Virtual fax and other reasons to contract a virtual PBX

Being fully connected is a necessity for any business today. This business maxim goes beyond the use of social networks and other new technologies. In fact, it also means going back to technologies that are not so up-to-date but are used by our potential customers. This is precisely the case of the virtual fax.

Believe it or not, many people still use their old fax machines. In fact, many companies buy this type of equipment and there is still a market and uses for this technological device. Of course, it is not necessary to make such a purchase to be able to send or receive faxes.

Virtual Fax: What is it all about?

virtual fax

Virtual fax is a module of the virtual PBX. Basically, it is a function that allows you to receive or send faxes over the Internet. This basically involves two fundamental tasks:

Send information to physical fax: The virtual fax allows you to use your email to send written information or attachments to a physical fax. The person will receive the communication from their device, regardless of whether it is updated or not. To send the message, you only need to know the recipient’s number.
Receive information sent from a fax: The virtual fax module also allows you to receive material sent from a physical fax. Basically, the sender sends to an assigned number and the faxes are sent to the e-mail.

Doing these operations is as simple as sending or receiving an e-mail today. There is also no need for complex installations or highly technical processes. One of the advantages of contracting a virtual PBX is having a program that is easy to use and can be used immediately, without major complications.

Sending faxes over the Internet

The virtual fax needs few resources to function. In fact, almost all the elements required for receiving and sending are used regularly. These are the following:

E-mail: Few people know this, but e-mail from the beginning allowed interaction with the e-mail format. Basically, the virtual fax allows to put into use this already known capability of email to connect digital media with the usual faxes.
A special fax phone number: Faxes have always worked for sending like telephones. Basically, if you want to send a fax, you dial a number so that the information arrives only and exclusively to that sender. Hiring a virtual switchboard allows you to assign a number of this type to the entrepreneur.
An Internet connection: Of course, as everything works from e-mail, it is essential to have a broadband connection or any other type of connection. From this point on, any device can be used to send and receive a virtual fax, or all the necessary ones.

As you can see, using the virtual fax has no major requirements. The contracting of the virtual PBX is key to the allocation of the telephone number. From here, any business can open a communication channel for its users.

Fax is more alive than ever

Many companies and individuals still use the traditional fax as a method for sending and receiving information. In fact, there are companies that still buy this type of device new package. In countries like Spain its impact since the 80’s has been really notorious. It should be noted that the figure of the burofax has legal significance.

Many traders and businessmen who are technologically outdated still resort to this device. However, this is not the only type of customer who still sends or receives faxes. Many suppliers, merchants and even buyers still use this solution on a regular basis. To be honest, there are a few reasons why this equipment is still quite useful.

Employees of law firms, public institutions and clinics have fax machines on their premises. In developed countries such as the United States, Germany and Japan, the culture of using this tool is also maintained.

The advantages of the fax explain its continued relevance

There are reasons that validate the continued use of the traditional fax by many people and companies. In fact, this can be a very useful artifact, despite the advent of the Internet and smartphones:

Electronic signature: although there are currently devices to make and send signed documents, many people are used to sending this type of document by fax. That is to say, this is seen as an infallible means for sending legal documentation of any kind.
It works without Internet: Let’s imagine that a digital telecommunications catastrophe occurs. If the internet goes down for some reason, faxes will still work because they work through a telephone line. This is one of the main reasons why many companies still implement it. If the broadband connection goes down, the fax still works.
Perception of security: For many people fax is still a secure medium. This is actually relative, as is the accuracy of the transmission report. However, for many people it is a more reliable medium than email.

These are some of the reasons why many people still prefer to do business and send personal information using this device. Likewise, this explains the need for the virtual fax service.

Advantages of a virtual fax application

To tell the truth, those companies that have a virtual fax will not use it all the time. Rather, it is an application that allows you to negotiate with those businesses and people who use faxes. Therefore, it is important to understand this tool as a complement. Some of its advantages are the following:

A fax on your devices: having the virtual fax is equivalent to being able to send or receive faxes on any device with internet. This implies an important immediacy, allowing access to this type of document everywhere.
No need to buy a fax: The best thing about the virtual fax is that from its use, entrepreneurs save the cost of buying physical faxes. On the other hand, companies that use this type of device regularly, will have this digital option in case of breakdowns.
It is economical: Having a virtual fax service is very cheap, especially when hiring a virtual PBX. In the case of Neotel, this add-on costs only 8 euros per month. There are more expensive options, especially with those companies that offer this application separately, as the main product.

The virtual switchboard: Why is it necessary in business?

The virtual switchboard is a software that provides endless solutions for business communication. The proof of its versatility is precisely the virtual fax, although this program solves many other things. Although it is known as a call center program, in reality it can be implemented in any type of business.

By contracting a virtual PBX, the company guarantees the possibility of migrating all its communication to IP telephony. This is a great advantage because this technology reduces costs and also allows to take advantage of office devices. Even its implementation is economical because this software is cheap and does not require expensive installations or equipment.

In addition to this, hiring a virtual PBX is ideal for gathering business-relevant information, creating marketing campaigns and formalizing communication. This is just a taste of all the useful and effective tools that this program has. For this reason and much more, any company, regardless of its size or business activity, should have this technological tool.

What is the price of call center software?

The best thing about hiring a virtual switchboard or call center software is that its cost is cheap. Of course, this will always depend on the company with which the service is contracted. At Neotel, the call center software price is adapted to the possibilities and needs of the contracting companies. In fact, we have different plans designed for different customers.

The most basic plans do not exceed 200 euros and have many features that are really interesting. If the entrepreneur wants to add any additional features later, he can simply pay the cost of these. For example, the virtual fax only costs 8 euros in addition to the basic plan of the virtual PBX. Similarly, there are other add-on modules that have different prices and can be chosen by each customer according to their needs.

At Neotel, you don’t have to pay or take all the modules with you even if you don’t need them. Our business model invites the customer to create their own plan, adapted to their business needs. The possibilities of the virtual PBX are many and from time to time there are updates that make it a very functional, attractive and efficient application for business growth.

Fax virtual y otras razones de contratar una centralita virtual

Estar totalmente conectados es una necesidad para cualquier emprendimiento en la actualidad. Esta máxima comercial va más allá del uso de redes sociales y otras tecnologías novedosas. De hecho, esto significa también volver a tecnologías que no son tan actualizadas pero que son utilizadas por nuestros potenciales clientes. Este es precisamente el caso del fax virtual.

Aunque parezca mentira, muchas personas utilizan aún su viejo fax. Incluso, muchas compañías compran equipos de este tipo y todavía existe un mercado y usos para este artefacto tecnológico. Por supuesto, no es necesario hacer una adquisición de este tipo para poder enviar o recibir fax.

Fax virtual: ¿De qué se trata?

fax virtual

El fax virtual es un módulo de la centralita virtual. Básicamente, se trata de una función que permite recibir o enviar faxes a través de Internet. Esto implica básicamente dos labores fundamentales:

  • Enviar información a fax físico: El fax virtual permite utilizar nuestro correo electrónico para enviar información escrita o adjunta hacia un fax físico. La persona recibirá la comunicación desde su dispositivo, sin importar si este es actualizado o no. Para hacer el envío solo se necesita saber el número del destinatario.
  • Recibir información emitida desde un fax: El módulo de fax virtual también permite recibir material enviado desde un fax físico. Básicamente, el emisor nos hace el envío a un número asignado y los faxes llegan al correo electrónico.

Hacer estas operaciones son tan sencillas como enviar o recibir un correo electrónico en la actualidad. Tampoco se necesitan instalaciones complejas o procesos muy técnicos. Una de las ventajas de contratar una centralita virtual es contar con un programa sencillo de manejar y que se puede utilizar inmediatamente, sin mayores complicaciones.

Envío de fax por Internet

El fax virtual necesita de pocos recursos para funcionar. De hecho, casi todos los elementos que se requieren para la recepción y envío son utilizados con regularidad. Estas son las siguientes:

  • El correo electrónico: Pocas personas lo saben, pero el correo electrónico desde un principio permitió la interacción con el formato de correo electrónico. Básicamente, el fax virtual permite poner en uso esta capacidad ya conocida del email para conectar medios digitales con los faxes de siempre.
  • Un número telefónico especial para fax: Los faxes siempre han funcionado para realizar envíos como los teléfonos. Básicamente, si se quiere hacer el envío se marca un número para que la información llega única y exclusivamente a ese remitente. Contratar una centralita virtual permite asignar una numeración de este tipo al emprendedor.
  • Una conexión a Internet: Por supuesto, como todo funciona a partir del correo electrónico, es básico tener una conexión banda ancha o de cualquier tipo. A partir de aquí, cualquier dispositivo servirá para enviar y recibir un fax virtual, o todos los necesarios.

Como se puede ver, utilizar el fax virtual no tiene mayores requerimientos. La contratación de la centralita virtual es clave para la asignación del número telefónico. A partir de aquí, cualquier negocio para abrir una vía de comunicación para sus usuarios.

El fax está más vivo que nunca

Muchas empresas y personas aún manejan el fax tradicional como un método para enviar y recibir información. De hecho, existen compañías que aún compran este tipo de dispositivo nuevo de paquete. En países como España su impacto desde los años 80’s ha sido realmente notorio. Cabe destacar, que la figura del burofax tiene trascendencia legal.

Muchos comerciantes y empresarios que están desactualizados a nivel tecnológico aún recurren a este artefacto. No obstante, este no es el único tipo de cliente que aún manda o recibe fax. Muchos proveedores, comerciantes y hasta compradores recurren habitualmente a esta solución. Siendo sinceros, existen algunas razones por las cuales este equipo aún es bastante útil.

Empleados de despachos de abogados, instituciones públicas y clínicas tienen fax en sus instalaciones. En países tan desarrollados como Estados Unidos, Alemania o Japón también se mantiene la cultura del uso de esta herramienta.

Las ventajas del fax explican su vigencia

Existen razones que validan la continuidad del uso del fax tradicional por parte de muchas personas y empresas. En realidad, este puede ser un artefacto muy útil, a pesar de la llegada del Internet y los smartphones:

  • Firma electrónica: Aunque actualmente hay dispositivos para hacer y mandar documentos firmados, muchas personas están habituadas a realizar el envío de este tipo de documento mediante el fax. Es decir, que este es visto como un medio infalible para el envío de documentación legal de cualquier tipo.
  • Sirve sin internet: Imaginemos que ocurre una catástrofe a nivel de telecomunicaciones digitales. Si el internet se cae por alguna razón, los faxes seguirán sirviendo porque estos trabajan mediante línea telefónica. Esta es una de las razones principales por las cuales muchas empresas aún lo implementan. Si la conexión banda ancha deja de funcionar, el fax sigue funcionando.
  • Percepción de seguridad: Para muchas personas el fax sigue siendo un medio seguro. Esto en realidad es relativo, al igual que la precisión del reporte de envío. No obstante, para muchas personas este es un medio más confiable que el correo electrónico.

Estas son algunas de las razones por las cuales aún muchas personas prefieren realizar trámites y enviar información personal utilizando este dispositivo. De igual forma, esto explica la necesidad de contar con el servicio de fax virtual.

Ventajas de contar con el aplicativo de fax virtual

A decir verdad, aquellas empresas que cuenten con un fax virtual no lo utilizarán a cada momento. Se trata más bien de un aplicativo que permite negociar con aquellos negocios y personas que utilicen faxes. Por ello, es importante entender a esta herramienta como un complemento. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

  • Un fax en tus dispositivos: contar con el fax virtual es equivalente a poder enviar o recibir fax en cualquier dispositivo con internet. Esto implica una inmediatez importante, permitiendo acceder a este tipo de documento en todas partes.
  • No se necesita comprar un fax: Lo mejor del fax virtual es que a partir de su uso, los emprendedores se ahorran el coste de comprar faxes físicos. Por su parte, las compañías que utilicen este tipo de artefacto con regularidad, tendrán esta opción digital en medio de averías.
  • Es económico: Contar con el servicio de fax virtual es muy barato, sobre todo al contratar una centralita virtual. En el caso de Neotel, este agregado cuesta apenas 8 euros mensuales. Hay opciones más costosas, sobre todo con aquellas empresas que ofrecen este aplicativo aparte, como producto principal.

La centralita virtual: ¿Por qué es necesaria en los negocios?

La centralita virtual es un software que aporta un sinfín de soluciones en materia de comunicación empresarial. La muestra de su versatilidad es precisamente el fax virtual, aunque este programa resuelve muchas cosas más. Aunque se le conozca como un programa para call center, en realidad puede ser implementado en cualquier tipo de negocio.

Al contratar una centralita virtual la empresa garantiza la posibilidad de migrar toda su comunicación a telefonía IP. Esto es una gran ventaja debido a que esta tecnología reduce costes y también permite aprovechar los dispositivos de oficina. Incluso su implementación es económica debido a que este software es barato y no requiere de instalaciones o equipos costosos.

Adicional a esto, contratar una centralita virtual es ideal para recabar información de importancia comercial, crear campañas de marketing y formalizar la comunicación. Esto es apenas un abreboca de todas las herramientas útiles y efectivas que tiene este programa. Por eso y mucho más, cualquier empresa, sin importar su tamaño o actividad comercial debería contar con esta herramienta tecnológica.

¿Cuál es el precio del software call center?

Lo mejor de contratar una centralita virtual o software call center, es que su coste es barato. Por supuesto, esto siempre dependerá de la compañía con la cual se contrate el servicio. En Neotel, el precio del software call center se adapta a las posibilidades y necesidades de las empresas contratantes. De hecho, nosotros tenemos distintos planes pensados para distintos clientes.

Los planes más básicos no pasan de 200 euros y tienen muchas funcionalidades que son realmente interesantes. Si posteriormente el emprendedor quiere añadir algún agregado, simplemente puede pagar el coste de este. Por ejemplo, el fax virtual solo cuesta 8 euros adicionales al plan básico de la centralita virtual. De igual forma, hay otros módulos agregados que tienen distintos precios y que pueden ser elegidos por cada cliente según sus necesidades.

En Neotel, no tienes que pagar o llevarte todos los módulos así no los necesites. Nuestro modelo de negocios invita al cliente a que cree su propio plan, adaptado a las necesidades de su negocio. Las posibilidades de la centralita virtual son muchas y cada cierto tiempo hay actualizaciones que le convierten en un aplicativo bastante funcional, atractivo y eficiente para el crecimiento comercial.

Incoming call statistics: Learn more about your business with them

A company’s telephone communications are more important than they seem. They hold fundamental keys to the business and customers. For this reason, many companies migrate to IP telephony and buy a virtual PBX. This is a program that allows to control all communication and this happens mainly thanks to the statistics of incoming calls.

The virtual PBX unifies the call flow and makes it analyzable. Where one trader sees a simple count of incoming calls, others see strategies, work organization and greater availability for sales. Of course, it is essential to translate the statistics in favor of the business and turn the information into benefits.

The potential of inbound call statistics

 

incoming call statistics

The inbound call statistics module is a set of data on the behavior of telephone communication in the company. In general, these are focused on incoming calls, although the system allows you to see the behavior of contacts leaving the company, i.e. telemarketing.

In fact, the analysis of the flow of incoming calls is the one that can give us the most clues when it comes to improving a business. This is so, because it is in the call center or in this type of contacts where some customer patterns can be verified, which are, after all, the consumers. Of course, having information about those who consume is probably the most important thing for any company.

Perhaps the data from inbound call statistics cannot be used to develop fancy commercial strategies. However, it is possible to know a lot of things that allow to give some technical touches to the management of the enterprise. It does not matter if it is large or small.

Knowing the call flow

Broadly speaking, what can be seen in the inbound call statistics is how the call flow occurs. In fact, this can be observed in detail. For example, this module allows you to see how many telephone conversations occur per hour. But, in addition, you can also see how many calls are not answered.

Better yet, you can look at the data for one month and compare it with another. Also, an entrepreneur could know at what time and on what days of the week there are more calls from potential customers. Having this data is important, because it tells the entrepreneur when to be more attentive to his phone. If he is much more detailed and strategic, he could contrast this with the number of sales he registers.

The fact is that knowing the flow of calls says a lot about one’s business and also about the customers around him. By not knowing this information, it is natural to make mistakes such as not being available at certain times when the most customers call. With a simple telephone line, it is not possible to know how many people are contacting the company while another call is in progress. But with call center software, you can know exactly how many customers are calling.

Know the real reach of your company

Knowing the statistics of incoming calls allows you to have some idea of how many customers are interested in your product. For example, if you know the number of people calling in a month, you can establish what impact your business is having. It also gives an idea of how well Internet marketing campaigns and other marketing efforts are working.

In general, these are aspects in which entrepreneurs are often lost. We could understand these statistics as something similar to social media metrics, but related to phone calls. This is a great data, because in a social network there may be many people who only enter out of curiosity. But when we talk about the phone, who contacts are people who at least have interest in the product being offered.

If you compare the statistics of one month with respect to the other, it is feasible to analyze whether the marketing campaigns are working properly. Having information when selling something is fundamental and this is an invaluable source of data. The best thing is that it allows you to organize your work to obtain more revenue.

Inbound call statistics: organizing your work

One of the greatest benefits of inbound call statistics is that they allow you to make necessary changes in customer service. For example, if a company receives more calls in the midday hours, when the managers take their break, it is possible to make some change to attend all the flow that occurs at that time. This can only be understood when this module is verified.

Knowing when and how calls occur makes it possible to adapt the work to improve service. It should be noted that improving the telephone service of any type of business results in better perception and, of course, more sales. This is the best way to turn customers into brand multipliers.

In fact, this is the way the call centers of the largest companies in the world work. Knowing the inbound call statistics of a growing business could also indicate the need to hire someone to handle orders or customers. The idea is to be able to meet demand to maximize profits.

Missed calls: A valuable piece of information

The inbound call statistics module of the virtual PBX not only lets you know how many actual inbound calls are recorded. Probably, some of the most important data of this tool are those that account for the number of unsuccessful calls. We are referring to missed calls.

Missed calls are those that the customer abandons before contacting the company. When these are many, a structural problem of customer service is evident. It doesn’t matter if they occur because the lines are busy, or for any other reason: they are always a bad reference for any commercial activity.

If a company registers a lot of missed calls, there is something wrong with telephone communication. This is tantamount to being unavailable, which is one of the things business owners should avoid projecting. It’s not just with service providers and should also be considered by online businesses. The good news is that knowing this information allows you to make the necessary adjustments.

Queued calls: they count too

Queued calls are those that come in through the IVR but are not yet answered. These usually occur because all call center agents are busy serving other customers. The problem with these is that they tend to become lost contacts.

Likewise, knowing this information allows the company to adapt its work to provide better customer service. The virtual PBX has the ability to display this information in real time, which is a great advantage. If a business has a queue of calls, the right thing to do is to adapt their work to prevent this from happening. One way to do this is to have more telemarketers on call during «peak hours», i.e. when customers call the most.

The best thing about hiring a call center software is that it allows companies to have an IVR. This automated system that greets customers, asks them for data and leads them through the menu of options saves time. In this way, the customer has an incentive to stay on the call, while the operators attend to previous calls. In other words, a business can improve its customer service just by purchasing a virtual PBX.

Other features of the virtual PBX

Incoming call statistics allow you to explore details about the service you offer from your business. However, this module is just one of the most basic of the virtual PBX. In reality, this program has countless telephone solutions for businessmen and entrepreneurs, such as:

Call Launchers: these are ideal for increasing productivity in outbound calling departments. If a business needs to be provided in a more direct way, these systems allow for automated options.
IVR: Interactive Voice Response is the system we usually interact with when calling any call center. It fulfills many functions and also guarantees spaces for the dissemination of advertising and telemarketing surveys to each customer who calls the company.
Call recorder: The call recorder allows to keep a record of all commercial conversations that occur in the company. This is useful to know the quality of the attention offered by the telephone operators. At the same time, this tool guarantees compliance with certain legal requirements regarding data and consumer protection.

At Neotel we have one of the most innovative virtual switchboards in Spain and Latin America. Its cost is very cheap, it does not involve complicated installations or the purchase of additional equipment. We have the most competitive prices in the market and the most updated features to make your company, the one that best communicates with its customers.

Estadísticas de llamadas entrantes: Conoce más de tu negocio con ellas

Las comunicaciones telefónicas de una empresa son más importantes de lo que parecen. En ellas se encuentran claves fundamentales del negocio y de los clientes. Por eso, muchas compañías migran a la telefonía IP y compran centralita virtual. Este es un programa que permite controlar toda la comunicación y eso ocurre sobre todo gracias a las estadísticas de llamadas entrantes.

La centralita virtual unifica el flujo de llamadas y lo hace analizable. Allí en donde un comerciante ve un simple conteo de llamadas entrantes, otros ven estrategias, organización laboral y mayor disponibilidad para las ventas. Por supuesto, para ello es fundamental traducir las estadísticas en favor del negocio y convertir la información, en beneficios.

El potencial de las estadísticas de llamadas entrantes

estadísticas de llamadas entrantes

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes son una serie de datos sobre el comportamiento de la comunicación telefónica en la empresa. Por lo general, estas se centran en las llamadas entrantes, aunque el sistema permite ver el comportamiento de los contactos que salen de la compañía, es decir, las labores de telemarketing.

A decir verdad, el análisis del flujo de llamadas entrantes es el que nos puede dar mayores pistas a la hora de mejorar un negocio. Esto es así, porque es en el centro de atención o en este tipo de contactos en donde se pueden verificar algunos patrones de los clientes que son, al fin y al cabo, los consumidores. Por supuesto, tener información de quienes consumen es probablemente lo más importante para cualquier compañía.

Quizás con los datos de las estadísticas de llamadas entrantes no se pueden elaborar estrategias comerciales de lujo. No obstante, sí se pueden saber muchas cosas que permitan dar algunos toques técnicos a la gestión del emprendimiento. Poco importa si este es grande o pequeño.

Conociendo el flujo de llamadas

A grandes rasgos, lo que se puede apreciar en las estadísticas de llamadas entrantes es cómo ocurre el flujo de llamadas. De hecho, esto se puede observar a detalle. Por ejemplo, este módulo permite ver cuántas conversaciones telefónicas ocurren por cada hora. Pero, además, se puede observar también cuántas llamadas no son atendidas.

Mejor aún, se pueden observar los datos de un mes y contrastarlos con otro. También un emprendedor podría saber a que hora y en que días de la semana hay más llamadas de potenciales clientes. Tener este dato es importante, porque le indica al empresario cuando debe estar más atento a su teléfono. Si este es mucho más detallista y estratégico, podría contrastar esto con el número de ventas que registra.

El hecho es que conocer el flujo de llamadas dice mucho del negocio propio y también, de los clientes que lo rodean. Al no conocer esta información, es natural cometer errores como no estar disponible a ciertas horas cuando más clientes llaman. Con una simple línea telefónica no se puede saber cuántas personas se comunican con la empresa mientras se desarrolla otra llamada. Pero al contar con programas para realizar llamadas en call center, se puede saber cuántos clientes llaman con exactitud.

Conoce el alcance real de tu empresa

Conocer las estadísticas de llamadas entrantes permite tener cierta idea de cuántos clientes están interesados en el producto. Por ejemplo, si se conoce el número de personas llaman en un mes, se puede establecer cual es el impacto que tiene el negocio. También esto da una idea de cómo funcionan las campañas de marketing por internet y demás esfuerzos de mercadeo.

Por lo general, estos son aspectos en los que los emprendedores suelen estar perdidos. Podríamos entender estas estadísticas como algo similar a las métricas de redes sociales, pero relacionadas a las llamadas telefónicas. Este es un gran dato, porque en una red social puede haber mucha gente que solo entra por curiosidad. Pero cuando hablamos del teléfono, quien contacta es gente que al menos tiene interés en el producto que se ofrece.

Si se contrastan las estadísticas de un mes con respecto al otro, es factible analizar si las campañas de marketing están funcionando adecuadamente. Tener información cuando se vende algo es fundamental y esta es una fuente de datos para nada despreciable. Lo mejor es que permite organizar el trabajo para obtener más ingresos.

Estadísticas de llamadas entrantes: organizando el trabajo

Una de las mayores utilidades de las estadísticas de llamadas entrantes es que permiten realizar cambios necesarios en la atención al cliente. Por ejemplo, si una empresa recibe más llamadas a las horas del mediodía, cuando los encargados toman su descanso, es posible realizar algún cambio para atender todo el flujo que ocurre en ese momento. Esto solo se puede entender cuando se verifica este módulo.

Conocer cuándo y cómo ocurren las llamadas permite adecuar el trabajo para mejorar la atención. Cabe destacar que mejorar la atención telefónica de cualquier tipo de negocio trae como resultado mejor percepción y por supuesto, más ventas. Esta es la mejor forma de convertir a los clientes en multiplicadores de la marca.

De hecho, esta es la forma bajo la cual trabajan los call centers de las empresas más grandes del mundo. Conocer las estadísticas de llamadas entrantes de un negocio en ascenso, también podría indicar sobre la necesidad de contratar a alguien que atienda pedidos o a los clientes. La idea es poder cubrir con la demanda para maximizar las ganancias.

Llamadas perdidas: Un dato valioso

El módulo de estadísticas de llamadas entrantes de la centralita virtual no solo permite conocer cuántas llamadas entrantes efectivas se registran. Probablemente, algunos de los datos más importantes de esta herramienta son aquellos que dan cuenta del número de llamadas que no logran ser exitosas. Nos referimos a las llamadas perdidas.

Las llamadas perdidas son aquellas que el cliente abandona antes de entrar en contacto con la empresa. Cuando estas son muchas, se evidencia un problema estructural de atención a la clientela. Poco importa si estas ocurren porque las líneas están ocupadas, o por cualquier otro motivo: siempre son una mala referencia para cualquier actividad comercial.

Si una empresa registra muchas llamadas perdidas hay algo que se está haciendo mal con la comunicación telefónica. Esto equivale a ser poco disponible, lo cual es una de las cosas que los dueños de negocios deben evitar proyectar. No ocurre solo con las compañías prestadoras de servicios y también debe ser considerado por comercios online. La buena noticia es que conocer esta información permite hacer los ajustes necesarios.

Llamadas en cola: también cuentan

Las llamadas en cola son aquellas que entran por el IVR pero que aún no son atendidas. Por lo general, estas ocurren porque todos los agentes telefónicos de un call center están ocupados atendiendo a otros clientes. El problema de estas es que suelen convertirse en contactos perdidos.

De igual forma, conocer este dato permite adecuar el trabajo empresarial para proporcionar una mejor atención a la clientela. La centralita virtual tiene la capacidad de mostrar esta información en tiempo real, lo cual es una gran ventaja. Si un negocio tiene una cola de llamadas lo correcto es que adapten su trabajo para evitar que esto ocurra. Una forma de hacerlo es tener a más teleoperadores durante las llamadas “horas pico”, es decir, cuando más llaman los clientes.

Lo mejor de contratar un software de call center es que permite a las empresas contar con un IVR. Este sistema automatizado que da la bienvenida a los clientes, les pide datos y los conduce por el menú de opciones permite ganar tiempo. De esta forma, el cliente tiene un aliciente para mantenerse en la llamada, mientras los operadores atienden llamadas previas. Es decir, que un negocio puede mejorar su atención con solo comprar centralita virtual.

Otros implementos de la centralita virtual

Las estadísticas de llamadas entrantes permite explorar detalles sobre la atención que ofreces desde tu negocio. No obstante, este módulo es apenas uno de los más básicos de la centralita virtual. En realidad, este programa cuenta con un sinfín de soluciones telefónicas para los comerciantes y emprendedores, tales como:

  • Lanzadores de llamadas: Son ideales para aumentar la productividad en los departamentos de llamadas salientes. Si un negocio necesita proporcionarse de una forma más directa, estos sistemas permiten hacerlo a partir de opciones automatizadas.
  • IVR: La respuesta de voz interactiva es el sistema con el que solemos interactuar al llamar a cualquier call center. Este cumple muchas funciones y además garantiza espacios para la divulgación de publicidad y encuestas de telemarketing a cada cliente que llama a la compañía.
  • Grabadora de llamadas: La grabadora de llamadas permite mantener un registro de todas las conversaciones comerciales que ocurren en la compañía. Esto sirve para conocer la calidad de la atención que ofrecen los operadores telefónicos. A su vez, esta herramienta garantiza cumplir con ciertos requerimientos legales referentes a la protección de datos y de los consumidores.

En Neotel tenemos una de las centralitas virtuales más innovadoras de España e Hispanoamérica. Su coste es muy barato, no implica instalaciones complicadas ni la compra de equipos adicionales. Tenemos los precios más competitivos del mercado y las funciones más actualizadas para hacer de tu empresa, la que mejor se comunica con sus clientes.

Spy and whisper for companies: What is it and what does it work for?

The most successful companies are not those with the most capital, but those that make the best use of resources. In this sense, technological tools, including those related to communication, are key to making a business take off. In a world in which communicating is key to negotiate, virtual switchboard modules such as spy and whisper make the difference.

Developing business communication goes beyond publishing a phone number and attending to potential customers. Attention is an art that requires practice, education and, above all, follow-up. This is precisely what differentiates call centers of large companies from call centers that do not have a good reputation.

Contact center software: controlling communication

 

monitoring

Before understanding what spy and whisper is, it is important to understand what a virtual PBX or contact center software is all about. This is basically a program that allows to unify, manage and control all the communication that occurs within a business environment. The concept comes from traditional call centers, but nowadays it is used in companies even for internal communications.

From the so-called contact center software, any company can know how incoming and outgoing communication occurs. This is so, because this program provides statistics that account for everything that happens at the telephony level. No matter how many telephones are connected to the PBX, it can be three or 50. All the information of the calls can be known and studied: incoming, outgoing, lost, on hold, answered, etc.

But in addition to the statistics, which is made up of quantitative data, the virtual PBX also has elements that allow you to verify what is happening in the calls. For example, one of them is the call recorder, which collects all the conversations of a commercial nature that occur in the company. Similarly, there is a module that allows you to intervene in these at the same time they occur. This is precisely what the spy and whisper system is all about.

The spy and whisper module improves the quality of customer service.

The spy and whisper module allows a call center coordinator to listen in real time as his telephone operators answer a customer’s call. At the same time, this application allows to give some tips or advice to the agent to solve difficult situations.

For example, let’s imagine that a novice telemarketer starts working in a call center. As he is new to his job, he may not know how to solve a customer’s request. In these cases, the coordinator can enter the call, listen to what is happening and guide the worker to successfully complete the call. To be able to do this, he must have the spy and whisper.

Due to its characteristics, the spy and whisper module allows to perform various tasks related to customer service. It should be noted that this tool is not only useful for companies with fully constituted call centers.

What can be done with the Spy and whisper?

The spy and whisper allows you to verify and improve any customer service task over the phone. Some of the activities that can be done with this module are the following:

Listen to how telephone agents attend to customers.
Perform performance evaluations based on real time listening.
Monitor how workers perform their duties.
Help telephone operators solve customer problems.
Perform real-time training to improve individual performance.

All these tasks are usually performed on a regular basis in call centers. However, as you can see, they would be very useful in any type of business. For example, the owner of a physical or virtual store that has two customer service representatives can always verify the treatment they offer to regular buyers and potential customers.

The importance of using Spy and Whisper in virtual stores

According to several opinion studies, including the Accenture Global Report, the number one reason for customer churn is poor customer service. If customers feel that they are not adequately attended, with empathy, that their questions are not answered, they simply look for other options in the market. This is valid for any type of business, whether it is a product or service business.

In virtual businesses or those that also have Internet sales services, this is much more important. Every day there are more alternatives, with competitive prices and products. In this sense, customer service could even be what makes the difference when it comes to retaining customers.

The probability of selling to regular customers is usually between 60 and 70%. Therefore, avoiding customer churn is a vital factor for any company, and this can only be achieved with a willingness to serve. When this task is delegated to managers, it is necessary to ensure that the work is done correctly. Precisely, this monitoring task can only be carried out with the Spy and Whisper.

It is important to note that the Spy and Whisper is one of three monitoring functions that Neotel’s contact center software has.

Monitoring: a compendium of functions for maintaining quality

We already know that the Spy and Whisper is a function that allows you to listen to calls in real time and communicate to the operator during the call, any tip or key to improve your attention. But in addition to this important feature, there are two more that make up the monitoring package of Neotel’s virtual PBX:

Third party verification: This is a specialized service to close contracts with customers via telephone. It facilitates and demonstrates verbal consent to avoid any legal problems when a customer requests a product or service. Companies that offer services tend to use it a lot.
Voice recorder: This is a system incorporated to the virtual PBX. Its main function is to record all the calls that occur in the telephones associated to the software. In addition to keeping a record, which is always necessary even for legal issues, it also allows you to review the calls, but unlike Spy and Whisper, these are verified once recorded and not in real time.

Together with Spy and Whisper, these functions allow you to verify the quality of business telephone service in different ways. They also make it possible to make purchases and contracts via telephone, with the relevant legal support.

Disadvantages of the virtual PBX – are there any?

Many entrepreneurs and managers often wonder about the disadvantages of the virtual PBX. In reality, it is very difficult to find a negative point in the hiring of this type of service. This type of software allows, among other things, the following:

Migrate all the communication of a company to IP telephony, which is cheaper.
Unify all telephone communication and manage it.
Perform remote work controlled by the company’s supervisors.
Know data about the flow of calls coming into the company.
Design friendly telemarketing campaigns that do not bother the customer.
Guarantee the entrepreneur tools that allow connecting with the customer in different ways, such as virtual fax.
Integrate related tools such as CRM, data systems and others.
Increase productivity in outbound telemarketing through automated dialers.
Back up inbound calls to ensure compliance with data protection regulations.
Facilitate job training for telemarketers and business managers.

And this is just the beginning of the world of advantages that the virtual PBX has for any type of business, regardless of its activity. In fact, this is an application that has many modules and more and more updates and functions are coming out all the time. The only disadvantages of the virtual PBX occur when the client acquires an outdated, unstable or outdated service.

Neotel’s contact center software: Within everyone’s reach

The best thing about Neotel’s virtual switchboard is that we have a plan designed for every type of entrepreneur. It doesn’t matter if the company is small, large, or has a small budget. Our offer is designed so that any entrepreneur can count on the program.

The plans include Spy and Whisper, voice recorder and third party verification. For those companies that want to back up calls much more extensively, we have the premium call recorder, with 1 terabyte of space and the availability of recording for two years. Undoubtedly, the virtual PBX improves the growth prospects of your business.

Spy and whisper para empresas: ¿Qué es y para qué funciona?

Las empresas más exitosas no son las que tienen mayor capital, sino aquellas que utilizan mejor los recursos. En este sentido, las herramientas tecnológicas, entre ellas las relacionadas a la comunicación, son claves para hacer que un emprendimiento despegue. En un mundo en el cual comunicarse es clave para negociar, módulos de la centralita virtual como el spy and whisper hacen la diferencia.

Desarrollar la comunicación empresarial va más allá de publicar un número telefónico y atender a los potenciales clientes. La atención es todo un arte que requiere de práctica, educación y sobre todo, seguimiento. Esto es precisamente lo que diferencia a los call centers de las grandes empresas, de centros de atención que no tienen buena fama.

Software contact center: controlando la comunicación

monitorización

Antes de entender que es el spy and whisper, es importante tener claro de que se trata la centralita virtual o el software contact center. Este es básicamente un programa que permite unificar, gestionar y controlar toda la comunicación que ocurre dentro de un entorno empresarial. El concepto viene dado de los call centers tradicionales, pero hoy en día es utilizado en las empresas incluso, para las comunicaciones internas.

A partir del llamado software contact center cualquier empresa puede conocer como ocurre la comunicación entrante y saliente. Esto es así, porque este programa provee de estadísticas que dan cuenta de todo lo que ocurre a nivel de telefonía. No importa cuantos teléfonos estén conectados a la centralita, pueden ser tres o 50. Toda la información de las llamadas puede ser conocida y estudiada: entrantes, salientes, perdidas, en espera, atendidas, etc.

Pero además de las estadísticas que está constituida por datos cuantitativos, la centralita virtual también tiene elementos que permiten verificar lo que ocurre en las llamadas. Por ejemplo, uno de ellos es la grabadora de llamadas, la cual recopila todas las conversaciones de índole comercial que ocurren en la compañía. De igual forma, existe un módulo que permite intervenir en estas al mismo momento en el que ocurren. De esto se trata precisamente el sistema spy and whisper.

El módulo spy and whisper mejora la calidad de la atención

El módulo spy and whisper permite al coordinador de un call center escuchar en tiempo real como sus operadores telefónicos atienden la llamada de un cliente. A la par, este aplicativo permite que dar algún tip o consejo al agente para resolver situaciones difíciles.

Por ejemplo, imaginemos que un teleoperador novato comienza a trabajar en un centro de atención al cliente. Como es nuevo en su labor, quizás no sabrá como solucionar alguna petición del cliente. En estos casos, el coordinador puede entrar a la llamada, escuchar lo que ocurre y guiar al trabajador para que cumpla con éxito su gestión. Para poder hacer esto, debe contar precisamente con el spy and whisper.

Por sus características, el módulo spy and whisper permite realizar diversas labores relacionadas con la atención al cliente. Cabe destacar, que esta herramienta no solo es útil para empresas con call centers plenamente constituidos.

¿Qué se puede hacer con el Spy and whisper?

El spy and whisper permite verificar y mejorar cualquier labor de atención al cliente vía telefónica. Algunas de las actividades que permite hacer este módulo son las siguientes:

  • Escuchar como los agentes telefónicos atienden a los clientes.
  • Realizar evaluaciones de desempeño a partir de la escucha en tiempo real.
  • Hacer contraloría sobre como ejecutan los trabajadores su función.
  • Ayudar a los operadores telefónicos a resolver problemas de los clientes.
  • Realizar labores de adiestramiento en tiempo real para mejorar el desempeño individual.

Todas estas labores se acostumbran a realizar con regularidad en los call centers. Sin embargo, como se puede observar serían muy útiles en cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, el dueño de una tienda física o virtual que tenga dos encargados de atender a los clientes, siempre podrá verificar el trato que estos ofrecen a compradores habituales y potenciales clientes.

La importancia de usar Spy and Whisper en los comercios virtuales

Según diversos estudios de opinión, entre ellos el Accenture Global Report, la primera razón de pérdida de clientes es una mala atención. Si los clientes sienten que no son atendidos adecuadamente, con empatía, que sus preguntas son respondidas, simplemente buscan otras opciones en el mercado. Esto es válido para cualquier tipo de negocio, sea de productos o de servicios.

En los negocios virtuales o que también cuentan con servicios de venta por Internet, esto es mucho más importante. Cada día hay más alternativas, con precios y productos competitivos. En este sentido, la atención al cliente podría ser incluso aquello que haga la diferencia a la hora de retener clientes.

La probabilidad de vender a clientes habituales suele rondar entre el 60 y el 70%. Por ello, evitar la pérdida de clientela es un factor vital para cualquier empresa y eso solo se logra con buena disposición para atender. Cuando se delega esta labor en encargados, es preciso vigilar que el trabajo se haga de la forma correcta. Precisamente, realizar esta labor de contraloría sólo puede realizarse con el Spy and Whisper.

Es importante destacar que el Spy and Whisper es una de tres funciones de monitorización que tiene el software contact center de Neotel.

Monitorización: un compendio de funciones para mantener la calidad

Ya sabemos que el Spy Ans Whisper es una función que permite escuchar llamadas en tiempo real y comunicar al operador durante la misma, cualquier tip o clave para mejorar su atención. Pero además de este importante recurso, hay dos más que conforman el paquete de monitorización de la centralita virtual de Neotel:

  • Verificación de terceros: Este es un servicio especializado para cerrar contrataciones con clientes vía telefónica. Este facilita y demuestra el consentimiento verbal para evitar cualquier problema de índole legal cuando un cliente solicita algún producto o servicio. Las empresas que ofertan servicios suelen utilizarlo mucho.
  • Grabadora de voz: Este es un sistema incorporado a la centralita virtual. Su principal función es grabar todas las llamadas que ocurren en los teléfonos asociados al software. Además de mantener un registro que siempre es necesario hasta por temas legales, también permite revisar las llamadas, pero a diferencia del Spy and Whisper, estas se verifican una vez grabadas y no en tiempo real.

Junto con el Spy and Whisper estas funciones permiten verificar la calidad de la atención telefónica empresarial, de distintas formas. También permiten celebrar compras y contrataciones vía telefónica, con el respaldo legal pertinente.

Desventajas de la centralita virtual ¿Existen?

A menudo muchos emprendedores y directivos se preguntan sobre las desventajas de la centralita virtual. En realidad, es muy difícil encontrar un punto negativo en la contratación de este tipo de servicio. Este tipo de software permite entre otras cosas lo siguiente:

  • Migrar toda la comunicación de una empresa a telefonía IP que es más barata.
  • Unificar toda la comunicación telefónica y gestionarla.
  • Realizar trabajo remoto controlado por los supervisores de la compañía.
  • Conocer datos sobre el flujo de llamadas que entran al emprendimiento.
  • Diseñar campañas de telemarketing amigables y que no generan molestia al cliente.
  • Garantizar al empresario herramientas que permitan conectar con el cliente de distintas formas, como por ejemplo el fax virtual.
  • Integrar herramientas afines como el CRM, sistemas de datos y demás.
  • Aumentar la productividad en labores de telemarketing de llamadas salientes mediante marcadores automatizados.
  • Realizar un backup de llamadas entrantes para garantizar el cumplimiento de normativas relativas a la protección de datos.
  • Facilitar las labores de adiestramiento laboral para teleoperadores y encargados de negocios.

Y este es apenas el comienzo del mundo de ventajas que tiene la centralita virtual para cualquier tipo de negocio, sin importar su actividad. En realidad, este es un aplicativo que tiene muchos módulos y cada vez salen más actualizaciones y funciones. Las únicas desventajas de la centralita virtual ocurren cuando el cliente adquiere un servicio desactualizado, poco estable o anticuado.

Software contact center de Neotel: Al alcance de todos

Lo mejor de la centralita virtual de Neotel es que tenemos un plan diseñado para cada tipo de emprendedor. No importa si la empresa es pequeña, grande, o si se cuenta con poco presupuesto. Nuestra oferta está diseñada para que cualquier persona que emprenda, pueda contar con el programa.

Los planes cuentan con Spy and Whisper, grabadora de voz y verificación de terceros. Para aquellas empresas que deseen hacer un respaldo de llamadas mucho más amplio, disponemos de la grabadora de llamadas premium, con 1 terabyte de espacio y la disponibilidad de registro durante dos años. Sin duda alguna, la centralita virtual mejora las perspectivas de crecimiento de tu negocio.

Telemarketing surveys: an option for making business decisions

All businesses, regardless of their service, require something very important to function: information. In fact, the moment of creation of an enterprise occurs when we find problems that we can solve for a clientele and that can only be known by obtaining data. Unfortunately, many companies do not have reliable sources of information and that is one of the factors that motivate their decline. Fortunately, the telemarketing surveys of the virtual switchboard make it possible to obtain it.

Information is power, but obtaining it when running a business is not so easy. This happens because of multiple problems such as lack of communication with the outside world, advertising difficulties and, most importantly, the lack of reliable data sources. In truth, surveys are probably the best way to obtain these necessary inputs for business growth.

Theory: Why is information so important?

 

telemarketing surveys

The problem with many merchants is that they believe that, just because they have a product, they will sell and make a good profit. Unfortunately, offering something is not enough to have a prosperous business of your own. A child can go to the beach, fill his bucket with many grains of sand and sell it without success. That is so, even understanding that sand is the second most demanded natural resource.

An enterprise has the mission of solving a problem for a set of customers. For the same reason, first you must know what are the problems of the niche to which the entrepreneur directs his product or service. But this is not the only thing that an entrepreneur must know: in fact, here only begins a long chain of research on how to solve those problems that the consumer has, in what form, with what aesthetics, at what price, how often, etc.

All this requires information, and as needs change, this information must flow constantly. That is why knowing preferences is one of the biggest headaches for all companies. It is in this data where commercial strategies are found, which are, at the end of the day, the most important within a company.

Telemarketing Surveys Why are they so important?

In principle, surveys have long been the best way for companies to obtain information. In the past, it was very common to go to shopping malls and stores to consult consumers directly. In fact, free food samples are often not only a product presentation, but also a way to get feedback from customers.

In fact, the survey is one of the most methodical, effective and legitimate ways to obtain information. Indeed, much academic research in the social sciences is based on the development of survey forms. In other words, surveys are the correct method for collecting important data.

Of course, telemarketing surveys can fulfill this function with effectiveness and validity. Basically, they are constructed in the same way as an academic survey or any other type of survey. Unfortunately, even many companies that have call center software do not take advantage of this useful module. In some cases, because their programs are outdated and do not have it. In other cases, because even if they do have it, their managers are unaware of the magnitude of making inquiries in this way.

Telemarketing surveys: How do they work?

Telemarketing surveys are a functionality of the virtual PBX. That is to say, in order to be able to be executed as they are, automated and systematic, the company or entrepreneur must have this type of program. In almost all these call center software, the questions are usually programmed as part of the IVR, or Interactive Voice Response.

The IVR is the system that greets us when we call a call center. It is also the one that asks for our personal data and leads us through the menu of options when we call. In addition to these basic functions, this system can also incorporate recordings and, of course, interactive recordings, which are telemarketing surveys.

Remember that the IVR is made to interact on the basis of a menu of options that are dialed on the numeric keypad. Similarly, this system allows to place recorded questions for customers to answer from the keys of the local or cell phone. This is how a company can make quick queries to its clientele.

Ask any question with telemarketing surveys

Through telemarketing surveys, customers can be asked practically anything. This is because there are many types of surveys and because the numeric keypad is large enough to provide several possible options for answering. The best part is that the answers are always reduced to simple choices and can still provide the kind of information that start-ups and established companies require.

A scenario in which companies require elaborate or lengthy responses from customers is highly unlikely. In reality, the information that a company values is that which accounts for preferences and inclinations. Companies need quality, relevant information and not just any information, or one that is very difficult to systematize.

Beyond this, telemarketing surveys can tell us which are the products most preferred or purchased by users, or what kind of new proposal they would prefer. It is also possible to consult how the customer’s experience with the company has been, to evaluate the customer service or simply to consult about what the company needs to be better. The good thing about this module is that you can achieve a very broad universe of respondents in each company and that is always desirable.

Telemarketing surveys ensure good quality of information

The information necessary for a company to make good business decisions has particular characteristics. The good news is that the telemarketing survey module ensures exactly the type of data that is required by the enterprises:

Relevant information: Not just any type of information is important to businesses. In fact, one of the business problems is that a lot of data can be perceived, but not all of it will be useful. Telemarketing surveys allow entrepreneurs to ask customers precise questions to find out just what they want to know.
Speed of delivery: Businesses require a lot of up-to-date information that arrives quickly. This is the only way to compete and stay ahead of competitors. By having telemarketing surveys activated, companies ensure a constant and fast flow of information. Surveys can always be set up instantly.
Cost-effective collection: For companies, information collection must be cost-effective in order to be profitable. Precisely, telemarketing surveys are economical and are part of the call center software. In Neotel’s case, they do not have an additional cost and are included in the virtual PBX package.

It should be noted that the surveys made by phone call have a positive degree of reliability. This is because they are done by the company itself, in an environment in which the interested parties participate. Above all, in the case of services, this is a point in favor.

What is the best virtual PBX?

Since telemarketing surveys are part of the virtual PBX, it is important to understand what this program is all about. The virtual PBX is a service that allows to manage and unify business telephone communications, as well as the migration to the economic IP telephony. In addition to this, nowadays this application is more than a call center software, it is an assistant for marketing and customer service.

Of course, it is important to hire a service that provides quality and functionality to the enterprise. Not all virtual switchboards are the same, as some are more innovative, advanced or functional than others. At Neotel we have optimized, guaranteed and updated software. Our product is inspired by the successful functionalities of always, but also incorporates some new features that are to the liking of our contractors.

When choosing the best virtual PBX, it is important to consider many elements. The most important are the stable operation of the program, the company’s experience, its capacity for innovation and also the fact that it has a simple, easy-to-use interface and intuitive processes.

Virtual PBX brings advantages for any type of enterprise

Telemarketing surveys are just a very useful module of the virtual switchboard. In fact, this program has many other applications and functions that can help businesses to grow. Both start-ups and large companies benefit from all the solutions provided by this communication tool.

The best thing is that at Neotel we offer different plans and costs so that all entrepreneurs, businessmen and traders can access the application. Undoubtedly, this is an investment that will improve customer relations, marketing effectiveness and obtaining quality information through telemarketing surveys.

Encuestas telemarketing: una opción para tomar decisiones empresariales

Todas las empresas, independientemente de su servicio, requieren de algo muy importante para funcionar: información. De hecho, el momento de creación de un emprendimiento ocurre cuando encontramos problemas que podemos solventar a una clientela y eso solo se puede saber al obtener datos. Lamentablemente, muchas compañías no tienen fuentes de información confiables y ese es uno de los factores que motivan su decadencia. Afortunadamente, las encuestas telemarketing de la centralita virtual permite obtenerla.

La información es poder, pero obtenerla cuando se dirige un emprendimiento no es tan sencillo. Esto ocurre por múltiples problemas como falta de comunicación con el exterior, dificultades publicitarias y lo más importante, la carencia de fuentes de datos confiables. A decir verdad, las encuestas son probablemente la mejor forma de obtener estos insumos necesarios para el crecimiento empresarial.

Teoría: ¿Por qué es tan importante la información?

Encuestas Telemarketing

El problema de muchos comerciantes es que cree que, por tener un producto, venderán y tendrán buenas ganancias. Lamentablemente, ofertar algo no es suficiente para tener un negocio propio próspero. Un niño puede ir a la playa, llenar su tobo de muchos granos de arena y venderlo sin éxito. Eso es así, incluso entendiendo que la arena es el segundo recurso natural más demandado.

Un emprendimiento tiene la misión de resolver un problema a un conjunto de clientes. Por lo mismo, primero se deben conocer cuales son los problemas que tiene el nicho al que el emprendedor dirige su producto o servicio. Pero esto no es lo único que debe conocer un empresario: de hecho, aquí solo comienza una larga cadena de investigación sobre cómo resolver esos problemas que tiene el consumidor, en qué forma, con qué estética, a qué precio, cada cuánto tiempo, etc.

Todo esto amerita información y como las necesidades cambian, esa información debe fluir de forma constante. Por eso es que conocer preferencias es uno de los quebraderos de cabeza más grande de todas las compañías. Es en esos datos en donde se encuentran las estrategias comerciales, que son al final del día, las más importantes dentro de una empresa.

Encuestas telemarketing ¿Por qué son tan importantes?

En principio, las encuestas han sido desde hace mucho tiempo la mejor forma bajo la cual las empresas obtienen información. Antes, se estilaba mucho ir a los centros comerciales y tiendas a consultar directamente a los consumidores. De hecho, las muestras de alimento gratis suelen ser no solo una presentación del producto, sino una forma de obtener feedback por parte de los clientes.

De hecho, la encuesta es una de las formas más metódicas, efectivas y legítimas de obtener información. A decir verdad, muchas investigaciones académicas en ciencias sociales se fundamentan en la elaboración de formularios de encuestas. Es decir, que las encuestas son el método correcto para recabar datos de importancia.

Por supuesto, las encuestas telemarketing pueden cumplir con esta función con efectividad y validez. Básicamente, estas se construyen de la misma forma que una encuesta académica o de cualquier tipo. Lamentablemente, incluso muchas empresas que cuentan con software para call center, no aprovechan este módulo tan útil. En algunos casos, porque sus programas están desactualizados y no lo tienen. En otros, porque aun teniéndolo sus directivos desconocen la magnitud de realizar consultas de esta forma.

Encuestas telemarketing: ¿Cómo funcionan?

Las encuestas de telemarketing son una funcionalidad de la centralita virtual. Es decir, que, para poder ser ejecutadas tal y como son, automatizadas y sistemáticas, la empresa o el emprendedor debe contar con este tipo de programa. En casi todos estos softwares para call center, las preguntas suelen programarse como parte del IVR, o Respuesta de Voz Interactiva.

El IVR es ese sistema que nos da la bienvenida cuando nos comunicamos a un call center. Este es precisamente también el que solicita nuestros datos personales y nos conduce por el menú de opciones cuando llamamos. Más allá de estas funciones básicas, este sistema también permite incorporar grabaciones y por supuesto, grabaciones interactivas que vendrían a ser las encuestas telemarketing.

Recordemos que el IVR está hecho para interactuar sobre la base de un menú de opciones que son marcadas en el teclado numérico. De igual forma, este sistema permite colocar preguntas grabadas para que los clientes las contesten a partir de las teclas del teléfono local o móvil. Es así como una empresa puede realizar consultas rápidas a su clientela

Consulta cualquier cosa con las encuestas telemarketing

A través de las encuestas de telemarketing se puede consultar a los clientes prácticamente lo que sea. Esto es así, porque existen muchos tipos encuestas y porque el teclado numérico es lo suficientemente amplio como para colocar diversas posibles opciones para responder. Lo mejor, es que las respuestas siempre se reducen a opciones simples y aun así pueden proveer el tipo de información que los emprendimientos y empresas consolidadas requieren.

Es muy poco probable un escenario en el cual las empresas requieran de respuestas muy elaboradas o largas por parte de los clientes. En realidad, la información que valora una compañía es aquella que da cuenta de preferencias e inclinaciones. Los emprendimientos necesitan información de calidad, pertinente y no cualquier tipo de información, o una que sea muy difícil de sistematizar.

Más allá de esto, las encuestas telemarketing pueden indicarnos cuales son los productos más preferidos o comprados por los usuarios, o que tipo de propuesta nueva preferirían. También se puede consultar cómo ha sido la experiencia del cliente con la compañía, valorar la atención o simplemente, consultar sobre lo que le faltaría a la empresa para ser mejor. Lo bueno de este módulo, es que se puede lograr un universo muy amplio de encuestados en cada empresa y eso siempre es deseable.

Las encuestas telemarketing aseguran buena calidad de información

La información necesaria para que una empresa tome decisiones comerciales acertadas tiene características particulares. La buena noticia, es que el módulo de encuestas telemarketing asegura exactamente el tipo de datos que se requieren en los emprendimientos:

  • Información pertinente: No cualquier tipo de información es importante para las empresas. De hecho, uno de los problemas empresariales es que se pueden percibir muchos datos, pero no todos serán útiles. Las encuestas de telemarketing permiten a los emprendedores realizar preguntas precisas a los clientes para conocer justo aquello que se desea.
  • Rapidez en el suministro: Las actividades empresariales requieren de mucha información actualizada y que llegue con rapidez. Solo así podrán competir y adelantarse a sus competidores. Al tener activadas encuestas de telemarketing, las compañías garantizan un flujo constante y rápido de información. Las encuestas siempre pueden ser configuradas al instante.
  • Recopilación económica: Para las empresas, la recopilación de información debe ser económica para que pueda ser rentable. Precisamente, las encuestas telemarketing son económicas y forman parte del software para call center. En el caso de Neotel, estas no tienen un coste adicional y entran dentro del paquete de la centralita virtual.

Cabe destacar que las encuestas hechas por llamada telefónica tienen un grado de confiabilidad positivo. Esto es así, porque las mismas son hechas por la propia compañía, en un entorno en donde participan los interesados. Sobre todo, en el caso de los servicios, este es un punto a favor.

¿Cuál es la mejor centralita virtual?

Siendo las encuestas telemarketing parte de la centralita virtual, es importante entender de que trata este programa. La centralita virtual es un servicio que permite gestionar y unificar las comunicaciones telefónicas empresariales, así como la migración a la económica telefonía IP. Añadido a esto, hoy en día este aplicativo más que un software para call center, es un asistente para el marketing y la atención al cliente.

Por supuesto, es importante contratar un servicio que proporcione calidad y funcionalidad al emprendimiento. No todas las centralitas virtuales son iguales, pues algunas son más novedosas, avanzadas o funcionales que otras. En Neotel contamos con un software optimizado, de garantías y actualizado. Nuestro producto se inspira en las funcionalidades exitosas de siempre, pero incorpora también algunas funciones nuevas que son del agrado de nuestros contratantes.

A la hora de saber cuál es la mejor centralita virtual es importante ponderar muchos elementos. Los más importantes son el funcionamiento estable del programa, la experiencia de la compañía, su capacidad de innovación y también, el hecho de contar con una interfaz sencilla, fácil de manejar y con procesos intuitivos.

La centralita virtual trae ventajas para cualquier tipo de emprendimiento

Las encuestas telemarketing son apenas un módulo muy útil de la centralita virtual. A decir verdad, este programa cuenta con muchas otras aplicaciones y funciones que pueden ayudar a los negocios a crecer. Tanto los nuevos emprendimientos como las grandes empresas se benefician de todas las soluciones que provee esta herramienta comunicacional.

Lo mejor es que en Neotel ofrecemos distintos planes y costes para que todos los emprendedores, empresarios y comerciantes puedan acceder al aplicativo. Sin duda alguna, se trata de una inversión que mejorará las relaciones con el cliente, la efectividad del marketing y la obtención de información de calidad, a través de las encuestas telemarketing.

Click to call me back: la centralita virtual fortalece tu web

De la centralita virtual se dicen cosas como que solo funciona para aquellas empresas que tienen un call center. A decir verdad, este programa ha evolucionado y puede mejorar las ventas y la atención en casi cualquier tipo de emprendimiento. Además, sus funciones van más allá de la atención telefónica. La prueba de esto es el botón click to call me back.

Ciertamente, se podría catalogar desde una primera mirada a la centralita IP al menos como un software para telemarketing. Ahora bien, esto no significa que los sistemas de comunicación empresariales solo sirvan para llamar a los clientes repetitivamente y tratar de vender algo. En realidad, este tipo de programa potencia los negocios con módulos bastante efectivos, sutiles e innovadores.

Las páginas web son importantes para el emprendedor de hoy

click to call me back

Vender en la actualidad implica echar manos del Internet, las redes sociales y las páginas web. Este es un hecho innegable y los emprendedores de hoy deben ocupar esos espacios. No obstante, existe la falsa creencia de que tener una tienda digital y publicar en la red es suficiente para ser empresarios o comerciantes exitosos.

Esto se debe a muchas razones. En primer lugar, ganar popularidad en Internet con un negocio es cuesta arriba cuando se comienza desde cero. En segundo lugar, poder hacerlo implica tener muchos conocimientos sobre blogging, Seo, community mannager y demás. Además, no todas las personas confían en esta modalidad de compras, sobre todo cuando se trata de un negocio propio y nuevo.

Añadido a esto, nunca se pueden dejar de lado otros medios de comunicación como el teléfono. En realidad, mientras más espacios y vías de atención tenga un emprendedor, mayores son las ventajas para conseguir nuevas oportunidades de cerrar ventas y por supuesto, clientes. Además, las páginas web requieren atención y muchas veces existe una total desconexión entre el negocio y su site.

Conectando la página web con la atención telefónica

El software para telemarketing esta más vigente que nunca y esto se debe a que cumple funciones que las herramientas de internet no pueden cumplir. Las personas que tienen venden por internet entienden la importancia que tienen el la atención telefónica para concretar ventas. De hecho, la mayoría de las personas prefieren interactuar a partir de un número telefónico antes de comprar, que a través de otros medios.

Uno de los módulos que tiene la centralita virtual de Neotel es el botón click to call me back. Este no tiene que ver directamente con telemarketing, aunque apunta a promover la comunicación telefónica de los negocios publicados en Internet. Este módulo apunta a una necesidad identificada en miles de páginas web de negocios que, incluso siendo muy vistosas, actualizadas y prácticas, no cumplen con la función de facilitar las ventas.

Sin duda alguna, el click to call me back es una muestra de la evolución de algunas centralitas virtuales como la de Neotel. Ahora bien, seguramente te estarás preguntando de que trata este módulo y como puede ser usado.

Click to call me back: generando contacto de inmediato

El módulo click to call me back es un plugin diseñado para páginas web comerciales de todo tipo. Siendo más específicos, este es un botón que se coloca en el site de la empresa y que permite al cliente que quiere más información, comunicarse directamente con la compañía o el emprendedor.

Cuando los clientes utilizan el botón click to call me back, se abre un cajetín en donde pueden dejar su número telefónico. De esta forma, un operador de la empresa puede conocer el teléfono y comunicarse con el potencial consumidor. Precisamente, esto es ideal para conectar a los emprendedores con personas que tienen dudas sobre productos o que quieren comprar.

El botón click to call me back resuelve un problema histórico de las webs empresariales. A decir verdad, su implementación permite a los emprendedores tener una ventaja frente a su competencia. Es mucho más preferible negociar con una empresa que se muestra disponible al instante, que con una que simplemente tiene una web prácticamente fantasma.

El problema de las webs empresariales

Salvo que se trabaje con una tienda virtual, las webs empresariales tienen la fama de ser inaccesibles en su mayoría. Muchas compañías elaboran páginas digitales muy bien organizadas, con su misión, visión y hasta precios. No obstante, es muy normal que muchos dueños dejen el sitio publicado y no lo revisen más. Prácticamente, queda el hito de existe el negocio, pero el portal no es aprovechado para cerrar ventas.

A esto se le debe sumar la desactualización propia de los contactos de las compañías. Por ejemplo, muchas empresas colocan números telefónicos de contacto que luego simplemente cambian. No obstante, es muy normal que en las páginas queden números anteriores que ahora están desconectados. El resultado: el cliente encuentra una buena compañía que puede resolver sus problemas, pero no puede contactarla. Algo similar tiende a ocurrir con correos electrónicos.

Con el click to call me back, establecemos una vía de comunicación más expedita para que los clientes puedan comunicarse. Este botón deja expresamente demostrado que a la empresa le importan sus usuarios al punto, de que sería capaz de llamarlos si estos se lo pidiesen. Además, el número telefónico cae a un correo electrónico, con lo cual la información no se pierde. Además, el plugin se constituye en un filtro, pues por lo general lo usan aquellos que creen que podrían comprar algún producto o servicio.

Click to call me back: tres ventajas

El click to call me back hace de la web empresarial un sitio que realmente genera compras. Siendo un botón que no es conocido por muchos empresarios, puede dar una gran ventaja a aquellos que contraten el software para telemarketing. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

  • Amplia otro canal de comunicación: Una máxima en el marketing es que mientras más canales de comunicación existan, mayores son las posibilidades de que lleguen clientes y ventas. Por eso, los emprendedores no pueden descuidar la vía telefónica. El botón click to call me back es un mecanismo para que los potenciales compradores que nos descubren por internet, puedan ponerse en contacto.
  • Mejora la imagen de la empresa: Tener la disposición de devolver la llamada a los clientes es probablemente una de las mejores formas de ganar buena fama. Para los consumidores, esto significa que sus preguntas y necesidades cuentan para la compañía. Además, como se estableció anteriormente, pocas empresas realizan este tipo de labor.
  • Comunicación inmediata: lo que más garantiza el plugin click to call me back es una comunicación inmediata. Por un lado, el cliente notifica que desea recibir la llamada garantizando una interacción útil que puede convertirse en venta. Por el otro, el emprendedor o su encargado reciben en el correo electrónico la notificación de que tiene a un cliente interesando. Todo ocurre al momento y de forma pertinente.

Bien utilizado, el botón solo puede garantizar mayor oportunidad de cerrar ventas. Y aunque no todas las llamadas arrojarán una ganancia, el cliente siempre quedará con una buena impresión.

¿Qué garantiza el botón click to call me back?

El botón click to call me back es obviamente una solución tecnológica que conecta la página web con la atención telefónica. Más allá de este que es su objetivo, el uso de este complemento suele incidir en tres indicadores claves: Posibilidades de ventas, ingresos económicos y calificaciones positivas.

Los ingresos económicos aumentan de alguna forma u otra, porque la empresa se abre a otro flujo de clientes a los que suele estar cerrada. Por supuesto, esto beneficia mucho más a los emprendimientos que no tienen tienda digital, sino un portal web a la antigua. Por supuesto, en el caso de la tienda virtual tampoco está de más instalarlo y comunicarnos con aquellos usuarios que tengan dudas.

A su vez, el botón click to call me back deja un buen precedente a los emprendedores que hacen presencia en el ciberespacio. En algunos casos, esto se traduce en calificaciones en algún Marketplace, o en mecanismos de valoración de páginas web.

¿Cuál es el coste de la centralita virtual?

Como se mencionó anteriormente, el módulo click to call me back es una solución incorporada al software para telemarketing. Por ello, es necesario contratar este servicio para poder contar con este botón. No obstante, este programa lejos de ser costoso, es accesible incluso para emprendedores que cuentan con presupuesto limitado.

En Neotel el plan básico puede estar alrededor de los 100€ y a partir de aquí, el emprendedor agrega algunos servicios que desee. El coste por añadir el módulo click to call me back implica una inversión adicional de 25€ al mes sobre el plan base. Es decir, que incluso un nuevo comerciante puede hacer uso de estas herramientas. Las herramientas están a disposición de todos los comerciantes y lograr incrementar las ventas es posible a partir de nuestras soluciones tecnológicas.

IVR: Why do entrepreneurs need it in their start-ups?

Generating credibility is one of the most difficult tasks for entrepreneurs in their beginnings. Of course, getting started is important beyond fame, clientele or available resources. However, there are quite inexpensive technological solutions that allow any type of business to be professional. Precisely, the IVR is one of those tools that provide the business with a formal and convincing image.

Nowadays, many people start small businesses from scratch. Some even at a very young age, using only social networks and a smartphone as the only means of business communication. This is not bad, but you can always use telemarketing software to project more professionalism. At this point you may be wondering, what is an IVR?

 

ivr interactive voice response

IVR: A tool we all know

Talking about IVR phone system seems very complicated, technical or little seen. However, this is a system that almost all of us have encountered in one way or another. Those who have called a bank’s call center or telephone company have come across this type of tool. Truth be told, few people in today’s world have not interacted with telephone customer service.

When a customer calls and encounters an operator who asks for their information and leads them through the departments of a call center, they are interacting with the IVR. This system is also known as Interactive Voice Response (IVR).

The main function of the IVR is to interact with the customer, collect data and lead him through the menu of options. In this way, the customer will be able to communicate with the correct department when establishing communication with a call center. In the meantime, this automated system can perform other very important tasks for the call center.

However, the IVR telephone system also fulfills a dual institutional and advertising role. In principle, this application allows the introduction of institutional messages, slogans and recordings that identify the company and humanize it. This is the most interesting part for those who have a very recent venture.

IVR as an institutional element

Many entrepreneurs lack elements that evoke institutionalism when starting their initiatives. This reduces reliability among users in principle, which is always synonymous with fewer sales. Precisely, the IVR makes it possible to incorporate institutional messages and advertisements in a business phone. This can be verified when calling any company or institution with a call center. The first thing you hear is a welcome, some advertising, and then the customer service process begins.

Basically, the IVR has several spaces where recordings with institutional messages can be placed: the name of the company, mission and vision and other dialogues that serve to project the enterprise as a serious, responsible and formal company.

In fact, having an IVR when a client calls evokes seriousness. If a customer communicates with a business and hears messages from this interactive system, he will quickly understand that he is communicating with a serious, respectable and real company. This is much better than calling a personal phone, for example.

The IVR as part of the brand

But beyond being an element that evokes institutionalism, the IVR is nowadays used as a branding element. For sure, business advertisers try to unify IVR messages with other advertising elements of the companies. For example, if a business advertises with a featured advertiser or voice, they often try to incorporate this element into the interactive response system as well.

This is something that can also be seen in the call centers of clinics, banks, insurance companies and telephone companies. This is how a system that was intended to interact with people to facilitate their entry into the call system, has become a really effective advertising space.

The IVR’s effectiveness in creating a company’s image is truly astounding. This is so because every time a customer calls the message is repeated, remaining in the subconscious. Companies create an identity and characteristics that identify them, becoming a brand. Evidently, going from being an initiative with a future to becoming one is what every entrepreneur wants for their venture.

Space for promotions

The spaces to insert recordings in the IVR are quite usable and, since customers are the ones who call, there is usually enough time to transmit promotions. In fact, this interactive system usually greets users with an institutional welcome. But, in addition, you can always use a few extra seconds to announce an offer, sweepstakes or promotion.

That is to say, after the greeting, a promotional recording can be placed. Likewise, you can take advantage of the time the customer is left on hold while a request is being processed. Currently, the IVR offers a very broad structure for adding advertisements. Best of all, you can always change the advertising pieces, giving some variety to the content and allowing for different promotions.

Customers are totally accustomed to hearing promotions right at the beginning of their calls to a company. In other words, it is very difficult to cause any kind of annoyance with this service.

Three technical functions of the IVR

Next, the IVR solves problems that are important for consolidated companies with a large volume of calls. To tell the truth, this module revolutionized the logic of corporate customer service in multiple ways. This is because its functionality has made it possible to address many customer service issues. Far from attending to customers and greeting them, the IVR fulfills the following functions:

It incorporates self-management systems: the development of automation has made it possible to incorporate self-management systems that allow customers to solve their problems by themselves. For example, nowadays it is not necessary to use a telephone operator to reset bank passwords. The IVR makes it possible to incorporate these automated applications and improve the quality of service.
Redistributes call queues: When companies begin to have call volume, the IVR gives companies time to attend to the calls in queue. In other words, the time used for greetings and promotions is useful for people to wait a little longer without feeling that they are waiting. In addition, by directing people to the appropriate departments, it avoids inconveniences.
It allows surveys to be conducted: If there is something that companies value nowadays, it is being able to have information from their customers and users. Precisely, with the IVR it is possible to incorporate telephone surveys to make all kinds of queries to the people who communicate with the business. This is a very useful function that not all companies with telemarketing software can offer.

In reality, the IVR also fulfills other functions that are of interest to those companies that have call centers. This is just a taste of what this application solves. It could be said that it is one of the most important parts of any virtual PBX.

How to have a business line?

At the beginning of the article we indicated that the IVR is an automated application used when contracting business lines. Perhaps this may sound strange or complex, but in reality all entrepreneurs can have a business communication system with a very low investment. To do so, you only need to hire a virtual PBX.

The virtual switchboard is a software that allows entrepreneurs to have functions and modules that are used in the call center. However, it does not matter if we do not yet have a call center or a staff of telephone operators. In principle, this tool will provide any entrepreneur with professional, formal communication and tools as useful as IVR. In fact, this is just the beginning of all the modules offered by this service.

The best thing is that hiring a virtual switchboard is not something extremely expensive or impossible to afford. In fact, at Neotel we have quite cheap plans, designed for entrepreneurs and merchants who are just starting their business. It is possible to contract this software for a basic monthly fee of 100 euros and have basic functions and, of course, the IVR telephone system. From this point on, no one will doubt that your company is real, integrated and formal.

Neotel also has advanced modules, ideal for marketing, data collection and customer service. Our company offers everything you need to professionalize your business. Check our rates and contact us if you have any questions.