamente con telemarketing, aunque apunta a promover la comunicación telefónica de los negocios publicados en Internet. Este módulo apunta a una necesidad identificada en miles de páginas web de negocios que, incluso siendo muy vistosas, actualizadas y prácticas, no cumplen con la función de facilitar las ventas.

Sin duda alguna, el click to call me back es una muestra de la evolución de algunas centralitas virtuales como la de Neotel. Ahora bien, seguramente te estarás preguntando de que trata este módulo y como puede ser usado.

Click to call me back: generando contacto de inmediato

El módulo click to call me back es un plugin diseñado para páginas web comerciales de todo tipo. Siendo más específicos, este es un botón que se coloca en el site de la empresa y que permite al cliente que quiere más información, comunicarse directamente con la compañía o el emprendedor.

Cuando los clientes utilizan el botón click to call me back, se abre un cajetín en donde pueden dejar su número telefónico. De esta forma, un operador de la empresa puede conocer el teléfono y comunicarse con el potencial consumidor. Precisamente, esto es ideal para conectar a los emprendedores con personas que tienen dudas sobre productos o que quieren comprar.

El botón click to call me back resuelve un problema histórico de las webs empresariales. A decir verdad, su implementación permite a los emprendedores tener una ventaja frente a su competencia. Es mucho más preferible negociar con una empresa que se muestra disponible al instante, que con una que simplemente tiene una web prácticamente fantasma.

El problema de las webs empresariales

Salvo que se trabaje con una tienda virtual, las webs empresariales tienen la fama de ser inaccesibles en su mayoría. Muchas compañías elaboran páginas digitales muy bien organizadas, con su misión, visión y hasta precios. No obstante, es muy normal que muchos dueños dejen el sitio publicado y no lo revisen más. Prácticamente, queda el hito de existe el negocio, pero el portal no es aprovechado para cerrar ventas.

A esto se le debe sumar la desactualización propia de los contactos de las compañías. Por ejemplo, muchas empresas colocan números telefónicos de contacto que luego simplemente cambian. No obstante, es muy normal que en las páginas queden números anteriores que ahora están desconectados. El resultado: el cliente encuentra una buena compañía que puede resolver sus problemas, pero no puede contactarla. Algo similar tiende a ocurrir con correos electrónicos.

Con el click to call me back, establecemos una vía de comunicación más expedita para que los clientes puedan comunicarse. Este botón deja expresamente demostrado que a la empresa le importan sus usuarios al punto, de que sería capaz de llamarlos si estos se lo pidiesen. Además, el número telefónico cae a un correo electrónico, con lo cual la información no se pierde. Además, el plugin se constituye en un filtro, pues por lo general lo usan aquellos que creen que podrían comprar algún producto o servicio.

Click to call me back: tres ventajas

El click to call me back hace de la web empresarial un sitio que realmente genera compras. Siendo un botón que no es conocido por muchos empresarios, puede dar una gran ventaja a aquellos que contraten el software para telemarketing. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

  • Amplia otro canal de comunicación: Una máxima en el marketing es que mientras más canales de comunicación existan, mayores son las posibilidades de que lleguen clientes y ventas. Por eso, los emprendedores no pueden descuidar la vía telefónica. El botón click to call me back es un mecanismo para que los potenciales compradores que nos descubren por internet, puedan ponerse en contacto.
  • Mejora la imagen de la empresa: Tener la disposición de devolver la llamada a los clientes es probablemente una de las mejores formas de ganar buena fama. Para los consumidores, esto significa que sus preguntas y necesidades cuentan para la compañía. Además, como se estableció anteriormente, pocas empresas realizan este tipo de labor.
  • Comunicación inmediata: lo que más garantiza el plugin click to call me back es una comunicación inmediata. Por un lado, el cliente notifica que desea recibir la llamada garantizando una interacción útil que puede convertirse en venta. Por el otro, el emprendedor o su encargado reciben en el correo electrónico la notificación de que tiene a un cliente interesando. Todo ocurre al momento y de forma pertinente.

Bien utilizado, el botón solo puede garantizar mayor oportunidad de cerrar ventas. Y aunque no todas las llamadas arrojarán una ganancia, el cliente siempre quedará con una buena impresión.

¿Qué garantiza el botón click to call me back?

El botón click to call me back es obviamente una solución tecnológica que conecta la página web con la atención telefónica. Más allá de este que es su objetivo, el uso de este complemento suele incidir en tres indicadores claves: Posibilidades de ventas, ingresos económicos y calificaciones positivas.

Los ingresos económicos aumentan de alguna forma u otra, porque la empresa se abre a otro flujo de clientes a los que suele estar cerrada. Por supuesto, esto beneficia mucho más a los emprendimientos que no tienen tienda digital, sino un portal web a la antigua. Por supuesto, en el caso de la tienda virtual tampoco está de más instalarlo y comunicarnos con aquellos usuarios que tengan dudas.

A su vez, el botón click to call me back deja un buen precedente a los emprendedores que hacen presencia en el ciberespacio. En algunos casos, esto se traduce en calificaciones en algún Marketplace, o en mecanismos de valoración de páginas web.

¿Cuál es el coste de la centralita virtual?

Como se mencionó anteriormente, el módulo click to call me back es una solución incorporada al software para telemarketing. Por ello, es necesario contratar este servicio para poder contar con este botón. No obstante, este programa lejos de ser costoso, es accesible incluso para emprendedores que cuentan con presupuesto limitado.

En Neotel el plan básico puede estar alrededor de los 100€ y a partir de aquí, el emprendedor agrega algunos servicios que desee. El coste por añadir el módulo click to call me back implica una inversión adicional de 25€ al mes sobre el plan base. Es decir, que incluso un nuevo comerciante puede hacer uso de estas herramientas. Las herramientas están a disposición de todos los comerciantes y lograr incrementar las ventas es posible a partir de nuestras soluciones tecnológicas.

IVR: ¿Por qué los emprendedores lo necesitan en sus inicios?

Generar credibilidad es una de las labores más cuesta arriba que tienen los emprendedores en sus inicios. Por supuesto, comenzar es importante más allá de la fama, la clientela o los recursos a disposición. No obstante, hay soluciones tecnológicas bastante económicas que permiten darle profesionalidad a cualquier tipo de negocio. Precisamente, el IVR es una de esas herramientas que le dotan al emprendimiento de una imagen formal y convincente.

En la actualidad muchas personas comienzan pequeños emprendimientos desde cero. Algunas incluso a edades muy jóvenes, utilizando solo redes sociales y con un smartphone como único medio de comunicación empresarial. Esto no está mal, pero siempre se puede echar mano del software de telemarketing, para proyectar mayor profesionalismo. En este punto quizás te preguntes ¿Qué es un IVR?

ivr respuesta de voz interactiva

IVR: Una herramienta que todos lo conocemos

Hablar de sistema telefónico IVR parece algo muy complicado, técnico o poco visto. No obstante, este es un sistema que casi todos hemos conocido de alguna forma u otra. Aquellos que han llamado al call center de un banco, o a la compañía telefónica se han topado con este tipo de herramienta. A decir verdad, pocas personas en el mundo actual no han interactuado con servicios de atención al cliente telefónico.

Cuando un cliente llama y se topa con una operadora que pregunta sus datos y le conduce por los departamentos de un call center, esta interactuando con el IVR. Este sistema también se conoce como sistema de voz interactiva, que sería la traducción de sus siglas al español.

La función principal del IVR es interactuar con el cliente, recabar datos y conducirlo por el menú de opciones. De esta manera, este podrá comunicarse con el departamento correcto cuando establece comunicación con un call center. En el ínterin, este sistema automatizado puede realizar otras labores muy importantes para el centro de atención al cliente.

Ahora bien, el sistema telefónico IVR también cumple una doble labor institucional y publicitaria. En principio, este aplicativo permite introducir mensajes institucionales, eslogans y grabaciones que identifican a la empresa y la humanizan. Esta es la parte más interesante para aquellos que tienen un emprendimiento muy reciente.

IVR como elemento institucional

Muchos emprendedores carecen de elementos que evoquen institucionalidad al iniciar con sus iniciativas. Esto resta confiabilidad entre los usuarios en principio, lo cual siempre es sinónimo de menor cantidad de ventas. Precisamente, el IVR permite incorporar mensajes institucionales y propagandas en un teléfono empresarial. Esto se puede verificar al llamar a cualquier empresa o institución con call center. Lo primero que se escucha es una bienvenida, alguna publicidad y posteriormente, comienza el proceso de la atención.

Básicamente, el IVR tiene varios espacios en donde se pueden colocar grabaciones con mensajes institucionales: el nombre de la empresa, misión y visión y demás diálogos que sirvan para proyectar al emprendimiento como una empresa seria, responsable y formal.

De hecho, contar con un IVR cuando un cliente llama evoca seriedad. Si un cliente se comunica con un negocio y escucha mensajes de este sistema interactivo, el mismo entenderá rápidamente que está comunicándose con una compañía seria, respetable y real. Esto es mucho mejor que llamar a un teléfono personal, por ejemplo.

El IVR como parte de la marca

Pero más allá de ser un elemento que evoca institucionalidad, el IVR es hoy en día utilizado como un elemento de marca. A ciencia cierta, los publicistas empresariales tratan de unificar los mensajes del IVR con otros elementos publicitarios de las compañías. Por ejemplo, si un negocio hace una propaganda con un anunciante o voz característica, muchas veces se trata de incorporar este elemento también al sistema de respuesta interactiva.

Esto es algo que también se puede verificar en centros de atención de clínicas, bancos, aseguradoras y compañías telefónicas. Es así como un sistema que estaba destinado a interactuar con las personas para facilitar su ingreso al sistema de llamadas, se ha convertido en un espacio publicitario realmente efectivo.

La efectividad del IVR para crear imagen de compañía es realmente asombrosa. Esto es así porque cada vez que un cliente llama el mensaje se repite, quedando en el subconsciente. Las compañías crean una identidad y características que la identifican, convirtiéndose en una marca. Evidentemente, pasar de ser una iniciativa con futuro a convertirse en esto es lo que todo emprendedor desea para su emprendimiento.

Espacio para hacer promociones

Los espacios para insertar grabaciones en el IVR son bastante aprovechables y como los clientes son los que llaman, suele haber tiempo suficiente para transmitir promociones. A decir verdad, este sistema interactivo suele recibir a los usuarios con una bienvenida institucional. Pero, además, siempre se pueden utilizar algunos segundos adicionales para divulgar alguna oferta, sorteo o promoción.

Es decir, que luego del saludo, se puede colocar una grabación promocional. De igual forma, se puede aprovechar los tiempos que se deja al cliente en espera mientras se procesa alguna solicitud. En la actualidad, el IVR ofrece una estructura muy amplia para añadir publicidades. Lo mejor de todo, es que siempre se pueden cambiar las piezas publicitarias, dándole cierta variedad al contenido y permitiendo realizar diversas promociones.

Las clientelas están totalmente acostumbradas a escuchar promociones justo al momento de iniciar sus llamadas a una empresa. Es decir, que es muy difícil causar algún tipo de molestia con este servicio.

Tres funciones técnicas del IVR

Luego el IVR soluciona problemas que son importantes para compañías ya consolidadas y con un amplio volumen de llamadas. A decir verdad, este módulo revolucionó la lógica de la atención al cliente empresarial de múltiples formas. Esto es porque su funcionalidad permitió abarcar muchas problemáticas propias de la atención al cliente Lejos de atender a la clientela y dar la bienvenida, el IVR cumple las siguientes funciones:

  • Incorpora sistemas de autogestión: El desarrollo de la automatización ha permitido incorporar sistemas de autogestión que permiten a los clientes resolver sus problemas por sí mismos. Por ejemplo, hoy en día no es necesario un operador telefónico para resetear claves bancarias. Precisamente, el IVR permite incorporar estas aplicaciones automatizadas y mejorar la calidad del servicio.
  • Redistribuye las colas de llamadas: Cuando las empresas comienzan a tener volumen de llamadas, el IVR les da tiempo a las compañías para ir atendiendo las llamadas en cola. Es decir, que ese tiempo que se utiliza en saludos y promociones es útil para que las personas esperen un poco más sin sentir que esperan. Además, al direccionar a las personas a los departamentos adecuados evita molestias.
  • Permite realizar encuestas: Si algo valoran las empresas de la actualidad es poder tener información de sus clientes y usuarios. Precisamente, con el IVR es posible incorporar encuestas telefónicas para realizar todo tipo de consultas a las personas que se comunican con el negocio. Esta es una función muy útil que no todas las compañías con software de telemarketing

En realidad, el IVR cumple también otras funciones que son de interés para aquellas empresas que tienen call center. Este es solo un abrebocas de todo lo que resuelve este aplicativo. Podría establecerse que es una de las partes más importantes de toda centralita virtual

¿Cómo tener una línea empresaria?

Al principio del artículo indicábamos que el IVR es un aplicativo automatizado que se utiliza cuando se contratan líneas empresariales. Quizás esto pueda sonar extraño o complejo, pero en realidad todos los emprendedores pueden contar con un sistema de comunicación empresarial con una inversión muy baja. Para ello, solo se debe contratar una centralita virtual.

La centralita virtual es un software que le permite a los emprendedores tener funciones y módulos que se utilizan en el call center. Ahora bien, no importa que no tengamos aún un call center o una plantilla de operadores telefónicos. En principio, esta herramienta dotará a cualquier empresario de una comunicación profesional, formal y de herramientas tan útiles como el IVR. De hecho, este es apenas el comienzo de todos los módulos que ofrece este servicio.

Lo mejor es que contratar una centralita virtual no es algo sumamente costoso o imposible de costear. De hecho, en Neotel tenemos planes bastante baratos, destinados para emprendedores y comerciantes que apenas están iniciando con su negocio. Es posible contratar este software por una mensualidad base de 100 euros y contar con funciones básicas y por supuesto, con el sistema telefónico IVR. A partir de aquí, nadie dudará que tu empresa es real, integra y formal.

Neotel también cuenta con módulos de avanzada, ideales para desarrollar labores de marketing, recolección de datos y atención al cliente. Nuestra empresa ofrece todo lo que se necesita para profesionalizar el emprendimiento. Verifica nuestras tarifas y contáctanos en caso de tener cualquier duda.

5 negocios que se pueden hacer con la videollamada en la nube

La videollamada en la nube ha pasado de ser una función de entretenimiento, para convertirse en la fuente de ingresos de muchas empresas. En medio de la pandemia por COVID 19, las llamadas con vídeo en tiempo real se transformaron en la solución para sustituir la presencialidad. Todo aquello que antes se hacía de forma personal, ahora se aborda gracias a esta función.

Por supuesto, esto también ha revitalizado la demanda de sistemas de comunicación como la centralita virtual. Aunque existen plataformas que ofrecen servicios profesionales de videoconferencia en la nube, no hay nada mejor que tener un sistema de videollamadas propio, rápido, eficaz y a la entera disposición de los emprendedores.

Incluso aquellas personas que están desempleadas o que quieren generar ingresos extras pueden utilizar nuestro servicio de videoconferencia en la nube para trabajar.

La vigencia de la videollamada en la nube

videollamada y videoconferencia en la nube

Durante el año 2020 se registró un ascenso vertiginoso en el uso de ala videollamada en la nube y de las videoconferencias. Se cree que el 96% de las personas en el rango de 16 a 30 años en España han utilizado este tipo de soluciones tecnológicas a raíz de la pandemia. Pero, además, el consumo de videollamadas también ha ido en aumento en segmentos de personas mucho más mayores.

La videollamada en la nube pasó de ser un implemento para hablar con personas que estaban lejos, a una herramienta de negocios. Esta tendencia continúa en aumento incluso en la actualidad, a pesar de que algunas restricciones de la pandemia se han aligerado. Al parecer, la videollamada continuará siendo utilizada y servirá para mantener algunas actividades comerciales.

Cabe destacar que la videollamada es un medio seguro en medio de una situación de peligro latente por la pandemia. Además, tiene una versatilidad enorme, permitiendo que la comunicación ocurra en cualquier hora del día. Esto último es una ventaja atemporal que le dará vigencia a este medio incluso en el mundo post pandemia. A continuación, te presentamos siete actividades comerciales que se pueden realizar por medio de la videollamada en la nube.

5.- Clases de idiomas

Las clases de idiomas vía remota es un negocio que existe incluso desde años antes de la pandemia. Desde el año 2015 se conocen algunas compañías que ofrecían este servicio educativo con profesores nativos de las lenguas que se desean aprender. Básicamente, este modelo de negocio vaticinó lo que comenzaría en el año 2020 con el inicio de la pandemia por COVID 19.

Las clases de idiomas han demostrado desde hace años que el aprendizaje vía videollamada en la nube es práctico y efectivo. Este fue uno de los primeros negocios en adaptarse a las nuevas dinámicas y aprovecha la versatilidad de las videollamadas para adaptarse al horario de los clientes. En este sentido, se habla de servicios totalmente personalizados.

4.- Escuelas primarias y secundarias

A raíz de la pandemia las clases a estudiantes de primaria y secundaria se convirtieron en una norma. La mayoría de los gobiernos del mundo adaptaron sus sistemas educativos a las clases por videoconferencia en la nube. Al principio fue un poco difícil la adaptación tanto de los alumnos como de los maestros, pero con el tiempo todo se ha nivelado.

A ciencia cierta, las escuelas se han salvado como negocios gracias a tecnología inherente a la Línea WebRTC y la telefonía IP. Aunque se están comenzando a abrir las aulas de estudio nuevamente, aún existe la posibilidad de que durante picos de pandemia se vuelva a esta modalidad. Por otro lado, comienzan a surgir negocios educativos que se fundamentan en educar a niños, jóvenes y adultos utilizando la videoconferencia en la nube.

3.- Asesorías psicológicas

La asesoría psicológica es probablemente una de las prácticas que permitió a más profesionales surgir durante la pandemia. Si de por sí pocos son los psicólogos que podrían reportar poco volumen de pacientes, durante la pandemia los ingresos de este tipo de profesional se vieron bastante afectados. La videollamada en la nube no solo salvó a muchos, sino que significó el inicio de un nuevo enfoque que abarató este tipo de consulta.

Muchos psicólogos y también otro tipo de profesionales como los coach pudieron sobrevivir de esta manera. Además, los asesores que trabajan a distancia tienen la ventaja de ofrecer dos modalidades de atención: personalizada y cursos. Muchos simplemente aprovecharon la crisis y la transformaron en oportunidad.

2.- Consultas médicas

Los servicios médicos han estado muy activos durante la pandemia y sus profesionales se han comportado a la altura de las circunstancias. En medio del abarrotamiento de las clínicas y la saturación de los sistemas de salud, la consulta médica por videollamada en la nube se ha convertido en una solución para casos menores.

De hecho, muchos pacientes con COVID 19 no agravado pudieron ser examinados por sus médicos a partir de esta herramienta. De igual forma, otras enfermedades han sido abordadas a partir del enfoque de la telemedicina. Sin duda alguna, las soluciones tecnológicas en comunicación han permitido continuar con la vida en medio de las restricciones.

1.- Cursos de distintas disciplinas

Prácticamente cualquier persona puede hacer un curso online de la especialidad u oficio que domine. La educación se ha convertido en la principal fuente de ingreso de la segunda década del nuevo milenio. Un guitarrista, un líder motivacional, un escritor, un matemático: todos tienen en común la posibilidad de compartir con los demás sus conocimientos y solucionar problemas.

Incluso el mercado del entretenimiento se ha visto favorecido gracias a la videollamada en la nube. Una gran cantidad de personas ha encontrado ingresos gracias a este tipo de soluciones tecnológicas. El problema es que muchos utilizan plataformas de internet que ofrecen el servicio de forma incompleta, lenta y con muchas fallas.

La centralita virtual tiene las mejores videollamadas en la nube

A partir de la pandemia, las redes sociales que ofrecen servicio de videollamada profesional se popularizaron. A decir verdad, estas plataformas permitieron solventar en medio de la crisis. Sin embargo, es importante destacar que estos sitios no son la solución más idónea cuando se trata de videollamadas empresariales.

En primer lugar, estas plataformas más populares trabajan con límites y lentitud porque son en realidad servicios pagos. Es decir, que lo que utilizan las personas son versiones gratuitas, pero en realidad lo mejor de su servicio lo ofrecen por medio de la versión paga. Por otro lado, algunas son tan utilizadas que incluso pagando pueden trabajar de forma limitada.

Además, las versiones pagas de las plataformas de videollamadas pueden ser muy costosas. Por ejemplo, una sala mensual puede llegar a costar más de 40 dólares al mes, solo por el servicio de videoconferencia en la nube. Esto es muy caro comparado con lo que cuesta un software para llamadas en un call center, el cual cumple con esta y más funciones.

La ventaja de la videollamada en la nube de la centralita virtual

La centralita virtual es un gestor de comunicaciones que trabaja con telefonía IP. Gracias a la tecnología de almacenamiento en la nube, este tipo de programas dejaron de orientarse solo para grandes salas de call center. El mismo permite obtener estadísticas de las llamadas recibidas, tener un número de atención al cliente empresarial y módulos de marketing.

Por supuesto, una de las grandes ventajas de comprar centralita virtual es que este programa trae un entorno para hacer videollamada en la nube y videoconferencia. Básicamente, esto equivale a tener una plataforma empresarial propia para establecer este tipo de comunicación con los clientes. Todo funciona de forma simple, realizando invitaciones por enlace.

En el caso de Neotel, la interfaz es muy sencilla de utilizar incluso en comparación a las plataformas más comerciales. Los clientes entrarán a las llamadas y contemplarán el sistema como si fuese propio de la empresa contratante. Esto les da profesionalismo y formalidad a las videollamadas, así como credibilidad al emprendedor que contrata y usa el servicio.

Neotel cuenta con la centralita virtual más completa

Los módulos de videoconferencia en la nube y videollamada forman parte del servicio básico de la centralita virtual de Neotel. Es decir, que para poder utilizar esta función no se debe pagar ningún coste adicional. Sin instalaciones ni molestias porque el programa se utiliza a través de Internet.

Neotel cuenta con planes mensuales que comienzan en los 100 € y a cambio ofrece una cantidad de funciones y módulos útiles para el emprendedor. Contratar este servicio implica tener a disposición los mejores adelantos de la comunicación empresarial a bajo coste. Cualquier tipo de emprendedor puede disfrutar de la centralita virtual a partir de una inversión razonable. Si quieres tener la mejor interfaz de videoconferencia en la nube y trabajar con ella, comprar centralita virtual es la mejor opción.

Centralita móvil: Tus empleados trabajarán desde donde sea

Si algo caracteriza a nuestra época es la capacidad de poder trabajar sin necesidad de estar en una oficina. El trabajo a distancia más que una solución es hoy en día una preferencia y una adaptación necesaria del sector empresarial. Para poder ejercerlo, solo necesitamos contar con herramientas como el software de call center. Entre los módulos de este tipo de programas destaca la centralita móvil.

Las centralitas voz IP son aplicativos que van más allá del trabajo de atención al cliente. Todas las compañías y emprendimientos pueden sacarle provecho a este sistema, el cual puede convertirse fácilmente en una fórmula para gestionar el trabajo remoto, entre otras cosas.

Año 2021: el advenimiento del trabajo remoto

centralita móvil

La segunda década del siglo 21 se ha caracterizado por un cambio total en la forma en la que vemos la vida. Las situaciones planteadas por la pandemia por COVID 19 y las crisis económicas, han traído la necesidad de replantearse el trabajo. Muchas circunstancias han llevado a las personas a concentrarse en el Internet, como una forma de producir dinero.

Si antes se hablaba de las oleadas de despidos, ahora estamos en una especie de crisis del empleo presencial. La generación actual de trabajadores simplemente no quiere volver a sus puestos de trabajo, porque esto les parece aburrido, complicado o peor aún, innecesario. La tecnología ha cambiado la perspectiva de las personas y son las empresas las que deben adaptarse.

El profesional promedio no quiere salir de su casa y las empresas que no estén preparadas para el trabajo remoto, podrían perecer. En este universo de ideas, el software de call center se muestra como una solución única para los empleadores. A través de esta herramienta, se puede saber si una persona que realiza teletrabajos, o trabajos desde casa, se encuentra realizando sus labores. No importa que tipo de trabajo haga: el sistema permite saber que la persona está cumpliendo con su rol así esté en la comodidad de su hogar.

Centralita móvil: trabajando desde el smartphone

Lo único que necesitan las personas para trabajar en la actualidad es un dispositivo con conexión a Internet. Podríamos imaginar que esto implica al menos tener un ordenador en casa, para realizar distintas labores intelectuales. No obstante, hoy en día una persona podría ejercer su trabajo incluso desde un Smartphone. Precisamente, la centralita móvil es un complemento del software de call center que permite trabajar utilizando este tipo de dispositivos.

Para quienes no la conocen, la centralita móvil permite abrir y manejar el programa de centralita virtual desde un teléfono inteligente. Esta es de hecho, la principal utilidad de esta herramienta. Al contar con ella, el empleado cuenta con todos los recursos propios del software en su smartphone. Esto le da la posibilidad de realizar su trabajo sin importar en qué lugar se encuentre.

La centralita móvil permite entre otras cosas contar con un softphone similar a que se utiliza en el ordenador. Además, permite utilizar funciones tan necesarias como la transferencia de llamada, o colocarla en espera. Estas son funcionalidades presentes en el trabajo de atención al cliente, pero que también son útiles en cualquier trabajo de tipo empresarial.

Algunas funciones de la centralita móvil

Tener empleados con centralita móvil en sus dispositivos implica en principio, poder trabajar con el sistema de centralita virtual. Cabe destacar, que este es un sistema que funciona como si fuese una plataforma de Internet y los trabajadores ingresan y se loguean, pudiendo estar controlados en su gestión. Esto es así, porque este software está hecho para unificar perfiles laborales a través de la conexión a Internet. Algunas de sus funciones son:

  • Transferir llamadas: La centralita móvil permite recrear un teléfono de mesa empresarial en cualquier smartphone. Una de sus funciones más importantes es permitir a las personas transferir llamadas a partir de códigos simples. Esto puede ser fundamental en algunos trabajos de oficina.
  • Colocar la llamada en espera: Esta es otra característica propia de la centralita virtual que ahora se puede realizar desde un teléfono móvil. De hecho, esto es lo que hacen los operadores de call center al decirnos “manténgase en línea” y colocar una música mientras realizan alguna gestión.
  • Silenciar llamadas: Esto es similar a colocar la llamada en espera, solo que el cliente permanece en la llamada mientras no nos escucha. El objetivo de esta función es permitirnos realizar consultas sin que el cliente en línea se percate.

Todas estas son soluciones telefónicas que solemos encontrar en los dispositivos de una oficina: ordenadores con softphone o teléfonos empresariales de mesa. Ahora la centralita móvil nos coloca lo mejor de la centralitas voz IP, en el teléfono celular.

Centralita virtual para móviles: vigilando el trabajo

La centralita móvil es a grandes rasgos, un complemento que nos permite entrar a la centralita virtual desde el Smartphone. Esto le convierte en un complemento útil para incentivar el trabajo remoto. A partir del software de call center los empleadores pueden contratar a personal que trabaje desde su casa y controlar que estén conectados y realizando su labor.

De hecho, una empresa puede contratar desde España a personas de Colombia, Venezuela, La India o cualquier otro país para hacer labores de call center. A partir del uso de la centralita móvil estos podrán entrar a la centralita virtual de la compañía y realizar su labor desde la comodidad del teléfono móvil. Incluso si no tuvieran un ordenador, podrían laborar con tranquilidad.

De igual forma, un ejecutivo que esté de viaje realizando alguna negociación puede manejar la centralita virtual desde otro país. Básicamente, lo único que necesitará es conexión a Internet. Este complemento trabaja sin instalaciones ni tarjetas SIM especiales. Lo mejor es que todo lo que se hace en un dispositivo con usuario quedará registrado.

Es decir, que este complemento tiene muchas utilidades en la actualidad. Lo que en principio era un programa para actividades de call center, hoy en día permite vigilar el trabajo remoto, o garantizar herramientas de calidad a altos ejecutivos.

Ventajas de la centralita virtual para móviles de Neotel

La centralita virtual para móviles de Neotel es una de las más completas del mercado. Este es un servicio complementario de nuestro software pensado para llevar todas las propiedades del software de call center al móvil de los trabajadores. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

  • No hay límites: Neotel facilita a sus empresas contratantes la posibilidad de instalar la centralita móvil en todos los smartphones que sean necesarios. De esta manera, cada persona vinculada a la empresa podrá entrar al software desde su smartphone personal o empresarial.
  • Sin coste adicional: Todas las empresas que contratan el software de call center de Neotel cuentan con el servicio de Centralita móvil sin coste alguno. Garantizamos mayor conectividad para el trabajo sin solicitar pagos extras.
  • Sin instalaciones: La centralita móvil es parte del servicio del software de Neotel. Por lo cual, no se necesita ningún tipo de instalación adicional o programa para que pueda funcionar en los smartphones que la empresa contratante tenga.

La centralita móvil permite contar con todas las ventajas de la centralita virtual, pero en los equipos móviles. De esta manera, no es necesario que un empleado esté en la oficina para acceder a las funciones profesionales del gestor de comunicaciones de Neotel.

Software de call center: gestionando la comunicación empresarial

La centralita virtual es un programa que permite unificar la comunicación de toda una empresa. A partir de aquí, las compañías contratantes cuentan con la ventaja de comunicarse a través de la telefonía IP, la cual es más práctica y económica. Además, este software dota a los empresarios de múltiples herramientas útiles para potencializar el marketing y la atención al cliente de forma profesional. La mayoría de las compañías grandes trabajan con estos sistemas.

Aunque se le suele llamar software de call center, no se necesita tener un centro de atención al cliente para sacarle provecho a este programa. Incluso aquellas empresas que tienen pocos teleoperadores, pueden organizar su trabajo y hacerlo más eficiente a partir de este aplicativo y sus innovadores módulos. Por supuesto, es importante contar con un gestor de garantías, algo que no todas las centralitas voz IP del mercado pueden asegurar.

En Neotel tenemos uno de los programas más innovadores en el sector de la comunicación empresarial. Nuestro sistema es fácil de usar y no requiere de instalaciones y costes adicionales.  Lo mejor es que tenemos diseñados distintos planes para que ningún emprendedor se quede sin disfrutar de esta tecnología.

Grabadora virtual de llamadas premium: Implicaciones legales

En la actualidad casi todas las empresas realizan grabaciones de sus llamadas comerciales. El levantamiento de este backup cumple múltiples objetivos y suele ser algo muy común en los centros de atención al cliente. En este sentido, la grabadora virtual de llamadas premium suele ser una herramienta muy útil incluso por un tema de protección legal de las compañías.

Ahora bien, siempre se deben tener claras cuales son las razones legales por las cuales se pueden grabar las llamadas. De igual forma, las compañías que necesitan mantener este registro deben cumplir con ciertas estipulaciones también estipuladas en la ley.

¿Es legal utilizar el call recorder?

Según las leyes en España y Europa, existen escenarios bajo los cuales es legal grabar llamadas. De igual forma, en algunas condiciones la grabación de conversaciones con clientes puede ser ilícita. Según una jurisprudencia española del año 1984, grabar las conversaciones propias es legal, pero grabar las ajenas, no.

grabadora virtual de llamadas premium

Es decir, que las conversaciones en las que una persona participe pueden ser grabadas, e incluso divulgadas si no comprometen a un tercero. Ahora bien, si la conversación ocurre entre terceros y es grabada, dicha grabación es completamente ilegal. Por supuesto, este no es un escenario que suela ocurrir con las compañías y mucho menos frente a sus clientes. No obstante, es importante conocer un poco la base de la legalidad en la grabación de llamadas.

Entonces, es legal utilizar el call recorder en las llamadas empresariales, mientras se cumpla este principio básico de la legislación. Ahora bien, los emprendedores deben tener en cuenta que la compañía no es una persona natural y esto es importante. De igual forma, existen propósitos y formas correctas para garantizar que las grabaciones sean lícitas.

¿Cómo mantener la legalidad de las grabaciones de llamadas?

El tema legal con la grabadora de llamadas premium tiene que ver con el tratamiento de datos. Según la Ley Oficial de Protección de Datos (LOPD), el tratamiento de datos personales requiere del consentimiento de la persona afectada. Además, el instrumento jurídico es muy claro al indicar que este consentimiento debe ser “inequívoco”.

Ahora bien, es importante entender la lógica de cada tipo de llamada para saber lo que se puede hacer y lo que no. Se entiende que las llamadas entrantes que son hechas por la clientela a una empresa no requieren del consentimiento explícito durante la llamada. Este tipo de llamada se entiende como una de carácter profesional en donde no está en juego información de riesgo.

Ahora bien, si la llamada es realizada por agentes telefónicos de una empresa hacia un cliente, el consentimiento sí debe ser explícito y jamás sobre entendido. Es en estos casos se utilizan anuncios como “se le informa que su llamada está siendo grabada”. En ocasiones, es bueno informar al cliente datos como el sitio en donde se almacenará la grabación de la conversación. Esta es una buena forma de utilizar el call recorder.

Tres prácticas saludables para la grabación de llamadas empresariales

Por supuesto, todo aquello que se haga para mantener la legalidad dentro de la atención al cliente siempre es positivo. Es importante que los emprendimientos actúen de conformidad con la ley y puedan cubrirse las espaldas en todo momento. Las siguientes son tres prácticas saludables para evitar problemas por el uso de la grabadora virtual de llamadas premium:

  • Anunciarle al cliente que la llamada es grabada: Aun cuando no es necesario y menos si es el cliente el que llama, nunca está de más recordarlo. Recordemos que esta acción quedará grabada también como parte de la conversación y dotará el registro de legalidad. Anunciar esto no toma mucho tiempo, por lo que no tendría que afectar la efectividad en call center.
  • Reservar los datos solo por un tiempo: A nivel empresarial, la grabación de llamadas suele cumplir con un propósito. Una vez que esto ocurre, es crucial ir borrando el registro. La propia ley establece la necesidad de que se establezca un límite de tiempo útil para el almacenamiento de las grabaciones.
  • Utilizar las grabaciones para lo importante: Las empresas solo debe utilizar las grabaciones para asuntos estrictamente necesarios. Por eso, se debe evitar abusar de su manipulación o venderlos para otro tipo de actividades. De igual forma, se recomienda que exista un acceso restringido a los archivos, quedando en manos de un número pequeño de responsables que además estén calificados.

¿Para qué usar los registros del call recorder?

Queda claro que entender para que se usan las grabaciones guardadas por la grabadora virtual de llamadas premium es necesario. De hecho, la mayoría de las empresas utilizan este backup por las siguientes razones:

  • Para establecer contratos: Existen muchos servicios y productos que se venden vía telefónica. Todo esto supone contratos de palabra, los cuales son legales y válidos en España y en muchos otros países. En estos casos, la grabación permite demostrar que un contrato verbal fue establecido.
  • Para cumplir requisitos legales: Las leyes de protección de datos exigen respaldar información como por ejemplo las llamadas hechas a clientes. Lo importante aquí es que el almacenamiento sea seguro y que se mantenga solo por el tiempo necesario.
  • Por seguridad del cliente: La grabación de llamadas es bien vista cuando está dirigida a preservar el interés vital del cliente. Por ejemplo, los bancos deben grabar las llamadas de cada uno de sus clientes, debido a que la información clave puede ser de utilidad para ellos mismos.
  • Control de calidad: Las llamadas grabadas en el call center cumple sobre todo el objetivo de permitir evaluar la calidad de la atención al cliente. Esta es una de las labores más importantes que se cumplen gracias a la grabadora virtual de llamadas premium.

Mientras el backup de llamadas grabadas se utilice para este tipo de fines, todo estará en orden a nivel legal. Por supuesto, dependiendo del tipo de negocio los datos serán más importantes para una labor u otra. En todo caso, lo importante es no cometer abusos mediante el dominio de los datos personales.

Grabadora virtual de llamadas premium: más espacio

La grabadora virtual de llamadas premium es un módulo que graba y guarda las llamadas recibidas en la centralita virtual. Por lo general, el registro se guarda en un servidor virtual. A partir de aquí, el personal autorizado de la empresa podrá acceder al backup y revisarlo a detalle para realizar labores como las mencionadas en el punto anterior.

Por lo general, las centralitas VoIP tienen un espacio limitado para el almacenamiento de llamadas grabadas. Este cambia en función de la empresa contratada para suministrar el servicio de centralita virtual. Por ejemplo, con la centralita virtual de Neotel los clientes tienen grabaciones que se almacenan durante 60 días.

En cambio, los clientes que contratan el servicio especializado de grabadora virtual de llamadas premium, el límite de grabación es de dos años. Este módulo también otorga a nuestros clientes un espacio de almacenamiento de un terabyte. Esto permite cubrir las grabaciones de cualquier empresa, más allá del volumen de clientes atendidos que tenga.

La ventaja de contar con una centralita virtual

Contratar una centralita virtual permite agrupar todas las conversaciones grabadas de cada operador telefónico de la empresa. Esto es así, porque el trabajo de este programa es precisamente unificar la comunicación de la compañía mediante la telefonía IP. En este sentido, la grabadora de llamadas premium viene a ser un módulo del software.

Las centralitas VoIP permiten tener control y organización de las comunicaciones empresariales. Además, este tipo de programas tienen otras funciones y complementos útiles para mejorar la calidad de la atención y del marketing. A decir verdad, este es más que solo un programa para teleoperadores, siendo más parecido a un asistente empresarial

Poder tener el control total de las comunicaciones también permite mantener los temas legales bajo control. Esto es así, precisamente porque todos los operadores telefónicos deben conectarse por la centralita virtual. Además, la grabadora virtual permite verificar la gestión de cada agente y realizar actividades de adiestramiento para mejorar la atención.

Ventajas de la grabadora virtual de llamadas premium de Neotel

Neotel ofrece a los clientes su centralita PBX con el módulo de grabadora virtual de llamadas premium. Este módulo complementario está diseñado para aquellos emprendedores y empresarios que necesitan más espacio de almacenamiento. Entre sus ventajas están:

Mayor tiempo y espacio para el almacenamiento: Neotel ofrece un almacenamiento de hasta un terabyte el cual permanecerá durante dos años. Esta es una de las mejores propuestas del mercado en cuanto a capacidad.

Eliminación de la información: Otro aspecto positivo de trabajar con la centralita virtual, es que cada cierto tiempo la información se borra automáticamente. Esto permite cumplir con las leyes vigentes en materia de protección de datos.

Acceso a las grabaciones en cualquier parte: Lo mejor de trabajar con la centralita virtual de Neotel, es que como se trata de un programa alojado en Internet, puede ser utilizado en cualquier lugar. Lo único que se necesita es una conexión a Internet.

¿Por qué la centralita virtual es útil incluso para empresas sin call center?

Existe la idea de que la centralita virtual es un instrumento único y exclusivo del call center. Ciertamente, en sus inicios este aplicativo estaba dirigido específicamente a los centros de atención al cliente. No obstante, la evolución de esta herramienta y de la comunicación empresarial misma le ha convertido en un elemento útil y en muchos casos necesario en todo tipo de empresa.

No todas las empresas tienen call center y esto es una realidad. Ahora bien, cualquier compañía tiene hoy en día la necesidad de establecer comunicación con sus clientes. Incluso las firmas con servicios privados y dirigidas a sectores muy exclusivos, necesitan tener un sistema de comunicación unificado, económico y módulos tecnológicos que potencien la publicidad. Precisamente, todo eso lo garantiza la contratación de una centralita virtual para empresas.

¿Cómo funciona una centralita virtual?

centralita virtual

En un principio, la centralita era física y su trabajo esencial consistía en unificar diversos dispositivos telefónicos. De esta forma, todos los clientes podían llamar a partir de un solo número telefónico de atención dispuesto por la empresa. En la actualidad, ésta continúa siendo su función básica, aunque de una forma mucho más avanzada e incorporando otras funciones.

La centralita virtual permitió unificar toda la comunicación empresarial en un solo software utilizando nuevas tecnologías. A partir de aquí, las ventajas y funciones posibles se han multiplicado y son muy variadas. En principio, esta herramienta permite controlar la comunicación, aumentar su productividad y por supuesto abaratarla.

La incorporación de la nueva tecnología es crucial para lograr obtener todas estas ventajas y mucho más con bastante facilidad. Todo pasa por la telefonía IP, la unificación de la comunicación, la línea WebRTC y el almacenamiento en la nube. Todas estas innovaciones vigentes en la actualidad son el centro de la centralita virtual.

Abaratando la comunicación con la telefonía IP

Una de las razones por las cuales muchas empresas contratan el servicio de centralita virtual a pesar de no tener un call center es la telefonía IP. Esta tecnología consiste en migrar tanto los dispositivos telefónicos como la comunicación a protocolo de banda ancha. Esto significa, que cada llamada será sustentada por la conexión a Internet que tenga la compañía.

Esto es una gran ventaja porque la comunicación por Internet suele ser mucho más barata que la telefonía tradicional. De hecho, las empresas más grandes del mundo entienden la telefonía IP como una necesidad. A partir de esta, las comunicaciones se han abaratado y también, se han modernizado en los entornos empresariales.

Las personas están cada vez más acostumbradas a llamar y videollamar utilizando conexión a Internet. Con la centralita virtual, toda una empresa puede migrar a esta tecnología, incluso utilizando sus dispositivos telefónicos habituales, o mediante ordenadores. La inversión es mínima y siempre hay soluciones que permiten abaratar la compra de dispositivos o de algún equipo especial para asegurar la conectividad de los teléfonos.

¿Por qué es importante unificar y controlar la comunicación?

Una de las grandes funciones de la centralita virtual para empresas es que unifica toda la comunicación telefónica. Este software es básicamente un entorno en donde todos los dispositivos telefónicos están conectados y aquellos que lo usen, deben entrar en él. De esta manera, todo lo que ocurra en las llamadas queda registrado.

Esto tiene múltiples ventajas que son valiosas para casi cualquier tipo de compañía. En principio, la centralita virtual permite grabar todas las llamadas, lo cual es básicamente una protección legal. Además, en caso de irregularidades cometidas por los empleados, como por ejemplo el maltrato a un consumidor, este programa permitirá revisar las conversaciones gracias a su grabadora de llamadas.

Todo lo que hacen los trabajadores que tengan teléfonos asignados en la empresa puede ser verificado. Incluso esta herramienta permite controlar la gestión de aquellos empleados que realicen algún trabajo remoto. Este servicio cuenta incluso con el módulo de centralita virtual para móviles, el cual permite operar desde un smartphone.

Línea WebRTC profesional: útil en estos tiempos

La línea WebRTC parece algo super complicado, pero en realidad es una tecnología que utilizamos todo el tiempo. Básicamente, este es el sistema que usamos cuando chateamos en una red social o al hacer una videollamada. La novedad con la centralita virtual es que permite contar con recursos de conversación en tiempo real propios.

Es decir, que en vez de utilizar una red social para realizar una videoconferencia, la centralita virtual provee a las empresas de un sistema propio. Esto es un gran paso hacia la profesionalización de un emprendimiento y las personas que entren en interacción con la empresa, tendrán una buena impresión de ella. De hecho, a partir de este servicio las compañías contarán con un número de teléfono para conexiones de telefonía IP.

Lo mejor es que esta es apenas una función o un módulo de todos los que la centralita virtual provee a las empresas. Por supuesto, cada software es diferente y tiene sus propios complementos y aplicativos. La centralita de Neotel es una de las más innovadoras del mercado y tiene módulos más que interesantes que facilitan las labores de marketing.

Almacenando los datos de la compañía

La centralita virtual también cumple la función de almacenar información. En el pasado, las empresas debían instalar centros de datos muy costosos para poder cumplir con esta faena. No obstante, las centralitas virtuales baratas o costosas permiten realizar los backups en Internet. Básicamente, este programa aprovecha la tecnología de almacenamiento en la nube.

De hecho, la grabadora de llamadas de la que se hizo mención anteriormente funciona a partir de este tipo de almacenamiento. Existen límites de almacenamiento, pero siempre es posible obtener una ampliación del servicio. Por ejemplo, en Neotel ofrecemos un servicio de grabadora Premium, el cual pone a disposición de los contratantes un terabyte de memoria.

Añadido a esto, la centralita virtual trabaja con bases de datos como el CRM. Este es un sistema interactivo que permite la construcción de perfiles de usuarios, con procesos comunicacionales y organizativos bastante interesantes. De hecho, este complemento es mucho más que una base para guardar información. Se trata más bien de un sistema de información orientado al marketing y las ventas.

La centralita virtual incorpora módulos de marketing

Decir que la centralita virtual tiene implementos que facilitan el telemarketing no le haría justicia a este programa. Algunos de sus módulos complementarios como el marcador progresivo, el predictivo y el robot call sí se enfocan en el mercadeo vía llamada telefónica. También destaca el aplicativo de envío de SMS masivo, el cual es uno de sus mayores fuertes.

No obstante, en la actualidad algunas funciones de la centralita virtual para empresas trascienden al telemarketing. Implementos como el fax virtual y algunos plugins para páginas web así lo confirman. Lo mejor es que con el tiempo van saliendo nuevas actualizaciones y herramientas afines. Este programa no pierde vigencia y siempre trae nuevas soluciones tecnológicas en materia de comunicación.

Tener el servicio de centralita virtual permite iniciar una empresa bastante eficiente desde la comodidad del ordenador. No se necesita un espacio físico, ni grandes equipos o personal, esta herramienta optimiza la forma en que se organiza el trabajo y la interacción comercial.

Lo mejor es que podrás crear tu centro de atención

Como queda claro al principio del artículo, la centralita virtual es útil para las empresas incluso cuando estas carecen de un call center. Esto es así porque resuelve muchos problemas. Ahora bien, lo mejor de este tipo de software es que permite a las compañías instalar un call center o centro de atención en caso de ser necesario.

Es decir, que contratar centralita virtual para empresas facilitará la futura creación de un call center si la empresa lo necesita. En ese caso, todo lo que se tendrá es que contratar un número de conexiones o extensiones por cada operador que vaya a trabajar. A estas personas se les asigna un usuario y el acceso a la plataforma y pueden comenzar a trabajar. En el caso de Neotel, todo es muy práctico, sencillo y sin instalaciones porque todo el sistema está alojado en Internet. Solamente se necesita una conexión a banda ancha.

Poco importa si la empresa cuenta con espacio suficiente para instalar un call center, con ordenadores y todo lo que eso implica. Se puede tener pocos operadores y las propias herramientas de la centralita virtual con llamadas ilimitadas, ayudará a mantener una buena producción en llamadas salientes o entrantes. Precisamente, su labor es optimizar los recursos y el esfuerzo.

Lo mejor es que no existen centralitas virtuales baratas que por ser así, sean peores. Quizás algunas no son tan completas, pero la característica básica de toda centralita virtual es que abarata los gastos y permite operar a partir de una inversión razonable. En Neotel tenemos los mejores planes y módulos para este tipo de software, contando con 20 años de experiencia en el mercado de las soluciones empresariales. Contáctanos y pregunta cualquier duda que tengas al respecto.

5 tipos de campañas que pueden hacerse mediante el robot call

El crecimiento empresarial tiene mucho que ver con la capacidad que tienen las firmas de estar siempre presentes. Esto implica a su vez, abarcar cada canal comunicacional disponible para que los consumidores recuerden a la empresa. Muchos emprendedores aún no entienden esto y por eso construyen sus propuestas comerciales únicamente a base de redes sociales. A decir verdad, recursos como el robot call pueden contribuir a dar el gran salto comercial.

No todos los emprendedores están familiarizados con el uso de este aplicativo. Sin embargo, este forma parte de nuestras vidas y de vez en cuando entramos en contacto con él, en calidad de consumidores. Ahora bien ¿Qué es el robot call? Y lo más importante… ¿Cómo puede ser utilizado para amplificar la presencia de una empresa?

¿Qué es el robot call?

robot call

El robot call es un aplicativo que permite realizar llamadas en las cuales se lanza un mensaje locutado. Es decir, que, en vez de hablar con un operador telefónico, el receptor de la llamada escucha una grabación. Se utiliza la palabra de “robot” debido a que el parlamento es programado y ejecutado por una operadora robotizada.

El robot call forma parte de la vida cotidiana de los usuarios de Smartphone, aunque muchas veces no se caiga en conciencia de ello. Cuando la operadora telefónica lanza una llamada e indica la fecha y el monto de facturación del mes, estamos en presencia de aplicativos de este tipo. De la misma forma, esto ocurre con otras compañías de servicios y hasta puede ser implementado con otro tipo de negocios.

Muchos comerciantes prefieren utilizar servicios de mensajería de redes sociales, pero es posible explotar el robot call también en esos casos. Básicamente, esta es una herramienta automatizada que permite al emprendedor extender cualquier tipo de mensaje publicitario o informativo. Es por eso que, como herramienta de comunicación empresarial, puede utilizarse en distintos tipos de campaña.

¿Cómo funciona el robot call?

Existen muchos programas o módulos de robot call, con distintas capacidades e interfaces. Lo esencia es tener un espacio en donde se puedan programar los mensajes y el listado de números telefónicos a los cuales se direccionarán las llamadas. Ambas cosas se configuran para poder realizar el envío masivo de llamadas locutadas.

En este sentido, el robot call viene a ser básicamente un lanzador de llamadas. Solo que, en vez de ser atendidas por un operador, en estas el mensaje será locutado por una máquina. Para colocar el mensaje publicitario que el emprendedor quiere dar a su audiencia o clientela, simplemente lo escribirá y el robot lo repetirá.

Cuando se utiliza el robot call se lanza un gran número de llamadas en simultáneo. Todo dependerá de los límites de cada aplicativo y por supuesto, de la cantidad de números telefónicos hacia los cuales se marcará cada llamada. La dificultad para utilizar el programa depende de la interfaz, aunque Neotel tiene una de las más sencillas e intuitivas del mercado.

Ahora quizás muchos se hagan la siguiente pregunta ¿Qué tipo de mensaje o campaña publicitaria puedo hacer con esta herramienta? A continuación, daremos algunos ejemplos.

5.- Campaña de cobranza: la más popular

Es muy fácil recordar el robot call gracias las compañías de servicio que hacen llamadas recordando facturación. Los grandes emporios telefónicos suelen utilizar un tipo de robot call automatizado bastante avanzado que permite indicar al cliente el monto que debe pagar en el mes, así como la fecha limite para hacerlo, o fecha de corte.

Por supuesto, esta es aun aplicación de los lanzadores de llamadas automáticos que suele favorecer a las empresas de servicios. Ahora bien, los únicos que ofrecen este tipo de producto no son solamente los bancos y las compañías telefónicas. Por ejemplo, un profesor de karate, el dueño de un gimnasio, o un académico que da clases virtuales, pueden aprovechar este recurso para mostrar sofisticación.

4.- Promoción de un nuevo producto

Muchas tiendas no saben como promover sus nuevos productos y se quedan en las típicas publicaciones en redes sociales. Con el Robot Call, se puede alertar a los clientes sobre el nuevo lanzamiento de un bien o servicio. Para esto, simplemente se construye una narrativa publicitaria y se dirigen las llamadas a clientes realmente fieles a la marca.

Para este tipo de campaña es fundamental conocer un poco sobre los gustos, compras previas y el nivel de consumo del cliente. Este tipo de mensaje debe ser bien orientado y no puede ser muy repetitivo, o de lo contrario podría causar una respuesta adversa por parte de los usuarios. No obstante, es una excelente alternativa.

2.- Invitación a eventos

Algunas empresas suelen realizar actividades presenciales como parte de su estrategia de fidelización. Un full day, fiestas, eventos de entretenimiento o conciertos. En ocasiones también ase realizan charlas o conferencias, dependiendo del tipo de servicio o producto comercializado.

En todo caso, el robot call es muy útil para anunciar este tipo de actividades que suelen ser ocasionales. Precisamente, al ser asuntos muy especiales, se pueden utilizar las llamadas robotizadas sin que eso signifique una molestia para los clientes. Sin duda alguna, muchos de los consumidores más fieles se sentirán felices de ser invitados por la compañía a pasar un día diferente.

2.- Promoción de concursos y ofertas especiales

El robot call es el medio ideal para informar a los usuarios sobre nuevas promociones de concursos y ofertas especiales. De hecho, suele ser más conveniente promocionar este tipo de acción de fidelización mediante una llamada, que por mensajería escrita. Los consumidores se podrían sentir más estimulados cuando escuchan que pueden recibir algo, que cuando lo leen.

Así que aquellos negocios que tengan temporada especial de rebajas, ofertas o que realicen sorteos, pueden utilizar el robot call para anunciarlo de forma masiva. En este caso, si es muy positivo realizar campañas muy nutridas, con listas telefónicas amplias e incluso, varias tandas del mensaje.

1.- Mensajes de fidelización

Parece algo de poca importancia, pero la fidelización es importante en cualquier tipo de negocio. Tener cercanía con el cliente y recordarle que la empresa está allí para sus clientes es positivo. Lo mejor es que no se necesita mucho para llevar a cabo esta labor. Una felicitación de cumpleaños o de navidad, o recordar algún dato importante suele ser más que suficiente.

Las empresas más activas a nivel comunicacional suelen aprovechar cualquier cosa para comunicarse con sus clientes. Puede ser un día feriado, el inicio de las vacaciones, o incluso un mensaje obligatorio exigido por la ley. Todas estas son oportunidades para que la compañía haga acto de presencia y que mejor forma que hacerlo mediante una llamada del robot call.

Robot call: telemarketing efectivo y vigente

Hablar de telemarketing no implica regresar al pasado. Esto no es así, porque incluso en la era del internet aún revisamos las páginas de ecommerce haciendo uso del teléfono inteligente. Mientras las personas continúen prestando atención a sus smartphones, el marketing telefónico seguirá vigente siempre que sea inteligente.

Se suele establecer que el telemarketing es molesto y hasta abusivo. Por supuesto, tener a una empresa que llama dos veces al día vendiendo un producto o servicio es algo incomodo. Pero herramientas como el robot call, permiten una comunicación rápida y que muchas veces no es vista como algo demasiado excesivo en cuanto a prácticas publicitarias.

Las estadísticas indican que las conversaciones telefónicas empresariales están arraigadas en los consumidores. Ahora se sabe, que muchos clientes esperan que sus empresas favoritas se comuniquen con ellos por medio de algún tipo de contacto telefónico. Precisamente, el robot call permite hacer esto sin generar muchas incomodidades, dando el mensaje conciso y corto a los usuarios.

Centralitas virtuales: vitales para el uso del robot call

Por lo general, el funcionamiento de los lanzadores de llamadas automáticos depende del uso de centralitas virtuales. Es posible que existan algunos programas por separado que no dependan de este software. No obstante, es mucho más fácil utilizar aplicativos como el robot call teniendo un programa que gestione y unifique las comunicaciones de la empresa.

En el caso de otros lanzadores de llamadas como el progresivo y el predictivo, el uso de la centralita virtual es necesario. Este programa base de telefonía IP proporciona información necesaria para el funcionamiento de este tipo de sistemas. Más allá de eso, las centralitas virtuales tienen múltiples funcionalidades útiles para cualquier tipo de emprendimiento. Con ellas, se puede gestionar toda la comunicación, verificar estadísticas, tener un soporte de las llamadas y contar con otros módulos de marketing.

En Neotel contamos con una de las centralitas virtuales más innovadora y estable del mercado. Al obtener esta, nuestros clientes pueden solicitar el módulo de robot call y otras soluciones avanzadas para la comunicación empresarial. Revisa nuestros planes adaptados para casi cualquier tipo de empresa y amplifica el alcance de tu propio negocio.

¿Alto volumen de clientes y ventas? usa el marcador predictivo

Llega el momento en la vida de todo negocio en que las cosas comienzan a crecer. Los usuarios se convierten en consumidores, las ventas suben y de repente, los emprendedores se enfrentan a grandes cantidades de llamadas y pedidos. En caso de comenzar a vivir ese proceso, tener una centralita virtual con el módulo de marcador predictivo, es la solución.

Hoy en día están muy de moda los pequeños comercios individuales y las marcas personales. A decir verdad, una sola persona puede comenzar un negocio y sacar rentabilidad del mismo. Con el tiempo, se aprende a mejorar en aspectos como el marketing, la atención, la compra de mercancía, entre otros. Sin embargo, aquellos que tienen un buen producto entre manos podrían verse superados por la demanda. En estos casos, las herramientas para callcenter permitirán asumir la carga.

El problema de los negocios individuales

marcador predictivo

Muchas personas inician un negocio solas, con alguna mercancía, un ordenador y su smartphone. Por supuesto, comenzar es lo más importante y poco importa si el inicio se hace con pocos recursos. Ahora bien, llega un momento en donde 10 pedidos semanales, se convierten en 200 y hasta más. Atender las redes sociales, las llamadas, los pedidos, empaquetarlos y enviarlos sin que algo salga mal, es trabajo que no puede ser abordado por una sola persona.

De igual forma ocurre con las labores de marketing, bien sea telefónico o digital. Muchos vendedores apuestan por estrategias de comunicación activa para incrementar las ventas. Esto implica que el emprendedor envía promociones, nuevos productos y se mantiene en contacto con su grupo de consumidores y usuarios. Este tipo de técnicas suele ser muy efectivo, pero implica una inversión de esfuerzo.

Cuando el volumen de ventas y clientes aumenta, lo primero que se debe hacer es contratar personal. Mientras más crezca la empresa, mayor deberá ser el número de encargados en las distintas áreas de trabajo. Lo segundo, es garantizar la productividad de las personas encargadas de la atención al cliente y el telemarketing. En el caso del último, el marcador predictivo es la mejor solución para obtener buenos resultados.

¿Qué son los lanzadores de llamadas?

Los lanzadores de llamadas o marcadores automáticos, son sistemas que realizan por sí solos la marcación a números telefónicos de la clientela. Este tipo de aplicativo es capaz de realizar varios contactos de forma múltiple. Para ello, se programan listas de números telefónicos y se autoriza la realización de llamadas.

Según el método escogido para realizar las llamadas, estos programas se dividen en marcador progresivo y predictivo. El espacio que hay entre cada lanzamiento de llamada se definirá por el funcionamiento del sistema. Por ejemplo, la función de llamadas progresivas permite establecer contacto poco a poco, en función de la disponibilidad de los operadores. Este aplicativo está diseñado para departamentos pequeños, en donde hay un flujo comunicacional moderado.

En el caso del marcador predictivo, el lanzamiento de llamadas suele ser más rápido. Como su nombre lo indica, la automatización de esta herramienta tiene la labor de predecir. Ahora bien… ¿Qué es lo que debe predecir?

Marcador Predictivo: Predicciones para mejorar cada vez mas

El marcador predictivo es un lanzador de llamadas inteligente. Esto es así, porque su función es predecir cada cuanto tiempo puede lanzar llamadas para que los operadores atiendan a los clientes contactados. Para hacer ese cálculo, el software cuenta con un logaritmo que cruza distintas estadísticas propias del departamento en donde es utilizado.

Por lo general, el sistema tiene en cuenta estadísticas como el tiempo promedio de llamada, los intervalos en los que hay operadores en línea y la cantidad de llamadas que se hacen al día, entre otros. Al conocer estos datos, el marcador predictivo establece o predice un lanzamiento de llamadas más eficiente, que permita cumplir con el objetivo de mejorar la productividad. Es así, como poco a poco los departamentos de contactos salientes o de telemarketing pueden mejorar con el paso del tiempo.

Los programas de llamadas de este tipo utilizan principios de la inteligencia artificial. De hecho, este es un programa muy avanzado e incluso más complejo que el marcador progresivo. Por supuesto, ambas herramientas para callcenter están dirigidas para distintos tipos de empresas.

Marcador predictivo: ¿Para quiénes tiene mayor utilidad?

Como se estableció anteriormente, el marcador predictivo es ideal para centros de atención grandes, con amplio volumen de clientes y llamadas. Básicamente, cualquier empresa grande puede utilizarlo y mejorar su productividad en labores de llamada saliente. Las siguientes compañías pueden aprovechar al máximo esta herramienta:

  • Empresas de servicio: El marcador predictivo es ideal para firmas que venden servicios. En este grupo entran los bancos, las corredoras de seguros, servicios de televisión por suscripción, entre otros. Esto es así porque este es el tipo de negocio que suele tener una mayor cantidad de clientela y una incipiente necesidad de mantener el contacto con los usuarios.
  • Compañías con grandes carteras de clientes: Una compañía que no es muy grande, pero que tiene numerosos contactos telefónicos aprovechar este recurso para hacer más ventas, promociones y otras actividades similares.
  • Firmas con departamento de cobranzas: Muchas firmas pueden aumentar la productividad de sus departamentos de cobranzas con el marcador predictivo. En estos casos, se pueden realizar llamadas recurrentes a los deudores. Esta es una táctica muy extendida y permitida en algunos países.

Funciones del marcador predictivo

Los lanzadores de llamadas tienen la función básica de hacer el marcaje de las llamadas. No obstante, cada tipo de marcador tiene sus características particulares. El marcador predictivo cumple puntualmente las siguientes funciones en el departamento de llamadas salientes:

  • Lanza las llamadas en automático: La idea de que un software lance las llamadas, es evitar que dicha labor dependa de los operadores humanos. De esta manera, se asegura una productividad continua a la hora de realizar la faena y lograr los objetivos de cada campaña.
  • Medición de las estadísticas: El marcador predictivo opera haciendo un análisis matemático de la actividad de cada call center. Es decir, que su marcaje es inteligente, eficaz y adaptado a la realidad de cada oficina. De esto se trata también la labor predictiva.
  • Mejora el desempeño del departamento: El marcador predictivo es fundamental en el desempeño general del call center. No obstante, más allá de mantenerlo, este trata de lanzar llamadas con el objetivo de mejorar cada vez más la productividad. En pocas palabras, la mejora del desempeño es parte de su funcionamiento habitual.

¿Cómo este sistema obtiene las estadísticas que requiere?

El marcador predictivo es un módulo que forma parte de las centralitas PBX. A decir verdad, este es el software base que ofrecen empresas como Neotel. Es importante destacar que la centralita virtual unifica y gestiona toda la comunicación empresarial, la cual además ocurre por medio de telefonía IP cuando se implementa este tipo de programa.

Al utilizar el protocolo de Internet, todos los registros y datos sobre las llamadas quedan almacenados en la centralita virtual. De hecho, una de las funciones básicas de este software es la verificación de los datos en los departamentos de call center y telemarketing. Precisamente esto es posible, gracias a la unificación de toda la comunicación y su migración a las llamadas por Internet.

Es gracias a las centralitas PBX que los programas de llamadas como el marcador predictivo pueden obtener los datos para su funcionamiento. Por lo general, un algoritmo unifica varias estadísticas del call center predefinidas, realiza cálculos a partir de fórmulas y esto permite una marcación de llamadas orientado a fomentar la productividad. Básicamente todo está interconectado y esto indica la importancia que tienen los softwares para call center, aun cuando no se tenga uno.

Lo mejor es que estas son apenas algunas de las funciones y programas usados en call center. A decir verdad, la centralita virtual tiene muchas más funciones eficientes y útiles aplicables a la comunicación empresarial.

Centralitas PBX: Neotel tiene la más innovadora

Las centralitas virtuales organizan y cambian la forma en la cual se trabaja con la atención al cliente. Utilizarlas permite controlar y gestionar mejor la comunicación de llamadas salientes o entrantes. No importa si el emprendedor contratante quiere un centro de atención a cliente o herramientas para el marketing: estos softwares pueden abarcar ambas facetas.

A decir verdad, las centralitas PBX son mucho más que programas para call center. En realidad, tiene que ver más con un compendio de herramientas que resuelven distintos problemas comerciales. Entre nuestros módulos tenemos bases de datos, plugins para páginas web, mecanismos de publicidad y por supuesto, la migración a telefonía IP. Esto último es una gran solución para cualquier tipo de empresa, debido a que abarata el coste de la comunicación.

En Neotel tenemos distintos planes para aquellos emprendedores interesados en nuestras herramientas para callcenter. Desde los más pequeños o que están comenzando y hasta las firmas más reconocidas, todos pueden contar con un servicio ajustado a su presupuesto. Si quieres información al respecto, contáctanos.