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centralita virtual telefónica

El papel fundamental de la centralita virtual en el éxito empresarial 

En el vertiginoso mundo empresarial de hoy en día, donde la eficiencia y la productividad son moneda corriente, las empresas se esfuerzan constantemente por encontrar herramientas que optimicen sus operaciones y les permitan mantenerse un paso adelante de la competencia. En este contexto, la centralita virtual emerge como un aliado invaluable, capaz de transformar la forma en que se gestionan las tareas cotidianas y de abrir nuevas fronteras en la eficacia organizacional. 

¿Qué es una Centralita Virtual? 

En esencia, una centralita virtual telefónica es un sistema telefónico basado en la nube que gestiona las llamadas entrantes y salientes de una empresa. A diferencia de las centralitas tradicionales que requieren hardware físico y líneas telefónicas dedicadas, las centralitas virtuales operan completamente en línea, lo que significa que no hay necesidad de equipos ni de mantenimiento costoso. Este enfoque basado en la nube ofrece una flexibilidad sin precedentes y permite a las empresas acceder a funciones avanzadas sin la carga de la infraestructura física. 

¿Cómo Funciona? 

El funcionamiento de una centralita virtual telefónica es relativamente sencillo, pero increíblemente eficaz. Cuando un cliente llama a la empresa, la centralita virtual dirige la llamada a través de una serie de opciones configuradas previamente. Estas opciones pueden incluir la transferencia a un departamento específico, la atención por parte de un agente de servicio al cliente o la reproducción de mensajes pregrabados con información útil. Todo este proceso se lleva a cabo de forma automatizada, lo que garantiza una atención rápida y eficiente para el cliente, sin importar la hora del día o la ubicación del equipo. 

Beneficios de una Centralita Virtual 

¿Por qué una centralita virtual telefónica se ha vuelto tan indispensable para las empresas de todos los tamaños y sectores? La respuesta radica en los múltiples beneficios que ofrece: 

  1. Flexibilidad: La centralita virtual permite a las empresas gestionar las llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es especialmente útil para equipos que teletrabajan o empresas con empleados remotos.
  2. Escalabilidad: A medida que las empresas crecen, la centralita virtual telefónica puede crecer con ellas. No hay necesidad de invertir en hardware adicional; simplemente se pueden añadir más líneas o extensiones según sea necesario.
  3. Costos Reducidos: Al eliminar la necesidad de hardware físico y líneas telefónicas dedicadas, las centralitas virtuales ofrecen un ahorro significativo en costos de infraestructura y mantenimiento.
  4. Funciones Avanzadas: Las centralitas virtuales ofrecen una amplia gama de funciones avanzadas, como grabación de llamadas, menús interactivos, estadísticas de llamadas y más, que pueden ayudar a mejorar la productividad y la experiencia del cliente.
  5. Mejora de la Experiencia del Cliente: Con la capacidad de dirigir las llamadas de manera rápida y eficiente, las centralitas virtuales pueden mejorar la experiencia del cliente al garantizar tiempos de espera mínimos y una atención personalizada.

En resumen, la centralita virtual telefónica es una herramienta poderosa y versátil que puede proporcionar una ventaja competitiva significativa a cualquier empresa. Su capacidad para ofrecer flexibilidad, escalabilidad, costos reducidos y funciones avanzadas la convierte en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños y sectores.  

¿Por qué la centralita virtual de Neotel es la mejor opción? 

La centralita virtual de Neotel es una herramienta integral diseñada para mejorar la comunicación empresarial y optimizar la gestión de llamadas. Con una amplia gama de características y funcionalidades avanzadas, la centralita virtual telefónica de Neotel se destaca como una solución completa para las necesidades de telecomunicaciones de cualquier empresa. Aquí hay algunas de las funcionalidades destacadas que hacen que la centralita virtual de Neotel sea la mejor opción para las empresas: 

  1. IVR Personalizado (Respuesta de Voz Interactiva): La centralita virtual telefónicade Neotel ofrece un IVR personalizable que permite a las empresas crear menús de opciones interactivos para guiar a los clientes a la persona o departamento adecuado. Esto garantiza una experiencia de llamada fluida y eficiente para los clientes, reduciendo los tiempos de espera y aumentando la satisfacción del cliente.
  2. Desvío de Llamadas Inteligente: Con la centralita virtual telefónicade Neotel, las empresas pueden configurar reglas de desvío de llamadas inteligentes basadas en diversos criterios, como horarios de atención, disponibilidad del personal o ubicación geográfica. Esto garantiza que las llamadas se dirijan siempre al destino correcto, incluso fuera del horario laboral o durante períodos de alta demanda.
  3. Gestión de Colas de Llamadas: La centralita virtual de Neotel permite a las empresas gestionar de manera eficiente las colas de llamadas, priorizando las llamadas entrantes según el orden de llegada o según reglas predefinidas. Esto asegura una distribución equitativa de las llamadas entre los agentes disponibles y reduce los tiempos de espera para los clientes.
  4. Grabación de Llamadas: Con la función de grabación de llamadas de la centralita virtual telefónicade Neotel, las empresas pueden grabar y almacenar fácilmente todas las llamadas entrantes y salientes para fines de control de calidad, formación del personal o cumplimiento normativo. Esto proporciona un registro detallado de las interacciones con los clientes y ayuda a mejorar el servicio al cliente.
  5. Panel de Control intuitivo: Neotel ofrece un panel de control intuitivo y fácil de usar que permite a los usuarios gestionar todas las funciones de la centralita virtual de manera eficiente. El panel de control proporciona a los usuarios todas las herramientas necesarias para gestionar sus comunicaciones empresariales de manera efectiva.

En resumen, la centralita virtual de Neotel ofrece una amplia gama de funcionalidades avanzadas que pueden ayudar a las empresas a mejorar su comunicación interna y externa, optimizar la atención al cliente y aumentar la eficiencia operativa. Con características como IVR personalizado, desvío de llamadas inteligente, gestión de colas de llamadas y más, la centralita virtual de Neotel se posiciona como una solución integral para las necesidades de telecomunicaciones de cualquier empresa. 

Si buscas elevar la calidad de las comunicaciones empresariales, Neotel es la elección ideal. No dudes en solicitar una demostración sin compromiso y descubre cómo la centralita virtual telefónica de Neotel puede transformar la comunicación en tu empresa.  

 

La verdadera razón por la cual toda empresa debe contar con fax virtual

El Internet, las redes sociales y los smartphones son en la actualidad lo principal en materia de comunicación a nivel personal y comercial. Esta afirmación no tiene discusión alguna y todos los sabemos. Los negocios venden, tramitan facturas y se comunican con sus clientes mediante estos recursos tecnológicos. No obstante, existen algunos dispositivos que se niegan a morir y uno de ellos son precisamente los faxes. Tanto es así, que en la actualidad existe el fax virtual.

No es mentira que el fax virtual es una aplicativo que tiene su utilidad incluso en el presente. Lo que muchos emprendedores quizás aún desconocen es el por qué. A continuación, entenderás cual es la aplicación clave de esta herramienta en los negocios y por supuesto, verás lo sencillo que es tenerlo a disposición, en todo momento… ¡Sigue leyendo!

fax virtual

Fax Virtual: Mandando documentación por Internet

El fax en sus orígenes era un equipo que permitía mandar documentos con gráficos escaneados en blanco y negro utilizando las líneas telefónicas. A decir verdad, este aparato fue precursor de toda la tecnología que utilizamos en el presente para enviar toda clase de contenidos por Internet. Entre las décadas de los ochentas y noventas, su aparición impresionó a todos, pero más que nada a empresarios y comerciantes, que lo adaptaron como su aliado ideal.

Los faxes siempre fueron utilizados principalmente como implementos para el trabajo empresarial. Por supuesto, con la popularización de Internet y su desarrollo este equipo pasó a un segundo plano. A ciencia cierta, los aplicativos y plataformas que utilizamos en la actualidad ofrecen rapidez, inmediatez y alta calidad en el envío de documentación digital. En una primera vista, podría parecer que el fax virtual o físico es una tecnología fácilmente sustituible, por no decir obsoleta.

No obstante, el fax en cualquiera de sus versiones ofrece algo que el resto de mecanismos y plataformas de envío no puede garantizar al día de hoy. Este es un atributo que tiene mucho valor para toda clase de empresa, sin importar la actividad a la que se dedique. De hecho, esta sería la razón más importante por la cual, tener la capacidad de enviar y recibir faxes sigue siendo importante en el mundo empresarial.

El fax es mejor que los formatos digitales actuales por esta razón

Cuando una persona manda una factura, un contrato o documentación legal por email, dichos documentos no tienen validez legal. No obstante, todo aquello que mandamos por fax si la tiene en casi cualquier parte del mundo. Esto es así, porque para mandar faxes se debe disponer de un número telefónico el cual está asociado a la red pública.

Añadido a esto, los faxes generan acuse de recibo. Es decir, que al recibirlos o mandarlos, siempre queda una prueba física. A decir verdad, los envíos por correo electrónico y las redes sociales no ofrecen garantías de este tipo y eso les resta cierta confiabilidad o seguridad. Por esta razón, es que es tan importante que los emprendedores usen por lo menos el fax virtual.

El fax virtual es una función que permite mandar y recibir faxes utilizando correo electrónico. Para hacerlo, se le debe asignar a la persona un número telefónico especial. Al colocar este número en el email, es posible mandar documentación a un fax físico. De igual forma, al proporcionar este dato, una persona que tenga uno de estos aparatos puede enviarnos documentos escaneados. En resumen, se puede gozar de las bondades de esta tecnología de una forma muy simplificada.

Neotel: centralita virtual telefónica con fax virtual

En el mercado existen muchos servicios de fax virtual que se venden por separado. No obstante, en Neotel, este es un complemento de la propia centralita virtual telefónica. Por ello, los clientes que quieran incorporarlo no tendrán que instalar un software o pagar mucho dinero por este módulo. Aquí te asignamos un número telefónico y tan solo pagarás unos pocos euros que se añadirán en tu plan.

La centralita virtual de Neotel ofrece una amplia gama de herramientas para call center. Todas ellas están destinadas a vender más, atender mejor o ampliar los canales de comunicación como ocurre con el fax virtual. Cuando un emprendimiento cuenta con este tipo de herramientas se abre una ventana de posibilidades. Mejorar las comunicaciones es importante para el crecimiento empresarial.

Con el fax virtual podrás fomentar un intercambio de documentos abierto, simplificado y con garantías legales. Muchas personas en Europa y otros continentes aún utilizan esta tecnología para enviar y recibir información. Si estás interesado en esto y el resto de nuestros servicios, comunícate con nosotros.

Evita las llamadas perdidas con las estadísticas de llamadas entrantes

Cada llamada que entra a una empresa significa dinero y percepción del cliente. Por eso, es importante que la mayor cantidad de clientes posibles puedan comunicarse efectivamente. No importa si hablamos de un banco, una cadena de tiendas o un negocio personal, la comunicación de los clientes debe ser sencilla, fluida y efectiva. Afortunadamente, este aspecto técnico puede mejorarse con la centralita virtual y, sobre todo, con las estadísticas de llamadas entrantes.

estadísticas de llamadas entrantes

Mejorar la comunicación es posible desde la empresa con un poco de información y estrategia. Lo primero se consigue gracias a la telefonía IP y su capacidad de generar datos sobre las llamadas que entran a la compañía. Lo segundo, se logra con un ejercicio de análisis de esos datos que se ven en las estadísticas. Sobre todo, es importante analizar la cantidad de llamadas perdidas. Lo que verás a continuación, te ayudará a potenciar tu negocio, a mejorar su imagen y por supuesto, a incrementar la oportunidad de generar más dinero.

Llamadas perdidas: una estadística vital

La centralita virtual telefónica permite conocer mucho sobre cómo fluyen las llamadas que son recibidas en una compañía. Sus estadísticas, dan cuenta del trabajo de los teleoperadores o encargados, pero también dan pistas sobre el comportamiento de los clientes al llamar. Precisamente, uno de los indicadores que permiten conocer cómo está la calidad de la atención es el de las llamadas perdidas.

Una llamada perdida es aquella que entra al teléfono de la compañía pero que no llega a ser atendida por un teleoperador. Por lo general, esto ocurre porque los clientes se cansan de mantenerse mucho tiempo en la lista de espera. Conocer la cantidad de llamadas perdidas es importante: revela si la empresa es efectiva para atender a un número mayor de usuarios. Apuntar a una mayor atención es lo deseado, siendo prueba de productividad.

Reducir la cantidad de llamadas perdidas es un asunto estratégico para cualquier empresa. Muchas personas que tienen negocios no entienden lo importante que es esto. Algunos ni siquiera están informados de cómo ocurren las llamadas que llegan al negocio. En realidad, tener esta información permite a las empresas mejorar su atención e incrementar sus ganancias. Ahora bien… ¿Se puede tener esos datos? … La respuesta es un rotundo si, siempre que se use una centralita virtual telefónica.

Las llamadas perdidas nunca son buenas

Si el emprendedor se coloca en los zapatos del cliente puede entender mejor lo negativas que son las llamadas perdidas. Cuando los consumidores llaman a una empresa nueva para comprar un producto o servicio, esperan que el acceso a dicha compañía sea sencillo. Si se encuentran con que es difícil contactar, evidentemente se cuestionarán si es bueno cerrar un negocio con esa firma. Esto es equivalente a colocar obstáculos a los clientes para comprar… ¿Qué empresa desea eso?

Además, es importante pensar que cada llamada perdida podría ser la de un cliente que quiere comprar el producto. Es decir, que no atender la mayoría de llamadas posible, implica una pérdida de oportunidades valiosas para generar más dinero. Por todo eso y mucho más, todo negocio que vende utilizando un número telefónico, debería verificar las estadísticas de llamadas entrantes. Esta es una forma de crear estrategias que mejoren la atención ofrecida a los consumidores.

Mejorar la atención y el flujo de ventas telefónicas es sencillo cuando se identifican algunos patrones de conducta de los clientes. Esto se puede hacer verificando las llamadas perdidas y también otros indicadores que ofrecen las estadísticas de llamadas entrantes. Si te preguntas “¿Qué es una centralita virtual?” O “¿Para qué sirve?” pues ya puedes ver que es más importante de lo que se cree.

¿Cómo utilizar las estadísticas de llamadas entrantes para mejorar?

Una vez que un emprendedor contrata su centralita virtual y comienza a verificar las estadísticas puede reorganizar el trabajo. Por ejemplo, si se observa que ocurren muchas llamadas perdidas a una hora o un día determinado, entonces lo aconsejable es orientar el trabajo a esos lapsos de tiempo. Con esta información, se puede establecer el tiempo de descanso para otra hora y así poder atender a más clientes de forma efectiva.

Otra medida para frenar las llamadas perdidas pueden ser tratar de reducir el tiempo de conversación con los clientes. El objetivo es conversar menos, pero con una atención cordial y efectiva, solucionando los problemas de los usuarios o vendiendo más. Un vendedor también podría llegar a la conclusión de habilitar a otro encargado para que le ayude a atender las llamadas entrantes. En todo caso, ya sabes que en Neotel tenemos una centralita virtual eficiente y novedosa que te permitirá resolver muchos problemas.