Las empresas logran mayor vigencia y oportunidades comerciales mientras abren mayor espacio para la comunicación. Poco importa el tipo de negocio o servicio ofrecido, lo importante es poder conectar con los clientes y demás actores de todas las formas posibles. En este sentido, el fax virtual se constituye en una excelente herramienta para integrar la tecnología del pasado con el presente.
Existen muchas empresas y personas que aún no se han actualizado totalmente a nivel tecnológico. Más allá de esto, el principal objetivo de las compañías es obtener la mayor cantidad de oportunidades comerciales posibles. Pensando en ello, es fundamental poder utilizar todos los canales y métodos de comunicación posible para facilitar la comunicación. Ahora bien, ¿Sabes qué es el fax virtual?
¿Qué es un fax?
El fax es un aparato tecnológico que fue muy popular en las décadas de los ochentas y noventas. De hecho, su impacto fue muy pronunciado en el mundo empresarial y comercial de esa época. Tiendas, empresas, consultoras, instituciones y demás entidades lo convirtieron en un recurso casi indispensable por la facilidad que ofrecía para el envío y recepción de documentos y comunicaciones comerciales.
El fax es un aparato que permite enviar mensajes mediante transmisión telefónica. Los materiales son escaneados impresos y posteriormente enviados a través de números telefónicos asignados para los faxes. Su funcionamiento consiste en convertir el material escaneado en mapa de bits, siendo transmitido por señales eléctricas a partir del sistema telefónico tradicional.
Este equipo incorpora tres aparatos en uno para ejercer sus funciones: un escáner, una impresora y un módem. Hasta el día de hoy muchas oficinas mantienen un fax para el envío y recepción de material impreso. En algunos casos esto ocurre debido a una falta de actualización tecnológica y en otros, como un mecanismo de emergencia para mantener la comunicación en caso de que las comunicaciones presenten fallas.
Si en algún momento la conexión a Internet presenta problemas, las empresas pueden mantener el flujo de información a partir de este aparato. Es por eso que muchas compañías conservan su viejo fax o incluso, todavía le dan uso. Entendiendo esto, nace el concepto de fax virtual que implica la actualización importante de este tipo de tecnología.
El fax virtual: Una actualización necesaria
El fax virtual es un servicio que permite a las compañías adecuar medios actuales al formato de comunicación del fax tradicional. Su principal función es permitir enviar y recibir faxes a un correo electrónico. En realidad, el concepto implica que los mensajes puedan transmitirse entre un dispositivo con conexión a Internet y este aparato tradicional.
Las funciones del fax virtual son básicamente dos: enviar información a un fax o recibirla al correo electrónico. También está la posibilidad de hacerlos desde una página web o desde un archivo de Office. Esto garantiza una adaptabilidad importante para establecer comunicaciones con otras compañías.
El fax virtual permite conciliar la tecnología de hace veinte años con los recursos de comunicación por Internet actuales. De esta forma, las empresas abren otra posibilidad para el intercambio de información importante. A su vez, esto genera mayores oportunidades comerciales porque la interacción se simplifica.
Muchas empresas aún utilizan el fax
Según una encuesta del IDC, al menos el 82% de los trabajadores de 200 empresas aún envían faxes. Muchas firmas mantuvieron la costumbre de firmar y enviar documentos legales durante los años ochentas y noventas. Es por ello, que la costumbre de utilizar este aparato aún está arraigada en el mundo empresarial.
En España el uso del fax pareciera ser algo muy residual. Sin embargo, muchos trámites de carácter legal deben realizarse mediante burofax según lo que estipulan las leyes. Este tipo de comunicación es muy positiva para enviar información delicada de forma segura y urgente.
En países como Japón, Alemania y Estados Unidos el uso del fax está mucho más arraigado. Esto implica que muchas empresas a nivel global necesitarán recurrir al fax virtual cuando realizan intercambios y acuerdos transnacionales.
Tres actividades en donde aún se utiliza el fax
Las empresas que trabajan en el campo de la salud están acostumbradas a recibir y enviar fax online. En las clínicas, consultorios y empresas proveedoras de equipos médicos, se sigue implementando con frecuencia este aparato. Una de sus mayores aplicaciones en hospitales es el envío de historias clínicas de pacientes de forma segura a través de este método. Esto es necesario, pues se trata también de no depender del Internet que siempre puede fallar.
En España las instituciones públicas de todo tipo tienen contemplado el envío de documentos vía fax. Esto es algo que se hace con menor regularidad con el paso del tiempo. No obstante, la seguridad que proveen este tipo de envíos sigue siendo un punto a favor. Los despachos de abogados e instituciones judiciales tampoco han renunciado del todo a esta tecnología.
Muchos negocios pequeños también implementan el fax para enviar contrataciones, facturas y pedidos. En este caso, la ventaja suele ser también económica, porque este es un método que no implica muchos gastos. Por otro lado, muchos comerciantes están acostumbrados a esta tecnología y prefieren mantenerse en ella.
El fax virtual acerca a las empresas
Todo lo dicho anteriormente indica que casi todas las empresas deberían tener a disposición un servicio de fax virtual. Contar con esta herramienta facilita sobre todo las comunicaciones entre empresas. A decir verdad, muchos proveedores y compañías aún envían documentación a través de faxes.
Imaginemos que un emprendedor necesita comprar mercancía y encuentra a un proveedor con buenos descuentos. El único problema es que quien hace la proveeduría no trabaja mediante correo electrónico y solo utiliza faxes en sus negociaciones. Precisamente el fax virtual permite a las empresas adaptarse a este tipo de situaciones para su beneficio.
Es probable que individuos que sean potenciales clientes no utilicen este tipo de artefacto. No obstante, a las firmas que ofrecen servicios a otras compañías si les conviene tener la capacidad de enviar y recibir faxes. Es en estos escenarios en donde el fax virtual adquiere otra dimensión.
Se debe entender al fax virtual como una herramienta que facilita las negociaciones entre pares. De hecho, esta función simplificará el papeleo propio de las compras empresariales. La dinámica comercial de cualquier negocio se facilita sin importar si se trata de una tienda, un local, una empresa de servicios o cualquier otra modalidad.
¿Cómo funciona el fax virtual?
El fax virtual es un servicio que funciona de forma muy similar a la centralita IP. No se trata de un programa complejo que requiera ser instalado o configurado. Es más bien una herramienta proporcionada por una empresa de gestión telefónica como Neotel.
Las empresas simplemente solicitan el servicio de fax virtual y pagan una mensualidad por utilizarlo. Para ello, se le asigna un número telefónico especial a través del cual podrá recibir fax incluso a su correo electrónico. Esto es indispensable para que una persona que utilice este aparato pueda realizar el envío.
En el caso de querer mandar documentación hacia un fax se debe adjuntar el archivo en PDF. Para concretar el envío, solo se debe colocar en el destinatario la dirección de correo electrónico del receptor y en el asunto su número de fax. A decir verdad, hacer esto es tan sencillo como mandar un email.
Al contar con este módulo se puede mandar un efax desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluyendo Smartphone, tabletas y otros similares. De esta manera, se pueden integrar los dispositivos actuales con el aún utilizado fax, simplificando aún más la comunicación y el envío de documentación.
¿Cómo es el fax virtual de Neotel?
El servicio de fax virtual de Neotel no requiere de instalaciones complicadas ni procesos engorrosos. El cliente solo paga ocho euros mensuales y cuenta con el servicio de inmediato. En este caso, se establece una permanencia de 12 meses, teniendo una de las tarifas más competitivas del mercado. A partir de ese momento, las empresas solo necesitarán utilizar el correo electrónico para recibir o enviar fax online.
Las empresas y emprendedores que contratan nuestra centralita virtual pueden contar con este recurso de forma instantánea. Si aún te preguntas cómo funciona una centralita virtual, básicamente es un sistema de gestión para la comunicación telefónica empresarial. Este ofrece funciones para dar una mejor atención y herramientas útiles para mejorar el telemarketing.
Lo mejor de esta alternativa es la seguridad que ofrece a quienes la incorporan a algunas de sus labores diarias. La empresa puede seleccionar un número para fax nacional. O bien, puede escoger una numeración internacional si el tipo de actividad que realiza así lo requiere. Neotel ofrece números con prefijos de más de 200 países alrededor del mundo.
El fax virtual es apenas otro de los novedosos módulos que ofrece nuestro software para telemarketing. En esta solución tecnológica encontrarás múltiples soluciones para la comunicación empresarial, incluyendo funciones útiles para amplificar la publicidad y aumentar las ventas. En Neotel tenemos los mejores precios para todo tipo de emprendimiento.
