Integrar centralita virtual con software de terceros: Una gran solución
Los emprendedores que ofrecen un servicio de atención telefónica logran acercarse mucho más a sus clientes. Esto a su vez genera mayores oportunidades de cerrar ventas y generar ingresos. Ahora bien, al utilizar sistemas de call center lo que más se desea es que sean rápidos, eficientes y funcionales. Precisamente, todo esto se logra en parte al integrar centralita virtual con software de terceros.
Una persona que se dedica a vender productos o servicios seguramente no entenderá sobre softwares, softphone y cosas por el estilo. No obstante, hay algunos aspectos técnicos a los que se debe prestar atención si se desea un call center eficaz. Por eso, hoy conocerás lo importante que es la integración de la centralita virtual con el resto de las herramientas que maneja una empresa. Esto es fundamental para las nuevas empresas que ofrecen servicios.
Lo importante a la hora de tener un call center
Quizás los comercios no requieran de grandes sistemas de atención al cliente, sobre todo al inicio. Pero aquellas compañías que se encargan de ofrecer un servicio deben constituir al menos un pequeño departamento de call center. En estos casos es crucial entender que es la centralita virtual telefónica y que aspectos técnicos operan en esta.
En la actualidad, la centralita de call center es un servicio más que provee una empresa telefónica a las empresas y emprendedores. Básicamente, esto significa que los empresarios que inviertan en este tipo de programas no necesitarán ni siquiera de ingenieros para operar. Sin embargo, la elección del programa a contratar sí será vital para ofrecer una buena atención a la clientela.
En este sentido, es importante contratar una centralita virtual telefónica que sea rápida, de funcionamiento comprobado y con interfaz sencilla. Por supuesto, también se desea un sistema que se adapte al tipo de servicio de la empresa contratante. Pero además de todo esto, resulta muy importante contar con la posibilidad de integrar centralita virtual con software de terceros.
¿Qué hace una centralita virtual telefónica?
Antes de entrar en aspectos técnicos, es importante saber lo que hace una centralita virtual. Este es un programa que permite gestionar la comunicación telefónica comercial de una compañía. Y esa gestión se fundamenta en las siguientes funciones básicas:
- Conectar todos los dispositivos telefónicos: Lo básico de una centralita es poder conectar a cada uno de los operadores que atenderá a la clientela de una empresa. Esto permite que los clientes puedan comunicarse por un solo número telefónico, pero también controlar lo que hacen los agentes telefónicos.
- Mejorar la atención de las llamadas: La centralita virtual telefónica permite transferir, silenciar o poner las llamadas en espera. Estas son funciones que facilitan la atención porque la profesionalizan.
- Migrar a la telefonía IP: Una de las grandes ventajas de la novedosa centralita virtual, es que permite migrar toda la comunicación a telefonía IP. Esto significa, que todas las llamadas recibidas o hechas desde la empresa estarán sostenidas en conexión banda ancha y no por la línea telefónica tradicional.
- Abaratar la comunicación: Al migrar la comunicación a telefonía IP la misma se abarata. Esta es una de las razones por las cuales muchos emprendedores y compañías contratan un servicio de centralita virtual.
Las centralitas virtuales de la actualidad han evolucionado mucho. De hecho, estos programas ahora incorporan módulos muy avanzados que van más allá de la comunicación telefónica. Pero por los momentos, conocer estas funciones básicas es lo importante para entender la importancia de integrar centralita virtual con software de terceros.
¿Qué ocurre en los call centers desactualizados?
Uno de los problemas de los call centers a inicios del nuevo milenio es que eran muy lentos. Esto se debía a muchos factores que, en el fondo, estaban relacionados con el alto coste que representaba tener este tipo de departamento en el pasado. Por supuesto, la lentitud de los programas genera a su vez menor productividad y dinámicas laborales complicadas en los centros de atención al cliente.
Lamentablemente, lo que debería ser un problema del pasado se sigue evidenciando en call centers de reciente data. Esto es porque muchas compañías construyen sus centros de atención con base en programas y sistemas anticuados. Precisamente uno de los problemas que presenta este tipo de departamento, es la no integración de la centralita virtual con el resto de los softwares manejados por los teleoperadores.
Muchos softwares de centralita virtual no tienen la capacidad de integrarse con el resto de los aplicativos manejados por los agentes telefónicos. La verdad es que un operador maneja un mínimo de cinco programas para realizar su gestión. En realidad, este número puede aumentar considerablemente, dependiendo de cómo sea el call center y los sistemas que incorpore.
¿Qué se gana con integrar centralita virtual con software de terceros?
Básicamente, el beneficio de integrar centralita virtual con software de terceros es ganar en rapidez y simplificación. Las ventajas de tener la centralita virtual y los aplicativos de gestión en un solo entorno digital son las siguientes:
- Mejor funcionamiento de los aplicativos: Al integrar toda la apertura de programas no choca entre sí. Los ordenadores que implementan este tipo de integración suelen funcionar mejor durante la gestión.
- Facilidad de aprendizaje: Uno de los problemas del trabajo de call center, tiene que ver con el aprendizaje de los nuevos operadores. Al tener muchos programas distintos, estos pueden sentirse confundidos. En cambio, ver todos los aplicativos en un solo entorno, facilita el adiestramiento.
- Trabajo organizado: La posibilidad de tener todos los programas en un mismo entorno, permite al operador trabajar con mayor organización. Esto es clave también para mejorar los tiempos de respuesta. Aunque parezca mentira, la visual de los aplicativos en la pantalla incide en la gestión de los agentes telefónicos.
- Aumento de la productividad: Contar con un sistema más organizado, fácil de aprender y rápido, genera como resultado lógico una mejora de la productividad. La atención se realiza en menor tiempo y las llamadas se gestionan con mayor eficiencia.
Parece algo insignificante, pero integrar centralita virtual con software de terceros mejora el trabajo en call center. Aquellas personas que han trabajado en un call center entienden lo crucial que puede ser esto. En realidad, esta es una solución tecnológica que llegó al mercado porque daba cuenta de una necesidad real en los centros de atención al cliente.
¿Para cuáles empresas es necesaria la automatización?
Como se mencionó anteriormente, las empresas que más se benefician al integrar centralita virtual con software de terceros, son aquellas que ofrecen servicios. Esto dependerá por supuesto de los aplicativos que deban utilizar sus operadores al momento de realizar su gestión telefónica.
Las compañías que utilizan más de tres o cuatro aplicativos deberían utilizar centralita virtual telefónica con capacidad de integración de software de terceros. De igual forma, aquellas que utilicen programas que entre ellos tengan interfaz y funcionamiento muy diferentes, podrían beneficiarse de esto. El aprendizaje y dominio de los softwares por parte de sus agentes telefónicos ocurre de forma más rápida.
El tipo de actividad que desempeñe la empresa contratante de la centralita virtual también debe considerarse. En este sentido, las entidades bancarias, aseguradoras, empresas de TV por cable y servicios básicos son las que más pueden beneficiarse de la integración. Esto se debe a que en ellas se trabaja con varios aplicativos y se pueden realizar distintos tipos de gestión al cliente. Más allá de esto, poder integrar centralita virtual con software de terceros es favorable para cualquier empresa que trabaje con atención al cliente.
La centralita virtual con integración es innovadora
La contratación de una centralita virtual que puede integrar software de terceros es siempre una buena noticia. Esto solo significa, que el programa es novedoso y actualizado, lo cual es positivo. Precisamente, el problema de muchos call centers es que tienen sistemas muy arcaicos y limitados. Esto no les permite mejorar su productividad.
Una centralita virtual telefónica innovadora se caracteriza por tener una interfaz sencilla de manejar. Además, su funcionamiento suele ser muy veloz sin importar cuántos empleados estén conectados. Además, estas tienen la ventaja de que sus datos son almacenados en espacios virtuales, sustentados en Internet. Añadido a esto, los aplicativos más actualizados tienen módulos complementarios que ayudan mucho tanto en la atención, como en el marketing.
Neotel ofrece una centralita virtual telefónica moderna, rápida, funcional y que permite integrar centralita virtual con software de terceros. El coste es uno de los más competitivos del mercado y su funcionamiento está avalado por muchas compañías que utilizan la plataforma.
Asimismo, el software para call center de Neotel tiene módulos que permiten a las compañías crecer. Entre ellos destacan el marcador predictivo, robot call, la plataforma para envío de SMS masivos, el botón click to call me back para páginas web, fax virtual, entre otros. Como puedes ver, nuestras herramientas rebasan el ámbito de la comunicación empresarial telefónica. Sin duda alguna, esta es una inversión que se puede hacer con mucha flexibilidad, pero útil para atraer a más clientes y atenderlos de la mejor manera posible.
