La grabación de llamadas es un aspecto central dentro del funcionamiento del call center y de las empresas. La capacidad de mantener un registro de los contactos telefónicos tiene muchas ventajas y usos prácticos. Hoy en día, las compañías cuentan con la grabadora virtual de llamadas premium.
La grabación de llamadas hoy en día se simplifica a partir de la centralita virtual. Es precisamente este aplicativo digital el que contiene esta característica, además de las funciones conocidas para enlazar diversas terminales y gestionar cada llamada. Parece un asunto de menor importancia, pero se trata de un respaldo útil al que se le puede dar mucho provecho.
¿Qué es una grabadora virtual de llamadas?
La grabadora virtual de llamadas es básicamente un sistema que permite mantener la grabación de los contactos telefónicos de la empresa. Estos pueden ser entrantes mediante el departamento de atención al cliente, o salientes muy característicos del departamento de telemarketing, cobranzas y seguridad.
Anteriormente los departamentos de call center utilizaban centralitas físicas y la grabación de llamadas se realizaba a partir de un software especial. Por lo general, estos registros quedaban almacenados en costosos servidores físicos. Es decir, que se necesitaba invertir en un hardware anfitrión para el almacenaje de datos. En el caso de los centros de atención al cliente, uno de los datos que más se guardaban eran precisamente las llamadas telefónicas.
En ese entonces el proceso era mucho más complejo que hoy en día, pues debían integrarse varios sistemas. La llegada de la centralita virtual permitió simplificar el almacenamiento completo de las operaciones. Hoy en día la grabadora de llamadas es virtual y forma parte del software de call center.
Casi todos los servicios de centralita en la nube ofrecen la grabación virtual de llamadas. Por supuesto, existen diferentes niveles y costes para el almacenaje de información. Este servicio es la prueba de lo importante que es gestionar las comunicaciones mediante PBX virtual.
¿Cómo funciona la grabadora virtual de llamadas?
Hoy en día todo el sistema de la centralita virtual funciona a través de una conexión a Internet. Incluso las llamadas se realizan por conexión IP, siendo algo muy similar a lo que ocurre cuando una persona llama a otra utilizando una red social. Esto permite a su vez que los registros de esta llamada queden guardados de forma organizada como parte de las labores del software.
Las conversaciones quedan grabadas bajo archivos muy similares a las notas de voz de la actualidad. También tienen formatos como el MP3, muy similares a los de música. Por ello, también es muy sencillo guardarlos y escucharlos. El espacio utilizado para guardar los registros de esas llamadas es la nube. Es decir, que todo el sistema funciona literalmente gracias a Internet.
Gracias a la centralita en la nube se puede grabar la cantidad de llamadas que el cliente requiera. Los espacios de almacenamiento en la nube ofrecidos por las compañías no tienen limitaciones físicas. Todo el sistema funciona de forma muy simplificada y empresas como Neotel tienen personal experto para mantener el funcionamiento correcto del sistema.
¿Por qué se habla de una grabadora virtual de llamadas premium?
Las compañías que ofrecen el servicio de centralita virtual suelen ofrecer una grabación estándar. Por ejemplo, Neotel ofrece el almacenamiento de las conversaciones telefónicas generadas y recibidas cada dos meses. Esto suele ser suficiente para muchos emprendimientos, en función de la actividad comercial que desempeñan. Sin embargo, hay otras empresas que requiere un registro mucho más extenso.
Cuando las empresas requieren un backup de llamadas amplio se recurre a la grabadora virtual de llamadas premium. Este ofrece un servicio mucho más extendido en el tiempo con lo que se puede obtener incluso la totalidad de las conversaciones hechas con clientes.
Existen empresas que por normativa legal necesitan tener todas las llamadas. Estas suelen enfocarse en servicios de grabación virtual completos, que cubran grandes periodos de tiempo y con funcionalidades completas. En estos casos también es fundamental decantarse por una centralita de interfaz amigable y fácil de utilizar.
Las empresas que prestan algún tipo de servicio suelen necesitar una grabadora virtual de llamadas premium. El caso más emblemático es el de las entidades bancarias, a las cuales se les exige incluso por ley un registro pleno. Al manejar dinero de sus clientes y ante la posibilidad de fraudes, se hace indispensable contar con todas las conversaciones en medio de alguna investigación.
¿Por qué es importante contar con una grabadora virtual de llamadas premium?
La grabación de llamadas permite cumplir funciones que son determinantes para la gestión empresarial. En principio, esta permite monitorear las conversaciones entre los operadores o vendedores telefónicos y los clientes. La idea del monitoreo es verificar la calidad de la atención y formar mejor a los trabajadores de manera individual.
A su vez, las grabaciones permiten ejercer contraloría interna con la finalidad de proteger a los clientes y garantizar una atención adecuada. Por ejemplo, muchas compañías recurren a este elemento para penalizar a trabajadores que no cumplen con su labor de forma adecuada. De esta manera, mantener estos registros puede convertirse en un factor fundamental para apuntar a la excelencia.
Mantener las grabaciones también puede sostener el buen obrar de la empresa en caso de algún mal entendido. En caso de existir alguna demanda a las entidades de protección al consumidor, las empresas pueden recurrir a los registros y demostrar que los procedimientos y la atención es la correcta. Sin duda alguna, esta es una de las herramientas callcenter que permite conocer la realidad del servicio ofrecido.
Otras ventajas de la grabadora virtual de llamadas premium
Los emprendedores que contratan el servicio de grabadora virtual de llamadas premium buscan mejorar esta funcionalidad. Por lo general, pagar por este servicio complementario permite optar a una mayor capacidad de almacenamiento.
Otro factor clave en este servicio es la calidad del gestor de las grabaciones. Empresas como Neotel permiten a la empresa contratante la posibilidad de controlar tanto la grabación en general, como las llamadas grabadas. Los coordinadores pueden reproducir, filtrar, buscar y hasta descargar llamadas para darles el uso que deseen. También es factible suspender por un momento las grabaciones y administrar todo el sistema.
A partir de la centralita virtual es posible revisar las grabaciones desde cualquier dispositivo. Esto ocurre porque todo el sistema está alojado en la nube y solo se necesita una conexión a Internet para ingresar a él. Anteriormente, esto era imposible y todo debía hacerse desde la oficina. Esta es otra ventaja de migrar a la PBX virtual.
En pocas palabras, la grabadora virtual de llamadas premium confiere un control total sobre los registros. En el caso de las empresas grandes y medianas esto no solo es muy útil, sino económico debido a las características de su balance comercial. En realidad, este tipo de servicio complementario no suele ser tan costoso.
Eligiendo la mejor grabadora virtual de llamadas premium
Al igual que ocurre con el resto de la centralita en la nube, es fundamental que la grabadora tenga una interfaz sencilla. En ocasiones, los operadores y coordinadores de la empresa no utilizan los recursos debido a que estos no son fáciles de utilizar. En este sentido, es crucial que esta solución tecnológica sea completa, pero también de fácil manejo.
En el mercado existen muchos productos con distintas características, límites de grabación y gestores. Es importante que el emprendedor analice varias de las propuestas disponibles y elija la que más se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, algunas empresas cobran más por este servicio incluso ofreciendo menos que otras. Por eso, cada aspecto debe ser analizado para obtener módulos con la mayor efectividad.
Siempre es bueno analizar la diferencia existente entre el servicio estándar de grabación y el premium. Por supuesto, todo esto debe ponderarse con las necesidades propias del comercio. Como se estableció anteriormente, hay actividades comerciales que exigen menos de las grabaciones y otras que exigen un servicio más completo.
La grabadora virtual de llamadas premium de Neotel es completa
Neotel ofrece un módulo que puede cumplir con los estándares más altos en cuanto a grabación de llamadas. Para ello, le otorgamos al cliente un terabyte entero de almacenamiento. Esto equivale a 27 años de grabaciones seguras y respaldadas con los mejores sistemas de seguridad.
El gestor es muy fácil de manejar y permite controlar todos los aspectos de las grabaciones. El registro puede revisarse, descargarse y manipularse desde cualquier dispositivo siempre que se cuente con las credenciales necesarias. Esto es para garantizar la seguridad de la empresa y de la información almacenada.
El coste adicional por este servicio es de 45 € al mes y es garantía de calidad constante. Esta es una de las grabadoras más competitivas del mercado según su balance coste/beneficio. El software de Neotel es utilizado por varias de las empresas españolas más exitosas lo cual comprueba su operatividad. Sin duda alguna, esta es una de las herramientas para callcenter más necesarias y útiles, ideal para mantener una gestión empresarial transparente y orientada a la productividad.