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What IVR means and 7 benefits of using it

In Neotel we offer only the best services in Telephony for companies. And one for which our clients ask us the most is the IVR service.

Benefits of IVR:

  1. Customer service 24 x 7: Use automated support and eliminate the need to have agents 24 hours a day, 7 days a week.
  2. Save time: Reduce the waiting time of the customer’s call and transfer with the appropriate agent.
  3. Increase professionalism: Pre-write your messages and greetings using IVR to reflect a great first impression, consistency and professionalism.
  4. Increase the resolution of the first contact: Increase the resolution of the first contact by automatically directing callers to the agent who is most capable of meeting their needs.
  5. Improve business efficiency and agent performance: Connect to the right agents to attend each call and make use of the advantages of integrated CRM to improve agent productivity.
  6. Lower cost per call: reduce the volume of calls per agent, labor costs and the general cost per call by automating the processes and outgoing and incoming calls.
  7. Increase the efficiency of customer service and customer satisfaction: Provide customers with an easy way to serve customers.

 

An IVR or Interactive Voice Response is a Telephony-oriented technology that interacts with callers, understands the reason for the call and collects their information, and directs them to the most appropriate agent. Allows call centers to reduce costs, improve customer service and increase business efficiency in a simple way.

Today, companies and call contact centers take advantage of Neotel’s IVR to automate tasks and increase agent productivity and profitability.

If you have a secure call center that is already aware of the advantages of IVR. If you are not yet working with an IVR, from here we recommend you contact our team so that we can advise you and without any commitment.

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Qué significa IVR y 7 beneficios de usarlo

En Neotel ofrecemos únicamente los mejores servicios en Telefonía para empresas. Y uno por el que más nos preguntan nuestros clientes es el servicio de IVR.

Beneficios de IVR:

  1. Atención al cliente 24 x 7: Utilice soporte automatizado y elimine la necesidad de tener agentes las 24 horas del día, 7 días a la semana.
  2. Ahorre tiempo: Reduzca el tiempo de espera de la llamada del cliente y transfiera con el agente adecuado.
  3. Aumente la profesionalidad: Pregrabe sus mensajes y saludos usando IVR para reflejar una gran primera impresión, consistencia y profesionalismo.
  4. Aumente la resolución del primer contacto: Aumente la resolución del primer contacto dirigiendo automáticamente a las personas que llaman al agente que es más capaz de satisfacer sus necesidades.
  5. Mejore la eficiencia empresarial y rendimiento del agente: Conecte a los agentes adecuados para atender a cada llamada y haga uso de las ventajas del CRM integrado para mejorar la productividad del agente.
  6. Menor costo por llamada: reduzca el volumen de llamadas por agente, los costos de mano de obra y el costo general por llamada mediante la automatización de los procesos y llamadas salientes y entrantes.
  7. Aumente la eficiencia del servicio al cliente y la satisfacción del cliente: Proporcione a los clientes una manera fácil de atender a los clientes.

aplicación crm Neotel

Un IVR o Interactive Voice Response (Respuesta de Voz Interactiva) es una tecnología orientada a Telefonía y que interactúa con las personas que llaman, entiende el motivo de la llamada y recopila su información, y las dirige al agente más apropiado. Permite que los centros de llamadas reduzcan costos, mejoren el servicio al cliente y aumenten la eficiencia comercial de una manera simple.

Hoy en días las empresas y centros de contacto de llamadas aprovechan las ventajas del IVR de Neotel para automatizar tareas y aumentar la productividad de los agentes y la rentabilidad.

Si usted tiene un centro de llamadas seguro que ya es consciente de las ventajas del IVR. Si aún no está trabajando con un IVR, desde aquí le recomendamos se ponga en contacto con nuestro equipo para que podamos asesorarlo y sin ningún compromiso.

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Do you already work in a 100% scalable Contact Center?

A contact center in the cloud allows us, among many other features, to save recordings, have total control over calls and agents, obtain advanced statistics and reports in real time, control waiting queues, conduct inbound and outbound campaigns. calls, etc.

Another advantage is that being a 100% work system in the cloud, we can hire the best agents regardless of where they are, thus promoting teleworking.

Contact centers that are scalable offer maximum flexibility to their administrators. A company could be that it needs to expand or decrease, according to the needs. When working in a call center in the cloud the peace of mind is that we are aware that we have this possibility to reduce and increase our customer service center at our whim and in a much easier way than if it were a contact center traditional.

Neotel has been providing services to companies that want to install their own call center in the cloud for more than 15 years. With the Neotel cloud call center, the entire infrastructure is hosted within Neotel (cloud). So expanding or reducing our number of agents does not mean a great economic investment.

On the other hand, companies that still refuse to migrate their business to the cloud are tied to the limitations of the company that provides the service, so changing the size of their call center may result very expensive.

The on premise solutions (physically hosted where the client is) are usually much more expensive, limited and for any change that needs to be made, we will have to depend on the specialized technicians who logically have to pay as well.

The contact center or call center is one of the most important assets for any business since it is the communication channel for / with its clients. Neotel is the leading company in the Telecommunications sector and has the most extensive experience in installing a contact center in the cloud. If you wish you can contact Neotel now and we are happy to answer your questions.

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¿Trabajas ya en un Contact Center 100% escalable?

Un contact center en la nube nos permite, entre otras muchas características, guardar grabaciones, tener el control total sobre las llamadas y los agentes, obtener estadísticas avanzadas e informes en tiempo real, controlar las colas de espera, realizar campañas de entrada y salida de llamadas, etc.

Otra ventaja es que al tratarse de un sistema de trabajo 100% en la nube, podemos contratar a los mejores agentes independientemente de dónde se encuentren, fomentando así el teletrabajo.

Los contact centers que son escalables ofrecen la máxima flexibilidad a sus administradores. Una empresa podría ser que necesite expanderse o decrecer, según las necesidades. Cuando se trabaja en un call center en la nube la tranquilidad es que somos conscientes de que contamos con esta posibilidad de reducir y aumentar nuestro centro de Atención al Cliente a nuestro antojo y de una manera mucho más fácil que si se tratara de un contact center tradicional.

Neotel lleva más de 15 años brindando servicios a empresas que desean instalar su propio call center en la nube. Con el call center en la nube de Neotel toda la infraestructura está alojada dentro de Neotel (cloud). Por lo que ampliar o reducir nuestro número de agentes no nos supone una gran inversión económica.

Por el contrario, las empresas que aún a día de hoy se siguen negando a migrar su negocio a la nube, están atadas a las limitaciones propias de esa empresa que le provee el servicio, por lo que cambiar el tamaño de su call center puede resultar muy caro.

Las soluciones on premise (alojadas físicamente donde está el cliente) suelen resultar mucho más costosas, limitadas y para cualquier cambio que se necesite hacer vamos a tener que depender de los propios Técnicos especialistas a los que lógicamente hay que pagar también.

El contact center o centro de llamadas es uno de los activos más importantes para cualquier negocio ya que se trata de la vía de comunicación para/con sus clientes. Neotel es la empresa líder del sector de las Telecomunicaciones y cuenta con la más amplia experiencia en la instalación de contact center en la nube. Si lo desea puede ponerse en contacto con Neotel ahora y estamos encantados de resolver sus dudas.

The 5 main differences between a physical PBX and a virtual PBX

There are many companies that, with the desire to improve call management and customer service, see the need for a new PBX, and hesitate between the option of investing in a physical PBX or hiring a virtual PBX service.

1.- Unique features and functionalities

Today, technological advances in the cloud have meant that virtual PBXs (or PBXs in the cloud) have features that physical PBXs, due to their technical characteristics, cannot offer. A very good example is the integration of fixed and mobile telephony offered by Neotel in its virtual PBX service, with the possibility of integrating the company’s telephony in the user’s cell phone, so that employees can answer calls received by their fixed extension from the cell phone at any time and place, as well as make calls using the flat rate of the PBX, and access the control panel of the functionalities of their fixed extension from the mobile or smartphone. Virtual PBX services such as Neotel’s provide the company with additional benefits to those offered by physical PBXs, such as greater efficiency and productivity for mobile users, as well as other personal benefits derived from fixed-mobile integration, highly valued by employees.

Scalability

On the other hand, in the case of companies that grow in terms of branches, if they decide to opt for a physical PBX, each branch must have its own equipment and infrastructure, thus multiplying the purchase, maintenance and updating costs by the number of branches the company has. However, by contracting a virtual PBX service, adding or deleting a branch is easy, fast and economical, and the multi-site company would have a single PBX for all branches, achieving a unification of communications, an optimization of the infrastructure and obtaining significant savings on the telephone bill.

When purchasing a physical PBX, one of the parameters to choose is its capacity, i.e. the maximum number of lines and extensions it can cover. Thus, companies that purchased a physical PBX when they had 50 employees and one year later are forced to reduce the number of employees to 25, find themselves paying for and amortizing a PBX with a greater capacity than their needs. The same happens the other way around, if when you buy the PBX your company has 5 employees, and after a while you have 10, you will need to acquire a PBX with a higher capacity, when you have not yet finished paying and amortizing the previous one. This does not happen with virtual PBXs. Companies can increase or decrease the number of contracted seats by simply making a phone call to the customer service department of the company providing the service. In this way the monthly fee is always 100% adjusted to the needs and dimensions of the company and you will never pay more for something you do not use.

3.- Partial solution or integral solution

The companies that provide cloud communications, especially focused on the professional segment, offer integral solutions by means of which, through the payment of a single monthly fee, companies contract the set of services they need from a single provider. In this way, the company providing the cloud service performs an efficient and intelligent management of communications, and the customer can completely forget about worrying and focus solely on enjoying them.

4.- Start-up and maintenance

In the case of physical PBXs, both the start-up and maintenance of the equipment requires highly specialized personnel, so that, in addition to the initial investment that usually includes the purchase and installation of the equipment, a monthly maintenance fee must be paid to an external company for the management of this infrastructure, to make changes and modifications to the configuration necessary for the customer, to update the equipment with new software versions when the manufacturer requires it, to expand the features requested by the customer, to resolve breakdowns and incidents, etc. … and this also involves considerable and often unpredictable annual costs. Virtual PBXs, on the other hand, being a managed service, lack all the aforementioned costs, since it is the company providing the service that is responsible for installing, maintaining and updating the platform.

5.- Buying a physical PBX or hiring a virtual PBX?

Companies that decide to purchase a physical PBX must make a significant economic outlay, since a physical PBX implies the purchase of hardware, and therefore, the amortization of the investment.

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Las 5 diferencias principales entre una centralita física y una virtual

Son muchas las empresas que ante la voluntad de mejorar la gestión de las llamadas y la atención al cliente, ven la necesidad de contar con una nueva centralita telefónica, y dudan entre la opción de invertir en una centralita física o bien contratar un servicio de centralita virtual.

1.- Prestaciones y funcionalidades únicas

A día de hoy, los avances tecnológicos del cloud han provocado que las centralitas virtuales (o centralitas en la nube) cuenten con prestaciones que las centralitas físicas, por sus características técnicas, no pueden ofrecer. Un muy buen ejemplo lo encontramos en la integración de la telefonía fija y móvil que ofrece Neotel en su servicio de centralita virtual, con la posibilidad de integrar la telefonía de la empresa en el móvil del usuario, de manera que los empleados pueden atender las llamadas que recibe su extensión fija desde el teléfono móvil en cualquier momento y lugar, así como realizar llamadas utilizando la tarifa plana de la centralita, y acceder al panel de control de las funcionalidades de su extensión fija desde el móvil o smartphone. Servicios de centralita virtual como los de Neotel, aportan a la empresa beneficios adicionales a los ofrecidos por las centralitas físicas, como el de mayor eficacia y productividad para los usuarios en movilidad, así como otros beneficios personales derivados de la integración fijo-móvil muy valorados por los empleados.

2.- Escalabilidad

Por otro lado, en el caso de empresas que crezcan a nivel de sedes si se decide optar por la centralita física, cada sede debe tener su propio equipo e infraestructura, multiplicándose así los gastos de compra, mantenimiento y actualización por el número de sedes que tenga la compañía. Sin embargo, contratando un servicio de centralita virtual, añadir o eliminar una sede es fácil, rápido y económico, y la empresa multisede tendría una sola centralita para todas las sedes, consiguiendo una unificación de las comunicaciones, una optimización de la infraestructura y obteniendo importantes ahorros en la factura telefónica.

Al comprar una centralita física, uno de los parámetros a elegir es su capacidad, es decir, el número máximo de líneas y extensiones que puede abarcar. Así pues, empresas que adquirieron una centralita física cuando contaban con 50 empleados y que, 1 año más tarde se ven obligadas a disminuir la plantilla a 25, se encuentran pagando y amortizando una centralita con una capacidad mayor a sus necesidades. Lo mismo pasa al contrario, si al comprar la centralita tu empresa cuenta con 5 trabajadores, y al cabo de un tiempo sois 10, necesitarás adquirir una centralita de capacidad superior, cuando aún no habrás terminado de pagar y amortizar la anterior. Con las centralitas virtuales esto no pasa. Las empresas pueden incrementar o disminuir el número de puestos contratados simplemente mediante una llamada telefónica al servicio de atención al cliente de la compañía proveedora del servicio. De esta manera la cuota mensual se ajusta siempre al 100% a las necesidades y dimensiones de la empresa y nunca pagarás más por algo que no utilizas.

3.- Solución parcial o solución integral

Las compañías proveedoras de comunicaciones en la nube especialmente enfocadas al segmento profesional, ofrecen soluciones integrales mediante las cuales, a través del pago de una única cuota mensual, las empresas contratan el conjunto de servicios que necesitan a un único proveedor. De esta manera la empresa proveedora del servicio en la nube realiza una gestión eficaz e inteligente de las comunicaciones, y el cliente puede despreocuparse por completo y centrarse únicamente en disfrutar de ellas.

4.- Puesta en marcha y mantenimiento

En el caso de las centralitas físicas, tanto la puesta en marcha como el mantenimiento del equipo requiere de personal muy especializado, de manera que, a parte de la inversión inicial que suele incluir la compra e instalación del equipo, se debe pagar una cuota mensual en concepto de mantenimiento a una empresa externa para la gestión de dicha infraestructura, para realizar cambios y modificaciones de la configuración necesarios para el cliente, la actualización del equipamiento con nuevas versiones del software cuando el fabricante lo requiere, la ampliación de prestaciones solicitadas por el cliente, la resolución de averías e incidencias etc … y esto también implica costes anuales considerables y muchas veces impredecibles. Las centralitas virtuales en cambio, al ser un servicio gestionado, carecen de todos los gastos antes mencionados, ya que es la empresa proveedora del servicio la encargada de instalar, mantener y actualizar la plataforma.

5.- ¿Comprar una centralita física o contratar una centralita virtual?

Las compañías que se declinan por adquirir una centralita física, deben realizar un desembolso económico importante ya que una centralita física implica la compra de un hardware, y por lo tanto, la amortización de la inversión. Contratando un servicio de centralita virtual, no es necesario comprar ningún tipo de equipamiento, ya que la centralita se encuentra alojada en las instalaciones del proveedor del servicio y habitualmente los terminales de usuario están incluidos en la cuota mensual.

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What benefits does an international virtual number bring to my business and how to get one?

The subscription price of a virtual international number depends on the VoIP operator with whom it is under contract and the country. It does not cost a virtual international number of one country as much as another.

If you want to know the price to rent a virtual international number for a specific country, contact us now

Benefits of Using Virtual International Numbers

Virtual international numbers bring many benefits to businesses, the most important of which is to increase sales in countries where you want to open a market.

número internacional virtual

1. Reduce call costs for the company

Companies that typically make calls to other countries generally save a lot of money when they switch to IP telephony. IP telephony operators generally have much lower rates.

Virtual international numbers operate over VoIP (VoIP) and serve both to make and broadcast calls.

2. Reduce costs for the customer

The cost of calling another country means that companies do not want to open their markets abroad. With a virtual international number, it is no longer a problem. You can make and receive calls with any country at a much cheaper price.

3. Increase phone contacts

If phone calls play an important role in your business, entering other international markets can be the big push you are looking for. Hiring a virtual international number will help that.

Customers are much more likely to call a local number than a number from another country for one simple reason: calling another country can be very expensive!

4. Inspire confidence

By using a country phone number, you trust your potential customers. Customers are more likely to contact a local business.

5. Propose a local image

When a customer is considering hiring a product or service, seeing that there is a local phone number in many situations gives them peace of mind. Thinking that you are dealing with a local business always inspires more confidence.

6. Increase sales

The increase in sales in this country is the most important benefit of all this list.

Normally these virtual international numbers are usually used by a softphone or IP phone.

With Neotel you and your company can operate, physically from Spain, but with numbers from any country.

Virtual international numbers operate over the Internet instead of cables.

If you want to enter a virtual international number, contact Neotel now and we will set up your international international number

Build trust in customers outside of Spain, get a local image, sell more, etc. These are just a few of the goals that are achieved by contracting a virtual international number with Neotel.

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¿Qué ventajas aporta un número internacional virtual a mi empresa y cómo consigo uno?

El precio de contratar un número internacional virtual depende de la operadora VoIP con la que se contrata, y el país. No cuesta igual un número internacional virtual de un país que de otro.

Si deseas saber el precio para contratar un número internacional virtual para un país en concreto contáctanos ahora

Ventajas de utilizar números internacionales virtuales

Los números internacionales virtuales aportan muchas ventajas a las empresas, siendo la más importante el aumentar las ventas en esos países donde se desea abrirse mercado.

número internacional virtual

1. Reducir costes de llamadas para la empresa

Las empresas que suelen realizar llamadas a otros países suelen ahorran mucho dinero cuando se pasan a la Telefonía IP. Los operadores de telefonía IP suelen tener tarifas mucho más baratas.

Los números internacionales virtuales funcionan a través de la Voz IP (VoIP) y sirven tanto para realizar como emitir llamadas.

2. Reducir costes para el cliente

El coste que supone llamar a otro país hace que las empresas no quieran abrir su mercado en el extranjero. Con un número internacional virtual esto ya no es un problema. Usted podrá realizar y recibir llamadas con cualquier país a un precio mucho más barato.

3. Aumentar los contactos telefónicos

Si las llamadas telefónicas juegan un importante papel en tu empresa, entrar a otros mercados internacionales puede ser ese gran empujón que andabas buscando. Contratar un número internacional virtual te va a ayudar a esto.

Los clientes están mucho más dispuestos a llamar a un número local que a un número de otro país por una simple razón: ¡llamar a otro país puede salir muy caro!

4. Inspirar confianza

Al utilizar un número de teléfono geográfico del país, estás mostrando confianza a tus posibles clientes. Los clientes son más propensos a contactar con una empresa local.

5. Ofrecer una imagen local

Cuando un cliente está pensando si contratar un producto o servicio, el ver que existe un número de teléfono local en muchas situaciones le brinda tranquilidad. Pensar que está tratando con una empresa local siempre inspira más confianza.

6. Aumentar las ventas

Aumentar las ventas en ese país concreto es la ventaja más importante de toda esta lista.

Normalmente estos números internacionales virtuales se suelen usar mediante un softphone o un teléfono IP.

Con Neotel usted y su empresa pueden operar, físicamente desde España, pero con numeración de cualquier país.

Los números internacionales virtuales funcionan a través de Internet en lugar de cables.

Si deseas contratar un número internacional virtual ponte en contacto con Neotel ahora y configuramos tu número internacional virtual

Generar confianza en clientes fuera de España, conseguir una imagen local, vender más, etc., estas son solo algunas de las metas que se consiguen al contratar un número internacional virtual con Neotel.

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What is VoIP (Voice over IP) and how does it work?

When hiring a supplier of switchboards, the ideal for the customer is to test the operation of this before having to pay anything. At Neotel, all our customers receive a test of our PBX via VoIP for 1 month. What are you waiting for to contact Neotel?

How VoIP telephony works

The main advantage of VoIP telephony is that with this it is no longer necessary for workers to be physically located in the same place. With VoIP telephony our employees can carry out their work from anywhere in the world, just as if they were in the same physical space.

centralita voip

On the other hand, thanks to the possibility of obtaining a geographical number, with VoIP telephony the worker can be found in any country in the world and when he makes a call, a telephone with a prefix of the same country will appear on the recipient’s screen. him, giving with this an image of closeness.

In addition, we must emphasize that this type of Telephony services are always cheaper for companies than using traditional and old telephony.

Benefits of VoIP calls

To be able to make calls with Voice over IP all we need is an Internet connection.

The main difference with traditional telephony is that, with the Voice of IP, communications are transmitted over the Internet, and not through telephone cables.

With this article we hope that the differences and advantages of Voice over IP with respect to traditional telephony have become clearer. More and more companies are migrating their old and expensive Telephony systems with Neotel. If you need to resolve any doubts about the rates of contracting Voz IP with Neotel, call us now and we will be happy to assist you.

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¿Qué es VoIP (Voz sobre IP) y cómo funciona?

A la hora de contratar una empresa proveedora de centralitas, lo ideal para el cliente es poder probar el funcionamiento de esta antes de tener que pagar nada. En Neotel, todos nuestros clientes reciben una prueba de nuestra centralita por VoIP durante 1 mes. ¿A qué esperas para contactar con Neotel?

Cómo funciona la telefonía VoIP

La ventaja principal de la telefonía VoIP es que con esta ya no es necesario que los trabajadores se encuentren físicamente emplazados dentro del mismo lugar. Con la telefonía VoIP nuestros empleados pueden realizar sus trabajos desde cualquier sitio del mundo, de igual forma a como si se encontraran dentro del mismo espacio físico.

centralita voip

Por otro lado, gracias a la posibilidad de la obtención de un número geográfico, con la telefonía VoIP el trabajador puede encontrarse en cualquier país del mundo y cuando realice una llamada aparecerá en la pantalla del destinatario un teléfono con prefijo del mismo país donde se encuentre él, dando con esto una imagen de cercanía.

Además, debemos destacar que este tipo de servicios de Telefonía son siempre más baratos para las empresas que usar la telefonía tradicional y ya antigua.

Beneficios de las llamadas VoIP

Para poder hacer llamadas con Voz sobre IP lo único que necesitamos es de una conexión a Internet.

La principal diferencia con la telefonía tradicional es que, con la Voz IP, las comunicaciones se transmiten a través de Internet, y no a través de cables telefónicos.

Con este artículo esperamos haya quedado más claro las diferencias y ventajas que presenta la Voz sobre IP con respecto a la telefonía tradicional. Cada día son más las empresas que migran sus sistemas antiguos y caros de Telefonía con Neotel. Si necesita que le resolvamos alguna duda acerca de las tarifas de contratar Voz IP con Neotel, llámenos ahora y estaremos encantados de atenderle.