How and what is the virtual fax still used for?

In the late eighties the fax revolutionized the communication of the most prestigious companies worldwide. Four decades have passed and it is still a functional tool for some businesses and individuals. Technology has evolved and today we have the opportunity to use the virtual fax.

It seems that nowadays there are too many ways to communicate to have to resort to this technology. However, fax can be much more useful than many imagine. That is why there are services that allow you to adapt this office device to today’s systems.

First of all: What is a fax machine?

It could be said that the fax machine is the starting point of all communication we have today. This device integrated the modem, the printer and a scanner, allowing images to be sent via a traditional telephone line connection. In fact, the transmissions are made to a special number.

virtual fax

Today, part of what the smartphone does is basically this, but in a much more advanced way and from digital systems. Of course, the development of the internet and various software has allowed greater possibilities in terms of communication and sending documents. However, it is understood that the fax was the beginning of this concept.

This does not mean that the fax has lost all its relevance. In fact, many people of interest to companies still use this type of technology. Undoubtedly, having the ability to at least be able to receive and send information with this device has its benefits, especially for companies.

Virtual fax: What is it all about?

Precisely, nowadays there are ways to communicate with fax machines without having to buy one and plug it into the office. This is what the virtual fax is all about, which is nothing more than a module that allows documentation to be sent to this type of device. Likewise, companies can receive notifications or documents sent via fax, thanks to this system.

The virtual fax is a system that can be used basically on any device. It only requires a computer, a tablet or a cell phone with an internet connection to use it. Nor is it required to buy any equipment, or perform any kind of installation.

It is a simple, expeditious system that is not very expensive either. In other words, its great usefulness and low cost means that it is better to have it than not, especially at a business level. Nowadays, it has become a service and many companies hire it for several reasons.

A fax to email

Few people know this, but some email applications are configured to allow sending and receiving faxes. In fact, Gmail which is one of the largest email companies has this option. This is because, in the early days of the Internet, many companies used both means of communication.

Over time, these systems were relegated to the background due to the new Internet tools. And although the custom of sending or receiving faxes by e-mail became somewhat obsolete, many companies kept their fax machines in their offices for unforeseen circumstances. In fact, many people still use it today more than you might think.

Basically, e-mail is the medium that allows you to send and receive faxes. Of course, it’s not as simple as just sending an email and having it appear on a fax sheet. This is where the virtual PBX comes in and companies like Neotel offer this service in a complementary way.

How is virtual fax used?

As in the past, in order to send faxes, it is essential to have a specialized telephone number for this type of device. In this way, the person sending the fax indicates where the information will go. Providing this number and the telephone line is an essential part of offering a virtual fax service.

Once the company has its line and phone number assigned, it can receive messages sent from a real fax machine. Having this capability is what is sought after at the enterprise level, because it opens the door to more business and allows for more complete and integrated communication.

Likewise, from this moment on, the company that pays for the virtual fax service can send faxes. To do so, it will simply use the business email, which is adapted to establish this type of communication. Basically, the process is similar to the one used to send e-mails, except that, instead of entering an e-mail address, the fax number to which the documentation is to be sent is added. The process is very simple.

Why use a virtual fax service?

The ability to be able to send and receive faxes is an important and inexpensive provision. A current maxim in the business world is to achieve the widest possible connectivity and communication capacity. Precisely, the virtual fax is another way to be able to negotiate with people who still use this device.

In fact, there are countries where having a virtual fax is much more than just a forecast. Two examples of this are Spain and the United States, where many companies are reluctant to dispense with this device altogether. According to some figures from companies producing fax machines, more than 380,000 such devices were sold in Spanish territory in 2019. By 2020, this number amounted to 430,000 copies sold.

In other words, in countries such as Spain, the production and marketing of the fax is still going on. Companies continue to buy these products and use them as a means of sending communications and documentation. Having the ability to negotiate and communicate with people using this type of technology is the objective pursued by companies when contracting this service.

How useful is the virtual fax?

Of course, not all companies should be obliged to buy a device of this type. To tell the truth, the virtual fax has the mission of being able to guarantee connectivity to those who do not want to invest in these devices that certainly are somewhat discontinued.

The fax is still used for sending and receiving sales and purchase documents, invoices and other sensitive data. In fact, many companies see this device as a secure and expeditious way to establish communication. For example, many supply chain firms still work this way and not with e-mail. This is still the case even worldwide.

Having the virtual fax allows you to integrate different technologies. This is certainly the usefulness of this module, and it allows the company’s commercial range to be expanded. It sounds simple, but every sale counts.

Why is virtual fax so necessary in Spain?

Many companies in Spain continue to send and receive documents by fax. Some businesses and jobs work exclusively this way. Suppliers are one type of company that still operates this way. However, there are many others that work with this device.

For example, in Spain many of the public institutions still work with burofax. It should be noted that the sending of this type of document with legal weight in Spanish territory began with the sending of faxes. Therefore, many law firms and public institutions still have faxes in their facilities.

Likewise, many clinics and hospitals are used to working with traditional faxes. This is because this device is often very effective as a means of sending examinations and diagnoses. The best thing is that it does not require the Internet for its operation, which makes it a fail-safe communication system.

Fax never fails

Beyond the three examples of companies that use fax, many companies of all types still have this device. This is because its sending system is practically infallible. In fact, in a scenario where the Internet fails across the board, fax machines would be the best alternative for sending and receiving notification. This is because these devices only rely on telephone lines for sending.

It is precisely for this reason that many companies still buy and even use fax machines. Then, it is important to note that there are still many businessmen and entrepreneurs who use their fax machines as a priority. For example, there are elderly private individuals who have not wanted to migrate to new technologies and remain with the reliable.

That is why any company that intends to have validity in the market should hire the virtual fax service. This will allow you to negotiate, send and receive documents with a wider range of people, without excluding them due to the technology they use. The next question is: How do I get the virtual fax? If you hire our virtual PBX for SMEs you will be able to count on this integrating tool.

At Neotel we have the virtual fax service at low prices.

Many communication companies sell the virtual fax service as their main service at very high prices. At Neotel, virtual fax is a complement to our call center software. For this reason, we offer the service for a monthly fee of 8 € per month.

The virtual fax is an add-on to our advanced virtual PBX for SMEs. This is a program that will be very useful to manage the commercial communication of your business. Your customers will never feel better served and your company will project responsibility and reliability.

¿Cómo y para qué se utiliza aún el fax virtual?

A finales de los años ochentas el fax revolucionó la comunicación de las empresas más prestigiosas a nivel mundial. Cuatro décadas han pasado y esta sigue siendo una herramienta funcional para algunos negocios y personas particulares. La tecnología evolucionó y hoy nos brinda la oportunidad de utilizar el fax virtual.

Pareciera que en la actualidad hay demasiadas formas de comunicarse como para tener que recurrir a esta tecnología. No obstante, el fax puede ser mucho más útil de lo que muchos imaginan. Por eso, existen servicios que permiten adaptar este aparato de oficina con los sistemas actuales.

En primer lugar: ¿Qué es un fax?

Podría decirse que el fax es un punto de inicio de toda la comunicación que tenemos en el presente. Este aparato integraba el módem, la impresora y un escáner, permitiendo mandar imágenes mediante una conexión tradicional de línea telefónica. De hecho, los envíos se realizan a un número especial.

fax virtual

Hoy en día, parte de lo que hace el smartphone es básicamente esto, pero mediante de una forma mucho más avanzada y a partir de sistemas digitales. Por supuesto, que el desarrollo del internet y de diversos softwares ha permitido mayores posibilidades en cuanto a comunicación y envío de documentos. No obstante, se entiende que el fax fue el inicio de ese concepto.

Esto no significa que el fax haya perdido toda su vigencia. A decir verdad, muchas personas de interés para las empresas aún manejan este tipo de tecnología. Sin duda alguna, tener la capacidad de al menos poder recibir y enviar información con este artefacto tiene sus beneficios, sobre todo para las compañías.

El fax virtual: ¿De qué se trata?

Precisamente, en la actualidad hay formas de poder comunicarse con los faxes sin necesidad de comprar uno y enchufarlo en la oficina. De eso se trata el fax virtual, que no es más que un módulo que permite enviar documentación a este tipo de aparato. De igual forma, las empresas pueden recibir notificaciones o documentos enviados vía faxes, gracias a este sistema.

El fax virtual es un sistema que puede ser utilizado básicamente en cualquier dispositivo. Solo se requiere de un ordenador, una Tablet o un teléfono móvil que tenga conexión a internet para utilizarlo. Tampoco se requiere comprar algún equipo, o realizar algún tipo de instalación.

Se trata de un sistema sencillo, expedito y que tampoco es muy costoso. Es decir, que su gran utilidad y bajo coste implica que es mejor tenerlo que no, sobre todo a nivel empresarial. En la actualidad, se ha convertido en un servicio y muchas compañías lo contratan por varias razones.

Un fax en el correo electrónico

Pocas personas lo saben, pero algunas aplicaciones de correo electrónico están configuradas para permitir el envío y recepción de faxes. De hecho, Gmail que es una de las más grandes compañías de email tiene esta opción. Esto se debe a que, en los inicios del Internet, muchas compañías utilizaban ambos medios de comunicación.

Con el tiempo, estos sistemas quedaron relegados debido a las nuevas herramientas del Internet. Y aunque la costumbre de mandar o recibir faxes por correo electrónico se hizo algo obsoleta, muchas empresas mantuvieron su fax en las oficinas por algún imprevisto. De hecho, muchas personas aún en la actualidad lo utilizan más de lo que se podría pensar.

Básicamente, el correo electrónico es el medio que permite enviar y recibir faxes. Por supuesto, el asunto no es tan sencillo como mandar un correo y que esta pueda verse en la hoja de un fax. Aquí es donde entra la centralita virtual y compañías como Neotel que ofrecen este servicio de forma complementaria.

¿Cómo se utiliza el fax virtual?

Al igual que en el pasado, para enviar faxes es fundamental tener un número telefónico especializado para ese tipo de aparato. De esta forma, la persona que hace el envío indica hacia dónde llegará la información. Suministrar esta numeración y la línea telefónica es parte esencial de ofrecer un servicio de fax virtual.

Una vez que la empresa tiene su línea y número telefónico asignado, puede recibir envíos hechos desde un fax real. Tener esta capacidad es lo que se busca a nivel empresarial, debido a que esto abre la puerta a más negocios y permite una comunicación más completa e integrada.

De igual manera, a partir de este momento la empresa que paga por el servicio de fax virtual puede hacer envío de faxes. Para ello, simplemente utilizará el correo electrónico empresarial, el cual está adaptado para establecer este tipo de comunicación. Básicamente, el proceso es similar al que se utiliza para enviar correos electrónicos, solo que, en vez de colocar una dirección de email, se añadirá el número del fax a donde se desea remitir la documentación. El proceso es muy sencillo.

¿Por qué contratar el servicio de fax virtual?

La capacidad de poder enviar y recibir faxes es una previsión importante y poco costosa. Una máxima actual en el mundo empresarial es lograr la conectividad y capacidad de comunicación más amplia posible. Precisamente, el fax virtual se constituye en otra vía para poder negociar con personas que aún utilizan este artefacto.

De hecho, hay países en donde tener un fax virtual es mucho más que una previsión. Dos ejemplos de esto son España y Estados Unidos, en donde muchas empresas se resisten a prescindir totalmente de este artefacto. Según algunas cifras de empresas productoras de faxes, en el año 2019 se vendieron más de 380.000 aparatos de este tipo en territorio español. Para el año 2020, este número ascendió a los 430.000 ejemplares vendidos.

Es decir, que en países como España la producción y comercialización del fax aún sigue vigente. Las empresas siguen comprando estos productos y los utilizan como un medio para enviar comunicaciones y documentación. Tener la capacidad de negociar y comunicarse con las personas que utilizan este tipo de tecnología, es el objetivo que persiguen las compañías al contratar este servicio.

¿Qué utilidad tiene el fax virtual?

Por supuesto, no todas las compañías deben verse en la obligación de comprar un aparato de este tipo. A decir verdad, el fax virtual tiene la misión de poder garantizar la conectividad a aquellos que no quieran invertir en estos dispositivos que ciertamente, están algo descontinuados.

El fax se sigue utilizando para envío y recepción de documentos de compra y venta, facturas y otros datos sensibles. De hecho, muchas empresas ven en este dispositivo una forma segura y expedita de establecer comunicación. Por ejemplo, muchas firmas de proveeduría todavía trabajan de esta forma y no con el correo electrónico. Esto sigue pasando incluso a nivel mundial.

Tener el fax virtual permite integrar distintas tecnologías. A ciencia cierta, esa es la utilidad de este módulo y eso permite ampliar el rango comercial de la empresa. Parece algo simple, pero cada venta cuenta.

¿Por qué es tan necesario el fax virtual en España?

Muchas empresas en España continúan enviando y recibiendo documentación mediante el fax. Algunos negocios y trabajos funcionan exclusivamente de esta forma. Los proveedores son uno tipo de empresa que todavía opera de esta forma. No obstante, existen muchas otras que trabajan con este dispositivo.

Por ejemplo, en España muchas de las instituciones públicas aún trabajan con burofax. Cabe destacar, que el envío de este tipo de documento con peso jurídico en territorio español inició con el envío de faxes. Por eso, muchos despachos de abogados e instituciones públicas aún tienen fax en sus instalaciones.

De igual forma, en muchas clínicas y hospitales se acostumbró a trabajar con el fax tradicional. Esto es así, porque este artefacto suele ser muy efectivo como medio de envío de exámenes y diagnósticos. Lo mejor es que no requiere de Internet para su funcionamiento, lo que le convierte como un sistema de comunicación a prueba de fallas.

El fax nunca falla

Más allá de los tres ejemplos citados de empresas que utilizan fax, muchísimas compañías de todo tipo aún cuentan con este aparato. Esto es así porque su sistema de envío es prácticamente infalible. De hecho, en un escenario en donde el Internet falle a nivel general, los faxes serían la mejor alternativa para enviar y recibir notificación. Esto es así porque estos aparatos solo dependen de las líneas telefónicas para realizar los envíos.

Es precisamente por esa razón que muchas compañías aún compran e incluso, utilizan fax. Luego, es importante señalar que existen aún muchos comerciantes y empresarios que utilizan prioritariamente sus faxes. Por ejemplo, hay privados de edad avanzada que no han querido migrar a las nuevas tecnologías y se mantienen con lo confiable.

Es por eso que toda empresa que se plantee tener vigencia en el mercado debe contratar el servicio de fax virtual. Esto le permitirá negociar, enviar y recibir documentación con un mayor margen de personas, sin excluirlos debido a la tecnología que usan. La siguiente pregunta es ¿Cómo obtengo el fax virtual? Si contratas nuestra centralita virtual para PYMEs podrás contar con esta herramienta integradora.

En Neotel tenemos el servicio de fax virtual a bajos precios

Muchas empresas de comunicación venden el servicio de fax virtual como su servicio principal a precios muy elevados. En Neotel, el fax virtual es un complemento de nuestro programa para realizar llamadas en call center. Por eso, ofrecemos el servicio con una mensualidad de 8 € mensuales.

El fax virtual es un agregado a nuestra avanzada centralita virtual para PYMEs. Este es un programa que será de gran utilidad para gestionar la comunicación comercial de tu negocio. Tus clientes jamás se sentirán mejor atendidos y tu empresa proyectará responsabilidad y confiabilidad.

Inbound call statistics: Luxury data for businesses

Hiring a virtual switchboard service allows you to understand how all the commercial communication of a company takes place in order to improve it. Aspects such as the flow of calls, the times they occur, their duration and the management of those who answer them, can be visualized thanks to this software. All this data is reflected in the inbound call statistics.

Of course, this data is very useful both for customer service and for understanding the commercial impact of companies. In fact, nowadays, entrepreneurs and merchants give much more value to this type of data than in the past.

What are inbound call statistics?

incoming call statistics

The virtual switchboard or contact center software is basically a program that allows to unify all the communication of the companies. It does not matter if a company has only one person in charge of answering calls, or a large call center room. This application allows to professionalize the telephone communication.

One of its particular advantages is that it allows us to visualize the flow of incoming calls to the company. To do this, the program organizes all the information in easy-to-analyze graphs and this is the incoming call statistics module.

As all communication is unified, it can be easily quantified. In addition, the mere fact of working with the mobile PBX and having IP telephony makes the data collection process easier. This is like having an x-ray of all the commercial calls that come into a company.

What is the inbound call statistics module like?

The inbound call statistics module is a dashboard that shows the entire communications development. The quantifiable data is displayed clearly, broken down and separated for analysis. This is equivalent to having an x-ray of how the flow of contacts made by customers and users occurs.

This dashboard is also interactive, allowing the entrepreneur to verify specific data, separated and organized in different ways. The idea of having all these statistics and being able to interact with them is to analyze how business communication is going at the telephone level, in order to improve it.

From the analysis and monitoring of statistics, companies can generate mechanisms to promote more fluid telephone communication. But going further, this module could even provide valuable commercial information for entrepreneurs.

What data do the IP PBX statistics show?

Basically, all those related to call flow. That is, the number of incoming calls received, their distribution during working hours, and the like. Perhaps the most relevant are those related to the productivity of a company in terms of the service offered to its customers.

From this module it is possible to know, for example, how many calls come into the company during each day, how many of these are answered and it also counts those that are hung up. In other words, you can even obtain data on contacts that are not answered.

Having the ability to count on this constant flow of data in real time generates all kinds of advantages. But in addition to knowing the general statistics of the business telephone line, it is possible to know much more specific data.

Call center: analyzing each operator

Inbound call statistics do not only record the general data of a call center department. In fact, this module also provides a basic idea of how each of a company’s telephone agents works. Let’s remember that the work of the virtual PBX for SMEs unifies the communication under a single software, allowing to have a control of it.

Thus, it is possible to know, for example, how many calls are handled by each operator in particular. Similarly, this module indicates the number of conversations hung up, or the time the telephone agent spends on each call. This is important to draw objective conclusions about the performance of each employee.

An operator who has a lot of hang-ups or who leaves conversations on hold may not be doing his job well. On the other hand, a telephone agent who has a high talk time per call perhaps serves customers well, but does not contribute to productivity.

Inbound call statistics: Establishing averages

Inbound call statistics are key to defining whether a call center’s work is being performed correctly. But to do so, the company must first study and track its own management. In the numbers of this module, there are the possibilities, correctives and objectives that a company can establish with respect to its customer service.

In short, the actual numbers reflected in the statistics also serve to make projections and set goals. If you want to improve customer service, managers will know where they are starting from and what productivity they want. Thus, more than just looking at the averages obtained, it is also feasible to project possible improvements in that average.

The statistics of incoming calls allow to establish strategies to improve the efficiency of the attention. The important thing is that the entrepreneur has the necessary information to change and improve. From this module, a change can be made in the organization of the call center to increase productivity.

Three key statistics to know if you offer good customer service

To tell the truth, all the data provided by the inbound call statistics module are important. But the following ones present a straightforward picture of the service offered by the company:

Missed calls: missed calls are those that have entered the virtual PBX for SMEs, but were not answered. This can happen due to delays in the tele-operator, in the system or similar issues. A call center that misses a lot of calls is not generating a smooth service or a good customer experience.
Queues on hold: Companies can know the number of customers who are calling and are on hold while all operators are busy. This is key, because companies that always have queues on hold do not enjoy the good perception of their users. Instead of solving a problem, they become a problem for their users.
Conversation times: this information is key to get an idea of the quality of service. Very short conversations are not necessarily synonymous with productivity. Likewise, although it is always good to provide good customer service, it is not good to have very long calls. The best thing is to have adequate attention times for each type of service or problem attended.

These are data that should be reviewed on a daily basis. The good news is that inbound call statistics allow you to check all these numbers per day, per week, per month or even per year.

Call center statistics contribute to the work of the business

Knowing how a call center operates through its metrics allows to improve the business activity in several ways. Once a review of call center statistics is done, it is possible to do the following:

Work organization: call center statistics allow the entrepreneur to organize the work in the call center to improve its efficiency. Thanks to this module, it is possible to know if it is necessary to hire more staff, change the schedules or try other strategies to improve the service.
Operator evaluation: Checking the statistics of each agent makes it easier to carry out individual correction and training work. It will also be feasible to evaluate the continuity of some teleoperators if they do not comply with the work required.
Knowing the flow of customers: Hiring a contact center software will allow us to have an idea of how many customers communicate with the company. This data is useful to know the impact that the company is generating in the market since its inception. That is why hiring a virtual switchboard is positive even for those companies that do not have a call center department.

Neotel offers its virtual PBX for SMEs

At Neotel we offer our contact center software, a multifunctional tool that adapts to companies of all types. In fact, our program is useful for companies with large call center rooms, as well as for small businesses or even individual entrepreneurs. In it you will find a very complete, fast and easy to use incoming call statistics module.

Neotel’s virtual PBX offers important modules such as call recorder and incoming call statistics for free. The best thing is that we have plans that adapt to the economic possibilities of each entrepreneur. Our customers can choose the plan they prefer and request additional modules that they need for their management.

The Neotel contact center software interface is easy to use, fast and intuitive. This distinguishes it from many programs of the same type that are complex, unintelligible and for which it is necessary to hire additional IT experts. Using our virtual PBX is as easy as logging into a social network, yet it has tools that will forever change the way your company communicates.

Estadísticas de llamadas entrantes: Datos de lujo para empresas

Contratar un servicio de centralita virtual permite entender como ocurre toda la comunicación comercial de una empresa para mejorarla. Aspectos como el flujo de llamadas, las horas en que ocurren, su duración y la gestión de quienes las atienden, pueden visualizarse gracias a este software. Todos esos datos se reflejan en las estadísticas de llamadas entrantes.

Por supuesto, estos datos tienen mucha utilidad tanto para la atención al cliente, como para conocer el impacto comercial de las empresas. De hecho, hoy en día emprendedores y comerciantes le dan mucho más valor a este tipo de datos que en el pasado.

¿Qué son las estadísticas de llamadas entrantes?

estadísticas de llamadas entrantes

La centralita virtual o software de contact center es básicamente un programa que permite unificar toda la comunicación de las empresas. Poco importa si una compañía tiene un solo encargado de atender las llamadas, o una gran sala de call center. Este aplicativo permite profesionalizar la comunicación telefónica.

Una de sus ventajas particulares es que nos permite visualizar cómo ocurre el flujo de llamadas que entra hacia la compañía. Para ello, el programa organiza toda la información en gráficos fáciles de analizar y esto es el módulo de estadísticas de llamadas entrantes.

Como toda la comunicación está unificada puede ser fácilmente cuantificada. Además, el solo hecho de trabajar con la centralita móvil y tener telefonía IP hace que el proceso de recolección de datos sea más sencillo. Esto es como tener una radiografía de todas las llamadas comerciales que entran a una compañía.

¿Cómo es el módulo la estadística de llamadas entrantes?

El módulo de estadística de llamadas entrantes es un panel que muestra todo el desarrollo de las comunicaciones. Los datos cuantificables se muestran de forma clara, desglosada y separada para poder analizarlos. Esto equivale a tener una radiografía de cómo ocurre el flujo de contactos hechos por los clientes y usuarios.

Este panel además es interactivo, permitiendo al emprendedor verificar datos específicos, separados y organizados de distinta forma. La idea de tener todas estas estadísticas y poder interactuar con ellas es hacer análisis sobre cómo va la comunicación empresarial a nivel telefónico, para mejorarla.

A partir del análisis y seguimiento de la estadística, las empresas pueden generar mecanismos para fomentar una comunicación telefónica más fluida. Pero yendo más allá, este módulo incluso podría proporcionar información valiosa a nivel comercial para los emprendedores.

¿Qué datos muestran las estadísticas de la centralita IP?

Básicamente, todos aquellos relacionados con el flujo de llamadas. Esto es la cantidad de llamadas entrantes recibidas, su distribución durante el horario laboral, y otros por el estilo. Quizás los más relevantes son aquellos relacionados con la productividad de una compañía en cuanto a la atención ofrecida a sus clientes.

A partir de este módulo se puede saber, por ejemplo, cuantas llamadas entran a la empresa durante cada día, cuantas de estas son atendidas y también contabiliza aquellas que son colgadas. Es decir, que incluso se pueden obtener datos de contactos que no son atendidos.

Tener la capacidad de contar con este flujo constante de datos en tiempo real, genera ventajas de todo tipo. Pero además de conocer las estadísticas generales de la línea telefónica empresarial, se pueden conocer datos mucho más puntuales y específicos.

Call center: analizando a cada operador

Las estadísticas de llamadas entrantes no registran solamente los datos generales de un departamento de call center. De hecho, ese módulo también permite tener una idea básica de cómo trabaja cada uno de los agentes telefónicos de una compañía. Recordemos que la labor de la centralita virtual para PYME unifica la comunicación bajo un solo software, permitiendo tener un control de la misma.

Es así como se puede conocer, por ejemplo, cuántas llamadas atiende cada operador en particular. De igual forma, este módulo nos indica la cantidad de conversaciones colgadas, o el tiempo que dura el agente telefónico en cada llamada. Esto es importante para sacar conclusiones objetivas sobre el desempeño de cada empleado.

Un operador que tiene muchas llamadas colgadas o que deja conversaciones con tiempo en espera, podría no estar haciendo bien su trabajo. Por otro lado, un agente telefónico que tiene un elevado tiempo de conversación por llamada quizás atiende bien a los clientes, pero no aporta a la productividad.

Estadísticas de llamadas entrantes: Estableciendo promedios

Las estadísticas de llamadas entrantes son claves para definir si el trabajo de un call center se está realizando de forma correcta. Pero para ello, la empresa primero deberá estudiar y hacer el seguimiento de su propia gestión. En los números de este módulo, están las posibilidades, correctivos y objetivos que se puede establecer una compañía con respecto a su atención al público.

En pocas palabras, los números reales reflejados en las estadísticas también sirven para hacer proyecciones y establecer metas. Si se desea mejorar la atención, los directivos sabrán desde donde parten y cuál es la productividad que desean. Es así, como más que ver los promedios que se obtienen, también es factible proyectar posibles mejoras en ese promedio.

Las estadísticas de llamadas entrantes permiten establecer estrategias para mejorar la eficiencia de la atención. Lo importante es que el emprendedor cuenta con la información necesaria para cambiar y mejorar. A partir de este módulo, se puede dar un viraje en la organización del call center para incrementar la productividad.

Tres estadísticas claves para saber si ofreces una buena atención

A decir verdad, todos los datos que proporciona el módulo de estadísticas de llamadas entrantes son importantes. Pero los siguientes presentan un panorama directo de la atención que ofrece la empresa:

  • Llamadas perdidas: Las llamadas perdidas son aquellas que han entrado en la centralita virtual para PYME, pero que no fueron atendidas. Esto puede pasar por retrasos del teleoperador, en el sistema o cuestiones similares. Un call center que pierde muchas llamadas no está generando una atención fluida y tampoco una buena experiencia para la clientela.
  • Colas en espera: Las empresas pueden conocer el número de clientes que están llamando y que quedan en espera mientras todos los operadores están ocupados. Esto es clave, porque las empresas que siempre tienen cola en espera no gozan de la buena percepción de sus usuarios. En vez de resolver un problema, se constituyen en uno para sus usuarios.
  • Tiempos de conversación: esta información es clave para tener una idea sobre la calidad de la atención. Las conversaciones muy cortas no son necesariamente sinónimo de productividad. De igual forma, aunque siempre es bueno brindar un buen trato al cliente, no es bueno tener llamadas muy largas. Lo mejor es tener tiempos de atención adecuados para cada tipo de atención o problema atendido.

Estos son datos que deben ser revisados a diario. La buena noticia es que las estadísticas de llamadas entrantes permiten verificar todos estos números por día, semana, al mes o incluso, de forma anual.

Las estadísticas de call center contribuyen con el trabajo empresarial

Saber cómo opera un call center a través de sus métricas permite mejorar la actividad empresarial de diversas formas. Una vez que se hace una revisión de las estadísticas de call center, es posible hacer lo siguiente:

  • Organización del trabajo: Las estadísticas de call center permiten al emprendedor organizar el trabajo en el call center para mejorar su eficiencia. Gracias a este módulo, es posible saber si se necesita contratar más personal, cambiar los horarios o probar otras estrategias para mejorar la atención.
  • Evaluación de los operadores: Verificar la estadística de cada agente facilita realizar un trabajo individual de corrección y adiestramiento. También será factible evaluar la continuidad de algunos teleoperadores si no cumplen con el trabajo que se requiere.
  • Conocer el flujo de clientes: Contratar un software contact center nos permitirá tener una idea sobre cuántos clientes se comunican con la empresa. Este dato es útil para saber el impacto que va generando la compañía en el mercado desde su comienzo. Por eso, la contratación de la centralita virtual es positiva incluso para aquellas firmas que no tienen un departamento de call center.

Neotel ofrece su centralita virtual para PYME

En Neotel ofrecemos nuestro software contact center, una herramienta multifuncional que se adapta a empresas de todo tipo. De hecho, nuestro programa es útil tanto para compañías con grandes salas de call center, como para negocios pequeños o incluso, emprendedores particulares. En este encontrarás un módulo de estadísticas de llamadas entrantes muy completo, rápido y fácil de manejar.

La centralita virtual de Neotel ofrece módulos importantes como la grabadora de llamadas y las estadísticas de llamadas entrantes de forma gratuita. Lo mejor es que tenemos planes que se adaptan a las posibilidades económicas de cada emprendedor. Nuestros clientes pueden elegir el plan que prefieran y solicitar de forma adicional aquellos módulos que les parezcan necesarios para su gestión.

La interfaz del software contact center de Neotel es fácil de manejar, rápida e intuitiva. Esto la distingue de muchos programas del mismo tipo que son complejos, inentendibles y para los cuales se necesita contratar adicionalmente a expertos en Informática. Utilizar nuestra centralita virtual es tan fácil como entrar a una red social, aunque tiene herramientas que cambiarán para siempre la forma en que tu compañía se comunica.

Call recorder: training the telephone operator

The call recorder is one of the call center software tools that allows maintaining a quality and prestigious call center department. Many companies use this module as a way to verify the quality of service provided to users. Others, on the other hand, implement it as a practical way to keep a record of business conversations. To tell the truth, this is a very useful system at the professional level.

Large companies with customer service centers take advantage of the call recorder as an educational resource. In addition, it is important to clarify that its work is not limited to the call center, being equally necessary for any business. This is so because the attention to users is neuralgic in any company. Now, do you know what this technological solution is all about?

What is a call recorder?

premium virtual call recorder

The call recorder of the call center software is an application that allows recording all incoming and outgoing phone calls in a company. From its use, companies store large amounts of conversations related to their business activity. This type of data is considered commercially important, subject to protection by law, and its recording allows various internal tasks to be carried out.

In addition to the application that records each telephone call, companies must have appropriate storage space to store such digital information. In the past, firms that had a call center had to invest in expensive data centers and servers to be able to maintain this type of backup. Today, thanks to cloud storage technology, companies do not need to redirect funds into such facilities.

Nowadays, renting a virtual PBX service is more than enough to be able to make this record. This is one of the advantages brought by the Internet and new digital storage techniques. The call recorder is just a part of the monitoring module.

Why is the call recorder useful at the enterprise level?

There are many compelling reasons why companies use the call recorder. Broadly speaking, what the call recorder allows is to be able to review internal work. Thanks to this application, it is possible to review the attention that the company is offering to its customers, how telemarketers are attending and even to review a problem or specific case that occurs with a user.

This review capability can be used in many ways by companies, regardless of the economic activity in which they are engaged. The call recorder can improve many aspects of customer service, both at the institutional level and in terms of direct communication with users.

In fact, the call recorder allows to review the processes and responses of the company. Listening and analyzing the records will help to identify problems generated by the company to its customers, to seek their solution and offer a better service. Being able to correct or facilitate procedures always improves the users’ perception of the company. That is why it is so important to increase the level of service at all times.

Call Recorder: Improving company processes

Stored calls are a reflection of the problems presented by the customer with regard to the work of a company. This is critical, especially for companies that sell services of all kinds. Call center firms can reinvent themselves and improve by reviewing recorded call backup.

Being able to listen to recorded calls makes it possible to identify problems presented by groups of customers. If, for example, a particular failure occurs in a bank’s system, the number of incoming customer reports will alert managers. This, in turn, will allow them to have input and generate both solutions to the problem and responses to reassure customers.

Sometimes, analyzing the recordings helps to improve the solutions, reports or procedures in place. To be sure, many of the procedures that are still in place in customer service centers have been developed thanks to this module. This gives us an idea of the impact of using the call recorder at the enterprise level.

Call Recorder: training the operator

One of the biggest problems faced by companies is the management of teleoperators. Those who are new entrants are unfamiliar with the applications and are often inexperienced. On the other hand, some simply do not perform their job with empathy and in the right way. In both cases, the call recorder allows the teleoperator to be educated.

Although companies usually educate their new recruits with training courses, nowadays it is understood that education within companies must be continuous. Precisely, one of the ways to educate personnel is to invite them to listen to their own calls. In this way, the operator can internalize what he does correctly and where he makes mistakes.

Recorded calls are an example for the telephone agent of what to do and what not to do. In fact, each call is an example of what the service should be and what mistakes to avoid. In fact, there are many educational activities that can be done within the call center, based on the call recorder records.

Call recorder: three training activities

In prestigious companies, different types of activities are carried out to improve the training of telephone operators. Probably the ones that have the most impact are those reinforced by the call recorder records. Here are three activities that you can implement in your call center or company:

Training courses: Companies conduct courses to reinforce the knowledge of their workers. This is very common in call center rooms and other customer service jobs. In these training activities, call recordings are used as an example to indicate what is correct and what is not, when attending to users.
Personalized training: A very effective way to train telephone agents is to give them a personalized talk. In this case, the coordinator or supervisor can review the calls handled by the specific teleoperator and let him/her hear what he/she is doing right and what is not.
Staff evaluation: Many companies go beyond training and create evaluations. From this formula, the operator can correct his faults, motivating himself through the ratings. In many call centers this dynamic is used to distribute special bonuses and make promotions with objectivity.

The call recorder is not only for the call center.

The aforementioned examples are situations that are commonly seen in a call center. However, any type of company or business that has telephone communication with customers should implement the call recorder.

For example, an online store that has two people in charge of handling orders and inquiries via telephone, can implement this module to verify if they provide adequate attention. Similarly, if a company has a telemarketing department, this module allows to verify how the telemarketers are performing.

This module is also very useful for third party verification. This is a practice that is usually done when a customer needs to change a service plan or buy something over the phone. Of course, this is another of the functions that are part of Neotel’s advanced monitoring module.

Neotel monitoring module: What functions does it have?

The call recorder and cloud storage space are the most important part of the monitoring module. Added to this is the spy and whisper module, which allows call center coordinators to listen in on the calls of their telephone operators. Similarly, the owner of an online store can listen to the managers of his accounts and telephone lines.

In addition to these functions, there is the third-party verification function mentioned above. This has been designed to verify purchases of products or services over the phone. In this way, companies have their backs covered in the event of any errors. One of the great advantages of the monitoring module is that it is an excellent resource for complying with consumer and data protection laws.

The monitoring module with call recorder, spy and whisper and third party verification comes with the Neotel call center software contract. No matter the plan chosen by our client, these are benefits of contracting our call center and telemarketing software service. In addition, we have the most competitive virtual PBX plans and prices in the market.

In addition to this, we also offer the premium call recorder that allows you to increase the space available for call backup by up to one terabyte. In this way, the equivalent of two years of continuous recording can be saved. Neotel offers you what you need to record your business calls, review them and improve the quality of service you offer to your users.

Grabadora de llamadas: formando al operador telefónico

La grabadora de llamadas es una de las herramientas del software call center que permite mantener un departamento de call center de calidad y prestigio. En muchas empresas se utiliza este módulo como una forma de verificar la calidad de atención que se brinda a los usuarios. Otras en cambio, la implementan como una forma práctica de guardar el registro de conversaciones empresariales. A decir verdad, este es un sistema muy útil a nivel profesional.

Las grandes empresas con centros de atención al cliente aprovechan a la grabadora de llamadas como un recurso educativo. Además, es importante aclarar que su labor no se limita al call center, siendo igual de necesario para cualquier negocio. Esto es así porque la atención a los usuarios es neurálgica en cualquier compañía. Ahora bien, ¿Sabes de que se trata esta solución tecnológica?

¿Qué es una grabadora de llamadas?

grabadora virtual de llamadas premium

La grabadora de llamadas del software call center es un aplicativo que permite registrar todas las llamadas telefónicas que entran y salen en una compañía. A partir de su uso, las empresas almacenan grandes cantidades de conversaciones relacionadas con su actividad comercial. Este tipo de datos son considerados de importancia comercial, sujetos a protección según las leyes y su registro permite realizar diversas labores internas.

Además del aplicativo que graba cada llamada telefónica, las empresas deben contar con un espacio de almacenamiento apropiado para guardar dicha información digital. En el pasado, las firmas que tenían un call center debían invertir en centros de datos y servidores costosos para poder mantener este tipo de backup. Hoy en día y gracias a la tecnología de almacenamiento en la nube, las compañías no necesitan redireccionar fondos en este tipo de instalaciones.

En la actualidad, alquilar un servicio de centralita virtual es más que suficiente para poder hacer este registro. Esta es una de las ventajas que ha traído el Internet y las nuevas técnicas de almacenamiento digital. La grabadora de llamadas es apenas una parte del módulo de monitorización.

¿Por qué es útil la grabadora de llamadas a nivel empresarial?

Existen muchas razones de peso por las cuales las empresas utilizan la grabadora de llamadas. A grandes rasgos, lo que permite su registro de conversaciones es poder hacer revisión del trabajo interno. Gracias a este aplicativo, se puede revisar la atención qué está ofreciendo la empresa a sus clientes, cómo los teleoperadores atienden e incluso, revisar algún problema o caso específico que ocurra con algún usuario.

Esta capacidad de revisión puede ser utilizada de muchas formas por las compañías, más allá de la actividad económica a la cual se dediquen. La grabadora de llamadas permite mejorar muchos aspectos de la atención al cliente, tanto a nivel institucional, como en cuanto a la comunicación directa con los usuarios.

De hecho, la grabadora de llamadas permite revisar los procesos y respuestas de la empresa. Escuchar y analizar los registros ayudará a identificar problemas generados por la empresa a sus clientes, para buscar su solución y ofrecer un mejor servicio. Poder corregir o facilitar los procedimientos siempre mejora la percepción que tienen los usuarios con respecto a la compañía. Por eso, es tan importante incrementar el nivel del servicio en todo momento.

Grabadora de llamadas: Mejora los procesos de la empresa

Las llamadas almacenadas son un reflejo de los problemas que presenta el cliente con respecto a la labor de una empresa. Esto es fundamental, sobre todo, para aquellas compañías que venden servicios de todo tipo. Las firmas que tienen call center pueden reinventarse y mejorar gracias a la revisión del backup de llamadas grabadas.

Poder escuchar llamadas grabadas permite identificar problemáticas presentadas por grupos de clientes. Si, por ejemplo, ocurre una falla particular en el sistema de un banco, el número de reportes hechos por clientes que van llegando alertará a los encargados. Esto a su vez, le permitirá tener insumos y generar tanto soluciones al problema como respuestas para tranquilizar a la clientela.

En ocasiones, analizar las grabaciones contribuye a mejorar las soluciones, reportes o gestiones vigentes. A ciencia cierta, muchos de los procedimientos que perduran en los centros de atención al usuario han sido elaborados gracias a este módulo. Esto nos da una idea del impacto que tiene el uso de la grabadora de llamadas a nivel empresarial.

Grabadora de llamadas: formando al operador

Uno de los problemas más grandes a los que se enfrentan las empresas es la gestión de los teleoperadores. Aquellos que son nuevo ingreso desconocen los aplicativos y muchas veces están faltos de experiencia. Por otro lado, algunos simplemente no realizan su labor de atención con empatía y de la forma adecuada. En ambos casos, la grabadora de llamadas permite educar al teleoperador.

Aunque las empresas suelen educar a sus nuevos ingresos con cursos de capacitación, hoy en día se entiende que la educación dentro de las empresas debe ser continua. Precisamente, una de las formas de educar al personal, es invitándolo a escuchar sus propias llamadas. De esta manera, el operador puede interiorizar que hace correctamente y en que se equivoca.

Las llamadas grabadas son un ejemplo para el agente telefónico de lo que se debe hacer y también, de lo que no. A decir verdad, cada llamada es un ejemplo de lo que debe ser la atención y de los errores a evitar. De hecho, hay muchas actividades educativas que pueden hacerse dentro del call center, a partir de los registros de la grabadora.

Grabadora de llamadas: tres actividades de formación

En las empresas de prestigio se realizan distintos tipos de actividades para mejorar la formación de los operadores telefónicos. Probablemente las que tienen más impacto con aquellas reforzadas por los registros de la grabadora de llamadas. A continuación, te presentamos tres actividades que puedes implementar en tu call center o empresa:

  • Cursos de adiestramiento: Las empresas realizan cursos para reforzar el conocimiento de sus trabajadores. Esto es muy común en salas de call center y demás trabajos que realizan atención al cliente. En estas actividades formativas, se utilizan grabaciones de llamadas que sirven como ejemplo para indicar lo que es correcto y lo que no, a la hora de atender a los usuarios.
  • Adiestramiento personalizado: Una manera muy efectiva de formar a los agentes telefónicos es dándoles una charla personalizada. En este caso, el coordinador o supervisor puede revisar las llamadas atendidas por el teleoperador en específico y dejar que el mismo se escuche y sepa lo que hace bien y lo que no.
  • Evaluación del personal: Muchas compañías van más allá del adiestramiento y crean evaluaciones. A partir de esta fórmula, el operador puede corregir sus fallas, motivándose por medio de las calificaciones. En muchos call centers se utiliza esta dinámica para distribuir bonos especiales y realizar ascensos con objetividad.

La grabadora de llamadas no es solo para el call center

Los ejemplos anteriormente mencionados son situaciones que se ven habitualmente en un call center. No obstante, cualquier tipo de empresa o comercio que tiene comunicación telefónica con los clientes debería implementar la grabadora de llamadas.

Por ejemplo, una tienda virtual que tiene dos encargados de atender pedidos y consultas vía telefónica, puede implementar este módulo para verificar si estos ofrecen la atención adecuada. De igual forma, si una empresa tiene un departamento de telemarketing, este módulo permite verificar como viene siendo el desempeño de los teleoperadores.

Este módulo además es muy útil para hacer verificación de terceros. Esta es una práctica que se suele hacer cuando un cliente requiere cambiar el plan de un servicio o comprar algo vía telefónica. Por supuesto, esta es otra de las funciones que forman parte del módulo de monitorización avanzado de Neotel.

Módulo de monitorización de Neotel: ¿Qué funciones tiene?

La grabadora de llamadas y el espacio de almacenamiento en la nube son la parte más importante del módulo de monitorización. Añadido a esto, se debe añadir el módulo spy and whisper, el cual permite que los coordinadores de un call center escuchen las llamadas de sus operadores telefónicos. De igual manera, el dueño de una tienda online puede escuchar a los encargados de sus cuentas y líneas telefónicas.

A estas funciones se añade la función de verificación de terceros, mencionado anteriormente. Esta ha sido pensada para constatar compras de productos o servicios vía telefónica. De esta forma, las empresas se cubren las espaldas en caso de que exista algún error. Una de las grandes ventajas del módulo de monitorización es que es un excelente recurso para cumplir las leyes en materia de consumidores y protección de datos.

El módulo de monitorización con la grabadora de llamadas, el spy and whisper y la verificación de terceros viene con la contratación del software call center de Neotel. No importa el plan escogido por nuestro cliente, estos son beneficios de contratar nuestro servicio de software para call center y telemarketing. Además, tenemos los planes y precios de centralita virtual más competitivos del mercado.

Añadido a esto, también ofrecemos la grabadora de llamadas premium que permite aumentar el espacio disponible para el backup de llamadas hasta en un terabyte. De esta manera, se pueden guardar el equivalente a dos años de grabación continua. Neotel te ofrece lo necesario para grabar tus llamadas empresariales, revisarlas y mejorar la calidad de la atención que ofreces a tus usuarios.

Telemarketing surveys: Important for business success?

Today’s entrepreneurs understand how critical it is to know their consumers’ preferences. Marketing trends right now indicate that it is vital to obtain this type of information in order to create new products and strategies. Precisely, a tool that allows companies to obtain this data is telemarketing surveys.

At the business level, information is power, and in fact, the success of many companies is related to their ability to know their consumers. The good news is that any marketer or entrepreneur can have a reliable source of information on their own business phone line thanks to telemarketing software.

What are telemarketing surveys?

telemarketing surveys

For several decades, companies have made the survey a reliable resource to know the opinion of their potential consumers. This is because it has been proven that the best way to know their preferences is to ask them directly. Of course, having good information implies surveying large groups of people.

There are many ways to conduct these surveys for data collection. The most classic is to go out on the street and make inquiries with handout sheets. In the case of food companies, free samples are often given out and questions are asked of respondents. Of course, this is not so simple when it comes to companies that sell other types of products, or services.

Another way to conduct surveys is to call lists of people and ask them questions. However, this type of calling is often considered annoying and is one of the least recommended telemarketing practices. Therefore, companies like Neotel offer companies a better way to learn how to obtain this information: Telemarketing surveys through IVR. So what is this all about?

IVR Telemarketing Surveys: The Right Way to Query

Telemarketing software has an interactive module called IVR. This is used by companies that have customer service phone lines and basically performs at least three basic functions. These are to welcome the caller by means of an automated locution, to lead people through the menu of options and to request some information necessary for the service during the call, such as, for example, the ID card.

However, the IVR can also add an additional module to ask a voiced question to callers. This is what is known as IVR or automated telemarketing surveys. These allow to take advantage of the time the user spends before or after talking to an operator to make the survey.

In order to have this module, the text of the question is entered so that it can be voiced in the IVR. From that moment on, all customers who communicate with the companies will hear the survey and will be invited to answer it. In this way, opinion polls are conducted in a more friendly and natural way, without disturbing the clientele.

How does the client conduct telemarketing surveys?

Telemarketing surveys are listened to by customers when they communicate with the company. They can be placed at different points in the IVR interaction. After listening to the voiced question, the customer is prompted with the options they have to answer using their numeric keypad.

Questions can have several possible answers, as many as the keypad allows. Of course, the usual practice is to give four or five options for customers to answer. From this menu of answers, the user simply marks the number corresponding to the answer that seems correct.

The best thing about this tool is the simplicity with which the surveys are executed. They usually take no more than a minute of the caller’s time. Of course, answering is very simple and only requires the customer to listen to the options and then press a number.

Telemarketing surveys are versatile

IVR telemarketing surveys allow you to work with a fairly wide range of actions. From this module, almost any type of survey can be carried out. The important thing is to adapt the numerical options to the possible answers.

For example, this system allows you to conduct market research surveys, which will be the most important for designing commercial strategies. These are the ones that allow to know what type of product the customer prefers. But at the same time, this module also gives the possibility to make inquiries about customer satisfaction with the service or products.

In addition to this, telemarketing software allows the surveys to be placed in different parts of the call. Some companies prefer to launch the question when the customer has just started contact with the company. On the contrary, others usually ask the question after the customer has been served by the operator.

What is the contribution of surveys to companies?

The ability to survey large groups of people is vital for the survival and success of companies. Growing, competing and creating new solutions often depends on the amount of information handled:

Business Strategies – The core of business growth and actions lies in business strategies. Today, most companies approach their entire strategy with 5% reliable data. Telemarketing surveys make it possible to handle better quality data.
Creation of offers and products: In order to offer impactful offers and products, companies must know consumer preferences. This is what allows them to innovate and compete effectively. If this information is unknown, companies run the risk of making risky investments and losing market positioning.
Change of business approach: Companies can survive and adapt to market changes thanks to the two aspects mentioned above. Having data and analyzing it correctly is a neuralgic step to stay on its feet.

The reinvention of companies and even their victory over the competition is largely defined by the information obtained. Those who rely on telemarketing surveys ensure a reliable source of usable data.

Three types of telemarketing surveys that every company should do

There are many types of surveys and many ways to survey for business purposes. In fact, in marketing, the most desirable thing is to have as much information as possible. However, the following queries are the most important and any company should do them:

Product surveys: One of the best utilities that telemarketing surveys have, are those that invite the customer to measure the products. It is always good to consult which product they prefer, which one they select the most and what they would like in the future.
Shopping experience surveys: This is ideal for both digital and physical stores. Companies that focus on selling products can query how the customer experience was to try to improve it.
Satisfaction survey: These are the most common in companies that have call centers. They are very useful to know if the communication is being handled in the right way. Although they may seem inconsequential, this type of information says a lot about people’s perceptions of a company and that is why it is so important to provide good customer service.

There are also some surveys that are a little more complex, such as brand evaluation, perception of the competition, or of the company’s advertising. In fact, you can ask consumers almost anything if you find the right way to do it. Of course, telemarketing surveys allow you to ask almost any type of question.

Virtual switchboard: IVR and telemarketing surveys

The virtual switchboard is no longer a call center program but a telemarketing software. In fact, this tool goes beyond telemarketing and encompasses other means of communication. Precisely, one of the advantages of its use is the incorporation of IVR and automated surveys.

By having an IVR (interactive voice response), companies can improve their image automatically. For sure, incorporating this system in the business line gives a lot of professionalism and formality to a business initiative. This is just as suitable for experienced companies as it is for new ventures.

Of course, with IVR, companies can also conduct telemarketing surveys. In this way, you can take much more advantage of the interactive voice response module to obtain useful business information.

Neotel Telemarketing Software: Proven Effectiveness

At Neotel we have the best virtual PBX pricing and one of the most innovative and functional programs on the market. Our plans are designed so that any type of businessman or trader can enjoy the service with costs according to their activity, budget and requirements.

The best thing is that with the acquisition of our telemarketing software the IVR and the telemarketing survey module are completely free. Customers simply pay their usual monthly fee for the type of service requested and can count on both tools that complement the virtual PBX. At Neotel, we think about the progress of your communications.

Encuestas telemarketing: ¿Importante en el éxito empresarial?

Los emprendedores del presente entienden lo fundamental que es conocer las preferencias de sus consumidores. Las tendencias sobre marketing ahora mismo indican que es vital obtener este tipo de información para poder crear nuevos productos y estrategias. Precisamente, una herramienta que permite a las compañías obtener estos datos son las encuestas telemarketing.

A nivel empresarial la información es poder y de hecho, el éxito de muchas empresas está relacionado a su capacidad de conocer a sus consumidores. La buena noticia es que cualquier comerciante o emprendedor puede tener una fuente confiable de información en su propia línea telefónica empresaria gracias al software para telemarketing.

¿Qué son las encuestas de telemarketing?

Encuestas Telemarketing

Durante varias décadas las empresas han hecho de la encuesta un recurso confiable para conocer la opinión de sus potenciales consumidores. Esto es así, porque se ha demostrado que la mejor forma de conocer sus preferencias es preguntándoles directamente. Por supuesto, tener buena información implica encuestar a grandes grupos de personas.

Existen muchas formas de realizar estas encuestas para la recopilación de datos. La más clásica es salir a la calle y realizar las consultas con hojas de forma manual. En el caso de las compañías de alimentos, se suelen dar muestras gratis y se realizan preguntas a los encuestados. Por supuesto, esto no es tan sencillo cuando se trata de empresas que venden otro tipo de productos, o servicios.

Otro modo de realizar encuestas es llamar a listados de personas y hacerles las preguntas. No obstante, este tipo de llamada suele ser considerada como molesta, siendo una de las prácticas de telemarketing menos recomendadas. Por ello, empresas como Neotel ofrecen a las empresas una mejor forma de conocer obtener esta información: Encuestas telemarketing a través del IVR. Ahora bien ¿De qué se trata esto?

Encuestas telemarketing de IVR: La forma adecuada de consultar

Los software para telemarketing tienen un módulo interactivo llamado IVR. Este es utilizado por las empresas que tienen líneas telefónicas para la atención al cliente y básicamente cumple con al menos tres funciones básicas. Estas son dar la bienvenida mediante una locución automatizada, conducir a las personas por el menú de opciones y solicitar algún dato necesario para la atención durante la llamada, como por ejemplo el DNI.

Ahora bien, el IVR también permite añadir un módulo adicional para realizar una pregunta locutada a los clientes que llaman. A esto es lo que se le conoce como las encuestas de telemarketing de IVR o automatizadas. Estas permiten aprovechar el tiempo que el usuario pasa antes o después de hablar con un operador, para hacer la encuesta.

Para contar con este módulo se introduce el texto de la pregunta para que esta sea locutada en el IVR. A partir de ese momento, todos los clientes que se comunican con las empresas escucharán la encuesta y serán invitados a responderla. De esta manera, las consultas de opinión se practican de forma más amigable, natural y sin molestar a la clientela.

¿Cómo realiza el cliente las encuestas telemarketing?

Las encuestas telemarketing son escuchadas por los clientes cuando estos se comunican con la empresa. Estas pueden colocarse en distintos momentos de la interacción con el IVR. Luego de escuchar la pregunta locutada, al cliente se le indican las opciones que tiene para responder utilizando su teclado numérico.

Las preguntas pueden tener varias respuestas posibles, tantas como el teclado numérico lo permita. Por supuesto, lo que se estila es dar unas cuatro o cinco opciones para que los clientes puedan responder. A partir de este menú de respuestas, el usuario simplemente marcará el número correspondiente a la respuesta que le parezca correcta.

Lo mejor de esta herramienta es la simplicidad con la cual se ejecutan las encuestas. Estas no suelen tomar más de un minuto del tiempo de los clientes que llaman a la compañía. Por supuesto, responder es muy sencillo y solo se necesita que el cliente escuche las opciones para luego pulsar un número.

Las encuestas telemarketing son versátiles

Las encuestas telemarketing del IVR permiten trabajar con un rango de acción bastante amplio. A partir de este módulo, se pueden realizar casi cualquier tipo de encuesta. Lo importante es adaptar las opciones numéricas a las respuestas posibles.

Por ejemplo, este sistema permite realizar encuestas de estudio de mercado, las cuales serán las más importantes para diseñar estrategias comerciales. Estas son las que permiten saber qué tipo de producto prefiere el cliente. Pero a su vez, este módulo también da la posibilidad de realizar consultas sobre la satisfacción del cliente frente al servicio o los productos.

Añadido a esto, el software para telemarketing permite colocar las encuestas en distintas partes de la llamada. Algunas compañías prefieren lanzar la pregunta cuando el cliente apenas inicia su contacto con la empresa. Por el contrario, otros suelen hacer la consulta luego de que el cliente ha sido atendido por el operador.

¿Cuál es el aporte de las encuestas a las empresas?

La capacidad de encuestar a grandes grupos de personas es vital para la supervivencia y éxito de las compañías. Crecer, competir y crear nuevas soluciones suele depender de la cantidad de información que se maneja:

  • Estrategias comerciales: El centro del crecimiento y las acciones empresariales está en las estrategias comerciales. En la actualidad, la mayoría de las empresas plantean la totalidad de su estrategia con un 5% de datos confiables. Las encuestas telemarketing permiten manejar datos de mejor calidad.
  • Creación de ofertas y productos: Para poder ofrecer ofertas y productos de impacto, las empresas deben conocer las preferencias de los consumidores. Esto es lo que les permite innovar y competir de una forma efectiva. Si se desconoce esta información, las compañías entran en el riesgo de hacer inversiones riesgosas y perder posicionamiento en el mercado.
  • Cambio de enfoque empresarial: Las empresas pueden sobrevivir y adaptarse a los cambios del mercado gracias a los dos aspectos anteriormente mencionados. Tener datos y analizarlos correctamente es un paso neurálgico para mantenerse en pie.

La reinvención de las empresas e incluso, su victoria frente a la competencia se define en gran parte por la información obtenida. Aquellos que cuentan con encuestas telemarketing aseguran una fuente confiable de datos aprovechables.

Tres tipos de encuesta telemarketing que toda empresa debe hacer

Existen muchos tipos de encuestas y muchas formas de encuestar con fines comerciales. De hecho, dentro del mercadeo lo más deseable es tener el máximo de información posible. No obstante, las siguientes consultas son las más importantes y cualquier empresa debería hacerlas:

  • Encuestas sobre productos: Una de las mejores utilidades que tienen las encuestas telemarketing, son aquellas que invitan al cliente a medir los productos. Siempre es bueno consultar qué producto prefieren, cuál seleccionan más y qué les gustaría en el futuro.
  • Encuestas sobre experiencia de compra: Este es ideal para las tiendas digitales y físicas. Las empresas que se enfocan en la venta de productos pueden consultar cómo fue la experiencia de los clientes para intentar mejorarla.
  • Encuesta de satisfacción: Estas son las más comunes en las empresas que tienen call center. Son muy útiles para saber si la comunicación se está manejando de la forma adecuada. Aunque parezcan intrascendentes, este tipo de información dice mucho sobre las percepciones que tienen las personas con respecto a una compañía y por eso es tan importante ofrecer buena atención.

También existen algunas encuestas un poco más complejas como las de evaluación de la marca, percepción de la competencia, o de las publicidades de la compañía. A decir verdad, a los consumidores se les puede preguntar casi cualquier cosa si se encuentra la forma correcta de hacerlo. Por supuesto, la encuesta telemarketing permite realizar casi todo tipo de consulta.

Centralita virtual: IVR y encuestas de telemarketing

La centralita virtual ha dejado de ser un programa de call center para convertirse en un software para telemarketing. De hecho, esta herramienta va más allá del telemercadeo y abarca otros medios para la comunicación. Precisamente, una de las ventajas de su uso es la incorporación del IVR y las encuestas automatizadas.

Al contar con un IVR (respuesta de voz interactiva), las empresas pueden mejorar su imagen de forma automática. A ciencia cierta, incorporar este sistema en la línea empresarial le da mucha profesionalidad y formalidad a una iniciativa comercial. Esto es igual de conveniente para empresas con experiencia, como para emprendimientos nuevos.

Por supuesto, al contar con el IVR las empresas pueden también realizar encuestas de telemarketing. De esta forma, puede aprovechar mucho más el módulo de respuesta de voz interactiva para obtener información de carácter comercial útil.

Software telemarketing de Neotel: efectividad comprobada

En Neotel tenemos el mejor precio de centralita virtual y uno de los programas más innovadores y funcionales del mercado. Nuestros planes están pensados para que cualquier tipo de empresario o comerciante pueda disfrutar del servicio con costes acordes a su actividad, presupuesto y exigencias.

Lo mejor es que con la adquisición de nuestro software para telemarketing el IVR y el módulo de encuestas telemarketing salen totalmente gratis. Los clientes simplemente pagan su mensualidad habitual por el tipo de servicio solicitado y pueden contar con ambas herramientas que complementan la centralita virtual. En Neotel, pensamos en el progreso de tus comunicaciones.

Click to call me back: what every business website should have

Currently, there is a tendency to separate call center tools from ecommerce tools. However, both systems can increase sales and interaction with potential customers if they are integrated. In fact, the new virtual PBX has an innovative module to improve the impact of the business or commercial website: click to call me back.

Those who have websites will understand that the world of plugins is vast, although it is often difficult to know how and what they are used for. This is one that is also part of the virtual PBX service in the case of Neotel. The virtual PBX is no longer a call center program and has now become a complete and integral telemarketing software.

The secret to sell more

click to call me back

The best marketers and entrepreneurs in the world understand that the right thing to do is to open as many channels as possible for communication with users. Most marketing theories and strategies indicate that part of business success lies in availability. The most successful ventures are those that are most available and everywhere.

Therefore, the use of telephone and Internet tools should never be understood as opposites. It is not that by having a web page, the right thing to do is to eliminate the call center or the means of communication via telephone. The more effective and operational communication channels a company has, the more likely it is to generate sales.

Some customers come to a company from one social network or another. Similarly, some prefer to write a private message, contact through the website or rather, communicate directly by phone. Precisely, click to call me back is a tool that integrates telephony and website, to facilitate customer service and of course, sales. But… What is this innovative system all about?

What is click to call me back?

Those who have experience with commercial websites know that the platforms have add-ons that allow to improve the reach and management of the same.  The click to call me back is precisely an add-on designed to improve communication with the customer from the website.

The click to call me back is a button that is installed on the business website or virtual store. When pressed, customers who want to receive some information can see a box and enter their phone number. In this way, an agent of the company will contact them to answer any questions or in case they want to place an order.

This module of the virtual switchboard allows instant communication with users who discover the commercial website. With its installation and use, communication ceases to be in the hands of the user, and is arranged by the company at the user’s will. The impact of this tool is important, because it solves a major problem that all of us as consumers have experienced at some time.

The problem of most websites

Nowadays it is very common to look for products and solutions to our problems through Internet search engines. It has happened to almost all of us that we suddenly find the website of a company of interest and when we are ready to ask and make contact, it simply becomes impossible.

Websites are tools to increase the visibility of companies and in marketing strategies, they are placed as an essential element. The problem is that many of them publish telephone numbers that over time have become outdated. Similarly, sometimes the consumer finds an e-mail, writes to the company and gets no response. There is also the box that allows to leave messages, which is usually inoperative almost always.

Precisely, the click to call me back button gives the entrepreneur the possibility to contact users who might be really interested in the product or service offered. On the other hand, the customer will be sure that, by entering his or her number, an agent of the company will contact him or her. This is how this simple button allows our company to stand out from others in the eyes of consumers.

What do companies gain from the click to call me back button?

Convertibility: Companies that install and properly use the click to call me back button can convert Internet users into customers more easily. This is because they migrate people interested in the product to a much more direct conversation with a company representative or salesperson.
Immediacy: Thanks to this button, commercial communication occurs immediately. Instead of relying on the customer to communicate, the burden of communication falls on the company. Of course, this increases the opportunity to generate new sales.
Differentiate yourself from other companies: Something fundamental in business is to stand out from the competition. This must be done with the products and the brand, but also with the attention offered to the clientele. By offering click to call me back as a communication alternative, companies put themselves in a better position against others with outdated websites.
More avenues of communication: This button is basically another system by which customers can contact and receive personalized information. This implies projecting greater availability which also improves the perception that users have about the company.

Click to call me back: useful for any type of business.

The click to call me back button can be used by any type of business. Businesses that offer services can take advantage of it due to its immediacy. For example, a law firm can receive the numbers of potential clients and call back immediately, projecting its vocation to serve and help those in need. In fact, this plugin allows to show interest in the user, regardless of the hiring.

However, this PBX plug-in can also be included in virtual stores. In this case, the click to call me back can be oriented to answer customers’ questions, or as a mechanism for dealing with complaints. There is always a way to include it even in this type of website designed for direct online sales.

On the other hand, merchants who sell products but do not have an online store, can manage orders from this module.

How to obtain and install click to call me back?

Click to call me back is one of the modules of Neotel’s virtual switchboard. Therefore, it is a service provided to entrepreneurs and companies that contract this service. The inclusion of this module in the monthly plan is very economical, costing only 25 euros per month for its installation and use.

For those who do not know what a virtual switchboard is, it is a telemarketing and customer service software, which allows to manage business communication. It has the basic features of call center software, but includes many other functions and add-ons. Basically, it allows the implementation of IP telephony, databases and other necessary implements for a formal, professional and intelligent business communication.

On the other hand, the installation of the click to call me back button is done by Neotel’s IT experts. This is done in a very simple way and does not affect the design of the business website. Everything is done in an expeditious manner and the client can request to place it in the section of their digital portal that seems most convenient.

Neotel: quality telemarketing software

Neotel offers entrepreneurs and traders its innovative telemarketing software. This virtual PBX goes beyond the applications and functions for answering phone calls. Our program also has complementary modules to work with other communication channels and generate more sales, as well as the best attention to your customers.

Some of the modules most used by our customers are the call launchers, the call robot, the virtual fax, the signaling, the sending of massive SMS, the CRM and many more. These as well as the click to call me back button are effective to connect with the public and achieve better communication and increased sales flow.

Our virtual PBX has a long history of good performance, stability and speed. Neotel is a company that has been in the business telecommunications market for more than twenty years. Our virtual PBX is used by some of the most important companies in Spain and the rest of Europe and Latin America. Contact us to learn more about our products, special modules and prices. We have all the necessary tools for the development of professional communication and business marketing.

click to call me back Neotel

Click to call me back: lo que toda página empresarial debe tener

En la actualidad se tienden a separar las herramientas del call center de las de ecommerce. No obstante, ambos sistemas pueden incrementar las ventas y la interacción con potenciales clientes si se les integra. De hecho, la nueva centralita virtual tiene un módulo innovador para mejorar el impacto de la página web empresarial o comercial: el click to call me back.

Aquellos que tienen páginas web entenderán que el mundo de los plugins es amplio, aunque muchas veces es difícil conocer cómo y para qué se utilizan. Este es uno que además forma parte del servicio de centralita virtual en el caso de Neotel. La centralita virtual PBX ya no es un programa para call center y ahora se ha convertido en un software de telemarketing completo e integral.

El secreto para vender más

click to call me back

Los mejores comerciantes y empresarios del mundo entienden que lo correcto es abrir la mayor cantidad de canales posibles para la comunicación con los usuarios. La mayoría de las teorías y estrategias de marketing indican que parte del éxito empresarial está en la disponibilidad. Los emprendimientos más exitosos son los que están más disponibles y en todas partes.

Por eso, el uso de herramientas telefónicas y de Internet jamás deben ser entendidas como opuestas. No es que por tener una página web, lo correcto sea eliminar el call center o los medios de comunicación vía llamada telefónica. Mientras una empresa tenga mayores canales de comunicación operativos y efectivos, mayor es la probabilidad de generar ventas.

Algunos clientes llegan a una empresa a partir de una red social o de otra. De igual manera, algunos prefieren escribir un mensaje privado, contactar por la página web o más bien, comunicarse directamente por teléfono. Precisamente, el click to call me back es una herramienta que integra telefonía y página web, para facilitar la atención al cliente y por supuesto, las ventas. Pero… ¿De qué se trata este novedoso sistema?

¿Qué es el click to call me back?

Aquellos que tienen experiencia con páginas web comerciales saben que las plataformas tienen complementos que permiten mejorar el alcance y la gestión de la misma.  El click to call me back es precisamente un complemento diseñado para mejorar la comunicación con el cliente a partir del website.

El click to call me back es un botón que se instala en la página web empresarial o tienda virtual. Al presionarlo, los clientes que quieren recibir alguna información pueden ver un cajetín y colocar su número telefónico. De esta forma, un agente de la empresa se pondrá en contacto con este para responder cualquier duda o en caso de querer realizar algún pedido.

Este módulo de la centralita virtual permite entablar comunicaciones instantáneas con usuarios que descubran la pagina web comercial. Con su instalación y uso, la comunicación deja de estar en manos del usuario, siendo concretada por la compañía a voluntad de la propia persona. El impacto de esta herramienta es importante, debido a que resuelve un gran problema que todos en calidad de consumidores hemos experimentado alguna vez.

El problema de la mayoría de las páginas web

Hoy en día es muy habitual buscar productos y soluciones a nuestros problemas a través de los buscadores de Internet. A casi todos nos ha pasado que de repente encontramos la página web de una empresa de interés y cuando estamos dispuestos a preguntar y hacer contacto, simplemente se hace imposible.

Las páginas web son herramientas para aumentar la visibilidad de las empresas y en las estrategias de marketing, se les coloca como un elemento imprescindible. El problema es que muchas de ellas publican números telefónicos que con el tiempo se han desactualizado. De igual forma, a veces el consumidor encuentra un correo, escribe a la compañía y no obtiene respuesta. También está el cajetín que permite dejar mensajes, el cual suele estar inoperativo casi siempre.

Precisamente, el botón click to call me back le da al emprendedor la posibilidad de contactar a usuarios que podrían estar realmente interesados con el producto o servicio ofrecido. Por otro lado, el cliente tendrá la seguridad de que, al colocar su número, un agente de la empresa se pondrá en contacto con él o ella. Es así como este simple botón permite que nuestra empresa se desmarque de otras a los ojos de los consumidores.

¿Qué ganan las empresas con el botón click to call me back?

  • Convertibilidad: Las empresas que instalan y usan adecuadamente el click to call me back pueden convertir a internautas en clientes con mayor facilidad. Esto lo hacen, gracias a que migran a las personas interesadas en el producto a una conversación mucho más directa con un representante o vendedor de la compañía.
  • Inmediatez: Gracias a este botón la comunicación comercial ocurre de forma inmediata. En vez de depender de que el cliente se comunique, el peso de la comunicación recae en la compañía. Por supuesto, esto aumenta la oportunidad de generar nuevas ventas.
  • Diferenciarse de otras empresas: Algo fundamental en los negocios es desmarcarse de la competencia. Esto debe hacerse con los productos y la marca, pero también con la atención que se ofrece a la clientela. Al ofrecer el click to call me back como una alternativa de comunicación, las compañías se colocan en una mejor posición frente a otras con páginas web desactualizadas.
  • Más vías de comunicación: Este botón es básicamente otro sistema por el cual los clientes pueden contactarse y recibir información personalizada. Esto implica proyectar mayor disponibilidad lo que también mejora la percepción que los usuarios tienen sobre la empresa.

Click to call me back: útil para cualquier tipo de negocio

El botón click to call me back puede ser aprovechado por cualquier tipo de empresa. Las empresas que ofrecen servicios pueden sacarle mucho provecho debido a su inmediatez. Por ejemplo, un despacho de abogados puede recibir los números de potenciales clientes y llamar inmediatamente, proyectando su vocación por servir y ayudar a aquellos que lo necesitan. De hecho, este plugin permite demostrar interés en el usuario, independientemente de la contratación.

Ahora bien, este complemento de la centralita virtual PBX también puede ser incluido en tiendas virtuales. En este caso, el click to call me back se puede orientar para responder dudas de los clientes, o como un mecanismo de atención de reclamos. Siempre hay forma de incluirlo incluso en este tipo de página web diseñada para la venta online directa.

Por otro lado, los comerciantes que venden productos pero que no tienen una tienda virtual, pueden gestionar pedidos a partir de este módulo.

¿Cómo obtener e instalar el click to call me back?

El click to call me back es uno de los módulos de la centralita virtual de Neotel. Por ello, se trata de un servicio que se brinda a los emprendedores y empresas que contratan dicho servicio. La inclusión de este módulo en el plan mensual es muy económica, teniendo un coste de tan solo 25 euros mensuales por su instalación y uso.

Para aquellos que no sepan que es una centralita virtual, se trata de un software de telemarketing y atención, que permite gestionar la comunicación empresarial. Este tiene las características básicas de los programas para call center, pero incluye muchas otras funciones y complementos. Básicamente, este permite implantar la telefonía IP, bases de datos y demás implementos necesarios para una comunicación empresarial formal, profesional e inteligente.

Por otra parte, la instalación del botón click to call me back es realizada por expertos en informática de Neotel. Esta se realiza de forma muy sencilla y no afecta el diseño del website empresarial. Todo se hace de forma expedita y el cliente puede solicitar colocarla en la sección de su portal digital que le parezca más conveniente.

Neotel: software de telemarketing de calidad

Neotel ofrece a emprendedores y comerciantes su software de telemarketing innovador. Esta centralita virtual PBX va más allá de las aplicaciones y funciones para la atención de llamadas telefónicas. Nuestro programa también cuenta con módulos complementarios para trabajar con otras vías de comunicación y generar más ventas, así como la mejor atención a tus clientes.

Algunos de los módulos más utilizados por nuestros clientes son los lanzadores de llamada, el robot call, el fax virtual, la señalización, el envió de SMS masivos, el CRM y muchos más. Estos al igual que el botón click to call me back son efectivos para conectar con el público y lograr mejor comunicación y un mayor flujo de ventas.

Nuestra centralita virtual PBX tiene un amplio historial de buen funcionamiento, estabilidad y rapidez. Neotel es una empresa que tiene más de veinte años en el mercado de las telecomunicaciones empresariales. Nuestra centralita virtual es utilizada por algunas de las empresas más importantes de España y el resto de Europa y Latinoamérica. Comunícate con nosotros para saber más sobre nuestros productos, módulos especiales y sus precios. Tenemos todas las herramientas necesarias para el desarrollo de la comunicación profesional y el marketing empresarial.