A finales de los años ochentas el fax revolucionó la comunicación de las empresas más prestigiosas a nivel mundial. Cuatro décadas han pasado y esta sigue siendo una herramienta funcional para algunos negocios y personas particulares. La tecnología evolucionó y hoy nos brinda la oportunidad de utilizar el fax virtual.
Pareciera que en la actualidad hay demasiadas formas de comunicarse como para tener que recurrir a esta tecnología. No obstante, el fax puede ser mucho más útil de lo que muchos imaginan. Por eso, existen servicios que permiten adaptar este aparato de oficina con los sistemas actuales.
En primer lugar: ¿Qué es un fax?
Podría decirse que el fax es un punto de inicio de toda la comunicación que tenemos en el presente. Este aparato integraba el módem, la impresora y un escáner, permitiendo mandar imágenes mediante una conexión tradicional de línea telefónica. De hecho, los envíos se realizan a un número especial.
Hoy en día, parte de lo que hace el smartphone es básicamente esto, pero mediante de una forma mucho más avanzada y a partir de sistemas digitales. Por supuesto, que el desarrollo del internet y de diversos softwares ha permitido mayores posibilidades en cuanto a comunicación y envío de documentos. No obstante, se entiende que el fax fue el inicio de ese concepto.
Esto no significa que el fax haya perdido toda su vigencia. A decir verdad, muchas personas de interés para las empresas aún manejan este tipo de tecnología. Sin duda alguna, tener la capacidad de al menos poder recibir y enviar información con este artefacto tiene sus beneficios, sobre todo para las compañías.
El fax virtual: ¿De qué se trata?
Precisamente, en la actualidad hay formas de poder comunicarse con los faxes sin necesidad de comprar uno y enchufarlo en la oficina. De eso se trata el fax virtual, que no es más que un módulo que permite enviar documentación a este tipo de aparato. De igual forma, las empresas pueden recibir notificaciones o documentos enviados vía faxes, gracias a este sistema.
El fax virtual es un sistema que puede ser utilizado básicamente en cualquier dispositivo. Solo se requiere de un ordenador, una Tablet o un teléfono móvil que tenga conexión a internet para utilizarlo. Tampoco se requiere comprar algún equipo, o realizar algún tipo de instalación.
Se trata de un sistema sencillo, expedito y que tampoco es muy costoso. Es decir, que su gran utilidad y bajo coste implica que es mejor tenerlo que no, sobre todo a nivel empresarial. En la actualidad, se ha convertido en un servicio y muchas compañías lo contratan por varias razones.
Un fax en el correo electrónico
Pocas personas lo saben, pero algunas aplicaciones de correo electrónico están configuradas para permitir el envío y recepción de faxes. De hecho, Gmail que es una de las más grandes compañías de email tiene esta opción. Esto se debe a que, en los inicios del Internet, muchas compañías utilizaban ambos medios de comunicación.
Con el tiempo, estos sistemas quedaron relegados debido a las nuevas herramientas del Internet. Y aunque la costumbre de mandar o recibir faxes por correo electrónico se hizo algo obsoleta, muchas empresas mantuvieron su fax en las oficinas por algún imprevisto. De hecho, muchas personas aún en la actualidad lo utilizan más de lo que se podría pensar.
Básicamente, el correo electrónico es el medio que permite enviar y recibir faxes. Por supuesto, el asunto no es tan sencillo como mandar un correo y que esta pueda verse en la hoja de un fax. Aquí es donde entra la centralita virtual y compañías como Neotel que ofrecen este servicio de forma complementaria.
¿Cómo se utiliza el fax virtual?
Al igual que en el pasado, para enviar faxes es fundamental tener un número telefónico especializado para ese tipo de aparato. De esta forma, la persona que hace el envío indica hacia dónde llegará la información. Suministrar esta numeración y la línea telefónica es parte esencial de ofrecer un servicio de fax virtual.
Una vez que la empresa tiene su línea y número telefónico asignado, puede recibir envíos hechos desde un fax real. Tener esta capacidad es lo que se busca a nivel empresarial, debido a que esto abre la puerta a más negocios y permite una comunicación más completa e integrada.
De igual manera, a partir de este momento la empresa que paga por el servicio de fax virtual puede hacer envío de faxes. Para ello, simplemente utilizará el correo electrónico empresarial, el cual está adaptado para establecer este tipo de comunicación. Básicamente, el proceso es similar al que se utiliza para enviar correos electrónicos, solo que, en vez de colocar una dirección de email, se añadirá el número del fax a donde se desea remitir la documentación. El proceso es muy sencillo.
¿Por qué contratar el servicio de fax virtual?
La capacidad de poder enviar y recibir faxes es una previsión importante y poco costosa. Una máxima actual en el mundo empresarial es lograr la conectividad y capacidad de comunicación más amplia posible. Precisamente, el fax virtual se constituye en otra vía para poder negociar con personas que aún utilizan este artefacto.
De hecho, hay países en donde tener un fax virtual es mucho más que una previsión. Dos ejemplos de esto son España y Estados Unidos, en donde muchas empresas se resisten a prescindir totalmente de este artefacto. Según algunas cifras de empresas productoras de faxes, en el año 2019 se vendieron más de 380.000 aparatos de este tipo en territorio español. Para el año 2020, este número ascendió a los 430.000 ejemplares vendidos.
Es decir, que en países como España la producción y comercialización del fax aún sigue vigente. Las empresas siguen comprando estos productos y los utilizan como un medio para enviar comunicaciones y documentación. Tener la capacidad de negociar y comunicarse con las personas que utilizan este tipo de tecnología, es el objetivo que persiguen las compañías al contratar este servicio.
¿Qué utilidad tiene el fax virtual?
Por supuesto, no todas las compañías deben verse en la obligación de comprar un aparato de este tipo. A decir verdad, el fax virtual tiene la misión de poder garantizar la conectividad a aquellos que no quieran invertir en estos dispositivos que ciertamente, están algo descontinuados.
El fax se sigue utilizando para envío y recepción de documentos de compra y venta, facturas y otros datos sensibles. De hecho, muchas empresas ven en este dispositivo una forma segura y expedita de establecer comunicación. Por ejemplo, muchas firmas de proveeduría todavía trabajan de esta forma y no con el correo electrónico. Esto sigue pasando incluso a nivel mundial.
Tener el fax virtual permite integrar distintas tecnologías. A ciencia cierta, esa es la utilidad de este módulo y eso permite ampliar el rango comercial de la empresa. Parece algo simple, pero cada venta cuenta.
¿Por qué es tan necesario el fax virtual en España?
Muchas empresas en España continúan enviando y recibiendo documentación mediante el fax. Algunos negocios y trabajos funcionan exclusivamente de esta forma. Los proveedores son uno tipo de empresa que todavía opera de esta forma. No obstante, existen muchas otras que trabajan con este dispositivo.
Por ejemplo, en España muchas de las instituciones públicas aún trabajan con burofax. Cabe destacar, que el envío de este tipo de documento con peso jurídico en territorio español inició con el envío de faxes. Por eso, muchos despachos de abogados e instituciones públicas aún tienen fax en sus instalaciones.
De igual forma, en muchas clínicas y hospitales se acostumbró a trabajar con el fax tradicional. Esto es así, porque este artefacto suele ser muy efectivo como medio de envío de exámenes y diagnósticos. Lo mejor es que no requiere de Internet para su funcionamiento, lo que le convierte como un sistema de comunicación a prueba de fallas.
El fax nunca falla
Más allá de los tres ejemplos citados de empresas que utilizan fax, muchísimas compañías de todo tipo aún cuentan con este aparato. Esto es así porque su sistema de envío es prácticamente infalible. De hecho, en un escenario en donde el Internet falle a nivel general, los faxes serían la mejor alternativa para enviar y recibir notificación. Esto es así porque estos aparatos solo dependen de las líneas telefónicas para realizar los envíos.
Es precisamente por esa razón que muchas compañías aún compran e incluso, utilizan fax. Luego, es importante señalar que existen aún muchos comerciantes y empresarios que utilizan prioritariamente sus faxes. Por ejemplo, hay privados de edad avanzada que no han querido migrar a las nuevas tecnologías y se mantienen con lo confiable.
Es por eso que toda empresa que se plantee tener vigencia en el mercado debe contratar el servicio de fax virtual. Esto le permitirá negociar, enviar y recibir documentación con un mayor margen de personas, sin excluirlos debido a la tecnología que usan. La siguiente pregunta es ¿Cómo obtengo el fax virtual? Si contratas nuestra centralita virtual para PYMEs podrás contar con esta herramienta integradora.
En Neotel tenemos el servicio de fax virtual a bajos precios
Muchas empresas de comunicación venden el servicio de fax virtual como su servicio principal a precios muy elevados. En Neotel, el fax virtual es un complemento de nuestro programa para realizar llamadas en call center. Por eso, ofrecemos el servicio con una mensualidad de 8 € mensuales.
El fax virtual es un agregado a nuestra avanzada centralita virtual para PYMEs. Este es un programa que será de gran utilidad para gestionar la comunicación comercial de tu negocio. Tus clientes jamás se sentirán mejor atendidos y tu empresa proyectará responsabilidad y confiabilidad.
Las ventajas de tener una centralita virtual con IVR
El software para call center es muy conocido en empresas de gran tamaño y con servicios de atención. No obstante, este tipo de programas es muy útil en cualquier emprendimiento y una de las razones es precisamente el IVR. Este bien conocido pero efectivo gestor es uno de esos sistemas que contribuyen al éxito empresarial.
En sus inicios el IVR solo cumplía la función de guiar a los usuarios por los departamentos cuando estos se comunicaban vía telefónica con la empresa. En la actualidad, la instalación de este sistema trae muchos otros beneficios implícitos. A continuación, te explicaremos las ventajas que adquieren los negocios al instalar un IVR.
¿Qué es un IVR?
El IVR es un sistema de interacción inspirado en los primeros menús de opciones para call centers. Sin embargo, mientras estos simplemente constaban de una grabadora que indicaba al cliente que número debían marcar para contactar a un departamento, el IVR interactúa, pidiendo datos a los usuarios y facilitando la atención telefónica.
El IVR es automatizado y es por eso que puede interactuar con todos los clientes que llaman a los números telefónicos de una empresa. Aunque es un sistema que tiene algunos años, sus resultados siguen siendo muy positivos por lo que ha mantenido su vigencia.
Aquellos que no saben qué significa IVR, deben saber que es Interactive Voice Response. En español se traduce como respuesta de voz interactiva. Un ejemplo de este sistema es la operadora que nos pide el DNI cuando llamamos a una entidad bancaria y con el cual interactuamos. Por supuesto, este tipo de sistema puede operar y ser útil en cualquier tipo de compañía, incluso sin necesidad de contar con un call center.
¿Qué tipos de ventajas tiene el uso de IVR?
El IVR es más que un gestor de llamadas para los clientes que contactan con una empresa. Su utilidad en call center es mucho más importante de lo que muchos empresarios y comerciantes creen. En principio, la labor más visible de este sistema interactivo es la de guiar a los usuarios que llaman a la empresa, en el menú de opciones. Sin embargo, este es solo el comienzo.
El IVR es un gestor telefónico útil para el cliente y también para las empresas. Pero más allá de esta función que ahora mismo será explicada, este sistema automatizado ejerce ha sido empleada para realizar otras funciones. Por eso, se entiende que el IVR tiene muchas ventajas que van más allá de lo habitual.
El alcance y uso del IVR es bastante amplio. Lo mejor es que este es un módulo muy barato que por lo general, forma parte del software para llamadas en un call center. Aún siendo así, sus beneficios son varios y es por eso que muchas empresas lo implementan.
Gestionando las llamadas: función básica del IVR
El IVR permite conducir a los clientes que llaman hacia los departamentos adecuados, según sus requerimientos. Muchos creen que esto es solo un método de asistencia para los usuarios, pero su labor es mucho más completa. De hecho, la respuesta de voz interactiva ayuda a las empresas a mantener a raya su cola de llamadas en espera. Esto suele ser muy positivo, sobre todo, para aquellas firmas con un volumen de llamadas elevado.
El IVR les da un tiempo a los operadores de un call center en los horarios que entran muchas llamadas. De esta forma, se evitan la tediosa llamada en espera, la cual no le dan buena fama a ninguna empresa. Básicamente, este módulo de automatización permite mejorar la atención.
Además, el solo hecho de ayudar a los clientes a entrar por las opciones telefónicas correctas es muy positivo. A decir verdad, esto le evita al usuario la incomodidad de tener que llamar varias veces hasta dar con el departamento indicado. Sin duda alguna, con el sistema IVR gana el usuario y también las compañías. Ahora bien, este es apenas el comienzo de las ventajas de este módulo.
El IVR es parte del marketing de las empresas
Aquellas empresas que configuran su IVR utilizando elementos de marca ganan mucho con este sistema. La respuesta de voz interactiva le da la bienvenida al cliente y permite crear y proyectar la imagen de la compañía al inicio de las llamadas.
Cuando llamamos a algunas empresas que utilizan este módulo, se puede notar que en el mismo se transmiten mensajes institucionales y ofertas. Esto es porque las compañías utilizan el sistema IVR como un elemento de marketing. Lo hacen porque es muy efectivo y a su vez barato.
El IVR sirve también como espacio publicitario permanente que no cuesta nada y que es muy efectivo. Las empresas pagan por este cuando adquieren el software para llamadas en un call center. Lo mejor es que los mensajes que se proyectan en este módulo pueden cambiarse cada cierto tiempo. Todos aquellos clientes que llamen a la compañía, escucharán las publicidades transmitidas allí. Esta es una de las razones principales por las cuales firmas de todo tipo adquieren la centralita virtual.
Algunas compañías invierten adicionalmente en servicios de locución profesional. Es así como logran voces reales para el IVR lo cual humaniza mucho más el mensaje. En algunos casos, se contratan incluso a personalidades públicas para este trabajo.
El IVR permite obtener información útil
El IVR es mucho más que un menú de opciones locutado por una operadora. Al ser interactivo, solicita a los clientes información necesaria para su atención. Esto a su vez, le facilita al operador la labor de atender a cada cliente en particular. De nuevo, el IVR se convierte en un elemento que aporta facilidades tanto al cliente como a los agentes telefónicos.
De hecho, por el IVR se solicitan datos fundamentales para manejar los sistemas de atención de las empresas. Por ejemplo, una empresa de TV por cable puede solicitar por adelantado a cada cliente que llama el DNI. Casi siempre, este tipo de información suele ser necesaria para buscar el perfil del usuario en el CRM o en la base de datos.
Lo siguiente es que al operador le llega el DNI del cliente desde el momento en que le entra la llamada. Mientras el cliente va hablando, ya el agente telefónico puede explorar el perfil del usuario en sistema y verificar el problema, incluso resolverlo. Con el sistema IVR todo se hace más sencillo, fomentando una conversación fluida entre el representante de la empresa y quienes llaman a la empresa.
La encuesta telemarketing: otra razón para tener sistema IVR
En su funcionamiento común, el IVR solicita información a los clientes antes de pasar la llamada a un teleoperador. No obstante, estos no son los únicos datos que las empresas pueden recopilar a partir de este sistema automatizado. A decir verdad, se puede conocer muchísima información de relevancia comercial a partir de este módulo.
El IVR permite introducir encuestas de telemarketing para realizar cualquier tipo de consultas a los clientes. A partir de aquí, se pueden realizar consultas sobre productos favoritos, datos etarios y demás informaciones que permita a la empresa generar mejores ofertas y productos. El cliente simplemente escuchará la pregunta y las opciones, marcando con el teclado telefónico la respuesta de su preferencia.
La encuesta telefónica es una de las fuentes de información que utilizan las empresas más prestigiosas. Por lo general, esta arroja información útil para crear estrategias comerciales cada vez más exitosas y que generen mayores ingresos. Este es un complemento del IVR que algunas empresas no conocen.
Formaliza tu negocio
El problema de muchas personas que tienen negocios pequeños o que son autónomos es que les cuesta crear prestigio y credibilidad. El solo hecho de utilizar solo redes sociales o teléfonos personales para realizar ventas siempre generará algo de dudas en cualquier cliente. Tener IVR y más allá de esto, un software para llamadas en un call center permite darle mayor formalidad a cualquier actividad económica.
El IVR permite iniciar las llamadas entrantes con una voz y presentación profesional. Este tipo de sistemas se suelen asociar mucho con empresas grandes, de mucha experiencia y prestigio. Los clientes recibirán la bienvenida de una operadora cada vez que llamen.
Lo mejor del software para call center es que ya no se necesita tener una oficina con teleoperadores o instalaciones costosas. Se puede tener un programa innovador y con funciones de telemarketing y atención avanzadas por un costo bastante económico. En Neotel, existen planes de centralita virtual para autónomos y pymes.
Neotel tiene el IVR y la centralita virtual más estable y económica
En Neotel tenemos diversos planes que se ajustan al tamaño, presupuesto y exigencias de cada empresa. Además, nuestros clientes pueden armar sus propios planes y solicitar los módulos que desean utilizar de forma personalizada. Incluso un autónomo que apenas está iniciando en su emprendimiento podría costear la centralita virtual.
Atiende a tus clientes de forma profesional, con las herramientas adecuadas y la formalidad que da prestigio. En Neotel encuentras un sinfín de soluciones tecnológicas para la comunicación empresarial.
Sending bulk SMS to cell phones is effective marketing
If you think text messaging is obsolete, you might be wrong. The rise of the Internet, apps and social networks has not necessarily meant that this communication tool has been discarded. Statistics only prove one thing: sending bulk SMS to cell phones is an effective marketing strategy and therefore, still valid.
Companies that work with an SMS sending platform do not do so because they are outdated. In fact, the idea that text messaging is an old resource does not exist in marketing. To tell the truth, this is a communication mechanism with immense all-round benefits. Companies gain a lot by sending messages to their customers via text messaging.
Text messaging is old but useful
Certainly, text messaging was the biggest innovation introduced during the second generation of telephony. With the development of smartphones and the popularization of chat apps, it was thought that SMS would come to an end. Although at first, this tool registered a drop in its use, it has not been able to disappear.
Text messages may be considered old, but they are still very useful. They are still an excellent way to communicate when there is no Internet coverage. Many cell phone plans still offer a number of SMS in their plans and rates. Added to this, there are many consumers who still use the messaging service on a regular basis.
SMS usage is still being considered by the smartphone manufacturers themselves. This can be verified in the way it is included in operating systems.
Two key reasons for using SMS marketing
The most innovative phone operating systems do not rule out the use of text messaging. In fact, the SMS we receive always appear within the general notifications of the cell phone. In other words, our Smartphone notifies us in the same way when we receive an interaction on social networks as it does when we receive a text message.
Therefore, people pay the same attention to an SMS as to any other interaction that occurs in any App. This visibility is key to understanding the effectiveness of continuing to use text messages. By sending bulk SMS to customers’ cell phones, companies effectively reach them.
Another not minor fact is that people no longer delete their text messaging inboxes as regularly. This is because today’s cell phones have a lot of storage capacity. In other words, even if we don’t pay attention to business SMS, we keep them saved and can always view them at another time.
Statistics are in favor of SMS
There is statistical data that supports the effectiveness and validity of text messaging. As of 2018, 389 billion SMS were being sent worldwide. There is no evidence that these numbers will drop too much until today. More than 6,000,000 million smartphones fall into that statistic. In other words, even users with the latest generation of cell phones continue to use this format.
There are also data that demonstrate the potential of SMS marketing. It is known that 86% of consumers worldwide receive business text messages, which is evidence of the impact of this strategy. Added to this, 30% of consumers interact with some of their contracted brands and companies via SMS.
Of course, the most favorable data for SMS marketing is its open ratio. According to some statistics, 98% of text messages received by people are opened. In addition, 64% of people are happy for companies to communicate with them using this format. In plain words, using text messaging as a mechanism for advertising is effective and that is proven.
What is the SMS sending platform like?
Of course, companies do not send their advertising text messages one by one to each customer. They have specially designed tools to send bulk SMS to cell phones. At Neotel, this is a module compatible with our contact center software.
This program can be called an SMS sending platform. The way it operates is very similar to the system of professional call launchers. Basically, the program allows you to enter large lists of customers’ phone numbers. From here the text message is composed and scheduled to be sent to each listed number.
When using this type of program, messages are sent simultaneously. In this way, companies can communicate with hundreds or thousands of customers at the same time. In fact, this makes it possible to reach large groups of people through their Smartphone. It is known that 80% of purchases are planned by consumers from the use of their cell phone.
SMS sending platform add-ons
It should be noted that the bulk SMS program for companies does not only send messages. In fact, this tool also works with other add-ons that allow you to get the most out of text messaging advertising campaigns. These are the following:
Control of SMS sent: The SMS sending platform allows to know which messages were effectively sent. This allows to have a first idea of how effective the campaign was.
Communication statistics: The module for sending bulk SMS to cell phones has its own statistics. In them you can see issues such as the open ratio of each campaign and track the receptivity of the messages sent by the company.
Api for third-party software: This has to do with the compatibility of the SMS sending platform with other software. It is important because companies usually work with different programs such as contact center software. Integration is desirable and sometimes necessary in many cases.
Of course, not all programs to send bulk SMS to cell phones have these features. Hence the importance of exploring the market options and choosing the best SMS Marketing platform. Neotel’s module has all these complements that are very useful when creating advertising campaigns.
Neotel’s SMS Sending Platform: Advantages
Neotel offers one of the best modules for sending bulk SMS to cell phones on the market. In addition to having add-ons such as statistics and the rest of the above mentioned, our program has other advantages:
Fast and fluid system: Each SMS sending platform works differently. Some tend to be a little slow when programming messages, or when working with lists of telephone numbers. Neotel’s module is very fast and proven to work.
Possibility to add links: Nowadays text messages allow you to incorporate links leading to web pages. Unfortunately, not all bulk SMS programs for businesses have this capability. Neotel’s module is up to date and allows you to add links that lead users to other sites on the Internet.
Customizable Templates: Templates are used in this type of program to make it easier to write the text and structure it the way you want it to be. Neotel has the best customizable templates to send unique, aesthetic and effective advertising SMS.
Easy to use interface: Neotel’s module for sending bulk SMS to cell phones is intuitive and easy to use. Scheduling the sending, entering the lists and adding the text is very simple.
Neotel’s SMS sending platform is a complement to our virtual PBX for SMEs and large companies. This program allows you to manage business communication with professionalism, quality and very interesting technological solutions.
Neotel’s contact center software: the best communication solution
Companies depend on their ability to contact customers and potential users. In this sense, Neotel’s contact center software has modules and functions to improve business communication substantially. This tool increases the quality of the call center and also of telemarketing tasks.
Precisely, the module to send bulk SMS to cell phones is a fundamental part of our telemarketing tools. However, this is only one of the solutions that we make available to our customers. In fact, we offer various mechanisms to amplify business communication in different ways. The aim is to increase the scope of action of enterprises.
The virtual switchboard for SMEs will allow the integration of all the telephone communication of a company. From here, the entrepreneur will be able to know how many calls come in, how they are answered, have statistics of his call center room and even monitor his tele-operators. The best thing is that we offer different plans adapted to the budget and needs of each company. There are no more excuses to professionalize customer service and sell more.
Enviar SMS masivo a móviles es marketing efectivo
Si crees que la mensajería de texto está obsoleta puede que estés equivocado. El auge del Internet, apps y redes sociales no ha implicado necesariamente que esta herramienta de comunicación haya sido descartada. Las estadísticas solo evidencian una cosa: enviar SMS masivo a móviles es una estrategia de marketing efectiva y por lo tanto, aún vigente.
Las empresas que trabajan con alguna plataforma de envío de SMS no lo hacen porque estén desactualizadas. De hecho, no existe dentro del marketing la idea de que la mensajería de texto sea un recurso antiguo. A decir verdad, este es un mecanismo de comunicación con inmensas de todo tipo. Las empresas ganan mucho al enviar mensajes a sus clientes por esta vía.
El mensaje de texto es antiguo pero útil
Ciertamente, los mensajes de texto fueron la mayor innovación presentada durante la telefonía de segunda generación. Con el desarrollo de los Smartphones y la popularización de las apps con chat, se pensó que el SMS llegaría a su fin. A pesar de que un primer momento, esta herramienta registró un bajón en su uso, no ha podido desaparecer.
Los mensajes de texto pueden ser considerados antiguos, pero a decir verdad siguen siendo muy útiles. Estos siguen siendo una excelente forma de comunicarse cuando no hay cobertura de Internet. Muchos planes de telefonía móvil aún ofrecen una cantidad de SMS en sus planes y tarifas. Añadido a esto, hay muchos consumidores que todavía utiliza el servicio de mensajería con regularidad.
El uso de SMS todavía sigue siendo considerado por los propios fabricantes de smartphones. Esto puede verificarse en la forma en que es incluido en los sistemas operativos.
Dos razones claves para usar el SMS marketing
Los sistemas operativos de telefonía más innovadores no descartan el uso de la mensajería de texto. De hecho, los SMS que recibimos siempre aparecen dentro de las notificaciones generales del teléfono móvil. Es decir, que nuestro Smartphone nos avisa de igual forma cuando recibimos una interacción en redes sociales, que cuando recibimos un mensaje de texto.
Por ello, las personas le prestamos la misma atención a un SMS que a cualquier otra interacción que ocurra en cualquier App. Esta visibilización es clave al momento de entender la efectividad de continuar utilizando mensajes de texto. Al enviar SMS masivo a móviles de clientes, las empresas llegan de forma efectiva a ellos.
Otro hecho no menor, es que las personas ya no borran con tanta regularidad sus bandejas de mensajería de texto. Esto se debe a que los teléfonos celulares actuales tienen mucha capacidad de almacenamiento. Es decir, que incluso al no prestar atención a los SMS empresariales, los mantenemos guardados y siempre podemos verlo en otro momento.
Las estadísticas están a favor del SMS
Existen datos estadísticos que avalan la efectividad y vigencia de la mensajería de texto. Para el 2018, en el mundo se enviaban 389 mil millones de SMS. No hay evidencia de que estos números bajaran demasiado hasta la actualidad. Más de 6.000.000 millones de teléfonos inteligentes entran en esa estadística. Es decir, que incluso los usuarios con teléfonos móviles de última generación siguen utilizando este formato.
También existen datos que demuestran el potencial que tiene el SMS marketing. Se sabe que el 86% de consumidores a nivel mundial reciben mensajes de texto empresariales, lo cual evidencia el impacto de esta estrategia. Añadido a esto, el 30% de los consumidores interactúan con algunas de sus marcas y empresas contratadas a través de SMS.
Por supuesto, el dato que más favorece al SMS marketing es su open ratio. Según algunas estadísticas, el 98% de los mensajes de texto recibidos por las personas son abiertos. Además, el 64% de las personas ve bien que las compañías se comuniquen con ellos utilizando este formato. En palabras llanas, utilizar mensajería de texto como mecanismo para la publicidad es efectivo y eso está demostrado.
¿Cómo es la plataforma de envío de SMS?
Por supuesto, las empresas no mandan sus mensajes de texto publicitarios uno por uno a cada cliente. Estas cuentan con herramientas especialmente diseñadas para enviar SMS masivo a móviles. En Neotel, este es un módulo compatible con nuestro software contact center.
A este programa se le puede llamar plataforma de envío de SMS. Su forma de operar es muy similar al sistema de los lanzadores de llamada profesionales. Básicamente, el programa permite introducir grandes listas con los números telefónicos de los clientes. A partir de aquí se redacta el mensaje de texto y se programa su envío a cada número enlistado.
Al utilizar este tipo de programa los mensajes se envían de forma simultánea. De esta manera, las empresas pueden comunicarse con cientos o miles de clientes al mismo tiempo. De hecho, esto permite llegar a grandes grupos de personas mediante su Smartphone. Se sabe que el 80% de las compras son planificadas por los consumidores a partir del uso de su teléfono móvil.
Complementos de la plataforma de envío de SMS
Cabe destacar que el programa de SMS masivos para empresas no solo realiza los envíos. De hecho, esta herramienta también trabaja con otros complementos que permiten sacarles el mayor provecho a las campañas publicitarias de mensajería de texto. Estos son los siguientes:
Por supuesto, no todos los programas para enviar SMS masivo a móviles tienen estas características. De allí la importancia de explorar las opciones del mercado y elegir la mejor plataforma de SMS Marketing. El módulo de Neotel cuenta con todos estos complementos que son de gran utilidad a la hora de crear campañas publicitarias.
Plataforma de envío de SMS de Neotel: Ventajas
Neotel ofrece uno de los mejores módulos para enviar SMS masivo a móviles del mercado. Además de contar con complementos como las estadísticas y el resto de mencionadas anteriormente, nuestro programa tiene otras ventajas:
La plataforma de envío de SMS de Neotel es un complemento de nuestra centralita virtual para PYME y empresas grandes. Este programa permite gestionar la comunicación empresarial con profesionalismo, calidad y soluciones tecnológicas muy interesantes.
software contact center de Neotel: la mejor solución comunicacional
Las empresas dependen de su capacidad para contactar con clientes y posibles usuarios. En este sentido, el software contact center de Neotel tiene módulos y funciones para mejorar la comunicación empresarial de forma sustancial. Esta herramienta incrementa la calidad del centro de atención y también, de las labores de telemarketing.
Precisamente, el módulo para enviar SMS masivo a móviles es parte fundamental de nuestras herramientas para el telemercadeo. No obstante, esta es solo una de las soluciones que colocamos a disposición de nuestros clientes. De hecho, ofrecemos diversos mecanismos para amplificar la comunicación empresarial por distintas vías. El objetivo es aumentar cada vez más el campo de acción de los emprendimientos.
La centralita virtual para PYME permitirá integrar toda la comunicación telefónica de una empresa. A partir de aquí, el emprendedor podrá saber cuantas llamadas entran, como son atendidas, tener estadísticas de su sala de call center y hasta monitorear a sus teleoperadores. Lo mejor es que ofrecemos diversos planes adaptados al presupuesto y las necesidades de cada compañía. Ya no hay excusas para profesionalizar la atención al cliente y vender más.
Professional voice-over services: Defining the brand
The voice is an element that characterizes every human being and gives him/her personality and presence. Likewise, voices tend to be fundamental elements that distinguish any company no matter where it is located. For decades, the most successful companies have identified how necessary it is to define this element, which ends up being an ingrained element of the corporate brand. Hence the importance of a professional voice-over service.
Defining the voice or voices of an advertising campaign is as central as the advertising content itself. We can verify this with some of the advertisements and commercials we have heard and whose message has become ingrained in our minds. In fact, we have all come into contact with advertising content whose voice is so characteristic that we do not forget it. This is precisely the power of voiceovers when entrepreneurs use them in a calculated way.
What does an announcer do?
A speaker is a person who presents information of any kind with his or her voice. This figure came into force with the appearance and popularization of radio, which was, until a few decades ago, the mass media par excellence. However, this type of professional remained in force in media such as television and even today, there are many broadcasters within social networks.
In fact, current formats such as podcasts or YouTube videos are spaces where broadcasters continue to appear. Many broadcasters are also television presenters and social communicators of various kinds. However, the work of this type of professional goes beyond entertainment.
Over time, professional voiceover professionals have become a fundamental part of corporate advertising work. Then as now, companies used to hire famous or unknown speakers to promote their products. In the last three decades, the practice of using their voice as an element of the brand has become normalized. Due to this trend, the professional voiceover service was created.
What is a professional voice-over service?
The professional voice-over service is a product aimed at companies in need of voice-over artists and speakers. Its main task is to provide skilled and qualified voice talents to produce advertising content. However, some services such as Neotel’s offer some extra work related to advertising and corporate content voiced.
This is the type of service that is requested by companies when they need to work with voiceovers. There are many contents that require voiceovers to be developed: radio and television commercials, advertising on social networks and some company’s own environments in which they interact with the client. This includes, for example, website content and, of course, the call center.
When customers call the call center, they usually hear voices and messages that identify the company. In fact, this is something that is becoming more and more popular and, although it may not seem like it, it has become an element that speaks very well of the growth of companies. Firms that use professional voiceovers in their call center services are seen as large, successful and established.
Call center voice-over: How is it developed?
The call center voice-over is used to create content for companies’ telephone channels. In general, it is usually focused on the IVR, although there are also other spaces in which it is used. In general, it has the purpose of using voice as an element that identifies a company and differentiates it from the rest.
The IVR is the system with which customers interact when they call a company’s call center.
Of course, there are different ways to use the call center locution in the call center. The call center software and its IVR module allow you to use different messages and place them in different places.
What can be promoted with call center voiceovers?
Basically, any advertising message that is useful for the company can be transmitted in this way. For example, it is very common to repeat the main slogan of the company. Here are some examples of advertisements a company can transmit from its IVR:
Loyalty messages: Companies often use their professional voiceovers to build customer loyalty. To do so, they can give a merry Christmas message, or build a speech oriented to them.
Special promotions: Many companies introduce information about promotions and sweepstakes in their IVR. This is evident, for example, in telephone companies and banking entities.
New product announcements: Just as professional voiceovers are often used for sweepstakes and special activities, it can also be done to promote a new product or service.
The type of message or the intention of the advertisement will always depend on what the company wants to communicate. There are many ways to approach this type of advertising. Professional voice-over services can help to build the advertisements. That is to say, that in some cases, their work goes beyond executing the voice-over.
Where can call center voice-over content go?
The most innovative call center software is usually very versatile when it comes to introducing voiceovers. Of course, each program is different and has its own particular characteristics. Beyond this, call center voice-over content is usually heard in the following areas:
IVR welcome: Professional voiceovers are usually used to extend the welcome message to the company’s callers. As a matter of fact, in this case, very high profile communicators are usually used. These are celebrities or people with a very defined, attractive and elaborated voice.
After the welcome: The IVR usually offers an open system to introduce voiceovers. A widely used resource is to place an advertising message of transcendence right after the greeting. In some cases, advertising pieces that are published on radio and television are placed. This is a very good trick, because the customer identifies the message clearly and the corporate identity is anchored.
During waiting time: While a person is in a waiting line, he/she can listen to advertising messages. Likewise, when a telephone operator places the customer on hold, these can also be transmitted.
Other contributions of the professional voice-over service
The professional voice-over service is not only responsible for providing speakers for companies. In fact, its work is much more complex and hence its importance at the advertising level. Some less known tasks are the following:
Dialogue translation: This type of service is also in charge of translating the dialogues that the company wants to use in its IVR. This is necessary to promote the expansion of companies and the inclusion of foreign clients within them.
Voiceovers in other languages: Just as the service helps translate texts through experts in different languages, it can also do voiceovers in other languages.
Revision of scripts: In addition to translations, some professional voice-over services can also make corrections and improve the speech. This is often an additional work requested by clients.
A good professional voice-over service takes care to improve the messages being voiced. It is known that these are contents that should not have any type of error, since they will be listened to by thousands of people.
What does Neotel’s professional voice-over service offer?
Neotel has a professional voice-over service that is quite advanced, complete and oriented to meet the expectations of our clients. This is a task that allows us to adequately complement the work of our call center software.
At Neotel we offer services that go beyond simple voiceovers. Those who want to do their IVR voiceovers in several languages, can do it without any problem with us. Here we have professional translators and speakers who can even speak Mandarin, German, and Russian.
We also have an exclusive service that allows the client to make infinite modifications. In this way, the client can change each speech as many times as he/she wishes. Of course, we also offer a cheap voice-over service, a bit more restricted, but of high quality.
The price of Neotel’s virtual PBX varies depending on the needs and availability of each client. We have a plan suitable for every type of entrepreneur. All our customers can have access to professional voice over services. Our company has a wide range of technological and communication solutions for today’s companies.
Servicio de locución profesional: Definiendo la marca
La voz es un elemento que caracteriza a cada ser humano y le dota de personalidad y presencia. De igual forma, las voces suelen ser elementos fundamentales que distinguen a cualquier empresa más allá de donde esta se encuentre. Desde hace décadas las empresas más exitosas han identificado lo necesario que es definir este elemento, el cual termina siendo un elemento arraigado de la marca empresarial. De allí la importancia de un servicio de locución profesional.
Definir la voz o voces de una campaña publicitaria es tan central como el contenido mismo de la publicidad. Esto podemos comprobarlo con algunas de las propagandas y publicidades que hemos escuchado y cuyo mensaje se ha arraigado en nuestra mente. De hecho, todos hemos entrado en contacto con contenidos publicitarios cuya voz es tan característica que no la olvidamos. Precisamente, este es el poder de las locuciones cuando los emprendedores la utilizan de forma calculada.
¿Qué hace un locutor?
Un locutor es una persona que presenta con su voz información de cualquier tipo. Esta figura se hizo vigente a partir de la aparición y popularización de la radio, la cual fue hasta hace algunas décadas, el medio de comunicación masivo por excelencia. No obstante, este tipo de profesional mantuvo su vigencia en medios como la televisión e incluso hoy en día, existen muchos locutores dentro de las redes sociales.
De hecho, formatos actuales como el podcast o los vídeos de YouTube son espacios en donde los locutores continúan figurando. Muchos locutores también son presentadores de televisión y comunicadores sociales de distinta índole. No obstante, el trabajo de este tipo de profesional va más allá del entretenimiento.
Con el paso del tiempo los locutores profesionales se han convertido en una parte fundamental del trabajo publicitario empresarial. Antes como ahora, las empresas solían contratar a locutores famosos o desconocidos para promocionar sus productos. En las últimas tres décadas, se ha normalizado la practica utilizar su voz como un elemento más de la marca. Debido a esta tendencia, se creó el servicio de locución profesional.
¿Qué es un servicio de locución profesional?
El servicio de locución profesional es un producto dirigido para empresas que necesitan locuciones y locutores. Su principal labor es aportar locutores preparados y hábiles para realizar contenidos publicitarios. No obstante, algunos servicios como el de Neotel ofrecen algunas labores extras relacionadas con las publicidades y contenidos empresariales locutados.
Este es el tipo de servicio que es solicitado por las empresas cuando necesitan trabajar con locuciones. Existen muchos contenidos que requieren de locutores para poder ser desarrollados: propagandas de radio y televisión, publicidad en redes sociales y algunos entornos propios de las empresas en los que se interactúa con el cliente. Aquí entran, por ejemplo, contenidos de página web y por supuesto, el call center.
Cuando los clientes llaman al call center suelen escuchar voces y mensajes que identifican a la compañía. De hecho, esto es algo que cada vez se estila más y que, aunque no lo parezca, se ha convertido en un elemento que habla muy bien del crecimiento de las empresas. Las firmas que utilizan locuciones profesionales en sus servicios de call center son vistas como grandes, exitosas y establecidas.
Locución call center: ¿Cómo se desarrolla?
La locución call center es aquella que se utiliza para crear contenidos en los canales telefónicos de las empresas. Por lo general, esta suele concentrarse en el IVR, aunque también hay otros espacios en la cual esta se emplea. Por lo general, esta tiene la finalidad de utilizar la voz como un elemento que identifica a una compañía y que la diferencia del resto.
Por supuesto, existen distintas formas de utilizar la locución call center en el centro de atención al cliente. El software para call center y su módulo de IVR permite utilizar distintos mensajes y colocarlos en distintas partes.
¿Qué se puede promocionar con la locución call center?
Básicamente, cualquier mensaje publicitario que sea útil para la empresa puede transmitirse de esta forma. Por ejemplo, es muy común la repetición del eslogan principal de la empresa. A continuación, algunos ejemplos de publicidades una empresa puede transmitir a partir de su IVR:
El tipo de mensaje o la intención de la publicidad siempre dependerá de lo que la compañía quiere comunicar. Existen muchas formas de plantear este tipo de publicidad. El servicio de locución profesional puede ayudar a construir las publicidades. Es decir, que en algunos casos su labor más allá de ejecutar la locución.
¿En dónde pueden ir los contenidos de locución call center?
Los software para call center más innovadores suelen ser muy versátiles a la hora de introducir locuciones. Por supuesto, cada programa es diferente y tiene sus características particulares. Más allá de esto, los contenidos de locución call center suelen escucharse en:
La bienvenida del IVR: Los locutores profesionales suelen ser utilizados para extender el mensaje de bienvenida a quienes llaman a la empresa. A decir verdad, en este caso se suelen utilizar a comunicadores de muy alto perfil. Estos son personas famosas o con una voz muy definida, atractiva y elaborada.
Luego de la bienvenida: El IVR suele ofrecernos un sistema abierto para introducir locuciones. Un recurso muy utilizado es colocar un mensaje publicitario de trascendencia justo después de extendido el saludo. En algunos casos, se colocan piezas publicitarias que son publicadas en radio y televisión. Este es un truco muy bueno, porque el cliente identifica el mensaje claramente y la identidad empresarial logra anclarse.
En el tiempo de espera: Mientras una persona esta en cola de espera puede escuchar mensajes publicitarios. De igual forma, cuando un operador telefónico coloca al cliente en espera, estos también pueden ser transmitidos.
Encuestas telefónicas: El IVR también permite realizar consultas debido a que es un sistema para la interacción. A
Otros aportes del servicio de locución profesional
El servicio de locución profesional no solo se encarga de aportar locutores para las empresas. De hecho, su labor es mucho más compleja y de allí su importancia a nivel publicitario. Algunas labores menos conocidas son las siguientes:
Un buen servicio de locución profesional vela por mejorar los mensajes locutados. Se sabe que estos son contenidos que no deben tener ningún tipo de error, pues serán escuchados por miles de personas.
¿Qué ofrece el servicio de locución profesional de Neotel?
Neotel cuenta con un servicio de locución profesional bastante avanzado, completo y orientado a llenar las expectativas de nuestros clientes. Esta es una labor que permite complementar de forma adecuada el trabajo de nuestro software para call center.
En Neotel ofrecemos servicios que van más allá de la simple locución. Aquellos que quieren hacer sus locuciones para IVR en varios idiomas, pueden hacerlo sin ningún problema con nosotros. Aquí contamos con traductores y locutores profesionales que pueden hablar incluso en mandarín, alemán, y ruso.
También tenemos un servicio exclusivo que permite al cliente hacer modificaciones infinitas. De esta forma, el cliente podrá cambiar cada parlamento cuantas veces lo desee. Por supuesto, también se ofrece un servicio de locuciones baratas, un poco más restringido, pero de alta calidad.
El precio de centralita virtual de Neotel varia en función de las necesidades y disponibilidad de cada cliente. Tenemos un plan adecuado para cada tipo de emprendedor. Todos nuestros clientes pueden tener acceso al servicio de locución profesional. Nuestra empresa tiene un sinfín de soluciones tecnológicas y comunicacionales para las empresas del presente.
Non-traditional business mobile rates: An option for entrepreneurs
The bidding among telephone companies to attract new customers is increasingly fierce. This represents a great opportunity for users because better plans and offers are always appearing. Of course, this competition is useless if people, and especially companies, do not study their purchase decision well. Choosing the best mobile tariffs can save us a lot of money and make us receive a little more, giving a little less.
It is clear that telecommunications are very important in the business world. Basically, all companies require a telephone operator to be able to guarantee the communication flow. Unfortunately, in many companies and enterprises, this factor is not analyzed as much as it should be.
An obsolete model
Most companies maintain their internal and external communication system in much the same way. This means setting up an expensive data center, hiring a staff of engineers to maintain it, and agreeing with a telephone firm to guarantee a general service. The companies that offer communication know this reality and have plans to convince entrepreneurs.
Traditional telephone companies in particular have benefited from this commercial formula. Unfortunately, it is difficult to verify exactly whether the amount is fair or cheap, compared to other options. Nor is there an analytical culture around this type of contracting in most companies.
In fact, the first step to reduce operating costs a little is to analyze the different mobile tariffs on the market. Just doing this is a very important step for the finances of any enterprise. To tell the truth, in Europe and Spain there is a wide range of plans adapted to the needs of all customers.
Traditional phone companies are not the only option
Traditional telephone companies seem to be a constant in the thinking of business managers. There is a strange idea that companies with more time and reputation in the market are the best. In truth, experience often has its advantages and it is understandable to play it safe. However, it is much better to take a look at the new business telephony proposals.
However, in the telecommunications area, the premise of «better the devil you know than the good you don’t know» is not always true. It is important to remember that competition in this sector is currently very high. This has motivated countless companies to improve their plans and rates.
One of the big problems of traditional telephone companies is that they tend not to change their business model. Being well known and renowned, they forget a bit about the need to improve their prices and services. They tend not to change because they have a favorable commercial position. On the other hand, many new or non-traditional companies have to make an effort and offer cheaper mobile tariffs in order to grow. This makes them even more attractive.
Study the market rates
The best way to save a little money is to study the mobile tariffs on the market. To do this, you have to pay attention to many variables. Certainly, it will be important to verify how many minutes and data they offer per month and for how much money. However, this analysis involves checking other aspects about the offer of each telephone company.
It is always advisable to compare the cheapest mobile tariffs and weigh up which is the best. However, more than the tariff, there are other aspects to evaluate. For example, reviewing the terms and conditions of the contract is usually fundamental. In this sense, the entrepreneur should emphasize the permanence, which is usually better when it is fixed for fewer months.
Of course, it is also vital to obtain some references regarding the quality of the service. Here it is important to ask questions such as: Does the Internet connection work well? Does the company offer good coverage? Are the calls heard with the right quality? In reality, there are quite inexpensive proposals on the market that offer poor communication.
Tips when choosing mobile tariffs
Entrepreneurs and businessmen should be careful when choosing the cheapest mobile tariffs. Gathering as much information as possible allows you to make the right decisions. Here are some tips when choosing your tariff:
Little permanence: The problem with permanence is that, if you choose a company with bad service, you will not be able to switch to another and you will have to keep paying. Breaking this clause is usually costly, which will turn the matter into a headache. In addition, while this provision lasts, the telephone company can raise prices indiscriminately and the customer can do nothing, as long as the contractual commitment is maintained.
Consultation forums: Sometimes it is very difficult to check the quality of a telephone service without first paying for it and using it. However, understanding that in Spain there is a permanence clause, the best thing to do is to look for as much information as possible. In this sense, it is always feasible to search in Internet forums for opinions of other users about the most profitable companies.
Look for the most innovative ones: There are many telecommunications companies that are oriented differently from the traditional ones. For example, some develop products and services inspired by new technologies such as IP telephony. In fact, this is an excellent solution to reduce costs.
IP telephony: Keeping operating costs as low as possible
Not all telecommunications companies offer only mobile tariffs. In fact, some companies are more oriented towards offering communication solutions to freelancers and companies. This is the case of Neotel, whose main product is telemarketing software and migration to IP telephony. In this case, the service involves offering a cheaper, more modern and functional communications system.
IP telephony is a great option for business communication because communicating over the Internet is cheaper. It also means no longer relying on traditional telephone companies that offer somewhat expensive business plans. The migration to this technology is very simple and does not require many physical installations or high investments.
Any type of company can take advantage of installing a virtual PBX and adapting telephones to work with the Internet. It is much more expensive to buy servers and set up a data center than to pay for software and a few minor items to adapt desk phones to work over broadband. In addition to this, Neotel also offers its mobile tariffs designed for each company’s needs.
Important: choose a tariff that suits your business
The problem when choosing a telephone company is not only what it offers. It is also closely related to what each particular company needs. Business mobile communication plans should always be chosen with this in mind.
By choosing in this perspective, it is possible that some plans that seemed inconvenient may be better than you thought. In the case of large and medium-sized companies, it is very likely that unlimited mobile tariffs will be chosen. This is because the flow of calls and Internet connections is usually demanding in this type of environment. Of course, each phone company has its own prices, benefits and conditions.
As with any tariff, unlimited mobile tariffs should be analyzed on the basis of what has been described so far. Price, quality of service and contractual conditions will have to be evaluated. Similarly, permanence is an issue that should not be overlooked.
Not all companies have the same needs
Just as large companies often opt for unlimited mobile tariffs, smaller companies may choose a less comprehensive plan. For example, a freelancer or a family business will not require an unlimited plan. Similarly, an entrepreneur who is just starting his business activity can start with simple and less expensive plans.
At Neotel we offer three types of mobile tariffs, designed for each type of entrepreneur. The client will choose according to his possibilities, needs and for this, it is important to know the impact of the economic activity performed. Of course, as the business grows, it is always possible to upgrade to a more comprehensive plan.
The advantage of Neotel’s rates is that there is no permanence clause. If the customer does not like the service, he can switch at any time to another operator, without paying anything. In addition, in our three plans the calls are unlimited. In addition, all internal calls between landlines and mobiles are fully covered within each plan.
In addition, you get innovative, high-performance telemarketing software. With this resource, not only will all dedicated telephones for customer service and telemarketing be unified. In fact, this tool also allows you to professionally handle calls made by your customers. The price of the virtual PBX will also depend on the type of plan chosen.
Tarifas móvil de empresas no tradicionales: Una opción para emprendedores
La puja entre compañías telefónicas por captar a nuevos clientes es cada vez más reñida. Esto representa una gran oportunidad para los usuarios porque siempre aparecen mejores planes y ofertas. Por supuesto, de nada sirve esta competencia si las personas y en especial, las empresas, no estudian bien su decisión de compra. Elegir las mejores tarifas móvil puede ahorrarnos un buen dinero y hacernos recibir un poco más, dando un poco menos.
Queda claro que las telecomunicaciones son muy importantes dentro del mundo empresarial. Básicamente, todas las empresas requieren de una operadora telefónica para poder garantizar el flujo comunicacional. Lamentablemente, en muchas compañías y emprendimientos este factor no suele ser tan analizado como debería.
Un modelo obsoleto
La mayoría de las empresas mantienen su sistema de comunicación interna y externa más o menos de la misma forma. Esto es montar un centro de datos costoso, contratar a una plantilla de ingenieros para darle mantenimiento y pactar con una firma telefónica para garantizar un servicio general. Las compañías que ofrecen la comunicación conocen esta realidad y tienen planes para convencer a los empresarios.
En especial, las telefonías tradicionales se han beneficiado de esta fórmula comercial. Lamentablemente, es difícil verificar con exactitud si el importe es justo o barato, en comparación a otras opciones. No existe tampoco dentro de la mayoría de empresas una cultura analítica en torno a este tipo de contratación.
A decir verdad, el primer paso para reducir un poco los costes de operatividad es analizar las distintas tarifas móvil que hay en el mercado. El solo hecho de hacer esto es un paso muy importante para las finanzas de cualquier emprendimiento. A decir verdad, en Europa y España existe una oferta amplia de planes adaptados a la necesidad de todos los clientes.
Los emporios telefónicos tradicionales no son la única opción
Las compañías telefónicas tradicionales parecen ser una constante en el pensamiento de los directivos de empresa. Existe una extraña idea de que las compañías con más tiempo y renombre en el mercado son las mejores. A decir verdad, la experiencia suele tener sus ventajas y es entendible optar por lo seguro. No obstante, es mucho mejor echar un vistazo a las nuevas propuestas de telefonía empresarial.
Sin embargo, en el área de las telecomunicaciones no siempre se cumple la premisa de “mejor malo conocido que bueno por conocer”. Es importante recordar que la competitividad en este sector es muy alta en la actualidad. Esto ha motivado a un sinfín de empresas a mejorar sus planes y tarifas.
Uno de los grandes problemas de las compañías telefónicas tradicionales es que no suelen cambiar su modelo de negocios. Al ser muy conocidas y tener renombre, olvidan un poco la necesidad de mejorar sus precios y servicios. Estas no suelen cambiar porque tienen una posición comercial favorable. En cambio, muchas empresas nuevas o no tradicionales deben esforzarse y ofrecer tarifas móvil más baratas para poder crecer. Esto las hace aún más atractivas.
Estudia las tarifas del mercado
La mejor forma de ahorrar un poco de dinero es estudiando las tarifas móvil que hay en el mercado. Para ello, hay que prestar atención a muchas variables. Ciertamente, será importante verificar cuantos minutos y datos ofrecen al mes y por cuanto dinero. No obstante, este análisis implica verificar otros aspectos sobre la oferta de cada compañía telefónica.
Siempre es aconsejable comparar las tarifas móvil más baratas y ponderar cual es la mejor. Ahora bien, más que la tarifa hay otros aspectos a evaluar. Por ejemplo, revisar las condiciones de la contratación suele ser fundamental. En este sentido, el emprendedor deberá hacer énfasis en la permanencia, la cual suele ser mejor cuando se fija por menos cantidad de meses.
Por supuesto, también es vital obtener algunas referencias en cuanto a la calidad del servicio. Aquí es importante hacernos preguntas como ¿Funciona bien la conexión a internet? ¿La empresa ofrece buena cobertura? ¿Las llamadas se escuchan con la calidad adecuada? En realidad, hay propuestas en el mercado bastante económicas que ofrecen una comunicación deficiente.
Consejos a la hora de elegir tarifas móvil
Los emprendedores y empresarios deben ser cuidadosos a la hora de elegir tarifas móvil más baratas. Reunir la máxima cantidad de información permite tomar decisiones acertadas. A continuación, te damos algunos consejos a la hora de elegir tu tarifa:
Telefonía IP: Abaratando al máximo los costes operativos
No todas las empresas de telecomunicación ofrecen solo tarifas móvil. De hecho, algunas firmas están más orientadas a ofrecer soluciones comunicacionales a autónomos y empresas. Este es el caso de Neotel, cuyo producto principal es el software para telemarketing y la migración a telefonía IP. En este caso, el servicio implica ofrecer todo un sistema de comunicaciones más barato, moderno y funcional.
La telefonía IP es una gran opción para la comunicación empresarial porque comunicarse por Internet es más barato. Esto implica también dejar de depender de compañías tradicionales de telefonía que ofrecen planes empresariales algo costosos. La migración a esta tecnología es muy sencilla y no requiere de muchas instalaciones físicas o inversiones de dinero elevadas.
Todo tipo de empresa puede sacarle provecho a instalar una centralita virtual y la adaptación de los teléfonos para que funcionen con Internet. Es mucho más costoso comprar servidores y montar un centro de datos, que pagar por un software y por algunos artículos menores que permitan adaptar los teléfonos de escritorio, para funcione por banda ancha. Añadido a esto, Neotel ofrece también sus tarifas móvil diseñadas para la necesidad de cada empresa.
Importante: elige una tarifa que se adapte a tu empresa
El problema a la hora de elegir una compañía de telefonía no es solo lo que ofrece. También está muy relacionado con aquello que necesita cada empresa en particular. Los planes empresariales de comunicación móvil siempre deben elegirse en función a esto.
Al elegir bajo esta perspectiva es posible que algunos planes que parecían inconvenientes, sean mejor de lo que se pensaba. En el caso de las empresas grandes y medianas, es muy probable que se opte por tarifas móvil ilimitadas. Esto es así, porque el flujo de llamadas y conexiones a Internet suele ser exigente en este tipo de entorno. Por supuesto, cada telefónica tiene sus propios precios, beneficios y condiciones.
De igual forma como ocurriría con cualquier tarifa, las tarifas móvil ilimitadas deben analizarse en función de lo descrito hasta ahora. El precio, la calidad del servicio y las condiciones contractuales tendrán que ser evaluadas. De igual forma, la permanencia es un asunto que no puede perderse de vista.
No todas las empresas tienen las mismas necesidades
Así como las empresas grandes suelen optar por tarifas móvil ilimitadas, las más pequeñas pueden elegir un plan menos amplio. Por ejemplo, un autónomo o un comercio familiar no requerirán un plan ilimitado. De igual forma, un emprendedor que apenas inicia en su actividad comercial, puede iniciar con planes sencillos y menos costosos.
En Neotel ofrecemos tres tipos de tarifas móvil, diseñadas para cada tipo de emprendedor. El cliente elegirá en función a sus posibilidades, necesidades y para esto, es importante saber el impacto de la actividad económica desempeñada. Por supuesto, con el crecimiento del emprendimiento siempre se puede ir hacia un plan más amplio.
Las ventajas de las tarifas de Neotel es que no se establece ninguna cláusula de permanencia. Si al cliente no le gusta el servicio puede cambiarse en cualquier momento a otra operadora, sin pagar nada. Además, en nuestros tres planes las llamadas son ilimitadas. A esto se debe añadir que todas las llamadas internas entre fijos y móviles están totalmente cubiertas dentro del cada plan.
A esto se debe añadir la obtención de un software para telemarketing innovador y de altas prestaciones. Con este recurso, no solo se unificarán todos los teléfonos dedicados para la atenciaaón y el telemarketing. De hecho, esta herramienta también permite atender de forma profesional las llamadas hechas por los clientes. El precio de centralita virtual dependerá también del tipo de plan a escoger.
How and what is the virtual fax still used for?
In the late eighties the fax revolutionized the communication of the most prestigious companies worldwide. Four decades have passed and it is still a functional tool for some businesses and individuals. Technology has evolved and today we have the opportunity to use the virtual fax.
It seems that nowadays there are too many ways to communicate to have to resort to this technology. However, fax can be much more useful than many imagine. That is why there are services that allow you to adapt this office device to today’s systems.
First of all: What is a fax machine?
It could be said that the fax machine is the starting point of all communication we have today. This device integrated the modem, the printer and a scanner, allowing images to be sent via a traditional telephone line connection. In fact, the transmissions are made to a special number.
Today, part of what the smartphone does is basically this, but in a much more advanced way and from digital systems. Of course, the development of the internet and various software has allowed greater possibilities in terms of communication and sending documents. However, it is understood that the fax was the beginning of this concept.
This does not mean that the fax has lost all its relevance. In fact, many people of interest to companies still use this type of technology. Undoubtedly, having the ability to at least be able to receive and send information with this device has its benefits, especially for companies.
Virtual fax: What is it all about?
Precisely, nowadays there are ways to communicate with fax machines without having to buy one and plug it into the office. This is what the virtual fax is all about, which is nothing more than a module that allows documentation to be sent to this type of device. Likewise, companies can receive notifications or documents sent via fax, thanks to this system.
The virtual fax is a system that can be used basically on any device. It only requires a computer, a tablet or a cell phone with an internet connection to use it. Nor is it required to buy any equipment, or perform any kind of installation.
It is a simple, expeditious system that is not very expensive either. In other words, its great usefulness and low cost means that it is better to have it than not, especially at a business level. Nowadays, it has become a service and many companies hire it for several reasons.
A fax to email
Few people know this, but some email applications are configured to allow sending and receiving faxes. In fact, Gmail which is one of the largest email companies has this option. This is because, in the early days of the Internet, many companies used both means of communication.
Over time, these systems were relegated to the background due to the new Internet tools. And although the custom of sending or receiving faxes by e-mail became somewhat obsolete, many companies kept their fax machines in their offices for unforeseen circumstances. In fact, many people still use it today more than you might think.
Basically, e-mail is the medium that allows you to send and receive faxes. Of course, it’s not as simple as just sending an email and having it appear on a fax sheet. This is where the virtual PBX comes in and companies like Neotel offer this service in a complementary way.
How is virtual fax used?
As in the past, in order to send faxes, it is essential to have a specialized telephone number for this type of device. In this way, the person sending the fax indicates where the information will go. Providing this number and the telephone line is an essential part of offering a virtual fax service.
Once the company has its line and phone number assigned, it can receive messages sent from a real fax machine. Having this capability is what is sought after at the enterprise level, because it opens the door to more business and allows for more complete and integrated communication.
Likewise, from this moment on, the company that pays for the virtual fax service can send faxes. To do so, it will simply use the business email, which is adapted to establish this type of communication. Basically, the process is similar to the one used to send e-mails, except that, instead of entering an e-mail address, the fax number to which the documentation is to be sent is added. The process is very simple.
Why use a virtual fax service?
The ability to be able to send and receive faxes is an important and inexpensive provision. A current maxim in the business world is to achieve the widest possible connectivity and communication capacity. Precisely, the virtual fax is another way to be able to negotiate with people who still use this device.
In fact, there are countries where having a virtual fax is much more than just a forecast. Two examples of this are Spain and the United States, where many companies are reluctant to dispense with this device altogether. According to some figures from companies producing fax machines, more than 380,000 such devices were sold in Spanish territory in 2019. By 2020, this number amounted to 430,000 copies sold.
In other words, in countries such as Spain, the production and marketing of the fax is still going on. Companies continue to buy these products and use them as a means of sending communications and documentation. Having the ability to negotiate and communicate with people using this type of technology is the objective pursued by companies when contracting this service.
How useful is the virtual fax?
Of course, not all companies should be obliged to buy a device of this type. To tell the truth, the virtual fax has the mission of being able to guarantee connectivity to those who do not want to invest in these devices that certainly are somewhat discontinued.
The fax is still used for sending and receiving sales and purchase documents, invoices and other sensitive data. In fact, many companies see this device as a secure and expeditious way to establish communication. For example, many supply chain firms still work this way and not with e-mail. This is still the case even worldwide.
Having the virtual fax allows you to integrate different technologies. This is certainly the usefulness of this module, and it allows the company’s commercial range to be expanded. It sounds simple, but every sale counts.
Why is virtual fax so necessary in Spain?
Many companies in Spain continue to send and receive documents by fax. Some businesses and jobs work exclusively this way. Suppliers are one type of company that still operates this way. However, there are many others that work with this device.
For example, in Spain many of the public institutions still work with burofax. It should be noted that the sending of this type of document with legal weight in Spanish territory began with the sending of faxes. Therefore, many law firms and public institutions still have faxes in their facilities.
Likewise, many clinics and hospitals are used to working with traditional faxes. This is because this device is often very effective as a means of sending examinations and diagnoses. The best thing is that it does not require the Internet for its operation, which makes it a fail-safe communication system.
Fax never fails
Beyond the three examples of companies that use fax, many companies of all types still have this device. This is because its sending system is practically infallible. In fact, in a scenario where the Internet fails across the board, fax machines would be the best alternative for sending and receiving notification. This is because these devices only rely on telephone lines for sending.
It is precisely for this reason that many companies still buy and even use fax machines. Then, it is important to note that there are still many businessmen and entrepreneurs who use their fax machines as a priority. For example, there are elderly private individuals who have not wanted to migrate to new technologies and remain with the reliable.
That is why any company that intends to have validity in the market should hire the virtual fax service. This will allow you to negotiate, send and receive documents with a wider range of people, without excluding them due to the technology they use. The next question is: How do I get the virtual fax? If you hire our virtual PBX for SMEs you will be able to count on this integrating tool.
At Neotel we have the virtual fax service at low prices.
Many communication companies sell the virtual fax service as their main service at very high prices. At Neotel, virtual fax is a complement to our call center software. For this reason, we offer the service for a monthly fee of 8 € per month.
The virtual fax is an add-on to our advanced virtual PBX for SMEs. This is a program that will be very useful to manage the commercial communication of your business. Your customers will never feel better served and your company will project responsibility and reliability.
¿Cómo y para qué se utiliza aún el fax virtual?
A finales de los años ochentas el fax revolucionó la comunicación de las empresas más prestigiosas a nivel mundial. Cuatro décadas han pasado y esta sigue siendo una herramienta funcional para algunos negocios y personas particulares. La tecnología evolucionó y hoy nos brinda la oportunidad de utilizar el fax virtual.
Pareciera que en la actualidad hay demasiadas formas de comunicarse como para tener que recurrir a esta tecnología. No obstante, el fax puede ser mucho más útil de lo que muchos imaginan. Por eso, existen servicios que permiten adaptar este aparato de oficina con los sistemas actuales.
En primer lugar: ¿Qué es un fax?
Podría decirse que el fax es un punto de inicio de toda la comunicación que tenemos en el presente. Este aparato integraba el módem, la impresora y un escáner, permitiendo mandar imágenes mediante una conexión tradicional de línea telefónica. De hecho, los envíos se realizan a un número especial.
Hoy en día, parte de lo que hace el smartphone es básicamente esto, pero mediante de una forma mucho más avanzada y a partir de sistemas digitales. Por supuesto, que el desarrollo del internet y de diversos softwares ha permitido mayores posibilidades en cuanto a comunicación y envío de documentos. No obstante, se entiende que el fax fue el inicio de ese concepto.
Esto no significa que el fax haya perdido toda su vigencia. A decir verdad, muchas personas de interés para las empresas aún manejan este tipo de tecnología. Sin duda alguna, tener la capacidad de al menos poder recibir y enviar información con este artefacto tiene sus beneficios, sobre todo para las compañías.
El fax virtual: ¿De qué se trata?
Precisamente, en la actualidad hay formas de poder comunicarse con los faxes sin necesidad de comprar uno y enchufarlo en la oficina. De eso se trata el fax virtual, que no es más que un módulo que permite enviar documentación a este tipo de aparato. De igual forma, las empresas pueden recibir notificaciones o documentos enviados vía faxes, gracias a este sistema.
El fax virtual es un sistema que puede ser utilizado básicamente en cualquier dispositivo. Solo se requiere de un ordenador, una Tablet o un teléfono móvil que tenga conexión a internet para utilizarlo. Tampoco se requiere comprar algún equipo, o realizar algún tipo de instalación.
Se trata de un sistema sencillo, expedito y que tampoco es muy costoso. Es decir, que su gran utilidad y bajo coste implica que es mejor tenerlo que no, sobre todo a nivel empresarial. En la actualidad, se ha convertido en un servicio y muchas compañías lo contratan por varias razones.
Un fax en el correo electrónico
Pocas personas lo saben, pero algunas aplicaciones de correo electrónico están configuradas para permitir el envío y recepción de faxes. De hecho, Gmail que es una de las más grandes compañías de email tiene esta opción. Esto se debe a que, en los inicios del Internet, muchas compañías utilizaban ambos medios de comunicación.
Con el tiempo, estos sistemas quedaron relegados debido a las nuevas herramientas del Internet. Y aunque la costumbre de mandar o recibir faxes por correo electrónico se hizo algo obsoleta, muchas empresas mantuvieron su fax en las oficinas por algún imprevisto. De hecho, muchas personas aún en la actualidad lo utilizan más de lo que se podría pensar.
Básicamente, el correo electrónico es el medio que permite enviar y recibir faxes. Por supuesto, el asunto no es tan sencillo como mandar un correo y que esta pueda verse en la hoja de un fax. Aquí es donde entra la centralita virtual y compañías como Neotel que ofrecen este servicio de forma complementaria.
¿Cómo se utiliza el fax virtual?
Al igual que en el pasado, para enviar faxes es fundamental tener un número telefónico especializado para ese tipo de aparato. De esta forma, la persona que hace el envío indica hacia dónde llegará la información. Suministrar esta numeración y la línea telefónica es parte esencial de ofrecer un servicio de fax virtual.
Una vez que la empresa tiene su línea y número telefónico asignado, puede recibir envíos hechos desde un fax real. Tener esta capacidad es lo que se busca a nivel empresarial, debido a que esto abre la puerta a más negocios y permite una comunicación más completa e integrada.
De igual manera, a partir de este momento la empresa que paga por el servicio de fax virtual puede hacer envío de faxes. Para ello, simplemente utilizará el correo electrónico empresarial, el cual está adaptado para establecer este tipo de comunicación. Básicamente, el proceso es similar al que se utiliza para enviar correos electrónicos, solo que, en vez de colocar una dirección de email, se añadirá el número del fax a donde se desea remitir la documentación. El proceso es muy sencillo.
¿Por qué contratar el servicio de fax virtual?
La capacidad de poder enviar y recibir faxes es una previsión importante y poco costosa. Una máxima actual en el mundo empresarial es lograr la conectividad y capacidad de comunicación más amplia posible. Precisamente, el fax virtual se constituye en otra vía para poder negociar con personas que aún utilizan este artefacto.
De hecho, hay países en donde tener un fax virtual es mucho más que una previsión. Dos ejemplos de esto son España y Estados Unidos, en donde muchas empresas se resisten a prescindir totalmente de este artefacto. Según algunas cifras de empresas productoras de faxes, en el año 2019 se vendieron más de 380.000 aparatos de este tipo en territorio español. Para el año 2020, este número ascendió a los 430.000 ejemplares vendidos.
Es decir, que en países como España la producción y comercialización del fax aún sigue vigente. Las empresas siguen comprando estos productos y los utilizan como un medio para enviar comunicaciones y documentación. Tener la capacidad de negociar y comunicarse con las personas que utilizan este tipo de tecnología, es el objetivo que persiguen las compañías al contratar este servicio.
¿Qué utilidad tiene el fax virtual?
Por supuesto, no todas las compañías deben verse en la obligación de comprar un aparato de este tipo. A decir verdad, el fax virtual tiene la misión de poder garantizar la conectividad a aquellos que no quieran invertir en estos dispositivos que ciertamente, están algo descontinuados.
El fax se sigue utilizando para envío y recepción de documentos de compra y venta, facturas y otros datos sensibles. De hecho, muchas empresas ven en este dispositivo una forma segura y expedita de establecer comunicación. Por ejemplo, muchas firmas de proveeduría todavía trabajan de esta forma y no con el correo electrónico. Esto sigue pasando incluso a nivel mundial.
Tener el fax virtual permite integrar distintas tecnologías. A ciencia cierta, esa es la utilidad de este módulo y eso permite ampliar el rango comercial de la empresa. Parece algo simple, pero cada venta cuenta.
¿Por qué es tan necesario el fax virtual en España?
Muchas empresas en España continúan enviando y recibiendo documentación mediante el fax. Algunos negocios y trabajos funcionan exclusivamente de esta forma. Los proveedores son uno tipo de empresa que todavía opera de esta forma. No obstante, existen muchas otras que trabajan con este dispositivo.
Por ejemplo, en España muchas de las instituciones públicas aún trabajan con burofax. Cabe destacar, que el envío de este tipo de documento con peso jurídico en territorio español inició con el envío de faxes. Por eso, muchos despachos de abogados e instituciones públicas aún tienen fax en sus instalaciones.
De igual forma, en muchas clínicas y hospitales se acostumbró a trabajar con el fax tradicional. Esto es así, porque este artefacto suele ser muy efectivo como medio de envío de exámenes y diagnósticos. Lo mejor es que no requiere de Internet para su funcionamiento, lo que le convierte como un sistema de comunicación a prueba de fallas.
El fax nunca falla
Más allá de los tres ejemplos citados de empresas que utilizan fax, muchísimas compañías de todo tipo aún cuentan con este aparato. Esto es así porque su sistema de envío es prácticamente infalible. De hecho, en un escenario en donde el Internet falle a nivel general, los faxes serían la mejor alternativa para enviar y recibir notificación. Esto es así porque estos aparatos solo dependen de las líneas telefónicas para realizar los envíos.
Es precisamente por esa razón que muchas compañías aún compran e incluso, utilizan fax. Luego, es importante señalar que existen aún muchos comerciantes y empresarios que utilizan prioritariamente sus faxes. Por ejemplo, hay privados de edad avanzada que no han querido migrar a las nuevas tecnologías y se mantienen con lo confiable.
Es por eso que toda empresa que se plantee tener vigencia en el mercado debe contratar el servicio de fax virtual. Esto le permitirá negociar, enviar y recibir documentación con un mayor margen de personas, sin excluirlos debido a la tecnología que usan. La siguiente pregunta es ¿Cómo obtengo el fax virtual? Si contratas nuestra centralita virtual para PYMEs podrás contar con esta herramienta integradora.
En Neotel tenemos el servicio de fax virtual a bajos precios
Muchas empresas de comunicación venden el servicio de fax virtual como su servicio principal a precios muy elevados. En Neotel, el fax virtual es un complemento de nuestro programa para realizar llamadas en call center. Por eso, ofrecemos el servicio con una mensualidad de 8 € mensuales.
El fax virtual es un agregado a nuestra avanzada centralita virtual para PYMEs. Este es un programa que será de gran utilidad para gestionar la comunicación comercial de tu negocio. Tus clientes jamás se sentirán mejor atendidos y tu empresa proyectará responsabilidad y confiabilidad.
Inbound call statistics: Luxury data for businesses
Hiring a virtual switchboard service allows you to understand how all the commercial communication of a company takes place in order to improve it. Aspects such as the flow of calls, the times they occur, their duration and the management of those who answer them, can be visualized thanks to this software. All this data is reflected in the inbound call statistics.
Of course, this data is very useful both for customer service and for understanding the commercial impact of companies. In fact, nowadays, entrepreneurs and merchants give much more value to this type of data than in the past.
What are inbound call statistics?
The virtual switchboard or contact center software is basically a program that allows to unify all the communication of the companies. It does not matter if a company has only one person in charge of answering calls, or a large call center room. This application allows to professionalize the telephone communication.
One of its particular advantages is that it allows us to visualize the flow of incoming calls to the company. To do this, the program organizes all the information in easy-to-analyze graphs and this is the incoming call statistics module.
As all communication is unified, it can be easily quantified. In addition, the mere fact of working with the mobile PBX and having IP telephony makes the data collection process easier. This is like having an x-ray of all the commercial calls that come into a company.
What is the inbound call statistics module like?
The inbound call statistics module is a dashboard that shows the entire communications development. The quantifiable data is displayed clearly, broken down and separated for analysis. This is equivalent to having an x-ray of how the flow of contacts made by customers and users occurs.
This dashboard is also interactive, allowing the entrepreneur to verify specific data, separated and organized in different ways. The idea of having all these statistics and being able to interact with them is to analyze how business communication is going at the telephone level, in order to improve it.
From the analysis and monitoring of statistics, companies can generate mechanisms to promote more fluid telephone communication. But going further, this module could even provide valuable commercial information for entrepreneurs.
What data do the IP PBX statistics show?
Basically, all those related to call flow. That is, the number of incoming calls received, their distribution during working hours, and the like. Perhaps the most relevant are those related to the productivity of a company in terms of the service offered to its customers.
From this module it is possible to know, for example, how many calls come into the company during each day, how many of these are answered and it also counts those that are hung up. In other words, you can even obtain data on contacts that are not answered.
Having the ability to count on this constant flow of data in real time generates all kinds of advantages. But in addition to knowing the general statistics of the business telephone line, it is possible to know much more specific data.
Call center: analyzing each operator
Inbound call statistics do not only record the general data of a call center department. In fact, this module also provides a basic idea of how each of a company’s telephone agents works. Let’s remember that the work of the virtual PBX for SMEs unifies the communication under a single software, allowing to have a control of it.
Thus, it is possible to know, for example, how many calls are handled by each operator in particular. Similarly, this module indicates the number of conversations hung up, or the time the telephone agent spends on each call. This is important to draw objective conclusions about the performance of each employee.
An operator who has a lot of hang-ups or who leaves conversations on hold may not be doing his job well. On the other hand, a telephone agent who has a high talk time per call perhaps serves customers well, but does not contribute to productivity.
Inbound call statistics: Establishing averages
Inbound call statistics are key to defining whether a call center’s work is being performed correctly. But to do so, the company must first study and track its own management. In the numbers of this module, there are the possibilities, correctives and objectives that a company can establish with respect to its customer service.
In short, the actual numbers reflected in the statistics also serve to make projections and set goals. If you want to improve customer service, managers will know where they are starting from and what productivity they want. Thus, more than just looking at the averages obtained, it is also feasible to project possible improvements in that average.
The statistics of incoming calls allow to establish strategies to improve the efficiency of the attention. The important thing is that the entrepreneur has the necessary information to change and improve. From this module, a change can be made in the organization of the call center to increase productivity.
Three key statistics to know if you offer good customer service
To tell the truth, all the data provided by the inbound call statistics module are important. But the following ones present a straightforward picture of the service offered by the company:
Missed calls: missed calls are those that have entered the virtual PBX for SMEs, but were not answered. This can happen due to delays in the tele-operator, in the system or similar issues. A call center that misses a lot of calls is not generating a smooth service or a good customer experience.
Queues on hold: Companies can know the number of customers who are calling and are on hold while all operators are busy. This is key, because companies that always have queues on hold do not enjoy the good perception of their users. Instead of solving a problem, they become a problem for their users.
Conversation times: this information is key to get an idea of the quality of service. Very short conversations are not necessarily synonymous with productivity. Likewise, although it is always good to provide good customer service, it is not good to have very long calls. The best thing is to have adequate attention times for each type of service or problem attended.
These are data that should be reviewed on a daily basis. The good news is that inbound call statistics allow you to check all these numbers per day, per week, per month or even per year.
Call center statistics contribute to the work of the business
Knowing how a call center operates through its metrics allows to improve the business activity in several ways. Once a review of call center statistics is done, it is possible to do the following:
Work organization: call center statistics allow the entrepreneur to organize the work in the call center to improve its efficiency. Thanks to this module, it is possible to know if it is necessary to hire more staff, change the schedules or try other strategies to improve the service.
Operator evaluation: Checking the statistics of each agent makes it easier to carry out individual correction and training work. It will also be feasible to evaluate the continuity of some teleoperators if they do not comply with the work required.
Knowing the flow of customers: Hiring a contact center software will allow us to have an idea of how many customers communicate with the company. This data is useful to know the impact that the company is generating in the market since its inception. That is why hiring a virtual switchboard is positive even for those companies that do not have a call center department.
Neotel offers its virtual PBX for SMEs
At Neotel we offer our contact center software, a multifunctional tool that adapts to companies of all types. In fact, our program is useful for companies with large call center rooms, as well as for small businesses or even individual entrepreneurs. In it you will find a very complete, fast and easy to use incoming call statistics module.
Neotel’s virtual PBX offers important modules such as call recorder and incoming call statistics for free. The best thing is that we have plans that adapt to the economic possibilities of each entrepreneur. Our customers can choose the plan they prefer and request additional modules that they need for their management.
The Neotel contact center software interface is easy to use, fast and intuitive. This distinguishes it from many programs of the same type that are complex, unintelligible and for which it is necessary to hire additional IT experts. Using our virtual PBX is as easy as logging into a social network, yet it has tools that will forever change the way your company communicates.