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Centralita virtual: Ideal para la nueva tendencia del teletrabajo

La mayoría de las empresas medianas y grandes deciden implementar una centralita virtual en algún momento de su existencia. Es decir, que contar con telefonía IP como medio de comunicación es visto como algo necesario. A ciencia cierta, esta tecnología abarata las comunicaciones, permite controlar la atención al cliente y ofrece implementos que ayudan a vender más. Pero ahora se suma un nuevo factor que motiva aún más su uso: el teletrabajo.

El trabajo a distancia es ahora mismo la primera elección de los profesionales jóvenes. Cabe destacar, que esta modalidad de empleo también tiene muchos beneficios para las compañías. En los tiempos de la “gran renuncia”, prepararse para contratar a personas vía remota es prioritario si se desea ser competitivo. Precisamente, la centralita virtual online será el aliado ideal para salir bien librados en esta nueva realidad.

¿Qué es la centralita virtual y cómo opera?

La centralita virtual es un sistema de gestión comunicacional que funciona con telefonía IP. Podría definirse como un software para llamadas en un call center, pero en la actualidad no solo se utiliza para eso. De hecho, ahora mismo estos programas se utilizan para sustentar toda la comunicación de oficinas o incluso, compañías enteras. La idea de utilizar esta solución tecnológica, es tener telefónicos unificados y no, diversos teléfonos sueltos con números totalmente diferentes.

La centralita virtual es lo que permite que una empresa pueda unificar toda su comunicación en uno o pocos números telefónicos. Cuando llamamos a una compañía telefónica que solo tiene un número es porque esa firma trabaja con este tipo de software. Lo que proporciona eso, es eficiencia y mecanismos para mejorar la atención al cliente porque todas las comunicaciones son controladas gracias a este programa.

Al trabajar con telefonía IP todas las llamadas son grabadas y verificables. Las empresas que ofrecen mejor atención a sus clientes lo han logrado precisamente gracias a la centralita virtual online y su grabadora de llamadas. Ahora bien, lo importante que tiene para ofrecer este software a las empresas que operan con teletrabajo es precisamente su capacidad de controlarlo todo.

La centralita virtual Online permite vigilar horarios a distancia

Hay emprendedores tradicionales que no gustan del teletrabajo porque creen que así no pueden controlar el horario del trabajador. A decir verdad, la centralita virtual online permite superar la limitación de la distancia. Esto es así, porque las personas que trabajan con ella, deben logearse como si estuvieran en una red social. A partir de aquí, el programa debería medir el tiempo de conexión del trabajador, así como proporcionar a los jefes otras estadísticas relacionadas con el cumplimiento de su horario y trabajo.

La centralita virtual permite al emprendedor saber si el teletrabajador cumple con su trabajo. De hecho, esta no es solo útil para trabajos de call center, sino para cualquier tipo de labor. Si el problema está en asegurar que el personal contratado esté cumpliendo con la empresa, simplemente se le asigna un perfil en la centralita, al cual el deberá estar conectado durante su horario. Ahora mismo, muchas compañías gestionan la labor de sus trabajadores de esta forma.

En el caso de que el trabajo esté relacionado con telemarketing o atención al cliente, el control de la gestión será mayor. Esto es así porque la centralita virtual registra estadísticas de llamadas entrantes. En el caso de los departamentos de llamada saliente, la productividad suele asegurarse mediante el uso de lanzadores de llamadas automáticos. Todo indica que la presencialidad ya no es la única manera de determinar que un trabajador cumple con su trabajo.

La centralita virtual de Neotel se adecua muy bien al teletrabajo

Por supuesto, no todas las centralitas virtuales pueden hacer bien su trabajo de control. Esto es así, porque no todas han sido diseñadas para realizar esa labor. En todo caso, el software de Neotel tiene todo lo que necesitan los empleadores para controlar la gestión de sus trabajadores a distancia. Todo el sistema está hecho para saber cuánto tiempo trabaja el personal contratado. Por eso, no importa si el empleado está en otro continente.

La centralita virtual de Neotel también tiene las estadísticas de llamadas entrantes más completas del mercado. En estas se puede ver a detalle todo lo que hace un teleoperador. De igual forma, la grabadora de llamadas permitirá analizar cómo los agentes telefónicos tratan a los clientes de la compañía. Si quieres que tu empresa sea vista como un entorno laboral atractivo para los mejores profesionales, comunícate con nosotros.

Grabadora de llamadas: Una necesidad de los negocios actuales

Las ventas telefónicas constituyen un porcentaje importante del comercio actual. Siendo así, es importante que tanto comerciantes como empresas de servicio puedan documentar las negociaciones que se cierran vía telefónica. De hecho, grabar las llamadas suele ser la mejor forma de cubrirse a nivel legal. Para esto, la solución tecnológica más adecuada y profesional es sin duda, la grabadora de llamadas.

Hasta hace poco los pequeños comerciantes podían utilizar apps de grabación de la Play Store. Sin embargo, Google le ha declarado la guerra a este tipo de aplicativos para proteger la privacidad de los usuarios. La buena noticia es que la centralita virtual implementa una grabadora que funciona de forma automática y mantiene todos los registros en la nube.

Grabadora de llamadas: ¿Cómo funciona?

Las empresas de la actualidad trabajan con softwares de centralita virtual online. Estos permiten unificar la comunicación, controlarla y sustentarla totalmente por Internet, lo cual es mucho más barato que trabajar con compañías telefónicas tradicionales. Lo cierto es que programas como el de Neotel incorporan otros complementos muy útiles como por ejemplo la grabadora de llamadas.

Este implemento forma parte del software que controla todo el sistema de atención al cliente de una empresa. Al tenerlo disponible, todas las llamadas que entren y salgan a la empresa serán grabadas y guardadas en un espacio de almacenamiento especializado para esto. La otra parte de este complemento del programa es un apartado en el cual el emprendedor puede revisar cada llamada recibida, en caso de necesitarlo.

La grabadora de llamadas es un implemento que se utiliza con mucha recurrencia en los departamentos de call center. Por lo general, este módulo suele ser utilizado para verificar si un teleoperador está realizando bien su trabajo. De igual forma, suele recurrirse a sus grabaciones para solventar algún problema denunciado por el consumidor de alguna compañía. Lo importante para cualquier comerciante es que este implemento tecnológico permite guardar registro de todas las llamadas que impliquen una transacción comercial.

Algunos aspectos claves al utilizar grabadora de llamadas

Existen algunos softwares de grabadora de llamadas que vienen aparte de la centralita virtual. No obstante, estos suelen ser costosos e implican instalaciones algo complicadas. Mucho mejor es tener este implemento asociado al software contact center o centralita virtual. De esta manera, la empresa que ofrece el servicio simplemente lo activa y automáticamente todas las conversaciones son grabadas.

Algo importante a tener en cuenta son las legislaciones que protegen los datos y al consumidor. Estas son muy diferentes en cada país, por lo cual cada emprendedor debe conocer sus propias regulaciones. Por ejemplo, en España las llamadas de clientes sólo pueden grabarse previo consentimiento de cada cliente. Para ello, se utiliza un mensaje que anuncia a cada persona que la llamada está siendo grabada. De igual forma, las leyes de datos indican como debe ser el almacenamiento de las grabaciones.

Otro aspecto importante a ponderar tiene que ver con el almacenamiento que ofrece cada empresa. A decir verdad, cada servicio de grabación y almacenamiento de llamadas es completamente diferente uno del otro. Este es un dato que las compañías deben verificar antes de contratar un servicio de centralita virtual con grabadora de llamadas.

Neotel: Servicio de grabadora de llamadas muy solicitado

En Neotel ofrecemos una grabadora de llamadas a todos aquellos que adquieren el servicio de centralita virtual. En principio, tenemos una cobertura básica, con grabaciones que se mantienen hasta durante dos meses en la nube. Esto suele ser suficiente para las pymes y negocios en ascenso, cumpliendo con la función de mantener un registro que cubra las espaldas de la compañía, desde una perspectiva legal. A los comercios y pequeñas tiendas que trabajan con nuestro software les ha funcionado muy bien.

Por otro lado, también ofrecemos la grabadora virtual de llamadas premium para compañías más grandes y exigentes. Esta ofrece una mayor capacidad de almacenamiento y registros que se mantienen guardados por mayor tiempo. De hecho, los clientes que acceden a este servicio especial, cuentan con hasta 1 terabyte para la grabación de llamadas, las cuales pueden guardarse hasta por dos años. Esto es ideal para empresas encargadas de vender servicios y el servicio solo implica un pequeño cobro adicional.

En Neotel tenemos el software contact center más estable y uno de los más utilizados en el sector empresarial europeo. Además, contamos con una experiencia de más de 20 años en materia de tecnología para la comunicación empresarial, con los mejores complementos y un servicio técnico de lujo. Comunícate con nosotros y ten las mejores herramientas para atender a tus clientes, vender y llevar a tu emprendimiento al próximo nivel.

¿Qué es la centralita móvil y porque facilita el trabajo remoto?

El software para call center ya no es solo para empresas que tienen un call center. Y de igual forma, ya no funcionan solamente dentro del espacio fijo de una oficina o empresa. Ahora, los empleados pueden tener todas las características de un gestor de comunicaciones en su propio Smartphone. Para ello, lo que se suele utilizar es la centralita móvil.

Las realidades actuales han obligado a las empresas a romper el esquema tradicional de trabajo presencial. De hecho, las compañías más grandes de la actualidad no dependen de sus instalaciones físicas, supervisores y horarios para funcionar. Sus trabajadores pueden realizar su trabajo desde la comodidad de su hogar, o incluso, estar ubicados en otros países. Por supuesto, hacer esto es económico, eficiente y posible gracias a la centralita móvil.

La centralita virtual online: más que un software call center

Muchos pensarían que contratar una centralita virtual online solamente es útil para empresas que tienen call center. A decir verdad, este tipo de servicio es más bien la superación del viejo sistema para call center para empresas. De hecho, sus funcionalidades y modos de funcionar van mucho más allá.

Lo fundamental en la centralita virtual es precisamente su virtualidad. En primer lugar, este es un gestor de comunicaciones que para ser utilizado solo se requiere tener una conexión a Internet. De hecho, destaca por no requerir instalaciones o gastos dentro de las empresas que lo contratan. Añadido a esto, es virtual porque sus datos también se almacenan en el servicio en la nube.

En principio la centralita virtual online ofrece a las empresas funciones para gestionar de manera formal sus llamadas. En segundo lugar, la misma ahora incorpora módulos mucho más variados y útiles, que permiten mejorar la comunicación más allá de la comunicación vía telefónica tradicional. A partir de aquí, es mucho más sencillo explicar lo que es la centralita móvil.

¿Qué es la centralita móvil?

La centralita móvil es un módulo de la centralita virtual generalizada que utilizan las empresas del presente. El mismo permite utilizar las funciones de dicho sistema, pero en el iPhone. Esto se debe a que la configuración de una computadora con softphone es muy diferente que el software y el funcionamiento de un teléfono móvil.

En palabras llanas, la centralita móvil es el programa principal utilizado para gestionar las llamadas telefónicas. Este suele ser utilizado por agentes telefónicos desde una computadora, con headset y el softphone que simula el teclado numérico de un teléfono. Es así como el teleoperador recibe las llamadas que caen al número empresarial, puede transferirlas, silenciarlas, cancelarlas, etc.

Pero un teléfono móvil ya tiene un teclado numérico que obedece al sistema propio de dicho dispositivo, así como un número asignado. Es decir, que la centralita virtual online, aunque puede abrirse desde un smartphone, no puede funcionar de igual forma que en un ordenador o laptop. Si la empresa quiere que sus trabajadores contesten desde teléfonos móviles, les instala la centralita móvil y de esta manera pueden trabajar dentro de este software.

¿Para qué sirve la centralita móvil?

Como se explicó anteriormente, la centralita móvil es una aplicación que permite hacer funcionar la centralita virtual en los teléfonos móviles. De esta manera, tanto el teleoperador como la empresa pueden mantener el control y la gestión de la comunicación. Su uso permite las siguientes funciones:

Smartphone asociado al número empresarial: Los operadores que tienen la centralita móvil en sus dispositivos pueden recibir las llamadas que se hacen al número de la empresa. De igual manera, estos podrán realizar llamadas de telemarketing sin dar a conocer su teléfono personal.
Funciones de llamadas: Tener la centralita móvil permite realizar desde un smartphone todas las funciones básicas que se hacen desde un call center. Esto sería transferir, silenciar, poner en espera y cancelar la entrada de una llamada. Esto es importante porque son elementos que permiten formalizar las conversaciones de índole comercial.
Control del operador: Para muchas empresas es fundamental que sus agentes telefónicos tengan una centralita móvil. Esto les permite loggearse, registrar su gestión, mantener el registro de llamadas y participar en las estadísticas.

¿Por qué es necesaria la centralita móvil?

Muchas empresas permiten o necesitan que sus agentes telefónicos realicen sus trabajos desde el smartphone. Sin embargo, hacerlo puede significar muchos problemas. El primero de ellos, está en la línea que se va a utilizar para hacer o atender llamadas empresariales. Evidentemente, para este tipo de comunicación no se puede utilizar la línea personal del operador.

Anteriormente, las empresas compraban paquetes de líneas a las empresas tradicionales. No obstante, mantener este tipo de servicio era bastante costoso. A partir de la centralita móvil, se puede trabajar con costes más económicos. Lo mejor es que al usar este módulo, las llamadas que entren por el número de la compañía se desviarán a los teléfonos celulares.

Otro problema con el uso de telefonía celular a nivel empresarial tiene que ver con el control de la gestión. La centralita virtual permite verificar el tiempo de conexión de los agentes telefónicos, grabar las llamadas y arrojar estadísticas en torno a la atención o el telemarketing. Pero este software funciona principalmente en ordenadores y laptops.

La centralita móvil se convierte en una forma practica de que el empleado pueda utilizar el sistema para call center desde su smartphone. De hecho, este módulo complementario puede ser una gran solución para ciertas empresas.

Tres escenarios en donde la centralita móvil es ideal

La centralita móvil no solo es una solución sino una oportunidad. En la actualidad, el trabajo remoto es una tendencia que está muy de moda debido a sus múltiples ventajas. Asimismo, esta formula suele ser mucho más económica debido a que el mantenimiento de una oficina puede ser costoso. En este sentido, este módulo es ideal en los siguientes escenarios:

Contrataciones internacionales: Muchas empresas prefieren contratar personal en otros países por diversas razones. La más común, es que en otros sitios encuentran buenos trabajadores a sueldos un poco más bajos. En muchos de estos casos, la centralita móvil es ideal para contratar y controlar la labor de este tipo de trabajador, sobre todo para labores de atención al cliente.
Coyunturas especiales: Situaciones como la pandemia por COVID 19 demostró que en ocasiones es importante poder trabajar de forma remota. En este tipo de casos, contar con una centralita móvil puede facilitar la continuación de las operaciones incluso estando fuera de la oficina.
Tienda virtual: Muchas tiendas virtuales son gestionadas por grupos muy pequeños de personas. En estos casos, se puede contratar un servicio de software call center básico y el módulo de centralita virtual. De esta forma, se pueden atender llamadas y pedidos con formalidad, a partir de un solo número empresarial y todo desde teléfonos móviles.

Lo mejor es que existen muchas situaciones en las cuales las empresas pueden sacarle provecho a esta herramienta. Por supuesto, todo dependerá del tipo de actividad y también de la función que ejerce cada empleado.

¿Cómo se instala la centralita móvil?

La centralita móvil se adquiere al pagar por el servicio del sistema para call center. Algunas empresas del mercado la ofrecen con un coste adicional. En el caso de Neotel, ofrecemos este complemento de forma gratuita a aquellos clientes que adquieren nuestra centralita virtual.

Para trabajar con la centralita móvil los operadores no deben hacer ningún tipo de instalación especial. Es decir, que no se requiere de un software adicional, ni tampoco la realización de una portabilidad. No importa si los agentes tienen una línea telefónica con otra compañía, pues este módulo no interviene en su servicio habitual de llamadas.

Para realizar operaciones básicas como transferir llamadas, cancelar o silenciar, el agente utiliza códigos numéricos cortos que son fáciles de marcar y recordar. De esta manera, el smartphone funcionará de la misma forma en que funcional la centralita virtual online en un ordenador o laptop. Todo es muy sencillo de entender y de manejar.

Neotel ofrece el servicio de telefonía IP más innovador

La centralita móvil de Neotel además de venir incorporada de forma gratuita con el software de call center, es innovadora y funcional. Su interfaz es una de las más sencillas del mercado, siendo implementada por un sinfín de empresas nacionales y extranjeras. Nuestros productos son de calidad comprobada y están sustentadas por los mejores técnicos en comunicación e informática.

La centralita virtual online de Neotel y todos sus módulos funcionan correctamente y ofrecen a las empresas una gama de soluciones tecnológicas. El objetivo de nuestros productos es facilitar la interacción entre la compañía y sus clientes con el objetivo de obtener oportunidades comerciales.

La centralita móvil es apenas una de las funcionalidades que aporta versatilidad, comunicación y eficiencia a la comunicación empresarial. En Neotel ofrecemos los mejores y más baratos planes, diseñados para que cada emprendedor pueda disfrutar de un servicio apegado a su presupuesto y expectativas.