El IVR beneficia a grandes y pequeñas empresas por igual

Los beneficios del ivr en las empresas variarán según la forma en como se implemente. Sin embargo hay una serie de ellos que son comunes siempre para todo el mundo:

Manejar el alto volumen de llamadas con facilidad: El ivr de Neotel permite que los clientes cuando llamen nunca sepan si tu empresa está pasando en ese mismo momento por un altísimo volumen de llamadas. Con el ivr su empresa es capaz de gestionar un alto volumen de llamadas. Sin este, para ser capaz de gestionar tan alto volumen, sería necesaria la incorporación a plantilla de demasiados trabajadores con el consiguiente aumento del costo.

Comodidad para el cliente: Con el ivr los clientes conseguirán tratar con la persona adecuada para llevar su gestión particular en la misma llamada.

Los clientes también son capaces de contactar con su empresa independientemente de si se trata de día festivo o no.

Imagen profesional: Para las empresas pequeñas el sistema de ivr funciona a modo de permitirles enmascarar el tamaño real de la misma. Cuando un cliente nos llame, no tendrá forma de imaginarse cuánto de pequeños o grandes somos en realidad.

Reducción de costos: Una de las razones por las que las empresas adoptan por primera vez el sistema de ivr es la expectativa en la reducción de costos.

Las empresas pueden confiar al sistema para las tareas rutinarias y dejar a los Técnicos y Especialistas para las gestiones de mayor importancia.

IVR es un sistema de respuesta de voz interactiva con la que este mismo sistema es capaz de forma «inteligente» de lidiar con tareas propias de clientes, sin necesidad de la intervención de una persona humana, con el correspondiente ahorro en coste que significa.

4 maneras en que la Tecnología de Call Center mejora cualquier oficina

Cuando las empresas empiezan a preocuparse por recopilar todo el software necesario para el día a día, lo usual es que se acuerden del crm, el programa para la gestión de la contabilidad de la empresa, etc. Sin embargo hay otro tipo de herramientas que cualquier oficina que pretenda crecer de verdad necesita incorporar a su día a día, o si no, esto no va a suceder.

A continuación vamos a mostrarte 4 maneras en que la tecnología de call center ayudan a tu oficina:

1. Mensajes de texto

Los mensajes de texto vía sms son la forma más eficaz para estar en constante comunicación con tus clientes. Ya sea que necesitas enviar un recordatorio de citas, una promoción o una oferta.

2. IVR (Respuesta de Voz Interactiva)

Los ivr facilitan y mucho la vida de los agentes. Pero es que también incorporan grandes beneficios de cara al cliente al no tener este que estar esperando a que alguien pueda atender su llamada y por el contrario gracias al ivr el cliente mediante la pulsación de teclas en su terminal puede ir avanzado sobre lo que necesita, para finalmente ser transferido y atendido por la persona adecuada. Sin necesidad de estar dando tumbos de un departamento a otro y con la pérdida de tiempo que conlleva.

3. Marcadores

De los dialers que usa Neotel que son 3: marcador progresivo, marcador predictivo y Robot call, te recomendamos que veas el siguiente vídeo donde Neotel informa sobre cuáles son las diferencias existentes entre los tres tipos de marcación telefónica.

4. Grabación de llamadas

El módulo de grabación de llamadas puede quizás a algunos parecerle algo raro. ¿Por qué necesitas y debes grabar las llamadas tanto entrantes como salientes en tu empresa? Pues por una mera cuestión de mejora de calidad en plantilla. La única forma que hay para mejorar como agente operador es con una formación en la que se corrijan los fallos que se cometen. Con el sistema de grabación de llamadas de Neotel esto es posible. «¿Para qué más me puede servir además de para escuchar las conversaciones de mis agentes?» Por motivos de seguridad. Seguro que no es la primera vez donde te has visto en una situación en la que un cliente asegura que se le ha comunicado una información por teléfono que el agente que le atendió la niega. Bien. Ahora con el grabador de llamadas de Neotel esto ya no va a ser ningún problema nunca más.

Las empresas cada día migran más su tecnología empresarial al sistema de call center de Neotel. Pero si aún estás con dudas sobre si nuestras herramientas de telefonía puedan ser o no beneficiosas para tu negocio, aquí tienes 4 grandes razones de peso para terminar de decidirte.

¿Cuáles son los elementos esenciales en Tecnología de Call Centers?

Discutamos un poco más sobre las tecnologías en los call centers:

Tecnología de call center – ¿Dónde se encuentra su negocio?:

La tecnología de call center evoluciona día a día. Ya sea que va a partir de 0 o por el contrario ya tiene su call center constituido, pero con carencias a nivel de software profesional y lo que necesita es cubrir estas carencias adaptando sus herramientas y software, a la hora de buscar una empresa que ofrezca sistemas de call center y software para call centers es muy importante realizar antes un estudio previo, en este caso el cliente que desea contratar, y preguntarse uno a uno mismo aspectos tales como «¿dónde quiero llegar?», «¿cuáles son mis metas?».

Reportes y Análisis en tiempo real:

No todos los software para call centers del mercado dan información en tiempo real al usuario que lo gestiona, con datos verídicos y/o gráficas. Las herramientas de call center de Neotel integran todo esto y mucho más. Porque en Neotel sabemos que para un call center no basta únicamente no tener el mejor software para trabajar, por muy eficaz que sea este en términos propios de que realiza la tarea para la que ha sido diseñado. Además, en Neotel sabemos que los usuarios del software call center quieren acceder a reportes detallados donde pueden analizar todo sobre su trabajo.

Inteligencia Artificial:

La IA se puede usar para mejorar la experiencia de usuario del cliente.

Autoservicio:

Hoy en día los clientes no buscan ayuda para sus problemas. Ellos mismos quieren solucionarlos sin dependencia externa. Con sistemas como el ivr los clientes pueden resolver sus dudas aclarándolas sin necesidad de depender de nadie más.

A las personas no nos gusta esperar. Con la opción del ivr, pulsando un botón el cliente puede aclarar su consulta de una forma rápida.

Marcador predictivo:

Se usa un sistema marcador predictivo para automatizar la acción de realizar llamadas salientes a un listado de números que previamente se carga en el sistema. El sistema de marcación predictiva es capaz de calcular que agente se va a quedar disponible para atender la llamada una vez se consigue conectar con alguno de los teléfonos destinatarios.

CRM (gestión de la relación con el cliente):

Con un call center su personal entrará en contacto con un gran número de personas. Administrarlos de forma efectiva con un programa de gestión de los contactos es una manera muy eficaz de hacer esto. Diariamente será necesario acceder a los datos de los clientes y con un programa crm estaríamos contando con la más avanzada tecnología de gestión de clientes que existe hoy en día.

¿Cómo solucionar los problemas de comunicación en la relación empresa-cliente?

Con el software de call center de Neotel, cuando tu empresa recibe llamadas, estas son primero enrutadas en base a según que opciones el cliente pulsa al tratar con nuestro ivr para entonces que la llamada sea transferida al agente adecuado.

¿Necesitas una numeración telefónica? Con Neotel es muy sencillo conseguir un número de teléfono ya sea nacional o internacional. Local o de cualquier otra provincia. Si por el contrario ya cuentas con tu propia numeración y no quieres perderla desde Neotel te ayudamos con todo el proceso de la portabilidad para que puedas seguir conservando tu número de teléfono y sin preocuparte de nada. Todo esto de la manera más rápida que te puedas imaginar.

¿Aún no conoces las ventajas de las líneas webrtc de Neotel? Pues por si no lo sabías, puedes solicitarnos una prueba totalmente gratis para ver cómo funciona el sistema. Ya te aseguramos que te va a encantar.

La competencia de empresas que ofrecen software para call center es enorme. Y esto no tiene por qué ser algo necesariamente malo para nadie. Tú, como futuro cliente que estás ahora interesado en software call center, es necesario que antes de decantarte por contratar con una empresa u otra estudies bien su software, incluso si es posible solicitar una demo gratuita y también investigar un poco online para ver qué es lo que dicen los demás usuarios sobre esa empresa.

Conozca todas las ventajas del software call center de Neotel

Al contratar el software call center rompemos todas las barreras entre el público general y nuestra empresa.

¿Quiere saber cómo exactamente nuestro call center va a ayudar a su empresa? Solo tiene que contactarnos ahora mismo y estaremos encantados de resolver todas sus dudas

No importa el tamaño de su empresa. Nuestro software call center se adapta a todos los públicos.

¿Qué es el IVR?

Los sistemas ivr fueron diseñados ya en los años 80 aunque no es hasta el año 2000 cuando dan el salto definitivo en las empresas. A día de hoy es muy raro encontrar una empresa que no haga uso de este sistema en su negocio. Sin embargo cuando a un ivr se trata existen una serie de cuestiones que son importantes conocer y tratar y estas son las que en este artículo vamos a dar a conocer.

Interactive Voice Response o IVR es un sistema de menús de opciones desde el cual una secretaria virtual que en realidad se trata de una locución, dirige a la persona que llama mediante un panel de opciones consistente en pulsar teclas numéricas en el teléfono, para con esto conseguir finalmente conectar a la persona que llama con el departamento o agente correspondiente.

Cómo asegurar que las personas no odien tu experiencia de ivr

Al crear un menú de ivr es imperativo (sino aconsejable) seguir las pautas que se indican a continuación.

Cuando alguien llama, definitivamente lo que está buscando es una solución. No quieren perderse en un laberinto de opciones.

Los nuevos sistemas de ivr permiten la inclusión de menús anidados. Sin embargo debemos tener cuidado a la hora de configurar múltiples niveles. Si caemos en el error de crear demasiadas opciones dentro de demasiados niveles y subniveles entramos en riesgo de marear a la persona que nos esta llamando y que este abandone la comunicación colgando el teléfono.

Música de espera

Piense en la música que mejor representa a su empresa. Cuando una persona está relajada su corazón late aproximadamente a 80 latidos por minuto por lo que una música bien escogida tomará ese mismo efecto calmante en la persona que esta al otro lado de la línea.
Comience con un mensaje de bienvenida que guíe a la persona que llama, por ejemplo: «Su llamada está en espera y se responderá…» con la música de fondo.
Se ha comprobado que la música de espera puede hacer más paciente a la persona que espera. Eligiendo una correcta música de espera ayuda a la persona al otro lado de la línea a que su experiencia sea más agradable.

Flujo de ivr

Para la persona que llama, quizás necesite contactar con un agente lo antes posible. Es importante que dentro de nuestro ivr demos a los clientes la opción de poder abandonar el mismo para ser transferido a una persona real lo antes posible:

Mantenga los comandos existentes. Si 9 le regresa al menú anterior, debería ser igual para todos los niveles.
Si la persona que llama está ingresando una entrada no válida, haga un par de intentos antes de ponerlo con una persona en vivo.
Para el primer nivel usa 4 o menos opciones. Para el segundo y tercer nivel usa 3 o menos. Menos tiempo en cada nivel seguido de un menú intuitivo indica a la persona que llama que la empresa se preocupa por esta y por su problema.

Un mensaje de saludo

Evite el uso de jergas.
Intenta evitar saludos demasiado largos. No ayudan a la persona que espera. No hay que olvidar que al final del día estos llaman con la intención de hablar con una persona real y no con una máquina.
Mensajes cortos y claros.

Los menús de los sistemas ivr generalmente reproducen una locución junto con un menú de opciones. La idea básicamente es, a través de las opciones que marque el llamante, enrutarlo hacia el departamento o persona adecuada para solucionar su problema o atender su situación.

2 características del Software Call Center de Neotel que no dejarás pasar por alto

Aquí están las dos cualidades que todo software call center que se precie debe tener y que los clientes de Neotel demandan más a la hora de usar su herramienta:

IVR (Respuesta de Voz Interactiva)

El ivr es muy cómodo para mostrar locuciones pregrabadas a los clientes cuando se les llama a estos. Gracias al ivr, los clientes cuando llaman son transferidos automáticamente con el agente adecuado para tratar con su asunto.

Función de grabación de llamadas

Esta función es muy necesaria para aumentar el nivel de calidad en cuanto al servicio de atención al cliente se refiere. La grabación de llamadas también es muy útil para cuando se necesita comunicar algún tipo de información a un cliente para que este acepte o no, y que quede todo registrado y grabado, incluyendo tanto la comunicación como la aceptación o negación por parte del cliente.

La Centralita Virtual es el paso más lógico para pasar de PYME a gran competidor

La Centralita Virtual permite atender varias llamadas de forma simultanea. Con ella, ya no existen excusas en tu empresa para que se queden llamadas sin atender.

La imagen es muy importante para cualquier empresa. Ya por no hablar de la Atención al Cliente. ¿Qué crees que va a suceder cuando 5 clientes estén llamando de forma simultanea a tu empresa y tú no tengas infraestructuras para poder atenderlas todas?

La Centralita Virtual de Neotel te permite recibir múltiples de manera simultanea

Con funcionalidades como las del IVR, la Centralita Virtual facilita las cosas y nos acerca más y mejor a los clientes. Gracias a intuitivos menús de opciones los clientes que llaman a nuestra empresa pueden decidir con qué departamento desean contactar: Atención al Cliente, Comercial, Soporte, Contabilidad, Dirección, etc.

¿Necesitas una Secretaria Virtual? Pues con la Centralita Virtual de Neotel ya tienes una

A ningún cliente que llame a nuestra empresa le va a gustar tener que esperar, esto es obvio. Aunque con una música de espera, esta ya resulta mejor. ¿Cierto? Gracias a la centralita de Neotel usted puede configurar la música en espera que desee para que sea escuchada por sus clientes.

El tiempo pasa más deprisa cuando escuchamos música que cuando hay silencio. Dependiendo de la imagen que usted quiera dar a sus clientes cuando llamen, usted puede elegir una música u otra.

Configurar la música de espera en la Centralita Virtual de Neotel es muy sencillo

Configure un mensaje de bienvenida que resulte profesional. Esta es otra de las ventajas de disponer de una centralita virtual en su negocio.

No basta con que el cliente escuche cualquier mensaje de bienvenida. Si queremos mostrar una imagen profesional, nuestro mensaje deberá ir acorde a esta imagen.

Configura mensajes de bienvenida con la Centralita de Neotel

Con la Centralita Virtual demostramos una imagen de profesionalidad cara al mundo exterior. Únicamente ya con el mensaje de bienvenida ya estamos ayudando a crear esa imagen de profesionalidad.

Con la Centralita Virtual de Neotel su empresa verá cómo se multiplican las ventas

Para los usuarios cuando llamamos a una empresa y escuchamos un mensaje de bienvenida y una música de espera, inmediatamente relacionamos esta imagen con la de una gran empresa. No importa si nuestra empresa tan solo tiene 3 empleados. Tan solo con estas pequeñas características ya estamos mejorando la percepción que los clientes van a tener sobre nuestro negocio. Y la imagen es, como ya hemos dicho antes, realmente importante en el mundo laboral actual.

Asociamos los mensajes de bienvenida, música de espera y menús de opciones a las empresas grandes.

En nuestra mente todos tenemos la idea preconcebida esa, de que solo una empresa que es grande realmente es la que va a tener este tipo de características en la Atención telefónica a sus clientes.

La única forma de mejorar la experiencia de los usuarios en las llamadas es con una centralita virtual como la que Neotel brinda.

Cuando el método de comunicación entre empresa y clientes es el teléfono, tenemos que asegurarnos de estar en primera línea y hacer uso de la más avanzada tecnología que exista en el mercado. Si realmente deseamos diferenciarnos de nuestra competencia.

Si en su empresa usted ya cuida detalles como los olores, la limpieza del lugar, etc., ¿por qué no mejorar ahora su Atención Telefónica con sus clientes?

En España existe un muy elevado porcentaje de PYMEs respecto al porcentaje de grandes empresas. A veces no es fácil hacerse un hueco en el mercado. Sin embargo con la Centralita Virtual estamos ganando un extra.

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