videollamada y videoconferencia en la nube

Las empresas utilizan videollamada y videoconferencia en la nube

Los tiempos en que las reuniones de oficina presenciales eran necesarias  han llegado a su fin. La videollamada y videoconferencia en la nube se han convertido en formas de comunicación habituales. Realidades como la pandemia por COVID 19 y el auge de los trabajos a distancia han expandido el uso de medios online. Ciertamente, las ventajas de estos sistemas frente al teléfono o el e-mail son difíciles de ignorar.

La presencialidad sigue siendo bien valorada pero las videollamadas demuestran alta eficiencia en el entorno de trabajo. Asuntos como la ausencia laboral y el cumplimiento de horarios ya no son una variante que pese en la productividad. La videoconferencia permite congregar a equipos de trabajo enteros sin importar la localización de sus integrantes. Por eso, es importante orientar estas herramientas para la comunicación hacia los fines de la compañía.

El auge de videollamada y videoconferencia en la nube

videollamada y videoconferencia en la nube

Varias encuestadoras y consultoras reportan altos porcentaje de uso en plataformas de videollamada y videoconferencia en la nube. A nivel empresarial, existen datos que avalan el buen recibimiento de los medios sustentados en línea WebRTC. Productividad, coste, versatilidad y enfoque son aspectos que se ganan a partir de estos formatos de comunicación.

La percepción es que las videollamadas fortalecen las relaciones sociales del entorno y aportan dinamismo. Los empleados ya no deben quedarse en la oficina fuera del límite de sus horarios para planificar o culminar las labores. Todo puede hacerse en casa, desde trabajar hasta entablar reuniones. Por supuesto, esto también incrementa la calidad de vida de los individuos.

También existe en muchas compañías la noción de que las videollamadas permiten mantener la atención en lo esencial. Utilizar este medio parece generar exposiciones más focalizadas en la planificación y ejecución del trabajo. La incorporación del video es un elemento que permite mucho más dinamismo en las presentaciones. Se trata de un elemento que ha permitido superar los límites de la llamada telefónica.

Otras ventajas del uso de la videoconferencia en la empresa

Un gran punto a favor de las videoconferencias en la nube es que quedan grabadas. De esta forma, los empleados pueden volver a la reunión y verificar cualquier duda que haya quedado. Lo mejor es que todo lo dicho queda registrado y disponible para una posterior verificación.

El solo hecho de que las conferencias queden guardadas en la nube es un plus. Los participantes jamás deben gastar la capacidad de almacenamiento de sus propios dispositivos. El único problema con las redes sociales que se están popularizando por ofrecer estos servicios, es que o son costosas o tienen límites en su uso o almacenaje.

Por eso se insta a la contratación de módulos o software videoconferencia especializados. Las compañías que ofrecen centralita virtual como Neotel también tienen planes para garantizar este tipo de medios online. Aquellos emprendimientos que cuentan con software call center novedoso, también puede integrar este tipo de sistema. Esta será una inversión que incidirá de forma positiva en la productividad.

centralita telefónica móvil

Centralita móvil: el aliado de los distribuidores independientes

En la actualidad está de moda trabajar como distribuidor y vendedor independiente para generar ingresos extra. Esta tendencia forma parte de la economía colaborativa y a muchos les funciona. Sin embargo, uno de los inconvenientes que enfrentan quienes incursionan en el mundo de las “ventas independientes” es la informalidad. Afortunadamente, existen recursos como la centralita móvil que agregan seriedad a cada llamada.

En el mundo de las ventas lo más importante es la credibilidad tanto del producto como del vendedor. Por eso, es importante planificar todo lo que rodea a la venta como tal. La distribución independiente se alimenta mucho de la seriedad que el posible consumidor vea en la transacción. Es precisamente esto lo que se logra cuando se incorpora la centralita móvil.

¿Qué puede lograr la centralita móvil en una venta?

La centralita virtual móvil es un módulo que permite tener las funcionalidades del call center dentro de un Smartphone. Es decir, que contando con este se puede poner una llamada en espera, transferir, recuperar y realizar funciones de índole similar. Esto facilita tanto el control de la llamada como el mantenimiento correcto de la conversación.

centralita virtual móvil

Los departamentos de ventas de empresas tienen todas estas funcionalidades mediante software call center. Lo que permite la centralita móvil es incorporar estas funciones a cualquier teléfono móvil. Esto permite al vendedor poder buscar información, conectar al usuario con la empresa y cosas por el estilo. Todo esto se resume en una mejor comunicación y mayor capacidad de respuesta eficaz y empática.

Pero el uso de la centralita móvil también genera credibilidad y seriedad al vendedor independiente. La capacidad de poder tener funciones que son propias del contacto con empresas recrea un ambiente profesional. Si además de esto el vendedor añade parlamentos institucionales como por ejemplo mencionar el nombre de la compañía, mejora la comunicación. Las personas tienden a confiar más cuando sienten que se comunican con un trabajador de una empresa.

Un apoyo para el distribuidor y la empresa

Hoy en día es muy común ver a empresas con planes para buscar distribuidores independientes. Es conocido el caso de los suplementos alimenticios o los cosméticos, pero también hay empresas tecnológicas haciendo esto. Por ejemplo, Neotel ofrece facilidades comerciales para distribuidores de telefonía IP. Cuando este tipo de vendedor utiliza centralita móvil potencia la posibilidad de cerrar ventas.

Las empresas podrían facilitar el módulo de centralita móvil a sus distribuidores para proyectar la credibilidad de estos. No es lo mismo vender desde diálogos informales que hacer uso de herramientas profesionales y que los clientes lo noten. Rápidamente, los potenciales compradores sabrán que detrás de cada independiente hay una empresa que lo respalda.

El objetivo también es proyectar seguridad y la idea de que no hay fraude alguno en el negocio. Esto representará una ventaja competitiva frente a otros vendedores o empresas que ofrezcan planes similares. El resultado de la credibilidad: comisiones para el distribuidor y la expansión comercial para la empresa. Sin duda alguna, este es un módulo que evoca los beneficios de la centralita virtual en cualquier Smartphone.

grabadora virtual de llamadas premium

Grabadora virtual de llamadas Premium: garantizando la gestión

Una de las mejores cosas que tiene el call center es que toda la gestión puede ser controlada. Los coordinadores pueden tener 100% control de todo lo que hacen los teleoperadores. El hecho es que si se cuenta con los sistemas y servicios apropiados las empresas pueden tener cada dato que entra y sale de la atención. Para ello, es indispensable contar con una grabadora virtual de llamadas Premium.

Incluso las empresas que no tienen un call center totalmente constituido pueden controlar la comunicación con el cliente. Si la oficina cuenta con secretarias o un pequeño departamento de atención, se pueden verificar las conversaciones de índole comercial. Saber cómo se comunican los trabajadores con el público de usuarios es parte fundamental del éxito de una compañía.

¿Por qué se necesita una grabadora virtual de llamadas Premium?

Contratar un servicio de centralita virtual permite entre otras cosas grabar cada llamada entrante o saliente. El problema con estos servicios es que suelen tener un espacio de almacenamiento máximo. Por ejemplo, si se contrata un plan básico la empresa contratada podría solo ofrecer dos meses de respaldo.

contratar una grabadora virtual de llamadas premium

Hay empresas que tienen sus propios servidores y en este caso su limitación dependerá de otras cosas. Dependiendo de la capacidad de la instalación o incluso las fallas, se pueden perder muchas llamadas grabadas. Lo peor es que esas fallas son comunes y solo se necesita un problema en el servidor o una falla eléctrica para que ocurran.

Empresas como Neotel ofrecen un servicio de grabadora virtual de llamadas Premium seguro y completo. Este básicamente garantiza que absolutamente todas las llamadas registradas queden respaldadas. Los coordinadores y directivos pueden devolverse a cualquier día y verificar una llamada de forma puntual. Esto parece algo menor pero a la larga puede simplificar muchas cosas.

Beneficios de poder tener todo el backup de llamadas

Aquellos que trabajan en call center entienden lo fundamental que es tener el registro completo de llamadas. Si por ejemplo la empresa ofrece servicios y los clientes reportan averías o casos, este será un recurso imprescindible. Al revisar cada llamada se puede entender la evolución del caso. Es cierto que existen software para levantar expedientes, pero muchas veces estos no son bien detallados por los operadores.

Las grabaciones son claves en aquellas empresas que piensan en sus consumidores. Los coordinadores pueden revisar si en efecto algún cliente ha sido mal atendido o agredido. De esta manera, se puede realizar los correctivos pertinentes. A decir verdad, contar con una grabadora virtual de llamadas Premium ha salvado a más de una empresa de problemas legales bastante complicados.

La grabadora virtual de llamadas Premium será la demostración de que la compañía respeta a los consumidores. Los coordinadores y adiestradores utilizarán las llamadas para corregir las fallas de sus teleoperadores. En realidad, las grabaciones constituyen un medio de contraloría interna para garantizar que todo se está haciendo correctamente.  Por supuesto, si la empresa trabaja en corregir las deficiencias en su atención podrá ser bien vista hacia afuera.

Línea WebRTC: adiós a las empresas telefónicas

Las empresas gastan amplias sumas de dinero a los grandes emporios telefónicos para asegurar la comunicación. Los planes empresariales son costosos y la calidad no siempre está asegurada. La verdad es que las comunicaciones han cambiado y ese viejo esquema está siendo superado. La línea WebRTC llegó para quedarse y varios emprendedores ya están migrando.

El concepto de línea WebRTC parece un asunto complejo manejado solo por ingenieros en computación. A decir verdad, todas las personas están manejando inconscientemente esta tecnología en nuestros Smartphone. Por ejemplo, cuando se entra a una clase virtual o videoconferencia por medio de Apps, se está utilizando este sistema. Ahora bien, toda empresa puede tener su propio sistema de comunicación basado en la telefonía VoID.

¿Qué es WebRTC?

La línea WebRTC es una estructura que permite crear sistemas de comunicación en línea desde páginas web. Los aplicativos que permiten hacer videollamadas y videoconferencias en la actualidad están sustentados en esta tecnología creada por Google. Esto ha permitido la creación de Softphone innovadores para call centers y comunicación empresarial interna.

la línea webrtc llegó para quedarse

Este sistema ha permitido la creación de herramientas de comunicación por parte de empresas como Neotel. El asunto importante de esta evolución tecnológica es que permite una comunicación de calidad, más fluida y muy barata. Esto último se debe a que ahora las llamadas no dependen de líneas y corporaciones telefónicas. Hoy en día, todas las llamadas con video y sin él pueden sustentarse a partir de una conexión a Internet de banda ancha.

La línea WebRTC se puede instalar en la centralita virtual. Los empleados simplemente abren un aplicativo en donde se encuentra el softphone y llamar a cualquier parte del mundo. Esto lo pueden hacer desde la oficina, pero también pueden acceder al sistema utilizando sus dispositivos personales. Los servicios más avanzados como el de Neotel no requieren de instalaciones complejas pues todo se maneja desde Internet.

Superando a las empresas telefónicas tradicionales

Con la línea WebRTC se puede garantizar comunicación en la red privada de la empresa mediante el uso de PBX. A partir de aquí, los trabajadores de una compañía pueden utilizar el softphone en cualquier parte del mundo. Lo que en todo caso necesitan es un perfil del programa, un dispositivo y conexión a Internet.

Lo mejor es que las nuevas empresas de comunicación ofrecen sus propios planes en minutos y datos. Esto abre un mundo de posibilidades pues cada compañía ofrece su software call center, módulos y planes a distinto coste. El emprendedor sólo debe buscar la propuesta que se adapte más a las necesidades de su empresa. Este es un mercado competitivo y con muchas opciones para el contratante.

Lo vital es entender lo importante que es adaptar el trabajo empresarial a las bondades de la línea WebRTC. Posteriormente la empresa puede invertir en dispositivos de telefonía IP, pero esto no es del todo necesario. Tener una conexión a Internet es todo lo que se necesita para abaratar y revolucionar la atención al cliente.

Centralita virtual: call center de calidad sustentado por terceros

Uno de los gastos más aparatosos a los que se enfrentan las grandes compañías es la apertura de un call center. Para muchas directivas se trata de una obligación que nace como consecuencia del éxito comercial. El mayor problema radica en la inversión que se debe hacer en materia de instalaciones, equipos, software y personal. Afortunadamente, atender a los clientes es mucho más sencillo, eficiente y barato gracias a la centralita virtual.

Pero… ¿Qué es una centralita virtual y cómo funciona? .Este parece un concepto complicado si se le mira desde la base del call center tradicional.  No obstante, incorporar este nuevo sistema así como manejarlo, es incluso más fácil. A continuación, te explicaremos de qué se trata este concepto tan beneficioso para los emprendedores.

¿Qué es y cómo funciona una centralita virtual?

centralita virtual

La centralita es básicamente un sistema que permite interconectar toda la comunicación empresarial. A partir de ella, los teleoperadores y coordinadores pueden gestionar, controlar y confeccionar la interacción con los clientes para su atención. Para ello, el call center tradicional contaba con servidores, ordenadores, equipos de interconexión, software y un cuerpo de ingenieros en informática. Todo eso es sinónimo de mucho dinero.

La centralita virtual simplemente integra todos esos elementos necesarios para la comunicación de forma no física. Parece algo complicado a nivel tecnológico, pero la mejor parte de esto es que la empresa contratante no hace prácticamente nada. Es decir, que se trata de un servicio manejado por una empresa de comunicaciones como Neotel y que está allí listo para simplemente funcionar.

Lo que caracteriza a la centralita virtual es que todo el sistema se encuentra alojado en servidores de terceros. El alojamiento de los datos se realiza a través del servicio de la nube y todo lo hace la empresa contratada. En pocas palabras, la empresa tiene su oficina de call center y solo se encarga de su labor de atender al cliente, cobrar o vender servicios.

¿Cuál es la mejor centralita virtual?

Sabiendo qué es la centralita virtual es importante entender cuál sería la de mejores prestaciones. En realidad, esto suele depender de las necesidades de cada compañía. Por supuesto, el tipo de servicio y su coste dependerá también de estos requerimientos que son distintos en cada emprendimiento o compañía.

Las mejores centralitas virtuales son innovadoras y permiten integrar módulos innovadores. La automatización está a la orden del día porque permite solucionar problemas y ampliar el rango del negocio. Robot call, marcador predictivo, envío de sms masivos, entre otros. Resumiendo, los mejores servicios son versátiles y tienen un software call center fácil de usar.

Servicios o herramientas que antes eran contratados de forma particular hoy en día se integran a la centralita virtual. Todas las comunicaciones se realizan a partir de telefonía VoIP, por lo cual las llamadas se realizan gracias a Internet. Por supuesto, esta particularidad también permite a la empresa contratante ahorrar un poco más. Dicho esto, no queda más que recomendar la adquisición de este tipo de servicio.

CRM novedoso: la mejor forma de tener los datos del cliente

Las empresas con años de experiencia saben lo importante que es tener un sistema con los datos de cada cliente.  El problema es que en la mayoría de los casos el software que utilizan está muy desactualizados. A decir verdad, cuando se trata de negocios  y tecnología, la regla de “mejor malo conocido que bueno por conocer” no aplica mucho. Tener un CRM novedoso implica una ventaja no solo a nivel de gestión, sino también comercial.

El CRM va más allá de ser un sistema de datos como el que tienen por ejemplo los bancos. Los bancos de datos tradicionales no están necesariamente avocados a la comunicación y atención al cliente. Una característica clave de estos sistemas es la interconexión entre la obtención y revisión de datos y la gestión tanto de atención como de marketing. El CRM más que un banco de información es una enfoque empresarial.

crm Neotel

CRM: integrando cada aspecto del servicio

El CRM humaniza las empresas y las vuelca a orientarse al cliente a partir de sí mismo. Este sistema de gestión lo integra todo: desde la resolución de los problemas, la actualización de los datos del usuario y hasta la labor de venta. Se trata de un enfoque nuevo y diferente materializado en una herramienta que maneja la información de interés.

Pareciera que se trata solo de una base de datos pero este tipo de programa es muy inteligente. Por ejemplo, a partir del CRM un operador puede conocer los datos de quien llama, saber si ha llamado antes o si está en la base de datos. Al conocer el número telefónico y el nombre de quien llama, se pueden incluso actualizar los datos.

El CRM de Neotel se basa en la creación de un fichero modificable con información de cada cliente. Sus fichas aparecen con cada contacto y pueden ser editadas para actualizar la información. De esta manera, se acaba con uno de los grandes problemas de la mayoría de las empresas: la desactualización de los datos del usuario. En vez de esperar que los clientes quieran ingresar sus números telefónicos nuevos o e-mail, el operador puede hacerlo con cada llamada.

Campañas más inteligentes

Pero la actualización de datos solo es apenas una de las funciones el CRM. De hecho, con esta herramienta se facilita la organización de la información de forma simplificada. A su vez, el programa está diseñado para facilitar el uso de esos datos en campañas posteriormente.

En pocas palabras, este sistema integrado al software call center nos permite una labor comercial inteligente. Las empresas que cuentan con este programa hacen mejores campañas de marketing porque el programa está estructurado para integrar cada labor. El CRM es un software que contiene una filosofía empresarial basada en la atención al cliente y la expansión.

Empresas como Neotel logran integrar centralita virtual a su CRM e incluso a otras aplicaciones de terceros. Sin duda alguna, la tecnología actualizada de atención al cliente es un activo que permite ampliar la esfera comercial de las empresas.

Neotel

Usos prácticos del robot call en una empresa

Los módulos automatizados están abarcando casi todos los ámbitos de la empresa del presente. Todos los días aparece una nueva herramienta que hace determinados trabajos con tan solo una programación. La atención al cliente no es la excepción y hay gestiones enteras que pueden completarse sin la participación de un teleoperador. Precisamente, el robot call permite comunicar al usuario sin necesidad de utilizar recurso humano.

El robot call permite redactar mensajes que luego serán narrados por una voz artificial. Simplemente se escribe un parlamento y se programa el sistema para que lance llamadas a una lista de clientes. Cuando el receptor atiende la llamada, escucha la información que la empresa quiere notificar.  Ahora bien… ¿Para qué sirve esta funcionalidad que ofrece la centralita virtual de empresas como Neotel?

Deja que tus clientes conozcan nuevas ofertas y servicios   

robot call

La ventaja de automatizar algunas funciones a partir del software call center es que el trabajo se organiza mejor. No tiene sentido orientar a un grupo de operadores para hacer promociones, si estos se necesitan para procesar reclamos. Cuando la plantilla es reducida y el nivel de llamadas entrantes es grande, utilizar el robot call para promociones es una excelente solución.

Con el robot call se puede informar a los clientes sobre ofertas y promociones especiales o nuevas. Este tipo de narración robotizada puede adentrar al cliente a lo nuevo que se viene en menos de un minuto. El mensaje puede ser complementado con el eslogan de la empresa o algún tipo de expresión empática con los usuarios.

Otro excelente uso del robot call es la promoción de nuevos servicios ofrecidos por la empresa. Esto pasa muy a menudo con las compañías telefónicas cuando tienen nuevos planes o tarifas. De hecho, esta herramienta puede ser utilizada para ir preparando al cliente al establecimiento de nuevos precios.

El robot call como una voz para el mensaje institucional

El robot call también puede servir para promocionar un nuevo medio para realizar gestiones con la empresa. Por ejemplo, con este se puede anunciar la creación de una página web, o de un nuevo sistema de gestión automatizado para el cliente. Incluso es posible recordar a los usuarios cuales son los números de contacto en caso de cualquier eventualidad.

Las contingencias especiales también pueden ser abordadas mediante mensajes del robot call. Si existe una falla técnica con un servicio prestado o en el propio call center se puede pasar una notificación narrada. Cualquier coyuntura que genere algún malestar puede ser notificada y esto traerá tranquilidad a la clientela. De esta manera, los usuarios sabrán que la empresa está al tanto de una falla y que trabajará para solucionarla y compensar a los afectados.

Cualquier mensaje genérico que se quiera notificar a un grupo numeroso de clientes puede ser comunicado mediante este módulo. Básicamente, se trata de un lanzador de llamadas pero a diferencia del marcador predictivo o progresivo, en este habla una operadora. Hay módulos que permiten invitar al usuario a presionar algún botón para contactarse con los operadores. Sin duda alguna, este es un recurso que no puede pasar desapercibido.