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Personalizar el ivr con un servicio de locución profesional

El centro de atención telefónica de una empresa es parte fundamental de su imagen publicitaria. Cuando un cliente llama, se encuentra con sonidos, mensajes y voces que con el tiempo identifican a la compañía. Las firmas que logran convertir estos elementos en marca, suelen recurrir a un servicio de locución profesional.

El IVR es el sistema que al llamar a una compañía interactúa con el cliente. Esta es la voz que todos escuchamos cuando llamamos a un banco y nos solicita el DNI. Este módulo automatizado es el mismo que conduce al usuario por las opciones que tiene para canalizar su llamada. El hecho es que este puede ser mejorado para construir la imagen de la empresa.

El ivr como elemento de la marca

El ivr es aquello con lo que todos los clientes entran en contacto cuando llaman al call center. Muchas empresas se aseguran de configurarlo bien para que el cliente pueda gestionar con facilidad sus solicitudes y reclamos. No obstante, muchas veces se olvidan de personalizar la voz locutada de este sistema.

Es importante destacar que el ivr es un sistema automatizado de interacción con el cliente. Es decir, que su función no es solo indicar que números debe presionar un usuario para comunicarse con cada departamento. De hecho, la naturaleza de este sistema es entrar en contacto con la clientela.

Las empresas más prestigiosas personalizan su ivr utilizando un servicio de locución profesional. De esta manera, convierten su sistema de respuesta de voz interactiva en parte de su marca y su accionar publicitario. De esta manera, el mensaje puede ser mucho más cálido, amistoso y tener características que la empresa desee proyectar.

Servicio de locución profesional

Una de las estrategias más efectivas es utilizar una operadora con voz femenina. Lo que se busca es proyectar hacia el cliente la disposición a atender con amabilidad, afecto y compañía. La forma en que se configura el parlamento es fundamental para generar una buena impresión en los usuarios.

Otro aporte importante del servicio de locución profesional es que permite realizar grabaciones en otros idiomas. Esto es fundamental para las compañías de cualquier parte del mundo. En todos los países siempre hay usuarios que solo manejan idiomas distintos al local. La atención se facilita y la imagen que proyecta hacia afuera la empresa se fortalece.

El servicio de locución profesional puede convertirse a la larga en un elemento diferenciador. Es importante personalizar la voz locutada del ivr para marcar diferencia con respecto a la competencia. De allí que pueda entenderse este elemento del software call center como una herramienta publicitaria.

Ivr y servicio de locuciones profesionales

Neotel ofrece tanto la instalación del ivr como el servicio de locución profesional para personalizarlo. Ambos servicios pueden complementar la contratación de la centralita virtual. Las empresas también pueden solicitar estos módulos por separado. Las voces son 100% humanas y cada frase es grabada a detalle para que se escuche como lo desea la empresa contratante.

What is IVR and how does it work?

The new tasks of the ivr in the company

The most innovative companies incorporate customer self-management as part of their operation. For those who are wondering what an ivr is, it is the voice system that is usually heard when calling some call centers. That operator who asks for information such as ID number, or who indicates options to dial is a tool that allows the customer to resolve their concerns and problems.

To define ivr is to talk about progress and innovation, and this tool offers increasingly better applications. Interactive voice response systems are becoming more and more open and allow better functions to be performed. In fact, they have gone from guiding the customer through the contact center menus to a more complete interaction. Everything will depend on how up-to-date the system is, but above all, on how the company knows how to take advantage of it.

What is ivr in telephony? Simplified interaction

 

ivr virtual pbx

The magic of ivr is that it allows the customer to be served without the need for a single operator. Some requests and inconveniences can be solved from the system itself. That is why this module is associated with self-management, especially in the field of service companies. Banks, insurance brokers and cable TV companies often implement it to make things easier.

Doing a credit card password change is that kind of thing that some ivr’s allow. The result of their implementation is the resolution of a myriad of problems in an automated way. In this way, a company’s operators concentrate on problems that require more personalized attention. It sounds simple, but the truth is that it generates solutions for both companies and their customers.

Now, perhaps the more appropriate question is, what is ivr today? The answer is that it is a very versatile tool that can be used even in telemarketing. This is probably a facet of ivr that is known in very few companies. Interactive voice response systems are automated tools whose scope and function depends on how it is used.

ivr creative work

One of the most profitable tasks that we can perform automatically with ivr is polling. This system can be used to ask questions about products and marketing. It is also possible to know the demographic and age composition of the customers. This is essential to be able to create a business strategy and services tailored to the most interested parties.

Perhaps the most innovative function is to motivate new purchases and even conduct contests with the ivr. For this purpose, this system is combined with the module for sending mass SMS messages. Messages for a new service can be sent and customers can be asked to call a number for activation. Likewise, surveys can be conducted by dialing and offering the user to participate in a contest. Undoubtedly, automation and self-management pay dividends.

ivr centralita virtual

Las nuevas labores del ivr en la empresa

Las empresas más innovadoras incorporan la autogestión del cliente como parte de su funcionamiento. Aquellos que se preguntan qué es un ivr, se trata del sistema por voz que se suele escuchar al llamar a algunos call center. Esa operadora que pregunta datos como el DNI, o que indica opciones a marcar es una herramienta que permite al cliente resolver sus inquietudes y problemas.

Definir qué es ivr es hablar de adelanto e innovación y cada vez esta herramienta ofrece mejores aplicaciones. Los sistemas de respuesta de voz interactiva son cada vez más abiertos y permiten realizar mejores funciones. A decir verdad, han pasado de guiar al cliente por los menús del centro de contacto, a una interacción más completa. Todo dependerá de lo actualizado del sistema pero sobre todo, de cómo la compañía sepa aprovecharlo.

¿Qué es ivr en telefonía? Interacción simplificada

ivr centralita virtual

La magia del ivr está en que permite atender al cliente sin la necesidad de emplear un solo operador. Algunas solicitudes e inconvenientes pueden llegar a solventarse a partir del mismo sistema. Es por eso que se asocia este módulo a la autogestión, sobre todo en el campo de las empresas de servicios. Los bancos, corredoras de seguros y empresas de televisión por cable suelen implementarlo para facilitar las cosas.

Hacer un cambio de clave de la tarjeta de crédito es ese tipo de cosas que algunos ivr permiten. El resultado de su implementación es la resolución de un sinfín de problemas de forma automatizada. De esta manera, los operadores de una empresa se concentran en problemas que requieren de una atención más personalizada. Parece algo simple pero la verdad es que genera soluciones tanto para las compañías como para sus clientes.

Ahora bien, quizás la pregunta más adecuada sea ¿qué es el ivr hoy en día? La respuesta es que se trata de  una herramienta muy versátil que puede utilizarse hasta en telemarketing. Esta es probablemente una faceta del ivr que es conocida en muy pocas empresas. El sistema de respuesta de voz interactiva son herramientas automatizadas cuyo alcance y funcionamiento depende de cómo sea usado.

Labores creativas del ivr

Una de las labores más provechosas que podemos realizar automáticamente con el ivr es encuestar. A partir de este sistema se pueden realizar preguntas realizadas con productos y comercialización. También se puede conocer cuál es la composición demográfica y edades de los clientes. Esto es fundamental para poder crear una estrategia de negocios y servicios adaptados a los más interesados.

Quizás la función más innovadora es motivar nuevas compras y hasta realizar concursos con el ivr. Para esto, se combina este sistema con el módulo de enviar mensaje sms masivo. Se pueden enviar los mensajes de un nuevo servicio y pedir a los clientes llamar a un número para su activación. Asimismo, se pueden realizar encuestas por discado ofreciendo al usuario participar en un concurso. Sin duda alguna, la automatización y la autogestión dejan dividendos.

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IVR: Un recurso central en la autogestión del cliente

La atención al cliente hasta la primera década del siglo 21 fue protagonizada por la conversación telefónica. La gestión a los usuarios del presente está cruzada por la automatización. El avance tecnológico ha llevado a las empresas a ofrecer herramientas para que su público pueda realizar labores de autogestión. Para ello, el IVR ha sido una herramienta clave a la que se le ha dado poco crédito.

ivr

Toda relación comercial es un intercambio y en el caso de los servicios el asunto siempre es complicado. Una venta implica una interacción más rápida entre las partes, pero los bancos, servicios de telefonía, atención médica y otros similares implican una asociación más permanente. Precisamente, los sistemas de interactive voice response han facilitado esta relación entre la empresa y sus clientes.

IVR: respuesta de voz interactiva

El sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) es esa voz que escuchamos cuando llamamos a un servicio de atención al cliente. Esta operadora conduce a los usuarios por distintas opciones y hace preguntas al cliente para ir adelantando la gestión de forma automatizada. Para que esto sea posible se diseña un sistema con preguntas, canales y opciones por el cual los clientes tratan de encontrar la gestión adecuada para su problema.

El sistema va recopilando la información que proporciona el usuario y que es de utilidad para agilizar la atención. El objetivo de este módulo es poder encaminar las gestiones desde el momento en que una persona llama. De esta manera, los clientes se sienten atendidos incluso antes de que un operador de call center.

Uno de los problemas que de la atención en call center es el flujo desordenado de llamadas. Esto se trata básicamente de personas que llaman y entran por canales o departamentos que no tienen que ver con su gestión. Precisamente el IVR es una herramienta primordial para evitar que esto suceda.

Sistema fácil de instalar

Al escuchar cómo trabaja un IVR se podría pensar que su instalación es complicada. La verdad es que este es un módulo autónomo, que no requiere de complicados software ni tampoco genera problemas de compatibilidad.  La empresa simplemente debe contratar a una compañía experta en esta tecnología y ni siquiera deberá cambiar de software call center.

El IVR es un módulo es un menú que se le presenta al cliente de forma interactiva. Por supuesto, las versiones más innovadoras garantizan una interacción más completa que recoge información del usuario para que el operador se adelante en su trabajo. Desde este punto de vista, este sistema agiliza la atención, permitiendo respuestas más rápidas y mejores tiempos de gestión.

Hay empresas como Neotel que ofrecen este servicio adicional a su novedosa centralita virtual. Lo importante es saber adecuar los parlamentos al trabajo y los departamentos de atención que tiene cada empresa. Por supuesto, las buenas empresas de comunicaciones que aportan este módulo orientan al contratante en la confección de los mensajes. El objetivo es lograr una primera interacción fresca, acertada, fácil de entender y amigable.

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IVR: la atención al cliente automática sigue vigente

La atención telefónica en la actualidad requiere necesariamente del recurso del IVR para ofrecer calidad. Parece mentira, pero tener un asistente automatizado que guie a los clientes cuando contactan a la empresa tiene muchas ventajas. Aquellos que no cuentan con esta alternativa deben pensar en incorporarla a su sistema de atención al cliente.

ivr

Las siglas IVR significan respuesta de voz interactiva (Interactive Voice Response en inglés). Este es un complemento ya bastante conocido en muchos servicios de atención al cliente. De hecho, casi todas las personas interactúan con este asistente con relativa recurrencia.

¿Qué es el IVR?

Cuando una persona llama al servicio de atención al cliente de un banco suele toparse con el IVR. Si al llamar aparece una operadora automatizada que facilita el menú e interactúa con el cliente estamos en presencia de la respuesta de voz interactiva.

El IVR tiene diversos niveles de atención dependiendo de la configuración hecha por cada empresa. En algunos casos se facilita el menú de opciones, pero algunos módulos son mucho más complejos. Existen sistemas bastante automatizados que realizan preguntas a los clientes y hasta les permiten realizar la gestión por cuenta propia.

Básicamente, se graban mensajes que siguen una ruta y permiten guiar y dar información al cliente de forma automatizada. Contar con este sistema ofrece muchas ventajas al call center de cualquier negocio.

¿Qué ventajas tiene el uso de IVR en la atención al cliente?

La labor de interactuar y conducir del IVR arroja muchos beneficios. En principio, la respuesta de voz interactiva se adelanta al operador dando información que el cliente requiere. Su labor de guía ahorra tiempo a los usuarios y la transferencia innecesaria de llamadas. De esta manera, es mucho más factible que las personas contacten exitosamente con el departamento adecuado.

Este tipo de gestión permite evitar la molestia de los clientes y reducir el número de llamadas perdidas. Algunos módulos permiten que el cliente gestione su inconveniente, simplificando las operaciones dentro del call center.

Otra de las grandes ventajas del IVR es que algunas gestiones de atención al cliente pueden realizarse las 24 horas del día. Todas aquellas operaciones que puedan automatizarse y ser autogestionadas por los usuarios estarán disponibles siempre.

Un servicio fácil de obtener

Lo mejor del IVR es que es bastante económico y no requiere de instalaciones complicadas. Empresas como Neotel lo ofrecen de forma gratuita con la adquisición de la centralita virtual. Tampoco se necesita de un software especial: el servicio consta de grabaciones simples que son configuradas con bastante facilidad.

 

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IVR respuesta de voz interactiva: Ahorrar manteniendo la calidad

Los servicios evolucionan y la atención al cliente también, cada día son más las empresas que disponen de un sistema telefónico que hace preguntas y el cliente responde presionando las teclas del teléfono, ese es el IVR sistema de respuesta de voz interactiva, por sus siglas en inglés, este sistema te permitirá ahorrar mucho dinero sin desmejorar la calidad de atención al cliente.

¿Qué es IVR?

La respuesta de voz interactiva o IVR (del inglés Interactive Voice Response) consiste en un sistema telefónico capaz de recibir una llamada e interactuar con el humano a través de grabaciones de voz.

Es un sistema automatizado orientado a capturar, entregar y responder a través del teléfono, que permite el acceso a servicios de información y otras operaciones.

Beneficios de IVR

Los Sistemas IVR manejan un gran volumen de llamada dando un servicio de calidad, el sistema de respuesta de voz interactiva reducir costos y mejorar la experiencia del cliente, debido a que la persona que llama obtiene la información que necesitan, a cualquier hora del día sin la necesidad de un personal humano costoso.

Dentro de los grandes beneficios de esta tecnología están:

  • Atención 24 horas del día, 7 días a la semana
  • Ahorra tiempo de espera al usuario
  • Mejora la eficiencia empresarial
  • Automatiza y agiliza las gestiones
  • Sin software adicional
  • Sin gastos adicionales

 

¿Cómo funcionan los sistemas IVR?

ivr neotel

Las personas llaman al número empresarial y se despliega u menú auditivo que ofrece la posibilidad de seleccionar opciones pulsando las teclas.

Al presionar una tecla del teléfono es enviado un tono DTMF al sistema de atención el cual selecciona la acción/respuesta apropiada de acuerdo con el dígito pulsado.

Ventajas del sistema IVR de Neotel

El sistema es interactivo, orientado y personalizable que permite la comunicación con el cliente para dar respuesta a sus inquietudes.

Los servicios profesionales de Neotel aprovechan sus años de experiencia y la experiencia en gran cantidad de sistemas instalados

En Neotel se utilizan las herramientas, opiniones y las técnicas más modernas para implementar, diseñar y desarrollarlas aplicaciones con prestaciones de voz.

Este es  un nuevo sistema IVR que ofrece la capacidad de manejar las consultas telefónicas entrantes a través de interacciones mejoradas, muy parecidas a las humanas.

¿Por qué Elegir a Neotel para IVR?

 

La IVR (respuesta de voz interactiva conversacional) de Neotel permite interacciones casi humanas permitiendo el autoservicio y resolver con éxito la gran mayoría de problemas.

La experiencia de servicio es intuitiva, pudiendo anticipar las necesidades de los clientes interactuando de forma natural, con sus propias palabras.

Crea una experiencia personalizada, adaptable e inteligente que perciben los clientes como si estuvieran hablando con un agente humano.

Posicionamiento en cola automáticamente

De manera práctica, eficiente y rápida al recibir una llamada en cola se le indica al cliente que realizo la llamada cuantas personas tiene por delante.

De la misma manera al recibir la llamada el agente, le indica el tiempo en espera que tiene el cliente, permitiendo agilizar el mismo para futuras llamadas.

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Características que debería tener la centralita dentro de mi empresa

Antes de nada debemos saber que a la hora de contratar la centralita virtual con Neotel podemos elegir una configuración y que, pasado un tiempo, deseemos modificar esta en función a las necesidades de nuestra empresa. Esto no es ningún problema.

Permanencia

Sin duda para el cliente es saber que a la hora de contratar una centralita virtual no existe ni está firmando ningún contrato de Permanencia con la empresa es un gran alivio. Si bien la mayoría de las opciones de centralitas virtuales que existen hoy día conllevan una permanencia del cliente para/con la empresa, nosotros en Neotel no hemos querido trabajar de esta forma y por eso ninguno de nuestros servicios conlleva ningún tipo de permanencia.

En función del tamaño de la empresa

El tamaño de tu empresa puede variar con el tiempo. Esto en Neotel lo entendemos. Y por ello es por lo que ofrecemos a nuestros clientes la única centralita 100% adaptable. Aquí es el cliente el que decide que tamaño de centralita necesita su negocio. Y con tamaño nos referimos a número de extensiones. Pero es que además nuestra centralita viene cargada de un número de extras totalmente gratis para todos nuestros clientes. Muchas de las funcionalidades que Neotel viene ofreciendo a sus clientes para sus centralitas otras empresas las cobran a precios muy elevados. Nosotros no queremos engañar a nadie. Y nuestra centralita virtual estamos tan convencidos que una vez la pruebes no querrás irte, que es por esto por lo que no te obligamos a que firmes ningún contrato de permanencia con nosotros. Puedes probar nuestras herramientas y, si por algún motivo no te convence, puedes marcharte. Sin preguntas por nuestra parte.

Facilidad para realizar cambios

Una de las principales características o ventajas de nuestra centralita virtual es que, a través de un sencillo panel de cliente, el usuario podrá configurar y gestionar toda su centralita sin necesidad de tener conocimiento alguno previo ni tener que recurrir a un profesional. Por supuesto, en Neotel nuestro departamento de Atención al cliente siempre está en línea, al teléfono, chat o correo, esperando las llamadas de los clientes que quieren o bien resolver algún tipo de consulta o quieran hacer algo y no saben cómo.

No es ás dificil que descolgar el teléfono y llamar a Neotel y te guiaremos paso a paso con lo que necesites.

línea webrtc Neotel

La centralita virtual de Neotel funciona 100% en la nube lo que significa ahorro en inversión de equipamiento. Con nuestra centralita, no necesitas nada más. No es necesario comprar ningún hardware específico u ordenador. Ni siquiera teléfono si así lo deseas gracias a nuestras líneas webrtc. (Pide más información sobre nuestras líneas webrtc pulsando aquí).

Nuestra centralita integra muchas funcionalidades para la comunicación dentro de tu empresa. De entre ellas hoy nos gustaría mencionar las Videollamadas y Videoconferencias en la nube con chat integrado. Si deseas más información sobre este módulo 100% gratuito para todos nuestros clientes puedes visitar los siguientes recursos:

Videollamada y Videoconferencia en la nube (vídeo)

Infografía Videollamada y Videoconferencia con chat en la nube

ivr

También puedes ponerte en contacto con nosotros por medio de cualquiera de nuestros canales y te informamos sin compromiso alguno.

Nuestra centralita virtual además posee otras muchas cualidades tales como:

  • Colas de espera con música
  • Buzones de voz
  • «Secretari@ virtual» o IVR
  • Transferencias de llamadas entre los diferentes agentes
  • Filtrado de llamadas

centralita virtual Neotel

Además de eso los trabajadores pueden estar conectados a la centralita y trabajar desde cualquier lugar por lo que ya no es necesario que se encuentren dentro de la propia oficina.

No es necesario comprar ningún teléfono especial ni nada. Simplemente si contamos con un dispositivo conectado a Internet, esto será todo lo que necesitemos.

Nuestro sistema de centralita no es más que una página web en la que el cliente inicia sesión con su nombre de usuario y contraseña, y ya está listo para trabajar.

Muy fácil.

La razón principal para la utilización de una línea webrtc es la reducción de costes.

Las líneas webrtc de Neotel aportan innumerables ventajas a nuestra centralita virtual

Si en tu negocio atendéis un volumen elevado de llamadas, la comunicación con los clientes es primordial y piensas que el dar una imagen verdaderamente profesional ante estos también, entonces no necesitas buscar nada más. La centralita virtual de Neotel tal como has visto ahora es la solución a todos tus problemas de telefonía actuales.

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Qué funcionalidades debe tener el software de call center moderno

A continuación presentamos las funcionalidades más destacadas en los sistemas modernos de call center en la actualidad:

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¿Cómo mejorar el nivel de servicio en tu Contact Center?

A continuación te dejamos 5 consejos para lograr estos objetivos:

1. Revisa la planificación de los agentes

Uno podría pensar que muchas veces la solución pasa por contratar a más agentes. Sin embargo esto no tiene por qué ser lo que resuelva el problema. Contar con las herramientas de trabajo destinadas a los call center por norma general, y cuando estas son las adecuadas, termina siendo la solución más realista.

2. Comprueba que tu ivr es eficaz

Cada cierto tiempo no estaría mal que el supervisor del call center revise su ivr, para comprobar que tanto las indicaciones como los direccionamientos son los adecuados. Quizás con el paso del tiempo nos encontraramos con que nuestro sistema de ivr a crecido de forma progresiva.

3. Anuncia el tiempo de espera

En Neotel opinamos que el cliente cuando llama debería ser conocedor del tiempo de espera que le va a quedar hasta ser atendido por un agente, para que así este sea el que decida si quiere esperar o no.

Configurando la opción que indica a los clientes qué tiempo de espera habrá hasta ser atendidos reduce drásticamente la tasa de abandono.

línea 900

4. Mejora la gestión del enrutamiento de llamadas

Enrutar los contactos de manera inteligente es fundamental para mantener la calidad del servicio. Al dar tratamientos especiales a las llamadas ante situaciones de colas cerradas o saturación de estas así como al configurar distintos tipos de enrutamiento para el cliente y definir distintas políticas de reparto verás significativamente una reducción en la tasa de abandono.

ivr

5. Desvía el tráfico con soluciones inteligentes y digitales

Contar con distintas vías de comunicación para/con los clientes, ya sean chatbots, líneas de WhatsApp Business, líneas 900 o correo electrónico, nos hace estar más disponibles cara a nuestros clientes. Estos al contar con todas las opciones posibles para comunicarse con nuestra empresa, les estamos bonificando con esa sensación de que somos una, en constante contacto y comunicación con nuestros usuarios. Dar opciones nunca es nada malo. Hay que abrir tantas puertas como sea necesario, nunca cerrarlas. Al cliente le gusta saber que nuestra empresa se esfuerza por ponernos fácil el que consigamos contactar con nosotros.

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Cómo reducir el tiempo de retención de llamada de un cliente utilizando el software para call center de Neotel

Las funciones del software de call center de Neotel se pueden utilizar para reducir el tiempo de espera de los clientes. Hoy vamos a explicar un método muy práctico para conseguir esto.

En algunos contact center los tiempos de espera que sufren los clientes son demasiado elevados. Esto puede terminar en pérdida de clientes.

Cuando aumentan el número de llamadas en una empresa esta necesita de un software de centro de llamadas avanzado como el que Neotel ofrece.

Use una solución de ivr

No son pocas las situaciones de empresas con software de call center y que no están utilizando su sistema ivr de forma correcta. En muchas ocasiones estas se limitan a configurarlo para que devuelva una misma locución del tipo «Su llamada es muy importante para nosotros; manténgase a la espera.» una y otra vez. Esto puede hacer que el nivel de frustración de nuestro cliente vaya en aumento sin parar. En lugar de esto, en Neotel recomendamos configuar el ivr de una manera mucho más efectiva: Usted puede programar una serie de preguntas para que el ivr las lance a la persona que llama y, según las respuestas que este nos da, el ivr  seguiría encauzando al cliente hasta que finalmente sea transferido al departamento necesario si es que realmente se necesita de la intervención de una persona para gestionar su consulta. O en muchos otros casos el propio ivr es capaz de gestionar toda la llamada por si mismo.