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El impacto psicológico positivo del IVR en los clientes

La centralita virtual es mucho más que una herramienta para el call center. Y definitivamente, este tipo de departamento tiene un impacto muy importante en la imagen de la compañía. Contar con herramientas de atención al cliente tiene, sobre todo, la intención de promover la buena imagen de una compañía, así como los acercamientos con los usuarios. En este orden de ideas, el IVR tiene un papel importante.

Se habla mucho de la capacidad que tienen los IVR para generar soluciones automatizadas. Es decir, que a través de ellos los clientes pueden resolver algunos problemas por sí solos. También es fundamental su capacidad para divulgar publicidades de cualquier tipo. Pero más allá de todas estas funciones, que son ciertas, el IVR tiene un impacto en los clientes que llaman a la compañía.

IVR: Introduciendo al cliente

ivr respuesta de voz interactiva

Para comenzar, el IVR es un sistema de respuesta de voz interactiva utilizado en los call centers más prestigiosos del mundo. Básicamente, esta herramienta es la que nos pregunta datos personales y dirige por las opciones telefónicas cuando realizamos llamadas de índole comercial. Parecería que se trata de una simple operadora, pero todo en este mecanismo está diseñado para mejorar la experiencia del cliente.

El IVR interactive voice response permite introducir a los usuarios al servicio de atención al cliente. Por ello, su estructura permite introducir mensajes locutados y grabaciones. Cada compañía debe realizar sus propios mensajes de bienvenida institucional, además de forma coherente con la misión, visión y demás elementos identificativos empresariales. Solo este mensaje introductorio tiene efectos muy positivos en las personas que llaman.

Si el mensaje está bien grabado, dirigido y editado, lo correcto es que genere en el usuario una buena sensación. Aunque llamar a un call center no siempre sea una faena placentera, un buen saludo puede calmar notoriamente al cliente. El uso inteligente de las voces suele ser fundamental para lograr este efecto, porque permitirá sentir a los usuarios que pronto su duda o problema estará resuelto. Si la persona entra en tensión al llamar, esta parte de la llamada debería calmarlo un poco.

El IVR facilita la espera en cola de llamadas

Una de las razones por las cuales la tecnología IVR es tan utilizada en el mundo empresarial, es porque logra que los clientes sientan menos tensión durante la espera. Algunos call centers son realmente congestionados y aunque no nos demos cuenta, muchas veces esperamos más de lo que pensamos. Precisamente, esto ocurre porque el sistema de respuesta de voz interactiva distrae, con mensajes además atractivos al oído.

Internamente, cada call center tiene colas de llamadas en espera. Estos son clientes que están esperando a que un teleoperador los atienda. A veces, estas colas pueden ser muy largas, pero el IVR va ocupando a cada usuario, comunicando el saludo, conduciéndolos por las opciones, transmitiendo alguna propaganda y todo esto permite que los agentes ganen tiempo. Lo mejor es que los clientes no se percatan de esto, por lo que se trata de un proceso bastante fluido.

Cada mensaje debe estar dirigido en distraer y mantener con buen humor al cliente. Incluso si se trata de una encuesta de telemarketing, la bienvenida o una propaganda, lo correcto es que esta evoque tranquilidad. El IVR interactive voice response también cumple una misión dosificadora en caso de que los usuarios sientan alguna molestia. Esto también contribuirá a mejorar la gestión del teleoperador, sobre todo si la misma resulta complicada.

Nuestra centralita IP tiene un IVR muy adaptativo

La centralita IP de Neotel es una de las más innovadoras y avanzadas del mercado. Por supuesto, también proveemos a las compañías de un sistema de IVR fácil de configurar y versátil para cualquier tipo de actividad económica. Nuestro sistema de respuesta de voz interactiva incluso permite añadir encuestas de telemarketing, claves para la creación de estrategias.

20 años de experiencia y cientos de contrataciones de empresas de todas partes del mundo acreditan a Neotel en el negocio de la comunicación empresarial. Nuestro software es uno de los más estables, modernos y fáciles de utilizar. Lo mejor es que cuenta con variados aplicativos útiles para el marketing, así como también, para otras labores vitales dentro de una compañía. Sin duda alguna, tener una centralita IP con un IVR de garantías es algo positivo para cualquier tipo de emprendimiento. Comunícate con nosotros, en caso de querer adquirir alguno de nuestros productos.

IVR: ¿Por qué los emprendedores lo necesitan en sus inicios?

Generar credibilidad es una de las labores más cuesta arriba que tienen los emprendedores en sus inicios. Por supuesto, comenzar es importante más allá de la fama, la clientela o los recursos a disposición. No obstante, hay soluciones tecnológicas bastante económicas que permiten darle profesionalidad a cualquier tipo de negocio. Precisamente, el IVR es una de esas herramientas que le dotan al emprendimiento de una imagen formal y convincente.

En la actualidad muchas personas comienzan pequeños emprendimientos desde cero. Algunas incluso a edades muy jóvenes, utilizando solo redes sociales y con un smartphone como único medio de comunicación empresarial. Esto no está mal, pero siempre se puede echar mano del software de telemarketing, para proyectar mayor profesionalismo. En este punto quizás te preguntes ¿Qué es un IVR?

ivr respuesta de voz interactiva

IVR: Una herramienta que todos lo conocemos

Hablar de sistema telefónico IVR parece algo muy complicado, técnico o poco visto. No obstante, este es un sistema que casi todos hemos conocido de alguna forma u otra. Aquellos que han llamado al call center de un banco, o a la compañía telefónica se han topado con este tipo de herramienta. A decir verdad, pocas personas en el mundo actual no han interactuado con servicios de atención al cliente telefónico.

Cuando un cliente llama y se topa con una operadora que pregunta sus datos y le conduce por los departamentos de un call center, esta interactuando con el IVR. Este sistema también se conoce como sistema de voz interactiva, que sería la traducción de sus siglas al español.

La función principal del IVR es interactuar con el cliente, recabar datos y conducirlo por el menú de opciones. De esta manera, este podrá comunicarse con el departamento correcto cuando establece comunicación con un call center. En el ínterin, este sistema automatizado puede realizar otras labores muy importantes para el centro de atención al cliente.

Ahora bien, el sistema telefónico IVR también cumple una doble labor institucional y publicitaria. En principio, este aplicativo permite introducir mensajes institucionales, eslogans y grabaciones que identifican a la empresa y la humanizan. Esta es la parte más interesante para aquellos que tienen un emprendimiento muy reciente.

IVR como elemento institucional

Muchos emprendedores carecen de elementos que evoquen institucionalidad al iniciar con sus iniciativas. Esto resta confiabilidad entre los usuarios en principio, lo cual siempre es sinónimo de menor cantidad de ventas. Precisamente, el IVR permite incorporar mensajes institucionales y propagandas en un teléfono empresarial. Esto se puede verificar al llamar a cualquier empresa o institución con call center. Lo primero que se escucha es una bienvenida, alguna publicidad y posteriormente, comienza el proceso de la atención.

Básicamente, el IVR tiene varios espacios en donde se pueden colocar grabaciones con mensajes institucionales: el nombre de la empresa, misión y visión y demás diálogos que sirvan para proyectar al emprendimiento como una empresa seria, responsable y formal.

De hecho, contar con un IVR cuando un cliente llama evoca seriedad. Si un cliente se comunica con un negocio y escucha mensajes de este sistema interactivo, el mismo entenderá rápidamente que está comunicándose con una compañía seria, respetable y real. Esto es mucho mejor que llamar a un teléfono personal, por ejemplo.

El IVR como parte de la marca

Pero más allá de ser un elemento que evoca institucionalidad, el IVR es hoy en día utilizado como un elemento de marca. A ciencia cierta, los publicistas empresariales tratan de unificar los mensajes del IVR con otros elementos publicitarios de las compañías. Por ejemplo, si un negocio hace una propaganda con un anunciante o voz característica, muchas veces se trata de incorporar este elemento también al sistema de respuesta interactiva.

Esto es algo que también se puede verificar en centros de atención de clínicas, bancos, aseguradoras y compañías telefónicas. Es así como un sistema que estaba destinado a interactuar con las personas para facilitar su ingreso al sistema de llamadas, se ha convertido en un espacio publicitario realmente efectivo.

La efectividad del IVR para crear imagen de compañía es realmente asombrosa. Esto es así porque cada vez que un cliente llama el mensaje se repite, quedando en el subconsciente. Las compañías crean una identidad y características que la identifican, convirtiéndose en una marca. Evidentemente, pasar de ser una iniciativa con futuro a convertirse en esto es lo que todo emprendedor desea para su emprendimiento.

Espacio para hacer promociones

Los espacios para insertar grabaciones en el IVR son bastante aprovechables y como los clientes son los que llaman, suele haber tiempo suficiente para transmitir promociones. A decir verdad, este sistema interactivo suele recibir a los usuarios con una bienvenida institucional. Pero, además, siempre se pueden utilizar algunos segundos adicionales para divulgar alguna oferta, sorteo o promoción.

Es decir, que luego del saludo, se puede colocar una grabación promocional. De igual forma, se puede aprovechar los tiempos que se deja al cliente en espera mientras se procesa alguna solicitud. En la actualidad, el IVR ofrece una estructura muy amplia para añadir publicidades. Lo mejor de todo, es que siempre se pueden cambiar las piezas publicitarias, dándole cierta variedad al contenido y permitiendo realizar diversas promociones.

Las clientelas están totalmente acostumbradas a escuchar promociones justo al momento de iniciar sus llamadas a una empresa. Es decir, que es muy difícil causar algún tipo de molestia con este servicio.

Tres funciones técnicas del IVR

Luego el IVR soluciona problemas que son importantes para compañías ya consolidadas y con un amplio volumen de llamadas. A decir verdad, este módulo revolucionó la lógica de la atención al cliente empresarial de múltiples formas. Esto es porque su funcionalidad permitió abarcar muchas problemáticas propias de la atención al cliente Lejos de atender a la clientela y dar la bienvenida, el IVR cumple las siguientes funciones:

  • Incorpora sistemas de autogestión: El desarrollo de la automatización ha permitido incorporar sistemas de autogestión que permiten a los clientes resolver sus problemas por sí mismos. Por ejemplo, hoy en día no es necesario un operador telefónico para resetear claves bancarias. Precisamente, el IVR permite incorporar estas aplicaciones automatizadas y mejorar la calidad del servicio.
  • Redistribuye las colas de llamadas: Cuando las empresas comienzan a tener volumen de llamadas, el IVR les da tiempo a las compañías para ir atendiendo las llamadas en cola. Es decir, que ese tiempo que se utiliza en saludos y promociones es útil para que las personas esperen un poco más sin sentir que esperan. Además, al direccionar a las personas a los departamentos adecuados evita molestias.
  • Permite realizar encuestas: Si algo valoran las empresas de la actualidad es poder tener información de sus clientes y usuarios. Precisamente, con el IVR es posible incorporar encuestas telefónicas para realizar todo tipo de consultas a las personas que se comunican con el negocio. Esta es una función muy útil que no todas las compañías con software de telemarketing

En realidad, el IVR cumple también otras funciones que son de interés para aquellas empresas que tienen call center. Este es solo un abrebocas de todo lo que resuelve este aplicativo. Podría establecerse que es una de las partes más importantes de toda centralita virtual

¿Cómo tener una línea empresaria?

Al principio del artículo indicábamos que el IVR es un aplicativo automatizado que se utiliza cuando se contratan líneas empresariales. Quizás esto pueda sonar extraño o complejo, pero en realidad todos los emprendedores pueden contar con un sistema de comunicación empresarial con una inversión muy baja. Para ello, solo se debe contratar una centralita virtual.

La centralita virtual es un software que le permite a los emprendedores tener funciones y módulos que se utilizan en el call center. Ahora bien, no importa que no tengamos aún un call center o una plantilla de operadores telefónicos. En principio, esta herramienta dotará a cualquier empresario de una comunicación profesional, formal y de herramientas tan útiles como el IVR. De hecho, este es apenas el comienzo de todos los módulos que ofrece este servicio.

Lo mejor es que contratar una centralita virtual no es algo sumamente costoso o imposible de costear. De hecho, en Neotel tenemos planes bastante baratos, destinados para emprendedores y comerciantes que apenas están iniciando con su negocio. Es posible contratar este software por una mensualidad base de 100 euros y contar con funciones básicas y por supuesto, con el sistema telefónico IVR. A partir de aquí, nadie dudará que tu empresa es real, integra y formal.

Neotel también cuenta con módulos de avanzada, ideales para desarrollar labores de marketing, recolección de datos y atención al cliente. Nuestra empresa ofrece todo lo que se necesita para profesionalizar el emprendimiento. Verifica nuestras tarifas y contáctanos en caso de tener cualquier duda.

Las ventajas de tener una centralita virtual con IVR

El software para call center es muy conocido en empresas de gran tamaño y con servicios de atención. No obstante, este tipo de programas es muy útil en cualquier emprendimiento y una de las razones es precisamente el IVR. Este bien conocido pero efectivo gestor es uno de esos sistemas que contribuyen al éxito empresarial.

En sus inicios el IVR solo cumplía la función de guiar a los usuarios por los departamentos cuando estos se comunicaban vía telefónica con la empresa. En la actualidad, la instalación de este sistema trae muchos otros beneficios implícitos. A continuación, te explicaremos las ventajas que adquieren los negocios al instalar un IVR.

¿Qué es un IVR?

ivr respuesta de voz interactiva

El IVR es un sistema de interacción inspirado en los primeros menús de opciones para call centers. Sin embargo, mientras estos simplemente constaban de una grabadora que indicaba al cliente que número debían marcar para contactar a un departamento, el IVR interactúa, pidiendo datos a los usuarios y facilitando la atención telefónica.

El IVR es automatizado y es por eso que puede interactuar con todos los clientes que llaman a los números telefónicos de una empresa. Aunque es un sistema que tiene algunos años, sus resultados siguen siendo muy positivos por lo que ha mantenido su vigencia.

Aquellos que no saben qué significa IVR, deben saber que es Interactive Voice Response. En español se traduce como respuesta de voz interactiva. Un ejemplo de este sistema es la operadora que nos pide el DNI cuando llamamos a una entidad bancaria y con el cual interactuamos. Por supuesto, este tipo de sistema puede operar y ser útil en cualquier tipo de compañía, incluso sin necesidad de contar con un call center.

¿Qué tipos de ventajas tiene el uso de IVR?

El IVR es más que un gestor de llamadas para los clientes que contactan con una empresa. Su utilidad en call center es mucho más importante de lo que muchos empresarios y comerciantes creen. En principio, la labor más visible de este sistema interactivo es la de guiar a los usuarios que llaman a la empresa, en el menú de opciones. Sin embargo, este es solo el comienzo.

El IVR es un gestor telefónico útil para el cliente y también para las empresas. Pero más allá de esta función que ahora mismo será explicada, este sistema automatizado ejerce ha sido empleada para realizar otras funciones. Por eso, se entiende que el IVR tiene muchas ventajas que van más allá de lo habitual.

El alcance y uso del IVR es bastante amplio. Lo mejor es que este es un módulo muy barato que por lo general, forma parte del software para llamadas en un call center. Aún siendo así, sus beneficios son varios y es por eso que muchas empresas lo implementan.

Gestionando las llamadas: función básica del IVR

El IVR permite conducir a los clientes que llaman hacia los departamentos adecuados, según sus requerimientos. Muchos creen que esto es solo un método de asistencia para los usuarios, pero su labor es mucho más completa. De hecho, la respuesta de voz interactiva ayuda a las empresas a mantener a raya su cola de llamadas en espera. Esto suele ser muy positivo, sobre todo, para aquellas firmas con un volumen de llamadas elevado.

El IVR les da un tiempo a los operadores de un call center en los horarios que entran muchas llamadas. De esta forma, se evitan la tediosa llamada en espera, la cual no le dan buena fama a ninguna empresa. Básicamente, este módulo de automatización permite mejorar la atención.

Además, el solo hecho de ayudar a los clientes a entrar por las opciones telefónicas correctas es muy positivo. A decir verdad, esto le evita al usuario la incomodidad de tener que llamar varias veces hasta dar con el departamento indicado. Sin duda alguna, con el sistema IVR gana el usuario y también las compañías. Ahora bien, este es apenas el comienzo de las ventajas de este módulo.

El IVR es parte del marketing de las empresas

Aquellas empresas que configuran su IVR utilizando elementos de marca ganan mucho con este sistema. La respuesta de voz interactiva le da la bienvenida al cliente y permite crear y proyectar la imagen de la compañía al inicio de las llamadas.

Cuando llamamos a algunas empresas que utilizan este módulo, se puede notar que en el mismo se transmiten mensajes institucionales y ofertas. Esto es porque las compañías utilizan el sistema IVR como un elemento de marketing. Lo hacen porque es muy efectivo y a su vez barato.

El IVR sirve también como espacio publicitario permanente que no cuesta nada y que es muy efectivo. Las empresas pagan por este cuando adquieren el software para llamadas en un call center. Lo mejor es que los mensajes que se proyectan en este módulo pueden cambiarse cada cierto tiempo. Todos aquellos clientes que llamen a la compañía, escucharán las publicidades transmitidas allí. Esta es una de las razones principales por las cuales firmas de todo tipo adquieren la centralita virtual.

Algunas compañías invierten adicionalmente en servicios de locución profesional. Es así como logran voces reales para el IVR lo cual humaniza mucho más el mensaje. En algunos casos, se contratan incluso a personalidades públicas para este trabajo.

El IVR permite obtener información útil

El IVR es mucho más que un menú de opciones locutado por una operadora. Al ser interactivo, solicita a los clientes información necesaria para su atención. Esto a su vez, le facilita al operador la labor de atender a cada cliente en particular. De nuevo, el IVR se convierte en un elemento que aporta facilidades tanto al cliente como a los agentes telefónicos.

De hecho, por el IVR se solicitan datos fundamentales para manejar los sistemas de atención de las empresas. Por ejemplo, una empresa de TV por cable puede solicitar por adelantado a cada cliente que llama el DNI. Casi siempre, este tipo de información suele ser necesaria para buscar el perfil del usuario en el CRM o en la base de datos.

Lo siguiente es que al operador le llega el DNI del cliente desde el momento en que le entra la llamada. Mientras el cliente va hablando, ya el agente telefónico puede explorar el perfil del usuario en sistema y verificar el problema, incluso resolverlo. Con el sistema IVR todo se hace más sencillo, fomentando una conversación fluida entre el representante de la empresa y quienes llaman a la empresa.

La encuesta telemarketing: otra razón para tener sistema IVR

En su funcionamiento común, el IVR solicita información a los clientes antes de pasar la llamada a un teleoperador. No obstante, estos no son los únicos datos que las empresas pueden recopilar a partir de este sistema automatizado. A decir verdad, se puede conocer muchísima información de relevancia comercial a partir de este módulo.

El IVR permite introducir encuestas de telemarketing para realizar cualquier tipo de consultas a los clientes. A partir de aquí, se pueden realizar consultas sobre productos favoritos, datos etarios y demás informaciones que permita a la empresa generar mejores ofertas y productos. El cliente simplemente escuchará la pregunta y las opciones, marcando con el teclado telefónico la respuesta de su preferencia.

La encuesta telefónica es una de las fuentes de información que utilizan las empresas más prestigiosas. Por lo general, esta arroja información útil para crear estrategias comerciales cada vez más exitosas y que generen mayores ingresos. Este es un complemento del IVR que algunas empresas no conocen.

Formaliza tu negocio

El problema de muchas personas que tienen negocios pequeños o que son autónomos es que les cuesta crear prestigio y credibilidad. El solo hecho de utilizar solo redes sociales o teléfonos personales para realizar ventas siempre generará algo de dudas en cualquier cliente. Tener IVR y más allá de esto, un software para llamadas en un call center permite darle mayor formalidad a cualquier actividad económica.

El IVR permite iniciar las llamadas entrantes con una voz y presentación profesional. Este tipo de sistemas se suelen asociar mucho con empresas grandes, de mucha experiencia y prestigio. Los clientes recibirán la bienvenida de una operadora cada vez que llamen.

Lo mejor del software para call center es que ya no se necesita tener una oficina con teleoperadores o instalaciones costosas. Se puede tener un programa innovador y con funciones de telemarketing y atención avanzadas por un costo bastante económico. En Neotel, existen planes de centralita virtual para autónomos y pymes.

Neotel tiene el IVR y la centralita virtual más estable y económica

En Neotel tenemos diversos planes que se ajustan al tamaño, presupuesto y exigencias de cada empresa. Además, nuestros clientes pueden armar sus propios planes y solicitar los módulos que desean utilizar de forma personalizada. Incluso un autónomo que apenas está iniciando en su emprendimiento podría costear la centralita virtual.

Atiende a tus clientes de forma profesional, con las herramientas adecuadas y la formalidad que da prestigio. En Neotel encuentras un sinfín de soluciones tecnológicas para la comunicación empresarial.

¿Qué es el IVR y cuáles son sus funciones?

Cuando se habla de IVR pareciera que se tratara de algo muy innovador. Sin embargo, muchas empresas y centros de atención al cliente llevan utilizándolo durante casi tres décadas. A decir verdad, todo aquel que ha llamado a un banco o al call center de su servicio telefónico ha interactuado con este mecanismo automatizado.

En su momento, tener un IVR significó un avance tecnológico y empresarial importante. Al principio, muchas empresas no creían que los usuarios se podrían adaptar a estos sistemas telefónicos de autogestión. Hoy en día, no solo son muy habituales, sino que han sido incorporados a casi todo tipo de emprendimiento.

¿Qué es el IVR?

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El IVR es un sistema de operadora grabada con el cual las personas interactúan al realizar una llamada a un call center. Por ejemplo, cuando un cliente llama al banco y una operadora grabada le pide su número de DNI, este aplicativo está cumpliendo su labor.

La acción del IVR va mucho más allá de redirigir una llamada a un departamento determinado. No obstante, este sistema también interactúa cuando el cliente se encuentra en el menú de opciones. Su labor característica es pedir información, procesarla y devolver respuesta al cliente que llama.

Los IVR más tradicionales operan por medio de marcación del teclado numérico. Con el avance tecnológico, se han podido incorporar mecanismos que reconocen algunos mandos de voz. La interacción activa entre el ser humano y la máquina define a este gestor telefónico.

Las siglas responden al nombre en inglés que tiene este gestor automatizado. Aquellos que se preguntan qué significa IVR, es Interactive Voice Response.  En español se traduciría como respuesta de voz interactiva. Hoy en día, este es un servicio que forma parte de la centralita IP virtual.

¿Cómo funciona el IVR?

El IVR tiene el papel de dar la bienvenida a los clientes que realizan llamadas entrantes hacia una empresa. Además, permite conducir al cliente hacia las opciones telefónicas que le permiten llegar al departamento o la solución adecuada. Para ello, el sistema se encuentra interactuando mediante voces grabadas.

En medio de esto, el sistema IVR puede solicitar algún dato personal del cliente que sea de utilidad. Este podría ser el DNI, o alguna información importante que sirva para la gestión de su caso. Desde ese momento, el asistente automatizado se encuentra facilitando la atención.

La implementación del IVR genera beneficios tanto para los clientes como para la empresa. Lo importante es que el usuario proporcione la información de forma adecuada y entienda cómo conducirse entre el menú de opciones. Este sistema interactivo está especialmente diseñado para comunicar de forma simple y efectiva.

Las funciones y utilidades cumplidas por la respuesta de voz interactiva son numerosas.

El IVR permite reducir la cola de llamadas en espera

Una de las labores prioritarias de la respuesta de voz interactiva es reducir las llamadas en cola. Esto lo hace manteniendo distraídos a los clientes que ejecutan las llamadas entrantes. Mientras el usuario interactúa con la máquina, les da tiempo a los operadores de gestionar llamadas que habían entrado antes.

El IVR también reduce el flujo de llamadas en espera al direccionarlas correctamente. Después de todo, muchas veces las colas son generadas por clientes que se comunican hacia los departamentos incorrectos. Hoy en día, las personas suelen orientarse mejor en el menú de opciones gracias a la guía que ofrece este sistema automatizado.

Aunque pareciera que algunos departamentos de atención suelen abarrotarse, estos serían mucho más inoperantes de no ser por este sistema. Por ejemplo, llamar a bancos concurridos sería hoy en día una labor mucho más cuesta arriba.

El IVR agiliza los tiempos de conversación

El sistema IVR reduce la duración de las conversaciones operador-cliente. Esto lo hace cuando la voz interactiva obtiene datos personales del usuario. Casi siempre, esta información es de dominio del agente desde antes de intercambiar palabras con el cliente.

Esto es algo que no todos saben, pero mientras el agente saluda ya está verificando el sistema. Esto es posible porque el IVR le ha dado al operador la información que necesita para adelantar la gestión. Es así como se reduce el tiempo de conversación sin que los usuarios lo noten.

Algunos IVR pueden informar incluso sobre la gestión que el cliente necesita. De esta forma, el operador comienza a generar soluciones antes de que el usuario cuente su problema. El operador siempre está un paso delante del usuario.

Generando tranquilidad en el cliente

El IVR es mucho más que una voz grabada que guía al cliente por opciones. Desde su bienvenida, este sistema interactivo está dosificando a los posibles usuarios molestos. El solo hecho de poder escuchar la operadora, genera en el cliente la sensación de que la empresa es accesible y que pronto encontrará solución a su problema.

Es por eso, que los creadores de estos sistemas se esfuerzan cada vez más en utilizar voces humanizadas y sensibles que sean agradables al oído. Además, como se dijo anteriormente, la interacción distrae al cliente para acortar el tiempo de espera consciente. En todo momento, el sistema interactivo actúa como un factor dosificador.

Este aplicativo se desarrollan a partir de enfoques psicológicos para lograr efectos positivos en el estado de ánimo de la clientela. De hecho, las molestias de los usuarios suelen ser mayores cuando el IVR tiene una acción muy corta que los lleva a largos tiempos de espera. Este efecto negativo también ocurre cuando el call center utiliza asistente de llamadas tradicionales.

Autogestión: el usuario puede solucionar sus problemas

El avance del IVR llegó a su punto mayor cuando este permitió a los clientes la autogestión de sus problemas. En la actualidad, estos sistemas son tan completos que permiten a las personas realizar la gestión sin ayuda de los operadores. Por ejemplo, esto ocurre con los bancos que tienen sistemas automatizados para cambiar la clave de una tarjeta de crédito.

Este enfoque novedoso simplificó muchas labores a los clientes. Esto significó pasar de un IVR automatizado, a sistemas de autogestión automatizados. Otro ejemplo destacado de esto, son los sistemas implementados por las agencias telefónicas para el cambio de planes.

La autogestión a partir del IVR también permite agilizar el flujo de llamadas telefónicas del call center. Las empresas que incorporan soluciones de este tipo reducen sus colas de llamadas en espera. A decir verdad, algunos departamentos de atención han abaratado sus costes gracias a esto. Lo mejor, es que el IVR puede utilizarse de formas incluso más rentables y creativas.

El IVR mejora la imagen de la compañía

Al implementar sistemas de autogestión telefónica el IVR permite una atención las 24 horas al día. Como los clientes pueden resolver algunos de sus problemas por sí mismos, el servicio se amplía sin generar costes o esfuerzos. Las empresas que trabajan así son mejor valoradas que aquellas que tienen horarios de atención limitados.

La autogestión es sinónimo de accesibilidad, practicidad, innovación y simplicidad de los procesos. Cualquier persona en calidad de cliente quiere poder resolver sus problemas más allá de la hora que sea. De hecho, la incorporación de un sistema IVR es darles herramientas a los usuarios para superar numerosos inconvenientes sin importar el momento.

Por ejemplo, un banco que permite tramitar el desbloqueo de una tarjeta a las tres de la mañana es bien valorado. Los clientes entienden a estos sistemas automatizados como soluciones en momentos de aprietos. Es decir, que su implementación solo resulta en incrementar la buena imagen de la empresa. A decir verdad, solucionar problemas es el fin último de cualquier iniciativa privada.

Los clientes también valoran que las empresas sean innovadoras y esto es sinónimo de calidad. Un IVR de altas prestaciones y con soluciones innovadoras permite desmarcarse de la competencia. Siendo precisos, este tipo de sistema automatizado puede pesar a la hora de que los usuarios elijan por cuál compañía decantarse. Esto es aún más importante para las empresas de servicios.

Neotel tiene un sistema IVR de alta calidad

Todo lo dicho anteriormente sugiere que elegir un IVR no es algo que deba tomarse a la ligera. Este sistema debe ser funcional, rápido, entendible, atractivo y ser flexible a la hora de configurar las opciones. El aplicativo de Neotel tiene todas estas cualidades y nuestros expertos trabajan para garantizar un menú de opciones.

Las voces del IVR de Neotel son bastante humanizadas y se enfocan en garantizar una experiencia agradable al odio. Lo mejor es que no requiere de instalaciones y costes adicionales para aquellos que contratan nuestra centralita IP virtual. Las empresas que requieren de este mecanismo pueden comunicarse con nosotros. Sin duda alguna, una de las soluciones de gestión telefónica más efectivas y vigentes que existen.

El IVR es la cara de presentación de las empresas y forma parte incluso de su identidad. Neotel ofrece este y otros módulos bastante útiles como el marcador progresivo, el robot call, envío de SMS masivos, encuestas telefónicas, el fax virtual y mucho más. Todos estos implementos son compatibles y funcionan a la par de nuestro económico servicio de centralita IP virtual.

Neotel

Personalizar el ivr con un servicio de locución profesional

El centro de atención telefónica de una empresa es parte fundamental de su imagen publicitaria. Cuando un cliente llama, se encuentra con sonidos, mensajes y voces que con el tiempo identifican a la compañía. Las firmas que logran convertir estos elementos en marca, suelen recurrir a un servicio de locución profesional.

El IVR es el sistema que al llamar a una compañía interactúa con el cliente. Esta es la voz que todos escuchamos cuando llamamos a un banco y nos solicita el DNI. Este módulo automatizado es el mismo que conduce al usuario por las opciones que tiene para canalizar su llamada. El hecho es que este puede ser mejorado para construir la imagen de la empresa.

El ivr como elemento de la marca

El ivr es aquello con lo que todos los clientes entran en contacto cuando llaman al call center. Muchas empresas se aseguran de configurarlo bien para que el cliente pueda gestionar con facilidad sus solicitudes y reclamos. No obstante, muchas veces se olvidan de personalizar la voz locutada de este sistema.

Es importante destacar que el ivr es un sistema automatizado de interacción con el cliente. Es decir, que su función no es solo indicar que números debe presionar un usuario para comunicarse con cada departamento. De hecho, la naturaleza de este sistema es entrar en contacto con la clientela.

Las empresas más prestigiosas personalizan su ivr utilizando un servicio de locución profesional. De esta manera, convierten su sistema de respuesta de voz interactiva en parte de su marca y su accionar publicitario. De esta manera, el mensaje puede ser mucho más cálido, amistoso y tener características que la empresa desee proyectar.

Servicio de locución profesional

Una de las estrategias más efectivas es utilizar una operadora con voz femenina. Lo que se busca es proyectar hacia el cliente la disposición a atender con amabilidad, afecto y compañía. La forma en que se configura el parlamento es fundamental para generar una buena impresión en los usuarios.

Otro aporte importante del servicio de locución profesional es que permite realizar grabaciones en otros idiomas. Esto es fundamental para las compañías de cualquier parte del mundo. En todos los países siempre hay usuarios que solo manejan idiomas distintos al local. La atención se facilita y la imagen que proyecta hacia afuera la empresa se fortalece.

El servicio de locución profesional puede convertirse a la larga en un elemento diferenciador. Es importante personalizar la voz locutada del ivr para marcar diferencia con respecto a la competencia. De allí que pueda entenderse este elemento del software call center como una herramienta publicitaria.

Ivr y servicio de locuciones profesionales

Neotel ofrece tanto la instalación del ivr como el servicio de locución profesional para personalizarlo. Ambos servicios pueden complementar la contratación de la centralita virtual. Las empresas también pueden solicitar estos módulos por separado. Las voces son 100% humanas y cada frase es grabada a detalle para que se escuche como lo desea la empresa contratante.

ivr centralita virtual

Las nuevas labores del ivr en la empresa

Las empresas más innovadoras incorporan la autogestión del cliente como parte de su funcionamiento. Aquellos que se preguntan qué es un ivr, se trata del sistema por voz que se suele escuchar al llamar a algunos call center. Esa operadora que pregunta datos como el DNI, o que indica opciones a marcar es una herramienta que permite al cliente resolver sus inquietudes y problemas.

Definir qué es ivr es hablar de adelanto e innovación y cada vez esta herramienta ofrece mejores aplicaciones. Los sistemas de respuesta de voz interactiva son cada vez más abiertos y permiten realizar mejores funciones. A decir verdad, han pasado de guiar al cliente por los menús del centro de contacto, a una interacción más completa. Todo dependerá de lo actualizado del sistema pero sobre todo, de cómo la compañía sepa aprovecharlo.

¿Qué es ivr en telefonía? Interacción simplificada

ivr centralita virtual

La magia del ivr está en que permite atender al cliente sin la necesidad de emplear un solo operador. Algunas solicitudes e inconvenientes pueden llegar a solventarse a partir del mismo sistema. Es por eso que se asocia este módulo a la autogestión, sobre todo en el campo de las empresas de servicios. Los bancos, corredoras de seguros y empresas de televisión por cable suelen implementarlo para facilitar las cosas.

Hacer un cambio de clave de la tarjeta de crédito es ese tipo de cosas que algunos ivr permiten. El resultado de su implementación es la resolución de un sinfín de problemas de forma automatizada. De esta manera, los operadores de una empresa se concentran en problemas que requieren de una atención más personalizada. Parece algo simple pero la verdad es que genera soluciones tanto para las compañías como para sus clientes.

Ahora bien, quizás la pregunta más adecuada sea ¿qué es el ivr hoy en día? La respuesta es que se trata de  una herramienta muy versátil que puede utilizarse hasta en telemarketing. Esta es probablemente una faceta del ivr que es conocida en muy pocas empresas. El sistema de respuesta de voz interactiva son herramientas automatizadas cuyo alcance y funcionamiento depende de cómo sea usado.

Labores creativas del ivr

Una de las labores más provechosas que podemos realizar automáticamente con el ivr es encuestar. A partir de este sistema se pueden realizar preguntas realizadas con productos y comercialización. También se puede conocer cuál es la composición demográfica y edades de los clientes. Esto es fundamental para poder crear una estrategia de negocios y servicios adaptados a los más interesados.

También existen sistemas con ivr saliente con el cual se pueden realizar mensajes automatizados. El mismo robot call que ofrecen empresas como Neotel en su centralita virtual tiene que ver con este tipo de modulo. Aquellas empresas que cuentan con este tipo de sistema pueden automatizar un sinfín de notificaciones. De esta manera, los operadores se concentran en la resolución de problemas mediante llamada entrante.

Quizás la función más innovadora es motivar nuevas compras y hasta realizar concursos con el ivr. Para esto, se combina este sistema con el módulo de enviar mensaje sms masivo. Se pueden enviar los mensajes de un nuevo servicio y pedir a los clientes llamar a un número para su activación. Asimismo, se pueden realizar encuestas por discado ofreciendo al usuario participar en un concurso. Sin duda alguna, la automatización y la autogestión dejan dividendos.

Neotel

IVR: Un recurso central en la autogestión del cliente

La atención al cliente hasta la primera década del siglo 21 fue protagonizada por la conversación telefónica. La gestión a los usuarios del presente está cruzada por la automatización. El avance tecnológico ha llevado a las empresas a ofrecer herramientas para que su público pueda realizar labores de autogestión. Para ello, el IVR ha sido una herramienta clave a la que se le ha dado poco crédito.

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Toda relación comercial es un intercambio y en el caso de los servicios el asunto siempre es complicado. Una venta implica una interacción más rápida entre las partes, pero los bancos, servicios de telefonía, atención médica y otros similares implican una asociación más permanente. Precisamente, los sistemas de interactive voice response han facilitado esta relación entre la empresa y sus clientes.

IVR: respuesta de voz interactiva

El sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) es esa voz que escuchamos cuando llamamos a un servicio de atención al cliente. Esta operadora conduce a los usuarios por distintas opciones y hace preguntas al cliente para ir adelantando la gestión de forma automatizada. Para que esto sea posible se diseña un sistema con preguntas, canales y opciones por el cual los clientes tratan de encontrar la gestión adecuada para su problema.

El sistema va recopilando la información que proporciona el usuario y que es de utilidad para agilizar la atención. El objetivo de este módulo es poder encaminar las gestiones desde el momento en que una persona llama. De esta manera, los clientes se sienten atendidos incluso antes de que un operador de call center.

Uno de los problemas que de la atención en call center es el flujo desordenado de llamadas. Esto se trata básicamente de personas que llaman y entran por canales o departamentos que no tienen que ver con su gestión. Precisamente el IVR es una herramienta primordial para evitar que esto suceda.

Sistema fácil de instalar

Al escuchar cómo trabaja un IVR se podría pensar que su instalación es complicada. La verdad es que este es un módulo autónomo, que no requiere de complicados software ni tampoco genera problemas de compatibilidad.  La empresa simplemente debe contratar a una compañía experta en esta tecnología y ni siquiera deberá cambiar de software call center.

El IVR es un módulo es un menú que se le presenta al cliente de forma interactiva. Por supuesto, las versiones más innovadoras garantizan una interacción más completa que recoge información del usuario para que el operador se adelante en su trabajo. Desde este punto de vista, este sistema agiliza la atención, permitiendo respuestas más rápidas y mejores tiempos de gestión.

Hay empresas como Neotel que ofrecen este servicio adicional a su novedosa centralita virtual. Lo importante es saber adecuar los parlamentos al trabajo y los departamentos de atención que tiene cada empresa. Por supuesto, las buenas empresas de comunicaciones que aportan este módulo orientan al contratante en la confección de los mensajes. El objetivo es lograr una primera interacción fresca, acertada, fácil de entender y amigable.

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IVR: la atención al cliente automática sigue vigente

La atención telefónica en la actualidad requiere necesariamente del recurso del IVR para ofrecer calidad. Parece mentira, pero tener un asistente automatizado que guie a los clientes cuando contactan a la empresa tiene muchas ventajas. Aquellos que no cuentan con esta alternativa deben pensar en incorporarla a su sistema de atención al cliente.

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Las siglas IVR significan respuesta de voz interactiva (Interactive Voice Response en inglés). Este es un complemento ya bastante conocido en muchos servicios de atención al cliente. De hecho, casi todas las personas interactúan con este asistente con relativa recurrencia.

¿Qué es el IVR?

Cuando una persona llama al servicio de atención al cliente de un banco suele toparse con el IVR. Si al llamar aparece una operadora automatizada que facilita el menú e interactúa con el cliente estamos en presencia de la respuesta de voz interactiva.

El IVR tiene diversos niveles de atención dependiendo de la configuración hecha por cada empresa. En algunos casos se facilita el menú de opciones, pero algunos módulos son mucho más complejos. Existen sistemas bastante automatizados que realizan preguntas a los clientes y hasta les permiten realizar la gestión por cuenta propia.

Básicamente, se graban mensajes que siguen una ruta y permiten guiar y dar información al cliente de forma automatizada. Contar con este sistema ofrece muchas ventajas al call center de cualquier negocio.

¿Qué ventajas tiene el uso de IVR en la atención al cliente?

La labor de interactuar y conducir del IVR arroja muchos beneficios. En principio, la respuesta de voz interactiva se adelanta al operador dando información que el cliente requiere. Su labor de guía ahorra tiempo a los usuarios y la transferencia innecesaria de llamadas. De esta manera, es mucho más factible que las personas contacten exitosamente con el departamento adecuado.

Este tipo de gestión permite evitar la molestia de los clientes y reducir el número de llamadas perdidas. Algunos módulos permiten que el cliente gestione su inconveniente, simplificando las operaciones dentro del call center.

Otra de las grandes ventajas del IVR es que algunas gestiones de atención al cliente pueden realizarse las 24 horas del día. Todas aquellas operaciones que puedan automatizarse y ser autogestionadas por los usuarios estarán disponibles siempre.

Un servicio fácil de obtener

Lo mejor del IVR es que es bastante económico y no requiere de instalaciones complicadas. Empresas como Neotel lo ofrecen de forma gratuita con la adquisición de la centralita virtual. Tampoco se necesita de un software especial: el servicio consta de grabaciones simples que son configuradas con bastante facilidad.

 

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IVR respuesta de voz interactiva: Ahorrar manteniendo la calidad

Los servicios evolucionan y la atención al cliente también, cada día son más las empresas que disponen de un sistema telefónico que hace preguntas y el cliente responde presionando las teclas del teléfono, ese es el IVR sistema de respuesta de voz interactiva, por sus siglas en inglés, este sistema te permitirá ahorrar mucho dinero sin desmejorar la calidad de atención al cliente.

¿Qué es IVR?

La respuesta de voz interactiva o IVR (del inglés Interactive Voice Response) consiste en un sistema telefónico capaz de recibir una llamada e interactuar con el humano a través de grabaciones de voz.

Es un sistema automatizado orientado a capturar, entregar y responder a través del teléfono, que permite el acceso a servicios de información y otras operaciones.

Beneficios de IVR

Los Sistemas IVR manejan un gran volumen de llamada dando un servicio de calidad, el sistema de respuesta de voz interactiva reducir costos y mejorar la experiencia del cliente, debido a que la persona que llama obtiene la información que necesitan, a cualquier hora del día sin la necesidad de un personal humano costoso.

Dentro de los grandes beneficios de esta tecnología están:

  • Atención 24 horas del día, 7 días a la semana
  • Ahorra tiempo de espera al usuario
  • Mejora la eficiencia empresarial
  • Automatiza y agiliza las gestiones
  • Sin software adicional
  • Sin gastos adicionales

 

¿Cómo funcionan los sistemas IVR?

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Las personas llaman al número empresarial y se despliega u menú auditivo que ofrece la posibilidad de seleccionar opciones pulsando las teclas.

Al presionar una tecla del teléfono es enviado un tono DTMF al sistema de atención el cual selecciona la acción/respuesta apropiada de acuerdo con el dígito pulsado.

Ventajas del sistema IVR de Neotel

El sistema es interactivo, orientado y personalizable que permite la comunicación con el cliente para dar respuesta a sus inquietudes.

Los servicios profesionales de Neotel aprovechan sus años de experiencia y la experiencia en gran cantidad de sistemas instalados

En Neotel se utilizan las herramientas, opiniones y las técnicas más modernas para implementar, diseñar y desarrollarlas aplicaciones con prestaciones de voz.

Este es  un nuevo sistema IVR que ofrece la capacidad de manejar las consultas telefónicas entrantes a través de interacciones mejoradas, muy parecidas a las humanas.

¿Por qué Elegir a Neotel para IVR?

 

La IVR (respuesta de voz interactiva conversacional) de Neotel permite interacciones casi humanas permitiendo el autoservicio y resolver con éxito la gran mayoría de problemas.

La experiencia de servicio es intuitiva, pudiendo anticipar las necesidades de los clientes interactuando de forma natural, con sus propias palabras.

Crea una experiencia personalizada, adaptable e inteligente que perciben los clientes como si estuvieran hablando con un agente humano.

Posicionamiento en cola automáticamente

De manera práctica, eficiente y rápida al recibir una llamada en cola se le indica al cliente que realizo la llamada cuantas personas tiene por delante.

De la misma manera al recibir la llamada el agente, le indica el tiempo en espera que tiene el cliente, permitiendo agilizar el mismo para futuras llamadas.

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Características que debería tener la centralita dentro de mi empresa

Antes de nada debemos saber que a la hora de contratar la centralita virtual con Neotel podemos elegir una configuración y que, pasado un tiempo, deseemos modificar esta en función a las necesidades de nuestra empresa. Esto no es ningún problema.

Permanencia

Sin duda para el cliente es saber que a la hora de contratar una centralita virtual no existe ni está firmando ningún contrato de Permanencia con la empresa es un gran alivio. Si bien la mayoría de las opciones de centralitas virtuales que existen hoy día conllevan una permanencia del cliente para/con la empresa, nosotros en Neotel no hemos querido trabajar de esta forma y por eso ninguno de nuestros servicios conlleva ningún tipo de permanencia.

En función del tamaño de la empresa

El tamaño de tu empresa puede variar con el tiempo. Esto en Neotel lo entendemos. Y por ello es por lo que ofrecemos a nuestros clientes la única centralita 100% adaptable. Aquí es el cliente el que decide que tamaño de centralita necesita su negocio. Y con tamaño nos referimos a número de extensiones. Pero es que además nuestra centralita viene cargada de un número de extras totalmente gratis para todos nuestros clientes. Muchas de las funcionalidades que Neotel viene ofreciendo a sus clientes para sus centralitas otras empresas las cobran a precios muy elevados. Nosotros no queremos engañar a nadie. Y nuestra centralita virtual estamos tan convencidos que una vez la pruebes no querrás irte, que es por esto por lo que no te obligamos a que firmes ningún contrato de permanencia con nosotros. Puedes probar nuestras herramientas y, si por algún motivo no te convence, puedes marcharte. Sin preguntas por nuestra parte.

Facilidad para realizar cambios

Una de las principales características o ventajas de nuestra centralita virtual es que, a través de un sencillo panel de cliente, el usuario podrá configurar y gestionar toda su centralita sin necesidad de tener conocimiento alguno previo ni tener que recurrir a un profesional. Por supuesto, en Neotel nuestro departamento de Atención al cliente siempre está en línea, al teléfono, chat o correo, esperando las llamadas de los clientes que quieren o bien resolver algún tipo de consulta o quieran hacer algo y no saben cómo.

No es ás dificil que descolgar el teléfono y llamar a Neotel y te guiaremos paso a paso con lo que necesites.

línea webrtc Neotel

La centralita virtual de Neotel funciona 100% en la nube lo que significa ahorro en inversión de equipamiento. Con nuestra centralita, no necesitas nada más. No es necesario comprar ningún hardware específico u ordenador. Ni siquiera teléfono si así lo deseas gracias a nuestras líneas webrtc. (Pide más información sobre nuestras líneas webrtc pulsando aquí).

Nuestra centralita integra muchas funcionalidades para la comunicación dentro de tu empresa. De entre ellas hoy nos gustaría mencionar las Videollamadas y Videoconferencias en la nube con chat integrado. Si deseas más información sobre este módulo 100% gratuito para todos nuestros clientes puedes visitar los siguientes recursos:

Videollamada y Videoconferencia en la nube (vídeo)

Infografía Videollamada y Videoconferencia con chat en la nube

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También puedes ponerte en contacto con nosotros por medio de cualquiera de nuestros canales y te informamos sin compromiso alguno.

Nuestra centralita virtual además posee otras muchas cualidades tales como:

  • Colas de espera con música
  • Buzones de voz
  • «Secretari@ virtual» o IVR
  • Transferencias de llamadas entre los diferentes agentes
  • Filtrado de llamadas

centralita virtual Neotel

Además de eso los trabajadores pueden estar conectados a la centralita y trabajar desde cualquier lugar por lo que ya no es necesario que se encuentren dentro de la propia oficina.

No es necesario comprar ningún teléfono especial ni nada. Simplemente si contamos con un dispositivo conectado a Internet, esto será todo lo que necesitemos.

Nuestro sistema de centralita no es más que una página web en la que el cliente inicia sesión con su nombre de usuario y contraseña, y ya está listo para trabajar.

Muy fácil.

La razón principal para la utilización de una línea webrtc es la reducción de costes.

Las líneas webrtc de Neotel aportan innumerables ventajas a nuestra centralita virtual

Si en tu negocio atendéis un volumen elevado de llamadas, la comunicación con los clientes es primordial y piensas que el dar una imagen verdaderamente profesional ante estos también, entonces no necesitas buscar nada más. La centralita virtual de Neotel tal como has visto ahora es la solución a todos tus problemas de telefonía actuales.