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Evita las llamadas perdidas con las estadísticas de llamadas entrantes

Cada llamada que entra a una empresa significa dinero y percepción del cliente. Por eso, es importante que la mayor cantidad de clientes posibles puedan comunicarse efectivamente. No importa si hablamos de un banco, una cadena de tiendas o un negocio personal, la comunicación de los clientes debe ser sencilla, fluida y efectiva. Afortunadamente, este aspecto técnico puede mejorarse con la centralita virtual y, sobre todo, con las estadísticas de llamadas entrantes.

Mejorar la comunicación es posible desde la empresa con un poco de información y estrategia. Lo primero se consigue gracias a la telefonía IP y su capacidad de generar datos sobre las llamadas que entran a la compañía. Lo segundo, se logra con un ejercicio de análisis de esos datos que se ven en las estadísticas. Sobre todo, es importante analizar la cantidad de llamadas perdidas. Lo que verás a continuación, te ayudará a potenciar tu negocio, a mejorar su imagen y por supuesto, a incrementar la oportunidad de generar más dinero.

Llamadas perdidas: una estadística vital

La centralita virtual telefónica permite conocer mucho sobre cómo fluyen las llamadas que son recibidas en una compañía. Sus estadísticas, dan cuenta del trabajo de los teleoperadores o encargados, pero también dan pistas sobre el comportamiento de los clientes al llamar. Precisamente, uno de los indicadores que permiten conocer cómo está la calidad de la atención es el de las llamadas perdidas.

Una llamada perdida es aquella que entra al teléfono de la compañía pero que no llega a ser atendida por un teleoperador. Por lo general, esto ocurre porque los clientes se cansan de mantenerse mucho tiempo en la lista de espera. Conocer la cantidad de llamadas perdidas es importante: revela si la empresa es efectiva para atender a un número mayor de usuarios. Apuntar a una mayor atención es lo deseado, siendo prueba de productividad.

Reducir la cantidad de llamadas perdidas es un asunto estratégico para cualquier empresa. Muchas personas que tienen negocios no entienden lo importante que es esto. Algunos ni siquiera están informados de cómo ocurren las llamadas que llegan al negocio. En realidad, tener esta información permite a las empresas mejorar su atención e incrementar sus ganancias. Ahora bien… ¿Se puede tener esos datos? … La respuesta es un rotundo si, siempre que se use una centralita virtual telefónica.

Las llamadas perdidas nunca son buenas

Si el emprendedor se coloca en los zapatos del cliente puede entender mejor lo negativas que son las llamadas perdidas. Cuando los consumidores llaman a una empresa nueva para comprar un producto o servicio, esperan que el acceso a dicha compañía sea sencillo. Si se encuentran con que es difícil contactar, evidentemente se cuestionarán si es bueno cerrar un negocio con esa firma. Esto es equivalente a colocar obstáculos a los clientes para comprar… ¿Qué empresa desea eso?

Además, es importante pensar que cada llamada perdida podría ser la de un cliente que quiere comprar el producto. Es decir, que no atender la mayoría de llamadas posible, implica una pérdida de oportunidades valiosas para generar más dinero. Por todo eso y mucho más, todo negocio que vende utilizando un número telefónico, debería verificar las estadísticas de llamadas entrantes. Esta es una forma de crear estrategias que mejoren la atención ofrecida a los consumidores.

Mejorar la atención y el flujo de ventas telefónicas es sencillo cuando se identifican algunos patrones de conducta de los clientes. Esto se puede hacer verificando las llamadas perdidas y también otros indicadores que ofrecen las estadísticas de llamadas entrantes. Si te preguntas “¿Qué es una centralita virtual?” O “¿Para qué sirve?” pues ya puedes ver que es más importante de lo que se cree.

¿Cómo utilizar las estadísticas de llamadas entrantes para mejorar?

Una vez que un emprendedor contrata su centralita virtual y comienza a verificar las estadísticas puede reorganizar el trabajo. Por ejemplo, si se observa que ocurren muchas llamadas perdidas a una hora o un día determinado, entonces lo aconsejable es orientar el trabajo a esos lapsos de tiempo. Con esta información, se puede establecer el tiempo de descanso para otra hora y así poder atender a más clientes de forma efectiva.

Otra medida para frenar las llamadas perdidas pueden ser tratar de reducir el tiempo de conversación con los clientes. El objetivo es conversar menos, pero con una atención cordial y efectiva, solucionando los problemas de los usuarios o vendiendo más. Un vendedor también podría llegar a la conclusión de habilitar a otro encargado para que le ayude a atender las llamadas entrantes. En todo caso, ya sabes que en Neotel tenemos una centralita virtual eficiente y novedosa que te permitirá resolver muchos problemas.

Las estadísticas de llamadas entrantes te dan claves sobre tu negocio

La contratación de una centralita virtual tiene varios aspectos positivos desconocidos por el emprendedor promedio. Uno de ellos, es la capacidad de conocer cómo ocurre la comunicación telefónica de los clientes que hacen contacto con su empresa o negocio. A decir verdad, esta es información valiosa que podría definir el crecimiento comercial y como cualquier fuente de datos, suele ser bastante aprovechable. Aquellos que desde ya se preguntan como obtenerla, la respuesta es sencilla: Estadísticas de llamadas entrantes.

La centralita virtual es un software que permite profesionalizar la comunicación, migrarla a telefonía IP y controlar todas las llamadas entrantes y salientes, entre otras tareas. Parte de ese control es posible gracias a que este programa puede conocer como ocurre cada contacto, guardar la información y procesarla de forma que cualquier empresario o encargado, pueda utilizarla.

Estadísticas de llamadas entrantes: Conoce como ocurre la comunicación

La mayoría de las personas asocia la centralita virtual únicamente con el call center. Ciertamente, este es su origen, pero en la actualidad, este es un programa que sirve para todo negocio. Y como toda actividad comercial implica un flujo de comunicación, el mismo puede ser cuantificado para ser abordado más a fondo y de forma estratégica. Precisamente, esto es lo que se conoce como estadísticas de llamadas entrantes.

Las estadísticas de llamadas entrantes grafican todo lo que ocurre en el día a día de la comunicación de una empresa. Por ejemplo, este módulo de la centralita virtual permite conocer cuántas llamadas ingresan al teléfono de la compañía, sin importar si es uno solo, o si se trata de varios dispositivos. Esto permite saber cuántas personas están llamando y a qué horas. Esto no es solo útil para empresas con call center, sino también para negocios pequeños con uno o pocos encargados.

Las estadísticas de llamadas entrantes también permiten conocer cuántas llamadas se caen, quedan en lista de espera o si son colgadas. Todos estos parecen datos muy técnicos, pero tienen una utilidad increíble. Solo se necesita analizar un poco los números, para generar mejores soluciones, incrementar la atención y buscar un mayor flujo de ventas a partir de esas acciones. Hay que recordar que la comunicación es clave para generar oportunidades de negocios y, por lo tanto, requiere ser pensada.

¿Cómo puedo usar las estadísticas de llamadas entrantes a mi favor?

Existen muchos ejemplos de cómo las estadísticas de llamadas entrantes pueden ser utilizadas para mejorar un negocio. Por ejemplo, si los datos sugieren que más personas llaman a determinada hora, lo correcto es que el emprendedor se dedique a atender las llamadas justo en esos espacios de tiempo. En realidad, estar más disponible cuando hay mayor flujo de clientela es una estrategia que funciona tanto en un call center, como en una tienda física, por lo que es funcional para cualquier tipo de emprendimiento.

Otra de las ventajas de las estadísticas de llamadas entrantes, es que registra y presenta datos sobre el rendimiento individual de los teleoperadores. Supongamos que una compañía tiene a tres personas encargadas de atender los pedidos de los clientes. Con la centralita virtual, un dueño de negocio puede saber a ciencia cierta si estos encargados realizan su trabajo adecuadamente… ¿Cuelgan las llamadas? ¿No las contestan? Todo esto es verificable.

También se pueden utilizar las estadísticas telefónicas para saber si las estrategias de marketing digital están funcionando. Cuando un emprendedor maneja una página web oficial y redes sociales del negocio, lo hace con el objetivo de que estas generen más llamadas y negocios cerrados. Precisamente, los datos de llamadas entrantes pueden dar una idea sobre si las estrategias publicitarias están generando más contactos, o si, por el contrario, no están bien orientadas.

En Neotel tenemos la mejor centralita virtual para PYMEs

La idea de que los softwares de comunicación empresarial son solo para empresas grandes con call center ha quedado en el pasado. En Neotel tenemos una centralita virtual para PYMEs, porque sabemos que incluso las empresas más nuevas y pequeñas pueden sacarle provecho a esta tecnología. Este programa no solo permite controlar las comunicaciones y, de hecho, es una herramienta muy poderosa para el marketing y la organización de las actividades comerciales.

A las estadísticas de llamadas entrantes se debe sumar la grabadora de llamadas, como otro elemento para el control de la atención al cliente. No obstante, nuestro software innovador tiene otras herramientas de utilidad, como el automarcador, la plataforma de envío de SMS masivo, el robot call, el CRM, el IVR y muchas otras soluciones. En Neotel te ayudamos a construir tu empresa con el prestigio, la confiabilidad y la tecnología necesaria para dar el salto de calidad desde el principio.

Estadísticas de llamadas entrantes: Conoce más de tu negocio con ellas

Las comunicaciones telefónicas de una empresa son más importantes de lo que parecen. En ellas se encuentran claves fundamentales del negocio y de los clientes. Por eso, muchas compañías migran a la telefonía IP y compran centralita virtual. Este es un programa que permite controlar toda la comunicación y eso ocurre sobre todo gracias a las estadísticas de llamadas entrantes.

La centralita virtual unifica el flujo de llamadas y lo hace analizable. Allí en donde un comerciante ve un simple conteo de llamadas entrantes, otros ven estrategias, organización laboral y mayor disponibilidad para las ventas. Por supuesto, para ello es fundamental traducir las estadísticas en favor del negocio y convertir la información, en beneficios.

El potencial de las estadísticas de llamadas entrantes

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes son una serie de datos sobre el comportamiento de la comunicación telefónica en la empresa. Por lo general, estas se centran en las llamadas entrantes, aunque el sistema permite ver el comportamiento de los contactos que salen de la compañía, es decir, las labores de telemarketing.

A decir verdad, el análisis del flujo de llamadas entrantes es el que nos puede dar mayores pistas a la hora de mejorar un negocio. Esto es así, porque es en el centro de atención o en este tipo de contactos en donde se pueden verificar algunos patrones de los clientes que son, al fin y al cabo, los consumidores. Por supuesto, tener información de quienes consumen es probablemente lo más importante para cualquier compañía.

Quizás con los datos de las estadísticas de llamadas entrantes no se pueden elaborar estrategias comerciales de lujo. No obstante, sí se pueden saber muchas cosas que permitan dar algunos toques técnicos a la gestión del emprendimiento. Poco importa si este es grande o pequeño.

Conociendo el flujo de llamadas

A grandes rasgos, lo que se puede apreciar en las estadísticas de llamadas entrantes es cómo ocurre el flujo de llamadas. De hecho, esto se puede observar a detalle. Por ejemplo, este módulo permite ver cuántas conversaciones telefónicas ocurren por cada hora. Pero, además, se puede observar también cuántas llamadas no son atendidas.

Mejor aún, se pueden observar los datos de un mes y contrastarlos con otro. También un emprendedor podría saber a que hora y en que días de la semana hay más llamadas de potenciales clientes. Tener este dato es importante, porque le indica al empresario cuando debe estar más atento a su teléfono. Si este es mucho más detallista y estratégico, podría contrastar esto con el número de ventas que registra.

El hecho es que conocer el flujo de llamadas dice mucho del negocio propio y también, de los clientes que lo rodean. Al no conocer esta información, es natural cometer errores como no estar disponible a ciertas horas cuando más clientes llaman. Con una simple línea telefónica no se puede saber cuántas personas se comunican con la empresa mientras se desarrolla otra llamada. Pero al contar con programas para realizar llamadas en call center, se puede saber cuántos clientes llaman con exactitud.

Conoce el alcance real de tu empresa

Conocer las estadísticas de llamadas entrantes permite tener cierta idea de cuántos clientes están interesados en el producto. Por ejemplo, si se conoce el número de personas llaman en un mes, se puede establecer cual es el impacto que tiene el negocio. También esto da una idea de cómo funcionan las campañas de marketing por internet y demás esfuerzos de mercadeo.

Por lo general, estos son aspectos en los que los emprendedores suelen estar perdidos. Podríamos entender estas estadísticas como algo similar a las métricas de redes sociales, pero relacionadas a las llamadas telefónicas. Este es un gran dato, porque en una red social puede haber mucha gente que solo entra por curiosidad. Pero cuando hablamos del teléfono, quien contacta es gente que al menos tiene interés en el producto que se ofrece.

Si se contrastan las estadísticas de un mes con respecto al otro, es factible analizar si las campañas de marketing están funcionando adecuadamente. Tener información cuando se vende algo es fundamental y esta es una fuente de datos para nada despreciable. Lo mejor es que permite organizar el trabajo para obtener más ingresos.

Estadísticas de llamadas entrantes: organizando el trabajo

Una de las mayores utilidades de las estadísticas de llamadas entrantes es que permiten realizar cambios necesarios en la atención al cliente. Por ejemplo, si una empresa recibe más llamadas a las horas del mediodía, cuando los encargados toman su descanso, es posible realizar algún cambio para atender todo el flujo que ocurre en ese momento. Esto solo se puede entender cuando se verifica este módulo.

Conocer cuándo y cómo ocurren las llamadas permite adecuar el trabajo para mejorar la atención. Cabe destacar que mejorar la atención telefónica de cualquier tipo de negocio trae como resultado mejor percepción y por supuesto, más ventas. Esta es la mejor forma de convertir a los clientes en multiplicadores de la marca.

De hecho, esta es la forma bajo la cual trabajan los call centers de las empresas más grandes del mundo. Conocer las estadísticas de llamadas entrantes de un negocio en ascenso, también podría indicar sobre la necesidad de contratar a alguien que atienda pedidos o a los clientes. La idea es poder cubrir con la demanda para maximizar las ganancias.

Llamadas perdidas: Un dato valioso

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes de la centralita virtual no solo permite conocer cuántas llamadas entrantes efectivas se registran. Probablemente, algunos de los datos más importantes de esta herramienta son aquellos que dan cuenta del número de llamadas que no logran ser exitosas. Nos referimos a las llamadas perdidas.

Las llamadas perdidas son aquellas que el cliente abandona antes de entrar en contacto con la empresa. Cuando estas son muchas, se evidencia un problema estructural de atención a la clientela. Poco importa si estas ocurren porque las líneas están ocupadas, o por cualquier otro motivo: siempre son una mala referencia para cualquier actividad comercial.

Si una empresa registra muchas llamadas perdidas hay algo que se está haciendo mal con la comunicación telefónica. Esto equivale a ser poco disponible, lo cual es una de las cosas que los dueños de negocios deben evitar proyectar. No ocurre solo con las compañías prestadoras de servicios y también debe ser considerado por comercios online. La buena noticia es que conocer esta información permite hacer los ajustes necesarios.

Llamadas en cola: también cuentan

Las llamadas en cola son aquellas que entran por el IVR pero que aún no son atendidas. Por lo general, estas ocurren porque todos los agentes telefónicos de un call center están ocupados atendiendo a otros clientes. El problema de estas es que suelen convertirse en contactos perdidos.

De igual forma, conocer este dato permite adecuar el trabajo empresarial para proporcionar una mejor atención a la clientela. La centralita virtual tiene la capacidad de mostrar esta información en tiempo real, lo cual es una gran ventaja. Si un negocio tiene una cola de llamadas lo correcto es que adapten su trabajo para evitar que esto ocurra. Una forma de hacerlo es tener a más teleoperadores durante las llamadas “horas pico”, es decir, cuando más llaman los clientes.

Lo mejor de contratar un software de call center es que permite a las empresas contar con un IVR. Este sistema automatizado que da la bienvenida a los clientes, les pide datos y los conduce por el menú de opciones permite ganar tiempo. De esta forma, el cliente tiene un aliciente para mantenerse en la llamada, mientras los operadores atienden llamadas previas. Es decir, que un negocio puede mejorar su atención con solo comprar centralita virtual.

Otros implementos de la centralita virtual

Las estadísticas de llamadas entrantes permite explorar detalles sobre la atención que ofreces desde tu negocio. No obstante, este módulo es apenas uno de los más básicos de la centralita virtual. En realidad, este programa cuenta con un sinfín de soluciones telefónicas para los comerciantes y emprendedores, tales como:

Lanzadores de llamadas: Son ideales para aumentar la productividad en los departamentos de llamadas salientes. Si un negocio necesita proporcionarse de una forma más directa, estos sistemas permiten hacerlo a partir de opciones automatizadas.
IVR: La respuesta de voz interactiva es el sistema con el que solemos interactuar al llamar a cualquier call center. Este cumple muchas funciones y además garantiza espacios para la divulgación de publicidad y encuestas de telemarketing a cada cliente que llama a la compañía.
Grabadora de llamadas: La grabadora de llamadas permite mantener un registro de todas las conversaciones comerciales que ocurren en la compañía. Esto sirve para conocer la calidad de la atención que ofrecen los operadores telefónicos. A su vez, esta herramienta garantiza cumplir con ciertos requerimientos legales referentes a la protección de datos y de los consumidores.

En Neotel tenemos una de las centralitas virtuales más innovadoras de España e Hispanoamérica. Su coste es muy barato, no implica instalaciones complicadas ni la compra de equipos adicionales. Tenemos los precios más competitivos del mercado y las funciones más actualizadas para hacer de tu empresa, la que mejor se comunica con sus clientes.

Estadísticas de llamadas entrantes: Datos de lujo para empresas

Contratar un servicio de centralita virtual permite entender como ocurre toda la comunicación comercial de una empresa para mejorarla. Aspectos como el flujo de llamadas, las horas en que ocurren, su duración y la gestión de quienes las atienden, pueden visualizarse gracias a este software. Todos esos datos se reflejan en las estadísticas de llamadas entrantes.

Por supuesto, estos datos tienen mucha utilidad tanto para la atención al cliente, como para conocer el impacto comercial de las empresas. De hecho, hoy en día emprendedores y comerciantes le dan mucho más valor a este tipo de datos que en el pasado.

¿Qué son las estadísticas de llamadas entrantes?

La centralita virtual o software de contact center es básicamente un programa que permite unificar toda la comunicación de las empresas. Poco importa si una compañía tiene un solo encargado de atender las llamadas, o una gran sala de call center. Este aplicativo permite profesionalizar la comunicación telefónica.

Una de sus ventajas particulares es que nos permite visualizar cómo ocurre el flujo de llamadas que entra hacia la compañía. Para ello, el programa organiza toda la información en gráficos fáciles de analizar y esto es el módulo de estadísticas de llamadas entrantes.

Como toda la comunicación está unificada puede ser fácilmente cuantificada. Además, el solo hecho de trabajar con la centralita móvil y tener telefonía IP hace que el proceso de recolección de datos sea más sencillo. Esto es como tener una radiografía de todas las llamadas comerciales que entran a una compañía.

¿Cómo es el módulo la estadística de llamadas entrantes?

El módulo de estadística de llamadas entrantes es un panel que muestra todo el desarrollo de las comunicaciones. Los datos cuantificables se muestran de forma clara, desglosada y separada para poder analizarlos. Esto equivale a tener una radiografía de cómo ocurre el flujo de contactos hechos por los clientes y usuarios.

Este panel además es interactivo, permitiendo al emprendedor verificar datos específicos, separados y organizados de distinta forma. La idea de tener todas estas estadísticas y poder interactuar con ellas es hacer análisis sobre cómo va la comunicación empresarial a nivel telefónico, para mejorarla.

A partir del análisis y seguimiento de la estadística, las empresas pueden generar mecanismos para fomentar una comunicación telefónica más fluida. Pero yendo más allá, este módulo incluso podría proporcionar información valiosa a nivel comercial para los emprendedores.

¿Qué datos muestran las estadísticas de la centralita IP?

Básicamente, todos aquellos relacionados con el flujo de llamadas. Esto es la cantidad de llamadas entrantes recibidas, su distribución durante el horario laboral, y otros por el estilo. Quizás los más relevantes son aquellos relacionados con la productividad de una compañía en cuanto a la atención ofrecida a sus clientes.

A partir de este módulo se puede saber, por ejemplo, cuantas llamadas entran a la empresa durante cada día, cuantas de estas son atendidas y también contabiliza aquellas que son colgadas. Es decir, que incluso se pueden obtener datos de contactos que no son atendidos.

Tener la capacidad de contar con este flujo constante de datos en tiempo real, genera ventajas de todo tipo. Pero además de conocer las estadísticas generales de la línea telefónica empresarial, se pueden conocer datos mucho más puntuales y específicos.

Call center: analizando a cada operador

Las estadísticas de llamadas entrantes no registran solamente los datos generales de un departamento de call center. De hecho, ese módulo también permite tener una idea básica de cómo trabaja cada uno de los agentes telefónicos de una compañía. Recordemos que la labor de la centralita virtual para PYME unifica la comunicación bajo un solo software, permitiendo tener un control de la misma.

Es así como se puede conocer, por ejemplo, cuántas llamadas atiende cada operador en particular. De igual forma, este módulo nos indica la cantidad de conversaciones colgadas, o el tiempo que dura el agente telefónico en cada llamada. Esto es importante para sacar conclusiones objetivas sobre el desempeño de cada empleado.

Un operador que tiene muchas llamadas colgadas o que deja conversaciones con tiempo en espera, podría no estar haciendo bien su trabajo. Por otro lado, un agente telefónico que tiene un elevado tiempo de conversación por llamada quizás atiende bien a los clientes, pero no aporta a la productividad.

Estadísticas de llamadas entrantes: Estableciendo promedios

Las estadísticas de llamadas entrantes son claves para definir si el trabajo de un call center se está realizando de forma correcta. Pero para ello, la empresa primero deberá estudiar y hacer el seguimiento de su propia gestión. En los números de este módulo, están las posibilidades, correctivos y objetivos que se puede establecer una compañía con respecto a su atención al público.

En pocas palabras, los números reales reflejados en las estadísticas también sirven para hacer proyecciones y establecer metas. Si se desea mejorar la atención, los directivos sabrán desde donde parten y cuál es la productividad que desean. Es así, como más que ver los promedios que se obtienen, también es factible proyectar posibles mejoras en ese promedio.

Las estadísticas de llamadas entrantes permiten establecer estrategias para mejorar la eficiencia de la atención. Lo importante es que el emprendedor cuenta con la información necesaria para cambiar y mejorar. A partir de este módulo, se puede dar un viraje en la organización del call center para incrementar la productividad.

Tres estadísticas claves para saber si ofreces una buena atención

A decir verdad, todos los datos que proporciona el módulo de estadísticas de llamadas entrantes son importantes. Pero los siguientes presentan un panorama directo de la atención que ofrece la empresa:

Llamadas perdidas: Las llamadas perdidas son aquellas que han entrado en la centralita virtual para PYME, pero que no fueron atendidas. Esto puede pasar por retrasos del teleoperador, en el sistema o cuestiones similares. Un call center que pierde muchas llamadas no está generando una atención fluida y tampoco una buena experiencia para la clientela.
Colas en espera: Las empresas pueden conocer el número de clientes que están llamando y que quedan en espera mientras todos los operadores están ocupados. Esto es clave, porque las empresas que siempre tienen cola en espera no gozan de la buena percepción de sus usuarios. En vez de resolver un problema, se constituyen en uno para sus usuarios.
Tiempos de conversación: esta información es clave para tener una idea sobre la calidad de la atención. Las conversaciones muy cortas no son necesariamente sinónimo de productividad. De igual forma, aunque siempre es bueno brindar un buen trato al cliente, no es bueno tener llamadas muy largas. Lo mejor es tener tiempos de atención adecuados para cada tipo de atención o problema atendido.

Estos son datos que deben ser revisados a diario. La buena noticia es que las estadísticas de llamadas entrantes permiten verificar todos estos números por día, semana, al mes o incluso, de forma anual.

Las estadísticas de call center contribuyen con el trabajo empresarial

Saber cómo opera un call center a través de sus métricas permite mejorar la actividad empresarial de diversas formas. Una vez que se hace una revisión de las estadísticas de call center, es posible hacer lo siguiente:

Organización del trabajo: Las estadísticas de call center permiten al emprendedor organizar el trabajo en el call center para mejorar su eficiencia. Gracias a este módulo, es posible saber si se necesita contratar más personal, cambiar los horarios o probar otras estrategias para mejorar la atención.
Evaluación de los operadores: Verificar la estadística de cada agente facilita realizar un trabajo individual de corrección y adiestramiento. También será factible evaluar la continuidad de algunos teleoperadores si no cumplen con el trabajo que se requiere.
Conocer el flujo de clientes: Contratar un software contact center nos permitirá tener una idea sobre cuántos clientes se comunican con la empresa. Este dato es útil para saber el impacto que va generando la compañía en el mercado desde su comienzo. Por eso, la contratación de la centralita virtual es positiva incluso para aquellas firmas que no tienen un departamento de call center.

Neotel ofrece su centralita virtual para PYME

En Neotel ofrecemos nuestro software contact center, una herramienta multifuncional que se adapta a empresas de todo tipo. De hecho, nuestro programa es útil tanto para compañías con grandes salas de call center, como para negocios pequeños o incluso, emprendedores particulares. En este encontrarás un módulo de estadísticas de llamadas entrantes muy completo, rápido y fácil de manejar.

La centralita virtual de Neotel ofrece módulos importantes como la grabadora de llamadas y las estadísticas de llamadas entrantes de forma gratuita. Lo mejor es que tenemos planes que se adaptan a las posibilidades económicas de cada emprendedor. Nuestros clientes pueden elegir el plan que prefieran y solicitar de forma adicional aquellos módulos que les parezcan necesarios para su gestión.

La interfaz del software contact center de Neotel es fácil de manejar, rápida e intuitiva. Esto la distingue de muchos programas del mismo tipo que son complejos, inentendibles y para los cuales se necesita contratar adicionalmente a expertos en Informática. Utilizar nuestra centralita virtual es tan fácil como entrar a una red social, aunque tiene herramientas que cambiarán para siempre la forma en que tu compañía se comunica.

Estadísticas de llamadas entrantes: importantes para cualquier negocio

La centralita virtual call center permite gestionar las comunicaciones de una empresa. Parte de esa gestión pasa por conocer cómo ocurre esa comunicación a nivel telefónico. Para lograrlo, es vital analizar las estadísticas de llamadas entrantes. En esencia, este módulo es una de las partes más importantes de los software de este tipo.

A grandes rasgos, las estadísticas telefónicas grafican cómo ocurre todo el proceso comunicacional con el cliente. Estos datos vienen a ser similares a las hoy en día famosas métricas de redes sociales. Al igual que pasa con estas, conocer cómo es el flujo de llamadas y de la gestión misma permite a la empresa organizar mejor la atención a los usuarios.

Estadísticas de llamadas entrantes ¿Qué son?

Los centros de atención del pasado implementaban programas para cuantificar las llamadas entrantes hechas por clientes. Estos implementos no solo contaban cada llamada entrante, sino que permitían registrar todo lo que ocurría con ellas.

A decir verdad, parte importante del concepto de la centralita telefónica es unificar el ingreso de las llamadas para su control. Hoy en día, el proceso es mucho más exacto y simplificado gracias a la implementación de la telefonía IP. Este adelanto permitió tener estadísticas mucho más exactas y detalladas. Con la PBX virtual todo queda almacenado en la nube, siendo innecesaria la instalación de pesados y complejos programas.

Las estadísticas de llamadas entrantes son datos y gráficas que permiten verificar todo ocurre en el call center. Ahora bien, no es necesario tener un departamento de atención para saber si la gestión se hace de forma correcta. Esta es otra ventaja de la centralita virtual: permite verificar las comunicaciones telefónicas de cualquier tipo de negocio, incluso si las llamadas entran a un Smartphone.

¿Cómo es el módulo de estadísticas de la centralita virtual?

El módulo estadístico se presenta como gráficas con distintos valores y datos. Estos pueden verificarse según una línea de tiempo, pero también verificando el desarrollo de las llamadas. Esto es si son atendidas, si son puedas en espera, o si se convierten en pérdidas.

También es posible verificar como ocurre el historial de llamadas de un agente en específico. De esta forma, se tiene una idea de como trabaja un agente telefónico, o el encargado de una tienda virtual. Por ello, las estadísticas telefónicas son una herramienta para saber si el trabajo se está realizando de forma efectiva.

En torno a las estadísticas de llamadas entrantes se crean algunos conceptos para la valoración de la atención. Poder conocerlos es vital para orientar de una mejor forma el servicio. El objetivo del análisis es garantizar una mejor disponibilidad a los clientes y por supuesto, mayores oportunidades de cerrar negocios.

Llamadas perdidas, atendidas y colgadas

Las llamadas perdidas son todas aquellas que entraron en centralita pero que por algún motivo no fueron atendidas. Puede ocurrir que el agente estaba haciendo otra cosa, o no escucho el teléfono. El módulo estadístico permite ver este dato en cada operador y a nivel global del departamento.

Las llamadas atendidas son todas aquellas que pudieron ser recibidas por los agentes telefónicos. Estas son sinónimo de gestión y también son medibles mediante otro factor: el tiempo de llamada. De hecho, existen otras métricas relacionadas con las conversaciones efectivas.

También están las llamadas que ni siquiera entran a la centralita virtual, que podríamos llamar “colgadas”. Esto es lo que ocurre cuando una persona está a punto de hablar con el operador y de repente cuelga por algún motivo. Estas tienen poco valor en el análisis, salvo que indiquen que la comunicación tiene alguna falla.

El tiempo de asistencia promedio

El tiempo de asistencia promedio es una de las métricas más importantes para todo call center. Se trata de la duración promedio de todas las llamadas atendidas por un operador. Este dato es central porque permite evaluar la efectividad y celeridad de cada agente a la hora de realizar la atención.

Los centros de atención al cliente con experiencia conocen los tiempos de gestión según el problema del cliente. Por ejemplo, el call center de un banco conoce cuánto tiempo debe durar un agente para realizar el desbloqueo de tarjeta de débito.

El tiempo de asistencia promedio suma todas las llamadas de un operador y genera un promedio. Posteriormente, los coordinadores pueden comparar ese dato con los tiempos de gestión aceptables determinados por la empresa. Es así como se evalúa si un operador es rápido o muy lento en la atención. En las empresas el tiempo de respuesta está relacionado con la productividad de los operadores.

Disponibilidad y llamadas en cola

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes permite conocer en tiempo real cuantas llamadas hay en cola y el número de agentes disponibles. Esto es fundamental para la estrategia de un call center. De hecho, ir verificando estos datos permite mejorar la gestión del departamento.

Un supervisor puede ver esto en tiempo real gracias precisamente a la centralita virtual call center. Pero las estadísticas podrían por ejemplo ofrecer un promedio sobre estas métricas. En todo caso, las gráficas siempre darán una idea de la disponibilidad y las llamadas en cola permitiendo establecer patrones.

En palabras llanas, las empresas pueden conocer a qué horas llaman más o menos los clientes. Por supuesto, esto permite organizar el trabajo mejor para ofrecer una mayor disponibilidad. Este es un dato colectivo sobre el departamento muy útil para establecer estrategias.

Evaluando la gestión individual y en lo colectivo

Todas las métricas anteriormente mencionadas forman parte de las estadísticas de llamadas entrantes. Este módulo genera informes a nivel individual y datos sobre la gestión colectiva de un departamento de atención. A partir de allí, se puede conocer todo lo que ocurre en realidad con las interacciones telefónicas.

Este módulo no es más que un registro de llamadas entrantes completo. Los datos son presentados por el programa con gráficos, promedios y recursos que permiten establecer conclusiones sobre lo que ocurre. De hecho, las estadísticas van más allá de los números, para convertirse en un elemento didáctico y explicativo.

Los datos permiten acomodar la gestión de cada agente y también a nivel grupal. Verificar los patrones por horas y días es de gran utilidad para crear estrategias. Sin duda alguna, es mucha la información y las conclusiones que se pueden sacar al estudiar esos números.

Utilidad de las estadísticas de llamadas entrantes

Como se ha establecido anteriormente, las estadísticas de la centralita virtual call center permite mejorar la productividad. Para ello, se pueden analizar tanto los datos individuales de quienes atienden las llamadas como del departamento en general. Es importante entender que este módulo también aplica para oficinas de telemarketing y llamadas salientes.

A partir de estos datos se pueden fijar los estándares de duración y calidad de la atención. Esto es indispensable para las nuevas empresas y departamentos de call center. Aquellos que saben poco de gestión telefónica podrán llegar a conclusiones avanzadas a partir de las estadísticas de llamadas entrantes.

A su vez, las estadísticas permiten generar estrategias para mejorar la capacidad de atención. Por ejemplo, se podría disponer de un mayor número de operadores en línea durante horas de muchas llamadas. También se puede determinar la cantidad de agentes que debe tener cada departamento. Este es un recurso importante para contact center nuevos y con experiencia.

La centralita y su módulo estadística no es solo para call center

Muchos emprendedores creen que la centralita virtual es un programa exclusivo para call center. A decir verdad, este software es útil para cualquier negocio si se entiende que cualquier venta es un proceso comunicacional. Una tienda digital, una tienda con delivery, en todos se puede y debe gestionar la interacción.

Gracias a las estadísticas de llamadas entrantes el dueño de una tienda virtual puede verificar si su encargado hace el trabajo adecuadamente. Pueden ser dos personas o incluso una y este módulo arrojará datos muy interesantes. Utilizar un Smartphone o el WhatsApp por sí solos no permite conocer cómo ocurre la comunicación.

No es lo mismo suponer cuales son las horas de mayores ventas o llamadas, que verlo graficado. Contar con un servicio de centralita virtual individual es muy barato hoy en día y permite al emprendedor conocer muchas cosas sobre su propio negocio. En resumen, este software para llamadas en un call center es también útil para todo tipo de iniciativa comercial, sin importar su tipo o tamaño.

Neotel ofrece estadísticas prácticas y completas

El módulo de estadísticas de Neotel es didáctico, práctico y fácil de comprender. La idea de este sistema es dotar tanto a los operadores como al supervisor del call center de datos relevantes para mejorar el servicio de atención al cliente. Todo se encuentra desglosado y graficado en una interfaz sencilla de manejar.

Todas las llamadas son verificadas y registradas mientras se verifica el estado de la cola en espera. La información puede observarse en tiempo real y también en registros. El módulo estadístico en conjunto con las labores de monitorización, permiten subir la calidad de la comunicación telefónica. El resultado serán clientes contentos, más opciones de ventas y mejor imagen empresarial.

Estadísticas de llamadas entrantes: Éxito comercial y comunicacional

Los departamentos de call center son mucho más que telemarketing y atención al cliente. Algunos tienen nominas elevadas, equipos y software call center de última generación y solo se dedican a atender. A decir verdad, en la interacción con los usuarios está buena parte del éxito si los directivos y coordinadores saben leer entre líneas. Toda la información se encuentra en las estadísticas de llamadas entrantes.

Cualquier actividad comercial es básicamente una interacción entre quien ofrece y quien demanda algo. Por ello, en la comunicación que ocurre entre el agente de la empresa y el cliente define buena parte de la actividad comercial. Todo esto solo significa que los esfuerzos no se pueden dirigir solo a ofrecer la atención, sino a atender bien.

Call center: estableciendo una comunicación efectiva

Cualquier compañía de servicios puede abrir una oficina de atención al cliente con equipos y empleados. Ahora bien, ejecutar esta labor es solo el comienzo de fortalecer la imagen empresarial o de ganar nuevos clientes. Muchas personas pagan servicios a compañías con centros de contacto ineficientes y al final de cuentas eso les aleja.

Tener un call center que presta un servicio ineficiente y poco empático es sinónimo de pérdidas económicas. Muchos directivos no lo aprecian pero existe una relación entre la mala atención y la deserción de clientes. Siendo sinceros, la estrategia de muchas empresas que se posicionan como la competencia de otra suele enfocarse en la atención. Allí en donde existe un discurso y una comunicación sana, hay mayores oportunidades de cerrar una afiliación.

Existen dos formas de saber si la empresa está atendiendo bien a sus clientes vía telefónica: la monitorización y las estadísticas de llamadas entrantes. La primera permite verificar directamente como hablan los operadores con los usuarios. La segunda indica como es el flujo de llamadas y si estas están siendo atendidas de forma efectiva. De hecho, los datos sobre los contactos permiten incluso mejorar la atención al cliente.

Ventajas de verificar las estadísticas de llamadas entrantes

Lo primero que puede verificarse con un sistema de estadísticas de llamadas entrantes es el margen de llamadas atendidas y perdidas. Tener un margen elevado de comunicaciones perdidas implica que los clientes esperan mucho para hablar con un agente. Por supuesto, esto representa una muy mala imagen para la empresa. Algo similar ocurre con las personas que se mantienen en espera.

Aquí entra otro dato importante que es el del tiempo en llamada del operador. En todo call center, lo correcto es que se manejen ciertos promedios de tiempo para la atención efectiva de un requerimiento. Hay casos puntuales que siempre pueden alargar la llamada pero parte de la eficiencia tiene que ver con la rapidez de resolución. Pensemos por un momento que mientras más se tarda un operador en culminar con un cliente, mayor será el tráfico de llamadas en cola.

La principal ventaja de verificar y saber interpretar las estadísticas de llamadas entrantes es la organización del trabajo. Un call center puede verificar este tipo de datos y redistribuir la atención al usuario. Existen múltiples estrategias y lo único que se necesita es echar un vistazo a la dinámica de las llamadas. Afortunadamente, la centralita virtual avanzada como la que ofrece Neotel permite utilizar este y otros instrumentos de trabajo realmente útiles.

Estadísticas de llamadas entrantes: Graba todo lo que dicen tus clientes

Tener el control total de lo que pasa en tu empresa, con tus clientes y en especial en el software de call center es posible gracias a las estadísticas de llamadas entrantes, logra una mejor imagen, menos tiempo de espera y mayor productividad gracias a los reportes que te aportará este módulo.

¿Qué es el modulo estadístico de llamadas?

Es un registro de las llamadas entrantes en cola, contestadas o no, cuanto tiempo de espera antes de ser atendido, tiempo de conversación una vez contestada y el tiempo total de esta llamada.

¿Qué logras con las estadísticas de llamadas?

Con el módulo de estadísticas de llamadas entrantes de Neotel puedes tener control exhaustivo de llamadas que recibas en el call center.

Puedes crear colas de espera, de esta manera el usuario sabrá que hay teleoperadores trabajando y será atendido en breve.

Con el informe al cliente de su posición antes de ser atendidos, tiempo estimado de respuesta que garantizan la buena atención que se merece el usuario.

Beneficios para el agente

Dentro de los grandes beneficios de este modulo, destacan:

Información en tiempo real
Historial de llamadas recibidas del cliente (atendidas o no)
Representaciones graficas de la información generada

Beneficios para el coordinador del call center

Para el coordinador este módulo de estadísticas proporcionara información de cada llamada (tiempo de llamada, tiempo de espera del consumidor y tiempo libre del operador).

Adicionalmente obtendrá estadísticas de franja horaria, tiempos conversacionales de cada agente, con los filtros adecuados para búsquedas personalizadas que permiten valorar los medios para la atención telefónica.

Para el empresario

Permite la organización adecuada del trabajo, estableciendo horarios eficientes para agentes, disminuyendo tiempos de esperas de los clientes y evitando tiempo de ocio

Mejora la comunicación con los clientes

Para cualquier empresa la comunicación con sus clientes es vital, y en esta época de globalización no escapa a ello, por eso con este modulo podras:

Coordinador centro de llamada
Medir llamadas por cola
Fijar franjas horarias (según el volumen)
Escuchar y descargar las grabaciones

Modulo CDR colas de Neotel

El módulo CDR Colas de Neotel permite tener control exhaustivo de las llamadas entrantes que reciba en su Call Center.

Este sistema crea colas de llamadas informando al cliente en qué puesto se encuentra para contactar con un Agente.

De esta manera el usuario sabrá que hay operadores trabajando tras la línea y que pronto será atendido.

Mejore la comunicación con su cliente gracias a este módulo.