Integrar centralita con software de terceros: la rapidez vende

Las empresas más exitosas del mundo invierten en su comunicación. Esto básicamente implica incorporar los mejores equipos y sistemas para generar una aproximación más rápida, gustosa e inmediata con sus clientes. Ahora bien, en ocasiones lo único necesario para lograr eficiencia es realizar pequeños ajustes que faciliten la labor de la atención. Precisamente, esto es lo que gana cualquier empresa o negocio al integrar centralita con software de terceros.

Tener sistemas integrados y organizados es mucho más importante de lo que parece. Incluso utilizando programas muy básicos y simples, todo puede ser muy caótico para los teleoperadores de una empresa si las herramientas digitales se encuentran desordenadas. En el mundo empresarial, caos suele ser igual a tiempo perdido y esto supone a su vez menor productividad. El siguiente artículo puede ser de mucha ayuda para aquellas empresas que están formando su call center.

Diseñando la atención al cliente

Cuando una empresa comienza a tener un flujo de clientes, usuarios o ventas considerable, llega el momento de organizar la atención. Cualquier emprendimiento implica levantar procesos de comunicación para producir más ventas y generar soluciones a la clientela. De hecho, atender a personas y ayudarlos a cumplir cierta necesidad es precisamente el origen de cualquier negocio, su razón de ser.

Las empresas no solo deben atender a su clientela, sino que deben hacerlo de la mejor forma posible. Para ello, los call centers o centros de atención al cliente cuentan con procesos diseñados. En este sentido, es fundamental que los sistemas, programas y equipos funcionen de tal manera que la mayor cantidad de usuarios pueda sentirse bien atendido. Todo esto obedece a una planificación.

Parte fundamental de este diseño de la atención tiene que ver con verificar como  se ejecutan los programas necesarios para la gestión. Básicamente, bases de datos, aplicativos para levantar reclamos, sistemas de autogestión electrónica, etc. Todo esto es lo que usan los teleoperadores de una empresa para atender a los usuarios de la empresa. Aquellas personas que han trabajado en call center entienden que el asunto de los sistemas es vital.

Haciendo la diferencia

Un call center cuyos teleoperadores utilizan cuatro o cinco programas de forma desordenada, sin integración y con lentitud, simplemente funciona mal. En el mejor de los casos, este tipo de realidad laboral siempre es mejorable. Un gran paso para lograr la mejora es integrar centralita con software de terceros. El concepto de esta solución tecnológica es bastante simple.

Integrar centralita con software de terceros consiste en añadir tanto el softphone y el sistema telefónico de atención, así como el resto de los programas utilizados en la gestión en un solo entorno. De esta forma, los aplicativos de trabajo de los teleoperadores pasan a formar una sola gran herramienta para la gestión en call center. Además, esta integración permite que todo funcione con mayor eficiencia, rapidez y simplicidad.

Para esto se suele utilizar la tecnología websocket, la cual simplifica el trabajo en el centro de atención. La mejor centralita virtual es aquella que genera una mayor productividad y precisamente la integración facilita esto. No obstante, para entender la trascendencia de esto, es mucho mejor observar ejemplos puntuales.

¿Cómo es una centralita y un call center sin herramientas integradas?

Quienes han trabajado en call centers como coordinadores o teleoperadores pueden entender este tipo de realidades con facilidad. Cuando el departamento de atención tiene herramientas no integradas lo que suele ocurrir es lo siguiente:

• Sistemas complicados y lentos: En un call center sin integración de aplicativos, el teleoperador realiza su labor con dificultades para cumplir tiempos y metas. Esto se debe a que los programas son diversos, funcionan con lentitud y la gestión se complejiza.
• Dificultad de aprendizaje: En este escenario, los nuevos ingresos que comiencen a trabajar en la compañía pueden tardar un buen tiempo en entender cómo realizar su gestión. Mientras más herramientas desconectadas unas de otras, es más difícil abordar el trabajo. A esto se debe sumar las dificultades de cumplir con los tiempos requeridos por la empresa.
• Call center poco productivo: El mal funcionamiento, los retrasos y el aprendizaje lento por parte de los nuevos ingresos solo degenera en poca producción. Menos clientes son atendidos y esto también trae otros problemas para la empresa.
• Peor percepción del cliente: los call centers que tienen colas de llamada y con procesos lentos, son mal percibidos por los clientes. Esto a su vez incide en la imagen global de la compañía, que adquiere la mala fama de ofrecer una atención deficiente. Por eso precisamente, las mejores compañías invierten en mejorar sus procesos comunicacionales y de gestión.

Como se puede observar, la no integración de los sistemas en un call center degenera en males mayores. Puede parecer un asunto de poca importancia desde adentro, pero en realidad, su peor consecuencia es la degradación del servicio y la imagen de la empresa. Cabe destacar, que todo esto termina por potenciar a la competencia.

Integrar centralita con software de terceros: Call center funcional

Aunque integrar centralita con software de terceros no lo resuelve todo, si es algo que ayuda bastante. Los teleoperadores que trabajan con sistemas integrados suelen ser mucho más productivos que aquellos que no tienen esta posibilidad. Un call center que trabaja con aplicativos integrados funciona así:

• Sistemas funcionales: Integrar todos los aplicativos de trabajo en uno solo es casi igual a utilizar una herramienta para hacer todo. Los programas abren y aparecen con rapidez en pantalla, simplificando la gestión del teleoperador. Los procedimientos se realizan con mayor rapidez y fluides.
• Aprendizaje rápido: Como se parte de un entorno en el cual se encuentran todas las herramientas, el sistema es más fácil de ser comprendido. Los operadores deben memorizar menos pasos y sabrán en dónde encontrar cada solución sin mucho esfuerzo. El personal nuevo puede aprender a realizar su gestión con mayor rapidez, teniendo procesos menos enredados.
• Aumento de la productividad: Cuando el nuevo personal entiende más rápido su gestión, los tiempos de atención mejoran. El tiempo que se invierte en la adaptación es menor y los números mejoran con mayor rapidez. Como los procesos son más entendibles y rápidos, las estadísticas del call center suelen ser mejores.

Tener un call center productivo tiene muchas ventajas para cualquier negocio. Las empresas que venden servicios sobre todo suelen ser calificadas por su disponibilidad y buena atención a los clientes. Precisamente, integrar centralita con software de terceros permite facilitar el trabajo en sala, que es un requisito vital para mejorar el servicio.

¿Qué se necesita para integrar centralita con software de terceros?

En principio, la tecnología que se utiliza para hacer la integración es websocket. Básicamente, se trata de un conector que permite contener todo en un mismo entorno virtual. Cuando el teleoperador abre la centralita virtual y demás herramientas callcenter, podrá hacer uso de cada programa desde un programa que los aglutina. No importa si los aplicativos son de otras compañías.

Por supuesto, para lograr esto es necesario contar con una centralita virtual moderna, además adaptada para este tipo de solución tecnológica. El hecho es que no todos los softwares de call center tienen esta posibilidad. La ventaja de la PBX de Neotel es que cuenta con esta posibilidad de entrada.

Con Neotel, integrar centralita con software de terceros es muy sencillo. Nuestro programa se aloja en la nube y para acceder solo se necesita de una conexión a Internet de banda ancha. Todo es muy sencillo, sin instalaciones complicadas y con un sistema realmente funcional, rápido y completo.

¿Qué tiene preparado Neotel para tu negocio?

Neotel tiene una de la mejor centralita virtual del mercado en Europa. La misma permite a cualquier compañía disfrutar de la telefonía IP, que es más barata segura y de calidad. Además, este programa sirve para gestionar y mejorar la atención al cliente, así como las labores de marketing.

En el caso de Neotel, contamos con sistemas tan útiles como la plataforma de envío de SMS masivo, el robot call, el botón click to call me back y otras. Todo esto indica que la centralita virtual es más que un programa de call center en la actualidad. Básicamente, es un aplicativo de comunicación empresarial que toda compañía debería contratar para apuntar a la profesionalización y simplificación de labores.

En Neotel tenemos los mejores planes y precios, para que cualquier emprendedor pueda llevar su negocio con la centralita virtual y las mejores herramientas callcenter adicionales. Con nuestro software podrás manejar toda la comunicación de tu negocio e integrar centralita con software de terceros. De esta manera, todo será más sencillo para tus operadores.