IA

Transforma tus llamadas en datos valiosos con la IA de Neotel

En la era digital, donde cada segundo cuenta y la información fluye a velocidades vertiginosas, las empresas necesitan herramientas que les permitan tomar decisiones más inteligentes y actuar con mayor agilidad. Uno de los recursos más infrautilizados y, a la vez, más poderosos que tienen las organizaciones son las llamadas telefónicas: conversaciones que contienen datos valiosos sobre clientes, oportunidades, incidencias y mucho más. El problema es que, hasta ahora, extraer esa información requería un esfuerzo manual considerable. 

Neotel ha transformado esta realidad. Gracias a su innovadora solución basada en inteligencia artificial (IA), ahora es posible transcribir automáticamente las llamadas y generar resúmenes de cada conversación. Esta tecnología no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad del servicio, optimiza procesos y potencia la estrategia comercial de las empresas. Veamos cómo funciona y por qué se ha convertido en una herramienta indispensable para negocios de todos los tamaños. 

El valor oculto de cada conversación telefónica 

Cada vez que un cliente llama, se genera una interacción rica en datos: desde inquietudes y necesidades hasta reacciones emocionales, problemas técnicos o sugerencias. Sin embargo, en la práctica, muchas de estas llamadas no se analizan porque implica escuchar grabaciones largas, tomar notas y resumir manualmente lo sucedido. 

Esto representa una pérdida doble: por un lado, se desaprovechan oportunidades de mejora y fidelización; por otro, se consumen recursos humanos en tareas repetitivas y poco escalables. La Inteligencia Artificial de Neotel soluciona este dilema con una propuesta clara: automatizar la transcripción de llamadas y el análisis de llamadas para que la información relevante esté siempre disponible y accesible. 

Descubre todo lo que te ofrece la IA de Neotel 

Transcripción de llamadas: precisión y claridad 

Uno de los pilares de la solución de Inteligencia Artificial de Neotel es su sistema de transcripción automática de llamadas. Este no es un simple dictado de voz a texto: utiliza tecnología avanzada de reconocimiento de voz con separación de interlocutores, capaces de identificar con precisión quién está hablando, incluso en conversaciones con interrupciones o ruido de fondo. 

El resultado es un documento claro, con marcas de tiempo, diálogos etiquetados por hablante y sin errores de interpretación. Esta transcripción de llamadas no solo refleja exactamente lo que se dijo, sino que facilita su búsqueda y análisis posterior, algo especialmente útil en entornos de atención al cliente, soporte técnico o departamentos de ventas. 

Además, contar con un registro textual ayuda a evitar malentendidos, garantiza transparencia en las comunicaciones y contribuye al cumplimiento normativo, especialmente en sectores regulados. 

Resumen de llamada automático: información clave en segundos 

Pero la Inteligencia Artificial de Neotel va un paso más allá. No se limita a la transcripción de llamadas: también entiende el contenido de las llamadas. La IA analiza cada conversación y genera un resumen de llamada automático con los aspectos más importantes: 

  • Temas tratados 
  • Acuerdos alcanzados 
  • Incidencias mencionadas 
  • Requerimientos pendientes 

Este resumen de llamada automático es ideal para que supervisores, agentes o responsables puedan consultar en segundos de qué se habló y qué acciones derivan de la conversación, sin necesidad de revisar todo el audio o texto completo. Es especialmente útil para el seguimiento comercial, resolución de incidencias o control de calidad. 

Toda la información organizada en un solo lugar 

Otro punto clave es el Portal de Neotel, donde se almacenan de forma automática las grabaciones, transcripciones y resúmenes. Este entorno es seguro, accesible y diseñado para facilitar la gestión documental de cada interacción telefónica. 

A través del Portal de Neotel, podrás escuchar las grabaciones, consultar las transcripciones y revisar los resúmenes de llamada automáticos de forma sencilla. Toda esta información está accesible online y, si lo deseas, puedes exportarla fácilmente en formato PDF.   

IA de Neotel: una solución que se adapta a tu empresa 

La IA de Neotel ha sido diseñada con un enfoque flexible y escalable, lo que permite su uso tanto en pequeñas empresas como en grandes corporaciones. Puedes integrarla de tres maneras diferentes, según el modelo que mejor se adapte a tu operativa: 

  • Con el software de Call Center de Neotel: ideal para equipos que gestionan atención al cliente o campañas comerciales. 
  • A través de la Centralita Virtual de Neotel: perfecto para empresas que quieren modernizar su sistema telefónico sin complicaciones. 
  • Mediante un SIP Trunk de Neotel: opción versátil para quienes desean mantener su infraestructura actual, pero beneficiarse de la tecnología de IA de Neotel. 

Además, su implementación es completamente en la nube, sin necesidad de instalaciones físicas ni conocimientos técnicos avanzados. Todo se activa de forma rápida y sencilla. 

Modelo de uso flexible y coste controlado 

Otro punto fuerte del servicio es su sistema de facturación basado en el uso real: solo pagas por los minutos de llamada que deseas procesar con IA. Esto te permite controlar el presupuesto y decidir con libertad cuántas llamadas quieres analizar. 

¿Prefieres transcribir todas tus llamadas? Perfecto. 

¿Solo necesitas analizar las más relevantes? También es posible. 

Este enfoque ajustado al consumo hace que la solución sea accesible incluso para pequeñas empresas, sin renunciar a los beneficios de la Inteligencia Artificial. 

Inteligencia Artificial de Neotel: impacto directo en la productividad y la calidad del servicio 

Los beneficios de incorporar la IA de Neotel en la gestión de llamadas se ven desde el primer día. No se trata solo de tecnología, sino de transformación operativa. Algunos de los impactos más destacados son: 

Mejora en la atención al cliente 

La información clara y accesible permite dar respuestas más rápidas y personalizadas. Además, la transcripción de llamadas ayuda a los supervisores a detectar patrones de comportamiento, preguntas frecuentes o incidencias recurrentes. Esto permite implementar mejoras continuas en los procesos de atención, adaptar guiones, reforzar conocimientos en áreas específicas y anticiparse a los problemas antes de que se repitan. 

También es posible identificar los momentos clave dentro de una conversación, como señales de insatisfacción, palabras que reflejan urgencia o solicitudes específicas que requieren seguimiento. Gracias a esto, las empresas pueden actuar con rapidez, reducir tiempos de respuesta y ofrecer un trato más empático y resolutivo. 

En definitiva, la IA de Neotel no solo mejora la eficiencia operativa, sino que transforma la experiencia del cliente, fomentando su fidelización y fortaleciendo la imagen profesional de la empresa. 

Auditorías y control de calidad más eficientes 

Gracias a las transcripciones y resúmenes de la Inteligencia Artificial de Neotel, los supervisores pueden auditar llamadas de forma más ágil, detectar desviaciones en el discurso y reforzar buenas prácticas. 

Formación basada en casos reales 

Los responsables de equipo pueden utilizar transcripciones y resúmenes para formar a nuevos agentes, compartir ejemplos reales y corregir errores con base en hechos concretos. 

Toma de decisiones basada en datos 

Al disponer de información organizada y estructurada, los responsables pueden detectar tendencias, oportunidades de mejora o nuevos nichos comerciales con mayor rapidez y certeza. 

Ahorro de tiempo y recursos 

Automatizar la revisión de llamadas libera horas de trabajo que antes se destinaban a tareas repetitivas. Esto permite que los equipos se enfoquen en actividades de mayor valor estratégico. 

Casos de uso: cómo la IA de Neotel transforma diferentes sectores 

La solución de Neotel es aplicable a múltiples industrias, sectores y departamentos. Aquí algunos ejemplos: 

  • Atención al cliente: seguimiento de reclamaciones, control de calidad, formación de agentes. 
  • Ventas: registro de acuerdos, seguimiento de negociaciones, detección de objeciones frecuentes. 
  • Soporte técnico: análisis de incidencias, mejora de protocolos de atención, documentación de soluciones. 
  • Servicios financieros o legales: respaldo documental, cumplimiento normativo, control de comunicaciones sensibles. 
  • Educación y consultoría: seguimiento de tutorías o sesiones, generación de informes automáticos, archivo de conversaciones clave. 

IA de Neotel: una herramienta alineada con el futuro del trabajo 

La IA aplicada a la telefonía ya no es una visión futurista: es una realidad tangible que mejora la eficiencia, profesionaliza la gestión del cliente y reduce los costes operativos. Neotel ofrece este servicio de IA para que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, pueda acceder a ella sin barreras técnicas ni económicas. 

Además, en un entorno laboral cada vez más orientado a lo digital, donde el trabajo remoto y la descentralización son comunes, contar con herramientas de IA que capturen y organicen el conocimiento generado en cada llamada se vuelve imprescindible. 

Con la Inteligencia Artificial de Neotel: menos tareas repetitivas, más resultados 

En un entorno empresarial donde cada minuto cuenta y la eficiencia marca la diferencia, automatizar procesos ya no es una opción, sino una necesidad. La Inteligencia Artificial de Neotel representa un cambio de paradigma en la gestión de llamadas telefónicas: convierte conversaciones que antes se perdían en información estructurada y útil. 

Con transcripciones automáticas precisas y resúmenes que capturan lo esencial de cada interacción, tu empresa puede optimizar su operativa diaria, mejorar el control sobre la calidad del servicio y tomar decisiones basadas en datos reales, no suposiciones. Se acabaron las horas invertidas en revisar audios o en intentar reconstruir lo que se dijo durante una llamada: la IA de Neotel lo hace por ti, con rapidez, objetividad y fiabilidad. 

En lugar de gastar tiempo revisando grabaciones o tomando notas, con la Inteligencia Artificial de Neotel tus equipos pueden concentrarse en lo que realmente importa: resolver, vender, innovar y crecer. 

¿Quieres dar el siguiente paso hacia una gestión más inteligente? Con la IA de Neotel, es fácil, rápido y sin complicaciones. Empieza hoy mismo y descubre cómo transformar tus llamadas en una fuente constante de valor para tu negocio. 

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IA de Neotel: transcripción de llamadas y resumen de llamada automático para optimizar el seguimiento comercial y la atención al cliente

¿Te imaginas poder analizar cada llamada de tu empresa sin tener que pasar horas escuchando grabaciones o tomando notas interminables? Hoy en día, el tiempo es uno de los recursos más valiosos para cualquier negocio, y las conversaciones telefónicas son una mina de oro de información que, si no se analiza correctamente, puede pasar desapercibida. 

Si tu equipo sigue dedicando tiempo y esfuerzo a revisar llamadas de forma manual, este artículo es para ti. Con la transcripción de llamadas y el resumen automático de la IA de Neotel, tendrás toda la información clave organizada y siempre a mano. Descubre qué quieren tus clientes, detecta oportunidades de mejora y toma decisiones más inteligentes, sin perder tiempo ni recursos.   

El problema de revisar llamadas de forma manual 

Para muchas empresas, analizar las llamadas es esencial. Revisar grabaciones permite evaluar la calidad del servicio, detectar oportunidades de venta, prevenir conflictos y mejorar la satisfacción del cliente. 

Sin embargo, hacerlo de forma manual tiene varias desventajas: 

  • Consume horas de trabajo que podrías invertir en tareas estratégicas. 
  • Requiere personal adicional, aumentando los costes operativos. 
  • Puede generar errores u omisiones humanas. 
  • Hace más lenta la toma de decisiones, ya que la información no siempre está lista cuando la necesitas. 
  • Esto se traduce en un proceso lento, costoso y poco eficiente, que termina afectando la productividad y competitividad de tu negocio. Por suerte, la tecnología ha llegado para cambiarlo todo. 

 

Saca el máximo partido a cada llamada gracias a la IA de Neotel: transcripción de llamadas y resumen de llamada automático. 

Con la inteligencia artificial de Neotel, olvidarte de este proceso tedioso es más fácil de lo que imaginas. Nuestra solución permite transcribir y resumir automáticamente cada conversación telefónica, independientemente del volumen de llamadas que maneje tu empresa. 

  • Transcripción de llamadas

La inteligencia artificial de Neotel no solo convierte cada llamada en texto, sino que lo hace con una precisión sorprendente. Gracias a su avanzado sistema de reconocimiento de voz y separación de interlocutores, identifica claramente quién dice cada cosa durante la conversación, aunque haya interrupciones o se solapen las voces. Esto significa que obtendrás un documento estructurado y fiel a la realidad, sin errores de interpretación ni frases confusas. Además, el texto final está organizado de forma clara, con marcas de tiempo y etiquetas de cada participante, lo que facilita su lectura y análisis posterior. Ya no tendrás que preocuparte por malentendidos o palabras mal escuchadas: cada detalle queda registrado tal como se dijo. 

  • Resumen automático de conversaciones

Una de las grandes ventajas de la IA de Neotel es que no solo se limita a transcribir, sino que también entiende el contenido de la llamada. Gracias a su tecnología de procesamiento de lenguaje natural, analiza cada conversación y extrae los puntos clave: temas tratados, acuerdos alcanzados, peticiones pendientes o incidencias a resolver. Así, genera un resumen claro, breve y directo, perfecto para que cualquier supervisor o responsable pueda saber en segundos de qué se habló, qué se decidió y qué acciones se deben tomar. Este resumen permite detectar rápidamente interacciones que requieren seguimiento sin tener que escuchar toda la grabación, optimizando tiempos y mejorando la eficiencia de tu equipo. 

  • Información organizada y accesible al instante

Toda esta información —grabación, transcripción y resumen— se guarda automáticamente en tu Portal de Neotel, de forma segura y ordenada. Podrás consultar cada archivo siempre que lo necesites y sin complicaciones. Además, si lo prefieres, puedes descargar la transcripción o el resumen en formato PDF para archivarlo, compartirlo con tu equipo o adjuntarlo a informes y expedientes. Esta accesibilidad inmediata convierte cada llamada en un recurso de valor que puedes reutilizar tantas veces como necesites, facilitando auditorías, evaluaciones de calidad o la resolución de incidencias. 

En poco tiempo, tienes a tu disposición toda la información que antes requería horas de escucha, anotaciones manuales y revisión detallada. Con la IA de Neotel, tu empresa trabaja de forma más rápida, precisa y estratégica, dedicando el tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. 

¿Cómo funciona la IA de Neotel? 

Disfrutar de la inteligencia artificial de Neotel es tan sencillo como activarla junto con nuestros servicios de Call Center y Centralita Virtual, o incluso integrarla a tu sistema telefónico actual mediante un SIP Trunk de Neotel. 

  • Activación de grabación automática: Cada llamada queda registrada sin interrupciones ni esfuerzo adicional para tus agentes. 
  • Procesamiento con IA: Una vez finalizada la llamada, la IA de Neotel transcribe el audio, separa las voces y genera un resumen profesional. 
  • Consulta y análisis: A través del Portal de Neotel, accedes a grabaciones, transcripciones y resúmenes, organizados y listos para usar. 

No necesitas conocimientos técnicos avanzados ni inversiones en infraestructura. Todo se hace desde la nube y se adapta a la escala de tu negocio. 

Un servicio que se adapta a tus necesidades empresariales

Otra de las grandes ventajas de la inteligencia artificial de Neotel es su capacidad de adaptarse a las características específicas de cada empresa. No importa si se trata de una pequeña oficina con un equipo reducido o una gran corporación con múltiples sedes: el servicio ha sido diseñado para escalar según el volumen y las necesidades de cada organización. 

Este enfoque flexible permite que cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, pueda beneficiarse de las ventajas de la IA de Neotel sin necesidad de realizar grandes inversiones ni comprometer su operativa diaria. 

Además, el modelo de precios está basado en el uso real de la herramienta: se factura únicamente en función de los minutos de llamada que se analizan con IA. Esto elimina costes innecesarios y permite un control total sobre el gasto. Las empresas pueden decidir libremente si desean aplicar la inteligencia artificial a todas sus llamadas grabadas o solo a una selección, según sus objetivos o necesidades en cada momento. 

  •  Paga solo por lo que usas: Nuestro modelo de tarifas se basa en los minutos de llamada que deseas analizar. No hay cuotas fijas ni costes ocultos: tú decides cuánto quieres invertir. 
  •  Analiza todas o solo algunas llamadas: Puedes aplicar la IA a todas tus llamadas grabadas o solo a aquellas que consideres clave, optimizando así tu presupuesto. 
  •  Sin instalaciones complejas: Todo se hace desde la nube, sin necesidad de costosos equipos ni personal técnico especializado. 

¿Qué beneficios aporta la IA de Neotel a tu empresa? 

Implementar la transcripción de llamadas y resumen de llamada automático no es solo una cuestión de ahorrar tiempo. Los beneficios van mucho más allá: 

  •  Mejor control de calidad: Puedes auditar las llamadas de forma rápida y precisa, identificando áreas de mejora en el servicio. 
  • Cumplimiento normativo: Tener una transcripción literal de cada conversación puede ayudarte a cumplir con normativas de protección de datos, calidad y atención al cliente. 
  •  Detección de oportunidades: Analizar patrones de conversación puede ayudarte a identificar tendencias, nuevas necesidades de clientes o posibles productos o servicios a ofrecer. 
  •  Mejor formación para tu equipo: Los supervisores pueden usar las transcripciones y resúmenes para capacitar a los agentes, compartir buenas prácticas y corregir errores de forma efectiva. 
  •  Toma de decisiones basada en datos: Con información clara y organizada, puedes tomar decisiones más rápidas y acertadas para hacer crecer tu negocio. 

 La IA de Neotel se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier tipo de empresa. Al liberar horas de trabajo y optimizar recursos, tu equipo puede centrarse en lo que realmente importa: atraer clientes, fidelizarlos y aumentar tus ventas. 

Además, siempre tendrás el control total desde el Portal de Neotel, donde podrás escuchar grabaciones, consultar transcripciones y descargar resúmenes en PDF para compartir con tu equipo o presentar informes a la dirección. 

 

¿Cómo aprovechar al máximo la Inteligencia Artificial de Neotel? 

Disfrutar de las ventajas de la IA de Neotel es sencillo y no requiere grandes cambios en la infraestructura de tu empresa. Existen tres formas de integrarla: 

  • Contratando el software de Call Center de Neotel. 
  • Utilizando la Centralita Virtual de Neotel. 
  • Manteniendo tu sistema telefónico actual y añadiendo el SIP Trunk de Neotel. 

Cualquiera de estas opciones permite que tus llamadas sean grabadas, transcritas y resumidas de forma automática. La información resultante se gestiona fácilmente a través del Portal de Neotel, donde puedes escuchar las grabaciones, consultar las transcripciones o descargar los resúmenes en formato PDF. 

IA de Neotel: da el siguiente paso hacia la eficiencia 

Cada minuto que inviertes en tareas repetitivas es tiempo que podrías dedicar a hacer crecer tu negocio. Con la inteligencia artificial de Neotel, puedes olvidarte de pasar horas revisando llamadas. La tecnología hace el trabajo pesado por ti, dándote la información que necesitas, cuando la necesitas. 

¿Listo para empezar? Rellena nuestro formulario y uno de nuestros asesores te mostrará cómo la IA de Neotel puede transformar la forma en que tu empresa gestiona sus llamadas. 

 Aprovecha hoy el poder de la inteligencia artificial y lleva tu productividad a otro nivel. Descubre cómo la transcripción de llamadas y el resumen automático pueden optimizar tu negocio. ¡Pásate a la IA de Neotel y dedica tu tiempo a lo que realmente importa! 

 

centralita virtual empresas

5 motivos para contratar una centralita virtual para empresas

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, contar con herramientas tecnológicas que optimicen la comunicación interna y externa no es un lujo, sino una necesidad. Las centralitas virtuales para empresas han ganado terreno como una solución eficiente, flexible y económica frente a las centralitas tradicionales. Si estás considerando mejorar tus comunicaciones, tu sistema de atención al cliente, optimizar tus operaciones o reducir costes, este artículo te ayudará a entender por qué una centralita virtual puede ser la decisión estratégica que impulse tu negocio al siguiente nivel.

A continuación, exploramos cinco motivos clave por los que deberías considerar contratar una centralita virtual para tu empresa.

Ventajas de una centralita virtual

  1. Reducción significativa de costes operativos

Uno de los beneficios más atractivos de una centralita virtual es su impacto directo en la reducción de costes. Las empresas tradicionales que usan centralitas físicas deben asumir gastos significativos en:

  • Infraestructura (servidores, cables, terminales físicos) 
  • Mantenimiento técnico 
  • Renovación de hardware obsoleto 
  • Costes asociados a la instalación y ampliación de líneas 

En cambio, una centralita virtual funciona a través de internet y está alojada en la nube, lo que elimina gran parte de esos gastos. No necesitas comprar ni mantener equipos costosos. La inversión inicial es mínima y, en muchos casos, el servicio se paga mediante una suscripción mensual ajustada al tamaño de la empresa y sus necesidades.

  1. Escalabilidad y flexibilidad para crecer sin límites

A medida que una empresa crece, sus necesidades de comunicación también evolucionan. No solo aumentan el número de empleados y departamentos, sino también la complejidad en la atención al cliente, la coordinación interna y la gestión de recursos. En este contexto, los sistemas tradicionales de telefonía pueden convertirse en un obstáculo. Las centralitas físicas suelen requerir instalaciones costosas, la compra de nuevos dispositivos, cableado adicional y, en muchos casos, la intervención de personal técnico para añadir o reconfigurar extensiones. Esto no solo implica tiempo y dinero, sino también una falta de agilidad que puede ralentizar el crecimiento del negocio.

En contraste, una centralita virtual es completamente escalable, lo que la convierte en una solución ideal tanto para pequeñas empresas en expansión como para grandes corporaciones en constante evolución. Al estar basada en la nube, este tipo de sistema se adapta fácilmente al ritmo de crecimiento del negocio sin necesidad de inversiones en infraestructura física.

Esta flexibilidad es especialmente valiosa en entornos donde el trabajo remoto o híbrido ya no es una opción temporal, sino una estructura permanente. Con una centralita virtual, tus empleados pueden recibir y realizar llamadas desde cualquier lugar con conexión a internet, ya sea a través del teléfono fijo, el móvil o el ordenador.

Además, este nivel de escalabilidad te permite adaptarte a picos de demanda —como campañas promocionales, temporadas altas o lanzamientos de productos— aumentando temporalmente la capacidad de tu centralita sin asumir compromisos a largo plazo. Y cuando ya no necesites esos recursos extra, puedes reducir tu plan de forma proporcional, pagando solo por lo que realmente usas.

En definitiva, la escalabilidad de una centralita virtual no solo te permite crecer, sino también adaptarte de forma ágil, económica y eficiente a los cambios del entorno y del mercado, algo fundamental en un contexto empresarial donde la capacidad de respuesta es clave para mantener la competitividad.

  1. Mejora profesional de la atención al cliente

Una buena atención telefónica es crucial para la imagen y reputación de cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector. En muchos casos, el primer contacto de un cliente potencial con tu marca es a través del teléfono. Una llamada mal gestionada, una espera excesiva o una atención poco personalizada puede marcar la diferencia entre ganar una venta o perderla. En este sentido, una centralita virtual no solo moderniza la infraestructura de comunicación, sino que transforma por completo la experiencia del cliente, haciéndola más eficiente, ágil y profesional.

Gracias a sus funcionalidades avanzadas, una centralita virtual permite estructurar y automatizar el flujo de llamadas para optimizar tanto el tiempo del cliente como el de tu equipo. Algunas de las características más destacadas son:

IVR (Respuesta de Voz Interactiva) 

Esta funcionalidad permite crear menús automáticos de atención, guiando al cliente para que elija la opción que necesita mediante el teclado de su teléfono. Por ejemplo: «Pulse 1 para ventas, 2 para soporte técnico, 3 para facturación». Esto evita que todas las llamadas caigan en una única línea o departamento, reduciendo esperas y mejorando la resolución desde el primer contacto. 

Además, los menús IVR pueden configurarse por idioma, horario, o incluso con rutas personalizadas según el número del cliente o su historial. Esto permite ofrecer una atención más segmentada y relevante. 

Colas de espera inteligentes 

Cuando todos los agentes están ocupados, la centralita puede organizar las llamadas entrantes en colas de espera priorizadas, asignándolas en función de la disponibilidad, la urgencia del asunto o la categoría del cliente. Esto no solo evita perder llamadas, sino que permite una distribución más eficiente del trabajo.

Incluso puedes configurar mensajes informativos o música personalizada mientras el cliente espera, mejorando su experiencia y reduciendo la percepción del tiempo de espera. 

Grabación de llamadas 

La posibilidad de grabar llamadas entrantes y salientes es una herramienta valiosa en múltiples frentes: 

  • Control de calidad: permite revisar cómo se gestionan las llamadas y detectar oportunidades de mejora.
  • Formación de personal: facilita el entrenamiento de nuevos agentes, usando llamadas reales como ejemplo.
  • Resolución de conflictos: en caso de reclamaciones o malentendidos, contar con el registro exacto de lo que se dijo puede ser clave para aclarar situaciones y proteger legalmente a la empresa. 

Las grabaciones se almacenan de forma segura en la nube y pueden ser gestionadas desde el panel de control con filtros por fecha, agente, número o tipo de llamada. 

Mensajes personalizados 

Una centralita virtual permite configurar saludos automáticos, mensajes informativos o notificaciones fuera de horario de forma sencilla. Puedes grabar mensajes específicos para días festivos, promociones especiales, incidencias o incluso desvíos temporales por vacaciones del equipo. 

Esto da una sensación de continuidad y organización, incluso cuando no hay agentes disponibles para atender en vivo. Además, demuestra cuidado y profesionalismo hacia el cliente, que percibe una empresa atenta y comunicativa. 

Integración con CRM y herramientas empresariales 

Las centralitas virtuales para empresas más avanzadas ofrecen integración directa con los principales sistemas CRM (Customer Relationship Management). Esto significa que, al recibir una llamada, el agente ve automáticamente: 

  • El nombre del cliente 
  • Su historial de interacciones 
  • Notas previas o incidencias abiertas 
  • Sus compras recientes o estado de cuenta 

Esta información en tiempo real permite ofrecer una atención mucho más personalizada y resolutiva, sin necesidad de que el cliente repita datos ni espere transferencias innecesarias. También mejora la productividad del agente, que trabaja con contexto y foco desde el primer segundo.

En conjunto, todas estas herramientas elevan la experiencia del cliente y aumentan la eficiencia operativa. Incluso una empresa pequeña o un autónomo puede ofrecer un servicio telefónico al nivel de una gran corporación, gracias a la automatización inteligente y a la imagen profesional que proyecta una centralita virtual bien configurada.

  1. Movilidad y teletrabajo sin complicaciones

En la era del trabajo remoto y la flexibilidad laboral, la capacidad de mantener operativas las comunicaciones empresariales desde cualquier lugar no es solo una ventaja competitiva: es una necesidad. La transformación digital ha modificado profundamente la manera en que trabajamos, y las empresas que no adaptan sus sistemas de comunicación corren el riesgo de quedarse atrás. 

Las centralitas tradicionales, con sus limitaciones físicas, no están diseñadas para equipos distribuidos, personal en movilidad o estructuras descentralizadas. En cambio, una centralita virtual permite a los empleados atender y realizar llamadas desde cualquier lugar con acceso a internet —ya sea desde casa, durante un viaje de negocios o incluso desde otro país— sin que el cliente perciba ninguna diferencia en la calidad o formalidad de la atención. 

  1. Análisis y control total de las comunicaciones

Una ventaja estratégica que ofrecen las centralitas virtuales para empresas es el acceso a estadísticas en tiempo real y reportes detallados sobre la actividad telefónica de la empresa. Este tipo de información es crucial para tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, puedes detectar si necesitas más personal en atención al cliente durante ciertos horarios, si hay fallos en la atención, o incluso establecer KPIs de rendimiento para el equipo de ventas.

También puedes recibir alertas automáticas, generar informes personalizados o integrar estos datos con otros sistemas de gestión (como ERPs o CRMs) para obtener una visión más global del negocio.

Contratar una centralita virtual: una decisión estratégica con impacto inmediato 

Contratar una centralita virtual no solo es una cuestión de actualización tecnológica; es una estrategia empresarial inteligente. Permite reducir costes, escalar rápidamente, mejorar la atención al cliente, facilitar el teletrabajo y tomar decisiones basadas en datos concretos.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las empresas que apuestan por soluciones ágiles y flexibles tienen una ventaja clara. Las centralitas virtuales no solo están al alcance de grandes corporaciones: son accesibles y altamente efectivas también para pymes, startups e incluso autónomos que desean ofrecer un servicio profesional y de confianza.

Neotel, la mejor centralita virtual para empresas  

Entre las múltiples opciones disponibles en el mercado, Neotel destaca como una de las mejores soluciones de centralita virtual para empresas de todos los tamaños.  

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Centralita virtual: qué es, cómo funciona y por qué es clave para las empresas 

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, donde la flexibilidad y la eficiencia son vitales para la competitividad, las tecnologías de comunicación han evolucionado para satisfacer nuevas demandas. Una de las herramientas más relevantes en este proceso es la centralita virtual, un sistema que ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus comunicaciones empresariales. 

Aunque muchas organizaciones todavía utilizan sistemas tradicionales, cada vez más negocios, grandes y pequeños, migran hacia soluciones de centralita virtual. ¿Pero qué es exactamente una centralita virtual? ¿Cómo funciona? ¿Y por qué se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas? En este artículo, exploraremos estas preguntas en profundidad. 

¿Qué es una centralita virtual? 

Una centralita virtual (también conocida como PBX virtual o central telefónica IP en la nube) es un sistema de telefonía empresarial basado en tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) que permite gestionar llamadas telefónicas a través de Internet, sin necesidad de una infraestructura física tradicional como cables, servidores o centralitas analógicas. 

A diferencia de una centralita tradicional, que requiere instalación de equipos específicos en las oficinas, una centralita virtual se aloja en la nube y es administrada por un proveedor de servicios. Esto permite a las empresas gestionar llamadas entrantes y salientes, establecer extensiones internas, redirigir llamadas, usar buzones de voz, grabar conversaciones y mucho más, todo desde una interfaz accesible desde cualquier lugar. 

¿Cómo funciona una centralita virtual? 

El funcionamiento de una centralita virtual se basa en la tecnología VoIP, que convierte la voz en datos digitales para transmitirla por Internet. En términos simples, este sistema reemplaza las líneas telefónicas tradicionales por una conexión a Internet de buena calidad. 

Ventajas de la centralita virtual 

Implementar una centralita virtual ofrece múltiples beneficios que van más allá de simplemente gestionar llamadas. Se trata de una herramienta que aporta valor estratégico a la empresa, optimizando recursos, mejorando la atención al cliente y adaptándose a los nuevos modelos laborales. 

  1. Reducción de costes

Una de las mayores ventajas de una centralita virtual es el ahorro económico significativo que ofrece en comparación con los sistemas de telefonía tradicionales. En primer lugar, elimina la necesidad de adquirir y mantener infraestructura física costosa, como servidores PBX, cableado específico o teléfonos fijos dedicados. 

Además, la mayoría de los proveedores trabajan bajo un modelo de pago por suscripción mensual o anual, lo cual permite controlar y prever los gastos operativos.  

También se reducen o eliminan otros costos indirectos: mantenimiento técnico, desplazamientos para configurar nuevas líneas, y formación especializada en sistemas complejos. 

En resumen, las empresas pueden destinar sus recursos económicos a otras áreas clave del negocio, sin sacrificar calidad ni funcionalidad en sus comunicaciones. 

  1. Escalabilidad

A medida que las empresas crecen, sus necesidades de comunicación también lo hacen. Una de las grandes fortalezas de la centralita virtual es su escalabilidad inmediata. Agregar nuevos usuarios, departamentos o incluso oficinas en otros países no requiere instalaciones físicas ni ampliaciones costosas. 

Esta capacidad de escalar sin restricciones físicas permite a las empresas responder de forma ágil a cambios en su tamaño, estructura o modelo operativo, lo cual es especialmente útil en startups, empresas en crecimiento o aquellas que experimentan alta rotación estacional de personal. 

  1. Movilidad y teletrabajo

La centralita virtual está diseñada para el entorno empresarial moderno, donde la movilidad y el trabajo remoto se han vuelto imprescindibles. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales que dependen de la ubicación física, una centralita virtual permite que los empleados trabajen desde cualquier lugar del mundo con acceso a Internet. 

Los trabajadores pueden realizar y recibir llamadas como si estuvieran en la oficina, con el mismo número corporativo y acceso a todas las funciones del sistema. Esta flexibilidad mejora la productividad, reduce el absentismo y permite a las empresas contratar talento sin importar la ubicación geográfica. 

Además, ante situaciones imprevistas (pandemias, huelgas, catástrofes naturales), la centralita virtual permite mantener la continuidad operativa sin interrupciones. 

  1. Profesionalidad en la atención

Una centralita virtual transforma por completo la imagen que una empresa proyecta hacia sus clientes. Gracias a las funciones avanzadas de personalización y automatización, incluso una pequeña empresa puede ofrecer una atención tan profesional como una gran corporación. 

Entre las herramientas clave para este propósito se encuentran: 

  • IVR (respuesta de voz interactiva) para redirigir llamadas según la opción seleccionada. 
  • Colas de espera con música o mensajes promocionales. 
  • Buzones de voz organizados por departamento o persona. 
  • Desvío de llamadas por horario o prioridad. 

Esto no solo transmite seriedad y organización, sino que también mejora la experiencia del cliente, reduciendo tiempos de espera, dirigiéndolo rápidamente a la persona adecuada y evitando repeticiones innecesarias. 

Una buena impresión en el primer contacto telefónico puede marcar la diferencia entre captar o perder un cliente. 

  1. Estadísticas y control

El conocimiento es poder, y una de las funciones más poderosas de una centralita virtual es su capacidad de proveer datos e informes sobre el rendimiento de las comunicaciones. 

A través del panel de control, los administradores pueden acceder a informes detallados que incluyen: 

  • Número de llamadas entrantes, salientes y perdidas. 
  • Duración media de las llamadas. 
  • Tiempos de espera y respuesta. 
  • Horarios pico de actividad. 

Estos datos permiten identificar cuellos de botella, evaluar el desempeño del personal, optimizar recursos y mejorar la atención al cliente mediante decisiones basadas en información concreta. 

La grabación de llamadas, por otro lado, no solo sirve para fines legales o de auditoría, sino que es una herramienta valiosa para formación interna y control de calidad. 

  1. Integración de al centralita con el CRM

Una de las integraciones más valiosas de una centralita virtual es con los sistemas CRM (Customer Relationship Management). Esta conexión transforma la manera en que las empresas gestionan sus relaciones con clientes, al unificar las comunicaciones telefónicas con la base de datos de contactos y el historial comercial. 

Gracias a esta integración, los agentes pueden acceder automáticamente a la ficha del cliente cuando reciben una llamada, lo que les permite conocer su nombre, historial de compras, tickets de soporte previos, oportunidades comerciales abiertas y cualquier interacción anterior, incluso antes de levantar el teléfono. Beneficios clave de la integración con CRM:

  • Identificación instantánea de llamadas: Cuando entra una llamada, el CRM muestra automáticamente la información del contacto si ya existe en la base de datos. Esto agiliza la conversación y mejora la experiencia del cliente. 
  • Registro automático de llamadas: Cada llamada, tanto entrante como saliente, queda registrada en el perfil del cliente. Esto evita tareas manuales y asegura un seguimiento más completo. 
  • Notas y seguimiento: Durante o después de la llamada, el agente puede dejar notas directamente en el CRM, asociadas a la conversación, permitiendo una trazabilidad completa para otros miembros del equipo. 
  • Mejor coordinación entre equipos: Al tener un historial unificado, ventas, soporte y administración pueden acceder a la misma información, lo que mejora la coordinación y evita duplicidades o errores. 

¿Por qué un centralita virtual es clave para las empresas? 

  1. Transformación digital

La digitalización ya no es una opción, sino una necesidad. La centralita virtual es parte esencial de la transformación digital, al permitir comunicaciones más ágiles, eficientes y adaptadas a las necesidades empresariales. 

  1. Atención al cliente mejorada

Una atención al cliente eficaz puede ser el factor diferencial frente a la competencia. Las funciones de enrutamiento inteligente, IVR, grabación de llamadas y estadísticas permiten a las empresas ofrecer un servicio más personalizado, rápido y profesional. 

  1. Trabajo híbrido y movilidad

La pandemia aceleró la adopción del teletrabajo. Una centralita virtual facilita esta transición, permitiendo que los trabajadores puedan gestionar sus llamadas en cualquier momento y lugar. 

  1. Crecimiento sin límites

Tanto si una empresa opera en una sola ciudad como si planea expandirse, la centralita virtual se adapta sin necesidad de grandes inversiones. Es escalable, flexible y preparada para acompañar el crecimiento empresarial. 

  1. Control y mejora continua

El acceso a informes detallados permite analizar el rendimiento del equipo, detectar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos reales, no suposiciones. 

Cómo Elegir un Buen Proveedor de Centralita Virtual 

Adoptar una centralita virtual es una decisión estratégica que puede transformar la forma en que una empresa gestiona sus comunicaciones. Sin embargo, el éxito de esta implementación depende en gran medida de elegir al proveedor adecuado. No todos los servicios ofrecen la misma calidad, funcionalidades ni soporte, por lo que conviene analizar a fondo las opciones disponibles en el mercado. 

A continuación, se detallan los principales aspectos que toda empresa debe evaluar antes de tomar una decisión: 

  • Fiabilidad del servicio y calidad de voz. 
  • Soporte técnico disponible y en tu idioma. 
  • Facilidad de uso del panel de administración. 
  • Compatibilidad con tus dispositivos y sistemas. 
  • Funcionalidades incluidas en el precio (algunas pueden ser extras). 
  • Posibilidad de integración con tu CRM. 
  • Opiniones y reputación del proveedor. 

 Conclusión 

La centralita virtual ha dejado de ser una opción para convertirse en una herramienta indispensable para las empresas actuales. Su capacidad para optimizar la comunicación, reducir costes, facilitar el trabajo remoto y mejorar la atención al cliente la posiciona como una aliada estratégica en la era digital. 

Con una implementación sencilla, sin necesidad de inversión en infraestructura física y con un amplio abanico de funcionalidades, adoptar una centralita virtual no solo es una decisión tecnológica, sino una apuesta inteligente por la eficiencia, la escalabilidad y la competitividad. 

Hoy más que nunca, comunicar bien es sinónimo de crecer. Y con una centralita virtual, ese camino se vuelve más claro, accesible y eficaz para todas las empresas que quieren liderar en su sector. 

Neotel, la mejor centralita virtual para empresas 

Entre las múltiples opciones disponibles en el mercado, Neotel destaca como una de las mejores soluciones de centralita virtual para empresas de todos los tamaños. 

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La importancia de un marcador predictivo y progresivo en un software de call center

En la era de la transformación digital y la automatización de procesos, los softwares de call center continúan desempeñando un papel fundamental en la relación entre empresas y clientes. A pesar de la expansión de canales digitales como el chat o las redes sociales, el teléfono sigue siendo un medio eficaz para ventas, cobros, encuestas y otros servicios. En este contexto, el uso de tecnologías como el marcador predictivo y el marcador progresivo de un software call center se han convertido en herramientas estratégicas para maximizar la productividad de los agentes, mejorar la eficiencia operativa y elevar la calidad de la experiencia del cliente. 

En este artículo exploraremos qué son los marcadores predictivo y progresivo, cómo funcionan, cuáles son sus ventajas y cómo impactan directamente en los resultados de cualquier empresa

¿Qué es un marcador automático en un software de call center?

Un marcador automático, también conocido como dialer, es un sistema que automatiza la realización de llamadas telefónicas. En lugar de que el agente marque manualmente cada número, el dialer gestiona listas de contactos, realiza la marcación y conecta la llamada solo cuando detecta que un cliente contesta. Esto reduce tiempos muertos asociados a llamadas no contestadas, números ocupados, contestadores automáticos o números incorrectos. 

Existen varios tipos de marcadores automáticos y cada uno se adapta a diferentes necesidades, volumen de llamadas y complejidad de la campaña. 

 ¿Qué es un marcador predictivo en un software de call center?

El marcador predictivo es uno de los sistemas más avanzados y populares en un software de call center. Utiliza algoritmos estadísticos para calcular en tiempo real la cantidad de llamadas que debe realizar para maximizar la ocupación de los agentes disponibles. 

El marcador predictivo analiza múltiples variables: 

  • El tiempo promedio de conversación de cada agente. 
  • El tiempo promedio entre llamadas. 
  • La tasa de contactos exitosos. 
  • La tasa de llamadas no contestadas. 

En función de estos datos, el sistema “predice” cuántas llamadas debe marcar de forma simultánea para garantizar que los agentes estén siempre ocupados, reduciendo los tiempos de espera entre una llamada y otra. 

Así, si se detecta que un agente tarda en promedio 5 minutos por llamada y que solo un 40% de llamadas son contestadas, el sistema ajusta la cantidad de números a marcar anticipadamente para que, al finalizar una conversación, el siguiente cliente ya esté en línea. 

¿Qué es un marcador progresivo en un software de call center?

El marcador progresivo, por su parte, es menos complejo pero igualmente valioso. A diferencia del predictivo, el progresivo inicia una nueva llamada automáticamente solo cuando un agente está disponible. No realiza cálculos predictivos ni anticipa cuántas llamadas deben hacerse: simplemente marca de forma secuencial y automática. 

Esto garantiza que no haya llamadas “perdidas” o abandonadas porque siempre hay un agente listo para atender. El marcador progresivo de un software para llamadas call center reduce también el riesgo de generar una mala experiencia al cliente, ya que no existen silencios incómodos ni transferencias que se cortan.

¿Por qué es importante implementar un marcador predictivo o progresivo en un software de call center?

Para cualquier empresa, el tiempo es dinero. Cada segundo en el que un agente no está hablando con un cliente potencial es un coste operativo que impacta en la rentabilidad. Aquí es donde el uso de marcadores automáticos cobra su verdadero valor. 

Veamos los principales beneficios: 

a) Aumento de la productividad de los agentes 

Un marcador predictivo puede aumentar la productividad, ya que reduce drásticamente el tiempo que los agentes pasan esperando que un cliente conteste. Por su parte, el marcador progresivo garantiza que cada agente esté siempre ocupado, pero sin la agresividad del predictivo, lo que puede ser útil para campañas más personalizadas. 

b) Mayor eficiencia operativa 

Los supervisores y gerentes pueden gestionar campañas de alto volumen con menos recursos. El dialer optimiza la lista de contactos, elimina números inactivos y actualiza automáticamente el estatus de cada intento de contacto. 

c) Reducción de costes 

Más contactos efectivos por hora significan más ventas cerradas, más promesas de pago recuperadas o más encuestas completadas. Esto reduce el coste por contacto y el coste por conversión. 

d) Mejor experiencia del cliente 

Un marcador bien configurado reduce el riesgo de llamadas sin respuesta humana (llamadas mudas). En muchos países, la legislación limita el porcentaje de llamadas abandonadas que un marcador predictivo puede generar. Por ello, las soluciones actuales incluyen algoritmos de cumplimiento normativo para proteger la experiencia del cliente y evitar sanciones. 

e) Reportes y métricas en tiempo real 

Tanto el marcador predictivo como el progresivo suelen integrarse con sistemas de CRM y reportes avanzados. Esto permite monitorear en tiempo real el desempeño de los agentes, la efectividad de la campaña y la calidad de las interacciones. 

Desafíos de implementar un marcador automático en un software de call center

Aunque los beneficios de contar con un marcador automático, especialmente uno predictivo, son evidentes en términos de eficiencia y productividad, es fundamental considerar ciertos desafíos clave para garantizar una implementación exitosa y sostenible: 

Configuración inicial: Un marcador predictivo requiere una calibración técnica precisa de sus algoritmos para optimizar la tasa de conexión sin afectar la experiencia del cliente. Una configuración inadecuada puede derivar en un elevado número de llamadas abandonadas, tiempos de espera innecesarios o silencios incómodos para los clientes, lo que afecta la percepción de la empresa y puede generar sanciones regulatorias. 

Capacitación de agentes: Es imprescindible preparar a los agentes para operar con un marcador automático. Esto implica entrenarlos para responder llamadas de forma inmediata, mantener una actitud profesional aun cuando la llamada se conecte de forma abrupta y adaptarse al ritmo acelerado de trabajo que un dialer impone. Además, se deben reforzar habilidades de comunicación efectiva para maximizar cada contacto y evitar que las interacciones se perciban forzadas o impersonales. 

Cumplimiento normativo: El uso de marcadores automáticos está regulado en muchos países por normativas de protección al consumidor y privacidad de datos. Por ello, es vital conocer y cumplir disposiciones relacionadas con la frecuencia de llamadas, los horarios permitidos, el porcentaje máximo de llamadas abandonadas y el manejo de listas de no contacto. Un incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y dañar la reputación de la empresa. 

Integración tecnológica: Para aprovechar al máximo un marcador automático, este debe integrarse de forma eficiente con otros sistemas tecnológicos de la organización, como el CRM, la base de datos de clientes, herramientas de análisis de desempeño y plataformas de gestión de calidad. Una integración deficiente puede generar inconsistencias en la información, dificultades en la actualización de datos en tiempo real y limitaciones para la toma de decisiones basada en métricas. 

En conclusión, para que un marcador automático aporte los resultados esperados, es indispensable evaluar estos desafíos desde la planificación inicial, asignar recursos adecuados y establecer controles continuos que permitan optimizar su rendimiento y garantizar la satisfacción del cliente. 

Herramientas esenciales de un software de call center

En definitiva, tanto el marcador predictivo como el marcador progresivo de un software para llamadas call center representan herramientas esenciales para cualquier empresa que aspire a operar con altos estándares de eficiencia y calidad. La clave está en entender las características de cada tecnología, evaluar las necesidades específicas de la campaña y del equipo de trabajo, y asegurarse de cumplir con la normativa vigente para proteger la experiencia del cliente. 

Implementar un marcador automático no es solo una decisión tecnológica: es una apuesta estratégica que impacta directamente en la rentabilidad, la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. En un entorno cada vez más competitivo, contar con herramientas que optimicen cada interacción y potencien la productividad de los agentes puede marcar la diferencia entre liderar el mercado o quedarse atrás. 

Neotel, el mejor software para call center 

En este sentido, Neotel ofrece una solución completa y eficiente de software para llamadas call center que incluye este tipo de marcadores. Neotel es una opción ideal para las empresas que desean operar de manera profesional. 

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La importancia de contar con un software de call center: clave para la productividad y el cumplimiento legal

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, donde la atención al cliente y las estrategias comerciales se digitalizan y especializan, disponer de un software de call center ya no es una opción, sino una necesidad estratégica. Las empresas que buscan escalar sus operaciones, aumentar sus tasas de conversión, mejorar la experiencia del cliente y mantenerse dentro del marco legal, deben considerar con urgencia la implementación de un sistema robusto y flexible que automatice, optimice y supervise la gestión de llamadas salientes.

¿Qué es un software de call center para llamadas salientes? 

Un software de call center es una herramienta diseñada para gestionar, automatizar y mejorar la eficiencia de las llamadas que realiza una empresa con fines comerciales, de venta, encuestas, recobro o seguimiento postventa. A diferencia de los sistemas entrantes, que priorizan la atención al cliente que contacta voluntariamente, los salientes requieren estrategias más agresivas, control de calidad, gestión del tiempo y, especialmente, cumplimiento normativo.

Funcionalidades clave de un software call center

Para maximizar el retorno de la inversión, un software call center debe ofrecer una serie de funcionalidades indispensables. A continuación, desglosamos las más relevantes:

1. Marcadores automáticos (Dialers)

Los marcadores automáticos son quizás la función más característica y valiosa de un sistema de llamadas salientes. Existen varios tipos:

  • Marcador predictivo: Llama a múltiples números antes de que haya un agente disponible, optimizando el tiempo pero arriesgando contactos sin atención.
  • Marcador progresivo: Llama automáticamente solo cuando hay un agente libre, equilibrando eficiencia y experiencia del cliente.

Estos marcadores pueden aumentar la productividad de un agente, ya que eliminan tiempos muertos entre llamadas, evitan errores humanos en el marcado y priorizan contactos con más probabilidades de conversión.

2. Integración con CRM y bases de datos

Un buen software call center debe integrarse con el CRM de la empresa (como Salesforce, HubSpot, Zoho, etc.), lo que permite tener una visión completa del cliente antes, durante y después de la llamada. Esto facilita una conversación más personalizada, coherente y efectiva.

La integración también permite actualizar automáticamente la información del cliente tras la llamada, registrar resultados (venta realizada, no contesta, llamada pospuesta, etc.) y programar seguimientos.

3. Cumplimiento normativo: integración con la Lista Robinson

En países como España, las empresas deben cumplir con leyes de protección de datos, así como respetar la voluntad de los usuarios inscritos en la Lista Robinson, un servicio gratuito que permite a los ciudadanos evitar recibir comunicaciones comerciales no solicitadas.

El software para call center debe integrar filtros automáticos que bloqueen cualquier intento de contacto con personas registradas en dicha lista, reduciendo riesgos legales y mejorando la reputación de la empresa.

4. Grabación y monitorización de llamadas

Las grabaciones de llamadas permiten auditar la calidad del servicio, formar a nuevos agentes, y resolver conflictos con clientes. Además, en sectores regulados (como financiero o seguros), es obligatorio registrar determinadas interacciones por seguridad jurídica.

La supervisión en tiempo real permite que los supervisores escuchen llamadas en curso, intervengan si es necesario (modo susurro o incorporación), y gestionen de forma proactiva la calidad del servicio.

5. Gestión de campañas y segmentación

Una plataforma de call center avanzada permite crear múltiples campañas de llamadas salientes, con diferentes objetivos, listas, guiones y horarios. Se pueden asignar diferentes grupos de agentes a cada campaña y segmentar por criterios como región, idioma, tipo de cliente, antigüedad o comportamiento pasado.

Esta segmentación permite estrategias mucho más precisas, aumentando la tasa de éxito.

6. Scripts personalizados para agentes

Un script dinámico es un guion interactivo que guía al agente durante la llamada, mostrándole preguntas, respuestas sugeridas y opciones según lo que diga el cliente. Estos scripts no solo estandarizan la comunicación y aseguran el cumplimiento de protocolos, sino que también pueden adaptarse según el flujo de la conversación.

7. Informes y analítica avanzada

En la actualidad, los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas. Por ello, un software para llamadas call center efectivo debe proporcionar herramientas avanzadas de análisis que permitan visualizar en tiempo real el desempeño de las campañas y agentes.

Esto incluye dashboards intuitivos e informes detallados que abarcan aspectos fundamentales como el número total de llamadas realizadas, los tiempos promedio de cada llamada, los resultados obtenidos tanto por agente como por campaña, la tasa de conversión lograda, los horarios en los que se produce el mayor volumen de contactos y el porcentaje de llamadas que no fueron atendidas. Contar con esta información precisa y actualizada posibilita a los responsables tomar decisiones estratégicas fundamentadas en indicadores clave de rendimiento (KPIs), lo que impulsa una mejora continua en los procesos y optimiza los resultados comerciales.

Ventajas estratégicas para la empresa

Implementar un sistema profesional de call center trae consigo beneficios a múltiples niveles:

  • Aumento de la productividad

El uso de marcadores y automatizaciones reduce los tiempos improductivos y permite a los agentes centrarse en lo que realmente importa: hablar con el cliente. Esto se traduce en más contactos por hora y mejores resultados con el mismo equipo humano.

  • Mejor experiencia para el cliente

Al tener la información del cliente integrada y un guion dinámico, las llamadas son más relevantes, fluidas y personalizadas. Además, la posibilidad de respetar la Lista Robinson y ofrecer opciones de no ser contactado mejora la percepción del consumidor hacia la marca.

  • Escalabilidad operativa

Un software para llamadas call center permite escalar las campañas de forma casi inmediata, añadiendo agentes, listas o nuevos productos sin necesidad de rehacer toda la estructura. Esta flexibilidad es clave en campañas estacionales o en picos de demanda.

  • Reducción de errores humanos

La automatización del marcado, la gestión de listas, y el acceso automático a la información minimiza errores comunes como marcar mal un número, olvidar registrar un resultado o llamar dos veces al mismo cliente.

  • Cumplimiento legal garantizado

La integración con herramientas de gestión de consentimiento y la Lista Robinson asegura que las acciones de la empresa se ajusten a la normativa, reduciendo riesgos de multas o sanciones administrativas.

Casos de uso concretos

El software para call center tiene aplicaciones prácticas en múltiples sectores:

  • Banca y seguros: renovación de pólizas, venta cruzada, actualización de datos.
  • Telecomunicaciones: campañas de fidelización, ofertas personalizadas, reconexión de clientes perdidos.
  • E-commerce y retail: seguimiento postventa, recuperación de carritos abandonados, encuestas de satisfacción.
  • Recobros: gestión de deuda amigable, acuerdos de pago, recordatorios automatizados.
  • Educación y formación: llamadas informativas, captación de nuevos alumnos, recordatorio de matrículas.

¿Cómo elegir el software de call center adecuado? Factores clave a tener en cuenta

Seleccionar el software para llamadas call center adecuado para la gestión de llamadas salientes no es una decisión menor. Involucra tanto consideraciones técnicas como estratégicas, y puede tener un impacto directo en la productividad del equipo, el retorno de inversión y la experiencia del cliente. Para tomar una decisión informada, las empresas deben evaluar varios factores esenciales:

1. Facilidad de uso y curva de aprendizaje

El software de call center debe contar con una interfaz intuitiva y accesible, tanto para los agentes como para los supervisores. Una herramienta fácil de utilizar reduce el tiempo necesario para la formación inicial, minimiza errores operativos y favorece una adopción más rápida por parte del equipo. La simplicidad operativa no debe sacrificar funcionalidades avanzadas, pero sí debe garantizar que incluso los usuarios con poca experiencia técnica puedan manejarlo con soltura.

2. Integraciones disponibles

Es fundamental que el software de call center se integre sin problemas con otras plataformas que ya forman parte del ecosistema digital de la empresa, como el CRM. Estas integraciones permiten un flujo constante de información entre departamentos, una visión unificada del cliente y una automatización de procesos que evita duplicidades y mejora la eficiencia.

3. Escalabilidad y flexibilidad

El sistema debe ser capaz de crecer al ritmo del negocio. Esto implica que pueda adaptarse fácilmente a un aumento en el número de agentes, la incorporación de nuevas campañas, la apertura de nuevas sedes o incluso la expansión internacional. La escalabilidad no solo se refiere al volumen de usuarios, sino también a la posibilidad de personalizar funcionalidades, añadir módulos complementarios o adaptarse a distintos sectores y normativas.

4. Soporte técnico y mantenimiento

Un buen software para llamadas call center debe venir acompañado de un servicio de soporte técnico eficaz, accesible y disponible en todo momento, especialmente si la operación se extiende más allá del horario comercial estándar. La atención 24/7 es fundamental para resolver incidencias urgentes, evitar interrupciones y garantizar el funcionamiento continuo del centro de llamadas. También es importante contar con actualizaciones periódicas que mantengan la plataforma segura, estable y alineada con las últimas tendencias tecnológicas.

5. Cumplimiento normativo y protección de datos

El cumplimiento legal es uno de los aspectos más críticos, especialmente en territorios como la Unión Europea, donde las regulaciones imponen estrictas normas sobre el tratamiento de la información personal. El software para llamadas call center debe incorporar mecanismos para gestionar el consentimiento de los usuarios, proteger la privacidad de los datos y, muy especialmente, filtrar de forma automática a los contactos incluidos en la Lista Robinson, evitando así llamadas no autorizadas y posibles sanciones.

6. Coste total y modelo de facturación

El aspecto económico también es decisivo. Las empresas deben analizar no solo el coste mensual o anual del servicio, sino también el modelo de facturación que se aplica: ¿se cobra por usuario activo?, ¿por volumen de llamadas?, ¿por campañas activas?, ¿o se trata de una tarifa plana? Evaluar estas variables ayuda a prever la inversión a corto y largo plazo y a determinar si el sistema elegido resulta rentable y sostenible conforme crece la operación.

El software de call center como motor de competitividad empresarial

En un mundo donde el contacto proactivo con el cliente marca la diferencia, disponer de un software de call center especializado se convierte en un pilar estratégico para cualquier empresa que desee crecer, fidelizar y destacar. No solo se trata de eficiencia operativa, sino también de cumplimiento normativo, calidad del servicio y escalabilidad futura.

La inversión en estas herramientas se recupera con creces gracias a la mejora en la productividad de los agentes, el aumento de conversiones, y la reducción de riesgos legales. Y como en toda estrategia empresarial sólida, la clave está en elegir la solución adecuada, que se adapte al modelo de negocio y potencie la relación con los clientes de forma ética, eficiente y medible.

Neotel, el mejor software para call center

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8 razones para contratar un software de call center y cómo puede potenciar el día a día de tu empresa

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, las compañías deben maximizar su eficiencia operativa y mejorar su relación con los clientes. Uno de los recursos más valiosos para lograrlo es el software de call center, una herramienta diseñada para facilitar y optimizar la gestión de contactos telefónicos, especialmente en áreas como ventas, cobros, atención postventa o campañas de marketing. 

Con el apoyo de un software de call center especializado, las empresas pueden transformar este canal en una poderosa palanca de crecimiento. A continuación, exploramos 10 razones clave para implementar un software de call center y cómo esta decisión puede transformar el día a día de tu organización. 

  1. Potencia la eficiencia comercial con un software de call center

Aunque las llamadas salientes suelen estar asociadas a procesos transaccionales como ventas, cobros o recordatorios de pago, un software de call center bien implementado puede convertir estas interacciones en experiencias positivas y valiosas para el cliente. 

La gestión de pagos y cobros, por ejemplo, es una de las áreas donde la experiencia del cliente puede deteriorarse fácilmente si no se maneja con tacto y profesionalidad. Al contar con acceso inmediato al historial del cliente, el agente puede hablar con propiedad sobre los cobros pendientes, fechas límite y opciones de pago disponibles, todo sin hacer sentir al cliente presionado o invadido. 

Esta proactividad, si se gestiona con un enfoque orientado al servicio y la solución, no solo mejora la recuperación de cartera, sino también la percepción de la marca. En lugar de sentirse presionado, el cliente percibe que la empresa le está dando opciones, facilitando procesos y recordándole sus compromisos de forma responsable. 

En el ámbito comercial y de ventas, la experiencia también se ve enormemente fortalecida. Los agentes pueden contactar a prospectos o clientes actuales con propuestas adaptadas a su historial y necesidades reales. Por ejemplo, en lugar de una llamada genérica de venta, el agente puede ofrecer un producto complementario al que ya ha adquirido, o presentar una promoción exclusiva basada en su perfil. 

Este nivel de relevancia genera una experiencia mucho más positiva que una llamada fría. Además, al tener disponibles herramientas como scripts inteligentes, seguimiento automático y programación de próximas llamadas, el cliente no se queda esperando una respuesta: recibe continuidad, lo que refuerza su confianza en la empresa. 

Por último, los recordatorios personalizados también son una funcionalidad valiosa. En sectores como la salud, seguros o servicios financieros, es común que los clientes olviden fechas clave como renovaciones, pagos, citas o vencimientos. Con un software de call center, es posible automatizar el envío de llamadas con mensajes grabados o con agentes en vivo que recuerdan de forma amable y precisa estas fechas importantes. 

Incluso se pueden ofrecer acciones inmediatas durante la misma llamada, como concretar el pago, agendar una cita o actualizar datos, lo que simplifica el proceso para el cliente y genera una sensación de eficiencia y cercanía. 

  1. Automatiza procesos repetitivos

En muchas ocasiones, hay tareas que son repetitivas y consumen un tiempo valioso. Con un software de call center profesional puedes automatizar algunas acciones como las respuestas automáticas, la asignación de llamadas, las encuestas post-llamada o los recordatorios de seguimiento. 

Estas automatizaciones no solo reducen drásticamente el tiempo de respuesta, sino que también minimizan errores humanos, mejoran la estandarización de procesos y garantizan que ningún cliente quede sin seguimiento. Al liberar a los agentes de estas tareas operativas, les permite enfocarse en lo realmente importante: atender interacciones más complejas, construir relaciones sólidas con los clientes y cerrar oportunidades comerciales. 

Además, automatizar procesos contribuye a un entorno de trabajo más ordenado y eficiente, donde los flujos de trabajo están claramente definidos y los agentes saben exactamente qué deben hacer en cada etapa del contacto con el cliente. 

  1. Incrementa la productividad del equipo

Un software para call center bien implementado proporciona herramientas que permiten a los agentes trabajar de forma más eficiente.  

Una de las primeras ventajas es la disponibilidad en un único lugar de toda la información necesaria para llevar a cabo una llamada efectiva: datos del cliente, historial de interacciones, estatus de pagos, productos contratados y hasta notas de contacto anteriores. Esto reduce la necesidad de saltar entre sistemas o hacer búsquedas manuales, lo que en muchas empresas consume valiosos minutos por llamada. 

Además, funciones como los scripts predefinidos adaptables permiten que incluso agentes nuevos mantengan una conversación profesional, clara y alineada con los objetivos de la campaña. Estos guiones se pueden ajustar según el tipo de llamada (recordatorio de pago, oferta comercial, seguimiento postventa, etc.) y adaptarse en tiempo real según las respuestas del cliente. El resultado: menos errores, mayor confianza en el discurso y un trato más consistente. 

También es clave el uso de marcadores automáticos (predictivo y progresivo), que eliminan tiempos muertos entre llamada y llamada. En lugar de que los agentes marquen manualmente números o esperen sin éxito una contestación, el software de call center identifica cuándo hay una persona real del otro lado de la línea y conecta al agente solo cuando hay alguien disponible para hablar. Esto puede duplicar o incluso triplicar la cantidad de contactos efectivos por hora. 

Para operaciones enfocadas en ventas o gestión de pagos, este salto en productividad se traduce directamente en más cierres, más conversiones y una cartera mejor gestionada en menos tiempo. 

  1. Permite una gestión basada en datos

Uno de los mayores beneficios de implementar un software de call center es la capacidad de planificar, monitorear y optimizar campañas de forma inteligente y en tiempo real. Esto resulta especialmente valioso en entornos donde se ejecutan campañas de ventas comerciales o recordatorios de pago, ya que en estos casos cada minuto, cada contacto y cada conversión cuentan. 

Los softwares de call center profesionales incluyen herramientas de analítica avanzada y reportes automáticos que ofrecen una visión clara y precisa sobre el rendimiento de las campañas. Esta información no solo es útil al final de la jornada o del mes, sino que está disponible en tiempo real, lo que permite a los supervisores tomar decisiones inmediatas para maximizar resultados. 

Una de las mayores ventajas del análisis en tiempo real es la posibilidad de realizar ajustes inmediatos. Si, por ejemplo, se detecta que una campaña de ventas está teniendo baja conversión entre las 9:00 y las 11:00, pero sube notablemente después del mediodía, se puede reorganizar la agenda de llamadas para concentrar el esfuerzo en el horario más productivo. 

Asimismo, si un guion de ventas está generando muchas llamadas largas sin conversión, el supervisor puede actualizar el script en el sistema para que todos los agentes lo reciban al instante, asegurando coherencia y mejora continua en el discurso comercial. 

  1. Facilita el trabajo remoto o híbrido

Con el auge del teletrabajo, muchas empresas necesitan soluciones que se adapten a esquemas flexibles. Los softwares de call center basados en la nube permiten a los agentes trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que tengan una conexión a internet. 

Esto no solo ofrece mayor flexibilidad al personal, sino que también reduce los costes operativos asociados a infraestructura física y mejora la continuidad del negocio ante imprevistos. 

  1. Escala fácilmente con tu crecimiento

Un software de call center basado en la nube permite a las empresas escalar rápidamente sus operaciones de acuerdo con la demanda. Si se lanza una nueva campaña de marketing o si se necesita aumentar el personal durante temporadas altas, el sistema puede adaptarse sin necesidad de invertir en infraestructura costosa. 

Esta escalabilidad flexible es especialmente útil para pymes y startups que desean crecer de forma controlada pero ambiciosa. 

  1. Reduce costes operativos

Aunque la implementación de un software call center pueda parecer una inversión inicial significativa, a largo plazo reduce costes de múltiples maneras: menos errores humanos, menos llamadas perdidas, automatización de tareas y una mejor gestión del tiempo. Además, las soluciones basadas en la nube eliminan gastos en infraestructura y mantenimiento técnico, lo que las hace aún más rentables. 

  1. Refuerza la supervisión y la formación del equipo

Finalmente, un buen software de call center ofrece opciones como la grabación de llamadas, el monitoreo en tiempo real y las evaluaciones de calidad, esenciales para mantener altos estándares de servicio. 

Los supervisores pueden identificar fácilmente a los agentes que necesitan más formación, detectar cuellos de botella y fomentar una mejora continua en el rendimiento del equipo. 

¿Cómo puede potenciar un software call center el día a día de tu empresa? 

Implementar un software de call center no solo impacta en los grandes resultados anuales. Tiene repercusiones directas en la rutina diaria de todos los involucrados: 

  • Para los agentes: trabajar con herramientas eficientes y automatizadas reduce el estrés, mejora la productividad y permite enfocarse en lo que realmente importa, el cliente. 
  • Para los supervisores: la gestión en tiempo real, los reportes detallados y las funciones de escucha y grabación facilitan la toma de decisiones y el acompañamiento del equipo. 
  • Para el área comercial: contar con información actualizada, segmentada y accesible permite una toma de decisiones más estratégica y oportunidades de mejora continua. 
  • Para los clientes: recibir llamadas relevantes, en el momento oportuno y con propuestas útiles eleva su percepción de la marca. 

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La importancia de un software de Call Center integrado con la Lista Robinson 

En la actualidad, la comunicación con clientes y potenciales compradores es una pieza fundamental de la estrategia comercial de cualquier empresa. En este contexto, las llamadas salientes —ya sea para ventas, encuestas o campañas de fidelización— siguen siendo una de las herramientas más eficaces del marketing directo. Sin embargo, este canal enfrenta desafíos legales y éticos cada vez más estrictos, especialmente en lo que respecta a la protección de datos y la privacidad del consumidor. 

Uno de los mecanismos más importantes para garantizar la legalidad y la ética en las llamadas comerciales es la Lista Robinson, un servicio mediante el cual los usuarios pueden inscribirse para evitar recibir comunicaciones publicitarias no deseadas. Por este motivo, contar con un software de call center que esté integrado con la Lista Robinson no solo es deseable, sino prácticamente imprescindible. 

¿Qué es la Lista Robinson? 

La Lista Robinson es un servicio gratuito para los ciudadanos que desean evitar recibir publicidad de empresas con las que no han tenido una relación previa. Gestionado en España por la Asociación Española de Economía Digital (ADIGITAL), esta lista se ha convertido en una herramienta clave para proteger la privacidad del consumidor.

Cuando una persona se inscribe en la Lista Robinson, está manifestando su deseo expreso de no recibir comunicaciones comerciales por parte de empresas con las que no ha tenido un vínculo previo. Esto incluye llamadas telefónicas, mensajes SMS, correos electrónicos y correo postal.

En virtud de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las empresas están obligadas a consultar la Lista Robinson antes de lanzar campañas comerciales, y excluir a los usuarios registrados.

 

¿Por qué es crucial cumplir con la Lista Robinson? 

  1. Cumplimiento legal

El motivo más evidente es la obligación legal. La legislación vigente en materia de protección de datos impone sanciones que pueden ser muy elevadas (incluso millonarias) a las empresas que vulneren el derecho de los ciudadanos a no recibir publicidad no solicitada. 

Un software de call center que automatiza el cruce de datos con la Lista Robinson garantiza que cada número que será marcado haya sido previamente verificado. Este tipo de integración reduce el riesgo de que los agentes cometan errores involuntarios y permite generar evidencias documentales del cumplimiento normativo, algo fundamental en caso de auditorías o inspecciones por parte de las autoridades de protección de datos. 

Asimismo, la automatización permite mantener la base de datos actualizada con frecuencia, algo especialmente importante si se tiene en cuenta que los usuarios pueden inscribirse en la Lista Robinson en cualquier momento. Un desfase de apenas unos días puede marcar la diferencia entre actuar legalmente o incurrir en una infracción. 

  1. Reputación de marca

Más allá de las obligaciones legales, existe una razón igual o incluso más poderosa para cumplir con la Lista Robinson: la reputación de marca. En la era digital, donde cualquier experiencia negativa puede ser amplificada en cuestión de segundos en redes sociales, foros o plataformas de opiniones, proteger la imagen de la empresa se ha convertido en una prioridad estratégica. 

Llamar a un usuario que ha expresado su deseo de no ser contactado comercialmente no solo genera frustración, sino que puede interpretarse como una forma de acoso. Este tipo de acciones afectan directamente la percepción que los consumidores tienen sobre la marca, y pueden asociarla a comportamientos intrusivos, poco éticos o desactualizados respecto a las buenas prácticas en comunicación comercial. 

A largo plazo, esta pérdida de confianza puede impactar en múltiples niveles: desde la disminución del volumen de ventas, hasta la pérdida de clientes actuales, pasando por un descenso en la captación de nuevos leads. Incluso puede generar una desventaja competitiva, si otras empresas del sector implementan prácticas más responsables y transparentes. 

En cambio, una empresa que utiliza un software de call center con integración en la Lista Robinson demuestra un compromiso real con el respeto a la privacidad y a la voluntad del usuario. Esta actitud responsable y ética refuerza su posicionamiento como una organización moderna, transparente y orientada al cliente. Además, este tipo de buenas prácticas pueden integrarse en las estrategias de comunicación corporativa y de responsabilidad social, generando un efecto positivo en la percepción pública. 

  1. Eficiencia en las campañas

Llamar a personas que ya han manifestado que no desean recibir publicidad no solo es ilegal, sino también ineficaz. Estos contactos rara vez resultan en conversiones, lo que supone una pérdida de tiempo y recursos. Un software para call center que filtre automáticamente los números incluidos en la Lista Robinson permite a los agentes centrarse en contactos potencialmente interesados, mejorando la tasa de éxito de las campañas y optimizando los recursos.

Un software para call center que realiza un filtrado previo automático de los números incluidos en la Lista Robinson permite a los equipos enfocarse exclusivamente en leads con mayor probabilidad de éxito. Esto se traduce en campañas más efectivas, donde se maximiza el retorno de inversión (ROI) y se mejora la productividad general.

Además, este tipo de software call center suele integrar funcionalidades de segmentación avanzada, lo que permite afinar aún más los criterios de llamada, combinando variables como historial de compras, comportamiento digital, edad, ubicación geográfica o hábitos de consumo.

Por tanto, el respeto a la Lista Robinson no solo evita sanciones legales o daños a la imagen de marca, sino que se convierte en un motor de eficiencia comercial. Las campañas que respetan las preferencias de los consumidores tienden a ser más exitosas, generan interacciones más positivas y, en última instancia, resultan en mejores tasas de conversión.

¿Qué es un software de Call Center? 

Un software de call center es una plataforma tecnológica diseñada para gestionar de forma automatizada y eficiente las campañas de outbound calling. Estas herramientas permiten planificar, ejecutar y supervisar llamadas salientes de forma masiva o segmentada, y suelen incluir funcionalidades como:

  • Marcación automática (predictiva, progresiva o preview)
  • Grabación de llamadas
  • Scripts para agentes
  • Integración con CRM
  • Reportes y estadísticas
  • Segmentación de listas de contactos

Cuando este tipo de software está integrado con bases de datos externas, como la Lista Robinson, se vuelve mucho más potente y seguro, tanto desde el punto de vista operativo como legal. 

 

Ventajas de la integración con la Lista Robinson 

  1. Filtrado automático de números

Una de las ventajas más evidentes de esta integración es el filtrado automático de los contactos registrados en la Lista Robinson. Esto elimina el riesgo de errores humanos, como que un agente marque manualmente un número sin saber que pertenece a un usuario que ha solicitado no ser contactado. 

  1. Ahorro de tiempo y recursos

Automatizar el cumplimiento normativo evita la necesidad de realizar cruces de datos manuales, lo que puede ser lento y propenso a errores. Además, permite dedicar más tiempo a tareas productivas, como mejorar la calidad de las interacciones con clientes potenciales. 

  1. Escalabilidad

A medida que crecen las campañas de llamadas, el riesgo de cometer errores también aumenta. Un software call center escalable e integrado con la Lista Robinson asegura que, independientemente del volumen de llamadas, se mantenga el cumplimiento normativo y se evite el contacto con usuarios no deseados. 

  1. Documentación y trazabilidad

Muchos softwares de call center ofrecen trazabilidad completa de las acciones realizadas, lo que incluye comprobantes de que un número fue validado contra la Lista Robinson antes de realizar la llamada. Esta trazabilidad es clave en caso de auditorías o reclamaciones por parte de consumidores o autoridades. 

 

Casos de uso 

Campañas de ventas 

En una campaña comercial orientada a generar ventas, el cumplimiento de la Lista Robinson asegura que los agentes no pierdan tiempo con llamadas improductivas ni enfrenten reacciones negativas por parte del posible cliente. Además, protege a la empresa de potenciales denuncias. 

Encuestas o estudios de mercado 

Incluso si la finalidad de la llamada no es vender un producto, sino realizar una encuesta, sigue siendo obligatorio respetar las solicitudes de exclusión. El software de call center evita que se infrinja esta normativa, asegurando la integridad del estudio. 

Recobros y gestión de deudas 

En estos casos, si bien existe una relación previa con el cliente (lo que podría justificar el contacto directo), sigue siendo recomendable cruzar la información con la Lista Robinson para asegurar que se actúe dentro del marco legal y de forma ética. 

 

Características clave que debe tener un software de call center 

Para que la integración con la Lista Robinson sea realmente útil, el software de call center debe contar con las siguientes funcionalidades: 

  • Sincronización automática y periódica con la Lista Robinson
  • Actualización de contactos en tiempo real
  • Alertas y bloqueos ante intentos de llamada a números protegidos
  • Trazabilidad de las validaciones realizadas
  • Interfaz amigable y personalizable para los agentes

En un mundo donde los consumidores valoran cada vez más su privacidad y las normativas son cada vez más estrictas, la integración de un software de call center con la Lista Robinson no es una opción, sino una necesidad. Esta integración permite operar de forma legal, ética y eficiente, mejorando la reputación corporativa, reduciendo riesgos legales y aumentando la efectividad de las campañas.

Las empresas que apuesten por soluciones tecnológicas responsables no solo evitarán sanciones, sino que se posicionarán como líderes en un mercado que valora la transparencia y el respeto al consumidor. Apostar por un software call center integrado con la Lista Robinson es, en definitiva, una inversión en cumplimiento, eficiencia y confianza. 

En este sentido, Neotel ofrece una solución de software de call center completa y eficiente que incluye la funcionalidad de gestión de la Lista Robinson. Neotel es una opción ideal para las empresas que desean operar de manera profesional, ética, eficiente y dentro del marco legal.  

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centros de llamada y telemarketing

¿Por qué mi empresa debe disponer de un software de call center? Qué es, beneficios y funcionalidades clave

En un mercado cada vez más competitivo y orientado a la experiencia del cliente, las empresas necesitan herramientas eficientes que les permitan optimizar la comunicación con sus clientes potenciales y actuales. Uno de los recursos más estratégicos para lograrlo es el software de call center. 

Este tipo de solución tecnológica no solo mejora la productividad del equipo comercial, sino que también incrementa las tasas de conversión, reduce costes operativos y permite una gestión integral de las campañas de ventas, cobros o encuestas. En este artículo analizaremos en profundidad por qué tu empresa debería considerar implementar un software de call center y cuáles son sus principales beneficios. 

¿Qué es un software de call center? 

Un software de call center es una herramienta tecnológica especializada que permite a las empresas gestionar, organizar y automatizar de forma eficiente las comunicaciones telefónicas iniciadas desde la organización hacia clientes actuales, potenciales o cualquier tipo de contacto externo. 

A diferencia de los sistemas de atención al cliente orientados a llamadas entrantes —que se enfocan en resolver consultas o reclamos recibidos—, este tipo de software está diseñado para ejecutar estrategias proactivas de comunicación, con el fin de alcanzar objetivos comerciales, de cobros, de fidelización o de investigación de mercado. 

Funcionalidades clave y objetivos operativos 

Entre las funciones más comunes que se gestionan mediante un software de call center se encuentran: 

  • Prospección de clientes: Identificar y contactar nuevos leads calificados para ofrecer productos o servicios. 
  • Seguimiento de oportunidades de venta: Dar continuidad a interacciones previas, cerrar ventas pendientes o realizar ofertas personalizadas. 
  • Campañas de marketing directo: Difundir promociones, lanzar nuevos productos o invitar a eventos de manera masiva y segmentada. 
  • Gestión de cobros: Realizar llamadas programadas para recordar fechas de pago o negociar deudas. 
  • Encuestas telefónicas y estudios de opinión: Recoger datos cualitativos o cuantitativos para tomar decisiones estratégicas. 
  • Confirmación de citas o reservas: Verificar la asistencia o confirmar compromisos previamente agendados, reduciendo el ausentismo. 

Beneficios clave para tu empresa de un software de call center 

  1. Aumento de la productividad del equipo

Un software de call center permite a los agentes enfocarse en lo importante: hablar con personas. Herramientas como el marcador predictivo eliminan los tiempos muertos entre llamada y llamada al marcar automáticamente los números y conectar solo las llamadas contestadas. 

Esto se traduce en un aumento significativo del volumen de contactos efectivos por jornada laboral, lo cual tiene un impacto directo en las ventas, el cierre de ventas o el cumplimiento de objetivos en campañas específicas. 

  1. Mejor segmentación y personalización

Estos sistemas se integran con bases de datos y CRMs, lo que permite acceder en tiempo real a la información del cliente antes o durante la llamada. Esto posibilita una interacción más personalizada, aumentando la probabilidad de éxito. 

Por ejemplo, si se trata de una campaña de recuperación de clientes inactivos, el agente puede acceder al historial de compras y adaptar su discurso en consecuencia. Esta capacidad de personalización fortalece la relación con el cliente y mejora la imagen de la empresa. 

  1. Automatización y control de campañas

El software de call center permite programar y automatizar campañas de llamadas, estableciendo horarios, listas de contactos, scripts de conversación y criterios de marcación. Además, permite monitorear en tiempo real el desempeño de cada agente, la tasa de contactos efectivos, los motivos de no contacto y otros indicadores clave. 

Este nivel de control no solo mejora la eficiencia operativa, sino que facilita la toma de decisiones basadas en datos concretos, lo que mejora los resultados generales. 

  1. Cumplimiento normativo y grabación de llamadas

Muchos sectores (como el financiero, el de seguros o el sanitario,) exigen trazabilidad y cumplimiento de normativas. Los softwares de call center suelen incluir funciones como la grabación automática de llamadas o el registro del consentimiento. 

  1. Escalabilidad y flexibilidad

Una herramienta de call center basada en la nube (cloud) permite escalar las operaciones fácilmente según las necesidades del negocio. Si una campaña requiere aumentar la cantidad de agentes, el sistema puede adaptarse sin necesidad de inversiones adicionales en hardware o infraestructura. 

Además, muchas plataformas permiten el trabajo remoto, lo que facilita el teletrabajo y la contratación de agentes distribuidos geográficamente. 

  1. Reducción de costes operativos

Al automatizar procesos y optimizar recursos, el uso de un software para call center reduce significativamente los costes asociados al tiempo ocioso, llamadas fallidas o mal gestionadas, y errores humanos. 

¿Qué características debe tener un buen software de call center? 

Seleccionar el software de call center adecuado para gestionar las llamadas salientes es una decisión crítica que puede determinar el éxito de tus campañas de ventas, cobros o atención proactiva al cliente. Un buen software de call center no solo debe facilitar el contacto con los clientes, sino también ofrecer una infraestructura tecnológica robusta, flexible, escalable y orientada a resultados. 

A continuación, detallamos las características esenciales que debe incluir una solución profesional y actual de software de call center: 

  1. Marcadores automáticos (Dialers inteligentes)

Los marcadores automáticos son una de las funcionalidades más importantes en un software de call center. Su objetivo es agilizar el ritmo de trabajo, evitando que los agentes pierdan tiempo en tareas repetitivas como la marcación manual. 

Existen varios tipos de marcadores, cada uno adaptado a diferentes necesidades: 

  • Marcador predictivo: Utiliza algoritmos para anticipar cuándo un agente estará disponible y marca múltiples números simultáneamente. Es ideal para campañas de alto volumen, ya que maximiza el tiempo de conversación. 
  • Marcador progresivo: Marca un número por agente solo cuando este finaliza una llamada. Minimiza los riesgos de llamadas sin atención, pero mantiene un ritmo constante. 

Un buen software de call center debe permitir configurar y alternar entre estos tipos de marcadores según el tipo de campaña o los objetivos estratégicos. 

  1. Integración con CRM y bases de datos externas

Una solución eficiente debe integrarse de forma nativa o mediante API con los sistemas CRM (Customer Relationship Management) y otras bases de datos empresariales. Esto asegura que los agentes tengan acceso, en tiempo real, a información relevante sobre cada cliente: 

  • Historial de compras o interacciones 
  • Etapa del embudo de ventas 
  • Incidencias o reclamos previos 
  • Preferencias de contacto 

Estas integraciones permiten automatizar flujos de trabajo, actualizar registros automáticamente y mejorar la coherencia entre áreas comerciales, de marketing y soporte. 

  1. Scripts dinámicos de conversación

Los scripts personalizados permiten estandarizar los mensajes clave de una campaña, asegurando que todos los agentes comuniquen de forma clara, coherente y profesional. Un buen software de call center debe ofrecer: 

  • Edición y diseño de scripts desde la plataforma 
  • Capacidad para incluir variables dinámicas (como el nombre del cliente o el producto de interés) 
  • Opciones condicionales para adaptar el guion según las respuestas del cliente 
  • Secciones de ayuda para el agente en tiempo real 
  1. Grabación de llamadas y monitoreo en tiempo real

La posibilidad de grabar automáticamente todas las llamadas es fundamental por razones operativas, legales y formativas. Permite: 

  • Supervisar el cumplimiento de los protocolos y estándares de calidad 
  • Detectar errores o malas prácticas 
  • Proporcionar material real para la formación y mejora continua de los agentes 
  • Contar con respaldo legal en caso de disputas 

Además, el monitoreo en tiempo real permite a supervisores escuchar conversaciones activas, intervenir si es necesario (mediante funciones de “escucha”, “susurro” o “toma de control”) y evaluar el rendimiento al instante. 

  1. Panel de control con reportes avanzados e indicadores (KPI)

Un software de call center profesional debe ofrecer un dashboard completo y personalizable, con indicadores clave para analizar el desempeño tanto operativo como estratégico. Algunos de los KPI que debe incluir son: 

  • Número de llamadas realizadas y efectivas 
  • Tiempo promedio de conversación 
  • Ratio de conversión o cierre 
  • Motivos de llamadas no exitosas 
  • Tiempo de inactividad por agente 
  • Nivel de cumplimiento de objetivos por campaña 

La capacidad de generar reportes detallados, exportables y segmentables por fecha, equipo, agente o región es crucial para mejorar la toma de decisiones, identificar áreas de mejora y optimizar los recursos disponibles. 

  1. Cumplimiento normativo y gestión de consentimientos

Es importante que el software call center también incluya mecanismos para asegurar el cumplimiento de leyes de protección de datos y privacidad. Esto implica: 

  • Gestión de listas de exclusión (Do Not Call) 
  • Registro de consentimientos explícitos 
  • Trazabilidad de interacciones 

Contar con estas funciones evita sanciones legales y mejora la reputación corporativa. 

  1. Capacidad de escalabilidad y flexibilidad operativa

Una buena plataforma de call center debe adaptarse al crecimiento de la empresa y al cambio de sus necesidades operativas. Esto implica: 

  • Añadir o quitar agentes fácilmente 
  • Ejecutar múltiples campañas simultáneas 
  • Operar desde distintas ubicaciones físicas o con equipos en modalidad remota 
  • Disponer de actualizaciones periódicas sin interrupciones 

La flexibilidad de configuración también permite adaptar el sistema a diferentes tipos de empresas, sectores y equipos. 

  1. Facilidad de uso e interfaz intuitiva

Una herramienta potente no tiene por qué ser complicada. El software call center debe contar con una interfaz amigable y fácil de usar, tanto para los agentes como para los supervisores y administradores. 

  • Onboarding rápido  
  • Curva de aprendizaje baja 
  • Diseño visual, menús intuitivos y flujos de gestión claros 

Cuanto más fácil sea su uso, mayor será la productividad y menor la resistencia al cambio por parte del equipo. 

  1. Soporte técnico y disponibilidad del proveedor

Finalmente, es indispensable que el software call center cuente con soporte técnico profesional, ágil y cercano, especialmente en entornos crítcos donde una interrupción en el servicio puede significar pérdidas económicas. 

El proveedor debe ofrecer: 

  • Atención 24/7 o en horarios extendidos 
  • Equipos de soporte especializados 
  • Tiempos de respuesta definidos (SLA) 

Además, se recomienda elegir soluciones con buena reputación en el mercado y trayectoria comprobada. 

¿Por qué es relevante en la estrategia de negocio? 

Implementar un software para call center es clave para las empresas que desean establecer una comunicación directa, medible y escalable con sus audiencias, sin depender exclusivamente de canales digitales como el correo electrónico o las redes sociales. 

La capacidad de contactar activamente a cientos o miles de personas en poco tiempo, con mensajes personalizados y gestionados desde una misma plataforma, convierte a esta solución en una herramienta de alto impacto para la conversión de leads, la fidelización de clientes y la recopilación de información valiosa. 

Además, al centralizar la gestión de las llamadas y automatizar los procesos más repetitivos, el software para call center libera tiempo operativo, reduce errores humanos y permite a los agentes centrarse en lo más importante: generar valor en cada interacción. 

Neotel, el mejor software para call center     

En este sentido, Neotel ofrece una solución completa y eficiente de call center que incluye todos estos beneficios. Neotel es una opción ideal para las empresas que desean operar de manera profesional.        

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10 beneficios de implantar un software de call center

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la eficiencia en la gestión de clientes y prospectos puede marcar la diferencia entre crecer o estancarse. Uno de los aspectos clave en esta gestión es la capacidad de realizar llamadas salientes de manera efectiva, ya sea para ventas, cobros, encuestas o soporte proactivo. Aquí es donde entra en juego el software de call center.

Lejos de ser solo una herramienta para grandes corporaciones, este tipo de software se ha convertido en un activo estratégico imprescindible para empresas de todos los tamaños. A continuación, te mostramos 10 beneficios clave de implantar un software de call center y por qué deberías considerarlo como una inversión prioritaria en tu empresa. 

  1. Aumento significativo de la productividad

Uno de los beneficios más inmediatos de implantar un software de call center es el incremento en la productividad del equipo de ventas o atención al cliente. En un entorno tradicional, los agentes invierten una parte importante de su jornada marcando números manualmente, esperando tonos, gestionando buzones de voz o lidiando con números erróneos y llamadas no contestadas. Todo este tiempo se traduce en horas perdidas que no generan valor ni resultados concretos. 

Con un software de call center moderno, este problema desaparece gracias a funcionalidades como el marcador automático, predictivo o progresivo, que gestionan las llamadas de forma inteligente. El sistema identifica automáticamente los números disponibles, filtra aquellos que no contestan o están fuera de servicio, y conecta al agente solo cuando hay una persona real al otro lado de la línea. Esto significa que el tiempo de espera entre llamadas se reduce a casi cero, permitiendo a cada agente realizar muchas más interacciones efectivas por hora. 

Este aumento de eficiencia no solo se traduce en mayor volumen de llamadas, sino también en una mejor gestión del tiempo laboral, menos estrés para los agentes y, en consecuencia, mayor motivación y compromiso. Cuando los agentes pueden centrarse en lo que realmente importa —hablar con clientes y cerrar ventas o resolver incidencias—, la productividad crece de forma exponencial, y los resultados lo reflejan directamente. 

  1. Mejora en la eficiencia operativa

La eficiencia operativa no solo se trata de hacer más en menos tiempo, sino de hacerlo con mayor calidad y consistencia. Un software de call center permite diseñar flujos de trabajo automatizados, donde cada llamada sigue un protocolo establecido, con preguntas, respuestas y procedimientos adaptados a distintos escenarios. 

Esto asegura que cada cliente reciba una experiencia coherente, independientemente del agente que atienda la llamada. Además, se pueden programar respuestas automáticas, seguimientos por correo electrónico o mensajería, y actualizaciones en tiempo real dentro del CRM, reduciendo al mínimo las tareas manuales. 

La eficiencia también se refleja en la disminución de errores humanos. Por ejemplo, el sistema puede alertar si un agente está por cometer un fallo (como llamar dos veces al mismo cliente en una campaña) o si se salta una parte importante del guion. Todo esto se traduce en una operación más ágil, controlada y rentable. 

  1. Control y supervisión en tiempo real

Uno de los mayores desafíos en un centro de llamadas tradicional es el control efectivo del rendimiento del equipo en tiempo real. Con un software para call center, los supervisores tienen acceso a paneles de control dinámicos que muestran estadísticas clave como número de llamadas activas, duración media, tasa de abandono, tiempo de conversación y conversiones obtenidas. 

También es posible escuchar llamadas en vivo, intervenir si es necesario, y asignar tareas o reasignar agentes de manera inmediata. Esta capacidad de supervisión permite tomar decisiones rápidas y precisas cuando se detecta una desviación en los objetivos o se requiere apoyo en tiempo real. 

Además, las métricas históricas ayudan a analizar tendencias, establecer metas realistas y personalizar planes de mejora individual para cada agente, convirtiendo al software en una herramienta clave de liderazgo y gestión. 

  1. Optimización de la base de datos de clientes

Un software para call center no solo permite gestionar llamadas: es también una potente herramienta de gestión de la información del cliente. La base de datos se enriquece automáticamente con cada llamada, registrando notas, resultados, etiquetas, fechas de seguimiento, etc. 

Además, permite segmentar de forma precisa a los clientes y leads según variables como ubicación, intereses, historial de interacciones, nivel de prioridad o antigüedad. Esta segmentación permite lanzar campañas mucho más enfocadas y efectivas, aumentando la probabilidad de éxito. 

La automatización también ayuda a evitar la saturación de contactos. Por ejemplo, el sistema puede programar un número máximo de intentos de llamada por día, gestionar «no molestar», y garantizar que los datos estén siempre actualizados y sin duplicidades, evitando así contactos innecesarios o experiencias negativas. 

  1. Escalabilidad sin complicaciones

Una de las grandes ventajas de un software para call center basado en la nube es su capacidad para escalar fácilmente, adaptándose al crecimiento de la empresa sin necesidad de inversiones adicionales en infraestructura. 

Puedes comenzar con unos pocos agentes y, conforme aumentan las necesidades, ampliar usuarios, campañas o funcionalidades con unos pocos clics, sin tiempos de espera ni instalaciones técnicas. Esta flexibilidad permite adaptarse a temporadas altas, lanzamientos de productos o expansión a nuevos mercados sin complicaciones. 

Además, la escalabilidad también se refleja en la posibilidad de operar desde distintas ubicaciones o con equipos remotos, sin afectar la calidad del servicio. Todo se gestiona desde una plataforma centralizada, segura y accesible desde cualquier lugar. 

  1. Reducción de costes operativos

La eficiencia que aporta el software se traduce en una reducción directa de costes. Al optimizar el tiempo de los agentes, aumentar la tasa de llamadas útiles y automatizar tareas repetitivas, la empresa puede hacer más con menos. 

Al estar basado en la nube, no es necesario invertir en hardware. Esto disminuye los gastos fijos y convierte al software en un modelo mucho más rentable y escalable. 

También se reducen costes indirectos, como los asociados a la rotación de personal (al mejorar las condiciones de trabajo de los agentes), errores humanos, campañas ineficientes o pérdidas de oportunidades por mala gestión. 

  1. Integración con CRM y otras herramientas

Hoy en día, trabajar de forma aislada ya no es viable. Los mejores softwares de call center permiten una integración total con herramientas clave como el CRM, plataformas de correo electrónico, WhatsApp Business o SMS. 

Gracias a estas integraciones, toda la información del cliente se centraliza, lo que permite una visión 360° del historial y las interacciones previas. Esto mejora la personalización, acorta el tiempo de respuesta y favorece una atención mucho más efectiva. 

Además, los agentes no tienen que cambiar de plataforma para consultar datos, tomar notas o hacer seguimientos, lo cual mejora el flujo de trabajo, evita errores y aumenta la satisfacción del cliente. 

  1. Cumplimiento normativo y grabación de llamadas

En muchos sectores, las normativas exigen mantener un registro detallado de las comunicaciones con los clientes. El software de call center permite grabar automáticamente todas las llamadas, almacenar los audios en la nube y acceder a ellos en caso de auditoría o controversia. 

Estas grabaciones también son útiles como herramientas de formación, ya que permiten analizar llamadas reales, detectar buenas prácticas y corregir errores. Además, es posible configurar alertas y controles que aseguren el cumplimiento de protocolos, especialmente en llamadas de venta o cobro. 

  1. Mejora continua mediante informes y análisis

La mejora continua solo es posible cuando se dispone de datos precisos. El software de call center ofrece informes detallados y personalizables que permiten evaluar el rendimiento de las campañas, identificar cuellos de botella y ajustar estrategias sobre la marcha. 

Puedes medir la tasa de respuesta, duración promedio, nivel de conversión, mejores horarios de contacto, y mucho más. Esta información es clave para afinar el enfoque comercial y tomar decisiones basadas en evidencia, no en suposiciones. 

  1. Mejor experiencia para el cliente y aumento de las ventas

Aunque muchas veces se asocian las llamadas salientes a ventas agresivas o molestas, lo cierto es que, cuando se utilizan de forma inteligente mediante un software call center, pueden convertirse en una poderosa herramienta para mejorar la experiencia del cliente y aumentar las ventas de forma sostenible. 

Un software profesional permite que cada llamada esté respaldada por información relevante y actualizada sobre el cliente: su historial de compras, interacciones anteriores, preferencias e incluso incidencias previas. Esto permite que el agente personalice completamente su discurso y se dirija al cliente con propuestas realmente útiles, en el momento adecuado. 

Por ejemplo, un cliente que ha mostrado interés en un producto específico, pero no finalizó la compra, puede recibir una llamada para ofrecerle una promoción, resolver sus dudas o facilitarle el cierre. Este enfoque personalizado convierte una llamada comercial en una solución valiosa, lo que aumenta la probabilidad de venta sin generar rechazo. 

Además, una experiencia bien gestionada a través del canal telefónico también fortalece la imagen de marca. Los clientes se sienten escuchados, valorados y atendidos de forma proactiva, lo que genera confianza y aumenta su lealtad. En muchos casos, esto se traduce en recomendaciones, repetición de compra y crecimiento orgánico. 

Pero el impacto no termina ahí. El software call center también permite hacer seguimientos automáticos y estratégicos, de forma que ningún prospecto se pierda. Gracias a funciones como recordatorios, asignación de prioridades y automatización de seguimientos, los agentes pueden actuar en el momento óptimo para cerrar más ventas con menos esfuerzo. 

Otro punto clave de un software call center, es la posibilidad de realizar campañas cruzadas (cross-selling) o ventas adicionales (upselling) basadas en los productos o servicios que el cliente ya utiliza. El sistema puede sugerir al agente qué ofrecer en función del perfil del usuario, lo que convierte cada llamada en una oportunidad real de aumentar el ticket medio por cliente. 

Neotel: la mejor opción en software de call center para empresas 

Entre las múltiples opciones disponibles en el mercado, Neotel destaca como la mejor elección para empresas que buscan eficiencia, simplicidad y resultados. Su software de call center ofrece todas las funcionalidades mencionadas —marcador predictivo, gestión de campañas, grabación de llamadas, informes avanzados, integración con CRM— en una plataforma intuitiva y fácil de usar.

Con años de experiencia en el sector y una cartera sólida de clientes satisfechos, Neotel se posiciona como el socio tecnológico ideal.

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