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Cómo reducir el tiempo de retención de llamada de un cliente utilizando el software para call center de Neotel

Las funciones del software de call center de Neotel se pueden utilizar para reducir el tiempo de espera de los clientes. Hoy vamos a explicar un método muy práctico para conseguir esto.

En algunos contact center los tiempos de espera que sufren los clientes son demasiado elevados. Esto puede terminar en pérdida de clientes.

Cuando aumentan el número de llamadas en una empresa esta necesita de un software de centro de llamadas avanzado como el que Neotel ofrece.

Use una solución de ivr

No son pocas las situaciones de empresas con software de call center y que no están utilizando su sistema ivr de forma correcta. En muchas ocasiones estas se limitan a configurarlo para que devuelva una misma locución del tipo «Su llamada es muy importante para nosotros; manténgase a la espera.» una y otra vez. Esto puede hacer que el nivel de frustración de nuestro cliente vaya en aumento sin parar. En lugar de esto, en Neotel recomendamos configuar el ivr de una manera mucho más efectiva: Usted puede programar una serie de preguntas para que el ivr las lance a la persona que llama y, según las respuestas que este nos da, el ivr  seguiría encauzando al cliente hasta que finalmente sea transferido al departamento necesario si es que realmente se necesita de la intervención de una persona para gestionar su consulta. O en muchos otros casos el propio ivr es capaz de gestionar toda la llamada por si mismo.

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Ahórrate el contratar un(a) recepcionista para tu empresa gracias al IVR de Neotel

El uso inicial de todo ivr es el identificar las necesidades del que llama a la par que recibirle, realizando una serie de consultas donde es el propio cliente el que nos dará la información para así nosotros saber cómo podemos ayudarle.

Los ivr se suelen aplicar en empresas con un importante volúmen de llamadas. Con el sistema de ivr nos aseguramos el estar operativos 24/7.

¿Cómo es posible que nuestro ivr entienda cuáles son las necesidades de nuestro cliente? Muy sencillo, a través de los tonos de marcación DTMF. Aquí es el propio cliente el que, pulsando distintas opciones en su pad numérico, le estaría brindando al ivr información detallada sobre qué es lo que necesita.

En la práctica todos hemos interactuado alguna vez con este sistema. Es cuando se nos realizan unas preguntas para transferir nuestra llamada al departamento correcto y se nos pide mediante una locución que pulsemos números en nuestro teclado.

Prácticamente cualquier servicio profesional si no necesita de intervención humana puede ser atendido en su totalidad gracias al sistema ivr.

ivr

El volumen de llamadas en empresas y según qué sectores puede llegar a ser muy elevado. Aquí gracias al ivr se puede ir enrutando o guiando al cliente que llama hasta que este termina en el departamento adecuado para resolver su consulta.

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La voz sobre IP en el sector Inmobiliario: una escalera al éxito

5 razones por la que la voz ip es la mejor elección para Agentes Inmobiliarios

1. Facilidad de gestión y uso

¿Es usted un negocio inmobiliario? ¡Pruebe ahora la voz por ip para las comunicaciones de su empresa!

La voz ip incluye, entre otras muchas, estas cualidades que benefician a los agentes inmobiliarios de Real Estate:

  • Llamada en cola
  • Transferencia de llamada
  • Opciones de conferencia
  • Informes y Monitoreo
  • Analítica de llamadas
  • Grabación de llamada

Además la telefonía voip le permite si lo desea utilizar numeraciones gratuitas para sus clientes (números 900).

La voz sobre ip es muy fácil de utilizar y personalizar. Usted podrá configurar su sistema de telefonía voip a su medida.

2. Escalabilidad y  Ahorro de dinero

La voz ip siempre sale más económica que utilizar sistemas de telefonía convencionales.

ivr

Otra ventaja de la voz sobre ip es que al resultar más fácil su mantenimiento y que el cliente no se tiene que ocupar aquí absolutamente de nada, se ahorra en personal de IT.

La voz ip es además muy escalable. Puede agregar o quitar extensiones y números de teléfono a su gusto.

3. Máxima calidad

La comunicación es vital en el sector inmobiliario. Imagínese que fallo sería si a la hora de tratar con los clientes telefónicamente tuvieramos problemas de cobertura o de conexión. La voz sobre ip brinda la mejor calidad posible actualmente.

4. Música en espera

Es probable que sus clientes no estén muy contentos si tienen que esperar al otro lado. Con música en espera, esta, se vuelve menos horrible. La voz ip brinda la opción de configurar distintas músicas en espera para cuando los clientes esperan al otro lado de la línea.

5. IVR

contratar línea 900

Un ivr hace que su negocio suene más profesional.

Un ivr atiene de primeras a sus clientes y los enruta con el departamento correspondiente. Si además a esto le sumamos la opción que hemos comentado anteriormente de Música en espera, la experiencia de comunicación entre cliente y empresa se beneficia.

Para hacer uso de la voz sobre ip tan solo se necesita de un dispositivo conectado a una red (red de Internet).

Un sistema voip es el que funciona a través de Internet. No requiere de  ninguna configuración avanzada.

grabadora de llamadas para empresas

La telefonía y voz sobre ip ayuda a los agentes inmobiliarios como has podido ver

Cada día los agentes inmobiliarios cuentan con mas herramientas para su trabajo. Desde redes sociales hasta portales para anunciarse. La voz ip es la solución final a todas las comunicaciones del negocio de Real Estate.

Los sistemas telefónicos convencionales no están ya adaptados al volumen de negocio de los sectores inmobiliarios. No aprovechar todas las ventajas que la voz ip puede ofrecer a su negocio sería un grave error en este caso.

La competencia es cada día más dura y por ello es importante entender que, sin inversión inicial en nuestro negocio, no vamos a poder llegar muy lejos.

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Preguntas Frecuentes sobre la centralita virtual

¿Cuál es la mejor oferta de centralita virtual actualmente?

La mejor centralita creemos es la que te ofrece una mayor movilidad. La centralita de Neotel incluye para todos sus clientes la denominada Centralita Móvil con la que te podrás llevar tu centralita contigo estés donde estés y vayas donde vayas, con todas las funcionalidades iguales que con la centralita virtual solo que en tu dispositivo móvil.

También hay que fijarse a la hora de buscar un proveedor de centralitas, una que no contemple permanencias ni sanciones económicas de ningún tipo a la hora de realizar el contrato. La centralita de Neotel es la única que no obliga a nada a sus clientes. Estos pueden disfrutar de nuestros servicios y, si por alguna razón un día deciden marcharse, sin preguntas, son 100% libres de hacerlo.

La mejor centralita es la que te da una mejor escalabilidad. La centralita virtual de Neotel es 100% escalable significando esto que, pongamos tu empresa consta de 5 empleados y por tanto necesitas ahora mismo 5 extensiones, OK, genial, nosotros podemos ofrecerte este servicio. ¿Pero y qué pasa mañana cuando tu negocio siga creciendo y necesites contratar más puestos de trabajo? Con la centralita de Neotel no hay ningún problema ya que el número de extensiones es modificable en cualquier momento pudiendo este ser menor o mayor. Siempre como sea que el cliente necesite. En los negocios hay que tener al menos un mínimo de previsión y la imagen que tenemos ahora de él puede variar en función del tiempo. Y el número de trabajadores igual.

La mejor cetralita es también la que es más fácil para el cliente de configurarla. Una misma configuración podría ser que no nos vaya a servir todo el tiempo. Pues entonces mejor para el cliente contratar una centralita virtual telefónica que resulte intuitiva a nivel de configuración. Además, al contratar la centralita con Neotel ya cuentas con el apoyo técnico y la atención al cliente de la empresa desde el minuto 0.

Debido a que con las centralitas voip virtuales no se necesita comprar nada a priori, este tipo de sistema de telecomunicaciones para las empresas es el que resulta más rentable especialmente cuando nos referimos a las pymes.

grabadora de llamadas

La mejor centralita estamos convencidos que es también la que nunca te falla, ¿verdad?. La centralita virtual de Neotel está disponible 24/7 y desde cualquier parte del mundo que te encuentres. El panel de gestión se utiliza a través de una sencilla página web.

En definitiva una centralita telefónica pretende conectar las llamadas del exterior con una empresa o con las extensiones internas entre si.

La centralita telefónica ha dejado paso a un concepto mejorado: la centralita virtual.

La entrega de llamadas en la centralita virtual ip se realiza a través de internet.

Al final la centralita virtual conserva todas las características de la centralita tradicional:

  • Desvío de llamadas, entrega de las mismas a través de colas, música en espera, menú ivr, etc.
  • Transferencias de llamadas entre las distintas extensiones de la centralita virtual.
  • Buzones de voz.
  • Identificación de las llamadas recibidas en la centralita virtual.
  • Grabación de llamadas.
  • Locuciones a modo «secretar@ virtual» que va encauzando al cliente que nos llama.

La centralita virtual supone en la actualidad la mejor herramientas de trabajo para las empresas.

ivr centralitas

De entre las característica principales de la centralita virtual de Neotel se destacan las siguientes: Click to call me back, Fax virtual, Encuestas telemarketing, Monitorización, Estadísticas de llamadas entrantes y Señalización.

¿Cuánto cuesta una centralita telefónica?

A la hora de contratar una centralita no hay que irse a la más cara ya que esto no significa siempre que sea la mejor. Merece la pena investigar un poco y buscar en internet opiniones de otros usuarios que usan o han usado esa centralita. La centralita virtual telefónica de Neotel es actualmente la mejor relación precio-calidad y puedes consultar más sobre su precio visitando el siguiente enlace.

¿Qué es una centralita telefónica virtual?

La centralita virtual se diseña con las pymes y los autónomos en mente.

centralita voip voz ip

La centralita virtual es un sistema de comunicaciones sin comparación a nada más. Las pymes y autónomos ahorran mucho dinero al hablar en su negocio mediante una centralita virtual, a diferencia de como pasa con una centralita física telefónica.

La centralita virtual ya no es ningún secreto que nos hace ahorrar costes tanto de personal como mantenimiento de equipamiento hardware además de ahorrar en espacio físico.

centralita virtual móvil

Neotel como marca y empresa ha ido creciendo exponencialmente desde su fundación en 2001, implantando cada vez más y mejores servicios y productos para sus clientes. Las soluciones Neotel son las más completas.

Con las centralitas virtuales las empresas pueden gestionar todas sus comunicaciones.

centralita virtual

Todas estas gestiones el cliente las realiza desde su panel web de usuario y no se necesitan de conocimientos previos para ello.

Las centralitas virtuales sirven para gestionar las llamadas de las empresas de todos los tamaños.

Gestiona las llamadas telefónicas de tu negocio y haz de la Centralita Virtual la Tecnología principal en tus Telecomunicaciones

La tecnología Cloud

Las centralitas virtuales funcionan a través del protocolo voip (Voice Over Internet Protocol). Esto, y como ya hemos explicado anteriormente en otros posts, no significa más que la «voz» viaja a través de Internet.

Las centralitas ofrecen una gran variedad de características a sus usuarios que no son posibles con las centralitas físicas. Una de las cualidades que desde Neotel hemos visto que más atrae a nuestros clientes es el servicio de locuciones profesionales. A partir de 7,50 € nuestros clientes pueden obtener para su empresa una locución, que luego podrán configurar a modo ivr o mensaje de bienvenida por ejemplo, que ha sido grabada en un estudio sin ruido, por locutores profesionales, y con distintas características siempre según las necesidades del cliente. Si desea más información acerca del servicio de locución profesional de Neotel puede visitar el siguiente enlace: https://www.neotel2000.com/servicio-de-locucion-profesional/.

Sin embargo las locuciones no son la única característica de las centralitas en la nube de Neotel. Nos gustaría destacar que todas nuestras centralitas ofrecen las siguientes características:

  • Solo necesitará Internet para hacer funcionar su centralita virtual
  • Usted elige el número de extensiones
  • 1 numeración incluida asignada o portada
  • Tarifa plana a fijos incluida
  • Bono minutos a móviles

Además incluye sin coste adicional:

  • Encuestas telemarketing
  • Monitorización, espía y susurro
  • Estadísticas de llamadas entrantes y salientes
  • Señalización fija o dinámica
  • Configuración y autogestión del ivr
  • WebRTC para llamadas por Internet. Audio y videollamadas

Y también si lo desea puede añadir a su centralita virtual:

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La centralita de Neotel integra el sistema de ACD («Automatic Call Distributor») que no es otra cosa que una cola donde monitorizar las llamadas entrantes. Esta cola es inteligente y conecta de forma automatica con la persona responsable y específica para atender esa llamada.

Con la centralita virtual de Neotel se permite a cualquier trabajador funcionar con la misma independiente de dónde se encuentre.

grabadora virtual de llamadas premium Neotel

La centralita virtual de Neotel abre una nueva puerta hacia el futuro de las telecomunicaciones.

2 funciones a destacar del Software Call Center de Neotel y que acortan tiempo

Anteriormente en este mismo blog ya hemos mostrado como el software de call center ayuda a reducir los tiempos de las tareas y a ser más productivos a las empresas que lo usan.

2 formas en que el call center de Neotel ayuda a aligerar los tiempos en las tareas de la empresa

IVR (sistema interactivo de respuesta por voz)

Un ivr robusto contribuye en gran medida a aumentar la productividad de los agentes.

En lugar de transmitir la llamada a un agente de inmediato, el ivr es capaz de segmentarlas, atendiendo a las primeras consultas por parte del cliente y antes de transferir la llamada al agente e incluso en algunas situaciones resolviéndolas por si mismo sin la necesidad de transferir esa llamada.

El sistema de respuesta de voz interactiva es la primera interacción que los clientes reciben cuando llaman a un call center.

Grabación de llamadas

Las grabaciones de llamadas dicen a los administradores de call centers qué es lo que realmente buscan los clientes.

Además ayuda a los centros de llamada a comprender mejor a sus clientes.

Con la grabación de las llamadas los responsables del call center pueden monitorear cuándo un agente está perdiendo a un cliente por ejemplo. La grabación de una llamada tiene una función principal en la formación de los agentes.

Con el software de call center adecuado los agentes pueden realizar las siguientes acciones:

  1. Analizar llamadas pregrabadas.
  2. Escuchar llamadas en tiempo real.

Si los gerentes de los call center desean mejorar la calidad de la atención en las llamadas deben escuchar las grabaciones de estas.

software call center

Neotel ofrece gratis para todos sus clientes el módulo de grabación de llamadas con duración de 2 meses. Para los clientes que deseen almacenar las grabaciones de sus llamadas de forma indefinida, Neotel ofrece el módulo premium de la grabadora virtual. Más información acerca de este módulo aquí: https://www.neotel2000.com/grabadora-virtual-de-llamadas-premium/

Con estas dos cualidades del software de call center las empresas pueden optimizar más y de forma más inteligente sus tiempos sin entorpecer la experiencia del cliente.

grabadora virtual de llamadas premium

Optimizar los tiempos en la empresa significa reducirlo y al mismo tiempo que nuestros agentes sean más productivos en un menor tiempo.

ivr

Es importante entender que en cualquier call center, más importante que plantearse cuánto tiempo necesitan estar hablando los agentes, sería analizar si ese tiempo es realmente tan productivo como es posible o no.

Sistema telefónico VoIP para empresas: todo lo que necesita saber

Un sistema telefónico voip puede aportar muchos beneficios de entre los cuales cabe destacar:

· Llamadas de conferencia: la posibilidad de generar llamadas de videoconferencias puede acelerar el flujo de su equipo y/o con sus comerciales.

· Panel de control en tiempo real: le permite monitorear las actividades de su centro de llamadas en tiempo real sin importar cuán grande sea su equipo.

· Historial de contactos: un historial con toda la información referente a todos sus contactos siempre estará disponible, por lo que no será necesario hacer uso de varios sistemas independientes. Aquí es donde trabaja la integración del CRM de Neotel con la centralita.

· Música y saludos personalizados: ¿desea un saludo personalizado para su negocio? Con Neotel esto no es un problema. Usted mismo puede configurar su saludo personalizado cuando lo desee y de una manera muy fácil.

· Grabación de llamadas: obtienes todas tus llamadas automáticamente y puedes acceder a ellas en cualquier momento y desde cualquier punto del mundo.

Etc.

ivr respuesta de voz interactiva

¿Qué más puede obtener de un sistema telefónico empresarial?

Neotel pone para sus usuarios características de alto nivel para su sistema de voip dirigido a empresas: llamadas de conferencia, ivr, etc.

Los protocolos voip transforman la voz en datos para transmitir esta a través de Internet.

videconferencia y videollamada en la nube

El sistema telefónico voip aporta más ventajas a las empresas de las que en un primer momento quizás podamos imaginar. Si necesita aclarar dudas acerca de la telefonía voip y como integrarla con Neotel en su negocio no dude en ponerse en contacto con nosotros y le asesoramos sin ningún compromismo.

Beneficios, características y definición del IVR (tecnología de respuesta de voz interactiva)

El fracaso o éxito de todo centro de negocios (call center) es responsabilidad del administrador de los agentes. Sin embargo, este rol no deja de ser actuado por una persona real y, como todos, es factible a cometer fallos. Con la entrada del ivr, el administrador de agentes del call center (y por ende los propios agentes) consiguen una poderosísima arma para su labor diario.

Descripción general de ivr

  • El sistema ivr puede dirigir a la persona que llama al departamento más adecuado.
  • Esta tecnología puede recopilar información sobre la persona que llama junto al motivo de la llamada.

Características principales de ivr

1. Enrutamiento automatizado de llamadas

Un sistema ivr puede encaminar una llamada al departamento o agente adecuado, de forma automatica. El sistema es inteligente y es capaz de, a partir de la respuesta que escucha desde el otro lado de la línea, saber qué departamento es el más eficaz para resolver la cuestión y qué agentes están ocupados y cuáles están disponibles.

2. Recopilación de información de llamadas

El sistema de ivr puede recopilar información sobre la persona que llama. También es capaz de entender los motivos por los que esta persona realizó la llamada en primer lugar.

3. Creando saludos / mensajes personalizados

ivr respuesta de voz interactiva

Al usar el sistema de ivr la empresa puede grabar mensajes personalizados para ayudar con la imagen que esta desea dar al exterior.

Beneficios de utilizar el sistema de ivr

1. Servicio económico

Reduce los gastos de una empresa sin perjudicar la calidad de ella. El sistema de ivr nos supone ahorro en personal. Al final se trata de un/a «secretario/a virtual» para nuestra empresa, únicamente que no necesitamos contratar a una persona real.

Estas características pueden reducir el gasto general para personal de una empresa.

2. Resolución de primera llamada y enrutamiento inteligente: mejor crecimiento e imagen de marca más brillante

Si un cliente es capaz de resolver su consulta en una primera llamada, mejorará siempre la imagen que este cliente tiene sobre nuestra empresa. Cuando un posible cliente es capaz de resolver sus cuestiones de una forma rápida y sencilla, sin quebraderos de cabeza, este cliente potencial pasa a ser cliente. Cuando lo mismo sucede con un cliente ya real, este pasa a convertirse en cliente leal.

Con el sistema de ivr no se pierde nada de tiempo en las llamadas.

Es posible realizar un mensaje personal o saludo antes de que el cliente sea transferido a la persona con la que necesita hablar. Esto puede hacer que mejore nuestra imagen de marca como empresa de cara al cliente.

3. Mayor volumen de llamadas en menor tiempo

Con un sistema de ivr la empresa que lo utiliza es más productiva. Sus agentes se evitan tener que atender llamadas que no llevan a nada ya que esto es atendido por el sistema ivr.

Conclusión

Con un sistema de ivr las empresas pueden ahorrar mucho dinero en personal nuevo. También nos ayuda a fidelizar a esos clientes que están con dudas sobre si continuar o no con el servicio. Convertir posibles clientes en clientes reales. Y clientes reales en clientes leales. Dar una imagen mejor sobre nuestra empresa. Ofrecer un servicio 24×7 al exterior.

Características esenciales para cualquier solución de software de centro de llamadas entrantes

Es esencial para un rendimiento óptimo que las siguientes características estén incluídas en su software call center.

1. Informes en tiempo real

Esta característica permite a los agentes conocer datos como por ejemplo el tiempo de espera de los clientes y más.

2. Monitorización

El módulo de Monitorización permite al administrador del call center espiar las conversaciones en tiempo real que los agentes están realizando con los clientes. Esta funcionalidad es muy útil para aplicar técnicas de mejoras a posteriori. Además, nos sirve como formación para nuestros empleados. Por otro lado y gracias al módulo de espía y susurro incluido dentro de la Monitorización, puesto que el administrador es capaz de escuchar una conversación que está sucediendo en este momento, él también puede susurrar lo que crea conveniente en un momento dado a su agente, sin que el cliente al otro lado de la línea se percate de nada.

La función de grabación de llamadas puede grabar todas las llamadas en vivo.

3. CRM incorporado

ivr respuesta de voz interactiva

La centralita de Neotel viene integrada con un potente CRM que nos ayuda a identificar a la persona que nos llama. Cuando en el call center se recibe una llamada, el agente sabe antes de responderla mucha información relevante sobre la persona que llama en cuestión. Esta información puede incluir datos personas del cliente, junto a notas de llamadas pasadas, promos que tiene aplicadas este cliente, etc. Toda esta información aparece mediante una ventana emergente en la pantalla de ordenador del agente que recibe la llamada.

4. IVR

centralita virtual

El ivr de Neotel es 100% personalizable y se pueden añadir tantos niveles como uno desee.

El sistema de ivr permite dirigir a la persona que llama al dpto. adecuado, sin hacerle perder su tiempo, siendo transferido de departamento a departamento.

Razones por las que debes elegir Neotel

Elija su empresa de Telefonía IP con prudencia

¿Por qué debería elegir Neotel?

1. Mayor productividad. Neotel aumenta la productividad de los agentes al suprimir la marcación manual.

2. Seguridad garantizada. Todo el ‘cerebro’ de Neotel incluyendo sus datos personales se encuentran almacenados en los servidores más seguros posible, ubicados en España y con servidores de respaldo. Para que usted, nuestro cliente, nunca se vea sufriendo insufribles cortes en las comunicaciones de su empresa.

ivr

3. Funciones avanzadas a su alcance. Funcionalidades como el CDR de cola, IVR, etc. Todas, características antes exclusivas para unos pocos solo. Ahora con Neotel, al alcance de cualquier bolsillo.

4. Excelente calidad de llamadas. No tiene que preocuparse por la calidad de sus llamadas cuando usted es cliente de Neotel.

5. Precios asequibles. Neotel es la solución de Telefonía para empresas más asequibles de todo el sector. No tenemos competencia. Usted puede consultar nuestros precios en nuestra web y si lo desea puede contactar con nuestro servicio de atención al cliente y le asesoramos gratis y sin compromiso.

Muchas de las soluciones de la competencia pueden parecer a simple vista similares a la nuestra. Sin embargo Neotel es la única solución que se adapta a las necesidades de cada cliente en cuestión por lo que si su empresa crece o se reduce, su sistema de telefonía puede crecer o disminuir también.