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IVR: Controla los tiempos de la atención al cliente

Detrás de los sistemas de call center a los que llamamos se esconde una gran estrategia. En el papel de clientes, es difícil entender toda la ingeniería que hay detrás de cada elemento que se escucha en una llamada al centro de atención. Sin embargo, todo está controlado para facilitar el trabajo dentro de la compañía. En esta realidad, el IVR es un elemento que juega un papel primordial.

Muchas personas piensan que llamar al call center de una empresa es algo sumamente tedioso. No obstante, de no existir todos los elementos que encontramos en una llamada empresarial, la experiencia sería aún peor. Lo mejor es que todo es diseñado para que los emprendimientos y empresas puedan garantizar una atención de calidad. Este es el gran secreto de las compañías más grandes del mundo.

IVR: Ganando tiempo para atender a todos

ivr respuesta de voz interactiva

A lo interno de las empresas que están en proceso de crecimiento se conoce lo difícil que puede ser manejar la atención al cliente. En algún momento, decenas de llamadas se convertirán en miles de requerimientos, sugerencias, pedidos y reclamos. Este es el punto en el cual la centralita virtual deja de ser una herramienta complementaria, para convertirse en un elemento de trabajo necesario.

Cuando las llamadas aumentan, el trabajo se complejiza. Incluso contando con un call center plenamente constituido muchas veces será imposible hacer frente a todos los requerimientos de los clientes. Por eso, las empresas recurren al IVR o sistema de respuesta de voz interactiva. Este es un implemento que permite obtener los datos de los clientes, conducirlos por las opciones y transmitir alguna propaganda. A esto se añade la función de saludar a los usuarios que también es importante.

Lo que ignoran los clientes es que todos estos elementos que van escuchando hasta ser atendidos por un operador, permiten ganar tiempo. Mientras los usuarios que comienzan a llamar pasan todo este filtro, los teleoperadores van atendiendo a otros clientes que llamaron antes. El IVR y las funciones telefónicas del call center permiten gestionar mejor las colas de llamadas. Porque, aunque los usuarios no lo sepan, casi siempre están inmersos en una cola para poder ser atendidos.

Los mensajes IVR gestionan las llamadas empresariales

El VoIP IVR es una herramienta que permite ganar tiempo de múltiples formas. Cuando se transmite el saludo, el departamento de atención al cliente tiene algunos segundos más para terminar con otras llamadas. Cuando el sistema pide al cliente datos como el DNI, se adelanta la obtención de datos necesarios para la atención. Todo esto implica ganar tiempo para ir atendiendo a todos los clientes y reducir la cola de llamadas en espera.

De hecho, una de las funciones del IVR es precisamente reducir la cola de llamadas en espera. Esto solo se logra estirando el tiempo que pasan los usuarios interactuando con esta parte de la centralita virtual. Si todas las llamadas tuviesen que llegar instantáneamente a los teleoperadores, estos muchas veces no podrían asumir toda la demanda de atención, en el caso de empresas concurridas.

En el IVR todo se convierte en una oportunidad lícita para que los teleoperadores ganan tiempo. Incluso esta parte del sistema servirá para que aquellas personas que no tienen una gestión importante, quizás cuelguen el teléfono antes de ser atendidas. En el fondo, este sistema requiere que el cliente tenga claridad en el motivo de su llamada y que la asuma de forma inteligente. En este sentido, este sistema automatizado hace que todo sea más eficiente.

Neotel tiene una centralita virtual moderna

Cabe destacar que el software de Neotel es uno de los más completos, ofreciendo soluciones de todo tipo para las empresas. El VoIP IVR es una herramienta central para cualquier tipo de compañía, pero es solo un módulo de nuestro programa. Con una centralita virtual novedosa se puede vender más, organizar los datos de clientes, hacer campañas de llamadas salientes y mejorar la imagen de la empresa. A ciencia cierta, esta es una herramienta que garantiza estructura a cualquier negocio.

Nuestro programa se inspira en la avanzada centralita virtual Asterisk. Este es un programa de software libre novedoso que tiene funciones de centralita. Su última actualización es del año 2021 y Neotel ha adaptado lo mejor de este sistema para ofrecer a nuestros clientes lo mejor en materia de comunicación empresarial. Si tienes un emprendimiento y estas interesado en el IVR y en todo lo que te tenemos preparado, comunícate con nosotros.