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Fax virtual: conciliando el antes y el ahora en la oficina

El fax virtual es una adaptación al mundo digital de ese dispositivo que aún se ve en muchas oficinas. Esta máquina fue la antecesora de toda la tecnología de comunicación por texto que hoy en día disfrutamos a través del Internet. Hoy en día,  se puede contar con este servicio desde el ordenador a través del software call center.

Mandar un fax es básicamente enviar material escaneado a través de una transmisión telefónica. Muchas oficinas aún utilizan el fax como medio de comunicación entre empresas y también a nivel interno. A decir verdad, este implemento sigue siendo útil para el envío rápido de documentación.

¿Cómo funciona el fax virtual?

fax virtual

El fax virtual es un módulo que permite enviar faxes y recibirlos desde un dispositivo con conexión a Internet. En este caso, se suele utilizar el correo electrónico como medio para el envío y recepción. Es decir, que este mecanismo permite la comunicación entre un telefax real y un ordenador o un teléfono móvil.

Mediante el formulario del correo electrónico se coloca el e-mail del receptor así como el número telefónico del fax. Posteriormente, se adjunta los documentos que se deseen enviar al telefax. De igual manera, una persona podrá enviar este tipo de comunicaciones por este tipo de máquina y ser recibido en el correo.

La posibilidad de mandar faxes constituye una alternativa más a la hora de mandar un documento impreso o digital. Con el fax digital se integran tecnologías totalmente diferentes para el beneficio de la empresa. Lo mejor es que se pueden escanear papeles y mandarlos o recibirlos en tiempo real. Contar con esta posibilidad puede marcar diferencias en medio de algunas coyunturas complicadas.

Fax virtual: Conectando al call center con la empresa

El fax virtual es un complemento que opera a través de la centralita virtual. En este sentido, puede ser entendido como un recurso al servicio de call center y el resto de la empresa. Servicios de atención al cliente de bancos y empresas telefónicas pueden simplificar sus labores a partir de este módulo.

Cabe destacar que la centralita virtual no es utilizada únicamente por empresas de call center. Muchas empresas integran sus comunicaciones internas mediante este tipo de software. Propuestas a la vanguardia en este servicio como Neotel permiten incorporar opciones tan innovadoras como el fax virtual en su pbx.

Las empresas que prestan servicio a otras compañías pueden sacarle mucho provecho a este módulo. Es justo en este tipo de situaciones en donde el fax tradicional no ha perdido vigencia. En todo caso, se de una opción más para él envió de datos. Tener un programa para call center con este complemento es sin duda alguna una ventaja.

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Signaling: A module to gain customer confidence

Signaling is a primary resource in the most up-to-date call center departments. These are certainly the best-kept secrets of digital communication services. It looks like a simple module, but when well used, it opens the door to an endless number of customers.

The signaling modules are used to make outgoing calls. Today it is known that their use significantly improves the rate of effective contacts achieved. The sales, collection and telephone advertising departments are the most benefited.

What is the signaling module in call centers?

Sometimes, outgoing call operators change the number by which they communicate with customers. This happens for example when the same agent calls more than once through different phone numbers. Actually, the worker does not need to change his mobile to do this.

Signaling is a module that allows the operator to make calls by displaying different numbers on the receiving mobile. This is an option that is incorporated into the virtual pbx, so there is no need to change telephone devices.

 

signaling

Neotel offers two types of signaling in its call center software: selective and automatic. The first one allows you to change a phone number manually. The second one is a system programming that changes the numbers and their prefixes depending on the customer to whom the call is made.

What is the purpose of changing phone numbers?

Signaling allows the operator to strategically use your phone number. The customer who manages to recognize the phone from which they are calling is more likely to not answer the call. It is very common for the user to assume business calls with something «formal», «boring» or «unnecessary».

For this reason, the collection or credit card approval departments use this module very frequently. The ability to change the number is a formula to be able to inform the customer.

Using this function also allows the operator to gain the user’s trust. This is done by changing prefixes on phone numbers. The idea is to add a prefix number that is from the customer’s location with the intention of making the customer more confident in the call.

Automation has reached the customer service departments to change the face of companies. Effective communication is no longer an end, but a means. Without a doubt, a change of focus in the service.

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La señalización: Un módulo para ganar la confianza del cliente

La señalización es un recurso primordial en los departamentos de call center más actualizados. A ciencia cierta, se trata de los secretos mejor guardados de los servicios digitales de comunicación. Parece un módulo simple, pero bien utilizado abre las puertas a un sinfín de clientes.

Los módulos de señalización se utilizan para hacer llamadas salientes. Hoy en día se sabe que su uso mejora notoriamente la tasa de contactos efectivos logrados. Los departamentos de ventas, cobranza y publicidad telefónica son los más beneficiados.

¿Qué es el modulo de señalización en los call center?

En ocasiones, los operadores de llamadas salientes cambian el número mediante el cual se comunican con los clientes. Esto ocurre por ejemplo cuando un mismo agente llama más de una vez por distintos números telefónicos. En realidad, el trabajador no necesita cambiar de móvil para hacer esto.

La señalización es un módulo que permite al operador hacer llamadas mostrando números diferentes en el móvil receptor. Esta es una opción que viene incorporada a la centralita virtual, por lo cual no hay necesidad de cambiar de dispositivo telefónico.

señalización

Neotel ofrece dos tipos de señalización en su software de call center: La selectiva y la automática. La primera permite cambiar un número telefónico de forma manual. La segunda es una programación del sistema que va cambiando los números y sus prefijos en función del cliente al que se realiza la llamada.

¿Cuál es la finalidad de cambiar los números telefónicos?

La señalización le permite al operador utilizar de forma estratégica su número telefónico. El cliente que logran reconocer el teléfono desde el cual le están llamando tiene mayor probabilidad de no atender la llamada. Es muy común que el usuario asuma las llamadas empresariales con algo “formal”, “aburrido” o “innecesario”.

Por ello, los departamentos de cobranza o de aprobación de tarjetas de crédito utilizan este módulo con mucha frecuencia. La capacidad de cambiar el número es una fórmula para poder informar al cliente.

Utilizar esta función también permite al operador ganar la confianza del usuario. Esto lo hace por medio del cambio de prefijos en los números telefónicos. La idea es añadir un número de prefijo que sea de la localidad del cliente con la intención de que este confíe más en la llamada.

La automatización ha llegado a los departamentos de atención al cliente para cambiar la cara de las empresas. La comunicación efectiva ha dejado de ser un fin, para convertirse en un medio. Sin duda alguna, un cambio de enfoque en el servicio.

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Incoming call statistics: the key to good service

Call centers with inbound call statistics modules dominate the service business. The knowledge of these data will allow to adapt the service to achieve greater efficiency. We are talking about the possibility of analyzing the way in which the work is done.

 

 

incoming call statistics

Those who recognize the importance of social network metrics will understand the importance of call center statistics. They are but a reflection of the focus of a customer service department. Of course, a company’s good reputation and sales will largely depend on this.

Incoming call statistics: What can we know?

Generally, inbound call statistics are modules offered with call center software. They allow us to know in real time how many calls are on hold, which ones have been attended to and also quantifies the failures. This, although quite positive, is just the beginning.

A call statistics module also records the time in call and waiting of each operator. The data of each contact is recorded and the application generates graphs and averages. This information is valuable from various points of view.

On the one hand, the operator has in this data that will allow him to improve his management. On the other hand, the coordinator and other authorities can plan strategies to improve the service. By having all these patterns, it is possible to know, for example, which are the hours with more calls. In those cases, it is possible to avoid breaks and insist on a focused or faster management.

Incoming call statistics are able to

Having data on the flow of calls allows you to organize your work. If customer service can be oriented based on this data, management is more intelligent. Newer call centers can learn a lot and generate their response models and guidelines.

The most advanced inbound call statistics modules also offer management solutions. For example, Neotel offers with its software the CDR queues module. This add-on allows customers to be listed based on incoming calls. In the meantime, they are informed of their position and have an idea of when they will be answered.

This is equivalent to being able to communicate with the customer in an automated way from the beginning of the contact. If we add the statistics to this, what is left is a system dedicated to improving efficiency. Certainly, better service means more business opportunities and satisfied users.

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Estadísticas de llamadas entrantes: la clave de la buena atención

Los call center con módulos de estadística de llamadas entrantes dominan el negocio de la atención. El conocimiento de estos datos permitirá adaptar el servicio para lograr mayor eficiencia. Hablamos de la posibilidad de analizar la forma bajo la cual se realiza el trabajo.

estadísticas de llamadas entrantes

Aquellos que reconocen la importancia de las métricas de redes sociales entenderán la importancia de las estadísticas de un call center. Ellas, no son más que el reflejo de la orientación que ofrece un departamento de atención al cliente. Por supuesto, de esto dependerá en gran medida la buena reputación y ventas de la empresa.

Estadísticas de llamadas entrantes: ¿Qué podemos conocer?

Por lo general, las estadísticas de llamadas entrantes son módulos ofrecidos con el software de call center. Estas permiten conocer en tiempo real cuantas llamadas hay en espera, cuáles han sido atendidas y también cuantifica las fallidas. Esto aunque bastante positivo es solo el comienzo.

Un módulo de estadística de llamadas también registra el tiempo en llamada y espera de cada operador. Los datos de cada contacto quedan registrados y el aplicativo genera gráficas y promedios. Esta información es valiosa desde diversos puntos de vista.

Por un lado, el operador tiene en estos datos que le permitirán mejorar su gestión. Por otra parte, el coordinador y demás autoridades pueden planificar estrategias para mejorar la atención. Al tener todos estos patrones, se puede saber por ejemplo cuales son las horas con más llamadas. En esos casos, se pueden evitar los descansos e insistir en una gestión focalizada o más rápida.

Las estadísticas de llamadas entrantes son poder

Tener datos sobre la fluidez de las llamadas permite organizar el trabajo. Si se logra orientar la atención al cliente a partir de esta data la gestión es más inteligente. Los call centers más nuevos pueden aprender mucho y generar sus modelos de respuesta y lineamientos.

Los módulos de estadísticas de llamadas entrantes más avanzados ofrecen también soluciones de gestión. Por ejemplo, Neotel ofrece con su software el módulo CDR colas. Este agregado permite enlistar a los clientes en función de las llamadas que van entrando. Entre tanto, estos van siendo informados de su posición teniendo una idea de cuándo serán atendidos.

Esto equivale a poder comunicarnos con el cliente de forma automatizada desde el inicio del contacto. Si a esto se suman las estadísticas, lo que queda es un sistema dedicado a mejorar la eficiencia. A ciencia cierta, mejor atención significa mayores oportunidades comerciales y usuarios satisfechos.