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¿Por qué mi empresa necesita un software de call center?

En un mundo empresarial cada vez más competitivo y centrado en el cliente, las empresas deben adoptar herramientas efectivas para optimizar sus procesos de comunicación. Un software de call center se ha convertido en una herramienta esencial para muchas organizaciones que buscan mejorar su eficiencia, aumentar sus ventas y ofrecer un mejor servicio al cliente. A continuación, exploraremos las razones clave por las que tu empresa necesita invertir en un software de call center: 

  1. Aumento de la eficiencia operativa

El uso de un software de call center para gestionar las llamadas salientes representa un cambio radical en la manera en que las empresas pueden optimizar sus procesos de comunicación. Estas herramientas están diseñadas para maximizar la productividad de los agentes, lo que se traduce en un incremento significativo de la eficiencia operativa. 

Uno de los aspectos más destacados de los softwares de call center es la marcación automática. Esta funcionalidad permite a los agentes dedicar más tiempo a las interacciones significativas y menos a la tarea repetitiva de marcar números. Existen diferentes tipos de marcadores automáticos: 

  • Marcador predictivo: Este sistema analiza el tiempo de duración de las llamadas y calcula cuándo un agente estará disponible para atender la siguiente llamada. Al predecir el momento adecuado para marcar el siguiente número, el sistema puede generar una gran cantidad de llamadas en poco tiempo, lo que resulta en más interacciones y, potencialmente, más ventas. 
  • Marcador progresivo: A diferencia del marcador predictivo, el marcador progresivo marca un número cuando un agente está disponible. Esto evita que las llamadas se marquen cuando no hay un agente disponible para atenderlas, reduciendo así el número de llamadas sin respuesta y mejorando la experiencia del cliente. 

Estos sistemas de marcación no solo reducen el tiempo perdido en la marcación manual, sino que también minimizan las llamadas fallidas o sin respuesta, permitiendo a los agentes enfocarse en interactuar con clientes potenciales en lugar de lidiar con la frustración de las llamadas no contestadas. 

Además, los agentes del call center suelen enfrentar periodos de inactividad entre llamadas debido a la naturaleza manual de la marcación. Un software call center automatiza este proceso, lo que reduce significativamente el tiempo que los agentes pasan sin estar en contacto con los clientes. Esto significa que pueden realizar más llamadas en un periodo de tiempo concreto, aumentando así su productividad general. 

  1. Mejora en la gestión de datos y seguimiento

Una de las características más importantes de un software de call center es su capacidad para registrar información detallada sobre cada llamada. Esto incluye datos como la duración de la llamada, los resultados de las interacciones y los comentarios de los clientes. Conocer cuánto tiempo dura cada interacción puede ayudar a evaluar la eficiencia del equipo y a identificar patrones que pueden estar afectando el rendimiento. Además, es esencial saber si una llamada resultó en una venta, una consulta o un rechazo, ya que esta información puede ser analizada para ajustar estrategias y tácticas de ventas. Las opiniones y observaciones de los clientes sobre productos o servicios son invaluables. Al documentar esta información, las empresas pueden detectar áreas de mejora en sus ofertas. 

El software para call center no solo registra datos, sino que también permite su análisis en tiempo real. Esto significa que las empresas pueden acceder a información actualizada y relevante sobre el rendimiento de sus agentes y las interacciones con los clientes.  

  1. Integración con otras herramientas

La integración de un software de call center con otras herramientas de gestión empresarial es fundamental para maximizar su efectividad y mejorar la experiencia del cliente. Entre estas herramientas, los sistemas de CRM (Customer Relationship Management) y las plataformas de mensajería como WhatsApp se destacan como dos opciones clave. 

Al fusionar datos de llamadas con la información almacenada en el CRM, los agentes pueden acceder a un perfil detallado de cada cliente, que incluye su historial de compras, preferencias y anotaciones de interacciones anteriores. Esta capacidad de acceder a información completa permite personalizar las interacciones, aumentando significativamente las posibilidades de conversión. 

Además, esta integración fortalece la coordinación entre los equipos de ventas y atención al cliente. Por ejemplo, si un cliente ha experimentado un problema que ha sido registrado en el CRM, el agente de ventas puede abordarlo de manera proactiva durante la llamada, mostrando un conocimiento profundo de su situación. Esta conexión no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también fomenta un enfoque más colaborativo y eficiente entre los diferentes departamentos de la empresa. 

También facilita el seguimiento de las acciones, permitiendo un análisis más detallado de la efectividad de las campañas de marketing y ventas. Con la información centralizada, las empresas pueden realizar ajustes estratégicos basados en datos históricos, optimizando así sus campañas en función de las necesidades y preferencias de los clientes. Además, esta integración permite la automatización de tareas repetitivas, lo que libera tiempo para que los agentes se concentren en actividades más estratégicas. 

Por otro lado, la integración con WhatsApp transforma la manera en que las empresas interactúan con sus clientes. Esta plataforma de mensajería permite una comunicación instantánea y accesible, facilitando que los agentes respondan a consultas de clientes en tiempo real. Al integrar WhatsApp con el software para call center, los agentes pueden enviar información adicional, como folletos o enlaces a productos, enriqueciendo así la experiencia. 

La integración también asegura que todas las interacciones, tanto por llamadas como por WhatsApp, se registren en una única base de datos. Esto proporciona un historial completo de la comunicación con cada cliente, lo que facilita el seguimiento de consultas y problemas. Al ser una herramienta conocida y utilizada por muchos clientes, WhatsApp reduce la barrera de entrada para la comunicación, permitiendo a las empresas atraer a un público más amplio. 

  1. Escalabilidad y flexibilidad

La flexibilidad que ofrece un software para call center es crucial en un entorno empresarial en constante cambio. Un sistema escalable te permite añadir usuarios y funcionalidades sin la necesidad de realizar cambios costosos o complicados en la infraestructura existente. Esto significa que tu equipo puede adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado y a las demandas de los clientes, asegurando que nunca te quedes atrás en la competencia. 

Asimismo, la escalabilidad no solo se refiere al número de agentes. También se extiende a las características y herramientas del software. Por ejemplo, si tu empresa comienza a expandirse a nuevos mercados o a ofrecer nuevos servicios, es posible que necesites integrar nuevas funciones, como herramientas de análisis más avanzadas o la capacidad de realizar llamadas internacionales. Un buen software de call center te permitirá activar o desactivar estas funcionalidades de manera sencilla, adaptándose a las nuevas necesidades sin complicaciones. 

 

En resumen, un software call center para llamadas salientes no es solo una herramienta de comunicación; es una inversión estratégica que puede transformar la forma en que tu empresa se conecta con sus clientes. Aumenta la eficiencia operativa, mejora la experiencia del cliente, facilita la integración de datos y ofrece escalabilidad. En un mercado donde cada llamada cuenta, contar con un sistema de call center eficaz puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Si aún no has considerado esta opción, ahora es el momento de evaluar cómo un software de call center puede llevar tu negocio al siguiente nivel. 

En este sentido, Neotel ofrece una solución completa y eficiente de call center que incluye todos estos beneficios. Neotel es una opción ideal para las empresas que desean operar de manera profesional.  

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centralita virtual

¿Qué debo tener en cuenta antes de contratar una centralita virtual para mi empresa?

Antes de dar el paso crucial de elegir una centralita virtual telefónica para tu empresa, es esencial considerar varios aspectos clave que garantizarán que la solución seleccionada se adapte perfectamente a tus necesidades específicas. Desde la compatibilidad con tus sistemas existentes hasta las características avanzadas que ofrecen, cada factor debe evaluarse minuciosamente para tomar una decisión informada. 

  1. Escalabilidad y Flexibilidad:

Una de las mayores ventajas de las centralitas virtuales es su capacidad para crecer junto con tu empresa. Antes de contratar una, asegúrate de que pueda adaptarse fácilmente a tus necesidades en términos de volumen de llamadas y usuarios. La flexibilidad para agregar o eliminar funcionalidades según sea necesario es crucial para mantener la eficiencia operativa a medida que tu negocio evoluciona. 

  1. Integración con sistemas existentes:

La interoperabilidad con tus sistemas de comunicación y software empresarial es esencial para garantizar una transición suave y una experiencia de usuario sin interrupciones. Asegúrate de que la centralita virtual telefónica se integre sin problemas con herramientas como CRM, correo electrónico y mensajería instantánea para maximizar la eficiencia y la productividad de tu equipo. 

  1. Funcionalidades avanzadas:

Además de las funciones básicas de gestión de llamadas, busca características avanzadas que puedan mejorar la experiencia tanto para tus empleados como para tus clientes. Estas pueden incluir grabación de llamadas, menús interactivos de respuesta de voz (IVR), enrutamiento inteligente de llamadas, conferencias telefónicas y análisis detallados de datos. Evalúa cuidadosamente qué características son imprescindibles para tu negocio y asegúrate de que la centralita virtual las ofrezca. 

  1. Calidad de servicio y soporte técnico:

La fiabilidad y la disponibilidad son aspectos críticos cuando se trata de comunicaciones empresariales. Investiga la reputación del proveedor de la centralita virtual en términos de calidad de servicio y soporte técnico. Busca comentarios y reseñas de otros clientes para tener una idea clara de lo que puedes esperar en términos de confiabilidad y capacidad de respuesta ante problemas o consultas. 

  1. Costes y modelo de precios:

También es importante, considerar el aspecto financiero. Comprende completamente la estructura de precios del proveedor, incluidos los costos iniciales, las tarifas mensuales y cualquier cargo adicional por características premium o exceso de uso. Asegúrate de que el coste de la centralita virtual esté alineado con tu presupuesto y que ofrezca un retorno de inversión claro en términos de mejoras en la eficiencia y la productividad. 

  1. Seguridad y cumplimiento normativo:

La seguridad de la información y el cumplimiento normativo son preocupaciones crecientes para las empresas en todos los sectores. Asegúrate de que la centralita virtual voip cumpla con los estándares de seguridad de datos pertinentes y que ofrezca opciones de cifrado y autenticación robustas para proteger la confidencialidad de las comunicaciones comerciales. 

  1. Experiencia del usuario:

La usabilidad es clave para garantizar una adopción exitosa de la centralita virtual por parte de tu equipo. Busca una interfaz intuitiva y fácil de usar que requiera un mínimo de capacitación. Además, considera la experiencia del cliente al interactuar con tu empresa a través de la centralita virtual, asegurándote de que la interfaz sea amigable y que los tiempos de espera sean mínimos. 

  1. Respaldo de continuidad del negocio:

Es crucial contar con planes de respaldo y continuidad del negocio en caso de interrupciones del servicio. Asegúrate de que el proveedor de la centralita virtual ip tenga medidas sólidas para garantizar la disponibilidad continua del servicio, ya sea a través de redundancia de servidores, planes de recuperación ante desastres o capacidad de conmutación por error. 

  1. Evaluación de proveedores y comparación de ofertas:

Antes de tomar una decisión final, realiza una exhaustiva evaluación de los proveedores de centralitas virtuales disponibles en el mercado. Compara sus ofertas en términos de características, precios, reputación y experiencia en el sector. Solicita demos y pruebas gratuitas cuando sea posible para evaluar la idoneidad de la solución para tu empresa antes de comprometerte con un proveedor específico.  En resumen, elegir la mejor centralita virtual para tu empresa es una decisión estratégica que requiere una cuidadosa consideración de varios factores clave. Al evaluar la escalabilidad, la integración, las características, la calidad del servicio, el coste y otros aspectos mencionados, puedes garantizar que la solución seleccionada impulse la eficiencia operativa y mejore la experiencia general de comunicación tanto para tu equipo como para tus clientes.   

¿Qué tipo de empresa utiliza la Centralita Virtual?

Si tienes una empresa o negocio propio, seguro que te has planteado en alguna ocasión introducir cambios, mejoras y nuevos servicios que te ayuden a aumentar la productividad y/o ahorrar costes. Una de estas opciones de cara a las comunicaciones de la empresa, es la utilización de una Centralita Virtual. En este sentido, ¿crees que tu negocio tiene las características necesarias para verse beneficiado por su uso?

Hoy en nuestro blog te respondemos a esa cuestión, pues son numerosos los tipos de empresas y áreas de negocio que, al utilizar una centralita virtual, obtienen numerosas ventajas:

La pequeña o mediana empresa (PYMES)

Dentro de una PYME, además de los amplios beneficios y ahorros que vimos en posts anteriores sobre la centralita virtual, es muy importante destacar que este tipo de empresas optan por esta clase de centralita debido a que ésta hace las funciones propias de una secretaria. Y todo ello, sin necesidad de tener a una persona para realizar estas tareas. Por ejemplo, la centralita virtual puede gestionar la recepción de llamadas y aclarar los pasos y opciones a seguir:

“ Gracias por llamar a nombre de su empresa. Si desea hablar con el departamento comercial, por favor pulse uno. Si desea hablar con administracion, por favor pulse dos.”

La Gran Corporación

En el caso de las grandes empresas y corporaciones, vemos también de manera muy clara que las funcionalidades y servicios que ofrece una centralita virtual son mucho más extensos que los ofrecidos por una centralita física.

Así, hablaríamos de importantes logros y alto rendimiento con una centralita virtual, para cualquier Empresa que necesite…

  1. Unificar sedes, ya que todas formarían parte de la misma Centralita Virtual, reduciendo tiempo de espera y sin pérdida de llamadas.
    En este sentido, todas estas llamadas pueden ser filtradas a través de una única persona, y ésta puede derivar sus llamadas de modo rápido y sencillo, permitiéndole ver el estado de todas las extensiones sin importar ubicación.
  2. Internacionalizar su empresa: Si trabajas con el servicio de centralita de Neotel se te asignará numeración internacional, y todas las llamadas serán atendidas desde tu sede nacional, sin coste adicional y sin que su cliente sepa su ubicación.
    Por poner un caso concreto, Neotel asigna una numeración de Londres a una empresa ubicada en Valencia, la locución de bienvenida se grabará en inglés, y le aparecerá en pantalla Londres (así se reconocerá el origen de esta llamada).
  3. Movilidad para tu empresa: si necesitas realizar algún traslado, o simplemente trabajar con amplia movilidad, usando una centralita virtual sólo necesitas una conexión a internet para conectarla.
    Por ejemplo, si tu empresa necesita trasladarse por motivos de infraestructura, simplemente haría falta conectar los terminales en la nueva sede, manteniendo todos los servicios con la misma configuración y sin ningún añadido.
  4. Reducir costes de mantenimiento y líneas físicas: Trabajando con una centralita virtual, eliminarás el 100% del coste actual de tus líneas fijas (manteniendo sus numeraciones), y te liberarás del 100% del coste mantenimiento de la centralita (ya que al no ser física, el mantenimiento se realiza en la sede de Neotel).

Con todo lo visto, podemos concluir que sea cual sea el tamaño de tu empresa o el tipo de negocio al que te dediques, una centralita virtual puede aportar mucho a la productividad y comodidad de tu actividad diaria. ¿Te gustaría saber más o solicitar una prueba gratuita? Contacta con nuestro equipo y conoce todos los detalles.

La necesidad de las centralitas virtuales en las empresas actuales

En cualquier tipo de empresa, siempre ha sido necesaria una cierta planificación e inversión en comunicaciones. Hoy en día, sin embargo, dicha inversión puede ser mucho menor que hace tan solo unos años atrás. Esto se debe principalmente al rápido avance tecnológico de las telecomunicaciones. Y en el caso de las centralitas virtuales y su uso empresarial, vemos que ocurre exactamente lo mismo.

Como ya hemos dicho, actualmente las telecomunicaciones avanzan a gran velocidad, por  lo que el coste de los servicios y las llamadas se reducen drásticamente gracias a las nuevas prestaciones que van surgiendo. Además, dichos avances también son capaces de cumplir las exigencias del cliente, que cada vez solicita un servicio más versátil.

Así, y en nuestro caso, vemos que eso es precisamente lo que nos ofrece una centralita virtual: gracias a un mayor número de funcionalidades con respecto a la centralita tradicional, obsoleta y física.  Con las centralitas virtuales, las empresas ganan en productividad y consiguen un ahorro muy importante en sus comunicaciones.
Además, cualquier usuario puede tener su centralita virtual instalada en un par de horas, y comenzar rápidamente a gestionar  la misma (sin necesidad de conocimientos específicos o nociones técnicas), lo que le permite ahorrar costes de instalación y gestión.

Centralitas virtuales para empresas, sin permanencias y con todas las ventajas

Si tienes un negocio o empresa, seguro que entre tus principales preocupaciones están las permanencias abusivas por parte de los proveedores de voz. Al menos, hemos comprobado que esta cuestión ya le preocupa al 95% de nuestros clientes.

Con otros proveedores, por ejemplo, al firmar el contrato los empresarios o autónomos ya se ven atados a él durante 18 meses. Esto, es precisamente lo que les lleva a leer contratos interminables y revisar la letra pequeña, ya que en un porcentaje muy alto, al final lo acordado no corresponde con las facturas que reciben durante todo este período.

Sin embargo, con Neotel esto se ha acabado. Obtén con nosotros un servicio de calidad, versátil, y sin costes de instalación ni mantenimiento, y por supuesto sin permanencia. De esta manera, queremos demostrarte que todo lo que te ofrecemos es real, dejándote tan satisfecho que no habrá necesidad de atarte para que desees sacarle partido a todas las ventajas de las centralitas virtuales en tu empresa.