Fax virtual: Integrando la tecnología del pasado con el presente

Las empresas logran mayor vigencia y oportunidades comerciales mientras abren mayor espacio para la comunicación. Poco importa el tipo de negocio o servicio ofrecido, lo importante es poder conectar con los clientes y demás actores de todas las formas posibles. En este sentido, el fax virtual se constituye en una excelente herramienta para integrar la tecnología del pasado con el presente.

Existen muchas empresas y personas que aún no se han actualizado totalmente a nivel tecnológico. Más allá de esto, el principal objetivo de las compañías es obtener la mayor cantidad de oportunidades comerciales posibles. Pensando en ello, es fundamental poder utilizar todos los canales y métodos de comunicación posible para facilitar la comunicación. Ahora bien, ¿Sabes qué es el fax virtual?

¿Qué es un fax?

fax virtual

El fax es un aparato tecnológico que fue muy popular en las décadas de los ochentas y noventas. De hecho, su impacto fue muy pronunciado en el mundo empresarial y comercial de esa época. Tiendas, empresas, consultoras, instituciones y demás entidades lo convirtieron en un recurso casi indispensable por la facilidad que ofrecía para el envío y recepción de documentos y comunicaciones comerciales.

El fax es un aparato que permite enviar mensajes mediante transmisión telefónica. Los materiales son escaneados impresos y posteriormente enviados a través de números telefónicos asignados para los faxes. Su funcionamiento consiste en convertir el material escaneado en mapa de bits, siendo transmitido por señales eléctricas a partir del sistema telefónico tradicional.

Este equipo incorpora tres aparatos en uno para ejercer sus funciones: un escáner, una impresora y un módem. Hasta el día de hoy muchas oficinas mantienen un fax para el envío y recepción de material impreso. En algunos casos esto ocurre debido a una falta de actualización tecnológica y en otros, como un mecanismo de emergencia para mantener la comunicación en caso de que las comunicaciones presenten fallas.

Si en algún momento la conexión a Internet presenta problemas, las empresas pueden mantener el flujo de información a partir de este aparato. Es por eso que muchas compañías conservan su viejo fax o incluso, todavía le dan uso. Entendiendo esto, nace el concepto de fax virtual que implica la actualización importante de este tipo de tecnología.

El fax virtual: Una actualización necesaria

El fax virtual es un servicio que permite a las compañías adecuar medios actuales al formato de comunicación del fax tradicional. Su principal función es permitir enviar y recibir faxes a un correo electrónico. En realidad, el concepto implica que los mensajes puedan transmitirse entre un dispositivo con conexión a Internet y este aparato tradicional.

Las funciones del fax virtual son básicamente dos: enviar información a un fax o recibirla al correo electrónico. También está la posibilidad de hacerlos desde una página web o desde un archivo de Office. Esto garantiza una adaptabilidad importante para establecer comunicaciones con otras compañías.

El fax virtual permite conciliar la tecnología de hace veinte años con los recursos de comunicación por Internet actuales. De esta forma, las empresas abren otra posibilidad para el intercambio de información importante. A su vez, esto genera mayores oportunidades comerciales porque la interacción se simplifica.

Muchas empresas aún utilizan el fax

Según una encuesta del IDC, al menos el 82% de los trabajadores de 200 empresas aún envían faxes. Muchas firmas mantuvieron la costumbre de firmar y enviar documentos legales durante los años ochentas y noventas. Es por ello, que la costumbre de utilizar este aparato aún está arraigada en el mundo empresarial.

En España el uso del fax pareciera ser algo muy residual. Sin embargo, muchos trámites de carácter legal deben realizarse mediante burofax según lo que estipulan las leyes. Este tipo de comunicación es muy positiva para enviar información delicada de forma segura y urgente.

En países como Japón, Alemania y Estados Unidos el uso del fax está mucho más arraigado. Esto implica que muchas empresas a nivel global necesitarán recurrir al fax virtual cuando realizan intercambios y acuerdos transnacionales.

Tres actividades en donde aún se utiliza el fax

Las empresas que trabajan en el campo de la salud están acostumbradas a recibir y enviar fax online. En las clínicas, consultorios y empresas proveedoras de equipos médicos, se sigue implementando con frecuencia este aparato. Una de sus mayores aplicaciones en hospitales es el envío de historias clínicas de pacientes de forma segura a través de este método. Esto es necesario, pues se trata también de no depender del Internet que siempre puede fallar.

En España las instituciones públicas de todo tipo tienen contemplado el envío de documentos vía fax. Esto es algo que se hace con menor regularidad con el paso del tiempo. No obstante, la seguridad que proveen este tipo de envíos sigue siendo un punto a favor. Los despachos de abogados e instituciones judiciales tampoco han renunciado del todo a esta tecnología.

Muchos negocios pequeños también implementan el fax para enviar contrataciones, facturas y pedidos. En este caso, la ventaja suele ser también económica, porque este es un método que no implica muchos gastos. Por otro lado, muchos comerciantes están acostumbrados a esta tecnología y prefieren mantenerse en ella.

El fax virtual acerca a las empresas

Todo lo dicho anteriormente indica que casi todas las empresas deberían tener a disposición un servicio de fax virtual. Contar con esta herramienta facilita sobre todo las comunicaciones entre empresas. A decir verdad, muchos proveedores y compañías aún envían documentación a través de faxes.

Imaginemos que un emprendedor necesita comprar mercancía y encuentra a un proveedor con buenos descuentos. El único problema es que quien hace la proveeduría no trabaja mediante correo electrónico y solo utiliza faxes en sus negociaciones. Precisamente el fax virtual permite a las empresas adaptarse a este tipo de situaciones para su beneficio.

Es probable que individuos que sean potenciales clientes no utilicen este tipo de artefacto. No obstante, a las firmas que ofrecen servicios a otras compañías si les conviene tener la capacidad de enviar y recibir faxes. Es en estos escenarios en donde el fax virtual adquiere otra dimensión.

Se debe entender al fax virtual como una herramienta que facilita las negociaciones entre pares. De hecho, esta función simplificará el papeleo propio de las compras empresariales. La dinámica comercial de cualquier negocio se facilita sin importar si se trata de una tienda, un local, una empresa de servicios o cualquier otra modalidad.

¿Cómo funciona el fax virtual?

El fax virtual es un servicio que funciona de forma muy similar a la centralita IP. No se trata de un programa complejo que requiera ser instalado o configurado. Es más bien una herramienta proporcionada por una empresa de gestión telefónica como Neotel.

Las empresas simplemente solicitan el servicio de fax virtual y pagan una mensualidad por utilizarlo. Para ello, se le asigna un número telefónico especial a través del cual podrá recibir fax incluso a su correo electrónico. Esto es indispensable para que una persona que utilice este aparato pueda realizar el envío.

En el caso de querer mandar documentación hacia un fax se debe adjuntar el archivo en PDF. Para concretar el envío, solo se debe colocar en el destinatario la dirección de correo electrónico del receptor y en el asunto su número de fax. A decir verdad, hacer esto es tan sencillo como mandar un email.

Al contar con este módulo se puede mandar un efax desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluyendo Smartphone, tabletas y otros similares. De esta manera, se pueden integrar los dispositivos actuales con el aún utilizado fax, simplificando aún más la comunicación y el envío de documentación.

¿Cómo es el fax virtual de Neotel?

El servicio de fax virtual de Neotel no requiere de instalaciones complicadas ni procesos engorrosos. El cliente solo paga ocho euros mensuales y cuenta con el servicio de inmediato. En este caso, se establece una permanencia de 12 meses, teniendo una de las tarifas más competitivas del mercado. A partir de ese momento, las empresas solo necesitarán utilizar el correo electrónico para recibir o enviar fax online.

Las empresas y emprendedores que contratan nuestra centralita virtual pueden contar con este recurso de forma instantánea. Si aún te preguntas cómo funciona una centralita virtual, básicamente es un sistema de gestión para la comunicación telefónica empresarial. Este ofrece funciones para dar una mejor atención y herramientas útiles para mejorar el telemarketing.

Lo mejor de esta alternativa es la seguridad que ofrece a quienes la incorporan a algunas de sus labores diarias. La empresa puede seleccionar un número para fax nacional. O bien, puede escoger una numeración internacional si el tipo de actividad que realiza así lo requiere. Neotel ofrece números con prefijos de más de 200 países alrededor del mundo.

El fax virtual es apenas otro de los novedosos módulos que ofrece nuestro software para telemarketing. En esta solución tecnológica encontrarás múltiples soluciones para la comunicación empresarial, incluyendo funciones útiles para amplificar la publicidad y aumentar las ventas. En Neotel tenemos los mejores precios para todo tipo de emprendimiento.

Señalización dinámica y selectiva: contacta al cliente con más facilidad

La Centralita virtual cloud tiene módulos complementarios que facilitan el trabajo empresarial. Algunas empresas los tienen disponibles en su software y simplemente desconocen su utilidad. Este es el caso de la señalización dinámica y selectiva, añadidos que mejoran el alcance de la empresa a la hora de comunicarse con sus clientes.

Los software para call center de la actualidad van más allá de conectar varios terminales para ofrecer atención. A decir verdad, los programas de hoy están hechos para comunicar y vender más. Implementan soluciones automatizadas que han sido pensadas para cumplir objetivos. Esto, superando incluso las capacidades y comportamientos humanos.

¿Qué es el módulo de señalización?

La señalización es un módulo automatizado que permite modificar los números de llamadas salientes de una empresa. De esta manera, las empresas pueden utilizar prefijos o un número entero que sea confiable para sus clientes.

señalización selectiva y dinámica

También es factible elegir números telefónicos que no sean reconocibles por los usuarios. Todo dependerá del objetivo que se fije el departamento de llamadas salientes a la hora de realizar sus llamadas de índole comercial. En este sentido, este es uno de los módulos más estratégicos con los que cuentan los emprendedores.

Anteriormente el módulo de señalización era una funcionalidad de software de telemarketing especializados. Hoy en día, forman parte de un complemento más añadido a la centralita virtual. Esto se debe a que estos programas son muy complementarios, encargándose de funciones inherentes tanto a la atención como al marketing empresarial.

La señalización es un módulo que tiene dos formas de ser utilizado según lo que necesite el empresario. Esto es así, porque como se ha dicho anteriormente se trata de un complemento bastante estratégico. Ambas modalidades serían la dinámica y la selectiva.

Señalización selectiva

La señalización selectiva permite seleccionar el número que se desea utilizar para lanzar las llamadas. En este caso, la selección es direccionada por parte del operador que elige el prefijo o la numeración que necesita según el tipo de campaña.

El objetivo de la señalización selectiva es elegir un solo número para llamar a todos los números de una lista. De esta forma, el operador puede ingresar el número completo que desea que el cliente reconozca en pantalla.

Esta modalidad es útil para inspirar confianza a los clientes a la hora de verificar la llamada. Todas aquellas llamadas que impliquen evocar seguridad a partir de un número familiar pueden realizarse utilizando esta opción.

Señalización dinámica

Si la señalización selectiva es elegida por el ser humano, la dinámica es mucho más automatizada. En este caso, el mismo sistema puede arrojar números aleatorios para contactar a diversos clientes e ir cambiando.

La señalización dinámica es ideal para campañas que requieren utilizar el prefijo de una ciudad o región determinada. Si, por ejemplo, la empresa está ubicada en Madrid y se desea llamar a clientes de Bilbao, el operador podrá utilizar el prefijo de la segunda localidad. Esto es precisamente lo que permite esta modalidad.

Con la señalización dinámica se pueden seleccionar diversos números, pero con un mismo prefijo configurado. O bien podría ser con otra numeración en caso de que se desee utilizar un número totalmente distinto al habitual. Todo dependerá de lo que se necesita evocar en el cliente cuando vea quien le llama en el Smartphone.

Señalización: un módulo estratégico

Pocos módulos son tan estratégicos como la señalización en cualquiera de sus dos modalidades. El objetivo principal de esta herramienta tecnológica es lograr que los clientes atiendan las llamadas empresariales. Esto puede ser muy difícil en ocasiones y es por eso que este tipo de función ha sido creada.

La señalización obedece a conocimientos referentes a la psicología de los clientes. Como consumidores, todos obedecemos a ciertos sesgos y patrones de conducta internalizados. Precisamente, este aplicativo complementario busca romper con esos comportamientos que son tan automáticos en los individuos. De esta forma, el operador tiene una ventana de oportunidad para comunicarse y cerrar ventas.

Según el mensaje que se deba comunicar se utilizará un tipo de estrategia y número telefónico. Esto es así, porque se conocen algunos patrones que tienen los clientes a la hora de atender llamadas telefónicas. Lo mejor de la señalización, es que puede utilizarse en distintas situaciones y campañas para llegar efectivamente a los usuarios.

¿En qué situaciones se puede utilizar la señalización?

La señalización es útil en casi todo tipo de escenarios propios de los departamentos de llamadas salientes. Sin embargo, se han identificado algunos que son probablemente los más recurrentes. Quizás el caso más repetitivo es cuando la compañía utiliza prefijos conocidos por el usuario para ganar su confianza. No obstante, existen otras situaciones.

La señalización dinámica y selectiva suele ser muy utilizada en los departamentos de cobranzas. Este es un tipo de llamada que suele ser rehusada por los usuarios. Por lo general, las personas recuerdan o incluso guardan números que no desean contestar para evitar entrar en conversación. En este caso, la aplicación más útil del módulo es generar números que sean ajenos al conocimiento del cliente.

También es factible utilizar un mismo numero a la hora de abordar a ciertas listas de usuarios. Esto es positivo cuando las llamadas tienen que ver con asuntos relacionados a datos o seguridad de la persona. Esto ocurre mucho en las entidades bancarias, siendo mucho mejor utilizar un prefijo y número reconocible por el cliente.

Una herramienta para la seguridad del emprendedor

Anteriormente se mencionó el uso de la señalización para garantizar la confianza y seguridad de la clientela. No obstante, este módulo automatizado también puede ser utilizado para resguardar la seguridad de emprendedores y vendedores.

Si un empresario quiere llamar a sus clientes puede utilizar la señalización dinámica y selectiva para cambiar de número. De hecho, los cambios de número pueden ocurrir cada vez que el emprendedor así lo desee. Esto es ideal porque permite gestionar relaciones de carácter comercial sin dar a conocer el número personal.

Hoy en día muchas empresas utilizan incluso líneas internacionales a la hora de comunicarse con sus clientes. Con la señalización, se puede hacer este tipo de operación sin dejar rastro de un solo número. Esto último es mucho más efectivo y puede hacerse sin recurrir a números internacionales. En este sentido, el emprendedor se siente más seguro y el cliente confía más en la numeración que le aparece en pantalla.

La señalización puede convertirse en un mecanismo efectivo para evitar estafas, robos y demás situaciones que pongan en peligro la integridad de los emprendedores.

La señalización dinámica y selectiva es ideal para el telemarketing

Uno de los problemas de los departamentos de telemarketing es que pronto sus números se vuelven reconocibles por los usuarios. Muchas personas tienden a memorizar el teléfono e identifican este tipo de llamadas como molestas. De hecho, estos contactos suelen ser percibidos como molestos por el solo hecho de que se realizan desde un mismo número siempre.

Con la señalización dinámica y selectiva se pueden modificar los números. El objetivo es sobrepasar los sesgos propios de los clientes para ofrecer algo que de repente le podría agradar. Este método funciona muy bien con las empresas de servicios, para el ofrecimiento de ofertas y nuevos planes o tarifas. Este módulo ofrece la oportunidad de derrumbar lar barreras cognitivas de los clientes.

Es por eso que esta herramienta suele ser de gran utilidad en los departamentos de telemarketing. Las estadísticas indican que la mayoría de las ventas se cierran a partir de la quinta llamada. Pero si los agentes telefónicos llaman con el mismo número el cliente puede sentirse presionado, reduciendo la posibilidad de compra. La señalización es ideal para intentar romper esta dinámica y sorprender al cliente.

El módulo de señalización de Neotel

Neotel ofrece un módulo de señalización dinámica y selectiva fácil de utilizar. Como parte de la centralita virtual cloud, la interfaz de este complemento es muy sencilla de configurar. El sistema trabaja con listas de llamadas, campañas y todo se programa en pocos pasos. Lo único que necesita para operar es conexión a Internet.

Los operadores tienen control total sobre el uso de este módulo y pueden cambiar de estrategia cuando lo deseen. Lo mejor es que este sistema puede complementarse con otros aplicativos complementarios como por ejemplo los marcadores de llamadas. Todas las herramientas se integran con mucha facilidad y todo dependerá del uso que le dé el agente telefónico.

Utilizar la señalización abre mejores oportunidades de ventas y la consolidación de la imagen de la marca. En el caso de las empresas que utilizan la centralita virtual de Neotel, este módulo viene incorporado totalmente gratis, sin costos adicionales. Es simplemente parte de los complementos del software.

La contratación de la centralita virtual cloud de Neotel permite a los usuarios con una serie de herramientas versátiles para el telemarketing. A la señalización se añade el robot call, los marcadores telefónicos, las encuestas telefónicas y los servicios de videollamadas en la nube. De hecho, este software traspasa la frontera de la comunicación telefónica, para incorporar otras tecnologías y métodos.

Estadísticas de llamadas entrantes: importantes para cualquier negocio

La centralita virtual call center permite gestionar las comunicaciones de una empresa. Parte de esa gestión pasa por conocer cómo ocurre esa comunicación a nivel telefónico. Para lograrlo, es vital analizar las estadísticas de llamadas entrantes. En esencia, este módulo es una de las partes más importantes de los software de este tipo.

A grandes rasgos, las estadísticas telefónicas grafican cómo ocurre todo el proceso comunicacional con el cliente. Estos datos vienen a ser similares a las hoy en día famosas métricas de redes sociales. Al igual que pasa con estas, conocer cómo es el flujo de llamadas y de la gestión misma permite a la empresa organizar mejor la atención a los usuarios.

Estadísticas de llamadas entrantes ¿Qué son?

Los centros de atención del pasado implementaban programas para cuantificar las llamadas entrantes hechas por clientes. Estos implementos no solo contaban cada llamada entrante, sino que permitían registrar todo lo que ocurría con ellas.

estadísticas de llamadas entrantes

A decir verdad, parte importante del concepto de la centralita telefónica es unificar el ingreso de las llamadas para su control. Hoy en día, el proceso es mucho más exacto y simplificado gracias a la implementación de la telefonía IP. Este adelanto permitió tener estadísticas mucho más exactas y detalladas. Con la PBX virtual todo queda almacenado en la nube, siendo innecesaria la instalación de pesados y complejos programas.

Las estadísticas de llamadas entrantes son datos y gráficas que permiten verificar todo ocurre en el call center. Ahora bien, no es necesario tener un departamento de atención para saber si la gestión se hace de forma correcta. Esta es otra ventaja de la centralita virtual: permite verificar las comunicaciones telefónicas de cualquier tipo de negocio, incluso si las llamadas entran a un Smartphone.

¿Cómo es el módulo de estadísticas de la centralita virtual?

El módulo estadístico se presenta como gráficas con distintos valores y datos. Estos pueden verificarse según una línea de tiempo, pero también verificando el desarrollo de las llamadas. Esto es si son atendidas, si son puedas en espera, o si se convierten en pérdidas.

También es posible verificar como ocurre el historial de llamadas de un agente en específico. De esta forma, se tiene una idea de como trabaja un agente telefónico, o el encargado de una tienda virtual. Por ello, las estadísticas telefónicas son una herramienta para saber si el trabajo se está realizando de forma efectiva.

En torno a las estadísticas de llamadas entrantes se crean algunos conceptos para la valoración de la atención. Poder conocerlos es vital para orientar de una mejor forma el servicio. El objetivo del análisis es garantizar una mejor disponibilidad a los clientes y por supuesto, mayores oportunidades de cerrar negocios.

Llamadas perdidas, atendidas y colgadas

Las llamadas perdidas son todas aquellas que entraron en centralita pero que por algún motivo no fueron atendidas. Puede ocurrir que el agente estaba haciendo otra cosa, o no escucho el teléfono. El módulo estadístico permite ver este dato en cada operador y a nivel global del departamento.

Las llamadas atendidas son todas aquellas que pudieron ser recibidas por los agentes telefónicos. Estas son sinónimo de gestión y también son medibles mediante otro factor: el tiempo de llamada. De hecho, existen otras métricas relacionadas con las conversaciones efectivas.

También están las llamadas que ni siquiera entran a la centralita virtual, que podríamos llamar “colgadas”. Esto es lo que ocurre cuando una persona está a punto de hablar con el operador y de repente cuelga por algún motivo. Estas tienen poco valor en el análisis, salvo que indiquen que la comunicación tiene alguna falla.

El tiempo de asistencia promedio

El tiempo de asistencia promedio es una de las métricas más importantes para todo call center. Se trata de la duración promedio de todas las llamadas atendidas por un operador. Este dato es central porque permite evaluar la efectividad y celeridad de cada agente a la hora de realizar la atención.

Los centros de atención al cliente con experiencia conocen los tiempos de gestión según el problema del cliente. Por ejemplo, el call center de un banco conoce cuánto tiempo debe durar un agente para realizar el desbloqueo de tarjeta de débito.

El tiempo de asistencia promedio suma todas las llamadas de un operador y genera un promedio. Posteriormente, los coordinadores pueden comparar ese dato con los tiempos de gestión aceptables determinados por la empresa. Es así como se evalúa si un operador es rápido o muy lento en la atención. En las empresas el tiempo de respuesta está relacionado con la productividad de los operadores.

Disponibilidad y llamadas en cola

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes permite conocer en tiempo real cuantas llamadas hay en cola y el número de agentes disponibles. Esto es fundamental para la estrategia de un call center. De hecho, ir verificando estos datos permite mejorar la gestión del departamento.

Un supervisor puede ver esto en tiempo real gracias precisamente a la centralita virtual call center. Pero las estadísticas podrían por ejemplo ofrecer un promedio sobre estas métricas. En todo caso, las gráficas siempre darán una idea de la disponibilidad y las llamadas en cola permitiendo establecer patrones.

En palabras llanas, las empresas pueden conocer a qué horas llaman más o menos los clientes. Por supuesto, esto permite organizar el trabajo mejor para ofrecer una mayor disponibilidad. Este es un dato colectivo sobre el departamento muy útil para establecer estrategias.

Evaluando la gestión individual y en lo colectivo

Todas las métricas anteriormente mencionadas forman parte de las estadísticas de llamadas entrantes. Este módulo genera informes a nivel individual y datos sobre la gestión colectiva de un departamento de atención. A partir de allí, se puede conocer todo lo que ocurre en realidad con las interacciones telefónicas.

Este módulo no es más que un registro de llamadas entrantes completo. Los datos son presentados por el programa con gráficos, promedios y recursos que permiten establecer conclusiones sobre lo que ocurre. De hecho, las estadísticas van más allá de los números, para convertirse en un elemento didáctico y explicativo.

Los datos permiten acomodar la gestión de cada agente y también a nivel grupal. Verificar los patrones por horas y días es de gran utilidad para crear estrategias. Sin duda alguna, es mucha la información y las conclusiones que se pueden sacar al estudiar esos números.

Utilidad de las estadísticas de llamadas entrantes

Como se ha establecido anteriormente, las estadísticas de la centralita virtual call center permite mejorar la productividad. Para ello, se pueden analizar tanto los datos individuales de quienes atienden las llamadas como del departamento en general. Es importante entender que este módulo también aplica para oficinas de telemarketing y llamadas salientes.

A partir de estos datos se pueden fijar los estándares de duración y calidad de la atención. Esto es indispensable para las nuevas empresas y departamentos de call center. Aquellos que saben poco de gestión telefónica podrán llegar a conclusiones avanzadas a partir de las estadísticas de llamadas entrantes.

A su vez, las estadísticas permiten generar estrategias para mejorar la capacidad de atención. Por ejemplo, se podría disponer de un mayor número de operadores en línea durante horas de muchas llamadas. También se puede determinar la cantidad de agentes que debe tener cada departamento. Este es un recurso importante para contact center nuevos y con experiencia.

La centralita y su módulo estadística no es solo para call center

Muchos emprendedores creen que la centralita virtual es un programa exclusivo para call center. A decir verdad, este software es útil para cualquier negocio si se entiende que cualquier venta es un proceso comunicacional. Una tienda digital, una tienda con delivery, en todos se puede y debe gestionar la interacción.

Gracias a las estadísticas de llamadas entrantes el dueño de una tienda virtual puede verificar si su encargado hace el trabajo adecuadamente. Pueden ser dos personas o incluso una y este módulo arrojará datos muy interesantes. Utilizar un Smartphone o el WhatsApp por sí solos no permite conocer cómo ocurre la comunicación.

No es lo mismo suponer cuales son las horas de mayores ventas o llamadas, que verlo graficado. Contar con un servicio de centralita virtual individual es muy barato hoy en día y permite al emprendedor conocer muchas cosas sobre su propio negocio. En resumen, este software para llamadas en un call center es también útil para todo tipo de iniciativa comercial, sin importar su tipo o tamaño.

Neotel ofrece estadísticas prácticas y completas

El módulo de estadísticas de Neotel es didáctico, práctico y fácil de comprender. La idea de este sistema es dotar tanto a los operadores como al supervisor del call center de datos relevantes para mejorar el servicio de atención al cliente. Todo se encuentra desglosado y graficado en una interfaz sencilla de manejar.

Todas las llamadas son verificadas y registradas mientras se verifica el estado de la cola en espera. La información puede observarse en tiempo real y también en registros. El módulo estadístico en conjunto con las labores de monitorización, permiten subir la calidad de la comunicación telefónica. El resultado serán clientes contentos, más opciones de ventas y mejor imagen empresarial.

Utilidades y funciones de la monitorización en la empresa

La empresa tiene sus propios controles de calidad internos para mejorar la atención.  En el caso de la gestión de call center, la monitorización es el módulo que permite corregir las fallas de los operadores. Bien utilizada, esta herramienta puede lograr que una compañía sea mejor percibida por los clientes y a partir de allí, generar mayores ganancias.

La función principal de los software de call center es gestionar la comunicación. A decir verdad, esta gestión va más allá de las funciones del operador o conectar los distintos dispositivos del centro de contacto. La mejor forma de lograr que los agentes realicen una atención empática, personalizada y acorde a los valores de la empresa es monitoreando su gestión.

¿Qué es la monitorización?

Monitorización

Monitorear las llamadas implica escuchar el contenido de las conversaciones que los teleoperadores sostienen con los clientes. Por lo general, este tipo de labores la realiza el coordinador o supervisor de la sala. No obstante, gracias al avance de la centralita telefónica del presente, esta gestión puede hacerla incluso el dueño de una pequeña tienda, desde su smartphone.

En el pasado, existían softwares especializados que permitían verificar las llamadas grabadas en los servidores. A partir de la incorporación del almacenamiento en la nube, guardar los registros y revisarlos es mucho más sencillo. Cabe destacar, que para la monitorización es fundamental la grabadora de llamadas.

El módulo de monitorización está conformado por la grabadora virtual de llamadas y el sistema Spy and Whisper. En el caso de Neotel también existe un tercer elemento llamado verificación de terceros, que viene a ser un complemento útil para el departamento de telemarketing.

La grabadora virtual de llamadas

La grabadora virtual de llamadas permite mantener un registro detallado, organizado y verificable de las llamadas que entran al call center. La monitorización se realiza escuchando las conversaciones grabadas. Esto permite verificar que los operadores cumplan con los diálogos, cánones y reglas establecidas para dirigirse a los clientes. También se valora su desempeño a la hora de gestionar cada caso, si se trata de un centro de atención.

La mayoría de las empresas que ofrecen la centralita telefónica virtual permiten un rango mínimo de tiempo para almacenar las llamadas. Por ejemplo, en Neotel se mantiene la grabación de las llamadas durante dos meses a partir del servicio básico. Sin embargo, cada compañía establece limites distintos en cuanto al servicio de almacenamiento.

Aquellos que quieren tener la totalidad de sus grabaciones pueden contratar el servicio de grabadora virtual de llamadas premium. En todo caso, la monitorización depende parcialmente de la grabación de llamadas. Esta es una operación propia de la centralita telefónica que almacena los datos en la nube.

El sistema Spy and Whisper

La monitorización no se realiza exclusivamente volviendo a las llamadas de los operadores. La centralita virtual también permite que los supervisores escuchen las llamadas de sus agentes telefónicos en tiempo real. Básicamente, el software les permite escuchar la llamada e incluso intervenir en ella.

Así como los implementos de gestión permiten silenciar la llamada o transferirla, a nivel de supervisión también permiten entrar en contacto con el agente. Precisamente, es a esta modalidad a lo que se le llama como Spy and Whisper. Este tipo de monitorización permite guiar al teleoperador en caso de recibir una llamada complicada, o cuando está en fase de formación.

Tanto la monitorización de las grabaciones como el sistema Spy and Whisper, permite realizar distintos tipos de supervisión. De hecho, dependiendo de como se planifiquen las sesiones de monitoreos se pueden conseguir distintos resultados. El objetivo siempre es mejorar la calidad del servicio y entrenar a los operadores.

¿Para qué sirve la monitorización?

El módulo de monitorización permite a grandes rasgos realizar una contraloría interna del servicio. No obstante, esto implica distintas actividades y el logro de varios objetivos internos. En primer lugar, monitorear debe servir para entender como los operadores telefónicos hacen su trabajo.

La monitorización es una herramienta de formación para los operadores. A partir de la revisión de la gestión de cada agente, se les puede mostrar sus aciertos y fallos. Esto se puede lograr revisando una o dos llamadas por sesión, lo cual es bastante sencillo y rápido de hacer.

Realizar sesiones de monitoreo también permite identificar a operadores que estén ejerciendo una labor muy ineficiente. A ciencia cierta, utilizar este modo de forma metódica permite evaluar la atención de la plantilla. A su vez es una muestra de la gestión que ofrece la empresa a sus clientes. De hecho, a partir de este módulo se puede organizar toda una línea de trabajo interno para mejorar el servicio ofrecido.

El papel de la monitorización para empresas nuevas

La monitorización puede ser un elemento central para empresas que apenas están abriendo sus departamentos de atención. De hecho, este modulo puede ayudar a definir las reglas, manuales de operaciones y diálogos que quiere el emprendedor para su compañía.

En el pasado, numerosos call centers crearon formas de solventar los problemas de sus usuarios mediante este implemento. Las respuestas, los mecanismos, los procedimientos y las reglas de la atención suelen provenir de análisis hechos a partir del monitoreo. A decir verdad, este módulo permite resolver coyunturas especiales que ocurre en los centros de atención telefónica.

Poco importa que una compañía nueva no tiene experiencia con la atención al cliente. Si sus analistas utilizan el módulo de monitorización y analizan lo que ocurre allí, podrán generar elementos más convenientes para la comunicación. Con el paso del tiempo, los procedimientos se simplificarán para garantizar un mejor servicio.

Tres elementos que funcionan a partir de la monitorización

Instrumentos de evaluación: Para poder evaluar correctamente a los agentes mediante el monitoreo, es necesario construir instrumentos de evaluación. De esta manera, la empresa fija los criterios para medir el trabajo de sus teleoperadores. Se crea así un esquema de puntuación que permita otorgar cierta objetividad a las revisiones.

Escala de ascensos: Dentro de un call center la monitorización es la mejor forma de conocer las capacidades de cada operador. Dependiendo de lo que las evaluaciones arrojen, se pueden recomendar a los operadores para otras áreas o incluso, justificar los ascensos. De esta forma, la empresa asegura prologar la contratación de personal de calidad, según sus habilidades.

Cursos de formación complementaria: Las debilidades detectadas en un grupo de operadores podría indicar la necesidad de reforzar la formación. Es por ello, que las empresas se toman el tiempo de realizar actividades educativas que permiten mejorar las capacidades de los agentes telefónicos.

Planificando los incentivos a partir de la monitorización

La monitorización también permite comprobar que trabajadores deben recibir incentivos y hasta que punto. En el devenir empresarial, los premios para quienes desarrollar una labor excepcional son fundamentales. Su administración permite motivar a los operadores a no decaer en la calidad de su atención. A decir verdad, este se ha convertido en un recurso común de las mejores compañías.

Uno de los problemas a la hora de otorgar estos incentivos son los criterios para establecerlos. Por lo general, las compañías establecen distintos pagos en función a la calidad de la gestión. En los centros de contacto, los resultados de la monitorización suelen ser uno de los criterios que se evalúan para otorgar bonificaciones especiales.

Para ello, es fundamental contar con un instrumento de evaluación de la gestión. De esta manera, los incentivos son establecidos con base en los méritos del agente. Sin duda alguna, la monitorización interviene en múltiples procesos internos de las compañías. Poco importa si la empresa se dedica al rubro de los servicios o las ventas: el objetivo es mejorar la calidad de la atención.

Básicamente, la monitorización es un módulo que permite organizar más que la comunicación, el entorno laboral. Sus resultados son la base para estandarizar procesos, evaluar a los trabajadores, establecer incentivos o ascensos o incluso despidos.

Monitorización de Neotel: contraloría de calidad

El módulo de gestión de Neotel ofrece monitorización con llamadas grabadas y spy and whisper. Entre ambos se hace posible la revisión de las llamadas mediante grabación y también en tiempo real. Ambas modalidades son necesarias para evaluar la gestión de los teleoperadores. El servicio básico de grabadora virtual permite hacer un seguimiento exhaustivo de la atención ofrecida.

Neotel también ofrece el servicio verificación de terceros que permite corroborar las ventas cerradas vía telefónica. Este complemento es ideal para los departamentos de llamada saliente. Si la venta requiere el consentimiento explicito del cliente, es importante contar con este agregado. De esta manera, las empresas también tienen un soporte de su actividad en caso de algún inconveniente.

La grabadora de Neotel tiene una amplia capacidad de grabación y siempre es factible puede optar por el servicio premium. Este ofrece una capacidad para grabar el equivalente a dos años de conversaciones. La interfaz permite descargar las llamadas, adelantarlas o regresar de forma sencilla. Esto es parte de lo que ofrece nuestro innovador software de call center alojado en la nube. Contáctanos para más información, tenemos los mejores módulos a los mejores precios del mercado.

Encuestas telemarketing: ¿Qué consultas deben hacer las empresas?

Conocer lo que piensan los clientes es más importante de lo que muchos piensan. De hecho, las estrategias comerciales y el éxito de los productos ofertados dependen de esto. Por ello, es importante contar con formas para realizar consultas a grandes grupos de usuarios. En este sentido, el módulo de encuestas telemarketing de la centralita virtual parece ser el más efectivo.

Las encuestas telefónicas son una de las fuentes más confiables para obtener información del usuario. Ahora bien, mucho mejor que llamar a los clientes es colocarlas en el IVR del servicio de atención al cliente. Esta opción suele ser percibida como menos molesta. Precisamente, esto es lo que hacen los módulos de encuesta de la centralita PBX virtual.

¿Cómo es el módulo de encuestas de telemarketing?

Los módulos de encuestas de telemarketing permiten aprovechar el contacto generado por el propio cliente, para realizarles una consulta. Cuando el cliente se comunica al servicio de atención, se le coloca la encuesta para conocer datos de interés comercial, o ponderar la calidad del servicio. Esto es mucho más efectivo que realizar las consultas mediante llamadas salientes.

encuestas telemarketing

Para su funcionamiento, el sistema arroja la pregunta por medio de una voz locutada similar a lo que ocurre con el robot call. Luego de realizar la pregunta, el módulo le indica al cliente las opciones disponibles para dar su respuesta. Los clientes utilizan el teclado numérico para elegir la respuesta que le parece más conveniente.

La información de las respuestas queda almacenada en el sistema para que los analistas puedan analizarlas. El proceso es muy práctico y el cliente no se toma más de un par de minutos para responder. Esta es la mayor ventaja de este complemento de la centralita PBX virtual.

¿En qué parte de la llamada aparece la encuesta telefónica?

Existen dos formas bajo las cuales este módulo suele operar. En primer lugar, se encuentran las encuestas telefónicas que son hechas justo al momento de iniciar la llamada. La encuesta aparece como un elemento del IVR, cuando el cliente va a direccionarse al departamento adecuado.

La segunda opción es realizar la consulta una vez que el agente telefónico ha realizado la gestión de atención. En este caso, el teleoperador transfiere al cliente para que este conteste la encuesta. Posteriormente, el usuario escucha la encuesta y la responde marcando las opciones numéricas que considera adecuadas a su opinión o sentir.

Colocar las encuestas de telemarketing al principio o al final de la llamada puede tener efectos positivos y negativos. Colocarlo al inicio, obliga a los clientes a generar una respuesta, aunque podrían contestar lo que sea debido a que solo quieren recibir la atención.

Por otra parte, realizar la consulta hacia el final implica un riesgo de que el usuario cuelgue. Pero los que contesten las preguntas, podrían hacerlo de forma voluntaria, por lo cual se esforzarían. En todo caso, todo dependerá de la persona, de las preferencias de la empresa y del tipo de consulta.

La empresa puede consultar lo que sea

Muchas empresas se conforman con simplemente consultar la calidad del servicio de atención. A decir verdad, el módulo de encuestas telefónicas puede aprovecharse para consultar cualquier cosa que sea de interés. Al entender esto, la herramienta de consulta adquiere otras dimensiones y una utilidad importante desde el punto de vista del marketing.

De hecho, las encuestas de interés comercial se suelen dividir en dos tipos: encuesta de satisfacción y encuesta de opinión. Las primeras son básicamente, las típicas consultas que se realizan para calificar la calidad de la atención de la empresa, o del teleoperador. Sin embargo, también se pueden realizar preguntas de este tipo con fines más comerciales.

Las encuestas de opinión suelen ser un poco más abiertas. En el mundo de los estudios estadísticos, estas suelen dividirse entres tipos: encuestas de entrada, comparativas y de seguimiento.  Un ejemplo de producto de entrada puede ser mencionar las características de un servicio o producto y consultar a la clientela si les gustaría consumirlo.

Las encuestas comparativas se utilizan para verificar que producto o servicio gusta más a los clientes. Esto es lo que ocurre cuando se le pregunta a la clientela que producto le gusta más entre los existentes. Finalmente, la encuesta de seguimiento permite explorar cómo se siente el cliente con respecto a lo ofrecido. Un ejemplo de esta modalidad, es cuando se pregunta que desearía de un producto o servicio: “¿quisiera usted un plan de datos más rápido, más económico, o con más minutos?

Todo se trata de tener un poco de creatividad y saber cuál es la información puntual que se desea conocer. Ahora bien, este es un módulo que no tiene límites.

Algunos ejemplos de encuestas telefónicas

Todos los tipos de encuestas pueden realizarse por medio del módulo de encuestas telemarketing. Lo importante es pensar cómo plantear tanto la pregunta como las opciones para responder con el teclado numérico. Es factible salirse de la típica pregunta de calidad de la atención y pasar a evaluar aspectos comerciales.

Por ejemplo, una empresa puede preguntar sobre la calidad y percepción con respecto a sus productos. Para ello, puede preguntar Cuando piensa en nuestros productos ¿Cuál es la calificación para nuestra marca?”. A partir de aquí, es factible colocar al menos cinco opciones que vayan de excepcional a pésimo.

El planteamiento de la pregunta es vital para obtener una respuesta sincera por parte de los usuarios. De hecho, se puede jugar con esto para verificar cuales son las percepciones. Por ejemplo, en vez de preguntar por la calidad, se puede consultar algo como “¿Recomendarías nuestro servicio a tus conocidos?”.

Una pregunta clave a la hora de ofrecer seguimiento a los clientes tiene que ver con las carencias. Es factible preguntar a la clientela “¿Qué aspectos mejoraría de nuestro producto?”. Si se trata de una empresa de servicio, esto permitirá saber qué se debe mejorar en comparación con la competencia.

Ahora bien, un tipo de pregunta clave que pocas empresas se atreven a realizar es sobre los productos nuevos. Esto es muy positivo porque permite conocer preferencias y la factibilidad de lanzar una nueva propuesta comercial. En este caso la pregunta podría ser algo como “¿Te gustaría un producto que cumpla con las siguientes características?”, mencionando por supuesto las más importantes.

Otro tipo de pregunta bastante interesante es la que invita al usuario a comparar los productos de la compañía. Este tipo de encuesta se consulta de la siguiente manera: “¿Cuál de nuestros productos te gusta más?”, o “¿Cuál es tu servicio favorito?”. Luego de formular la interrogante, las opciones para contestar llevarán el nombre de cada uno de los productos y servicios. De esta forma, se conoce cual es la intención de compra o que producto tiene mayor aceptación.

Encuestas telefónicas como parte de la estrategia comercial

Muchos emprendedores desconocen el alcance que tiene el módulo de encuestas telemarketing. A ciencia cierta, lo que más se valora en el campo del marketing es información sobre las preferencias de los consumidores. Las redes sociales proporcionan ciertos datos, pero mucho mejor es realizar consultas directas a los clientes.

Utilizar el módulo de encuestas telefónicas permite elaborar estrategias comerciales eficientes. A partir de este aplicativo, se puede conocer lo que necesitan los clientes, lo que les gusta, lo que funciona y crear mejores ofertas. Esto aplica para las empresas que comercializan productos y también para las que ofrecen servicios.

Un aspecto positivo de las encuestas telefónicas es que abarcan a consumidores de todas las edades. En realidad, uno de los problemas de las redes sociales es que no abarcan a los clientes más longevos. Precisamente, en esta realidad radica la necesidad de mantener comunicaciones y consultas vía telefónica.

El uso de encuestas puede llevar al emprendedor a ofrecer un producto o servicio que permita generar muchas ventas. Uno de los grandes problemas de las empresas es la elaboración de estrategias comerciales basadas en información deficiente. Se cree que las compañías del presente planifican con apenas un 8% de la información de preferencia de sus clientes.

Neotel ofrece un módulo de encuestas telemarketing de avanzada

El módulo de encuesta telefónica de Neotel es novedoso y sobre todo fácil de configurar. El sistema permite diseñar varias encuestas de forma rápida y su navegación es intuitiva. Incluso se pueden activar varias encuestas a la vez y contar con todos los números como opciones para responder.

Los datos obtenidos son exportables del módulo a Excel para que los analistas puedan revisarlos. Esto permite también crear gráficas a partir de dicho programa. Todo está configurado para ofrecer resultados prácticos para los coordinadores y decisores de la compañía.

El módulo de Neotel permite lanzar encuestas de forma automática y también realizarlas luego de finalizar una llamada con el cliente. Sin duda alguna, este es uno de los módulos más interesantes de nuestro sistema para call center. No importa si la empresa es pequeña o no tiene un centro de contacto, cada plan se ajusta a las necesidades y la inversión de cada cliente.

click to call me back Neotel

Click to call me back: mejorando tu página web

En el pasado la centralita virtual era solo un programa para teleoperadores. Ahora, estas herramientas han evolucionado en asistentes integrales para la atención y telemarketing empresarial en todos los niveles. Los softwares más innovadores tienen soluciones para la gestión vía mensajería de texto, email y hasta para mejorar la página web del negocio. Precisamente, esto es lo que ocurre con módulo “click to call me back”.

El Internet se ha convertido en un espacio que las empresas necesitan     abarcar. Las redes sociales y la página web son las dos herramientas fundamentales para lograr exposición y conseguir nuevos clientes. El botón “click to call me back” permite contactar a un mayor número de personas a través del site empresarial.

¿Qué es el click to call me back?

click to call me back

El módulo click to call me back es un botón diseñado para la página web. El mismo es instalado en el site empresarial o comercial. Su función es ofrecer una vía mucho más directa para la comunicación con la empresa.

Si un consumidor interesado en algún producto o servicio navega en la página web, pueden utilizar este botón para solicitar información de forma más directa. Básicamente, el botón abre una caja en donde el usuario deja su número telefónico para que un agente se comunique luego con él o ella.

A partir de aquí, este dato queda registrado para que un operador se comunique con la persona. De esta manera, se abre otro canal para la comunicación empresarial a partir de la página web. Este es un recurso genera mayores posibilidades para realizar ventas. Poco importa si el emprendimiento comercializa productos, o si ofrece un servicio.

El problema de las páginas web comerciales

Es indudable la importancia que tienen los portales digitales en el desarrollo de cualquier actividad comercial. Básicamente, este elemento permite que la empresa tenga presencia constante en la red. No obstante, muchos portales simplemente ofrecen algún tipo de información y no fomentan con facilidad la comunicación con los potenciales clientes.

Muchas páginas web quedan en el Internet y con el paso del tiempo ni siquiera muestran datos actualizados de la empresa. En ocasiones, ocurre que se proporcionan direcciones de correo electrónico o números telefónicos y estos no están activos. El resultado de esto es que los clientes piensen que la empresa no está operando, porque no tiene forma de comunicarse efectivamente.

Muchas páginas web terminan convirtiéndose en museos cibernéticos de las empresas. Esto es así, a pesar de que muchas veces estás se encuentran totalmente operativas. Es cuando la página web pasa de ser una vitrina a convertirse en un obstáculo. El objetivo de la presencialidad en Internet es conseguir más clientes y facilitar la comunicación con estos.

 ¿Qué se necesita para instalar el click to call me back?

El click to call me back es parecido a muchos otros plugins para páginas web. Su programación es sencilla y no requiere de instalación de softwares o algo similar. Básicamente, un experto se encarga de colocar el botón en una de las páginas del site empresarial. Esto se hace muy rápido y todo corre a cargo de la empresa contratada, que en este caso sería Neotel.

Para tener un click to call me back solo se necesita tener una página web dedicada al comercio. No importa cual es la plataforma, o el tipo de site que tiene el emprendedor. También funciona muy bien en páginas personales, un blog, o incluso en una tienda digital. Todo se maneja a partir de una simple programación.

Una vez instalado el aplicativo los clientes podrán verlo y colocar sus números telefónicos para luego ser contactados. A partir de aquí, el emprendedor o un operador podrá revisar los contactos que tiene y llamar rápidamente a los potenciales clientes que así lo han solicitado.

¿Qué aporta el click to call me back a la empresa?

Lo primero que logra el click to call me back es lograr instantaneidad en la comunicación con los clientes. Si una persona llegó a la página web empresarial y se interesó en el producto, dejará su número y el agente puede llamar en el momento. Mientras más rápido ocurra esta llamada las posibilidades de cerrar la venta es mayor.

Se puede entender el click to call me back como un abridor de oportunidades comerciales. En el marketing se entiende que mientras más canales para la interacción cliente-vendedor existan, mayores las oportunidades de conseguir más ventas.

Además, el uso pertinente este tipo de plugins genera empatía con el cliente siempre que las llamadas sean devueltas. Es muy diferente llamar a una persona que no lo ha pedido, que hacerlo a un usuario interesado. La devolución de la llamada implica que la empresa quiere escuchar a su potencial cliente. Todo esto genera mejores condiciones para cerrar negocios.

Recomendaciones al instalar el click to call me back

En principio, es fundamental colocar el click to call me back en una parte visible de la página web. Puede ser de mucha ayuda colocarlo en la página de contactos. Muchas empresas logran destacar por encima de su competencia instalando el botón en ese apartado. Esto es porque la mayoría de los sites, solo colocan sus números y correos, o formularios que pocas veces son respondidos.

Una vez instalado el botón es importante que alguien se dedique a devolver las llamadas. Es factible asignar a un solo agente a que se dedique a esta labor en el caso de las empresas con call center. Aquellos emprendedores que tienen un negocio pequeño o una tienda digital, pueden realizar las llamadas personalmente.

Mientras más rápido sean devueltas las llamadas hay mayores probabilidades de cerrar la venta. Esto es porque quienes suelen dejar su número telefónico, suelen ser personas que están buscando el producto ofrecido. Las probabilidades lograr un negocio son mayores cuando la persona muestra un mayor interés. Si no consigue respuesta, es probable que busque a otra compañía para cumplir su necesidad.

Por supuesto, también es importante contar con una página web bastante estética, que sea fácil de navegar y con contenido relevante. Creando un excelente site que muestre las ventajas de los servicios y productos promocionados, aumentaremos las posibilidades de ganar clientes a través del botón click to call me back.

Centralita virtual: más allá de la llamada telefónica

Se entiende que la centralita para call center suele ser una herramienta para gestionar la comunicación telefónica empresarial. En el pasado, este instrumento permitía conectar a distintos dispositivos telefónicos y crear salas de atención al cliente amplias. No obstante, la PBX virtual de la actualidad, aunque nace de ese concepto, evolucionó en un producto integral.

La centralita virtual paso de integrar distintos dispositivos telefónicos a congregar distintos métodos de comunicación. Sus módulos y funcionalidades integran el fax, la mensajería de texto, las videollamadas, el email y también la página web. A ciencia cierta, estos programas deben entenderse más bien como gestores de comunicación empresarial.

La centralita actual esta orientada para fomentar el telemarketing y generar oportunidades comerciales. De hecho, su concepto implica superar las típicas llamadas de televenta. Para ello, pone a disposición de los emprendedores módulos que le permiten lograr un mayor alcance. Esto ocurre, por ejemplo, con módulos como el robot call o el envío de SMS masivos a la clientela. De igual manera, el click to call también fomenta mejores oportunidades de generar ganancias.

El botón click to call me back genera llamadas de televenta que son solicitadas por el cliente, más ventas y mejor valoración del cliente. A su vez, es muy probable que este módulo también posicione mejor a la página web con relación a los competidores. Esta es una consecuencia directa de la disponibilidad e instantaneidad que implica la instalación de este complemento.

Neotel pone a tu disposición su botón click to call me back

Neotel ofrece su módulo de call me back para páginas web empresariales, tiendas online y sites de profesionales. No importa el tipo de negocio del emprendedor, este complemento ampliará el rango de acción de la empresa y las posibilidades de vender. Los clientes no necesitan instalar programas complicados para contar con este implemento.

Los expertos en informática de Neotel se encargan de programar el click to call me back conforme a los estándares de la empresa contratante. Además, este botón puede instalarse también en correos electrónicos, blogs o vídeos. De esta manera, el cliente puede abrir la comunicación desde múltiples plataformas del ciberespacio.

El botón click to call me back esta disponible para empresas que trabajan con nuestra centralita para call center y para todas aquellas que deseen contratarlo. El costo de este botón es de apenas 25 euros por mes, siendo este uno de los precios más competitivos del mercado.

Nuestro aplicativo click to call me back es funcional y tiene un diseño vistoso. Sin duda alguna, este es otro módulo que permite fomentar la comunicación con el usuario. Neotel tiene la centralita virtual más innovadora, con todos los módulos y funcionalidades necesarias para maximizar el alcance comercial.

¿Qué es el IVR y cuáles son sus funciones?

Cuando se habla de IVR pareciera que se tratara de algo muy innovador. Sin embargo, muchas empresas y centros de atención al cliente llevan utilizándolo durante casi tres décadas. A decir verdad, todo aquel que ha llamado a un banco o al call center de su servicio telefónico ha interactuado con este mecanismo automatizado.

En su momento, tener un IVR significó un avance tecnológico y empresarial importante. Al principio, muchas empresas no creían que los usuarios se podrían adaptar a estos sistemas telefónicos de autogestión. Hoy en día, no solo son muy habituales, sino que han sido incorporados a casi todo tipo de emprendimiento.

¿Qué es el IVR?

ivr

El IVR es un sistema de operadora grabada con el cual las personas interactúan al realizar una llamada a un call center. Por ejemplo, cuando un cliente llama al banco y una operadora grabada le pide su número de DNI, este aplicativo está cumpliendo su labor.

La acción del IVR va mucho más allá de redirigir una llamada a un departamento determinado. No obstante, este sistema también interactúa cuando el cliente se encuentra en el menú de opciones. Su labor característica es pedir información, procesarla y devolver respuesta al cliente que llama.

Los IVR más tradicionales operan por medio de marcación del teclado numérico. Con el avance tecnológico, se han podido incorporar mecanismos que reconocen algunos mandos de voz. La interacción activa entre el ser humano y la máquina define a este gestor telefónico.

Las siglas responden al nombre en inglés que tiene este gestor automatizado. Aquellos que se preguntan qué significa IVR, es Interactive Voice Response.  En español se traduciría como respuesta de voz interactiva. Hoy en día, este es un servicio que forma parte de la centralita IP virtual.

¿Cómo funciona el IVR?

El IVR tiene el papel de dar la bienvenida a los clientes que realizan llamadas entrantes hacia una empresa. Además, permite conducir al cliente hacia las opciones telefónicas que le permiten llegar al departamento o la solución adecuada. Para ello, el sistema se encuentra interactuando mediante voces grabadas.

En medio de esto, el sistema IVR puede solicitar algún dato personal del cliente que sea de utilidad. Este podría ser el DNI, o alguna información importante que sirva para la gestión de su caso. Desde ese momento, el asistente automatizado se encuentra facilitando la atención.

La implementación del IVR genera beneficios tanto para los clientes como para la empresa. Lo importante es que el usuario proporcione la información de forma adecuada y entienda cómo conducirse entre el menú de opciones. Este sistema interactivo está especialmente diseñado para comunicar de forma simple y efectiva.

Las funciones y utilidades cumplidas por la respuesta de voz interactiva son numerosas.

El IVR permite reducir la cola de llamadas en espera

Una de las labores prioritarias de la respuesta de voz interactiva es reducir las llamadas en cola. Esto lo hace manteniendo distraídos a los clientes que ejecutan las llamadas entrantes. Mientras el usuario interactúa con la máquina, les da tiempo a los operadores de gestionar llamadas que habían entrado antes.

El IVR también reduce el flujo de llamadas en espera al direccionarlas correctamente. Después de todo, muchas veces las colas son generadas por clientes que se comunican hacia los departamentos incorrectos. Hoy en día, las personas suelen orientarse mejor en el menú de opciones gracias a la guía que ofrece este sistema automatizado.

Aunque pareciera que algunos departamentos de atención suelen abarrotarse, estos serían mucho más inoperantes de no ser por este sistema. Por ejemplo, llamar a bancos concurridos sería hoy en día una labor mucho más cuesta arriba.

El IVR agiliza los tiempos de conversación

El sistema IVR reduce la duración de las conversaciones operador-cliente. Esto lo hace cuando la voz interactiva obtiene datos personales del usuario. Casi siempre, esta información es de dominio del agente desde antes de intercambiar palabras con el cliente.

Esto es algo que no todos saben, pero mientras el agente saluda ya está verificando el sistema. Esto es posible porque el IVR le ha dado al operador la información que necesita para adelantar la gestión. Es así como se reduce el tiempo de conversación sin que los usuarios lo noten.

Algunos IVR pueden informar incluso sobre la gestión que el cliente necesita. De esta forma, el operador comienza a generar soluciones antes de que el usuario cuente su problema. El operador siempre está un paso delante del usuario.

Generando tranquilidad en el cliente

El IVR es mucho más que una voz grabada que guía al cliente por opciones. Desde su bienvenida, este sistema interactivo está dosificando a los posibles usuarios molestos. El solo hecho de poder escuchar la operadora, genera en el cliente la sensación de que la empresa es accesible y que pronto encontrará solución a su problema.

Es por eso, que los creadores de estos sistemas se esfuerzan cada vez más en utilizar voces humanizadas y sensibles que sean agradables al oído. Además, como se dijo anteriormente, la interacción distrae al cliente para acortar el tiempo de espera consciente. En todo momento, el sistema interactivo actúa como un factor dosificador.

Este aplicativo se desarrollan a partir de enfoques psicológicos para lograr efectos positivos en el estado de ánimo de la clientela. De hecho, las molestias de los usuarios suelen ser mayores cuando el IVR tiene una acción muy corta que los lleva a largos tiempos de espera. Este efecto negativo también ocurre cuando el call center utiliza asistente de llamadas tradicionales.

Autogestión: el usuario puede solucionar sus problemas

El avance del IVR llegó a su punto mayor cuando este permitió a los clientes la autogestión de sus problemas. En la actualidad, estos sistemas son tan completos que permiten a las personas realizar la gestión sin ayuda de los operadores. Por ejemplo, esto ocurre con los bancos que tienen sistemas automatizados para cambiar la clave de una tarjeta de crédito.

Este enfoque novedoso simplificó muchas labores a los clientes. Esto significó pasar de un IVR automatizado, a sistemas de autogestión automatizados. Otro ejemplo destacado de esto, son los sistemas implementados por las agencias telefónicas para el cambio de planes.

La autogestión a partir del IVR también permite agilizar el flujo de llamadas telefónicas del call center. Las empresas que incorporan soluciones de este tipo reducen sus colas de llamadas en espera. A decir verdad, algunos departamentos de atención han abaratado sus costes gracias a esto. Lo mejor, es que el IVR puede utilizarse de formas incluso más rentables y creativas.

El IVR mejora la imagen de la compañía

Al implementar sistemas de autogestión telefónica el IVR permite una atención las 24 horas al día. Como los clientes pueden resolver algunos de sus problemas por sí mismos, el servicio se amplía sin generar costes o esfuerzos. Las empresas que trabajan así son mejor valoradas que aquellas que tienen horarios de atención limitados.

La autogestión es sinónimo de accesibilidad, practicidad, innovación y simplicidad de los procesos. Cualquier persona en calidad de cliente quiere poder resolver sus problemas más allá de la hora que sea. De hecho, la incorporación de un sistema IVR es darles herramientas a los usuarios para superar numerosos inconvenientes sin importar el momento.

Por ejemplo, un banco que permite tramitar el desbloqueo de una tarjeta a las tres de la mañana es bien valorado. Los clientes entienden a estos sistemas automatizados como soluciones en momentos de aprietos. Es decir, que su implementación solo resulta en incrementar la buena imagen de la empresa. A decir verdad, solucionar problemas es el fin último de cualquier iniciativa privada.

Los clientes también valoran que las empresas sean innovadoras y esto es sinónimo de calidad. Un IVR de altas prestaciones y con soluciones innovadoras permite desmarcarse de la competencia. Siendo precisos, este tipo de sistema automatizado puede pesar a la hora de que los usuarios elijan por cuál compañía decantarse. Esto es aún más importante para las empresas de servicios.

Neotel tiene un sistema IVR de alta calidad

Todo lo dicho anteriormente sugiere que elegir un IVR no es algo que deba tomarse a la ligera. Este sistema debe ser funcional, rápido, entendible, atractivo y ser flexible a la hora de configurar las opciones. El aplicativo de Neotel tiene todas estas cualidades y nuestros expertos trabajan para garantizar un menú de opciones.

Las voces del IVR de Neotel son bastante humanizadas y se enfocan en garantizar una experiencia agradable al odio. Lo mejor es que no requiere de instalaciones y costes adicionales para aquellos que contratan nuestra centralita IP virtual. Las empresas que requieren de este mecanismo pueden comunicarse con nosotros. Sin duda alguna, una de las soluciones de gestión telefónica más efectivas y vigentes que existen.

El IVR es la cara de presentación de las empresas y forma parte incluso de su identidad. Neotel ofrece este y otros módulos bastante útiles como el marcador progresivo, el robot call, envío de SMS masivos, encuestas telefónicas, el fax virtual y mucho más. Todos estos implementos son compatibles y funcionan a la par de nuestro económico servicio de centralita IP virtual.

¿Por qué la Videollamada en la nube es el futuro de las empresas?

Las llamadas telefónicas gozan de respaldo y aceptación para empresarios y clientes. No obstante, cada día las empresas cuentan con mejores mecanismos para la comunicación interna y externa. Una de las modalidades mejor valoradas actualmente para la comunicación es la videollamada en la nube, así como las videoconferencias.

A decir verdad, la centralita IP va más allá gestionar las llamadas telefónicas de las empresas. De hecho, sus módulos complementarios permiten el uso de mensajes de texto, fax y otros medios para ampliar el impacto comunicacional de las compañías. Además de esto, los softwares de call center más avanzados incorporan también módulos de videollamada y videoconferencias, los cuales están siendo muy bien valorados.

¿Qué son las videollamadas y videoconferencias?

Las videollamadas y videoconferencias son formatos de comunicación que permiten a las personas interactuar por medio audio y video. Estos fueron perfeccionados a partir de la aparición de la Línea WebRTC de Google. Hoy en día, los utilizamos con cierta frecuencia mediante algunas de las plataformas de redes sociales más populares a nivel mundial.

videollamada en la nube

Tanto la videollamada como la videoconferencia permiten una comunicación de audio y video en tiempo real. Estas funcionan a partir de conexión IP, lo que significa que son sustentadas a partir de Internet. Pareciera que sobre todo las videollamadas estuvieran destinadas al entretenimiento. No obstante, desde los entornos empresariales se les percibe como el futuro de la comunicación con fines de negocios.

El problema con la videoconferencia en la nube y las videollamadas en general a nivel empresarial tiene que ver con las aplicaciones que las ofrecen. Si bien es cierto que las redes sociales las han desarrollado de una forma excepcional, estos entornos no son idóneos para sustentar conversaciones de índole laboral y comercial.

La videoconferencia en la nube: ideal para el emprendedor

La razón por la cual las videollamadas desde redes sociales no funcionan en el entorno empresarial, es la misma que explica porque mucha gente no compra tanto por páginas como Facebook. Varias estadísticas apuntan a que buena parte de los consumidores y usuarios de servicios no confían en la red social para comprar.

En cambio, medios como la llamada telefónica o la tienda online suelen generar mayor confianza. De igual forma, ni siquiera los jefes de empresas verían con buenos ojos realizar reuniones o citas por medio de una videollamada hecha por Instagram o WhatsApp. Estas funcionan bien pero no generan ni confianza ni la formalidad que requiere negociar, o realizar una reunión laboral.

Existen redes sociales dirigidas para ofrecer el servicio de videollamadas para el entorno empresarial y comercial. No obstante, algunos de estos aplicativos son muy limitados, o tienen un costo muy elevado. Esto llevó a que algunas empresas de comunicaciones crearan módulos de videoconferencia y videollamada en la nube.

¿Cómo son los módulos de videoconferencia en la nube?

Las centralitas virtuales más innovadoras incorporan módulos para realizar videollamadas y videoconferencias. Esto es lo que ocurre, por ejemplo, en el caso del software de Neotel. En palabras llanas, el programa de call center también incorpora la posibilidad de realizar este tipo de comunicación. A partir de aquí, el emprendedor no depende de redes sociales o aplicaciones de terceros.

Todo lo que necesitan las empresas para realizar videollamada en la nube lo tiene en su propia centralita IP. Las sesiones pueden realizarse desde cualquier dispositivo que tenga cámara como, por ejemplo, un Smartphone. El personal con acceso solo coloca su usuario y contraseña para acceder a esta aplicación. Todo funciona por medio de Internet y tanto el módulo como la información se alojan en la nube.

La persona genera un enlace y lo comparte a las personas con las que realizará la sesión en tiempo real. A ciencia cierta, todo funciona de igual manera que otros aplicativos de terceros dirigidos a este tipo de comunicación. El sistema es controlado por la empresa y puede utilizarse para reuniones internas o con clientela.

Proyecciones de las videollamadas y videoconferencias

Según varias consultoras, la comunicación en tiempo real con audio y video genera altas expectativas en el mundo empresarial. Según el 2019 el trabajo Impact of Video Conferencing Report, el 98% de las personas que trabajan en empresas consideran que la videoconferencia contribuye a mejorar las relaciones internas y externas para las empresas.

A su vez, El 94% de las empresas consultadas afirmaron que la videoconferencia aumenta la productividad. Por su parte, el 89% asegura que este recurso contribuye a concretar las tareas y proyectos. En el 2020 las perspectivas empresariales se volcaron aún más en favor de la videoconferencia y videollamada en la nube. El establecimiento de cuarentenas y normas de alejamiento social producto de la pandemia por COVID 19, aumentó la aplicabilidad de estas soluciones tecnológicas.

En el 2020 las redes sociales especializadas en servicio de videoconferencia aumentaron su cifra de usuarios habituales. Las empresas más innovadoras están adoptando cada vez más módulos de videollamada y videoconferencia en la nube. Por supuesto, es mucho mejor tener un módulo de este tipo propio de la empresa, que utilizar una red socia. El futuro es sin duda de las comunicaciones de video y audio en tiempo real.

También se sabe que casi el 80% de los españoles ha realizado al menos una videollamada a partir del 2020. Anteriormente, uno de los inconvenientes para la masificación de esta tecnología era el desconocimiento de esta herramienta por parte de los internautas. Las circunstancias actuales han motivado a que incluso las personas mayores aprendan a realizar videollamadas.

¿Qué actividades empresariales pueden realizarse mediante videollamadas?

Las reuniones de grupos de trabajo se han redimensionado a partir de la videoconferencia. No obstante, muchas empresas están realizando incluso reuniones de negocios a partir de las videoconferencias. Hoy en día, existen muchas aplicaciones para esta solución en material comunicacional.

La formación dentro del campo laboral se ha fortalecido a partir de las videoconferencias. Por ejemplo, las empresas que prestan sus softwares a otras compañías están optando por realizar sus sesiones de adiestramiento a larga distancia mediante videoconferencias. De esta manera, se realiza el soporte, garantizando una atención personalizada sin necesidad de salir de la casa o la oficina.

La videollamada también está cobrando fuerza como un mecanismo para el telemarketing. Muchas empresas y servicios están vendiendo sus productos mediante esta vía. De esta forma, se genera confianza y empatía a la hora de cerrar negocios. Las videoconferencias también están siendo de gran utilidad para la captación de nuevos talentos y la contratación de personal.

Añadido a esto, existen empresas que están enfocándose en videollamadas y videoconferencias en la nube para ofrecer sus servicios. Esto es lo que ocurre con profesionales en educación, psicólogos, analistas, asesores, ingenieros de informática y profesiones similares. Las soluciones comunicacionales sustentadas en Internet están arropando a todos los departamentos de las compañías.

El efecto positivo del vídeo

El avance real de las videollamadas radica en la incorporación del video. Este elemento permite una especie de presencialidad virtual que incide positivamente en el comportamiento de los clientes.  Si las llamadas telefónicas gozan de prestigio y confiabilidad, poder ver al interlocutor permite a los clientes una mejor idea de sobre la empresa o el vendedor.

Mucho más confiable es la videollamada cuando se realiza a partir de un software institucional. Esta es otra de las ventajas del módulo alojado en la centralita IP, con relación a las redes sociales. Mientras más formal luzca la videoconferencia y todo lo que le rodea, las perspectivas de los clientes podrán ser mucho más positivas.

El vídeo proporciona confiabilidad y cercanía sin perder formalidad, dependiendo de cómo se planifican las sesiones. Por supuesto, la empresa debe crear sus parlamentos y trabajar en generar buenas impresiones a partir de los elementos visuales. Más allá de esto, la videollamada en la nube puede convertirse incluso en una herramienta valiosa para el cierre de ventas. Los clientes pueden sentir mayor seguridad porque ven a su interlocutor.

Todo lo dicho hasta aquí explica porque las videollamadas y video conferencias son sobre todo el futuro de las empresas.

Módulo de videollamada y videoconferencia en la nube

Neotel ofrece un sistema para la realización de videollamadas y videoconferencias alojadas en la nube desde su centralita IP. Este no tiene costes adicionales y forma parte de los módulos incorporados al software call center. Este aplicativo no requiere de instalaciones extras y es compatible con cualquier sistema operativo.

Nuestro sistema permite mandar el link por correo electrónico y también por mensajería de texto.  Añadido a esto, el cliente podrá grabar sus videollamadas, revisar el historial y transferirlas. Este sistema de comunicación en tiempo real es muy rápido y ha sido incorporado por importantes empresas, siendo comprobada su calidad. Lo mejor es el interfaz del software, caracterizada por su sencillez a la hora de ser utilizado.

La videollamada y videoconferencia en la nube son una herramienta de tantas que ofrece el software de Neotel. Adicional a esto, el emprendedor cuenta con un sinfín de módulos como los lanzadores de llamadas automáticos, las encuestas telefónicas y el envío de SMS masivos. Todos estos aplicativos pueden constituir efectivas estrategias de telemarketing y atención al cliente.

Centralita móvil: el call center en tu smartphone

Una gran ventaja de los software de call center actuales es que pueden utilizarse en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Ahora bien, para poder utilizar la PBX virtual en un smartphone con todas sus funciones se debe utilizar un aplicativo complementario. Este es la centralita virtual y equivale a poder llamar y recibir llamadas como si estuviéramos en el centro de contacto.

En los departamentos de call center el software de gestión permite transferir, silenciar, poner en espera y recuperar llamadas. Esto sin contar con el hecho de que este programa permite conectar cada extensión, grabar cada llamada y monitorear. Pareciera que es imposible contar con estas funciones estando fuera de la oficina. No obstante, la tecnología ha avanzado y ofrece soluciones bastante completas.

De la centralita física a la virtual

pbx virtual en tu smartphone

Muchas empresas incluso del presente continúan sosteniendo extensas salas de call center con servidores, centros de datos y demás implementos. A decir verdad, mantener la centralita física es extremadamente costoso. Esto sin contar que la dinámica y las directrices del trabajo suelen ser muy limitadas en estos ambientes.

Tecnologías tan novedosas como la Línea WebRTC y el alojamiento en la nube permitieron superar este esquema de trabajo. Así nació la centralita virtual y con ella, la posibilidad de gestionar la comunicación empresarial a través de Internet. De esta manera, los aplicativos de atención al cliente y telemarketing salieron de la oficina, abaratando los gastos.

Se estima que las empresas se ahorran hasta un 80% del presupuesto asignado a las comunicaciones gracias a las PBX virtuales. El dilema sobre la centralita física o virtual queda prácticamente a un lado al entender esa realidad. Esto nos lleva a la centralita móvil, uno de esos implementos tecnológicos que hacen de la comunicación empresarial, algo mucho más expedito y versátil.

¿Qué es una centralita móvil?

La centralita alojada en la nube puede utilizarse en cualquier dispositivo. Sin embargo, los smartphones no cuentan con las funciones del call center. Es decir, que por sí solo el móvil no puede transferir llamadas, silenciar, o ponerlas en espera.

Debido a esto, se creó un módulo complementario que permite utilizar esas funcionalidades propias del call center en el teléfono móvil. Precisamente, este mecanismo es lo que se denomina centralita móvil. De esta manera, el operador puede utilizar su smartphone y operar como si estuviese en su centro de contacto.

Con la centralita móvil, las llamadas empresariales entrantes se desviarán al smartphone del teleoperador. Este no solo podrá realizar su gestión, sino que contará con todas las funcionalidades necesarias para hacerlo de forma profesional. A partir de este mecanismo, es posible tener a varios operadores trabajando con teléfonos móviles desde cualquier parte del mundo.

¿Cuáles son las funciones para gestionar las llamadas?

La telefonía comercial se diferencia de la empresarial debido a las herramientas para callcenter que utiliza la segunda. Estas funciones son bastante básicas, pero mejoran de manera comprobada la calidad de la atención, la camaradería con el cliente y la efectividad del operador en su trabajo. A continuación, verás cuales son las más importantes.

Poner al cliente en espera: Esta función se utiliza cuando el operador está ejecutando su gestión y le dice al cliente algo como “estamos verificando, manténgase en línea”. Su uso es vital porque permite al trabajador revisar la información, gestionar y resolver el problema del usuario.

Recuperar la llamada: Esta opción permite al operador volver a la comunicación activa con el cliente, luego de que el agente ha colocado la llamada en espera.

Silenciar la llamada: A diferencia de poner la llamada en espera, silenciarla implica cortar la emisión de audio por parte del operador sin que el cliente lo note. De esta manera, el operador puede seguir escuchando al cliente y hablar con su supervisor o pedir ayuda.

Transferir: En ocasiones, los clientes eligen opciones en el IVR incorrectas y esto los lleva a comunicarse con el operador erróneo. Con la función de transferir, el agente puede transmitir la llamada al departamento correcto. Esto evita a los usuarios la molestia de tener que llamar otra vez.

Rechazar la llamada: El operador puede rechazar una llamada si ya sabe que esta va dirigida a otro departamento, o en otro tipo de situaciones puntuales. De esta manera, puede dejar la línea abierta a otras llamadas que se correspondan a las labores que este desempeña.

La centralita móvil aporta versatilidad

La centralita móvil es una herramienta que fomenta la productividad en las gestiones telefónicas. Las compañías que las implementan tienen dinámicas de trabajo mucho más versátiles, pudiendo adaptarse a distintos escenarios. Por ejemplo, se conoce que las empresas que disponían de este servicio han podido realizar mejor sus labores de atención al cliente en medio de la pandemia por COVID 19.

La centralita móvil permite que los operadores telefónicos realicen su gestión desde cualquier lugar. Poco importa si están en su hogar, lejos de la oficina o incluso, en otro país. Esto es importante, porque amplía el rango de prospectos que tienen las empresas a la hora de contratar empleados. Con este aplicativo la presencialidad es cosa del pasado.

Los call centers que implementan la centralita móvil pueden controlar a personas del exterior. De esta manera, pueden conseguir a profesionales mejor cualificados o que ofrezcan su servicio por menos dinero. Esta es una solución tecnológica que actualiza las gestiones empresariales a dinámicas actuales como el mercado laboral freelance.

Centralita móvil: manteniendo la calidad y la formalidad

La centralita móvil va más allá de permitir la atención telefónica desde un smartphone y fuera de la oficina. A decir verdad, una de sus labores fundamentales es mantener altos estándares de calidad en la gestión. Sus funcionalidades marcan la diferencia entre una llamada a un particular y una llamada empresarial.

Se estima que más del 60% de los clientes prefieren la atención telefónica empresarial. A decir verdad, las llamadas aún ocupan un papel protagónico en la interacción de las personas con las empresas. Parte de esa confianza se debe a los parlamentos y herramientas propias de la gestión de los call centers.

Las funciones de la centralita móvil permiten mantener la formalidad en las llamadas empresariales. Cuando los usuarios se percatan de que el agente puede transferir o colocar la llamada en espera entienden que se están comunicando con una compañía. Es decir, que estos recursos mejoran la automáticamente percepción del cliente.

Poco importa si el operador está atendiendo desde su casa o si se encuentra en el exterior. Las características de la centralita móvil formalizan la comunicación y evocan la institucionalidad del negocio. Las personas que tienen tiendas online pueden utilizar estas funciones para dotar de mayor formalidad a su emprendimiento. No es lo mismo llamar al teléfono de un particular, que al número de empresa.

La centralita móvil actualiza a las empresas

El uso masivo del Internet ha generado grandes cambios en la forma bajo la cual se concibe el trabajo. La estadía en la oficina ya no es un requisito obligatorio para desarrollar el trabajo empresarial. Hoy en día, muchos trabajos se realizan a distancia y logran mejores índices de productividad.

La centralita móvil ha cobrado importancia en medio de circunstancias difíciles como el COVID 19. No obstante, esta aplicación permite que las empresas participen en las dinámicas laborales de la actualidad. Esta es una actualización necesaria y que le abre las puertas al futuro.

Asimismo, los empleados pueden disfrutar de otro tipo de dinámica laboral sin bajar su productividad. A ciencia cierta, la centralita móvil es un recurso al cual se le puede sacar mucho provecho. Todo depende de las circunstancias, la visión del emprendedor y la actividad comercial que se desempeñe.

Las mejores centralitas móviles son prácticas, intuitivas y fáciles de utilizar. No requieren de complicadas instalaciones y tienen todas las funciones necesarias para la gestión telefónica.

¿Cómo es la centralita móvil de Neotel?

La centralita móvil de Neotel es una de las más modernas y funcionales del mercado. Esta es complementaria a la contratación del servicio de centralita virtual. Los emprendedores que contratan nuestro software call center pueden disfrutar de este servicio adicional sin costes adicionales.

Nuestra centralita móvil no requiere la instalación de softwares o cambios en la tarjeta SIM. En el caso de Neotel, se vincula el número del operador a su extensión. La persona seguirá utilizando su compañía telefónica para disfrutar del módulo una vez hecha la vinculación.

Para activar cada una de sus funciones durante las llamadas, el operador deberá marcar unos códigos muy sencillos. Esto lo hace utilizando el teclado numérico del teléfono móvil.  El sistema trabaja de forma expedita y es muy fácil de utilizar.

La centralita móvil es una de esas herramientas para callcenter que puede generar una amplia ventaja de posibilidades. Su uso permite humanizar la labor del agente telefónico mientras se conserva el prestigio de la empresa. A partir de este complemento, la gestión podrá realizarse desde cualquier lugar con solo utilizar el Smartphone. Es básicamente como tener todas las características del software call center en el móvil.

Grabadora virtual de llamadas premium ¿Por qué es importante?

La grabación de llamadas es un aspecto central dentro del funcionamiento del call center y de las empresas. La capacidad de mantener un registro de los contactos telefónicos tiene muchas ventajas y usos prácticos. Hoy en día, las compañías cuentan con la grabadora virtual de llamadas premium.

La grabación de llamadas hoy en día se simplifica a partir de la centralita virtual. Es precisamente este aplicativo digital el que contiene esta característica, además de las funciones conocidas para enlazar diversas terminales y gestionar cada llamada. Parece un asunto de menor importancia, pero se trata de un respaldo útil al que se le puede dar mucho provecho.

¿Qué es una grabadora virtual de llamadas?

La grabadora virtual de llamadas es básicamente un sistema que permite mantener la grabación de los contactos telefónicos de la empresa. Estos pueden ser entrantes mediante el departamento de atención al cliente, o salientes muy característicos del departamento de telemarketing, cobranzas y seguridad.

grabación de llamadas

Anteriormente los departamentos de call center utilizaban centralitas físicas y la grabación de llamadas se realizaba a partir de un software especial. Por lo general, estos registros quedaban almacenados en costosos servidores físicos. Es decir, que se necesitaba invertir en un hardware anfitrión para el almacenaje de datos. En el caso de los centros de atención al cliente, uno de los datos que más se guardaban eran precisamente las llamadas telefónicas.

En ese entonces el proceso era mucho más complejo que hoy en día, pues debían integrarse varios sistemas. La llegada de la centralita virtual permitió simplificar el almacenamiento completo de las operaciones. Hoy en día la grabadora de llamadas es virtual y forma parte del software de call center.

Casi todos los servicios de centralita en la nube ofrecen la grabación virtual de llamadas. Por supuesto, existen diferentes niveles y costes para el almacenaje de información. Este servicio es la prueba de lo importante que es gestionar las comunicaciones mediante PBX virtual.

¿Cómo funciona la grabadora virtual de llamadas?

Hoy en día todo el sistema de la centralita virtual funciona a través de una conexión a Internet. Incluso las llamadas se realizan por conexión IP, siendo algo muy similar a lo que ocurre cuando una persona llama a otra utilizando una red social. Esto permite a su vez que los registros de esta llamada queden guardados de forma organizada como parte de las labores del software.

Las conversaciones quedan grabadas bajo archivos muy similares a las notas de voz de la actualidad. También tienen formatos como el MP3, muy similares a los de música. Por ello, también es muy sencillo guardarlos y escucharlos. El espacio utilizado para guardar los registros de esas llamadas es la nube. Es decir, que todo el sistema funciona literalmente gracias a Internet.

Gracias a la centralita en la nube se puede grabar la cantidad de llamadas que el cliente requiera. Los espacios de almacenamiento en la nube ofrecidos por las compañías no tienen limitaciones físicas. Todo el sistema funciona de forma muy simplificada y empresas como Neotel tienen personal experto para mantener el funcionamiento correcto del sistema.

¿Por qué se habla de una grabadora virtual de llamadas premium?

Las compañías que ofrecen el servicio de centralita virtual suelen ofrecer una grabación estándar. Por ejemplo, Neotel ofrece el almacenamiento de las conversaciones telefónicas generadas y recibidas cada dos meses. Esto suele ser suficiente para muchos emprendimientos, en función de la actividad comercial que desempeñan. Sin embargo, hay otras empresas que requiere un registro mucho más extenso.

Cuando las empresas requieren un backup de llamadas amplio se recurre a la grabadora virtual de llamadas premium. Este ofrece un servicio mucho más extendido en el tiempo con lo que se puede obtener incluso la totalidad de las conversaciones hechas con clientes.

Existen empresas que por normativa legal necesitan tener todas las llamadas. Estas suelen enfocarse en servicios de grabación virtual completos, que cubran grandes periodos de tiempo y con funcionalidades completas. En estos casos también es fundamental decantarse por una centralita de interfaz amigable y fácil de utilizar.

Las empresas que prestan algún tipo de servicio suelen necesitar una grabadora virtual de llamadas premium. El caso más emblemático es el de las entidades bancarias, a las cuales se les exige incluso por ley un registro pleno. Al manejar dinero de sus clientes y ante la posibilidad de fraudes, se hace indispensable contar con todas las conversaciones en medio de alguna investigación.

¿Por qué es importante contar con una grabadora virtual de llamadas premium?

La grabación de llamadas permite cumplir funciones que son determinantes para la gestión empresarial. En principio, esta permite monitorear las conversaciones entre los operadores o vendedores telefónicos y los clientes. La idea del monitoreo es verificar la calidad de la atención y formar mejor a los trabajadores de manera individual.

A su vez, las grabaciones permiten ejercer contraloría interna con la finalidad de proteger a los clientes y garantizar una atención adecuada. Por ejemplo, muchas compañías recurren a este elemento para penalizar a trabajadores que no cumplen con su labor de forma adecuada. De esta manera, mantener estos registros puede convertirse en un factor fundamental para apuntar a la excelencia.

Mantener las grabaciones también puede sostener el buen obrar de la empresa en caso de algún mal entendido. En caso de existir alguna demanda a las entidades de protección al consumidor, las empresas pueden recurrir a los registros y demostrar que los procedimientos y la atención es la correcta. Sin duda alguna, esta es una de las herramientas callcenter que permite conocer la realidad del servicio ofrecido.

Otras ventajas de la grabadora virtual de llamadas premium

Los emprendedores que contratan el servicio de grabadora virtual de llamadas premium buscan mejorar esta funcionalidad. Por lo general, pagar por este servicio complementario permite optar a una mayor capacidad de almacenamiento.

Otro factor clave en este servicio es la calidad del gestor de las grabaciones. Empresas como Neotel permiten a la empresa contratante la posibilidad de controlar tanto la grabación en general, como las llamadas grabadas. Los coordinadores pueden reproducir, filtrar, buscar y hasta descargar llamadas para darles el uso que deseen. También es factible suspender por un momento las grabaciones y administrar todo el sistema.

A partir de la centralita virtual es posible revisar las grabaciones desde cualquier dispositivo. Esto ocurre porque todo el sistema está alojado en la nube y solo se necesita una conexión a Internet para ingresar a él. Anteriormente, esto era imposible y todo debía hacerse desde la oficina. Esta es otra ventaja de migrar a la PBX virtual.

En pocas palabras, la grabadora virtual de llamadas premium confiere un control total sobre los registros. En el caso de las empresas grandes y medianas esto no solo es muy útil, sino económico debido a las características de su balance comercial. En realidad, este tipo de servicio complementario no suele ser tan costoso.

Eligiendo la mejor grabadora virtual de llamadas premium

Al igual que ocurre con el resto de la centralita en la nube, es fundamental que la grabadora tenga una interfaz sencilla. En ocasiones, los operadores y coordinadores de la empresa no utilizan los recursos debido a que estos no son fáciles de utilizar. En este sentido, es crucial que esta solución tecnológica sea completa, pero también de fácil manejo.

En el mercado existen muchos productos con distintas características, límites de grabación y gestores. Es importante que el emprendedor analice varias de las propuestas disponibles y elija la que más se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, algunas empresas cobran más por este servicio incluso ofreciendo menos que otras. Por eso, cada aspecto debe ser analizado para obtener módulos con la mayor efectividad.

Siempre es bueno analizar la diferencia existente entre el servicio estándar de grabación y el premium. Por supuesto, todo esto debe ponderarse con las necesidades propias del comercio. Como se estableció anteriormente, hay actividades comerciales que exigen menos de las grabaciones y otras que exigen un servicio más completo.

La grabadora virtual de llamadas premium de Neotel es completa

Neotel ofrece un módulo que puede cumplir con los estándares más altos en cuanto a grabación de llamadas. Para ello, le otorgamos al cliente un terabyte entero de almacenamiento. Esto equivale a 27 años de grabaciones seguras y respaldadas con los mejores sistemas de seguridad.

El gestor es muy fácil de manejar y permite controlar todos los aspectos de las grabaciones. El registro puede revisarse, descargarse y manipularse desde cualquier dispositivo siempre que se cuente con las credenciales necesarias. Esto es para garantizar la seguridad de la empresa y de la información almacenada.

El coste adicional por este servicio es de 45 € al mes y es garantía de calidad constante. Esta es una de las grabadoras más competitivas del mercado según su balance coste/beneficio. El software de Neotel es utilizado por varias de las empresas españolas más exitosas lo cual comprueba su operatividad. Sin duda alguna, esta es una de las herramientas para callcenter más necesarias y útiles, ideal para mantener una gestión empresarial transparente y orientada a la productividad.