Cada empresa necesita su propia configuración y prestaciones y para eso estamos en Neotel: para ofrecerte y configurar el sistema de telefonía que de verdad necesitas.
Las posibilidades de configuración de las centralitas son infinitas y cada empresa es un mundo.
En Neotel estamos muy acostumbrados a que nos llamen nuevos clientes para saber si la configuración que tienen en mente es viable o no con nuestra centralita. Y en el 99% de los casos sí que podemos hacerla y la empresa consigue justo lo que necesita.
Dependiendo de con qué operador de telefonía IP contrates la centralita virtual dispondrás de una u otras prestaciones. Si alguna prestación es esencial para ti y no estás seguro de si la centralita lo tiene lo mejor es que llames al operador y preguntes.
No todas las centralitas virtuales ofrecen las mismas posibilidades. Pero las prestaciones principales sí que las ofrecen todas las centralitas virtuales. Por prestaciones principales me refiero a llamadas simultáneas, extensiones, locuciones, colas de espera, menú de opciones, música en espera, horarios y transferencia de llamadas.
Además de estas prestaciones las centralitas virtuales ofrecen mil posibilidades más, como desviar las llamadas a los móviles, utilizar numeración de otras provincias o países, informes de llamadas avanzados, robar llamadas, crear reglas de llamadas entrantes y mucho más.
Lo anterior eran las prestaciones más importantes para una empresa pero las hay más llamativas que son impensables sin una centralita. Las siguientes prestaciones son las que sirven para mejorar la satisfacción del cliente y ahorrar tiempo a la empresa:
1. Utilizar el teléfono de empresa desde fuera de la empresa. Como funciona a través de Internet puedes atender llamadas y llamar con el número de la empresa con tu smartphone desde cualquier lugar con conexión a Internet.
2. Transferir llamadas. Cuando una empresa no tiene centralita telefónica y hay que pasar una llamada lo que se pasa es, literalmente, el teléfono. Con la centralita virtual basta con llamar al compañero y pasarle la llamada. Mucho más cómodo.
3. Horarios de atención telefónica. ¿Qué sucede cuando llaman y tu empresa está cerrada? Sin una centralita virtual la llamada suena y suena sin que nadie responda. Con la centralita virtual lo habitual es mostrar un mensaje indicando que la empresa está cerrada, el horario de atención telefónica y que la llamada termine en el buzón de voz. Ya no tiene por que perder llamadas aún cuando llamen fuera del horario laboral.
4. Cola de espera. ¿Qué pasa cuando llaman a tu empresa y todos los trabajadores están al teléfono? Con la centralita virtual no se pierde esa llamada si no que va a una cola de espera. La cola de espera almacena las llamadas con música en espera y las remite a los teléfonos libres. Las colas de espera además permiten establecer distintas estrategias de timbrado: que suenen las llamadas en todas las extensiones, dar prioridad a determinadas extensiones, a la extensión que lleva más tiempo libre, etc.
5. Menú de opciones / secretaria automática. Esta opción de la centralita virtual permite al llamante seleccionar con qué departamento quiere hablar y envía la llamada a la persona adecuada. Permite ahorrar tiempo a la empresa, que no tendrá que transferir la llamada de una persona a otra hasta llegar a la correcta.
6. Mensaje de bienvenida. Cuando llaman a la empresa se escucha un mensaje de bienvenida indicando el nombre de la empresa y cualquier otra información pertinente.
¿Qué más puedo hacer con una centralita virtual?
Estas 2 prestaciones básicas de la centralita virtual se traduce en no perder llamadas. Independientemente de si hay alguien o no hablando por teléfono, si alguien llama no saldrá ni el tono de comunicando ni el buzón de voz: la llamada irá a los teléfonos que están libres.
Lo más básico que permite una centralita virtual y que es imprescindible en toda empresa con más de 2 empleados es:
1. Una extensión por usuario = cada trabajador tendrá su propia línea. La centralita virtual permite crear extensiones para cada usuario. Esto supone un mayor control, mejor distribución de llamadas y posibilidad de transferir llamadas entre compañeros.
2. Atender varias llamadas de forma simultánea. Con la centralita virtual 5 trabajadores, o 100 trabajadores, pueden estar hablando al mismo tiempo con clientes. El límite de las 2 llamadas simultáneas se pierde y la empresa puede contratar tantas llamadas simultáneas como necesite.
Una centralita virtual sirve para administrar el servicio de telefonía de una empresa, mejorar su funcionamiento y ofrecer un mejor servicio al teléfono frente a clientes y colaboradores.
¿Para qué sirve una centralita virtual?
¿Para qué sirve una centralita virtual? ¿De verdad la necesito? Son las preguntas habituales en las empresas cuando necesitan disponer de varias extensiones y llamadas simultáneas. En este artículo explicamos para qué sirve una centralita virtual de modo que decidas si es necesaria o no en tu empresa.
Has elegido la centralita virtual como la opción de servicio de comunicaciones para tu empresa.
Si es así, al momento de elegir tu servicio deberás considerar varios detalles que van más allá de las experiencia y reputación de la empresa prestadora del servicio. ¿Cuáles son estos detalles?
Rasgos deseados en tu centralita virtual
Claramente al momento de elegir tu servicio es esencial que tengas claras las necesidades de tu empresa y de acuerdo a ellas elijas tu servicio. Pero, de forma general, podemos decirte que hay ciertos rasgos que no deberías dejar de considerar:
- Que sea un servicio de centralita virtual que no te exija invertir grandes cantidades de dinero y que puedas contratar solo el tiempo que necesites. Es decir, que realmente sea un servicio virtual, que no requiera de costosas instalaciones, y que te permita desistir del servicio cuando te sea pertinente.
- Igualmente, deberías optar por una centralita que te brinde asistencia remota, pero que también te permite gestionarla de manera online.
- Claramente, si quieres elegir la mejor centralita debes optar por aquella que te presente funcionalidades avanzadas sin exigirte realizar instalación alguna.
- Por ejemplo, dentro de las funcionalidades deseadas se encuentran el servicio call me back que te permite solicitar información de manera inmediata por medio de conexión. También se encuentra el fax virtual o las famosas herramientas para realizar encuestas de telemarketing.
- Otras famosas herramientas para realizar encuestas de telemarketing avanzadas y que son funcionalidades que resultan muy atractivas y de gran beneficio para la empresa son las estadísticas de las llamadas entrantes así como la grabación de las mismas.
En realidad, las funcionalidades a elegir son muchas (SPY & Whisper, integración de móviles, señalización de extensiones, verificación, posicionamiento en cola, meeting room, etc) y por ello antes de hacerse con un servicio de Centralita virtual será necesario tener claro lo que se necesita y desea obtener del servicio.
