Centralita virtual: call center de calidad sustentado por terceros

Uno de los gastos más aparatosos a los que se enfrentan las grandes compañías es la apertura de un call center. Para muchas directivas se trata de una obligación que nace como consecuencia del éxito comercial. El mayor problema radica en la inversión que se debe hacer en materia de instalaciones, equipos, software y personal. Afortunadamente, atender a los clientes es mucho más sencillo, eficiente y barato gracias a la centralita virtual.

Pero… ¿Qué es una centralita virtual y cómo funciona? .Este parece un concepto complicado si se le mira desde la base del call center tradicional.  No obstante, incorporar este nuevo sistema así como manejarlo, es incluso más fácil. A continuación, te explicaremos de qué se trata este concepto tan beneficioso para los emprendedores.

¿Qué es y cómo funciona una centralita virtual?

centralita virtual

La centralita es básicamente un sistema que permite interconectar toda la comunicación empresarial. A partir de ella, los teleoperadores y coordinadores pueden gestionar, controlar y confeccionar la interacción con los clientes para su atención. Para ello, el call center tradicional contaba con servidores, ordenadores, equipos de interconexión, software y un cuerpo de ingenieros en informática. Todo eso es sinónimo de mucho dinero.

La centralita virtual simplemente integra todos esos elementos necesarios para la comunicación de forma no física. Parece algo complicado a nivel tecnológico, pero la mejor parte de esto es que la empresa contratante no hace prácticamente nada. Es decir, que se trata de un servicio manejado por una empresa de comunicaciones como Neotel y que está allí listo para simplemente funcionar.

Lo que caracteriza a la centralita virtual es que todo el sistema se encuentra alojado en servidores de terceros. El alojamiento de los datos se realiza a través del servicio de la nube y todo lo hace la empresa contratada. En pocas palabras, la empresa tiene su oficina de call center y solo se encarga de su labor de atender al cliente, cobrar o vender servicios.

¿Cuál es la mejor centralita virtual?

Sabiendo qué es la centralita virtual es importante entender cuál sería la de mejores prestaciones. En realidad, esto suele depender de las necesidades de cada compañía. Por supuesto, el tipo de servicio y su coste dependerá también de estos requerimientos que son distintos en cada emprendimiento o compañía.

Las mejores centralitas virtuales son innovadoras y permiten integrar módulos innovadores. La automatización está a la orden del día porque permite solucionar problemas y ampliar el rango del negocio. Robot call, marcador predictivo, envío de sms masivos, entre otros. Resumiendo, los mejores servicios son versátiles y tienen un software call center fácil de usar.

Servicios o herramientas que antes eran contratados de forma particular hoy en día se integran a la centralita virtual. Todas las comunicaciones se realizan a partir de telefonía VoIP, por lo cual las llamadas se realizan gracias a Internet. Por supuesto, esta particularidad también permite a la empresa contratante ahorrar un poco más. Dicho esto, no queda más que recomendar la adquisición de este tipo de servicio.

Innovative CRM: the best way to have the best customer data

Companies with years of experience know how important it is to have a system with the data of each client.  The problem is that in most cases the software they use is very outdated. Truth be told, when it comes to business and technology, the rule of «better the devil you know than the good you don’t know» doesn’t really apply. Having an innovative CRM implies an advantage not only at a management level, but also at a commercial level.

CRM goes beyond being a data system like the one banks have, for example. Traditional data banks are not necessarily focused on communication and customer service. A key feature of these systems is the interconnection between the collection and review of data and the management of both customer service and marketing. CRM is more than an information bank, it is a business approach.

 

CRM

CRM: integrating every aspect of service

CRM humanizes companies and turns them into customer-oriented companies. This management system integrates everything: from problem resolution, to updating user data, to sales. It is a new and different approach materialized in a tool that manages the information of interest.

It may seem to be just a database, but this type of program is very intelligent. For example, from the CRM an operator can know the caller’s data, know if he has called before or if he is in the database. By knowing the phone number and name of the caller, you can even update the data.

Neotel’s CRM is based on the creation of a modifiable file with information about each customer. Their records appear with each contact and can be edited to update the information. This eliminates one of the biggest problems for most companies: outdated user data. Instead of waiting for customers to enter their new phone numbers or e-mail, the operator can do it with every call.

Smarter campaigns

But updating data is just one of the CRM’s functions. In fact, this tool makes it easier to organize information in a simplified way. At the same time, the program is designed to facilitate the use of this data in subsequent campaigns.

In short, this system, integrated with the call center software, allows for intelligent commercial work. Companies that have this program make better marketing campaigns because the program is structured to integrate each task. CRM is a software that contains a business philosophy based on customer service and expansion.

Companies like Neotel manage to integrate virtual PBX to their CRM and even to other third-party applications. Undoubtedly, up-to-date customer service technology is an asset that allows companies to expand their commercial sphere.

CRM novedoso: la mejor forma de tener los datos del cliente

Las empresas con años de experiencia saben lo importante que es tener un sistema con los datos de cada cliente.  El problema es que en la mayoría de los casos el software que utilizan está muy desactualizados. A decir verdad, cuando se trata de negocios  y tecnología, la regla de “mejor malo conocido que bueno por conocer” no aplica mucho. Tener un CRM novedoso implica una ventaja no solo a nivel de gestión, sino también comercial.

El CRM va más allá de ser un sistema de datos como el que tienen por ejemplo los bancos. Los bancos de datos tradicionales no están necesariamente avocados a la comunicación y atención al cliente. Una característica clave de estos sistemas es la interconexión entre la obtención y revisión de datos y la gestión tanto de atención como de marketing. El CRM más que un banco de información es una enfoque empresarial.

crm Neotel

CRM: integrando cada aspecto del servicio

El CRM humaniza las empresas y las vuelca a orientarse al cliente a partir de sí mismo. Este sistema de gestión lo integra todo: desde la resolución de los problemas, la actualización de los datos del usuario y hasta la labor de venta. Se trata de un enfoque nuevo y diferente materializado en una herramienta que maneja la información de interés.

Pareciera que se trata solo de una base de datos pero este tipo de programa es muy inteligente. Por ejemplo, a partir del CRM un operador puede conocer los datos de quien llama, saber si ha llamado antes o si está en la base de datos. Al conocer el número telefónico y el nombre de quien llama, se pueden incluso actualizar los datos.

El CRM de Neotel se basa en la creación de un fichero modificable con información de cada cliente. Sus fichas aparecen con cada contacto y pueden ser editadas para actualizar la información. De esta manera, se acaba con uno de los grandes problemas de la mayoría de las empresas: la desactualización de los datos del usuario. En vez de esperar que los clientes quieran ingresar sus números telefónicos nuevos o e-mail, el operador puede hacerlo con cada llamada.

Campañas más inteligentes

Pero la actualización de datos solo es apenas una de las funciones el CRM. De hecho, con esta herramienta se facilita la organización de la información de forma simplificada. A su vez, el programa está diseñado para facilitar el uso de esos datos en campañas posteriormente.

En pocas palabras, este sistema integrado al software call center nos permite una labor comercial inteligente. Las empresas que cuentan con este programa hacen mejores campañas de marketing porque el programa está estructurado para integrar cada labor. El CRM es un software que contiene una filosofía empresarial basada en la atención al cliente y la expansión.

Empresas como Neotel logran integrar centralita virtual a su CRM e incluso a otras aplicaciones de terceros. Sin duda alguna, la tecnología actualizada de atención al cliente es un activo que permite ampliar la esfera comercial de las empresas.

Neotel

Practical uses of the robot call in a company

Automated modules are covering almost every area of today’s business. Every day a new tool appears that does certain jobs with just a single programming. Customer service is no exception, and there are entire processes that can be completed without the involvement of a telephone operator. Precisely, the robot call allows to communicate with the user without the use of human resources.

The robot call allows you to compose messages that are then narrated by an artificial voice. A speech is simply written and the system is programmed to launch calls to a list of customers. When the receiver answers the call, it listens to the information that the company wants to notify.  Now… What is the purpose of this functionality offered by the virtual PBX of companies like Neotel?

Let your customers know about new offers and services.  

 

robot call

The advantage of automating some functions from call center software is that the work is better organized. It does not make sense to direct a group of operators to do promotions, if they are needed to process claims. When the staff is small and the level of incoming calls is large, using the call robot for promotions is an excellent solution.

With the robo call, customers can be informed about special or new offers and promotions. This type of robotic narration can introduce the customer to what’s new in less than a minute. The message can be complemented with the company’s slogan or some kind of empathetic expression with the users.

Another excellent use of the robot call is the promotion of new services offered by the company. This happens very often with telephone companies when they have new plans or rates. In fact, this tool can be used to prepare the customer for the establishment of new prices.

Robot call as a voice for the institutional message

The robot call can also be used to promote a new way of doing business with the company. For example, it can be used to announce the creation of a web page, or a new automated management system for the customer. It is even possible to remind users of the contact numbers in case of any eventuality.

Special contingencies can also be addressed through robot call messages. If there is a technical failure with a service provided or in the call center itself, a narrated notification can be passed on. Any situation that generates discomfort can be notified and this will bring peace of mind to the clientele. In this way, users will know that the company is aware of a failure and that it will work to solve it and compensate those affected.

Any generic message that you want to notify a large group of customers can be communicated through this module. Basically, it is a call launcher but unlike the predictive or progressive dialer, in this one an operator speaks. There are modules that invite the user to press a button to contact the operators. Undoubtedly, this is a resource that cannot go unnoticed.

Neotel

Usos prácticos del robot call en una empresa

Los módulos automatizados están abarcando casi todos los ámbitos de la empresa del presente. Todos los días aparece una nueva herramienta que hace determinados trabajos con tan solo una programación. La atención al cliente no es la excepción y hay gestiones enteras que pueden completarse sin la participación de un teleoperador. Precisamente, el robot call permite comunicar al usuario sin necesidad de utilizar recurso humano.

El robot call permite redactar mensajes que luego serán narrados por una voz artificial. Simplemente se escribe un parlamento y se programa el sistema para que lance llamadas a una lista de clientes. Cuando el receptor atiende la llamada, escucha la información que la empresa quiere notificar.  Ahora bien… ¿Para qué sirve esta funcionalidad que ofrece la centralita virtual de empresas como Neotel?

Deja que tus clientes conozcan nuevas ofertas y servicios   

robot call

La ventaja de automatizar algunas funciones a partir del software call center es que el trabajo se organiza mejor. No tiene sentido orientar a un grupo de operadores para hacer promociones, si estos se necesitan para procesar reclamos. Cuando la plantilla es reducida y el nivel de llamadas entrantes es grande, utilizar el robot call para promociones es una excelente solución.

Con el robot call se puede informar a los clientes sobre ofertas y promociones especiales o nuevas. Este tipo de narración robotizada puede adentrar al cliente a lo nuevo que se viene en menos de un minuto. El mensaje puede ser complementado con el eslogan de la empresa o algún tipo de expresión empática con los usuarios.

Otro excelente uso del robot call es la promoción de nuevos servicios ofrecidos por la empresa. Esto pasa muy a menudo con las compañías telefónicas cuando tienen nuevos planes o tarifas. De hecho, esta herramienta puede ser utilizada para ir preparando al cliente al establecimiento de nuevos precios.

El robot call como una voz para el mensaje institucional

El robot call también puede servir para promocionar un nuevo medio para realizar gestiones con la empresa. Por ejemplo, con este se puede anunciar la creación de una página web, o de un nuevo sistema de gestión automatizado para el cliente. Incluso es posible recordar a los usuarios cuales son los números de contacto en caso de cualquier eventualidad.

Las contingencias especiales también pueden ser abordadas mediante mensajes del robot call. Si existe una falla técnica con un servicio prestado o en el propio call center se puede pasar una notificación narrada. Cualquier coyuntura que genere algún malestar puede ser notificada y esto traerá tranquilidad a la clientela. De esta manera, los usuarios sabrán que la empresa está al tanto de una falla y que trabajará para solucionarla y compensar a los afectados.

Cualquier mensaje genérico que se quiera notificar a un grupo numeroso de clientes puede ser comunicado mediante este módulo. Básicamente, se trata de un lanzador de llamadas pero a diferencia del marcador predictivo o progresivo, en este habla una operadora. Hay módulos que permiten invitar al usuario a presionar algún botón para contactarse con los operadores. Sin duda alguna, este es un recurso que no puede pasar desapercibido.