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Enviar fax por internet

El hecho de poder enviar fax por internet es una necesidad en los tiempos que corren. El fax sigue siendo una herramienta de comunicación muy usada en las empresas. El fax es un dispositivo que como muchos otros no ha dejado de desarrollarse, bien integrándose con otras unidades como las impresoras, bien evolucionando hacia nuevos modelos de servicio, como el fax virtual.

En este sentido, Neotel ha integrado totalmente su fax virtual dentro de la centralita virtual para que se pueda usar todo desde el mismo panel de control, añadiendo así más ventajas sobre el fax tradicional. Otro de los beneficios que obtenemos es la comodidad, puesto que podemos conectarnos desde cualquier ubicación, sin estar limitados por el lugar donde se encuentra la máquina de fax. Además, nos ahorramos el coste de la línea de teléfono y los suministros de papel y tinta, ya que muchas veces imprimimos los documentos sólo para pasarlos por fax.

Fax Virtual: Cómo enviar fax por internet

En definitiva, habiendo mejorado aún más la facilidad de uso para faxes nacionales e internacionales, con el fax virtual de Neotel se mantienen las anteriores características de:

Mail2fax: Para enviar un fax por Internet gracias al fax virtual, solamente necesitamos enviar un correo electrónico adjuntando el archivo en formato PDF. Con el dispositivo de fax online de Neotel este archivo en PDF será enviado automáticamente al número de teléfono dispuesto en el asunto del email. Esto permite mandar faxes desde donde el usuario tenga disponible su correo electrónico (móviles web mail, Outlook…), y será el mismo sistema el que le mande una confirmación de fax enviado o no enviado.

Fax2mail: El usuario recibirá sus faxes a través de su correo electrónico. Solamente necesitará tener asignado un número de teléfono a través del cual pueda recibir los faxes, y los documentos en PDF serán enviados a este terminal. Si suele recibir imágenes, el dispositivo convertirá éstas en formato PDF y se las enviará inmediatamente a su correo electrónico.

En la pestaña de faxes del panel de control de la centralita virtual se podrá buscar o enviar faxes, quedando todo perfectamente ordenado y archivado. Así, evitamos los gastos propios de la máquina física, el mantenimiento de consumibles y la consiguiente línea telefónica dedicada para ello.

Integración de la Centralita Virtual con Vtiger

En nuestro afán de seguir facilitando el uso de nuestros servicios telefónicos, Neotel ha realizado la integración de la centralita virtual con Vtiger, la aplicación de CRM.

¿Qué es CRM y qué es Vtiger CRM?

CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management, lo que puede traducirse como Gestión de las Relaciones con el cliente. CRM se refiere a todos aquellos software que persiguen la satisfacción del cliente y dan apoyo a las relaciones con el cliente, la gestión de las ventas y al marketing.

CRM se considera una estrategia de gestión del conocimiento y del negocio que sirve para conocer las necesidades y comportamiento de los clientes. El objetivo de todo CRM es estrechar la relación con los clientes para poder anticipar mejores estrategias de mercado. Tanto es así que en los últimos meses se ha mencionado con insistencia como parte de las estrategias clave para el éxito de cualquier empresa.

Por su parte, Vtiger CRM es un CRM Online en español que dará a tu empresa una visión 360º del mercado y del cliente. Su uso se puede realizar desde cualquier ordenador con conexión a Internet y navegador, permitiendo trabajar desde cualquier punto.

Vtiger es una herramienta que evoluciona constantemente: actualmente tiene 20 módulos que se pueden adaptar y parametrizar según las necesidades de tu empresa.

Las áreas principales de Vtiger CRM son:

*Campañas de marketing

*Acciones comerciales

*Atención al cliente

*KPI

*Inventario

*Comunicación

Con el objetivo de ofrecer los mejores servicios a nuestros clientes, Neotel ofrece ahora la posibilidad de gestionar una centralita virtual integrada con Vtiger, una nueva aplicación dirigida a empresas y a profesionales que necesitan organizar sus acciones comerciales y realizar un seguimiento de éstas.

Gracias a este trabajo todos los usuarios de esta popular herramienta de CRM pueden realizar y recibir llamadas desde la misma pantalla de su Vtiger, haciendo mucho más familiar y accesible el uso del teléfono. Además, con esta integración también se gana en comodidad y en velocidad de comunicación, lo que es valorado muy positivamente por los clientes.

Con este nuevo adelanto de Neotel de integración de la centralita virtual con Vtiger, nuestros clientes podrán realizar una integración limpia y sencilla de sus comunicaciones telefónicas, teniendo así una herramienta de gestión muy optimizada en uso y precio. Y todo ello disfrutando de los precios y servicios de Neotel.

Para más información no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

“Esta conversación puede ser grabada”: la verificación por terceros

Hoy en día la “verificación por terceros” es algo a lo que todos estamos acostumbrados. Sí, aunque pueda parecer que así de primeras no nos diga mucho, seguramente alguna vez hemos contratado algún producto o servicio telefónicamente y la teleoperadora nos ha hecho una grabación “para dejar constancia de la contratación”. Este producto a nivel telefónico se llama verificación por terceros.

Para que la contratación tenga validez legal, el prestador del servicio o vendedor del producto debe tener una grabación aceptada por el cliente final. En dicha grabación, éste confirma con su voz sus datos personales, los productos o servicios contratados y los precios a los que los adquiere.

Este servicio tan interesante está totalmente soportado por la centralita virtual de Neotel, la cual en sus módulos para CRM con PBX integrada puede activarse y usarse de una manera muy sencilla. La teleoperadora que realiza la verificación simplemente tiene que marcar un código con el que se inicia una grabación bajo demanda de ella.

Una vez hecha la grabación, ésta queda registrada en el sistema, siendo fácilmente localizable a través de distintos filtros: teleoperadora, número del cliente final, fecha…

El costoso equipamiento de grabación que se necesitaba antes, ha quedado sustituido hoy en día por la grabadora bajo demanda en la nube de Neotel, cumpliendo dicha grabadora con todos los estándares de seguridad informática y de la LOPD.

Acerca de Neotel

Neotel es una empresa de telecomunicaciones que se instaló en el Parque Tecnológico de Málaga (PTA) con licencia de la CMT. Desde su fundación en 2001, Neotel home ha ido aumentando su experiencia en este campo con muchos productos disponibles en su cartera de servicios. Hoy en día, Neotel tiene un servicio de VOIP muy competitivo e innovador, dirigido a empresas y a particulares

 

Casos reales de implantación de centralita virtual

¿Cada vez se te hace más difícil asumir los costes de mantenimiento de tu centralita actual? ¿Quieres dejar de estar pegado todo el día al teléfono para gestionar las llamadas de los clientes? ¿Estás harto de no poder conectar tus oficinas? Pues todo indica que es el momento de plantearte cambiar tu centralita física por una virtual. ¿Aún no terminas de decidirte? Puede que tu situación se vea reflejada en uno de los casos que te presentamos a continuación. Son casos reales genéricos por los que pasaron nuestros clientes y que les hicieron apostar por la centralita virtual:

1. En la sede del cliente no hay más líneas libres en la central

Una asociación necesita ampliar las líneas de su centralita por ampliación de plantilla. Se lo solicita a su proveedor, pero este le informó de que no había líneas libres, así que no era posible realizar tal ampliación. La centralita virtual no tiene límite de ampliación; la tecnología IP tiene la capacidad técnica de mandar tantas llamadas como ancho de banda tenga la línea de datos del cliente.

2. Una empresa decide mudarse y le gustaría mantener su número de cabecera

Una inmobiliaria decide trasladarse a un nuevo distrito en el que tienen mejores expectativas de ventas. Al ponerse en contacto con su operador le indica que no puede realizar un traslado de su número al cambiar el distrito de facturación. Con la centralita virtual, llévese con usted sus números sin importar su ubicación.

Con la centralita virtual, llévese con usted sus números sin importar su ubicación. Las centralitas virtuales tienen todas la numeraciones ubicadas en la sede principal y conecte desde donde conecte su extensión nosotros le enviaremos sus llamadas esté a donde esté.

3. Una empresa decide tener sedes en otros países, o internacionalizar sedes

Una empresa de inversiones desea ampliar sus sedes en Chile y Argentina. Para ello necesitan numeración de estos países para atender a sus clientes locales, así que tienen que ampliar su centralita en los países indicados para poder realizar llamadas internas a coste O€. Esto no era posible con una centralita física.

Con una centralita virtual podrá conectar sus extensiones en cualquier parte del mundo y obtener numeración internacional. Es un caso casi calcado al anterior, las únicas limitaciones que tienen las centralitas físicas en cuanto a numeración es la limitación que imponen los países de origen de los números

Estos son algunos ejemplos reales en los que las centralitas virtuales de Neotel cubre las carencias de las antiguas centralitas físicas. Como puede observarse, aporta muchas más ventajas y con un coste perfectamente asumible y rápidamente amortizable. Confía en Neotel, confía en verdaderos profesionales.

Acerca de Neotel
Neotel es una empresa de telecomunicaciones que se instaló en el Parque Tecnológico de Málaga (PTA) con licencia de la CMT. Desde su fundación en 2001, Neotel ha ido aumentando su experiencia en este campo con muchos productos disponibles en su cartera de servicios. Hoy en día, Neotel tiene un servicio de VOIP muy competitivo e innovador, dirigido a empresas y a particulares.

Cómo se ha introducido la voip en el sector de las centralitas

En la actualidad hablar de instalaciones de centralitas VOIP es hablar de casi el 100% de las nuevas centralitas que se montan hoy en día. ¿Cómo y por qué ha ocurrido esto; cómo se ha introducido la voip en el sector de las centralitas? Pues principalmente debido a dos motivos fundamentales:

1.- Desde el momento en que el desarrollo tecnológico ha estado lo suficientemente maduro desde el punto de vista de la implantación. Y es que a día de hoy, instalar un teléfono IP es tan sencillo como sacarlo de la caja y conectarlo a la red.

2.– Este desarrollo debe tener un soporte. Así, cuando las redes a las que se conectan, ADSL en su mayoría, soportan la demanda de caudal sin problemas.

Teniendo en cuenta que éstas dos han sido las razones principales en el avance de las centralitas VOIP, no son menos importantes las ventajas y beneficios que aportan a los usuarios y clientes, condición casi definitiva para esta implantación.

Este tema ya tocado en este blog constata un sinfín de mejoras en servicios, gestión y precio en comparación con las antiguas centralitas físicas. Estas son algunas de las mejoras más interesantes:

–Desvinculación geográfica, y es que podemos elegir tener cualquier extensión adaptada a cualquier parte del mundo.

–Mantenimiento de la numeración con la portabilidad de los números actuales que el cliente tenga en ese momento, así como la posibilidad de contratar numeración internacional.

–Sin instalación ni mantenimiento de PBX, lo que se traduce en un ahorro significativo en la implantación del nuevo sistema.

Pero esto no es todo, y es que las centralitas VOIP ofrecen innumerables beneficios más. Pruébala con Neotel2000 y te convencerás por ti mismo.

Mejoras en nuestra centralita virtual enfocadas a los call center

En toda empresa es vital la evolución y el desarrollo, la búsqueda continua de nuevas mejoras y facilidades que satisfagan a sus clientes. En Neotel no dejamos de buscar nuevos progresos, todos dirigidos a la prestación de un servicio de alta calidad. Un ejemplo de ello está relacionado con nuestra centralita virtual y los Call Center. Y es que hemos conseguido que el centro de llamadas muestre el número de origen en función del número de destino de manera automática.

En la actualidad un Call Center llama a generalmente a todo el territorio español, independientemente de dónde se encuentre situado físicamente. Hemos detectado que si el receptor de una llamada ve en su terminal que ésta se produce desde su misma provincia, las probabilidades de que atienda el teléfono son mayores, lo que se traduce inmediatamente en un aumento significativo de las posibilidades de éxito del teleoperador.

De aquí la importancia de poder mostrar el número de origen dependiendo de la provincia de destino con la que se quiere contactar. Por ejemplo: Una empresa valenciana dedicada a la comercialización nacional de seguros desea ponerse en contacto con sus clientes vía telefónica para realizar una campaña de fidelización. Como desea mostrar su presencia física en las ciudades donde se encuentran sus clientes, nos solicitan numeración de Madrid, Bilbao, Sevilla, Málaga y La Coruña. Así, cuando llamen a Madrid mostrarán el número 910 11 11 11, cuando lo hagan a Bilbao el número será 946 11 11 11, en Sevilla sería el 954 11 11 11, en Málaga el 952 11 11 11, en La Coruña 981 11 11 11…

Este servicio de centralita virtual ofrecido por Neotel está en la línea de mejoras continuas en centralitas virtuales que ofrecemos a nuestros clientes, porque somos conscientes de las dificultades que pueden darse en el mundo comercial y porque nuestro objetivo es ayudar a vencerlas.

Acerca de Neotel

Neotel es una empresa de telecomunicaciones que se instaló en el Parque Tecnológico de Málaga (PTA) con licencia de la CMT. Desde su fundación en 2001, Neotel ha ido aumentando su experiencia en este campo con muchos productos disponibles en su cartera de servicios. Hoy en día, Neotel tiene un servicio de centralita virtual VOIP muy competitivo e innovador, dirigido a empresas y a particulares.

Telemarketing eficaz

A día de hoy, nadie duda de que el Telemarketing es un poderoso canal de comunicación que ha ido evolucionando para satisfacer las necesidades actuales de comunicación personalizada, y Neotel puede ayudarte a incorporar esta herramienta en tu negocio.

Existen dos modalidades de Telemarketing:

  • En el Telemarketing de Entrada o pasivo, es el cliente el que se pone en contacto con los teleoperadores de la empresa, bien para solicitar más información o directamente para comprar determinados productos.
  • El Telemarketing de Salida o activo se utiliza principalmente para vender productos o servicios mediante llamadas de teléfono, que realizan teleoperadores especializados y formados.

Dentro de la búsqueda de la máxima eficacia en el Telemarketing hay que prestar atención a un hecho cada vez más destacable: la tendencia actual a llamar más a números de móvil que a números fijos. Si hay algo sagrado para el Telemarketing es el respeto al cliente, y el hecho de que le llamen al fijo de su casa se interpreta como una invasión a su intimidad, a su espacio. Sin embargo, y paradójicamente, si esa llamada se realiza al móvil personal del cliente, este parece mostrar desde el inicio cierta predisposición. Esto no quiere decir que la venta esté ya cerrada, pero sí es verdad que el teleoperador cuenta con terreno ganado: el tiempo de conversación se alarga llamando al móvil, con lo que la efectividad también sube.

Las pymes, colectivos y asociaciones están incorporándose cada vez más al Telemarketing, ya que tienen en él una oportunidad tanto para crear nuevos negocios como para fidelizar clientes. Y es que no hay que olvidar otro aspecto importantísimo en el Telemarketing: el contacto directo, el trato personal y el conocimiento de primera mano del grado de satisfacción de los clientes para con sus productos y servicios (feed back). 

Acerca de Neotel

Neotel es una empresa de telecomunicaciones que se instaló en el Parque Tecnológico de Málaga (PTA) con licencia de la CMT. Desde su fundación en 2001, Neotel ha ido aumentando su experiencia en este campo con muchos productos disponibles en su cartera de servicios. Hoy en día, Neotel tiene un servicio de VOIP muy competitivo e innovador, dirigido a empresas y a particulares.

Centralita virtual vs Centralita telefónica física

Es un hecho que trabajar con una centralita telefónica, ya sea una centralita virtual o una centralita física tradicional, supone una serie de ventajas para toda aquella empresa o negocio con un volumen de comunicaciones significativo. Sin embargo, contar con una centralita virtual nos aporta muchos más beneficios que una física, y hoy queremos profundizar en ellos.

Centralita telefónica física antigua

Las necesidades de una centralita física y los avances de la centralita virtual

En primer lugar, hay que destacar que toda centralita física tiene una serie de requerimientos, que por supuesto no encontramos en una centralita voip. Como serían:

  • La centralita tradicional necesita conexiones y accesos físicos por parte del proveedor: como son las líneas RDSI, analógicas o “primarios”. Lógicamente, estas líneas tienen coste de instalación y mantenimiento, y además nos obligan a utilizar dispositivos para su utilización. En definitiva, se trata de la necesidad de invertir en electricidad, espacio, etc. Por ejemplo, el coste de mantenimiento de una línea analógica es de unos 14 € /mes y puedes establecer una llamada; el de una RDSI es de unos 60 €/mes y puedes establecer 2 llamadas, y el de un Primario ó E1 es de 350€/mes y puedes establecer 30 llamadas simultaneas.En conclusión, conectarle líneas a las PBX físicas es algo caro y tiene limitaciones de canales bastante notables.
  • Por otro lado, nos encontramos el tema del equipo físico en sí: La propia PBX es un dispositivo, cuyo tamaño, coste de tarjetería y consumo eléctrico dependerán de su menor o mayor capacidad.
  • Además del espacio que ocupa, también hemos de tener en cuenta que es imprescindible que lleve conectado el repartidor de voz para la red interna. Esto se debe a que las centralitas físicas conectan sus teléfonos a través de un cableado sólo para voz, distinto de la red de datos.
  • También nos encontramos con el tema de las permanencias. Este concepto que todo el mundo ya conoce, no persigue nada más que perpetuar al cliente (y aunque esto no ocupa sitio ni consume electricidad) simplemente cuesta dinero, algo que en el caso de nuestra centralita virtual, también desaparece.
  • Unificación de sedes: otra gran ventaja de las centralitas virtuales es la deslocalización de los usuarios. Con ella, el concepto de que debe haber una centralita por sede se pierde, y lo único necesario es que cada sede o punto de trabajo tenga conexión a internet y una red de datos (algo que hoy día resulta barato y cuyo montaje es bastante sencillo).

Por último, queremos destacar que la centralita virtual en la nube no para de desarrollarse y abrirnos las puertas a nuevas funciones.. Los clientes, al estar conectados a una máquina en la sede del operador y no necesitar sus propias máquinas, se benefician del continuo desarrollo a nivel software, y acceden a nuevos servicios sin tener que invertir nada ni sufrir pesados procesos de desarrollo e integración. En definitiva, todo se resume en que este tipo de centralita cada vez tiene más servicios, y los clientes los disfrutan sacándoles el mayor partido. Y como valor añadido, en Neotel, al contratar la centralita virtual también se le entrega al cliente un gran paquete de software. Con él, adaptamos la centralita al máximo según el uso que le vaya a dar en su empresa (como automarcadores, sistema de CRM, y un largo etc.).

Nueva funcionalidad de la agenda corporativa en la nube

Al trabajar con un servicio de telefonía en la nube, como por ejemplo nuestra centralita virtual, dispondremos de una serie de funciones y extras tremendamente útiles para aumentar la productividad de nuestras comunicaciones. Por eso, hoy queremos presentaros una novedad: la nueva funcionalidad de la agenda corporativa en la nube.

Agenda en el Display del teléfono

¿Qué es y cómo funciona esta agenda corporativa?

La agenda corporativa es una manera muy práctica de almacenar nuestros contactos y sus datos en la nube. Con algo tan fundamental como esto, conseguimos que cuando cualquiera de esos contactos llame a nuestra empresa, su nombre aparezca en el display del teléfono.
Introducir la información en esta agenda es muy sencillo; lo único que necesitamos es tener un excel con los datos del cliente (nombre y número de teléfono). Ya con este archivo, lo único que tenemos que hacer es importarlo a la agenda corporativa y listo.

La principal ventaja de esta función, además de la comodidad de identificar a quien nos llama de manera inmediata, es que nos va a ayudar a proporcionar a nuestros clientes un trato más cercano y personalizado. Es decir, nuestros teleoperadores o nosotros mismos, podremos llamar al cliente por su nombre nada más atender la llamada, dando así una imagen de profesionalidad y a la vez creando un vínculo con la persona que nos llama.

En definitiva, nos encontramos con una herramienta muy potente a la par que sencilla. Sencilla por la facilidad de su uso; y potente al tratarse de un sistema rápido y eficaz con el que recibiremos el nombre completo del cliente en el display del aparato.

*Fuente de la imagen principal: Vector de Negocios diseñado por Freepik

Software para integrar tu Call Center con tu CRM

En toda empresa donde se trabaje con un Call Center, es muy importante saber cómo obtener la mayor productividad del mismo. Para ello, además de desarrollar unas técnicas de trabajo adecuadas, la correcta gestión del equipo humano, etc., existe otra serie de herramientas que nos pueden ayudar en nuestra tarea.

En este sentido, Neotel ha desarrollado unas herramientas muy potentes que nos servirán para sacarle el máximo rendimiento posible a la sala de telemarketing. Así, el concepto de estas herramientas se basa en el mismo fundamento de la centralita virtual, por lo que no se necesita instalar ningún sistema en las oficinas. Simplemente disponiendo de ordenadores con conexión a Internet, ya tendrá todos los servicios al alcance de su mano (pues todo el sistema está alojado en la nube).

Por esta razón y al basar todo el sistema en el trabajo online, usted no tendrá que pagar costosos servidores o instalaciones de sistemas para poder usar estas herramientas que se integran con el Call Center. De este modo, si es cliente de Neotel, se le ofrecerá el uso de dichas herramientas de manera totalmente gratuita.

¿Qué herramientas y software puede integrar con su CRM para Call Center?

Son diversas las herramientas que se pueden añadir a su CRM, en su Call Center. Éstas van a variar según las diferentes funciones que nos ofrecen, por ejemplo:

  • Herramientas para el Control estadístico. Se trata de una serie informes preconfigurados, para medir la eficacia y productividad del trabajo realizado desde el Call Center.
  • Gestor de cola real time (a tiempo real). Dicho módulo permite visualizar fácilmente el estatus de todos sus teleoperadores, sabiendo en qué estado se encuentra, y pudiendo realizar acciones online sobre las llamadas (como por ejemplo, supervisión, conferencias, etc). También se controla el número de llamadas en cola, esperando ser atendidas.
  • Portal de agente.
  • Automarcador (dialer), por departamento o por agente. Se trata de una funcionalidad de nuestro CRM con la que los teleoperadores no perderán tiempo buscando el siguiente registro a llamar, ni haciendo la marcación manualmente.
  • CRM para control de los registros de sus bases de datos.
  • Grabadora de voz. Nuestro CRM permite la grabación de las llamadas, a las que se proporciona un fácil acceso vía Internet, pudiendo escuchar las llamadas grabadas desde el propio navegador, o descargarlas si lo desea.

Asimismo, además de estas herramientas totalmente gratuitas, los servicios de Neotel pueden integrarse fácilmente con software de terceros. Como es el caso de:

  • Control para Google Chrome.
  • Integración para Microsoft Dynamics
  • Y facilidades de integración a través de Websocket.

En definitiva, se trata de sacar todo el jugo a las posibilidades que nos ofrece el trabajo del telemarketing y la atención al cliente desde un Call Center. Con una mayor planificación y control de todas sus facetas, e integrando estas herramientas, los resultados esperados llegarán con toda seguridad.