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¿Por qué las empresas deben tener grabadora virtual de llamadas premium?

El almacenamiento de datos es parte importante de la labor empresarial en la actualidad. Las llamadas hechas por los clientes son sin duda alguna, información que debe ser respaldada por las empresas. Lo mismo ocurre con las llamadas salientes de telemarketing. Es aquí en donde entra un módulo que todo emprendedor debe tener a disposición: la grabadora virtual de llamadas premium.

grabadora virtual de llamadas premium

La tecnología ha evolucionado para el beneficio de los emprendedores. En el pasado, grabar llamadas y almacenar información en general era muy costoso para las compañías. Solo aquellos negocios que alcanzaban cierto tamaño podían darse el lujo de tener registros detallados de su interacción con los clientes. Hoy en día, se pueden tener todos los datos con una inversión mínima. Ahora bien, ¿Ya sabes que es y cómo funciona una grabadora de llamada?

Grabadora de llamada empresarial: ¿De qué se trata?

La grabadora de llamadas es un módulo del software call center que permite grabar las conversaciones comerciales de las empresas. En décadas anteriores, las compañías invertían en servidores, softwares y centros de datos para poder almacenar este tipo de datos. Gracias a las nuevas técnicas de almacenamiento web, estos gastos son innecesarios y las compañías pueden tener un respaldo amplio.

A este recurso tecnológico se le llama grabadora virtual de llamadas. Es “virtual” porque todos los datos grabados de las conversaciones se almacenan en espacios virtuales. Siendo más precisos, lo que se utiliza actualmente para realizar estos backups de información útil es el almacenamiento en la nube.

A través de este módulo las empresas pueden almacenar una gran cantidad de datos en Internet. Para ello, no se necesita gastar espacio de almacenamiento en equipo, ni gastar dinero en instalaciones físicas de ningún tipo. Básicamente, este es un servicio ofrecido por empresas como Neotel al adquirir la centralita virtual.

Ahora bien ¿Por qué es importante tener una grabadora de llamada empresarial? ¿Qué funciones permite cumplir este módulo? ¿Sabes cómo funciona este sistema para grabar llamadas?

La grabadora permite mantener la calidad en la atención

Cuando se trabaja con atención al cliente o telemarketing es muy difícil medir el trabajo del agente. Ciertamente, las estadísticas reflejan datos como el tiempo de conversación o la cantidad de llamadas gestionadas. No obstante, solo a partir de la grabadora se conoce realmente el desempeño de cada teleoperador frente a la clientela: su trato, su capacidad de resolución o de vender.

Esta es una de las razones por las cuales incluso empresas que no tienen departamento de call center contratan la centralita virtual. Hasta los negocios más pequeños entran en contacto telefónico con sus clientes, siendo necesario verificar el trato ofrecido por los encargados. La grabadora virtual de llamadas premium facilita la contraloría interna en cualquier tipo de emprendimiento.

Los registros grabados permiten conocer si los teleoperadores se desempeñan conforme a los valores de la empresa. Pero mejor aún, el estudio de las llamadas puede empujar a los call centers y empresas a mejorar sus procesos, respuestas y detectar algunos problemas que solo pueden verificarse en medio de la interacción con la clientela.

Detección de problemas en la atención al cliente

La mayoría de las empresas encuentran muchas de sus fallas gracias a la interacción directa con sus clientes. Por supuesto, esto solo puede ser estudiado gracias a la grabación de llamadas. En palabras simples, los datos grabados pueden impulsar cambios de procedimientos y mejores respuestas para la atención de los problemas de la clientela.

La grabadora virtual de llamadas premium es un recurso muy utilizado para mejorar los manuales de atención al cliente. Al detectar problemas y encontrar soluciones más eficientes, las empresas logran un impacto positivo en la percepción que tiene el cliente de estas. Los call centers de las compañías más prestigiosas trabajan de esta manera.

Los pequeños comerciantes también pueden darle un excelente uso a este módulo. De hecho, al volver a escuchar las llamadas muchos comerciantes recopilan información sobre las preferencias y necesidades de su clientela. De esta manera, pueden estudiar qué mercancía vender y adaptarse a las demandas de sus usuarios. Por eso es que no se puede ver a la centralita virtual solo como un programa para teleoperadores de call center.

La grabadora virtual de llamadas premium permite educar al personal

Una parte importante de la grabadora virtual es la contraloría de la atención al cliente. Ahora bien, esto va mucho más allá de penalizar a aquellos agentes telefónicos que no atienden bien las llamadas, o que simplemente no cumplen los protocolos. Por el contrario, revisar las llamadas por operador permite educar a la plantilla para potenciar la calidad del trabajo.

Esto es muy útil sobre todo para adiestrar a los trabajadores nuevos que entran a la empresa. Los coordinadores o directivos se sustentan en los audios grabados para hacer sugerencias y correctivos. Por otro lado, los teleoperadores pueden escucharse a sí mismos y verificar por cuenta propia los errores que cometen durante las conversaciones.

En los call centers se hacen evaluaciones continuas en donde la grabadora de llamada ocupa un rol central.  No obstante, este sistema también puede ser de utilidad en una tienda virtual para verificar la forma en que los encargados atienden a los potenciales clientes.

La grabadora permite aclarar malos entendidos

Muchas empresas desarrollan una mala relación con los clientes debido a las fallas de algunos teleoperadores. Por ejemplo, las empresas pequeñas o medianas que abren un call center sin tener experiencia en la atención, suelen padecer de este mal. Un procedimiento mal hecho, un reclamo ignorado o incluso una atención grosera, son cosas que siempre pueden ocurrir.

Es importante destacar que las empresas tienen un rol de protección al consumidor. En este sentido, la grabadora virtual de llamadas premium permite verificar lo que ocurre cuando un cliente realiza un reclamo. Esto suele ser crucial cuando se presenta una situación conflictiva entre un cliente y un teleoperador. De hecho, la capacidad de grabar las conversaciones es tan favorable para el usuario como para el agente telefónico.

En las empresas bancarias la grabadora de llamada sirve como medio para resolver muchos conflictos. A partir de las grabaciones, se puede entender lo que generó el conflicto, si fue una falla del teleoperador y si el cliente tiene una mala actitud. De esta manera, la empresa puede tomar una postura y generar una respuesta adecuada.

Grabadora virtual de llamadas premium: Protección legal

Las empresas de la actualidad deben cumplir una serie de normativas legales relacionadas con la protección de los clientes. Dos son muy importantes para el destino de las firmas: las leyes sobre protección de datos y las que protegen al consumidor. Afortunadamente, grabar llamadas permite a casi cualquier compañía cubrirse las espaldas de ambas.

Sobre la protección de datos, es obvio que las empresas deben resguardar información sensible referente a sus usuarios. La contratación de un almacenamiento amplio y seguro, forma parte de los requerimientos legales que deben cumplir las firmas. Lo mejor de contratar la centralita virtual con su respectiva grabadora, es que la seguridad informática queda a cargo de la empresa que suministra este servicio.

En cuanto a la protección de los consumidores, la grabadora cubre a empresas y teleoperadores en caso de ocurrir un conflicto o malentendido. Por ejemplo, si una compañía es acusada por un consumidor ante el ente regulador, siempre se pueden utilizar las llamadas grabadas como pruebas de que no se ha violentado al demandante. Por esta razón, muchas empresas tratan de mantener registros amplios sobre las llamadas hechas por su clientela.

Algunas dudas frecuentes sobre la grabadora de llamadas

Aquellos emprendedores que se preguntan cómo grabar llamadas, deben saber que este sistema trabaja de forma automática. De hecho, la centralita virtual o física está configurada para realizar la grabación de todas las llamadas sin realizar configuraciones especiales.

Otro aspecto que muchos emprendedores desconocen es cómo revisar las llamadas grabadas. A decir verdad, algunas grabadoras virtuales suelen tener una interfaz complicada. No obstante, el módulo que ofrece Neotel es muy simple de utilizar, permitiendo descargar los audios, retrocederlos, adelantarlos y revisarlos por completo.

Para aquellos que necesiten saber cómo obtener una grabadora virtual de llamadas, básicamente estas forman parte del software de centralita telefónica. Entonces, para poder contar con este módulo se debe comprar este servicio que no es tan costoso y de hecho en Neotel, ofrecemos planes adaptados al presupuesto y tamaño de cada compañía.

¿Cómo es la grabadora virtual de llamadas premium?

El programa para teleoperadores suele traer un módulo de grabación de llamadas. El hecho es que la mayoría de los softwares de este tipo tienen un límite básico de almacenamiento cuando se adquiere el servicio. La mayoría de las empresas pueden trabajar con estos recursos.

Ahora bien, existen empresas que necesitan una capacidad almacenamiento que va más allá de lo que ofrece la centralita virtual en su plan básico. Para este tipo de contratante, se ofrece el servicio de grabadora virtual de llamadas premium. Básicamente, esta supone una ampliación bastante considerable del espacio para realizar backups.

En Neotel, ofrecemos una grabadora virtual de llamadas premium de 1 terabyte para las empresas que así lo soliciten. Esto equivale a grabar dos años enteros de conversaciones telefónicas. Este es un servicio adicional al que pueden acceder aquellos que adquieran nuestro software de centralita virtual. Su coste es apenas de 45€ al mes.

grabadora virtual de llamadas premium

Grabadora virtual de llamadas Premium: garantizando la gestión

Una de las mejores cosas que tiene el call center es que toda la gestión puede ser controlada. Los coordinadores pueden tener 100% control de todo lo que hacen los teleoperadores. El hecho es que si se cuenta con los sistemas y servicios apropiados las empresas pueden tener cada dato que entra y sale de la atención. Para ello, es indispensable contar con una grabadora virtual de llamadas Premium.

Incluso las empresas que no tienen un call center totalmente constituido pueden controlar la comunicación con el cliente. Si la oficina cuenta con secretarias o un pequeño departamento de atención, se pueden verificar las conversaciones de índole comercial. Saber cómo se comunican los trabajadores con el público de usuarios es parte fundamental del éxito de una compañía.

¿Por qué se necesita una grabadora virtual de llamadas Premium?

Contratar un servicio de centralita virtual permite entre otras cosas grabar cada llamada entrante o saliente. El problema con estos servicios es que suelen tener un espacio de almacenamiento máximo. Por ejemplo, si se contrata un plan básico la empresa contratada podría solo ofrecer dos meses de respaldo.

contratar una grabadora virtual de llamadas premium

Hay empresas que tienen sus propios servidores y en este caso su limitación dependerá de otras cosas. Dependiendo de la capacidad de la instalación o incluso las fallas, se pueden perder muchas llamadas grabadas. Lo peor es que esas fallas son comunes y solo se necesita un problema en el servidor o una falla eléctrica para que ocurran.

Empresas como Neotel ofrecen un servicio de grabadora virtual de llamadas Premium seguro y completo. Este básicamente garantiza que absolutamente todas las llamadas registradas queden respaldadas. Los coordinadores y directivos pueden devolverse a cualquier día y verificar una llamada de forma puntual. Esto parece algo menor pero a la larga puede simplificar muchas cosas.

Beneficios de poder tener todo el backup de llamadas

Aquellos que trabajan en call center entienden lo fundamental que es tener el registro completo de llamadas. Si por ejemplo la empresa ofrece servicios y los clientes reportan averías o casos, este será un recurso imprescindible. Al revisar cada llamada se puede entender la evolución del caso. Es cierto que existen software para levantar expedientes, pero muchas veces estos no son bien detallados por los operadores.

Las grabaciones son claves en aquellas empresas que piensan en sus consumidores. Los coordinadores pueden revisar si en efecto algún cliente ha sido mal atendido o agredido. De esta manera, se puede realizar los correctivos pertinentes. A decir verdad, contar con una grabadora virtual de llamadas Premium ha salvado a más de una empresa de problemas legales bastante complicados.

La grabadora virtual de llamadas Premium será la demostración de que la compañía respeta a los consumidores. Los coordinadores y adiestradores utilizarán las llamadas para corregir las fallas de sus teleoperadores. En realidad, las grabaciones constituyen un medio de contraloría interna para garantizar que todo se está haciendo correctamente.  Por supuesto, si la empresa trabaja en corregir las deficiencias en su atención podrá ser bien vista hacia afuera.

Neotel

¿Por qué contratar un servicio con Grabadora virtual de llamadas Premium?

Contar con una grabadora virtual de llamadas Premium es fundamental para algunas empresas. Este back up puede ser una exigencia legal para algunos negocios. Por ello, Al contratar un servicio centralita virtual es importante analizar todos los beneficios ofrecidos en el paquete.

Un software de call center alojado en la nube es mucho más que la posibilidad de automatizar el trabajo. En los pequeños detalles está la diferencia, de allí la relevancia de estudiar bien todas las propuestas que ofrece el mercado de comunicaciones.

¿Qué es una grabadora virtual de llamadas?

La grabadora virtual de llamadas cumple la función de grabar y almacenar todos los contactos que ocurren en un call center. Esto ocurre de forma automatizada y suele guardarse en un espacio de almacenamiento físico o de Internet.

Las centralitas virtuales de la actualidad implementan los servicios de la nube para almacenar todos los datos del software, usuarios, etc. Por supuesto, este almacenamiento también incluye el registro de las llamadas grabadas a las cuales puede acceder el call center contratante.

El problema está en que no todas las empresas que ofrecen la centralita virtual tienen la misma capacidad de almacenamiento. Para muchos, este es un dato irrelevante pero hay compañías que requieren de un registro amplio. Entre ellas están las entidades bancarias, aseguradoras y servicios de telefonía.

Busca una Grabadora virtual de llamadas Premium

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Tener un registro amplio o incluso total de las llamadas permite a las compañías cubrirse legalmente. En algunos casos, es posible detectar fraudes o actividad sospechosa. La utilidad de este registro dependerá en gran parte del tipo de negocio o call center.

Añadido a esto, tener el record de llamadas permite realizar labores de monitoreo para el entrenamiento de los operadores. El uso de estos datos es fundamental para corregir fallas en la atención y mejorar la productividad.

Los servicios básicos de grabadoras suelen ser limitados incluso en las mejores prestadoras del servicio. Algunos ni siquiera lo frecen y cobran una cuota adicional por un corto almacenamiento de llamadas.

Buscando las mejores opciones

Las compañías que ofrecen la centralita virtual tienen distintos costes y capacidades de almacenamiento. Uno de los servicios más completos es el de Neotel con su grabadora virtual de llamadas Premium. Ellos ofrecen un registro total de grabaciones por el tiempo deseado.

La capacidad de almacenamiento que facilita esta empresa es de un terabyte, equivalente a 27 años de grabaciones. En todo caso, el consejo es verificar bien todo lo que ofrecen los prestadores de este tipo de servicio.

¿Aún no estás usando WebRTC en tu empresa para llamar por Internet?

Neotel es el proveedor líder en telecomunicaciones desde 2001 y sus servicios se centran básicamente en 3: el software para call center, el crm integrado dentro de la centralita y la propia centralita virtual. Pero además, a lo largo de estos años nos hemos esforzado por escuchar a nuestros clientes y aprender sobre cuáles son los requisitos que las empresas a día de hoy más necesitan y no tienen. Ahora, hoy, Neotel cuenta con el más amplio abanico de soluciones para telecomunicaciones dentro de las empresas.

Algunas de estas son las siguientes:

línea webrtc

Y más.

Hoy vamos a contaros un poco más sobre nuestras líneas webrtc para empresas.

Cómo conseguir un servicio de llamadas por internet webrtc

De entre todas las utilidades de la webrtc cabe destacar la movilidad. Y, ¿a qué nos venimos refiriendo cuando hablamos de movilidad? Imaginemos que nuestra empresa tiene sedes en Málaga, Madrid y Auckland, por ejemplo. Sin la tecnología que nos brinda la webrtc, no nos queda más opción que abrir sedes físicas para cada una de estas ubicaciones. Por el contrario y gracias a las líneas webrtc de Neotel esto no es necesario ya, y simplemente podemos contar con trabajadores en cada uno de estos destinos que, trabajando desde sus casas y únicamente con un dispositivo (un ordenador por ejemplo) con conexión a la Red, estos son capaces de realizar llamadas sin necesitar ningún otro recurso.

videoconferencia y videollamada en la nube

Gracias a las líneas webrtc todo este proceso es más accesible y más sencillo.

Benefíciate de las llamadas webrtc por internet para tu negocio

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Tal como ya hemos dicho antes: lo único que vas a necesitar si quieres comenzar a usar una línea webrtc con Neotel es de un dispositivo que tenga acceso a Internet. Y nada más.

centralita movil

¿Sabías que Google es el responsable que está detrás de la tecnología webrtc?

ivr respuesta de voz interactiva

A día de hoy prácticamente todo el mundo tiene una conexión a internet. Esto es lo que aventaja a las llamadas webrtc sobre otras soluciones.