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Empresas: ¿Cómo usar correctamente una grabadora de llamadas?

La grabadora de llamadas es un recurso importante para las empresas del presente. Ya no se trata de una herramienta opcional porque al grabar las conversaciones de índole comercial, la empresa puede cumplir con las leyes de defensa al consumidor y otras leyes. Sin embargo, las normativas también establecen cuáles son las formas correctas para levantar tu backup de grabaciones.

Grabar llamadas con propósito comercial no es ilegal en lo absoluto, pero debe hacerse de forma legal. Por eso, a continuación, explicaremos a los nuevos emprendedores y empresarios como deben realizar estas grabaciones, cuando utilizan su software de telemarketing, o al tener un departamento de atención al cliente… ¡Sigue leyendo!

Informa a los clientes que su llamada está siendo grabada

El artículo 197.1 del Código Penal español indica que una persona que grabe conversaciones sin permiso puede enfrentar hasta cuatro años de cárcel. Ahora bien, esto solo aplica cuando dicha grabación y su divulgación supone un “delito grave contra la privacidad”. Todo esto indica, que hay formas para que las grabaciones sean consideradas legales y no generen problemas jurídicos.

En principio, quien graba una llamada debe formar parte activa de la conversación. En este caso, se entiende que la empresa hace parte de las llamadas cuando los clientes se comunican. Más allá de esto, es importante que siempre el teleoperador se identifique. De igual forma, tanto los operadores como los usuarios deben tener conocimiento previo de esto.

Por todo lo anterior, al comenzar una conversación telefónica se le debe aclarar a los clientes que las conversaciones son grabadas al trabajar con grabadora de llamadas. Lo ideal es informar esto y solicitar la aprobación explícita del usuario. Una forma de hacerlo es diciendo frases como: “sabiendo esto… ¿Desea continuar la llamada?”. También es importante explicar el objetivo que tiene dicha grabación y su posible revisión. Por lo general, esta tiene la finalidad de cubrir a la empresa legalmente y vigilar la calidad de la atención.

Uso de la grabadora de llamadas: otras consideraciones

Hay algunos otros lineamientos que todo emprendedor debe cumplir a la hora de grabar llamadas. Uno de los más importantes es el hecho de que la información grabada no puede ser manejada por cualquier persona dentro de la empresa. Por lo general, los accesos a las grabaciones deben ser restringidos a coordinadores o departamentos especiales. Hay empresas que incluso le notifican al cliente que departamento será el único capacitado para escuchar la conversación.

Además, la grabación de las conversaciones se mantiene en back up por un tiempo determinado. Por lo general, en el caso de las llamadas comerciales se realiza el guardado en un lapso que va de seis meses a un año. Por eso, muchas empresas abren una pequeña oficina para la protección de datos, la cual se encarga de vigilar que la grabadora de llamadas se utilice conforme a lo que establece la ley.

El cuidado de los datos y de la privacidad de los clientes es algo importante en Europa. Más allá de esto, utilizar una grabadora de llamadas puede librar a las empresas de muchos problemas legales. De igual forma, grabar las conversaciones comerciales permite mejorar la calidad de la atención y corregir a los teleoperadores que desarrollen una gestión deficiente. A decir verdad, el resultado final suele ser una mejor atención para la clientela.

En Neotel tenemos una grabadora de llamadas funcional

Todas las empresas que hacen uso del software de telemarketing de Neotel gozan automáticamente del servicio de la grabadora de llamadas. El servicio básico garantiza un espacio limitado pero suficiente y almacenamiento durante unos dos meses del backup. Esto es ideal para emprendimientos nuevos y con flujo de llamadas no tan elevado.

Ahora bien, las empresas que lo necesiten también pueden solicitar nuestra grabadora de llamadas premium. Con este complemento, los emprendedores cuentan con un terabyte entero de almacenamiento y todo se guarda durante dos años. Este nivel de servicio es el necesario para empresas medianas y grandes, con un alto volumen de ventas y clientes.

Las opiniones sobre la centralita virtual de Neotel son muy positivas. Tenemos clientes y empresas de prestigio que tienen muchos años contratando nuestro servicio. Además de la grabadora de llamadas, nuestro programa tiene un sinfín de complementos que son muy útiles para vender más. Sin duda alguna, aquellos que cuentan con este tipo de programas tienen una gran ventaja para promocionarse y ofrecer un servicio profesional. Si te interesa adquirir uno de nuestros planes, comunícate con nosotros.

Centralita móvil: Las salas de call center ya no son necesarias

Muchos nuevos emprendedores creen que la centralita virtual es solo un programa para salas de call center. A decir verdad, todo negocio por muy pequeño que sea requiere de atención al cliente oportuna, profesional y con toda la disponibilidad. Los programas de comunicación empresarial del presente van mucho más allá del centro de atención, permitiendo vender más y atender desde la comodidad de un smartphone. La prueba de esto es la centralita móvil.

Hoy las empresas de todo tipo pueden tener teleoperadores sin contar con una sala de call center. No se necesitan oficinas, ni equipos costosos o instalaciones complicadas. A decir verdad, la contratación de un servicio de centralita virtual es lo único necesario para profesionalizar la comunicación, de forma económica y versátil. Ahora mismo te explicaremos que es una centralita móvil.

¿Qué es la centralita móvil?

centralita móvil

Los softwares de call center del presente se caracterizan por tener elementos muy útiles para atender llamadas de forma profesional y con la formalidad debida. Por ejemplo, hay compañías que contratan a teleoperadores que trabajan desde sus casas, o vía remota. Básicamente, estos atienden las llamadas dirigidas a la empresa desde un smartphone, desde el cual tienen todas las aplicaciones propias de un call center. Esto es posible gracias a la centralita virtual móvil.

La centralita móvil es un complemento de centralita virtual telefónica que le permite manejar a los teleoperadores su smartphone como si fuese un softphone de call center. Es decir, que aquel trabajador que cuente con esta herramienta, podrá por ejemplo silenciar una llamada o ponerla en espera. Y esto no es un asunto menor, pues dichas capacidades nos hacen saber que nos está atendiendo un profesional o una empresa y no alguien improvisado.

Para poder tener las características de un call center en el smartphone, se recurre a códigos sencillos que permiten incorporar esas funciones al smartphone. También se puede entender a la centralita móvil como usar móvil como centralita.  Por supuesto, contar con esta solución tecnológica es muy positivo, debido a que permite contratar teleoperadores freelancer, sin la necesidad de tener una oficina para eso.

Las ventajas de contratar una centralita online

La centralita móvil es apenas uno de los complementos que tiene el software de centralita virtual. Para aquellos que no lo saben, este es un programa que permite unificar y controlar la comunicación empresarial para sacarle el mayor provecho. Lo más importante que ofrece esta solución tecnológica a cualquier negocio, incluso a los nuevos emprendedores, es que las comunicaciones se profesionalizan y con ello, el emprendimiento.

Todos los emprendedores quieren que sus negocios se vean profesionales, formales, creíbles, o para resumir mejor, confiables. Esto es lógico pues las personas no suelen gastar dinero en algo que genere riesgos, sino en alguien que de resultados. Precisamente, la centralita virtual garantiza aspectos de comunicación profesional que le dan validez y confiabilidad a cualquier compañía, por más nueva que sea.

Una centralita online le garantiza a cualquier emprendedor un IVR con menú de opciones, para que los clientes se encuentren con elementos formales del call center, sin tener uno. De igual forma, este tipo de programa permite que se puedan silenciar las llamadas o poner en espera, algo que es muy profesional al atender a un usuario. También tiene la centralita móvil, que permite tener todo eso en un smartphone y programas para realizar llamadas en call center y vender más.

Neotel te ayuda a darle a tu empresa un toque profesional

Todos los elementos mostrados anteriormente le indican al cliente que está llamando a una compañía seria y confiable. La centralita virtual telefónica garantiza una imagen y atención profesional, incluso a aquellas empresas que no tienen oficinas físicas formales. En Neotel tenemos además los mejores complementos para que los empresarios puedan elevar la calidad de su atención y la cantidad de ventas. Los aplicativos complementarios de nuestro programa son innovadores y muy efectivos para desarrollar estrategias de marketing que incrementen los ingresos de las compañías.

Las opiniones sobre la centralita virtual en el sector empresarial cada vez son más positivas. A ciencia cierta, este tipo de tecnología ha dejado de ser un complemento laboral, para convertirse en algo indispensable. Las empresas más grandes del planeta reconocen que este software tiene un papel meritorio en el crecimiento empresarial. De hecho, ya no se habla de programas para realizar llamadas en call center, sino de programas para el marketing. Si estas interesado en este producto, comunícate con nosotros.

¿Por qué las empresas están utilizando más la videoconferencia en la nube?

Hasta hace poco se entendía la videoconferencia en la nube como un recurso para la comunicación familiar e informal. No obstante, el uso de esta tecnología ha aumentado vertiginosamente en el mundo empresarial. Los más recientes estudios y encuestas coinciden en que videollamar se ha convertido en una práctica humana realmente influyente.

Ahora bien, en el caso de las empresas no basta con realizar videollamadas por alguna red social. Cuando el propósito de la comunicación es comercial, se deben utilizar los recursos adecuados. El objetivo es generar confianza y formalidad. Para lograrlo, las compañías pueden recurrir a la centralita virtual, que tiene un módulo especial para esta actividad. Ahora bien, ¿Sabes para qué es útil la videoconferencia y videollamada en la nube?

Videollamadas empresariales: requieren otro tipo de programas

Cualquiera que piensa en una videollamada se le vendrá a la mente redes sociales como Facebook y WhatsApp. No obstante, estas páginas web están muy lejos de ofrecer un entorno adecuado para las labores propias de una empresa. De hecho, hacer una videoconferencia en la nube desde una plataforma para entretenimiento es cuesta arriba, debido a las limitaciones de esos servicios.

Ciertamente, existen plataformas diseñadas especialmente para realizar videollamadas empresariales. No obstante, estas también tienen ciertas limitaciones que solo mejoran mediante mensualidades bastante costosas. Algunas cuestan lo mismo que un plan básico de centralita virtual, el cual ofrece incluso funciones para el telemarketing, siendo mucho más versátil.

El software de call center moderno ofrece módulos de videollamada en la nube y videoconferencia. Este tipo de función es apenas un complemento de varios que ofrece este tipo de programa. De hecho, esta opción es mucho más ventajosa para empresas y comercios por diversas razones.

¿Cómo es la videollamada en la nube de la centralita virtual?

Los programas de centralita virtual como el de Neotel facilitan un entorno web a sus clientes. Esto se suele hacer a partir de la línea WebRTC, base de todas las plataformas con módulos de chats y videollamadas, entre otras. Ahora bien, lo mejor de esto es que cada empresa tiene su propio sistema para utilizar este formato de conversaciones en tiempo real.

Además, este entorno virtual está diseñado para funcionar con telefonía IP. De hecho, esto es lo ideal para un entorno empresarial porque en este se suelen utilizar dispositivos telefónicos especiales para realizar videoconferencias. Un ejemplo de estos, son los teléfonos de escritorio empresariales con pantalla y conexión IP.

Por supuesto, la centralita virtual y su módulo de videoconferencia en la nube pueden utilizarse desde un ordenador o el smartphone. A decir verdad, lo único que necesita el empleado para comunicarse con otros colegas o clientes es un dispositivo con conexión de banda ancha y cámara digital. Por supuesto, la aplicación de las llamadas con vídeo tiene diversas utilidades dentro de las compañías.

Trabajo en tiempos de emergencia

La ocurrencia de la pandemia por COVID 19 planteó un escenario laboral muy complicado. Frente a la cuarentena, las videollamadas y videoconferencias se convirtieron en soluciones viables para mantener el estudio, la comunicación laboral y la actividad comercial. Fue así como esta herramienta adquirió protagonismo para las empresas y negocios.

Las llamadas con vídeo han permitido a muchas empresas continúen sus labores sin necesidad de la presencialidad. Mejor aún, muchos profesionales e independientes han podido generar ingresos desde la comodidad de su hogar gracias a la videollamada en la nube. Esto le ha dado una mayor vigencia al uso de la centralita virtual en emprendimientos pequeños o que no tienen call center.

La videollamada en la nube es hoy una herramienta que permite continuar el trabajo en tiempos de emergencia. Sin embargo, las ventajas que se han encontrado en el uso de esta tecnología le ubican ya como un medio frecuente para realizar reuniones.

Reuniones laborales más fáciles y productivas

Muchas empresas han descubierto que utilizar la videoconferencia en la nube tiene ventajas sobre las reuniones presenciales. Las videollamadas grupales permiten reunir a personas que no están en la misma ubicación. De hecho, este módulo es utilizado por las empresas más prestigiosas para tomar decisiones que involucran a cierto número de directivos. Esto a pesar de que no todos se encuentren en la misma ciudad o país.

Otra ventaja de la videoconferencia en la nube es que las reuniones son más organizadas. El solo uso de esta herramienta implica establecer un orden para opinar y se evita el problema de la murmuración, propio de los eventos presenciales. Esto facilita la dinámica y permite organizar mejor las actividades de índole laboral. Según algunas estadísticas, el 94% de las compañías creen que ala videollamada aumenta la productividad.

De igual forma, las videollamadas permiten trabajar mejor con personal no contratado. Las empresas de la actualidad pueden trabajar con especialistas sin necesidad de ofrecer contratos fijos. Esto permite reducir algunos costes de contratación y realizar colaboraciones o trabajos especiales. A partir de la videollamada en la nube, se pueden dar instrucciones y llevar un seguimiento adecuado de las asignaciones.

Videollamada en la nube: Mejora la relación con los clientes

La videoconferencia genera garantías de confianza en la clientela. Esto es así, porque las llamadas con audio permiten conocer mucho más al emprendedor o agente encargado. El hecho de poder ver a las personas con las que negociamos facilita mucho más cerrar acuerdos.

Hoy en día hay empresas que realizan su atención al cliente a través de videollamadas. Este medio es muy positivo en aquellas labores que implican una autogestión por parte del cliente. Por ejemplo, el agente telefónico de una empresa de TV por cable puede dar orientaciones mucho más claras a un usuario en caso de tener que revisar una falla.

Incluso algunos comerciantes están utilizando este tipo de herramientas para presentar sus catálogos de productos. Por supuesto, utilizar el módulo de videollamadas de la centralita virtual le da más formalidad y credibilidad al emprendedor. Se pueden generar opiniones sobre la centralita virtual muy positivas desde la clientela.

Es una fuente de ingresos

Aquellas empresas o emprendedores que se dedican a la enseñanza pueden aprovechar la videoconferencia en la nube al máximo. Poco importa la temática que domine el emprendedor debido a que siempre hay un público para cada aprendizaje.

De hecho, muchas personas generan ingresos extras enseñando a otros el oficio al que se dedican. Por ejemplo, hay vendedores muy exitosos que además de comercializar, dan clases a otras personas sobre técnicas de ventas. Hay todo un mercado de consumidores dispuestos a pagar por aprendizaje, o atención.

No existen límites para utilizar la videollamada en la nube como una fuente de producción de ingresos. Desde tarotistas, hasta sexólogos, pasando por psicólogos pueden convertir a este módulo del software de call center en un negocio en sí mismo. Incluso las escuelas y demás instituciones educativas están adquiriendo la centralita virtual para poder operar durante la pandemia.

Sustituyendo otros medios de comunicación

Las estimaciones apuntan a que la videollamada sustituirá en los próximos años a la llamada tradicional de voz. Esta tendencia no solo será adoptada por las empresas, sino que será impulsada por ellas al ofrecer sus servicios. Según estudios recientes, el 89% de las personas creen que las videollamadas y videoconferencia en la nube les permite sentirse más conectados.

Además, la tasa de personas que prefieren hacer videollamadas ha subido hasta un 87%, en relación a lo que ocurría unos tres años atrás. La videollamada permite sensaciones que ya no son posibles mediante una llamada telefónica tradicional. Algunas de estas son conexión emocional, compromiso, confianza, transparencia y concentración.

Cabe destacar que todas estas sensaciones son fundamentales tanto en el área comercial, como en los entornos laborales. Es decir, que facilitan el trabajo interno de las empresas y la acción de ofertar y vender productos o servicios. Por ello, las proyecciones están claramente a favor de las videollamadas entendiendo que el Internet está cada vez más extendido a nivel mundial.

Módulo de videoconferencia en la nube de Neotel

La centralita virtual de Neotel es una de las más prácticas, funcionales y rápidas del mercado. Este servicio va mucho más allá de simplemente contar con la posibilidad de realizar videollamadas y videoconferencia en la nube.

El módulo de Neotel permite grabar las videollamadas hechas con clientes o empleados. De esta forma, la empresa conserva un registro de videollamadas entrantes y salientes. Incluso se pueden transferir videollamadas para facilitar la comunicación efectiva.

El módulo de videollamada en la nube es completamente gratis para aquellos emprendedores que adquieren nuestra centralita virtual. No importa si el cliente adquiere el plan más básico, de igual forma contará con esta herramienta innovadora. Existen en Internet excelentes opiniones sobre la centralita virtual de Neotel y su operatividad. Quienes contraten el servicio cuentan con el respaldo, la calidad y asistencia de nuestro equipo de trabajo.