Fax virtual y otras razones de contratar una centralita virtual
Estar totalmente conectados es una necesidad para cualquier emprendimiento en la actualidad. Esta máxima comercial va más allá del uso de redes sociales y otras tecnologías novedosas. De hecho, esto significa también volver a tecnologías que no son tan actualizadas pero que son utilizadas por nuestros potenciales clientes. Este es precisamente el caso del fax virtual.
Aunque parezca mentira, muchas personas utilizan aún su viejo fax. Incluso, muchas compañías compran equipos de este tipo y todavía existe un mercado y usos para este artefacto tecnológico. Por supuesto, no es necesario hacer una adquisición de este tipo para poder enviar o recibir fax.
Fax virtual: ¿De qué se trata?
El fax virtual es un módulo de la centralita virtual. Básicamente, se trata de una función que permite recibir o enviar faxes a través de Internet. Esto implica básicamente dos labores fundamentales:
- Enviar información a fax físico: El fax virtual permite utilizar nuestro correo electrónico para enviar información escrita o adjunta hacia un fax físico. La persona recibirá la comunicación desde su dispositivo, sin importar si este es actualizado o no. Para hacer el envío solo se necesita saber el número del destinatario.
- Recibir información emitida desde un fax: El módulo de fax virtual también permite recibir material enviado desde un fax físico. Básicamente, el emisor nos hace el envío a un número asignado y los faxes llegan al correo electrónico.
Hacer estas operaciones son tan sencillas como enviar o recibir un correo electrónico en la actualidad. Tampoco se necesitan instalaciones complejas o procesos muy técnicos. Una de las ventajas de contratar una centralita virtual es contar con un programa sencillo de manejar y que se puede utilizar inmediatamente, sin mayores complicaciones.
Envío de fax por Internet
El fax virtual necesita de pocos recursos para funcionar. De hecho, casi todos los elementos que se requieren para la recepción y envío son utilizados con regularidad. Estas son las siguientes:
- El correo electrónico: Pocas personas lo saben, pero el correo electrónico desde un principio permitió la interacción con el formato de correo electrónico. Básicamente, el fax virtual permite poner en uso esta capacidad ya conocida del email para conectar medios digitales con los faxes de siempre.
- Un número telefónico especial para fax: Los faxes siempre han funcionado para realizar envíos como los teléfonos. Básicamente, si se quiere hacer el envío se marca un número para que la información llega única y exclusivamente a ese remitente. Contratar una centralita virtual permite asignar una numeración de este tipo al emprendedor.
- Una conexión a Internet: Por supuesto, como todo funciona a partir del correo electrónico, es básico tener una conexión banda ancha o de cualquier tipo. A partir de aquí, cualquier dispositivo servirá para enviar y recibir un fax virtual, o todos los necesarios.
Como se puede ver, utilizar el fax virtual no tiene mayores requerimientos. La contratación de la centralita virtual es clave para la asignación del número telefónico. A partir de aquí, cualquier negocio para abrir una vía de comunicación para sus usuarios.
El fax está más vivo que nunca
Muchas empresas y personas aún manejan el fax tradicional como un método para enviar y recibir información. De hecho, existen compañías que aún compran este tipo de dispositivo nuevo de paquete. En países como España su impacto desde los años 80’s ha sido realmente notorio. Cabe destacar, que la figura del burofax tiene trascendencia legal.
Muchos comerciantes y empresarios que están desactualizados a nivel tecnológico aún recurren a este artefacto. No obstante, este no es el único tipo de cliente que aún manda o recibe fax. Muchos proveedores, comerciantes y hasta compradores recurren habitualmente a esta solución. Siendo sinceros, existen algunas razones por las cuales este equipo aún es bastante útil.
Empleados de despachos de abogados, instituciones públicas y clínicas tienen fax en sus instalaciones. En países tan desarrollados como Estados Unidos, Alemania o Japón también se mantiene la cultura del uso de esta herramienta.
Las ventajas del fax explican su vigencia
Existen razones que validan la continuidad del uso del fax tradicional por parte de muchas personas y empresas. En realidad, este puede ser un artefacto muy útil, a pesar de la llegada del Internet y los smartphones:
- Firma electrónica: Aunque actualmente hay dispositivos para hacer y mandar documentos firmados, muchas personas están habituadas a realizar el envío de este tipo de documento mediante el fax. Es decir, que este es visto como un medio infalible para el envío de documentación legal de cualquier tipo.
- Sirve sin internet: Imaginemos que ocurre una catástrofe a nivel de telecomunicaciones digitales. Si el internet se cae por alguna razón, los faxes seguirán sirviendo porque estos trabajan mediante línea telefónica. Esta es una de las razones principales por las cuales muchas empresas aún lo implementan. Si la conexión banda ancha deja de funcionar, el fax sigue funcionando.
- Percepción de seguridad: Para muchas personas el fax sigue siendo un medio seguro. Esto en realidad es relativo, al igual que la precisión del reporte de envío. No obstante, para muchas personas este es un medio más confiable que el correo electrónico.
Estas son algunas de las razones por las cuales aún muchas personas prefieren realizar trámites y enviar información personal utilizando este dispositivo. De igual forma, esto explica la necesidad de contar con el servicio de fax virtual.
Ventajas de contar con el aplicativo de fax virtual
A decir verdad, aquellas empresas que cuenten con un fax virtual no lo utilizarán a cada momento. Se trata más bien de un aplicativo que permite negociar con aquellos negocios y personas que utilicen faxes. Por ello, es importante entender a esta herramienta como un complemento. Algunas de sus ventajas son las siguientes:
- Un fax en tus dispositivos: contar con el fax virtual es equivalente a poder enviar o recibir fax en cualquier dispositivo con internet. Esto implica una inmediatez importante, permitiendo acceder a este tipo de documento en todas partes.
- No se necesita comprar un fax: Lo mejor del fax virtual es que a partir de su uso, los emprendedores se ahorran el coste de comprar faxes físicos. Por su parte, las compañías que utilicen este tipo de artefacto con regularidad, tendrán esta opción digital en medio de averías.
- Es económico: Contar con el servicio de fax virtual es muy barato, sobre todo al contratar una centralita virtual. En el caso de Neotel, este agregado cuesta apenas 8 euros mensuales. Hay opciones más costosas, sobre todo con aquellas empresas que ofrecen este aplicativo aparte, como producto principal.
La centralita virtual: ¿Por qué es necesaria en los negocios?
La centralita virtual es un software que aporta un sinfín de soluciones en materia de comunicación empresarial. La muestra de su versatilidad es precisamente el fax virtual, aunque este programa resuelve muchas cosas más. Aunque se le conozca como un programa para call center, en realidad puede ser implementado en cualquier tipo de negocio.
Al contratar una centralita virtual la empresa garantiza la posibilidad de migrar toda su comunicación a telefonía IP. Esto es una gran ventaja debido a que esta tecnología reduce costes y también permite aprovechar los dispositivos de oficina. Incluso su implementación es económica debido a que este software es barato y no requiere de instalaciones o equipos costosos.
Adicional a esto, contratar una centralita virtual es ideal para recabar información de importancia comercial, crear campañas de marketing y formalizar la comunicación. Esto es apenas un abreboca de todas las herramientas útiles y efectivas que tiene este programa. Por eso y mucho más, cualquier empresa, sin importar su tamaño o actividad comercial debería contar con esta herramienta tecnológica.
¿Cuál es el precio del software call center?
Lo mejor de contratar una centralita virtual o software call center, es que su coste es barato. Por supuesto, esto siempre dependerá de la compañía con la cual se contrate el servicio. En Neotel, el precio del software call center se adapta a las posibilidades y necesidades de las empresas contratantes. De hecho, nosotros tenemos distintos planes pensados para distintos clientes.
Los planes más básicos no pasan de 200 euros y tienen muchas funcionalidades que son realmente interesantes. Si posteriormente el emprendedor quiere añadir algún agregado, simplemente puede pagar el coste de este. Por ejemplo, el fax virtual solo cuesta 8 euros adicionales al plan básico de la centralita virtual. De igual forma, hay otros módulos agregados que tienen distintos precios y que pueden ser elegidos por cada cliente según sus necesidades.
En Neotel, no tienes que pagar o llevarte todos los módulos así no los necesites. Nuestro modelo de negocios invita al cliente a que cree su propio plan, adaptado a las necesidades de su negocio. Las posibilidades de la centralita virtual son muchas y cada cierto tiempo hay actualizaciones que le convierten en un aplicativo bastante funcional, atractivo y eficiente para el crecimiento comercial.
