Las 5 diferencias principales entre una centralita física y una virtual

Son muchas las empresas que ante la voluntad de mejorar la gestión de las llamadas y la atención al cliente, ven la necesidad de contar con una nueva centralita telefónica, y dudan entre la opción de invertir en una centralita física o bien contratar un servicio de centralita virtual.

1.- Prestaciones y funcionalidades únicas

A día de hoy, los avances tecnológicos del cloud han provocado que las centralitas virtuales (o centralitas en la nube) cuenten con prestaciones que las centralitas físicas, por sus características técnicas, no pueden ofrecer. Un muy buen ejemplo lo encontramos en la integración de la telefonía fija y móvil que ofrece Neotel en su servicio de centralita virtual, con la posibilidad de integrar la telefonía de la empresa en el móvil del usuario, de manera que los empleados pueden atender las llamadas que recibe su extensión fija desde el teléfono móvil en cualquier momento y lugar, así como realizar llamadas utilizando la tarifa plana de la centralita, y acceder al panel de control de las funcionalidades de su extensión fija desde el móvil o smartphone. Servicios de centralita virtual como los de Neotel, aportan a la empresa beneficios adicionales a los ofrecidos por las centralitas físicas, como el de mayor eficacia y productividad para los usuarios en movilidad, así como otros beneficios personales derivados de la integración fijo-móvil muy valorados por los empleados.

2.- Escalabilidad

Por otro lado, en el caso de empresas que crezcan a nivel de sedes si se decide optar por la centralita física, cada sede debe tener su propio equipo e infraestructura, multiplicándose así los gastos de compra, mantenimiento y actualización por el número de sedes que tenga la compañía. Sin embargo, contratando un servicio de centralita virtual, añadir o eliminar una sede es fácil, rápido y económico, y la empresa multisede tendría una sola centralita para todas las sedes, consiguiendo una unificación de las comunicaciones, una optimización de la infraestructura y obteniendo importantes ahorros en la factura telefónica.

Al comprar una centralita física, uno de los parámetros a elegir es su capacidad, es decir, el número máximo de líneas y extensiones que puede abarcar. Así pues, empresas que adquirieron una centralita física cuando contaban con 50 empleados y que, 1 año más tarde se ven obligadas a disminuir la plantilla a 25, se encuentran pagando y amortizando una centralita con una capacidad mayor a sus necesidades. Lo mismo pasa al contrario, si al comprar la centralita tu empresa cuenta con 5 trabajadores, y al cabo de un tiempo sois 10, necesitarás adquirir una centralita de capacidad superior, cuando aún no habrás terminado de pagar y amortizar la anterior. Con las centralitas virtuales esto no pasa. Las empresas pueden incrementar o disminuir el número de puestos contratados simplemente mediante una llamada telefónica al servicio de atención al cliente de la compañía proveedora del servicio. De esta manera la cuota mensual se ajusta siempre al 100% a las necesidades y dimensiones de la empresa y nunca pagarás más por algo que no utilizas.

3.- Solución parcial o solución integral

Las compañías proveedoras de comunicaciones en la nube especialmente enfocadas al segmento profesional, ofrecen soluciones integrales mediante las cuales, a través del pago de una única cuota mensual, las empresas contratan el conjunto de servicios que necesitan a un único proveedor. De esta manera la empresa proveedora del servicio en la nube realiza una gestión eficaz e inteligente de las comunicaciones, y el cliente puede despreocuparse por completo y centrarse únicamente en disfrutar de ellas.

4.- Puesta en marcha y mantenimiento

En el caso de las centralitas físicas, tanto la puesta en marcha como el mantenimiento del equipo requiere de personal muy especializado, de manera que, a parte de la inversión inicial que suele incluir la compra e instalación del equipo, se debe pagar una cuota mensual en concepto de mantenimiento a una empresa externa para la gestión de dicha infraestructura, para realizar cambios y modificaciones de la configuración necesarios para el cliente, la actualización del equipamiento con nuevas versiones del software cuando el fabricante lo requiere, la ampliación de prestaciones solicitadas por el cliente, la resolución de averías e incidencias etc … y esto también implica costes anuales considerables y muchas veces impredecibles. Las centralitas virtuales en cambio, al ser un servicio gestionado, carecen de todos los gastos antes mencionados, ya que es la empresa proveedora del servicio la encargada de instalar, mantener y actualizar la plataforma.

5.- ¿Comprar una centralita física o contratar una centralita virtual?

Las compañías que se declinan por adquirir una centralita física, deben realizar un desembolso económico importante ya que una centralita física implica la compra de un hardware, y por lo tanto, la amortización de la inversión. Contratando un servicio de centralita virtual, no es necesario comprar ningún tipo de equipamiento, ya que la centralita se encuentra alojada en las instalaciones del proveedor del servicio y habitualmente los terminales de usuario están incluidos en la cuota mensual.