¿Cómo y para qué se utiliza aún el fax virtual?
A finales de los años ochentas el fax revolucionó la comunicación de las empresas más prestigiosas a nivel mundial. Cuatro décadas han pasado y esta sigue siendo una herramienta funcional para algunos negocios y personas particulares. La tecnología evolucionó y hoy nos brinda la oportunidad de utilizar el fax virtual.
Pareciera que en la actualidad hay demasiadas formas de comunicarse como para tener que recurrir a esta tecnología. No obstante, el fax puede ser mucho más útil de lo que muchos imaginan. Por eso, existen servicios que permiten adaptar este aparato de oficina con los sistemas actuales.
En primer lugar: ¿Qué es un fax?
Podría decirse que el fax es un punto de inicio de toda la comunicación que tenemos en el presente. Este aparato integraba el módem, la impresora y un escáner, permitiendo mandar imágenes mediante una conexión tradicional de línea telefónica. De hecho, los envíos se realizan a un número especial.
Hoy en día, parte de lo que hace el smartphone es básicamente esto, pero mediante de una forma mucho más avanzada y a partir de sistemas digitales. Por supuesto, que el desarrollo del internet y de diversos softwares ha permitido mayores posibilidades en cuanto a comunicación y envío de documentos. No obstante, se entiende que el fax fue el inicio de ese concepto.
Esto no significa que el fax haya perdido toda su vigencia. A decir verdad, muchas personas de interés para las empresas aún manejan este tipo de tecnología. Sin duda alguna, tener la capacidad de al menos poder recibir y enviar información con este artefacto tiene sus beneficios, sobre todo para las compañías.
El fax virtual: ¿De qué se trata?
Precisamente, en la actualidad hay formas de poder comunicarse con los faxes sin necesidad de comprar uno y enchufarlo en la oficina. De eso se trata el fax virtual, que no es más que un módulo que permite enviar documentación a este tipo de aparato. De igual forma, las empresas pueden recibir notificaciones o documentos enviados vía faxes, gracias a este sistema.
El fax virtual es un sistema que puede ser utilizado básicamente en cualquier dispositivo. Solo se requiere de un ordenador, una Tablet o un teléfono móvil que tenga conexión a internet para utilizarlo. Tampoco se requiere comprar algún equipo, o realizar algún tipo de instalación.
Se trata de un sistema sencillo, expedito y que tampoco es muy costoso. Es decir, que su gran utilidad y bajo coste implica que es mejor tenerlo que no, sobre todo a nivel empresarial. En la actualidad, se ha convertido en un servicio y muchas compañías lo contratan por varias razones.
Un fax en el correo electrónico
Pocas personas lo saben, pero algunas aplicaciones de correo electrónico están configuradas para permitir el envío y recepción de faxes. De hecho, Gmail que es una de las más grandes compañías de email tiene esta opción. Esto se debe a que, en los inicios del Internet, muchas compañías utilizaban ambos medios de comunicación.
Con el tiempo, estos sistemas quedaron relegados debido a las nuevas herramientas del Internet. Y aunque la costumbre de mandar o recibir faxes por correo electrónico se hizo algo obsoleta, muchas empresas mantuvieron su fax en las oficinas por algún imprevisto. De hecho, muchas personas aún en la actualidad lo utilizan más de lo que se podría pensar.
Básicamente, el correo electrónico es el medio que permite enviar y recibir faxes. Por supuesto, el asunto no es tan sencillo como mandar un correo y que esta pueda verse en la hoja de un fax. Aquí es donde entra la centralita virtual y compañías como Neotel que ofrecen este servicio de forma complementaria.
¿Cómo se utiliza el fax virtual?
Al igual que en el pasado, para enviar faxes es fundamental tener un número telefónico especializado para ese tipo de aparato. De esta forma, la persona que hace el envío indica hacia dónde llegará la información. Suministrar esta numeración y la línea telefónica es parte esencial de ofrecer un servicio de fax virtual.
Una vez que la empresa tiene su línea y número telefónico asignado, puede recibir envíos hechos desde un fax real. Tener esta capacidad es lo que se busca a nivel empresarial, debido a que esto abre la puerta a más negocios y permite una comunicación más completa e integrada.
De igual manera, a partir de este momento la empresa que paga por el servicio de fax virtual puede hacer envío de faxes. Para ello, simplemente utilizará el correo electrónico empresarial, el cual está adaptado para establecer este tipo de comunicación. Básicamente, el proceso es similar al que se utiliza para enviar correos electrónicos, solo que, en vez de colocar una dirección de email, se añadirá el número del fax a donde se desea remitir la documentación. El proceso es muy sencillo.
¿Por qué contratar el servicio de fax virtual?
La capacidad de poder enviar y recibir faxes es una previsión importante y poco costosa. Una máxima actual en el mundo empresarial es lograr la conectividad y capacidad de comunicación más amplia posible. Precisamente, el fax virtual se constituye en otra vía para poder negociar con personas que aún utilizan este artefacto.
De hecho, hay países en donde tener un fax virtual es mucho más que una previsión. Dos ejemplos de esto son España y Estados Unidos, en donde muchas empresas se resisten a prescindir totalmente de este artefacto. Según algunas cifras de empresas productoras de faxes, en el año 2019 se vendieron más de 380.000 aparatos de este tipo en territorio español. Para el año 2020, este número ascendió a los 430.000 ejemplares vendidos.
Es decir, que en países como España la producción y comercialización del fax aún sigue vigente. Las empresas siguen comprando estos productos y los utilizan como un medio para enviar comunicaciones y documentación. Tener la capacidad de negociar y comunicarse con las personas que utilizan este tipo de tecnología, es el objetivo que persiguen las compañías al contratar este servicio.
¿Qué utilidad tiene el fax virtual?
Por supuesto, no todas las compañías deben verse en la obligación de comprar un aparato de este tipo. A decir verdad, el fax virtual tiene la misión de poder garantizar la conectividad a aquellos que no quieran invertir en estos dispositivos que ciertamente, están algo descontinuados.
El fax se sigue utilizando para envío y recepción de documentos de compra y venta, facturas y otros datos sensibles. De hecho, muchas empresas ven en este dispositivo una forma segura y expedita de establecer comunicación. Por ejemplo, muchas firmas de proveeduría todavía trabajan de esta forma y no con el correo electrónico. Esto sigue pasando incluso a nivel mundial.
Tener el fax virtual permite integrar distintas tecnologías. A ciencia cierta, esa es la utilidad de este módulo y eso permite ampliar el rango comercial de la empresa. Parece algo simple, pero cada venta cuenta.
¿Por qué es tan necesario el fax virtual en España?
Muchas empresas en España continúan enviando y recibiendo documentación mediante el fax. Algunos negocios y trabajos funcionan exclusivamente de esta forma. Los proveedores son uno tipo de empresa que todavía opera de esta forma. No obstante, existen muchas otras que trabajan con este dispositivo.
Por ejemplo, en España muchas de las instituciones públicas aún trabajan con burofax. Cabe destacar, que el envío de este tipo de documento con peso jurídico en territorio español inició con el envío de faxes. Por eso, muchos despachos de abogados e instituciones públicas aún tienen fax en sus instalaciones.
De igual forma, en muchas clínicas y hospitales se acostumbró a trabajar con el fax tradicional. Esto es así, porque este artefacto suele ser muy efectivo como medio de envío de exámenes y diagnósticos. Lo mejor es que no requiere de Internet para su funcionamiento, lo que le convierte como un sistema de comunicación a prueba de fallas.
El fax nunca falla
Más allá de los tres ejemplos citados de empresas que utilizan fax, muchísimas compañías de todo tipo aún cuentan con este aparato. Esto es así porque su sistema de envío es prácticamente infalible. De hecho, en un escenario en donde el Internet falle a nivel general, los faxes serían la mejor alternativa para enviar y recibir notificación. Esto es así porque estos aparatos solo dependen de las líneas telefónicas para realizar los envíos.
Es precisamente por esa razón que muchas compañías aún compran e incluso, utilizan fax. Luego, es importante señalar que existen aún muchos comerciantes y empresarios que utilizan prioritariamente sus faxes. Por ejemplo, hay privados de edad avanzada que no han querido migrar a las nuevas tecnologías y se mantienen con lo confiable.
Es por eso que toda empresa que se plantee tener vigencia en el mercado debe contratar el servicio de fax virtual. Esto le permitirá negociar, enviar y recibir documentación con un mayor margen de personas, sin excluirlos debido a la tecnología que usan. La siguiente pregunta es ¿Cómo obtengo el fax virtual? Si contratas nuestra centralita virtual para PYMEs podrás contar con esta herramienta integradora.
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